QUẢN TRỊ DOANH NGHIỆP HIỆU QUẢ Kỹ năng làm việc nhóm

QUẢN TRỊ DOANH NGHIỆP HIỆU QUẢ
THÔNG QUA VIỆC XÂY DỰNG

KỸ NĂNG LÀM VIỆC THEO NHÓM

Lâu nay người ta thường lan truyền câu nói khôi hài “Một người Việt bằng ba người Do
Thái (vốn có tiếng là thông minh) nhưng ba người Việt không bằng một người Do Thái”.
Nghịch lý này phần nào phản ánh thực tế phong cách làm việc của người Việt quả thực
có vấn đề. Mô hình làm việc theo nhóm đang là một thách thức rất lớn đối với các doanh
nghiệp Việt Nam nhằm “chiến đấu” với tình trạng “trrống đánh xuôi, kèm thổi ngược
đang rất phổ biến trong nội bộ các phòng ban/bộ phận, điều này gây cản trở lớn cho sự
vận hành và phát triển của doanh nghiệp.

1. Tại sao cần nhóm làm việc
2. Tại sao bạn phải rèn luyện kỹ năng làm việc theo nhóm/ Những kỹ năng nào bạn
cần rèn luyện để làm việc trong nhóm
3. Tạo lập và vận hành nhóm làm việc
4. 7 bước để quản lý nhóm hiệu quả (Vai trò của trưởng nhóm - Nếu bạn là trưởng
nhóm)
5. Phương pháp não công
6. 15 tiêu chuẩn đánh giá khả năng làm việc nhóm của bạn (Tự đánh giá khả năng
làm việc nhóm của mình).


1. TẠI SAO CẦN TẠO LẬP “NHÓM LÀM VIỆC”
Tại sao trong doanh nghiệp thường có các nhóm được lập nên cho các mục tiêu, dự án
ngắn hạn hoặc các nhóm chuyên trách các mảng hoạt động như quản lý chất lượng, thiết
kế sản phẩm mới, marketing, quản trị thương hiệu,… Lâu nay người ta thường lan truyền
câu nói khôi hài “Một người Việt bằng ba người Do Thái (vốn có tiếng là thông minh)
nhưng ba người Việt không bằng một người Do Thái”. Nghịch lý này phần nào phản ánh
thực tế phong cách làm việc của người Việt quả thực có vấn đề. Mô hình làm việc theo

nhóm đang là một thách thức rất lớn đối với các doanh nghiệp Việt Nam nhằm “chiến
đấu” với tình trạng “trrống đánh xuôi, kèm thổi ngược đang rất phổ biến trong nội bộ các
phòng ban/bộ phận, điều này gây cản trở lớn cho sự vận hành và phát triển của doanh
nghiệp
2. TẠI SAO CẦN RÈN LUYỆN KỸ NĂNG LÀM VIỆC THEO NHÓM
Theo nhận xét của nhiều nhà quản lý nước ngoài, người Việt cần cù, chăm chỉ, bền bỉ và
có sức chịu đựng cao trước các áp lực nhưng lại rất yếu kém trong khả năng hợp tác để
cùng phát triển. Sự yếu kém này có cội rễ từ thói quen và những hành vi văn hóa của một
nền sản xuất nhỏ manh mún. Tại các công ty quốc tế, chúng ta nhận thấy các nhân viên
thường rất năng động, có cá tính và không ngại tranh luận với nhau để tìm ra giải pháp tối
ưu để hoàn thành mục tiêu đặt ra. Tuy nhiên điều này rất dễ dẫn đến những xung đột nếu
mỗi cá nhân không tự rèn luyện các kỹ năng để hòa hợp trong một nhóm làm việc mà vẫn
giữ được “cái tôi” của mình đồng thời bảo đảm đạt được mục tiêu của mỗi người và cả
nhóm.
Chúng ta hãy quan sát một đội bóng, trong một đội bóng mỗi vị trí đều có nhiệm vụ riêng
của mình nhưng các thành viên phải quan tâm đến nhiệm vụ của chính mình cũng như
quan tâm đến sự thành công của cả đội. Khi một đội bóng dành chiến thắng, tất cả đều
chiến thắng. Khi một đội bóng bại trận, tất cả đều trắng tay. Mỗi cá nhân thành viên của
một nhóm phải cùng chịu trách nhiệm đối với sản phẩm cuối cùng, nếu không họ sẽ
không thể cùng nhau trở thành một nhóm. Nếu họ không phải chịu trách nhiệm lẫn nhau,
có nhiều khả năng họ sẽ đi ngược lại mục tiêu của cả nhóm.
Khi mọi người làm việc như một nhóm, họ sẽ đem lại lợi ích nhiều hơn khi họ làm việc
một cách độc lập. Ai lại không thích sự thành công của cá nhân mình? Tuy nhiên, nếu
mọi người thành công trong vai trò một nhóm thành công, họ sẽ thu được nhiều thứ hơn.


Họ sẽ cảm thấy sự gắn bó, tính cộng đồng với các thành viên trong nhóm > với công ty >
làm việc lâu dài.
Các kỹ năng cơ bản mà bạn cần rèn luyện để có thể làm việc trong một nhóm
1) Kỹ năng thấu hiểu mục tiêu công việc

Bạn cần hiểu rõ ràng kết quả cuối cùng mà bạn và nhóm của bạn phải đạt được và các kết
quả đó được thể hiện như thế nào?
Ví dụ: Sau 3 tháng doanh thu bán hàng tăng 5%. Hồ sơ thiết kế sản phẩm mới phải hoàn
thành vào ngày x/y/z dưới dạng bản vẽ và bản thuyết minh chưa trong một đĩa CD và 2
bản in.
2) Kỹ năng đặt lòng tin vào mình và mọi người
3) Kỹ năng tạo ý tưởng:
Tìm kiếm thông tin -> sắp xếp -> suy nghĩ -> ý tưởng
4) Kỹ năng giao tiếp và trình bày ý tưởng
5) Kỹ năng làm việc theo kế hoạch
Kỹ năng giao tiếp trong làm việc nhóm
8 nguyên tắc trong truyền đạt và giao tiếp
1. Hướng vào vấn đề, không hướng vào con người
2. Thông tin phù hợp với điều mình suy nghĩ và cảm nhận
3. Mô tả, không đánh giá
4. Cụ thể, không chung chung
5. Khơi dậy ý kiến của người khác
6. Liên kết vấn đề với những điều người nhận tin đã nói
7. Thể hiện trách nhiệm của mình với những thông tin đưa ra
8. Lắng nghe ý kiến phản hồi
3. TẠO LẬP VÀ VẬN HÀNH NHÓM LÀM VIỆC
Nhóm làm việc hình thành nên một đơn vị hoạt động cơ bản thông qua một quá trình.
Tuy nhiên, quá trình đó được quản lý không tốt. Bài viết này đề cập đến những vấn đề cơ
bản của một nhóm làm việc và đề xuất những cách thức tạo ra sự phát triển.
Nhóm làm việc là gì?


Một nhóm người làm việc trong cùng một văn phòng hay thậm chí một dự án chung
không phải lúc nào cũng tiến hành công việc của một nhóm làm việc. Nếu nhóm đó được
quản lý theo kiểu chuyên quyền độc đoán hoàn toàn, có lẽ sẽ không có nhiều cơ hội cho

sự tác động qua lại liên quan đến công việc giữa các thành viên trong nhóm. Nếu có bất
kỳ tư tưởng bè phái nào trong nhóm. Hoạt động của nhóm sẽ không bao giờ tiến triển
được. Ngược lại, nhóm làm việc là phương thức có thể được tận dụng dù với những cá
nhân ở những khoảng cách xa làm việc ở những dự án khác nhau.
Nói một cách đơn giản, nhóm làm việc tạo ra một tinh thần hợp tác, phối hợp, những thủ
tục được hiểu biết chung và nhiều hơn nữa. Nếu điều này diễn ra trong một nhóm người,
hoạt động của họ sẽ được cải thiện bởi sự hỗ trợ chung (cả về thực tế lẫn lý thuyết). Nếu
bạn cho rằng đây là một định nghĩa không rõ ràng khi áp dụng vào thế giới công nghiệp,
hãy xem xét hiệu quả ngược lại, cái mà một người khó tính, cứng đầu nhưng hay phát
biểu tác động lên công việc của bạn; sau đó đặt nó tương phản với việc được làm việc
trong một không khí hợp tác thân thiện và cởi mở.
Phát triển nhóm
Thông thường, người ta coi sự phát triển của một nhóm có 4 giai đoạn: Hình thành, xung
đột, bình thường hóa, vận hành.
Hình thành là giai đoạn nhóm được tập hợp lại. Mọi người đều rất giữ gìn và rụt rè. Sự
xung đột hiếm khi được phát ngôn một cách trực tiếp, chủ yếu là mang tính chất cá nhân
và hoàn toàn tiêu cực. Do nhóm còn mới nên các cá nhân sẽ bị hạn chế bởi những ý kiến
riêng của mình và nhìn chung là khép kín. Điều này đặc biệt đúng với một thành viên
kém quan trọng và lo âu quá. Nhóm phần lớn có xu hướng cản trở những người nổi trội
lên như một người lãnh đạo.
Xung đột là giai đoạn tiếp theo. Khi đó các bè phái được hình thành, các tính cách va
chạm nhau, không ai chịu lùi một bước trước khi giơ nanh múa vuốt. Điều quan trọng
nhất là rất ít sự giao tiếp vì không có ai lắng nghe và một số người vẫn không sẵn sàng
nói chuyện cởi mở. Sự thật là, sự xung đột này dường như là một thái cực đối với nhóm
làm việc của bạn nhưng nếu bạn nhìn xuyên qua cái bề ngoài tử tế và thấy được những
lời mỉa mai, công kích, ám chỉ, có thể bức tranh sẽ rõ hơn.
Sau đó là giai đoạn bình thường hóa. Ở giai đoạn này nhón bắt đầu nhận thấy những lợi
ích của việc cộng tác cùng nhau và sự giảm bớt xung đột nội bộ. Do một tinh thần hợp

tác mới hiện hữu, mọi thành viên bắt đầu cảm thấy an toàn trong việc bày tỏ quan điểm
của mình và những vấn đề này được thảo luận cởi mở bên với toàn bộ nhóm. Sự tiến bộ
lớn nhất là mọi người có thể bắt đầu lắng nghe nhau. Những phương pháp làm việc được
hình thành và toàn bộ nhóm đều nhận biết được điều đó.
Và cuối cùng là giai đoạn hoạt động trôi chảy. Đây là điểm cao trào, khi nhóm làm việc
đã ổn định trong một hệ thống cho phép trao đổi những quan điểm tự do và thoải mái và
có sự hỗ trợ cao độ của cả nhóm đối với mỗi thành viên và các quyết định của nhóm.
Theo khía cạnh hoạt động, nhóm bắt đầu ở một mức độ hoạt động nhỏ hơn mức hoạt
động của mọi cá nhân cộng lại và sau đó đột ngột giảm xuống điểm thấp nhất trước khi
chuyển sang giai đoạn bình thường hóa và sau đó là một mức độ hoạt động cao hơn nhiều
so với lúc mới bắt đầu. Chính mức độ hoạt động được nâng lên này là lý do chính giải
thích cho việc sử dụng nhóm làm việc chứ không phải đơn thuần là tập hợp các nhân
viên.
Kỹ năng làm việc nhóm
Nhóm làm việc là một loạt những thay đổi diễn ra khi một nhóm những cá nhân tập hợp
lại và hình thành một đơn vị hoạt động gắn kết và hiệu quả. Nếu hiểu rõ quá trình này, có
thể đẩy mạnh sự hoạt động của nhóm.
Có hai tập hợp kỹ năng mà một nhóm cần phải có:
- Kỹ năng quản trị
- Kỹ năng giao tiếp giữa các cá nhân
Và việc tăng cường hoạt động của một nhóm đơn giản chỉ là tăng cường nắm bắt những
kỹ năng này.
Là một đơn vị tự quản, một nhóm phải đảm nhiệm một cách tập thể phần lớn những chức
năng của một lãnh đạo nhóm. Ví dụ như tổ chức các cuộc họp, quyết định ngân quỹ, vạch
kế hoạch chiến lược, thiết lập mục tiêu, giám sát hoạt động… Người ta ngày càng nhận ra
rằng thật là một điều sai lầm khi trông đợi một cá nhân bất chợt phải đảm nhiệm vai trò
quản lý mà không có sự trợ giúp; trong một nhóm làm việc thì điều này càng trở nên
đúng hơn. Ngay cả khi có những nhà quản lý thực sự trong nhóm, đầu tiên họ cũng phải
đồng ý với một phương thức và sau đó thuyết phục và đào tạo những người còn lại trong
nhóm.

Là một tập hợp nhiều người, một nhóm cần phải ôn lại một số cung cách và kỹ năng quản
lý cơ bản. Và để tránh tình trạng không tuân lệnh và xung đột, người đó cần nắm được
những cách thức quản lý tốt và cả nhóm cần phải biết cách thực hiện những cách thức
này mà không gây ra tình trạng đối đầu thiếu tính xây dựng.
Thúc đẩy sự phát triển
Một thực tiễn thường thấy trong việc thúc đẩy sự phát triển của nhóm là chỉ định, và nếu
cần thiết, đào tạo một “người hỗ trợ nhóm”. Vai trò của người này là liên tục tập trung sự
chú ý của nhóm vào hoạt động của nhóm và gợi ý những cơ cấu cũng như biện pháp hỗ
trợ và phát huy những kỹ năng làm việc nhóm. Tuy nhiên, điều này nhất định chỉ là một
chiến lược ngắn hạn vì sự tồn tại của một người hỗ trợ nhóm đơn lẻ có thể ngăn cản
nhóm nhận những trách nhiệm chung cho hoạt động của cả nhóm.
Mục đích của bất kỳ một nhóm nào cũng là sự hỗ trợ được thực hiện bởi tất cả các thành
viên một cách công bằng và liên tục. Nếu trách nhiệm này mọi người được nhận biết và
thực hiện ngay từ đầu, sẽ tránh được giai đoạn Xung đột và nhóm sẽ phát triển thẳng lên
giai đoạn Bình thường hóa. Sau đây là một loạt những gợi ý có thể giúp hình thành một
nhóm làm việc. Chúng chỉ nên được coi như những gợi ý; một nhóm sẽ làm việc với
những biện pháp và phương thức riêng của mình.
Trọng tâm
Hai trọng tâm cơ bản là nhóm và nhiệm vụ
Nếu có điều gì đó được quyết định, chính nhóm là nơi quyết định đó được sinh ra. Nếu có
một vấn đề nào đó, nhóm sẽ giải quyết nó. Nếu một thành viên làm việc không đạt mức
mong đợi, chính nhóm sẽ yêu cầu anh ta thay đổi. Nếu những xung đột cá nhân phát sinh,
hãy nhìn chúng dưới góc độ nhiệm vụ. Nếu ban đầu có thiếu một cơ cấu hoặc mục đích
trong công việc, hãy đặt chúng trên khía cạnh nhiệm vụ. Nếu có những tranh cãi giữa
những phương thức hành động khác nhau, hãy thảo luận chúng cũng theo hướng nhiệm
vụ.
Làm minh bạch
Trong bất kỳ công tác quản lý dự án nào, tính minh bạch của các tiêu chí là cực kỳ quan

trọng – trong nhóm làm việc, điều đó thậm chí còn trở nên quan trọng hơn rất nhiều. Giả


sử rằng có 80% xác suất một cá nhân có thể hiểu được nhiệm vụ một cách rõ ràng (một tỷ
lệ rất cao). Nếu có 8 thành viên trong nhóm, lúc đó xác suất của toàn bộ nhóm làm việc
với cùng một nhiệm vụ chỉ là 17%. Và tất cả những quyết định và hành động trong suốt
thời gian tồn tại của nhóm đều có chung một nguyên nhân như vậy (một bài toán xác suất
đơn giản, nếu bạn chưa hiểu có thể đọc lại một chút về xác suất sẽ hiểu ngay)
Trách nhiệm đầu tiên của nhóm là xác định một cách rõ nhiệm vụ của mình và ghi lại nó
để xem xét nó một cách thường xuyên. Bản cam kết nhiệm vụ này có thể được sửa chữa
hay thay thế nhưng luôn luôn phải là một tiêu điểm cho những mục đích xem xét và hành
động của nhóm.
Nhân tố chìm
Trong bất kỳ nhóm nào cũng luôn có một người im lặng và không phát biểu nhiều. Cá
nhân đó là nhân tố ít được sử dụng nhất trong toàn nhóm và điều đó thể hiện rõ nhất sự
hiệu quả của nỗ lực tối thiểu của nhóm. Trách nhiệm của người đó là phải phát biểu và
đóng góp. Trách nhiệm của nhóm là khuyến khích và phát triển cá nhân đó để đưa anh ta
vào những cuộc thảo luận và hoạt động và có những hỗ trợ tích cực mỗi khi có những
thảo luận và hoạt động đó.
Người tích cực có ý kiến
Trong bất kỳ nhóm nào cũng có một người nổi bật, ý kiến của người đó luôn chiếm phần
lớn trong cuộc thảo luận. Trách nhiệm của mỗi cá nhân là xem xét họ có thiên về ý kiến
của người đó hay không. Trách nhiệm của cả nhóm là hỏi xem liệu người này có thể trình
bày vấn đề ngắn gọn lại và yêu cầu anh ta trình bày về một ý kiến khác.
Ghi lại trên giấy
Thông thường một quyết định không được ghi lại sẽ trở nên nhạt dần và phải thảo luận
lại. Điều này có thể tránh được đơn giản bằng cách ghi lại trước sự chứng kiến của nhiều
người nơi quyết định được đưa ra. Cách này có ưu điểm hơn là mỗi quyết định phải được
trình bày dưới một hình thức rõ ràng và chính xác đảm bảo nó đã được xem xét kỹ.
Hồi âm (Tiêu cực)

Tất cả những lời phê bình phải trung lập: tập trung vào nhiệm vụ chứ không phải cá nhân.
Do đó, thay vì gọi ai đó là người khờ khạo, tốt hơn hết là chỉ ra sai sót của anh ta và giúp
anh ta sửa chữa. Điều cần thiết là phải áp dụng chính sách lấy phản hồi một cách thường
xuyên, đặc biệt đối với những vấn đề nhỏ - điều này có thể được xem như là việc huấn
luyện chung và giảm những tác động tiêu cực của việc phê bình gây ra khi mọi việc diễn
ra không suôn sẻ.
Tất cả mọi lời phê bình phải kèm theo một lời gợi ý thay đổi.
Phản hồi (tích cực)
Nếu một ai đó làm tốt việc gì đó, đừng ngần ngại khen. Điều này không chỉ củng cố
những việc làm đáng khen ngợi mà còn làm giảm những phản hồi tiêu cực có thể có sau
này. Sự tiến triển trong nhiệm vụ cũng nên được nhấn mạnh.
Giải quyết những sai lầm
Sự thành công lâu dài của một nhóm phụ thuộc vào việc nhóm giải quyết những sai lầm
như thế nào. Xu hướng cơ bản của người Anh là gạt bỏ những sai lầm và tiếp tục giai
đoạn tiếp theo – đây là một xu hướng sai lầm. Bất kỳ một sai sót nào cũng nên được cả
nhóm tìm hiểu. Làm thế không phải để đổ lỗi cho ai đó (vì sai lầm là do cả nhóm và một
người nào đó chỉ làm theo nhiệm vụ được giao) mà để kiểm tra những nguyên nhân và
tìm kiếm phương pháp kiểm soát và ngăn chặn sự lặp lại sai lầm đó. Một lỗi lầm chỉ xảy
ra một lần khi nó được giải quyết một cách đúng đắn.
Một thực tiễn đặc biệt hữu dụng đó là ủy quyền thực hiện một giải pháp sữa chữa đã
được thống nhất cho chính cá nhân hay nhóm con đã mắc lỗi. Biện pháp này cho phép
nhóm có được sự tin tưởng và sự tự giác sửa đổi.
Giải quyết bế tắc
Nếu hai quan điểm đối lập tồn tại trong cùng một nhóm thì phải có một hành động gì đó
để giải quyết ngay. Nhiều chiến lược khả thi cùng tồn tại. Mỗi nhóm con có thể thảo luận
quan điểm của nhóm khác để hiểu rõ hơn nó. Một nguyên tắc chung nên được nhấn mạnh
và sự khác biệt cần phải được nhìn thấy để có một chiến lược thay thế khác. Mỗi nhóm
có thể thảo luận trên nền của một nhiệm vụ ban đầu. Nhưng trước hết nhóm nên quyết

định dành bao nhiêu thời gian để thảo luận những lợi ích thực tế và sau đó giải quyết
xong vấn đề đó sau thời gian đó, nếu vấn đề không quan trọng, hãy tung đồng xu.


Định hướng
Khi mỗi vấn đề nhỏ được thảo luận, bức tranh lớn hơn sẽ mờ đi. Do đó, nên thường
xuyên nhắc nhở nhóm: đây là nơi mà chúng ta xuất phát, đây là nơi chúng ta phải đến.
Tránh những giải pháp đơn lẻ
Những ý kiến đầu tiên thường không phải là tốt nhất. Đối với bất kỳ vẫn đề gì được nêu
ra, nhóm phải có được những biện pháp thay thế, đánh giá chúng theo góc độ nhiệm vụ,
chọn lấy một phương pháp và thực hiện nó. Nhưng quan trọng nhất, chúng phải kiểm soát
được kết quả, lập kế hoạch cho việc xem xét lại và có sự chuẩn bị cho việc thay đổi kế
hoạch.
Chủ động thông tin
Thông tin là trách nhiệm của cả người nói và người nghe. Người nói phải chủ động tìm
kiếm cơ hội thể hiện những ý tưởng theo một cách chính xác và rõ ràng - người nghe phải
chủ động tìm cách hiểu những điều đã được nói và yêu cầu xác minh rõ những điều chưa
chắc chắn. Cuối cùng, cả hai bên phải chắc chắn rằng những ý tưởng đã được truyền đạt
một cách chính xác, có thể bằng cách người nghe tóm lại những gì đã được truyền đạt
theo một cách khác.
Kết luận
Các nhóm giống như những mối quan hệ - bạn phải làm việc trên những mối quan hệ đó.
Ở nơi làm việc chúng tạo thành một đơn vị hoạt động quan trọng trong đó những nhu cầu
trợ giúp luôn luôn được nhận biết. Bằng việc khiến chính nhóm có trách nhiệm với sự hỗ
trợ của mình, trách nhiệm trở thành một công cụ thúc đẩy cho công việc của một nhóm.
Điều quan trọng đó là những nhu cầu phải được nhận biết và được cả nhóm giải quyết
một cách công khai. Thời gian và nguồn lực phải được nhóm và ban quản lý cao hơn
phân bổ cho yếu tố này và hoạt động của nhóm phải được lập kế hoạch, theo dõi và xem
xét lại giống như những hoạt động được quản lý khác.

4. 7 BƯỚC ĐỂ QUẢN LÝ NHÓM HIỆU QUẢ
Làm việc theo nhóm là một xu thế làm việc rất phát triển và hiệu quả trong các doanh
nghiệp hiện nay. Để nhóm hoạt động tích cực, vai trò xây dựng của trưởng nhóm là vô
cùng quan trọng.
Tập hợp những cá nhân xuất sắc
Khả năng làm việc của những nhân viên hàng đầu có thể mang lại những khoản lợi nhuận
khổng lồ. Đừng ngần ngại đầu tư cho nhóm của mình một vài nhóm viên “có sạn trong
đầu”. Một người giỏi bằng 3 người trung bình, đừng quá quan tâm đến số lượng.
Để mời được những nhóm viên có năng lực đòi hỏi nhiều thời gian và công sức. Đừng
tìm kiếm kiểu “fast food”. Hãy tìm hiểu tính cách, động cơ làm việc của những người
được lựa chọn cũng như năng lực chuyên môn của họ, thể hiện ở khả năng giải quyết vấn
đề, tầm nhìn và cách phân tích các chi tiết.
Phân công nhiệm vụ phù hợp với khả năng và động cơ
Nhiều nhà quản trị chưa nhận thức được tầm quan trọng của vấn đề này. Phân công
nhiệm vụ phù hợp với khả năng của họ bằng cách phỏng vấn, giao việc, thử trình độ…
Đảm bảo sự cân bằng
Một dự án luôn thực hiện rất nhiều hoạt động. Vì vậy, trong nhóm phải có đầy đủ các
nhóm viên chuyên gia trong từng lĩnh vực (tư vấn, phân tích, chuyên gia IT…). Rắc rối
trong ở khâu nào sẽ có người giải quyết ngay ở khâu ấy, không để dự án bị ách.
Sự cân bằng trong tính cách giữa các cá nhân cũng cần đảm bảo, điều này sẽ thúc đẩy
mối quan hệ tốt đẹp trong nhóm. Luôn đề cao tinh thần tập thể, lựa chọn thành viên có
chuyên môn cao đồng thời với khả năng thích ứng và linh hoạt với công việc cũng như
với những người khác.
Kiểm soát và điều chỉnh kịp thời
Là nhóm trưởng, bạn phải sâu sát mọi hoạt động của nhóm để có những điều chỉnh hợp
lý. Không chỉ điều chỉnh công việc, bạn còn phải điều chỉnh mối quan hệ giữa các thành


viên nhóm, kịp thời phát hiện những mâu thuẫn nội bộ để hóa giải, không để chúng ảnh

hưởng đến công việc.
Sự tự ý thức trong nhóm là điều cốt yếu, các thành viên cần thường xuyên đóng góp ý
kiến, trình bày quan điểm của mình. Các buổi thảo luận công khai, có quy mô là rất cần
thiết.
Gây dựng lòng tin
Không nên “vạch lá tìm sâu” hay tùy tiện khiển trách thành viên trong nhóm. Bên cạnh
đó, việc biểu dương các thành tích, dù là nhỏ và đánh giá cao sự đóng góp của các thành
viên sẽ thiết lập được sự thi đua và tính thân thiết trong nhóm.
Biết chấp nhận sai sót của mọi người, coi đó như một cách để học hỏi. Chắc chắn về vai
trò và trách nhiệm của từng người để giao nhiệm vụ cho họ. Một nhà quản trị giỏi phải
biết cân bằng giữa sức mạnh của từng cá nhân với sức mạnh của tập thể.
Chặt chẽ trong công việc và thân mật với mọi người
Tạo cơ hội cho các thành viên phát huy tối đa khả năng của mình. Sự hoàn thiện của mỗi
cá nhân sẽ đóng góp cho thành công của cả nhóm.
Động viên các thành viên trong nhóm khi họ gặp phải thất bại và cho phép họ sửa sai.
Đặt con người lên hàng đầu. Cư xử chân thành với các nhóm viên.
Nhắc nhở thường xuyên và kiểm tra sự thực hiện
Sự minh bạch, rõ ràng trong việc truyền đạt thông tin cho cả nhóm là điều kiện rất quan
trọng để thành công. Một dự án thường gặp nhiều thay đổi so với kế hoạch trong quá
trình triển khai, mỗi thành viên cần nắm bắt kịp thời những điều chỉnh, tránh sự nhận
thức mơ hồ.
Tập thể nhóm cần được thông tin về bất kỳ một sự thay đổi nào, từ đó có thể tránh những
va chạm làm ảnh hưởng đến công việc và nhiệm vụ của họ. Cần chắc chắn rằng các thành
viên có sự nhận thức đầy đủ như nhau về những gì cần hoàn thành và mọi người luông
gắn kết với nhau. Bên cạnh đó, nhà quản trị luôn phải cập nhật những thông tin phản hồi.
Có như vậy, hoạt động của nhóm mới thực sự mang lại hiệu quả tối ưu.
Phương pháp vận dụng trí tuệ tập thể để giải quyết các vấn đề phức tạp trong công việc.
Chú ý và học hỏi mọi thứ xung quanh mình. Quan sát mọi vật từ góc độ của người khác.

Phương pháp này được sử dụng rộng rãi nhất nhằm mục đích thúc đẩy những ý nghĩ có
tính sáng tạo. Được phát triển vào năm 1940 bởi ông Alex Osborn - ủy viên ban chấp
hành một hãng quảng cáo của Mỹ, ông cho rằng bất cứ ai cũng có thể học được cách đưa
ra các giải pháp có tính sáng tạo cho những vấn đề phức tạp khác nhau. Sau đây là ý kiến
của ông: Đó là những mẹo nhỏ có thể giúp bạn tổ chức thành công một cuộc họp vận
dụng trí tuệ tập thể để giải quyết một vấn đề phức tạp.
1 – Khi sắp xếp một cuộc họp bạn nhớ phải đưa ra vấn đề cần giải quyết và nguyên nhân
của nó một cách ngắn gọn. Điều này sẽ giúp các thành viên có sự chuẩn bị trước cho buổi
họp và tập trung vào vấn đề cụ thể, các thông tin cacngf chi tiết buổi gọp càng đạt kết quả
tốt.
2 – Khi mời khách đến dự họp phải chú ý đến những người có địa vị và trình độ chuyên
môn khác nhau. Đôi khi một ý tưởng mới lại xuất phát từ những người không được coi là
chuyên gia hay hiểu rõ vấn đề đó. Tuy nhiên hãy cẩn thận với sự chênh lệch về trình độ
quản lý. Thông thường khi có sự góp mặt của một nhà quản lý cấp cao mọi người sẽ
không còn nhiệt tình đóng góp ý kiến và điều này sẽ hoàn toàn làm hỏng buổi họp.
3 - Trước khi buổi họp bắt đầu, phát cho mỗi người một bản quy tắc của việc vận dụng trí
tuệ tập thể để giải quyết vấn đề. Đó là:
- Không được phê phán các ý kiến
- Mọi ý kiến dù nhỏ nhất cũng được khuyến khích
- Càng nhiều ý kiến càng tốt
- Mỗi người nên cố gắng đóng góp ý kiến hoặc phối hợp với người khác
4 - Một buổi họp tập thể như vậy không nên kéo dài quá 30 hay 40 phút. Nếu cảm thấy
mệt mỏi hay không đạt dược kết quả thỏa đáng thì tốt nhất nên cho ngừng buổi họp rồi
tiến hành họp lại vào một ngày khác bởi những ý tưởng hay có thể nảy sinh ở mọi lúc
mọi nơi - dưới mưa, trên xe hay thậm chí trong công viên.
5 – Khi bắt đầu buổi họp nên giải thích cho mọi người các cụm từ mang tính khiêu khích
và nhấn mạnh không nên sử dụng các cụm từ này. Trước khi khách vào phòng bạn có thể
cung cấp cho mỗi người 2 chiếc thẻ, 1 đỏ và 1 xanh. Giống như đèn báo giao thông, ý
kiến nào có tính tích cực thì mọi người sẽ giơ cao thẻ màu xanh và ngược lại nếu có ai đó
đề cập đến 1 cụm từ có tính khiêu khích mọi người sẽ giơ thẻ màu đỏ. Việc này giúp

nhóm nhận ra những ý kiến không các đáng và để cho mọi người biết khi nào thì nên ủng
hộ ý kiến của người khác.
6 – Trong trường hợp mời từ 10 người trở lên thì chia ra làm các nhóm nhỏ từ 5 đến 6
người, mỗi nhóm giải quyết một vấn đề. Chia làm các nhóm nhỏ sẽ làm giảm tính nghiêm
trang của buổi họp và tạo cho mọi người cảm giác thoải mái, điều đó có nghĩa là càng
cảm thấy thoải mái thì nhiều ý kiến càng đưa được ra.


7 - Viết các mục đích của cuộc họp ở nơi mà mọi người có thể trông thấy, ở trong phòng,
hay trong bảng câu hỏi, bắt đầu với “Làm thế nào chúng ta có thể… ?” hoặc “những gì có
thể làm để…”, “ làm thế nào để chúng ta có thể biết rõ nhu cầu của khách hàng?” hoặc
“phải làm gì để nâng cao chất lượng sản phẩm?”.
8 - Phải lấy được ý kiến của tất cả các nhóm. Một chiếc bảng chiếu sẽ giúp ích rất nhiều
cho việc tổng kết ý kiến vì khi được chiếu lên đó (điều này sẽ thúc đẩy việc đưa thêm các
ý kiến) chúng có thể dễ dàng được chọn lọc và lưu giữ trong máy tính. Cho dù bạn sử
dụng công cụ nào để ghi thì nên nhớ những dữ liệu này sẽ được tái sử dụng cho các buổi
họp sau. Nói tóm lại, thu thập được các ý kiến để làm gì nếu như không có ai nhớ gì sau
buổi họp kết thúc?
9 - Nếu mọi ý kiến dần đi vào bế tắc người chủ trì cuộc họp nên đưa ra một số giải pháp
sau:
- Xem lại mọi ý kiến, điều đó có thể làm nảy sinh thêm các ý kiến khác.
- Yêu cầu mỗi người chọn cho mình một ý kiến và giải thích tại sao họ lại chọn như
vậy. Điều này sẽ giúp cho cuộc đàm luận xoay quanh ý kiến đó và tạo cơ hội để
phát triển nó.
- Nếu bạn là trưởng ban tổ chức cuộc họp, tìm cho mình 1 hay 2 ý tưởng, sau khi
các nhóm kết thúc thảo luận thì mình đưa ra để làm đề tài cho mọi người tiếp tục
thảo luận.
Sau đó chọn lọc các ý kiến và sắp xếp vào một nhóm rồi gửi cho mỗi người một bản sao
càng sớm càng tốt. Yêu cầu mỗ người chọn cho mình 5 ý tưởng mà mình tâm đắc nhất và
đưa ra lý do tại sao những ý tưởng này có thể khai triển được và làm thế nào để có thể

thực hiện được những ý tưởng này. Nhớ đưa ra giới hạn thời gian phải nộp.
Ray Bradbary, tác giải của những cuốn khoa học viễn tưởng cho biết: Các nhà xã hội học
đã chứng minh được chu kỳ mà con người phải trải qua khi có được một ý tưởng hay.
Hiểu rõ chu kỳ này sẽ giúp bạn nghĩ ra nhiều ý tưởng hơn, hay hơn … và ereka!!!


5. PHƯƠNG PHÁP NÃO CÔNG (BRAINSTORMING)
+ Chuẩn bị:
Giai đoạn đầu tiên là chuẩn bị. Đây là giai đoạn giúp bạn ngẫm nghĩ và nghiên cứu thông
tin từ nhiều nguồn khác nhau.
+ Triển khai:
Nhiều nhà xã hội học tin rằng tâm thức làm việc dựa trên các vấn đề mà ta đang cố gắng
giải quyết. Thời kỳ này ta không chủ động nghĩ đến các vấn đề mà thay vào đó tiềm thức
đảm nhận việc đó. Để tận dụng giai đoạn này hãy để những ý kiến tự xuất hiện và biến
mất cũng như việc để não bộ hoạt động.
+ Sự khai trí:
Đã bao giờ một ý tưởng hay giải pháp chợt lóe lên ở bên trong, là ngọn đèn soi sáng
trong tâm trí bạn. Nó có thể nảy sinh ở bất cứ đâu và bất kể lúc nào cho dù bạn đang ở
trong rạp chiếu phim hay đang cắt cỏ.
+ Sự kiểm tra:
Trong bước này, ý kiến được đưa ra phân tích, chứng minh và thực hiện, sự kiểm tra xảy
ra khi bạn bắt đầu chú ý đến các tiểu tiết, không phải mọi ý tưởng đều có thể thực hiện
được trong thực tế vì giai đoạn này đòi hỏi phải cân nhắc và kiểm tra một cách gắt gao.
E.M Forster, nhà tiểu thuyết người Anh cho biết: Trái với niềm tin của nhiều người, tính
sáng tạo là khả năng cơ bản của con người có thể phát triển được. Vậy bạn có muốn nâng
cao khả năng sáng tạo của mình không? Bạn đã bao giờ cố vắt óc suy nghĩ về một khái
niệm căn bản nào chưa? Bạn đã tham dự một buổi họp tập thể chưa? Hãy thử vận dụng
một vài chiến lược sau đây để nâng cao tính sáng tạo của mình:
Cố gắng quan sát mọi vật xung quanh . Ta biết rất rõ về chiếc xe mình đang lái hay chiếc
máy tính đang ở trước mặt, chiếc máy photocopy đang sử dụng. Những ý tưởng hay

thường xuất phát từ sự thích nghi của những ý tưởng hiện thời hay sự liên kết giữa các ý
tưởng cũ.
Chú ý và học hỏi mọi thứ xung quanh mình. Tại sao vật này lại như vậy? Nghiên cứu
xem làm thế nào để mọi việc tốt hơn hoặc theo nhiều cách khác nhau. Tất cả chúng ta đều
sai lầm khi rơi vào thói quen dập khuôn mà không suy nghĩ kỹ.
Khi một ý tưởng nào đó xuất hiện phải chộp lấy và ghi lại, bạn tưởng rằng mình có thể
nhớ lại nhưng tính đãng trí làm mọi thứ dễ dàng bị quên lãng. Ghi lại những ý tưởng và


giữ ở một chỗ, trong sổ hay máy vi tính. Mỗi tháng xem lại một lần rồi phát triển dựa trên
những gì đã ghi chép.
Đừng bỏ qua bất kỳ ý tưởng nào bởi vì nhiều phát minh vĩ đại ngày nay đều xuất phát từ
những ý tưởng dường như không thể thực hiện được tại thời điểm đó.
Hãy tin vào trực giác, linh cảm và bản năng của mình vì bạn thường xuyên gặp khó khăn
khi phải giải quyết các vấn đề kinh doanh, nhưng bạn có biết rằng trực giác và linh cảm
là công cụ của tâm thức? Lắng nghe chúng bởi đó là đỉnh điểm của sự học hỏi và tìm tòi
của cả đời người.
Thay đổi thói quen. Làm việc theo thói quen hàng ngày chính là kẻ thù của óc sáng tạo vì
thế hãy sắp xếp lại phòng làm việc hoặc cùng ăn trưa cùng với những người khác nhau,
luyện tập thể thao để tinh thần sảng khoái và cơ thể khỏe mạnh…
Quan sát mọi vật từ góc độ của người khác. Giả sử bạn là một đứa trẻ, một ông lão hay
người ngoài hành tinh. Làm thế nào để nhận biết từng trường hợp với từng đối tượng đó.
Thực hiện được điều này có thể giúp bạn làm sáng tỏ, gợi lại hay nảy sinh một ý tưởng
mới và phát triển những ý tưởng cũ.
Hãy thử nghiệm và khám phá những gì giúp ích cho bạn. Lần sau nếu bạn ở trong một
trạng thái tốt có tính sáng tạo thì nhớ lưu lại những thứ đang diễn ra xung quanh. Bạn
đang làm gì? Bạn đang nghe một loại nhạc đặc biệt? Bạn đang ở một mình hay được mọi
người vây quanh? Ngay khi xác định được việc gì khiến bạn cảm thấy hứng thú hãy sử
dụng những lời khuyên bổ ích…

6. 15 TIÊU CHUẨN ĐÁNH GIÁ KHẢ NĂNG LÀM VIỆC NHÓM
Theo tiến sĩ M. Ballot thuộc trung tâm tư vấn việc làm ở Massachuset, có 15 tiêu chuẩn
để đánh giá khả năng làm việc theo nhóm.
1. Lòng tin: Bạn có tin tưởng vào khả năng hoàn thành công việc của đồng nghiệp
không?
2. Bình tĩnh: Trog thời gian vô cùng gấp rút, bạn có khả năng giải quyết tình huống
một cách bình tĩnh không?
3. Tôn trọng: Ý kiến của đồng nghiệp có được bạn quan tâm không? Bạn có rút ra
được những ý tưởng của bản thân những ý kiến đó?
4. Hợp tác: Khả năng hòa nhập của bạn như thế nào đối với đồng nghiệp từ những
lĩnh vực, khả năng, thậm chí quốc tịch khác nhau?
5. Tổ chức: Bàn làm việc của bạn có gọn gàng không? Bạn có làm việc theo kế
hoạch đã vạch?
6. Khả năng làm việc dưới áp lực: Bạn có phát huy được tốt nhất khả năng khi làm
việc dưới áp lực không?
7. Khả năng giao tiếp: Bạn thích tiếp xúc với nhiều người? Bạn luôn luôn thu hút
được sự chú ý của mọi người trong mọi câu chuyện?
8. Khả năng kiểm soát tình huống: Khi một tình huống ngoài dự kiến xảy ra, bạn
luôn luôn đưa ra được những bước cần thiết để giải quyết.
9. Khả năng thuyết phục: Bạn có đưa ra được những lý lẽ thích hợp để bảo vệ ý
kiến của mình?
10. Lạc quan: Bạn có luôn tin rằng mình có khả năng tìm ra giải pháp khi bị “dồn đến
chân tường”?
11. Trách nhiệm: Bạn luôn sẵn sàng tiên phong cho việc chung?
12. Kiên trì: Khi công việc đình trệ bạn sẽ cố gắng tiếp tục được bao lâu?
13. Quyết tâm: Bạn sẽ phản ứng như thế nào khi kết quả không được như mong
muốn? Từ bỏ hay tìm một hướng giải quyết khác?
14. Nhạy bén: Bạn có dự tính được những tình huống khác nhau có thể xảy ra trong
công việc? Bạn có khả năng giải quyết linh hoạt những tình huống đó không?

15. Lắng nghe: Bạn không ngắt lời đồng nghiệp khi họ đang muốn đưa ra ý kiến? Bạn
có luôn khuyến khích mọi người đưa ra ý kiến của riêng mình?