Hoàn thiện tổ chức thông tin kế toán trong chu trình doanh thu dịch vụ hàng không tại cảng hàng không quốc tế Đà Nẵng

1

LỜI CAM ĐOAN
Tôi xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu của riêng tôi.
Các số liệu, kết quả nêu trong luận văn này là trung thực và chưa từng
được ai công bố trong bất kỳ công trình nào khác.
Người cam đoan

Nguyễn Thị Thanh Tâm


2

MỤC LỤC
LỜI CAM ĐOAN
Hình 1.1 Mô hình Hệ thống thông tin kế toán trong điều kiện tin học hóa..12
Hình 1.2 Qui trình xử lý thông tin trong điều kiện tin học hóa....................15
Hình 2.2 Mô hình tổ chức bộ máy kế toán tại Cảng HKQT Đà Nẵng..........43
Hình 2.3 Sơ đồ trình tự ghi sổ kế toán tại Cảng HKQT Đà Nẵng................44
Hình 2.4. Sơ đồ trình tự ghi sổ kế toán máy...................................................45
Hình 2.5 Lưu đồ mô tả thực trạng tổ chức trong chu trình doanh thu
DVHK..................................................................................................................... 48
Hình 2.7 Điện thông báo chuyến bay thường lệ.............................................51
Hình 2.8 Bảng cân bằng tải tàu B737-192......................................................53
Hình 3.1 Sơ đồ dòng dữ liệu của chu trình doanh thu dịch vụ hàng không.77
Hình 3.2 Lưu đồ qui trình hoàn thiện tổ chức thông tin cung cấp DVHK...79
Hình 3.3 Lưu đồ hoàn thiện tổ chức thông tin trong hoạt động lập hóa đơn
................................................................................................................................. 85
Hình 3.4 Lưu đồ tổ chức thông tin trong hoạt động công nợ phải thu.........87
Hình 3.5 Biểu đồ mối quan hệ giữa các thực thể trong chu trình doanh thu
................................................................................................................................. 93

Hình 3.6 Mô tả quan hệ giữ các bộ phận trong chu trình doanh thu DVHK
................................................................................................................................. 96


3

DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT
ADL
AFTN
BCTC
CCDV
CHD
CHK
CK
CNTT
CSDL
DIA
DL
DVHK
DVPV
GTGT/VAT
HK
IATA
ICAO
INF
KD
KH
KHKD
KT
KTMĐ

KTTC
mbay
MTOW
PV
QN
QT
SXKD
TK
TTKT

Adult- Người lớn
Hệ thống Thông báo tin tức hàng không toàn cầu
Báo cáo tài chính
Cung cấp dịch vụ
children - 12 tuổi >Trẻ em > 2 tuổi
Cảng hàng không
Chiết khấu
Công nghệ thông tin
Cơ sở dữ liệu
Cảng hàng không quốc tế Đà nẵng
Dữ liệu
Dịch vụ hàng không
dịch vụ phục vụ
Thuế giá trị gia tăng
Hàng không
Tổ chức thương mại của các hãng hàng không
Tổ chức hàng không dân dụng quốc tế
Infant- Trẻ em < 2 tuổi
Kinh doanh
Kế hoạch

Kế hoạch kinh doanh
Khai thác
Kỹ thuật mặt đất
Kế toán tài chính
Máy bay
Trọng tải cất cánh tối đa của tàu bay
Phục vụ
Quốc nội (D)
Quốc tế (I)
Sản xuất kinh doanh
Tài khoản
Trung tâm khai thác


4

DANH MỤC CÁC BẢNG

Bảng 3.1: mô tả các nguồn lực, sự kiện, đối tượng........................................89
Bảng 3.2: Bảng yêu cầu cung cấp dịch vụ hàng không..................................89
Bảng 3.3: Bảng lệnh điều động........................................................................90
Bảng 3.4: Bảng phiếu xác nhận.......................................................................90
Bảng 3.5: Bảng thông tin khách hàng.............................................................91
Bảng 3.6: Bảng thông tin danh các sô đăng ký máy bay của Hãng..............91
Bảng 3.7: Bảng thông tin loại hình dịch vụ hàng không................................91
Bảng 3.8: Bảng thông tin nhân viên................................................................92
Bảng 3.9: mô tả thuộc tính của các thực thể trong chu trình doanh thu......94
Bảng 3.10: Mô tả đối tượng theo dõi, các nội dung cần thu thập và phương
pháp mã hóa từng loại đối tượng.........................................................................98

5

DANH MỤC CÁC HÌNH

Hình 1.1 Mô hình Hệ thống thông tin kế toán trong điều kiện tin học hóa..12
Hình 1.2 Qui trình xử lý thông tin trong điều kiện tin học hóa....................15
Hình 2.2 Mô hình tổ chức bộ máy kế toán tại Cảng HKQT Đà Nẵng..........43
Hình 2.3 Sơ đồ trình tự ghi sổ kế toán tại Cảng HKQT Đà Nẵng................44
Hình 2.4. Sơ đồ trình tự ghi sổ kế toán máy...................................................45
Hình 2.5 Lưu đồ mô tả thực trạng tổ chức trong chu trình doanh thu
DVHK..................................................................................................................... 48
Hình 2.7 Điện thông báo chuyến bay thường lệ.............................................51
Hình 2.8 Bảng cân bằng tải tàu B737-192......................................................53
Hình 3.1 Sơ đồ dòng dữ liệu của chu trình doanh thu dịch vụ hàng không.77
Hình 3.2 Lưu đồ qui trình hoàn thiện tổ chức thông tin cung cấp DVHK...79
Hình 3.3 Lưu đồ hoàn thiện tổ chức thông tin trong hoạt động lập hóa đơn
................................................................................................................................. 85
Hình 3.4 Lưu đồ tổ chức thông tin trong hoạt động công nợ phải thu.........87
Hình 3.5 Biểu đồ mối quan hệ giữa các thực thể trong chu trình doanh thu
................................................................................................................................. 93
Hình 3.6 Mô tả quan hệ giữ các bộ phận trong chu trình doanh thu DVHK
................................................................................................................................. 96


1

MỞ ĐẦU
1. Tính cấp thiết của đề tài:
Nằm ở vị trí trung lộ của Việt Nam, Cảng hàng không quốc tế Đà Nẵng là một

trong ba cảng hàng không quốc tế tại Việt Nam, là cảng hàng không chủ đạo phục
vụ nhu cầu giao thông hàng không quốc tế và nội địa cho thành phố Đà Nẵng và các
tỉnh xung quanh. Đây là điểm đi- đến của khoảng 20 chuyến bay trong nước và quốc
tế với trên 1500 lượt khách thông qua mỗi ngày. Với vị trí địa lý đặc biệt, Đà Nẵng
là điểm trung chuyển lý tưởng cho các đường bay quốc tế Đông-Tây và Bắc-Nam
qua lãnh thổ Việt Nam. Cảng Hàng không quốc tế Đà Nẵng đóng vai trò chuyển tiếp
quan trọng cho các tuyến bay quốc nội từ Hà Nội và thành phố Hồ Chí Minh đi các
tỉnh khu vực miền Trung, nối hai đầu đất nước với các địa phương xa xôi, đồng thời
là cửa ngõ hàng không quốc tế duy nhất tại miền Trung Việt Nam.
Trong xu thế hội nhập kinh tế toàn cầu, thương mại hóa Cảng hàng không là xu
hướng tất yếu, khách quan. Cảng Hàng không chuyển từ khu vực hoạt động công
ích sang khu vực hoạt động kinh doanh thương mại dịch vụ. Doanh thu là điều kiện
quan trọng hàng đầu đảm bảo sự tồn tại phát triển cũng như quyết định các hoạt
động đầu tư, tài chính, nhân sự của 22 Cảng hàng không Việt Nam nói chung và
Cảng hàng không quốc tế Đà Nẵng nói riêng.
Hiện nay, Cảng Hàng không quốc tế Đà Nẵng với các sản phẩm dịch vụ cao đa
dạng, khách hàng chính là các hãng hàng không trong nước và quốc tế. Tuy nhiên
công tác kế toán được tổ chức theo các phần hành và sử dụng phần mềm toán độc
lập nên có hạn chế nhất định. Công tác tổ chức thông tin kế toán trong chu trình
doanh thu cần phải được hoàn thiện, như: việc ghi nhận, đối chiếu thông tin sản
lượng các dịch vụ hàng không còn cập nhật thủ công; mã hóa các đối tượng phát
sinh theo cảm tính và các dữ liệu lưu trữ riêng lẻ chồng chéo theo từng bộ phận nên
thông tin không đồng nhất, không thể tích hợp được dữ liệu lưu trữ giữa các bộ phận
trong đơn vị, không thể chia sẻ thông tin giữa các bộ phận với bộ phận kế toán một
cách nhanh chóng và dễ sai sót nên chưa phục vụ tốt cho công tác điều hành hoạt
động kinh doanh, chưa mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp.


2

Yêu cầu đặt ra cần phải tổ chức thông tin kế toán trong chu trình doanh thu
dịch vụ hàng không một cách hữu hiệu, chi tiết với sự hỗ trợ của công nghệ thông
tin hiện đại, đảm bảo nghiệp vụ kinh doanh dịch vụ và thanh toán với khách hàng
thực hiện nhanh chóng, kiểm soát tốt; cung cấp thông tin về sản lượng, doanh thu
dịch vụ hàng không một cách kịp thời, chính xác giúp cho các nhà quản trị của Cảng
Hàng không quốc tế Đà Nẵng nói riêng, và của các Cảng Hàng không Việt Nam nói
chung điều hành quản lý hiệu quả hoạt động kinh doanh chính của toàn đơn vị.
Hiện nay chưa có đề tài nào nghiên cứu vận dụng tổ chức thông tin kế toán
trong chu trình doanh thu dịch vụ hàng không của Cảng hàng không. Trước các yêu
cầu khá cần thiết như đã nêu trên, tác giả chọn đề tài: “Hoàn thiện tổ chức thông tin
kế toán trong chu trình doanh thu dịch vụ hàng không tại Cảng hàng không quốc tế
Đà Nẵng” để làm luận văn tốt nghiệp.
2. Mục tiêu nghiên cứu
Phân tích thực trạng của công tác tổ chức thông tin kế toán trong chu trình
doanh thu tại Cảng hàng không quốc tế Đà Nẵng.
Vận dụng lý luận vào thực tiễn để đề xuất giải pháp hoàn thiện tổ chức thông tin kế
toán trong chu trình doanh thu dịch vụ hàng không, nhằm tăng cường hiệu quả công tác
quản trị, nâng cao năng lực và uy tín của Cảng hàng không quốc tế Đà Nẵng.
3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu
- Đối tượng nghiên cứu: là những vần đề liên quan đến tổ chức thông tin kế
toán trong chu trình doanh thu và đánh giá tình hình thực hiện từ đó đưa ra phương
hướng hoàn thiện công tác tổ chức thông tin kế toán trong chu trình doanh thu dịch
vụ hàng không tại Cảng hàng không quốc tế Đà Nẵng.
- Phạm vi nghiên cứu: Các vấn đề thuộc tổ chức thông tin kế toán trong chu
trình doanh thu trong phạm vi dịch vụ hàng không tại Cảng hàng không quốc tế Đà
Nẵng. Bao gồm: Quy trình quản lý cung cấp dịch vụ hàng không - thu tiền phát sinh
tại các trung tâm khai thác trực thuộc; Mã hóa các đối tượng và các yêu cầu về cơ sở


3

dữ liệu để tổ chức thông tin kế toán trong chu trình doanh thu tại Cảng hàng không
quốc tế Đà Nẵng.
4. Phương pháp nghiên cứu:
Luận văn sử dụng các phương pháp nghiên cứu cụ thể như: Quan sát trực tiếp,
phỏng vấn các bộ phận liên quan. Sử dụng sơ đồ dòng dữ liệu, mô hình dữ liệu, lưu
đồ mô tả tổ chức thông tin kế toán chu trình doanh thu tại đơn vị. Nghiên cứu lý
thuyết, phân tích, so sánh và đối chiếu với thực tế để làm rõ nội dung nghiên cứu về
lý luận, tình hình thực trạng cũng như xác lập các giải pháp hoàn thiện cụ thể.
5. Ý nghĩa khoa học và thực tiễn của đề tài:
Luận văn xác định được vai trò quan trọng của tổ chức thông tin kế toán trong
chu trình doanh thu dịch vụ hàng không là cần thiết, thông qua phân tích những cơ
sở lý luận về hệ thống thông tin kế toán.
Tìm ra được những hạn chế từ đó đề xuất một số giải pháp chủ yếu nhằm hoàn
thiện tổ chức thông tin kế toán trong chu trình doanh thu tại Cảng hàng không quốc
tế Đà Nẵng.
6. Kết cấu của luận văn:
Ngoài phần mở đầu và kết luận, kết cấu luận văn gồm ba chương:
Chương 1: Cơ sở lý luận về tổ chức thông tin kế toán trong chu trình doanh thu
Chương 2: Thực trạng công tác tổ chức thông tin kế toán trong chu trình doanh thu
dịch vụ hàng không tại Cảng hàng không quốc tế Đà Nẵng
Chương 3: Giải pháp hoàn thiện tổ chức thông tin kế toán trong chu trình doanh thu
dịch vụ hàng không tại Cảng hàng không quốc tế Đà Nẵng


4

TỔNG QUAN TÀI LIỆU
Sự phát triển của công nghệ thông tin và quá trình toàn cầu hóa mở ra phạm
vi hợp tác kinh doanh cũng như việc mua bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ không

chỉ dừng lại ở thị trường trong nước, khu vực mà còn vươn ra thị trường toàn cầu
nhờ mạng Internet, đường truyền tốc độ cao ADSL và tốc độ xử lý nhanh chóng
của máy tính… nhiều thách thức cũng như cơ hội cho các doanh nghiệp Việt Nam.
Chính vì vậy, hoạt động kế toán không ngừng đổi mới hoàn thiện để đảm bảo sự
vận hành và yêu cầu quản trị của doanh nghiệp khi hoạt động kinh doanh chuyển
sang một giai đoạn mới.
Thấy được tầm quan trọng của vấn đề này Bộ Tài chính đã ban hành thông tư
“ hướng dẫn tiêu chuẩn và điều kiện phần mềm kế toán áp dụng tại các đơn vị kế
toán ”, “ Quy định về hình thức kế toán máy”. Các nhà khoa học như Trần Thị
Song Minh, Trương Bá Thanh, Nguyễn Mạnh Toàn... nghiên cứu đề tài “ Tin học
hóa công tác kế toán”; “Giáo trình kế toán máy” đưa ra các khái niệm, mô hình
hoạt động, phân loại, lợi ích và tính ưu việt của phần mềm kế toán so với kế toán
thủ công, làm thế nào để đưa phần mềm kế toán vào ứng dụng cũng như các các
tiêu chuẩn giúp lựa chọn phần mềm kế toán tốt nhất.
Ngày nay, Thông tin là một nhân tố thiết yếu trong hoạt động quản lý, là công cụ
không thể thiếu để lãnh đạo, điều hành và kiểm soát mọi hoạt động của các nhà quản
trị doanh nghiệp. Hệ thống thông tin kế toán là một bộ phận cấu thành quan trọng của
hệ thống thông tin quản lý, có vai trò cung cấp thông tin đầy đủ, chính xác kịp thời về
tình hình tài sản, nguồn vốn và quá trình kinh doanh của doanh nghiệp.
Nên đã có nhiều công trình nghiên cứu của các nhà khoa học như Nguyễn
Phước Bảo Ấn, Nguyễn Thế Hưng, Thiều Thị Tâm... biên soạn các giáo trình về Hệ
thống thông tin kế toán trên cơ sở tham khảo nhiều tài liệu như kế toán tài chính,
các khái niệm cốt lõi của hệ thống thông tin kế toán trong nước và ở các nước có
nền kinh tế phát triển, kết hợp những quy định trong luật kế toán, thông tư hướng
dẫn chuẩn mực kế toán, kế toán máy... Các tác giả tiếp cận vấn đề về Hệ thống


5

thông tin kế toán theo các cấp độ khác nhau từ tư duy trừu tượng đến các ứng dụng,

vận dụng các kiến thức để xây dựng được một chu trình kế toán có khả năng áp dụng
thực tiễn cao cho doanh nghiệp cụ thể như: các kiến thức nền tảng nhất về mối quan hệ
giữa hệ thống thông tin kế toán với các hệ thống thông tin khác trong doanh nghiệp;
phương pháp xây dựng bộ mã các đối tượng kế toán; Kiểm soát hệ thống thông tin kế
toán; Tổ chức dữ liệu cũng như quy trình luân chuyến xử lý dữ liệu và cung cấp thông
tin kế toán trong điều kiện ứng dụng tin học.
Hiện nay vẫn còn phần lớn các doanh nghiệp tổ chức thông tin kế toán theo
các phần hành nhằm theo dõi, hạch toán các đối tượng kế toán tuy nhiên việc tổ
chức kế toán theo từng phần hành có những hạn chế nhất định trong việc trao đổi,
chia sẻ thông tin giữa các kế toán phần hành và giữa bộ phận kế toán với các bộ
phận chức năng khác, dẫn đến việc thu thập, xử lý thông tin có thể chồng chéo
nhau, thông tin cung cấp thường chậm, làm giảm hiệu quả công tác kế toán của
doanh nghiệp. Để nâng cao năng lực cạnh tranh cho các doanh nghiệp trong quá
trình hội nhập và phát triển đã có các tác giả: Lưu Thị Hương, Nguyễn thế Hưng,
Phạm Thị Thanh Hồng... đã đi sâu nghiên cứu Tổ chức hệ thống thông tin kế toán
theo chu trình với hai phương pháp chủ yếu như sau:
- Phương pháp thứ nhất: Tổ chức hệ thống hoạch định nguồn lực doanh
nghiệp (ERP) cho phép tích hợp những chức năng chung của một tổ chức vào một
hệ thống duy nhất, hợp nhất thông tin nhiều bộ phận (kế toán, nhân sự, sản xuất,
quản trị...) của một tổ chức trong một hệ thống máy tính thống nhất; hệ thống hoàn
toàn tích hợp, làm việc theo quy trình quản lý chuẩn
- Phương pháp thứ hai: Tổ chức thông tin kế toán theo chu trình. Trong điều
kiện ứng dụng công nghệ thông tin, nhằm tăng cương chức năng phối hợp, trao đổi
dữ liệu giữa các phần hành kế toán và giữa kế toán với các bộ phận khác nhau trong
doanh nghiệp, bên cạnh việc tổ chức theo từng phần hành cần thiết phải xây dựng
hệ thống thông tin kế toán theo chu trình hướng đến phục vụ các đối tượng sử dụng
thông tin kế toán trên cơ sở xác định rõ mỗi loại thông tin kế toán cần thiết cho ai,
cho bộ phận chức năng nào để tổ chức ghi nhận, theo dõi, xử lý, báo cáo hoặc phân

6

quyền truy cập, khai thác thông tin trên nền tảng ứng dụng công nghệ thông tin.
Trong một doanh nghiệp có thể tổ chức thành bốn chu trình cơ bản: chu trình doanh
thu, chu trình cung ứng, chu trình chuyển đổi và chu trình tài chính.
Nhiều đề tài vận dụng Tổ chức hệ thống thông tin kế toán theo chu trình vào
doanh nghiệp với nhiều khía cạnh, góc độ khác nhau như:
Đề tài “ Giải pháp hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp ERP - Cải
tiến hệ thống thông tin kế toán tại Cụm cảng hàng không Miền Trung ” của tác giả
Phạm Minh Hải nghiên cứu việc ứng dụng hệ thống hoạch định nguồn lực doanh
nghiệp (ERP) đối với Cụm cảng hàng không miền Trung, sau khi nghiên cứu về
thực trạng quản trị chi phí tại đây. Tác giả tham khảo kinh nghiệm của các doanh
nghiệp như Tổng công ty hàng không Việt Nam, công ty Cổ phân Đồng Tâm.
Đề tài: “ Hoàn thiện hệ thống thông tin kế toán trong công ty TNHH Maersk Việt
Nam - Thực trạng và giải pháp” của tác giả Nguyễn Thị Hoàng Anh nghiên cứu phần
mềm FACT (Financial Accounting Containers Transportation) của công ty đa quốc gia
Maersk để biết được cách vận hành, cách thức kiểm soát về mặt kế toán của một công
ty dịch vụ vận tải tàu biển từ đó ứng dụng các phương pháp kế toán tiên tiến của nó
vào quản lý các hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp Việt Nam.
Đề tài: “Tiếp cận theo chu trình - Hướng hoàn thiện hệ thống thông tin trong
các bệnh viện công” của tác giả Huỳnh Thị Hồng Hạnh nghiên cứu Tổ chức hệ
thống thông tin kế toán tại các bệnh viện công, đặt ra yêu cầu phải hoàn thiện
những hạn chế để góp phần nâng cao năng lực hoạt động của bệnh viện và phục vụ
người bệnh ngày càng tốt hơn; Trong điều kiện ứng dụng ERP, nhằm tăng cường
chức năng phối hợp, trao đổi dữ liệu và thông tin giữa các phần hành kế toán và
giữa kế toán với các bộ phận chức năng khác, việc tổ chức hệ thống thông tin kế
toán trong bệnh viện theo chu trình là cần thiết, đề xuất việc tổ chức thông tin kế
toán trong các bệnh viện công thành 04 chu trình cơ bản: thu viện phí, cung ứng,
khám - điều trị và tài chính, đồng thời nhận diện những lợi ích có thể đạt được từ
việc tổ chức hệ thống thông tin kế toán theo những chu trình này.

7

Chu trình doanh thu Doanh thu là điều kiện quan trọng hàng đầu đảm bảo sự
tồn tại phát triển cũng như quyết định các hoạt động đầu tư, tài chính, nhân sự…
của các doanh nghiệp kinh doanh thương mại, dịch vụ.
Thấy được tầm quan trọng của vấn đề này Bộ Tài chính đã ban hành chuẩn
mực kế toán Việt Nam số 14 – Doanh thu và thu nhập khác
Hoàng Giang, Lê Ngọc Mỹ Hằng đã thực hiện đề tài nghiên cứu đánh giá về
thực trạng của chu trình doanh thu tại các doanh nghiệp thương mại, dịch vụ trên
địa bàn tỉnh Thừa Thiên Huế, phát hiện ra các hạn chế của công tác kế toán doanh
thu hiện nay, đồng thời, đề xuất các giải pháp mang tính khả thi và cụ thể góp phần
hoàn thiện chu trình kế toán doanh thu trên địa bàn tỉnh Thừa Thiên Huế.
Có thể nói các luận văn trên đã nêu được những ưu nhược điểm, những khó
khăn, bất cập một cách cụ thể về thực trạng và hướng hoàn thiện hệ thống thông tin
kế toán tại các doanh nghiệp với nhiều góc cạnh khách nhau.
Cảng hàng không là bộ phận cấu thành của Ngành Hàng không dân dụng,
đảm bảo hạ tầng khai thác tại các điểm đi và điểm đến cho hoạt động vận tải hàng
không trong nước và quốc tế. Do đó việc tổ chức khai thác cảng hàng không, sân
bay được quản lý chặt chẽ bởi Luật Hàng không dân dụng Việt Nam và các qui
định của Tổ chức hàng không dân dụng quốc tế-ICAO (International Civil Aviation
Ornigzation); Đặc biệt Hợp đồng cung cấp dịch vụ hàng không giữa Cảng hàng
không và Hãng hàng không được qui tắc hóa bằng “Hợp đồng phục vụ mặt đất tiêu
chuẩn IATA” của Tổ chức thương mại của các hãng Hàng không - IATA
(International Air Transport Association )
Giáo trình Hàng không dân dụng của tác giả Dương Cao Thái Nguyên khái
quát ngành Hàng không dân dụng Việt Nam, cung cấp các kiến thức cơ bản về khai
thác Cảng hàng không, sân bay hàng không sân bay nói chung và Việt nam nói
riêng; vấn đề thương mại cảng hàng không và hình thành cạnh tranh giữa các trung

tâm trung chuyển hàng không.
Tài liệu hướng dẫn khai thác và vận hành hệ thống thông tin hàng không toàn
cầu (AFTN) thông báo tin tức hàng không, như phép bay, kế hoạch bay, thông báo


8

tin tức về hoạt động thương mại mặt đất của Hãng hàng không, Cảng hàng không
của TT quản lý bay miền Nam ban hành.
Cho đến nay chưa có Đề tài nào nghiên cứu “Hoàn thiện tổ chức thông tin kế
toán trong chu trình doanh thu tại Cảng hàng không quốc tế Đà Nẵng”. Trên cơ sở
kế thừa lý luận của các nghiên cứu trên và đi sâu nghiên cứu thực trạng tổ chức
thông tin kế toán trong chu trình doanh thu

dịch vụ hàng không tại Cảng hàng

không quốc tế Đà Nẵng, tác giả đã đề xuất một số giải pháp hoàn thiện tổ chức
thông tin kế toán trong chu trình doanh thu dịch vụ hàng không tại đây.


9

CHƯƠNG 1
CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ TỔ CHỨC THÔNG TIN KẾ TOÁN
TRONG CHU TRÌNH DOANH THU DỊCH VỤ

1.1. Tổng quan về hệ thống thông tin kế toán
1.1.1. Khái quát hệ thống thông tin
Hệ thống thông tin là một tập hợp gồm con người, các quy trình và các thiết
bị công nghệ thông tin (phần cứng, phần mềm, dữ liệu...) tương tác với nhau để thực

hiện hoạt động thu thập, xử lý, lưu trữ và phân phối thông tin hữu ích cho người sử
dụng có liên quan trong một tập hợp ràng buộc gọi là môi trường.
Dữ liệu là những dữ kiện, con số, hình ảnh… chưa qua xử lý để mang lại ý
nghĩa cụ thể phục vụ cho nhu cầu của người sử dụng nhất định. Thông tin là dữ liệu
đã được xử lý, mang ý nghĩa phù hợp với nhu cầu cụ thể của người sử dụng, trong
thực tế khái niệm dữ liệu và thông tin chỉ mang tính tương đối. Thông tin chỉ tồn tại
và có ý nghĩa trong một hệ thống quản lý nhất định.
Quá trình xử lý và cung cấp thông tin tạo ra dòng thông tin, hướng của dòng
thông tin thường được hiểu là từ nơi phát đến nơi nhận. Mỗi thông tin đều có vật
mang tin và nội dung tin. Nội dung tin bao giờ cũng phải chứa đựng trên một vật
mang tin nào đó. Trên một vật mang tin có thể có nhiều nội dung tin và có thể thay
đổi vật mang tin trong quá trình lưu chuyển của thông tin.
1.1.1.1.Các bộ phận cấu thành hệ thống thông tin
Mọi hệ thống thông tin đều có 4 bộ phận: Bộ phận đưa dữ liệu vào, bộ phận
xử lý, kho dữ liệu, bộ phận đưa dữ liệu ra.
1.1.1.2.Phương pháp phát triển hệ thống thông tin
Phát triển hệ thống thông tin là phân tích hệ thống đang tồn tại, thiết kế một
hệ thống thông tin mới, thực hiện và tiến hành cài đặt nó.
Nguyên nhân phải phát triển một hệ thống thông tin, đó là do có những vấn
đề về quản lý, những yêu cầu mới của nhà quản lý, sự thay đổi công nghệ...


10

Mục đích của dự án phát triển hệ thống thông tin quản lý là có được sản
phẩm thông tin đáp ứng người sử dụng, phù hợp với môi trường hiện tại. Các giai
đoạn để phát triển một hệ thống thông tin gồm:
Giai đoạn 1: Đánh giá yêu cầu
Giai đoạn này cung cấp cho lãnh đạo những dữ liệu đích thực để ra quyết định về
thời cơ, tính khả thi và hiệu quả của một dự án phát triển hệ thống.

Nó bao gồm các công đoạn sau: Lập kế hoạch đánh giá yêu cầu, làm rõ yêu cầu,
đánh giá tính khả thi, chuẩn bị và trình bày báo cáo đánh giá yêu cầu.
Giai đoạn 2: Phân tích chi tiết
Mục đích chính của giai đoạn này là hiểu rõ các vấn đề của hệ thống đang nghiên
cứu, xác định những nguyên nhân đích thực của vấn đề, xác định những đòi hỏi và
những ràng buộc đối với hệ thống và xác định mục tiêu mà hệ thống thông tin mới
phải đạt được.
Giai đoạn này được thực hiện sau khi có sự đánh giá thuận lợi về yêu cầu, bao gồm
các công đoạn sau: Lập kế hoạch phân tích chi tiết, nghiên cứu môi trường của hệ
thống đang tồn tại, nghiên cứu hệ thống thực tại, xác định các yếu tố giải pháp, đưa
ra chuẩn đoán chính xác, đánh giá lại tính khả thi, thay đổi đề xuất của dự án, chuẩn
bị và trình bày báo cáo phân tích chi tiết. Trong báo cáo phải đưa ra sơ đồ luồng
thông tin và sơ đồ luồng dữ liệu của hệ thống hiện tại.
Giai đoạn 3: Thiết kế logic
Là xác định các thành phần logic của một hệ thống thông tin, cho phép loại bỏ
những vấn đề của hệ thống thực tế và đạt được những mục tiêu đã thiết lập được ở
giai đoạn trước.
Mô hình logic phải được người sử dụng xem xét, bao gồm các công đoạn sau: Thiết
kế cơ sở dữ liệu, thiết kế xử lý, thiết kế các luồng dữ liệu vào, chỉnh sửa tài liệu cho
mức logic, hợp thức hóa mô hình logic.
Giai đoạn 4: Đề xuất các phương án của giải pháp
Là việc xây dựng các phương án khác nhau để cụ thể hoá mô hình logic. Mỗi
phương án là một phác họa của mô hình vật lý ngoài của hệ thống nhưng chưa phải
là chi tiết.


11

Các công đoạn cần phải làm: Xác định các ràng buộc tin học và ràng buộc tổ chức,
xây dựng các phương án của giải pháp, đánh giá các phương án của giải pháp,

chuẩn bị trình bày báo cáo của giai đoạn đề xuất phương án các giải pháp.
Giai đoạn 5: Thiết kế vật lý ngoài
Giai đoạn này được tiến hành sau khi một phương án giải pháp được lựa chọn.
Trong công việc này bao gồm tài liệu kết quả cần có là: tài liệu chứa đặc trưng của
hệ thống mới sẽ cần cho việc thực hiện kỹ thuật và tài liệu dành cho người sử dụng.
Các công đoạn chính gồm: Lập kế hoạch thiết kế vật lý ngoài, thiết kế chi tiết các
giao diện vào ra, thiết kế cách thức tương tác với phần tin học hoá, thiết kế các thủ
tục thủ công, chuẩn bị và trình bày báo cáo về thiết kế vật lý ngoài.
Giai đoạn 6: Triển khai kỹ thuật của hệ thống
Đây là bước tin học hóa của hệ thống thông tin, bao gồm những công đoạn sau: Lập kế
hoạch thực hiện kỹ thuật, thiết kế vật lý trong, lập trình, thử nghiệp hệ thống, chuẩn
bị tài liệu.
Giai đoạn 7: Cài đặt và khai thác
Đó là quá trình chuyển từ hệ thống cũ sang hệ thống mới, bao gồm công đoạn sau:
Lập kế hoạch cài đặt, chuyển đổi, khai thác và bảo trì, đánh giá.
1.1.2. Hệ thống thông tin kế toán :
1.1.2.1. Khái niệm về hệ thống thông tin kế toán:
Từ nhu cầu hoạt động động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp hàng ngày
có các nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Các nghiệp vụ này được hệ thống thông tin kế
toán phân tích, ghi chép và lưu trữ (chứng từ, sổ, thẻ, bảng…). Khi người sử dụng
có yêu cầu, hệ thống thông tin kế toán sẽ phân tích, tổng hợp và lập các báo cáo
thích hợp cung cấp cho người sử dụng thông tin.
Hệ thống thông tin kế toán là một bộ phận cấu thành quan trọng của hệ thống
thông tin quản lý trong doanh nghiệp bao gồm nguồn nhân lực, các phương tiện, các
phương pháp kế toán được tổ chức khoa học nhằm thu thập xử lí và cung cấp thông
tin về tình hình huy động và sử dụng vốn của doanh nghiệp cũng như kết quả hoạt
động kinh doanh của doanh nghiệp trong từng kỳ nhất định.


12

Hai chức năng của hệ thống thông tin kế toán là thông tin và kiểm tra.
Mục tiêu của hệ thống là cung cấp thông tin đầy đủ, chính xác, kịp thời về
tình hình tài chính doanh nghiệp, bao gồm những thông tin về tài sản, nguồn vốn,
quá trình kinh doanh và lưu chuyển tiền tệ trong doanh nghiệp.
Các yếu tố cơ bản của hệ thống thông tin kế toán có thể biểu diễn như sau:
ACCOUNTING INFORMATION SYSTEM (AIS)

Dữ
liệu
kế
toán

Phần
mềm

Phần
Cứng
Con
Người

Cơ sở
dữ liệu

Thông
tin Kế
toán

Các qui
trình thủ

tục

Hình 1.1 Mô hình Hệ thống thông tin kế toán trong điều kiện tin học hóa
- Dữ liệu đầu vào: Là các dữ liệu từ các hoạt động kinh tế phát sinh trong
doanh nghiệp như mua công cụ dụng cụ, cung cấp dịch vụ, thu tiền, các chi phí phát
sinh, trả lương ...
- Quy trình xử lý: Là một qui trình hoàn chỉnh bao gồm các giai đoạn cụ thể
từ việc thu thập thông tin về các dữ liệu kế toán, đến việc xử lý, phân tích, tổng hợp
các dữ liệu này để lập các báo cáo kế toán bằng hệ thống các phương pháp như:
phương pháp chứng từ, phương pháp tài khoản và ghi kép, phương pháp đo lương
đối tượng kế toán và phương pháp tổng hợp cân đối kế toán. Để thực hiện được các
quy trình trên đây đòi hỏi phải có sự tham gia của người có kỹ năng và trình độ
nghiệp vụ chuyên môn, được phân công và tổ chức một cách khoa học, hợp lý, với
sự hỗ trợ của các phương tiện phù hợp như thiết bị phần cứng, phần mềm, cơ sở dữ
liệu, sổ sách...)


13

- Đầu ra là các thông tin kế toán đáp ứng theo yêu cầu của người sử dụng,
bao gồm các đối tượng bên ngoài doanh nghiệp, các cấp quản trị cũng như phục vụ
hoạt động tác nghiệp tại các bộ phận bên trong doanh nghiệp
Trong các yếu tố của hệ thống thông tin kế toán, qui trình xử lý kế toán là
phức tạp nhất, vì vậy để hiểu rõ về hệ thống thông tin kế toán cần nắm được quy
trình xử lý kế toán trong một doanh nghiệp.
1.1.2.2. Qui trình xử lý kế toán trong doanh nghiệp
Với chức năng thông tin và kiểm tra tình hình tài sản, nguồn vốn và quá trình
kinh doanh, công tác kế toán tại một doanh nghiệp cần được tổ chức theo một quy
trình chặt chẽ và khoa học:
- Ghi nhận: là giai đoạn đầu tiên của quy trình kế toán, thực hiện chức năng

thu thập các dữ liệu liên quan đến các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh bên
trong và bên ngoài doanh nghiệp. Các nghiệp vụ kinh tế bên ngoài liên quan đến
các giao dịch giữa doanh nghiệp với các chủ thể độc lập ngoài doanh nghiệp như
người mua, người bán, ngân hàng, nhà nước, các tổ chức khác và các cá nhân. Các
nghiệp vụ kinh tế bên trong chính là quá trình kinh doanh diễn ra trong doanh
nghiệp. Các dữ liệu này được thể hiện trên các chứng từ kế toán, đây là minh chứng
khách quan cho sự hình thành các nghiệp vụ kinh tế và được xem là đầu vào của hệ
thống thông tin kế toán.
- Xử lý: Là giai đoạn thứ hai của quy trình kế toán. Trên cơ sở các dữ liệu
trên chứng từ, kế toán thực hiện việc xử lý và cung cấp thông tin theo yêu cầu của
quản lý. Để hạch toán và cung cấp thông tin tổng hợp về các đối tượng tổng hợp, kế
toán thực hiện việc ghi vào sổ cái. Nhằm cung cấp các thông tin chi tiết về tình hình
và sự biến động của từng đối tượng cụ thể, kế toán thực hiện việc theo dõi trên các
sổ chi tiết. Cuối kỳ kế toán thực hiện việc kiểm tra số liệu kế toán tổng hợp thông
qua việc lập Bảng cân đối tài khoản, đồng thời kiểm tra số liệu giữa kế toán tổng
hợp và kế toán chi tiết thông qua đối chiếu giữa sổ cái với các Bảng tổng hợp chi
tiết tương ứng.


14

- Báo cáo: Đây là giai đoạn cuối cùng trong quy trình kế toán, với đầu ra là
các báo cáo kế toán phục vụ cho nhu cầu thông tin của người sử dụng. Trên phương
diện kế toán tài chính, kế toán phải có nghĩa vụ lập các báo cáo tài chính hàng năm
gồm: Bảng cân đối kế toán, Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh, Báo cáo lưu
chuyển tiền tệ và Thuyết minh báo cáo tài chính. Ngoài ra kế toán còn lập các Báo
cáo kế toán quản trị và cung cấp thông tin nhanh phục vụ cho nhu cầu quản lý và tác
nghiệp tại các bộ phận của doanh nghiệp. Như các báo cáo về tiền, tình hình công
nợ của từng khách hàng , tình hình cung cấp dịch vụ, hàng hóa tại mỗi thời điểm…
1.1.3. Tổ chức dữ liệu của hệ thống thông tin kế toán

Hệ thống thông tin kế toán đóng vai trò quan trọng trong hệ thống thông tin
quản lý doanh nghiệp. Thông tin do kế toán cung cấp có ảnh hưởng đến hoạt động
của toàn doanh nghiệp nên việc tổ chức dữ liệu kế toán ban đầu, thực hiện xử lý và
cung cấp thông tin đòi hỏi phải chính xác, khoa học, hợp lý và có hiệu quả. Trong
điều kiện ứng dụng tin học vào công tác kế toán tại doanh nghiệp, các dữ liệu đầu
vào, các quy trình thủ tục xử lý cũng như các thông tin kết xuất đầu ra có những đặc
điểm khác biệt so với trường hợp kế toán thủ công:
1.1.3.1. Tổ chức dữ liệu kế toán trong điều kiện sử dụng phần mềm kế toán
Tổ chức dữ liệu kế toán trong điều kiện hạch toán bằng máy được thực hiện
theo qui trình sau đây:
- Tổ chức dữ liệu đầu vào: bao gồm dữ liệu khởi tạo ban đầu, dữ liệu phát
sinh trong kỳ hạch toán.
- Tổ chức các tập tin: Tập tin hệ thống, tập tin danh mục từ điển, tập tin biến
động, tập tin tồn và tập tin trung gian trong cơ sở dữ liệu kế toán .
- Tổ chức lập các báo cáo kế toán theo yêu cầu quản lý.


15

Hình 1.2 Qui trình xử lý thông tin trong điều kiện tin học hóa
Đầu vào của của hệ thống thông tin kế toán bao gồm những dữ liệu được
khởi tạo ban đầu trong quá trình chuẩn bị đưa phần mềm kế toán vào sử dụng và
những dữ liệu phát sinh trong suốt quá trình hạch toán.
Khởi tạo dữ liệu ban đầu là điểm xuất phát có một ý nghĩa quan trọng
trong quá trình thực hiện triển khai ứng dụng tin học hóa công tác kế toán tại một
doanh nghiệp, bao gồm bốn nội dung chủ yếu:
- Xác định và khai báo các thông số của hệ thống (những thông tin chung về DN,
hình thức sổ kế toán, những phương pháp kế toán áp dụng, các yêu cầu về hạch toán
và những thông tin cần khai thác.
- Xây dựng và khai báo các bộ mã (danh mục): Việc thiết kế, xây dựng và khai báo

các bộ mã cũng như mối quan hệ giữa các bộ mã chi tiết và bộ mã tổng hợp tương
ứng phải được tiến hành ngay khi bắt đầu triển khai tin học hóa công tác kế toán.
Trong quá trình khai thác sử dụng phần mềm kế toán, các đối tượng mới thường
xuyên được phát sinh thêm nên việc cập nhật thêm đối tượng cho các bộ mã hiện có
là một yêu cầu khách quan;
- Khai báo các số dư ban đầu: doanh nghiệp trước đây thực hiện hạch toán kế toán
bằng thủ công nay chuyển sang hạch toán sử dụng phần mềm cần phải “chuyển sổ”
sang hình thức hạch toán mới. Thực hiện việc “chuyển sổ” là xác định và cập nhật vào


16

cơ sở dữ liệu (CSDL) của kế toán tất cả những số dư đầu kỳ của tất cả các đối tượng
(tổng hợp và chi tiết) hiện đang được theo dõi, hạch toán tại doanh nghiệp.
- Phân quyền sử dụng phần mềm và quản trị hệ thống: Các phần mềm kế toán được
phân tích, thiết kế cho phép phân quyền để cập nhật, hiệu chỉnh, xử lý, tổng hợp,
truy xuất dữ liệu và bảo mật thông tin kế toán.
Bộ dữ liệu làm cơ sở đầu vào cho mỗi kỳ hạch toán: Dữ liệu phát sinh làm cơ
sở đầu vào cho mỗi kỳ hạch toán bao gồm các nội dung chính sau đây:
- Dữ liệu tồn cuối kỳ trước: Sau cuối mỗi kỳ kế toán, phần mềm sẽ tự động tổng
hợp dữ liệu và kết chuyển số dư cho kỳ kế toán sau. Như vậy, số liệu tồn ở cuối kỳ
trước của tất cả các đối tượng tổng hợp và chi tiết được tự động chuyển sang có thể
được xem là dữ liệu đầu vào của kỳ kế toán sau.
- Dữ liệu phát sinh trong kỳ: Dữ liệu đầu vào của hệ thống thông tin kế toán biểu
hiện trên các chứng từ kế toán thường được tiếp nhận từ các bộ phận chức năng
khác trong doanh nghiệp như bộ phận kinh doanh, sản xuất, quản lý vật tư, quản trị
nhân lực… hoặc phát sinh tại phòng kế toán như các nghiệp vụ thu chi tiền, theo dõi
và quản lý công nợ, tạm ứng, thanh toán…
Trong trường hợp phần mềm được thiết kế độc lập, không có sự kết nối với các hệ
thống thông tin của các bộ phận khác, nội dung của các chứng từ kế toán sau khi

được kiểm tra sẽ được cập nhật vào cơ sở dữ liệu kế toán thông qua giao diện nhập
liệu của phần mềm kế toán; Trường hợp phần mềm kế toán được tích hợp, kết nối
với các phần mềm quản lý của các hệ thống chức năng khác, khi đó hệ thống thông
tin của doanh nghiệp sẽ chia sẻ và sử dụng chung một cơ sở dữ liệu của toàn doanh
nghiệp. Các chứng từ phát sinh tại các bộ phận ngay lập tức được cập nhật vào cơ
sở dữ liệu thống nhất của doanh nghiệp thông qua mạng máy tính. Nhiệm vụ của kế
toán chỉ kiểm tra, đối chiếu và khai thác các dữ liệu đã được cập nhật từ các bộ
phận khác để tiếp tục xử lý chứ không cần phải nhập liệu chứng từ gốc từ các bộ
phận khác chuyển đến.
- Xử lý và cập nhật các bút toán “điều chỉnh” cuối kỳ: Trước khi tổng hợp và cung
cấp các thông tin trên các báo cáo, kế toán xử lý và cập nhật vào cơ sở dữ liệu kế


17

toán các bút toán điều chỉnh vào cuối kỳ liên quan đến việc phân bổ chi phí, trích
trước chi phí, lập dự phòng, hạch toán và phân bổ khấu hao tài sản cố định, xác định
các chi phí khoản phải trả, phân phối lợi nhuận…
Một số phần mềm kế toán hiện nay cho phép tự động kết chuyển chi phí, doanh thu
và xác định kết quả khi thực hiện tổng hợp. Tuy vậy, nhiều phần mềm không cho
phép tự động kết chuyển nên kế toán còn phải thực hiện các bút toán phân bổ và kết
chuyển chi phí, kết chuyển doanh thu và xác định kết quả.
Đầu ra của hệ thống thông tin kê toán bao gồm: sổ sách kế toán, báo cáo kế
toán, thông tin chi tiết về các đối tượng kế toán theo yêu cầu của người sử dụng và
các dữ liệu được sao lưu, kết chuyển cho kỳ hạch toán sau.
- Sổ sách kế toán: Trong điều kiện hạch toán kế toán thủ công, sổ sách kế toán là
phương tiện để ghi chép, xử lý, tổng hợp và lưu trữ các dữ liệu kế toán. Trong điều
kiện hạch toán tự động hóa, máy vi tính và các phần mềm kế toán cho phép ghi
nhận, xử lý và lưu trữ các dữ liệu kế toán trên các tập tin cơ sở dữ liệu. Tuy nhiên,
theo định kỳ hoặc khi kết thúc mỗi kỳ kế toán, phần mềm kế toán cho phép in ra

toàn bộ sổ sách kế toán để kiểm tra, xác nhận và lưu trữ giống như trong trường hợp
hạch toán thủ công. Doanh nghiệp có thể lựa chọn hình thức tổ chức sổ phù hợp để
in ấn lưu trữ.
- Báo cáo kế toán: Gồm các báo cáo tổng hợp và các báo cáo chi tiết phục vụ quá
trình quản lý và tác nghiệp cũng như cung cấp thông tin cho các đối tượng bên
ngoài doanh nghiệp. Tất cả kế toán đều cho phép kết xuất các báo cáo (Bảng cân
đối kế toán, Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh, Báo cáo lưu chuyển tiền tệ và
Thuyết minh báo cáo tài chính). Một số phần mềm cho phép người sử dụng thiết kế
mẫu báo cáo tài chính theo các mức độ chi tiết khác nhau của các chỉ tiêu.
- Thông tin chi tiết về các đối tượng kế toán: Về cơ bản, các phần mềm kế toán đều
cho phép khai thác tất cả các thông tin chi tiết thông qua việc in ra các sổ chi tiết
của các đối tượng, các báo cáo chi tiết và cung cấp các thông tin nghiệp vụ phục vụ
công tác quản lý của các cấp và của hoạt động tác nghiệp. Tuy nhiên, phụ thuộc vào
cách thức tổ chức dữ liệu, cũng như mức độ liên kết dữ liệu giữa bộ phận kế toán và


18

các bộ phận chuyên chức năng khác của doanh nghiệp, phần mềm cho phép truy
cập các thông tin chi tiết ở các mức độ khác nhau. Một số báo cáo chi tiết được định
dạng sẵn và có thể in ra ngay. Một số khác đòi hỏi người sử dụng phải biết cách vận
dụng và xử lý để có được các thông tin cần thiết.
- Sao lưu và kết chuyển dữ liệu cho kỳ sau: Cuối kỳ kế toán, phần mềm tự động sao
lưu và kết chuyển dữ liệu cho kỳ sau. Sao lưu dữ liệu là việc sao chép (backup) dữ
liệu kế toán sang các thiết bị lưu trữ khác nhằm đề phòng các sự cố kỹ thuật làm
mất dữ liệu. Kết chuyển dữ liệu cho kỳ sau là tạo ra các tập tin tồn mới và kết
chuyển các số dư, các dữ liệu có liên quan cho năm sau.
1.1.3.2. Tổ chức hệ thống thông tin kế toán theo phần hành và theo chu trình
a. Tổ chức hệ thống thông tin kế toán theo phần hành:
Nội dung của các phần trên đề cập đến việc tổ chức dữ liệu trong một phần

mềm kế toán độc lập, toàn bộ dữ liệu kế toán được phân loại xử lý theo từng đối
tượng nhất định. Cách tổ chức dữ liệu như vậy là tổ chức theo phần hành kế toán.
Trong tổ chức kế toán truyền thống, để theo dõi, hạch toán, quản lý và cung
cấp thông tin về các đối tượng kế toán, người ta thường tổ chức công tác kế toán
theo các phần hành như : kế toán tiền, kế toán vật tư hang hóa, kế toán công nợ, kế
toán chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm, kế toán tiêu thụ… Mỗi phần hành kế
toán có nhiệm vụ theo dõi, hạch toán và cung cấp thông tin về một hoặc một số đối
tượng nhất định và do một nhân viên kế toán phụ trách một cách độc lập, chịu trách
nhiệm thu thập kiểm tra , xử lý tất cả các chứng từ liên quan đến các nghiệp vụ tăng
giảm và ghi sổ theo từng đối tượng kế toán thuộc phần hành.
Việc tổ chức hệ thống thông tin kế toán theo phần hành giúp theo dõi và
cung cấp thông tin về số dư đầu kỳ (số lượng và giá trị), tình hình phát sinh tăng,
phát sinh giảm trong kỳ và số dư cuối kỳ của từng đối tượng.
Tuy nhiên Kế toán không phải là điểm khởi đầu mà thường ghi nhận, xử lý
kết quả của các hệ thống thông tin khác và các bộ phận chức năng đều cần thông tin
kế toán cung cấp nên hệ thống thông tin kế toán theo phần hành không thể khai thác


19

hay kế thừa dữ liệu và thông tin từ các bộ phận trong DN, hạn chế thông tin kế toán
hỗ trợ cho các bộ phận khác tác nghiệp, giảm hiệu quả công tác.
b. Tổ chức hệ thống thông tin kế toán theo chu trình
- Hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (Enterprise Resource
Planning - ERP) là một giải pháp tin học hóa, một phương thức quản lý. ERP là
phần mềm hợp nhất thông tin của nhiều bộ phận của một tổ chức trong một hệ
thống máy tính thống nhất. Thay vì việc sử dụng các cơ sở dữ liệu tách biệt của các
bộ phận, phòng ban khác nhau, doanh nghiệp dựa vào một cơ sở dữ liệu tập trung,
cho phép các bộ phận khác nhau có thể cùng truy nhập tới các nội dung thông tin
của công ty, tổ chức mình theo quyền truy cập thông tin được xác định trước bởi

người quản trị. Mục tiêu tổng quát của hệ thống này là đảm bảo các nguồn lực thích
hợp của doanh nghiệp như nhân lực, vật tư, máy móc và tiền bạc có sẵn với số
lượng đủ khi cần, bằng cách sử dụng các công cụ hoạch định và lên kế hoạch.
- Tổ chức thông tin kế toán theo chu trình: Trong quá trình hoạt động của các
doanh nghiệp, có những công việc được lặp đi lặp lại một cách thường xuyên, liên
tục theo một trình tự (chu trình) nhất định qua nhiều khâu, nhiều giai đoạn do nhiều
bộ phận, nhiều cá nhân tham gia thực hiện trong đó có sự tham gia tích cực của các
phần hành kế toán. Để đảm bảo các hoạt động được diễn ra một cách nhịp nhàng,
đồng bộ nhằm đạt được hiệu quả cao nhất cẩn phải phối hợp hoạt động giữa các
chức năng, bộ phận, cá nhân tham gia trong một chu trình.
Do vậy, cần thiết phải tổ chức trao đổi dữ liệu , thông tin một cách khoa học
giữa các bộ phận để công việc tiến hành một các xuyên suốt qua các công đoạn, là
cơ sở để xác định trách nhiệm cụ thể của từng bộ phận trong việc phối hợp thực
hiện nhiệm vụ, tránh chồng chéo, sai sót.
Trong điều kiện ứng dụng công nghệ thông tin, nhằm tăng cường chức năng
phối hợp, trao đổi dữ liệu và thông tin giữa các phần hành kế toán và giữa kế toán
với các bộ phận khác nhau trong doanh nghiệp, bên cạnh việc tổ chức theo từng
phần hành, cần thiết phải tổ chức hệ thống thông tin kế toán theo chu trình. Cách


20

tiếp cận này hướng đến phục vụ các đối tượng sử dụng thông tin kế toán trên cơ sở
xác định rõ mỗi loại thông tin kế toán cần thiết cho ai, cho bộ phận chức năng nào
trong một chu trình công tác. Từ đó tổ chức, ghi nhận, theo dõi, báo cáo hoặc phân
quyền truy cập để khai thác dữ liệu, thông tin đó một cách nhanh chóng, chính xác
nhất. Theo cách tiếp cận này, mỗi phần hành kế toán được xem là một hệ thống con
trong hệ thống thông tin kế toán, có đầu vào, quy trình xử lý và đầu ra.
Hoạt động chủ yếu trong một doanh nghiệp đều có thể tổ chức thành bốn chu
trình cơ bản gồm: chu trình doanh thu, chu trình cung ứng, chu trình chuyển đổi và

chu trình tài chính. Để đảm bảo các mối quan hệ phối hợp giữa các chức năng, bộ
phận trong mỗi chu trình cần phải xây dựng một hệ thống thông tin quản lý nói
chung và hệ thống thông tin kế toán nói riêng tương ứng trong từng chu trình. Theo
đó, bộ phận thực hiện công đoạn trước phải thông tin đầy đủ, kịp thời và chính xác
cho các bộ phận thực hiện công đoạn sau để các bộ phận này chủ động tiếp tục triển
khai công việc nhằm hoàn thành trọn vẹn chức năng của chu trình. Ngược lại, các
bộ phận thực hiện các bước công việc sau phải cung cấp các thông tin phản hồi cho
các bộ phận trước đó hoặc báo cáo kịp thời cho các cấp quản lý về tình hình và kết
quả thực hiện kế hoạch công tác.

1.2. Tổ chức thông tin trong chu trình doanh thu cung cấp dịch vụ
Trao đổi thông tin đóng vai trò rất quan trọng để thực hiện phối hợp nhịp
nhàng và hiệu quả giữa các cá nhân trong từng bộ phận cũng như giữa các bộ phận
với nhau, trong đó hệ thống thông tin kế toán nếu được tổ chức tốt sẽ đóng vai trò
quan trọng trong việc hỗ trợ bộ phận giao dịch, cung cấp dịch vụ kiểm tra hạn mức
tín dụng của khách hàng và khả năng cung cấp dịch vụ trước khi chấp nhận đặt
hàng của khách; xuất hóa đơn cho khách hàng chính xác và kịp thời; ghi nhận
doanh thu cung cấp dịch vụ và xác định kết quả tiêu thụ một cách chính xác theo
từng dịch vụ; theo dõi tình hình công nợ và thanh toán của từng khách hàng một
cách chi tiết theo từng hóa đơn; thu tiền (bao gồm tiền mặt và tiền gởi ngân hàng)
và kiểm soát toàn bộ các hoạt động để đảm bảo tuân thủ đúng các quy trình, thủ tục
đã được phê duyệt.