Tăng cường kiểm soát chi phí xây lắp tại Công ty Cổ phần Phát triển đô thị và Khu công nghiệp Quảng Nam – Đà Nẵng

MỤC LỤC
Trang phụ bìa
Lời cam đoan
Mục lục
Danh mục các chữ viết tắt
Danh mục các bảng
Danh mục các hình vẽ
MỞ ĐẦU................................................................................................................... 1
1. Tính cấp thiết của đề tài.........................................................................................1
2. Mục đích nghiên cứu.............................................................................................2
3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu.........................................................................2
4. Phương pháp nghiên cứu.......................................................................................2
5. Những đóng góp của luận văn...............................................................................3
6. Kết cấu của luận văn..............................................................................................3
CHƯƠNG 1
CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KIỂM SOÁT........................................................................4
CHI PHÍ XÂY LẮP TRONG DOANH NGHIỆP XÂY DỰNG................................4
1.1. Khái quát chung về hệ thống kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp xây dựng....4
1.1.1. Khái niệm về kiểm soát nội bộ và hệ thống kiểm soát nội bộ...........................4
1.1.1.1. Khái niệm về kiểm soát nội bộ......................................................................4
1.1.1.2. Khái niệm về hệ thống kiểm soát nội bộ.......................................................5
1.1.2. Vai trò, vị trí của hệ thống kiểm soát nội bộ....................................................6
1.1.3. Các nhân tố cấu thành hệ thống kiểm soát nội bộ...........................................6
1.1.3.1. Môi trường kiểm soát....................................................................................7
1.1.3.2. Hệ thống kế toán....................................................................................... 10
1.1.3.3. Thủ tục kiểm soát nội bộ..............................................................................12
1.2. Đặc điểm sản xuất trong doanh nghiệp xây dựng đối với công tác kiểm soát chi
phí............................................................................................................................ 12
1.3. Kiểm soát nội bộ về chi phí xây lắp trong doanh nghiệp xây dựng..................14

1.3.1. Nội dung chi phí và dự toán chi phí xây lắp công trình trong doanh nghiệp
xây dựng.................................................................................................................. 14
1.3.1.1. Nội dung chi phí trong doanh nghiệp xây dựng..........................................14
1.3.1.2. Dự toán chi phí xây lắp công trình trong doanh nghiệp xây dựng..............16
1.3.2. Kiểm soát nội bộ chi phí nguyên vật liệu trực tiếp.........................................17
1.3.2.1. Mục đích kiểm soát nội bộ chi phí nguyên vật liệu trực tiếp.......................17
1.3.2.2. Các bộ phận tham gia kiểm soát.................................................................18
1.3.2.3. Thủ tục kiểm soát CP NVLTT.....................................................................18
1.3.3. Kiểm soát nội bộ chi phí nhân công trực tiếp................................................20
1.3.3.1. Mục đích kiểm soát nội bộ CP NCTT..........................................................20
1.3.3.2. Các bộ phận tham gia kiểm soát.................................................................20
1.3.3.3. Thủ tục kiểm soát CP NCTT.......................................................................21
1.3.4. Kiểm soát nội bộ chi phí sử dụng máy thi công.............................................21
1.3.4.1. Mục đích kiểm soát nội bộ CP MTC...........................................................21
1.3.4.2. Các bộ phận tham gia kiểm soát.................................................................22
1.3.4.3. Thủ tục kiểm soát nội bộ CP MTC..............................................................23
1.3.5. Kiểm soát nội bộ chi phí sản xuất chung.......................................................24
1.3.5.1. Mục đích kiểm soát nội bộ CP SXC............................................................24
1.3.5.2. Các bộ phận tham gia kiểm soát.................................................................24
1.3.5.3. Thủ tục kiểm soát nội bộ CP SXC...............................................................25
KẾT LUẬN CHƯƠNG 1........................................................................................25
CHƯƠNG 2
THỰC TRẠNG KIỂM SOÁT CHI PHÍ XÂY LẮP TẠI.........................................27
CÔNG TY CP PHÁT TRIỂN ĐÔ THỊ VÀ KHU CÔNG........................................27
NGHIỆP QUẢNG NAM – ĐÀ NẴNG...................................................................27
2.1. Khái quát chung về Công ty Cổ phần Phát triển đô thị và Khu công nghiệp
Quảng Nam Đà Nẵng..............................................................................................27
2.1.1. Quá trình hình thành và phát triển của Công ty............................................27
Điện thoại: 0510.3852227.......................................................................................28

2.1.2. Chức năng và đặc điểm hoạt động kinh doanh của Công ty..........................28
2.1.3. Cơ cấu tổ chức và bộ máy quản lý của Công ty.............................................29
2.1.3.1. Tổ chức bộ máy quản lý tại công ty............................................................29
2.1.3.2. Tổ chức tại hiện trường thi công.................................................................31
2.1.3.3. Tổ chức kế toán tại công ty.........................................................................32
2.2. Thực tế công tác kiểm soát nội bộ chi phí xây lắp tại Công ty Cổ phần Phát
triển đô thị và Khu công nghiệp Quảng Nam - Đà Nẵng.........................................35
2.2.1. Môi trường kiểm soát chi phí xây lắp tại Công ty..........................................35
2.2.1.1. Đặc thù quản lý..........................................................................................36
2.2.1.2. Cơ cấu tổ chức............................................................................................36
2.2.1.3. Chính sách nhân sự....................................................................................37
2.2.1.4. Kế hoạch và dự toán xây dựng công trình..................................................37
2.2.2. Xây dựng dự toán chi phí sản xuất tại Công ty..............................................38
2.2.3. Tổ chức chứng từ, sổ sách kế toán và báo cáo kế toán tại công ty................43
2.2.3.1. Tổ chức chứng từ tại công ty......................................................................43
2.2.3.2. Tổ chức sổ sách và báo cáo kế toán tại công ty..........................................45
2.2.4. Kiểm soát nội bộ chi phí xây lắp tại công ty Cổ phần Phát triển đô thị và Khu
công nghiệp Quảng Nam – Đà Nẵng.......................................................................45
2.2.4.1. Kiểm soát nội bộ chi phí nguyên vật liệu trực tiếp tại Công ty...................46
2.2.4.2. Kiểm soát nội bộ chi phí nhân công trực tiếp tại công ty............................50
2.2.4.3. Kiểm soát nội bộ chi phí máy thi công tại công ty......................................51
2.2.4.4. Kiểm soát nội bộ chi phí sản xuất chung tại công ty...................................52
2.2.5. Đánh giá thực trạng kiểm soát chi phí xây lắp tại công ty Cổ phần Phát triển
đô thị và Khu công nghiệp Quảng Nam – Đà Nẵng................................................54
2.2.5.1. Những mặt ưu điểm....................................................................................54
2.2.5.2. Những mặt hạn chế.....................................................................................55
KẾT LUẬN CHƯƠNG 2........................................................................................56

CHƯƠNG 3
GIẢI PHÁP TĂNG CƯỜNG KIỂM SOÁT CHI PHÍ XÂY LẮP TẠI CÔNG TY
CỔ PHẦN PHÁT TRIỂN ĐÔ THỊ VÀ KHU CÔNG NGHIỆP QUẢNG NAM –
ĐÀ NẴNG............................................................................................................... 57
3.1. Giải pháp tăng cường kiểm soát chi phí xây lắp thông qua hoàn thiện môi
trường kiểm soát tại công ty....................................................................................57
3.1.1. Về cơ cấu tổ chức..........................................................................................57
3.1.2. Chính sách nhân sự.......................................................................................58
3.1.3. Công tác lập kế hoạch và phân tích chi phí xây lắp.......................................60
3.1.3.1. Kế hoạch chi phí ngắn hạn.........................................................................60
3.1.3.2. Phân tích chi phí xây lắp tại công trình.....................................................62
3.2. Giải pháp tăng cường kiểm soát chi phí xây lắp thông qua hoàn thiện quy trình
kiểm soát chi phí tại công ty....................................................................................66
3.2.1. Kiểm soát chi phí NVL trực tiếp.....................................................................66
3.2.1.1. Quy trình kiểm soát mua NVL nhập kho.....................................................66
3.2.1.2. Quy trình kiểm soát xuất và sử dụng NVL..................................................70
3.2.1.3. Kiểm soát việc xếp dỡ, bảo quản NVL........................................................71
3.2.2. Kiểm soát chi phí nhân công trực tiếp...........................................................73
3.2.3. Kiểm soát chi phí sử dụng MTC....................................................................75
3.2.4. Kiểm soát chi phí sản xuất chung..................................................................77
KẾT LUẬN CHƯƠNG 3........................................................................................79
KẾT LUẬN.............................................................................................................81
Danh mục tài liệu tham khảo
Quyết định giao đề tài luận văn (bản sao)
Phụ lục


1

MỞ ĐẦU

1. Tính cấp thiết của đề tài
Với xu thế hội nhập và phát triển, xây dựng cơ bản là ngành sản xuất vật chất
quan trọng của nền kinh tế, tạo ra cơ sở vật chất kỹ thuật để thực hiện quá trình
công nghiệp hóa – hiện đại hóa. Hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp xây lắp
không chỉ có ý nghĩa nội bộ mà còn có ý nghĩa xã hội hết sức to lớn. Môi trường đó
đòi hỏi các doanh nghiệp xây lắp phải không ngừng nâng cao năng lực quản lý, đổi
mới công nghệ để bắt nhịp với sự phát triển. Muốn vậy, các doanh nghiệp xây lắp
phải nỗ lực để tự khẳng định vị trí, chỗ đứng cho mình. Để quản lý tốt tình hình và
hiệu quả hoạt động xây lắp, các nhà quản lý phải đề ra những phương hướng, mục
tiêu cũng như những công cụ để phục vụ mục tiêu, phương hướng đó.
Kiểm soát nội bộ là bộ phận quan trọng giúp cho nhà quản lý kiểm tra, giám
sát được quá trình hoạt động. Trong đó kiểm soát chi phí là một vấn đề quan tâm
hàng đầu của các nhà quản lý doanh nghiệp. Việc kiểm soát chi phí tốt sẽ ngày càng
nâng cao chất lượng sản phẩm, hạ thấp giá thành, nhờ đó tạo dựng cho doanh nghiệp
một uy tín, hình ảnh – nhằm nâng cao sức cạnh tranh. Bên cạnh đó, kiểm soát chi
phí còn thể hiện quan điểm, thái độ, năng lực quản lý, điều hành của Ban giám đốc
nhằm chống lãng phí và thất thoát tài sản của doanh nghiệp.
Công ty cổ phần Phát triển đô thị và Khu công nghiệp Quảng Nam – Đà
Nẵng có chức năng chính là thi công xây dựng các công trình, hạng mục công trình.
Tuy đã có nhiều cố gắng trong công tác kiểm soát, nhưng thực tế trong những năm
qua công tác kiểm soát nói chung và kiểm soát chi phí xây lắp nói riêng vẫn còn bộc
lộ nhiều hạn chế, chưa đáp ứng được yêu cầu của công tác quản lý. Những điểm hạn
chế nổi bật trong quy trình kiểm soát chi phí sản xuất tại công ty: Đơn vị chưa hoàn
thiện môi trường làm việc tại các Ban chỉ huy công trình; chưa xây dựng trách
nhiệm cụ thể của từng đối tượng của bộ phận trực tiếp thi công các loại công trình
dẫn đến việc phát sinh tiêu cực, gian lận không được phát hiện kịp thời; Đơn vị chưa
lập kế hoạch chi phí xây lắp trong ngắn hạn dẫn đến việc phê duyệt cấp vật tư từng
đợt, ca máy thi công từng giai đoạn không được kiểm soát dẫn đến cấp thừa vật tư

2

gây ứ đọng vốn; Quy trình kiểm soát chi phí xây lắp còn chưa chặt chẽ, chưa xây
dựng được quy trình kiểm soát đối với chi phí sản xuất chung… Do đó việc tìm hiểu
công tác kiểm soát chi phí xây lắp thông qua hệ thống KSNB của Công ty để tìm
giải pháp tăng cường việc kiểm soát chi phí xây lắp, hạn chế tối đa thất thoát là vấn
đề cấp thiết.
Nhận thức được tầm quan trọng đó, tác giả đã nghiên cứu và chọn đề tài luận
văn thạc sĩ của mình với tiêu đề: “ Tăng cường kiểm soát chi phí xây lắp tại Công ty
Cổ phần Phát triển đô thị và Khu công nghiệp Quảng Nam – Đà Nẵng”.
2. Mục đích nghiên cứu
Về mặt lý luận: Luận văn tổng hợp những vấn đề lý luận cơ bản về kiểm soát
nội bộ chi phí xây lắp, đặc điểm của các doanh nghiệp xây lắp đối với công tác kiểm
soát nội bộ về chi phí xây lắp.
Về mặt thực tiễn: Luận văn nghiên cứu công tác kiểm soát nội bộ về chi phí
xây lắp tại Công ty Cổ phần Phát triển đô thị và Khu công nghiệp Quảng Nam - Đà
Nẵng trong điều kiện sản xuất hiện tại của công ty, qua đó vận dụng những đặc điểm
của ngành xây lắp nhằm tăng cường công tác kiểm soát nội bộ về chi phí xây lắp
cho công ty, chống thất thoát, lãng phí và nâng cao hiệu quả hoạt động sản xuất kinh
doanh cũng như sức cạnh tranh trong xu hướng phát triển hiện nay.
3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu
- Đối tượng nghiên cứu:
Đối tượng nghiên cứu của đề tài là những lý luận về nội dung, đặc điểm của
kiểm soát nội bộ về chi phí xây lắp trong doanh nghiệp.
- Phạm vi nghiên cứu:
Phạm vi nghiên cứu của đề tài là tại Công ty Cổ phần Phát triển đô thị và
Khu công nghiệp Quảng Nam – Đà Nẵng có chức năng sản xuất kinh doanh xây
lắp.
4. Phương pháp nghiên cứu
- Phỏng vấn trực tiếp: Giám đốc, Kế toán trưởng, Trưởng phòng kế hoạch –

kỹ thuật, Chỉ huy trưởng công trình, Giám sát thi công để tìm hiểu về môi trường


3

kiểm soát.
- Quan sát, tìm hiểu những vướng mắc, hạn chế của quy trình kiểm soát Chi
phí xây lắp trong quá trình thi công xây dựng các công trình, hạng mục công trình.
- Vận dụng lý thuyết về thủ tục, quy trình kiểm soát Chi phí xây lắp để mô tả,
giải thích và đề xuất các giải pháp.
5. Những đóng góp của luận văn
Trên cơ sở hệ thống hóa những vấn đề lý luận cơ bản về kiểm soát chi phí và
phân tích làm rõ thực trạng kiểm soát chi phí xây lắp tại Công ty CP Phát triển đô thị
và Khu công nghiệp Quảng Nam Đà Nẵng, luận văn đã có những đóng góp cụ thể
sau:
- Đánh giá thực trạng kiểm soát chi phí xây lắp; chỉ ra những mặt tồn tại, hạn
chế đối với kiểm soát chi phí xây lắp và lý giải được sự cần thiết phải tăng cường
kiểm soát chi phí xây lắp tại Công ty CP Phát triển đô thị và Khu công nghiệp
Quảng Nam Đà Nẵng.
- Đề xuất các giải pháp mang tính thực tiễn nhằm tăng cường kiểm soát chi
phí xây lắp tại Công ty CP Phát triển đô thị và Khu công nghiệp Quảng Nam Đà
Nẵng.
6. Kết cấu của luận văn
Chương 1. Cơ sở lý luận về kiểm soát Chi phí xây lắp trong doanh nghiệp
xây dựng
Chương 2. Thực trạng kiểm soát Chi phí xây lắp tại Công ty cổ phần Phát
triển đô thị và Khu công nghiệp Quảng Nam - Đà Nẵng
Chương 3. Giải pháp tăng cường kiểm soát Chi phí xây lắp tại Công ty cổ
phần Phát triển đô thị và Khu công nghiệp Quảng Nam - Đà Nẵng.

4

CHƯƠNG 1
CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KIỂM SOÁT
CHI PHÍ XÂY LẮP TRONG DOANH NGHIỆP XÂY DỰNG
1.1. Khái quát chung về hệ thống kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp xây
dựng
1.1.1. Khái niệm về kiểm soát nội bộ và hệ thống kiểm soát nội bộ
1.1.1.1. Khái niệm về kiểm soát nội bộ
Hoạt động sản xuất kinh doanh trong doanh nghiệp là một chuỗi các quy
trình nghiệp vụ đan xen nhau một cách có hệ thống, và ở bất kỳ khâu nào của các
quy trình nghiệp vụ cũng cần chức năng kiểm soát. Hoạt động kiểm soát luôn giữ
một vị trí quan trọng trong quá trình quản lý và điều hành kinh doanh. Thông qua
việc kiểm soát hữu hiệu, nhà quản lý có thể đánh giá và điều chỉnh việc thực hiện
nhằm đảm bảo đạt được các mục tiêu đề ra với hiệu suất cao nhất.
Theo Ủy ban thuộc Hội đồng quốc gia Hoa Kỳ về việc chống gian lận về báo
cáo tài chính (COSO) định nghĩa: “Kiểm soát nội bộ là một quá trình bị chi phối bởi
ban giám đốc, nhà quản lý và các nhân viên của đơn vị, được thiết kế để cung cấp
một sự đảm bảo hợp lý nhằm đạt được các mục tiêu sau đây:
Mục tiêu về sự hữu hiệu và hiệu quả của hoạt động
Mục tiêu về sự tin cậy của báo cáo tài chính
Mục tiêu về sự tuân thủ các luật lệ và quy định”
Kiểm soát nội bộ thường bao gồm hai lĩnh vực và được chia thành hai loại
chính: kiểm soát tổ chức và kiểm soát kế toán.
- Kiểm soát tổ chức: là các quy định, các thủ tục được thiết lập nhằm bảo
đảm sự tuân thủ và hiệu quả, hiệu năng của tổ chức đối với các chính sách, các kế
hoạch cũng như các quy định của pháp luật hiện hành; bảo đảm cho các hoạt động
được diễn ra theo mục tiêu quản lý; bảo đảm việc sử dụng các nguồn lực một cách
tiết kiệm và hiệu quả. Kiểm soát tổ chức chủ yếu hướng vào các hoạt động nhân sự,

tổ chức bộ máy, chất lượng, kỹ thuật cũng như các hoạt động nghiên cứu triển khai.


5

- Kiểm soát kế toán: là hệ thống các chế độ, các thủ tục được thiết lập nhằm
tập trung vào hệ thống cung cấp thông tin cho việc ra quyết định như hệ thống sổ
sách kế toán, báo cáo tài chính. Loại kiểm soát này đảm bảo cho tính tin cậy, tính
xác thực, tính toàn vẹn của thông tin tài chính và thông tin nghiệp vụ, đồng thời đây
cũng là những biện pháp nhằm bảo vệ tài sản của doanh nghiệp. Phù hợp với loại
kiểm soát kế toán là kiểm soát quản lý tài chính, kiểm soát nghiệp vụ kế toán v.v…
[5, tr. 26]
1.1.1.2. Khái niệm về hệ thống kiểm soát nội bộ
Quá trình quản lý bắt đầu từ việc lập kế hoạch và xây dựng các mục tiêu có
liên quan. Để đạt được các mục tiêu đề ra, nhà quản lý cần có những biện pháp,
hành động và thủ tục cần thiết, điều này chỉ có thể có được từ chức năng kiểm soát.
Chức năng kiểm soát luôn là một chức năng quan trọng tồn tại trong tất cả các khâu
của quá trình quản lý và công cụ chủ yếu để thực hiện chức năng kiểm soát của các
nhà quản lý doanh nghiệp là hệ thống kiểm soát nội bộ (Internal Control System).
Có nhiều quan niệm và định nghĩa về hệ thống kiểm soát nội bộ:
Theo chuẩn mực kiểm toán Quốc tế IAS 400: hệ thống kiểm soát nội bộ là
toàn bộ những chính sách và thủ tục do Ban giám đốc của doanh nghiệp thiết lập
nhằm đảm bảo việc quản lý chặt chẽ và sự hiệu quả của các hoạt động trong khả
năng có thể. Các thủ tục này đòi hỏi việc tuân thủ các chính sách quản lý, bảo quản
tài sản, ngăn ngừa và phát hiện gian lận hoặc sai sót, tính chính xác và đầy đủ của
các ghi chép kế toán và đảm bảo lập các báo cáo trong thời gian mong muốn.
Theo chuẩn mực kiểm toán Việt Nam VAS 400: hệ thống kiểm soát nội bộ là
các quy định và các thủ tục kiểm soát do đơn vị được kiểm toán xây dựng và áp
dụng nhằm đảm bảo cho đơn vị tuân thủ pháp luật và các quy định, để kiểm tra,
kiểm soát, ngăn ngừa và phát hiện gian lận, sai sót để lập báo cáo tài chính trung

thực và hợp lý; nhằm bảo vệ, quản lý và sử dụng có hiệu quả tài sản của đơn vị.
Theo Liên đoàn kế toán Quốc tế (IFAC): hệ thống kiểm soát nội bộ là một hệ
thống chính sách và thủ tục nhằm bốn mục tiêu sau:
- Bảo vệ tài sản của doanh nghiệp


6

- Bảo đảm độ tin cậy của các thông tin
- Bảo đảm việc thực hiện các chế độ pháp lý
- Bảo đảm hiệu quả của hoạt động
[2, tr. 86 – 87]
1.1.2. Vai trò, vị trí của hệ thống kiểm soát nội bộ
Chúng ta biết rằng quản lý là quá trình định hướng và tổ chức các hướng đã
định trên cơ sở các nguồn lực đã xác định nhằm đạt được hiệu quả tối ưu. Đây là
quá trình tác động có tổ chức của chủ thể quản lý và sự tác động này phụ thuộc rất
lớn vào công cụ quản lý cũng như việc tổ chức quá trình quản lý. Nhà quản lý phải
có những công cụ và đưa ra được các trình tự, các bước kiểm soát trong mọi hoạt
động của doanh nghiệp. Toàn bộ các chính sách, nội quy, quy chế cùng các thủ tục
kiểm soát được thiết lập để điều hành các hoạt động của doanh nghiệp chính là hai
mặt của hệ thống kiểm soát nội bộ.
Xây dựng được một hệ thống kiểm soát nội bộ vững mạnh sẽ giúp cho doanh
nghiệp giảm bớt rủi ro, gian lận, bảo đảm tính tin cậy của thông tin kế toán, tránh
được những sai sót của nhân viên có thể gây tổn hại cho doanh nghiệp, giúp nhà
quản lý sử dụng hiệu quả và tránh được sự lãng phí nguồn lực trong quá trình sản
xuất kinh doanh.
Có thể nói rằng hệ thống kiểm soát nội bộ có vai trò rất quan trọng trong
công tác quản lý, nó giúp cho nhà quản lý điều hành và kiểm soát tốt mọi hoạt động
diễn ra trong doanh nghiệp. Cũng chính vì vậy, hệ thống kiểm soát nội bộ trong
doanh nghiệp chiếm một vị trí vô cùng quan trọng và có ý nghĩa sống còn với doanh

nghiệp.
1.1.3. Các nhân tố cấu thành hệ thống kiểm soát nội bộ
Tùy thuộc vào loại hình hoạt động và quy mô tổ chức của các doanh nghiệp
mà hệ thống kiểm soát nội bộ được sử dụng khác nhau, tuy nhiên để hoạt động có
hiệu quả thì hệ thống này phải bao gồm các nhân tố cơ bản sau: Môi trường kiểm
soát, hệ thống kế toán và các thủ tục kiểm soát.


7

1.1.3.1. Môi trường kiểm soát
Môi trường kiểm soát tạo ra sắc thái chung của một tổ chức, thông qua việc
chi phối ý thức kiểm soát của các thành viên. Môi trường kiểm soát là nền tảng cho
tất cả các thành phần khác của kiểm soát nội bộ. Môi trường kiểm soát bao gồm
nhận thức, thái độ và hành động của người quản lý trong đơn vị đối với kiểm soát
và tầm quan trọng của kiểm soát. Môi trường kiểm soát có một ảnh hưởng quan
trọng đến quá trình thực hiện và kết quả của các thủ tục kiểm soát. Một môi trường
kiểm soát tốt có thể hạn chế phần nào sự thiếu sót của các thủ tục kiểm soát. Những
nhân tố của môi trường kiểm soát gồm:
* Các nhân tố bên trong
+ Đặc thù quản lý
Các nhà quản lý có vai trò quan trọng đối với doanh nghiệp vì các nhà quản
lý cao cấp là người quyết định và điều hành mọi hoạt động của đơn vị, vì thế quan
điểm đường lối quản trị cũng như tư cách của họ là vấn đề trung tâm của môi
trường kiểm soát. Nếu nhà quản lý có quan điểm kinh doanh trung thực, cạnh tranh
lành mạnh thì sẽ coi trọng tính trung thực của báo cáo tài chính (BCTC) làm cho
môi trường kiểm soát lành mạnh. Đối với phong cách quản lý này, nhà quản lý
trong quá trình kinh doanh sẽ rất thận trọng để giảm rủi ro cho các số liệu và thông
tin chính xác, đáng tin cậy. Vì vậy, các thủ tục được xây dựng hiệu quả. Ngược lại,
có những nhà quản lý luôn mong muốn đạt được lợi nhuận bằng mọi giá thì số liệu

trên BCTC sẽ không đáng tin cậy, sự gian lận trong quá trình kinh doanh và cung
cấp số liệu là không tránh khỏi.
Cơ cấu về quyền lực trong đơn vị cũng là vấn đề tiêu biểu của đặc thù quản
lý. Nếu quyền lực được tập trung vào người quản lý cao nhất thì môi trường kiểm
soát phụ thuộc vào quan điểm và phong cách điều hành của người này. Còn nếu
quyền lực được phân tán cho nhiều người thì vấn đề quan trọng là kiểm tra, giám sát
việc sử dụng quyền lực đã được phân quyền nhằm đề phòng trường hợp sử dụng
không hết quyền hạn được giao hoặc lạm dụng quyền hạn.
+ Cơ cấu tổ chức của đơn vị


8

Cơ cấu tổ chức được xây dựng hợp lý trong doanh nghiệp sẽ góp phần tạo ra
môi trường kiểm soát tốt. Cơ cấu tổ chức hợp lý đảm bảo một hệ thống xuyên suốt
từ trên xuống dưới trong việc ban hành các quyết định triển khai các quyết định đó
cũng như việc kiểm tra giám sát việc thực hiện các quyết định đó trong toàn bộ
doanh nghiệp.
Một cơ cấu tổ chức hợp lý phải thiết lập sự điều hành và kiểm soát trên toàn
bộ hoạt động và các lĩnh vực của doanh nghiệp sao cho không bị chồng chéo hoặc
bỏ trống: thực hiện sự phân chia tách bạch giữa các chức năng; bảo đảm sự độc lập
tương đối giữa các bộ phận, tạo khả năng kiểm tra, kiểm soát lẫn nhau trong thực
hiện các bước công việc.
+ Chính sách nhân sự
Sự phát triển của mọi đơn vị luôn gắn liền với đội ngũ nhân viên và họ luôn là
một nhân tố quan trọng trong môi trường kiểm soát cũng như chủ thể trực tiếp thực
hiện mọi thủ tục kiểm soát trong hoạt động của doanh nghiệp. Nếu nhân viên có
năng lực, đáng tin cậy thì nhiều quá trình kiểm soát có thể không cần thực hiện mà
vẫn đảm bảo các mục tiêu đề ra của kiểm soát nội bộ. Bên cạnh đó, mặc dù doanh
nghiệp có thiết kế và vận hành các chính sách và thủ tục kiểm soát chặt chẽ nhưng

với đội ngũ nhân viên kém năng lực trong công việc và thiếu trung thực về phẩm
chất đạo đức thì hệ thống kiểm soát nội bộ không phát huy được hiệu quả. Do đó,
cần có những chính sách cụ thể rõ ràng về tuyển dụng, đào tạo, sắp xếp, đề bạt và
khen thưởng, kỷ luật nhân viên. Việc đào tạo bố trí cán bộ và đề bạt nhân sự phải
phù hợp, đồng thời phải mang tính kế tục và liên tiếp.
+ Công tác kế hoạch
Hệ thống kế hoạch và dự toán, bao gồm các kế hoạch sản xuất, tiêu thụ, kế
hoạch hay dự toán đầu tư, sữa chữa tài sản cố định, đặc biệt là kế hoạch tài chính,…
Nếu việc lập và thực hiện kế hoạch được tiến hành khoa học và nghiêm túc thì hệ
thống kế hoạch và dự toán đó sẽ trở thành công cụ kiểm soát rất hữu hiệu. Vì vậy
trong thực tế các nhà quản lý thường quan tâm xem xét mức độ thực hiện kế hoạch,


9

theo dõi những nhân tố ảnh hưởng đến kế hoạch đã lập nhằm phát hiện những vấn
đề bất thường và xử lý điều chỉnh kế hoạch kịp thời.
+ Uỷ ban kiểm soát
Gồm những người trong bộ máy lãnh đạo cao nhất của đơn vị như thành viên
hội đồng quản trị. Các công ty cổ phần có qui môi lớn, uỷ ban này gồm từ 3-5
người, uỷ viên thường không phải là nhân viên công ty nhưng không kiêm nhiệm
chức vụ quản lý và am hiểu về lĩnh vực kiểm soát.
* Các nhân tố bên ngoài
Các nhân tố này bao gồm: Đường lối phát triển kinh tế của Nhà nước, các
chính sách, chỉ thị, quyết định của Chính phủ, của các cơ quan chức năng, các luật
và bộ luật kinh tế, chính sách tín dụng của các chủ nợ…
1.1.3.2. Hệ thống kế toán
Quá trình kiểm soát chi phí có thể được thực hiện tốt nếu các thông tin cung
cấp là trung thực và đáng tin cậy, đồng thời quá trình truyền thông tin được thực
hiện chính xác và kịp thời. Có thể thấy rằng thông tin là điều kiện không thể thiếu

cho việc thiết lập, duy trì và nâng cao năng lực kiểm soát trong doanh nghiệp thông
qua việc hình thành các báo cáo để cung cấp thông tin về hoạt động tài chính và sự
tuân thủ cho nội bộ và cho bên ngoài.
Hệ thống thông tin trong doanh nghiệp chủ yếu là thông tin từ hệ thống kế
toán, bao gồm: Hệ thống chứng từ kế toán, hệ thống tài khoản kế toán, hệ thống sổ
kế toán và hệ thống báo cáo kế toán. Thông qua việc quan sát, đối chiếu, tính toán
và ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, hệ thống kế toán không những cung
cấp thông tin cho việc quản lý mà còn có tác dụng kiểm soát nhiều mặt hoạt động
của doanh nghiệp. Chính vì vậy, hệ thống kế toán là một bộ phận cấu thành quan
trọng của hệ thống kiểm soát nội bộ. Một hệ thống kế toán hữu hiệu phải đảm bảo
những mục tiêu tổng quát sau đây được thực hiện:
- Tính có thực: cơ cấu kiểm soát không cho phép ghi chép những nghiệp vụ
không có thực vào sổ sách của doanh nghiệp.
- Tính đầy đủ: bảo đảm việc phản ánh trọn vẹn các nghiệp vụ kinh tế phát sinh.


10

- Sự phê chuẩn: bảo đảm cho mọi nghiệp vụ xảy ra phải được phê chuẩn hợp
lý.
- Sự đánh giá: bảo đảm không có sự sai phạm trong việc tính toán các khoản
giá và phí.
- Sự phân loại: bảo đảm các nghiệp vụ được ghi chép đúng theo sơ đồ tài
khoản và ghi nhận đúng đắn vào các loại sổ sách kế toán.
- Tính đúng kỳ: bảo đảm việc ghi sổ các nghiệp vụ phát sinh được thực hiện
kịp thời theo quy định.
- Quá trình chuyển sổ và tổng hợp chính xác: bảo đảm số liệu kế toán được ghi
vào sổ phải được tổng cộng và chuyển sổ đúng đắn, tổng hợp chính xác trên các báo
cáo tài chính của doanh nghiệp.
Xét về mặt quy trình, tính kiểm soát của hệ thống kế toán được thể hiện thông

qua ba giai đoạn của quá trình kế toán đó là: lập chứng từ kế toán, phản ánh vào sổ
kế toán và lập báo cáo kế toán.
* Lập chứng từ kế toán: là giai đoạn đầu tiên của quá trình xử lý số liệu kế
toán. Lập chứng từ đầy đủ, hợp lệ, hợp pháp và phản ánh trung thực mọi nghiệp vụ
kinh tế phát sinh thì sẽ giúp cho việc thực hiện chức năng kiểm soát trên nhiều
phương diện, nhất là bảo vệ tài sản không để bị thất thoát, ngăn ngừa các hành vi
lãng phí, gian lận, sử dụng không hiệu quả hoặc vượt quá thẩm quyền, điều này
giúp ngăn ngừa tình trạng sử dụng tài sản không đúng mục đích, giúp cho việc theo
dõi sự chuyển dịch của tài sản từ nơi này sang nơi khác.
* Phản ánh vào sổ kế toán: là giai đoạn chính trong quá trình xử lý số liệu kế
toán. Ở giai đoạn này, mọi nghiệp vụ phát sinh sẽ được ghi chép, phân loại, tính
toán, tổng hợp vào sổ kế toán. Sổ kế toán giúp các nhà quản lý thu thập được các
thông tin đáng tin cậy phục vụ cho việc ra các quyết định điều hành. Ngoài ra, sổ kế
toán còn giúp cho việc tổng hợp, lưu trữ thông tin được khoa học, có hệ thống và là
trung gian giữa chứng từ ban đầu và hệ thống báo cáo kế toán. Chính vì vậy, hệ
thống sổ kế toán có vai trò quan trọng trong hệ thống kiểm soát nội bộ.


11

* Lập báo cáo kế toán: là giai đoạn cuối cùng của quá trình xử lý thông tin kế
toán nhằm tổng hợp số liệu trên sổ kế toán. Thông tin thể hiện trên báo cáo kế toán
không đơn thuần chỉ là sự mang sang từ sổ kế toán mà nó phải phản ánh trung thực
tình hình tài chính và kết quả hoạt động của doanh nghiệp, đồng thời phải được
trình bày theo đúng các chuẩn mực kế toán và các quy định có liên quan.
1.1.3.3. Thủ tục kiểm soát nội bộ
Mỗi một đơn vị, tổ chức có những đặc thù riêng, từ cơ cấu tổ chức đến đặc
điểm kinh doanh. Để đạt được mục tiêu kiểm soát, các nhà quản lý phải xây dựng,
thiết kế và duy trì các thủ tục kiểm soát sao cho phù hợp với đặc điểm của đơn vị
mình. Do đó, các bước kiểm soát và cách thức kiểm soát có thể không giống nhau,

thậm chí rất khác nhau giữa các đơn vị và các loại nghiệp vụ.
Các thủ tục kiểm soát được thiết lập dựa trên ba nguyên tắc cơ bản sau:
* Nguyên tắc phân công, phân nhiệm: theo nguyên tắc này, quyền hạn và trách
nhiệm cần được phân chia cụ thể cho nhiều người trong một bộ phận hoặc nhiều bộ
phận khác nhau trong tổ chức. Mục đích của việc này là làm cho không có một cá
nhân hay bộ phận nào được thực hiện một nghiệp vụ trọn vẹn từ khâu đầu đến khâu
cuối. Cơ sở của nguyên tắc này là trong mọi hoạt động có nhiều người cùng làm
một công việc thì sai sót dễ phát hiện hơn và gian lận khó xảy ra hơn. Việc phân
công, phân nhiệm rõ ràng tạo sự chuyên môn hóa trong công việc, tạo cơ chế kiểm
tra, thúc đẩy lẫn nhau.
* Nguyên tắc bất kiêm nhiệm: nguyên tắc này đòi hỏi sự tách biệt về quyền
hạn và trách nhiệm đối với một số công việc có liên quan, nhằm ngăn ngừa các sai
phạm và hành vi lạm dụng quyền hạn như trách nhiệm thực hiện nghiệp vụ, trách
nhiệm bảo quản tài sản, trách nhiệm xét duyệt với trách nhiệm ghi chép sổ sách kế
toán; chức năng kế toán với chức năng tài chính; chức năng thực hiện với chức năng
kiểm soát… Nguyên tắc này xuất phát từ mối quan hệ đặc biệt giữa các trách nhiệm
với sự kiêm nhiệm dễ dẫn đến gian lận khó phát hiện.
* Nguyên tắc ủy quyền và phê chuẩn: theo nguyên tắc này, người quản lý đơn
vị không thể giải quyết mọi công việc sự vụ trong đơn vị mà phải ủy quyền cho cấp


12

dưới thay mặt quyết định một số công việc trong phạm vi nhất định. Tuy ủy quyền
cho cấp dưới quyết định nhưng người quản lý đơn vị vẫn phải chịu trách nhiệm về
công việc đó và vẫn phải duy trì một sự kiểm tra nhất định. Quá trình ủy quyền tiếp
tục được thực hiện đối với các cấp thấp hơn tạo nên một hệ thống phân chia trách
nhiệm và quyền hạn giữa các cấp song vẫn đảm bảo tính tập trung của đơn vị.
Thông thường các thủ tục kiểm soát được thiết kế bao gồm các biện pháp sau:
* Kiểm soát vật chất đối với tài sản và sổ sách: biện pháp quan trọng để bảo vệ

tài sản, tài liệu kế toán và các thông tin khác là áp dụng những thể thức kiểm soát
vật chất chẳng hạn như xây dựng nhà kho, trang bị hệ thống báo cháy, sử dụng tủ
sắt… Ngoài ra, cần phải hạn chế sự tiếp cận trực tiếp với tài sản, sổ sách của doanh
nghiệp khi chưa được phép của người quản lý.
* Kiểm soát độc lập việc thực hiện: là việc kiểm tra thường xuyên và liên tục
của những kiểm soát viên độc lập với đối tượng bị kiểm tra nhằm xem xét bốn loại
thủ tục kiểm soát nêu trên. Chẳng hạn như đơn vị đã áp dụng nguyên tắc bất kiêm
nhiệm, nhưng không thể loại trừ tuyệt đối khả năng có thể xảy ra sự thông đồng
giữa những nhân viên đảm nhận các phần hành khác nhau để tham ô tài sản.
* Định dạng trước: đây là thủ tục kiểm soát hữu hiệu khi doanh nghiệp áp
dụng rộng rãi chương trình máy tính vào công tác quản lý.
* Sử dụng chỉ tiêu: tức lượng hóa tất cả các mục tiêu mà công ty đặt ra cho các
cá nhân và bộ phận thành các chỉ tiêu và sau đó sẽ kiểm soát theo các chỉ tiêu này.
[1, tr. 67 – 69]
1.2. Đặc điểm sản xuất trong doanh nghiệp xây dựng đối với công tác kiểm
soát chi phí
Xây dựng cơ bản (XDCB) là ngành sản xuất vật chất có vị trí hết sức quan
trọng trong nền kinh tế của mỗi quốc gia, góp phần tạo nên năng lực sản xuất cho
các ngành, các lĩnh vực khác trong nền kinh tế, tạo điều kiện cho các ngành, các
lĩnh vực đó ngày càng phát triển cũng như sự phát triển chung của toàn xã hội.
Doanh nghiệp xây dựng là các tổ chức kinh tế có tư cách pháp nhân và có đủ
điều kiện để thực hiện những công việc có liên quan đến quá trình xây dựng và lắp
đặt thiết bị các công trình như: xí nghiệp xây dựng; công ty xây dựng; công ty lắp


13

máy; công ty phát triển đô thị… Các đơn vị này, tuy khác nhau về quy mô sản xuất,
hình thức quản lý nhưng đều là những tổ chức hạch toán kinh tế độc lập có chức
năng nhận thầu xây lắp các công trình XDCB.

Hoạt động sản xuất xây lắp có những đặc điểm sau:
- Thứ nhất, sản xuất xây lắp mang tính chất riêng lẻ: sản phẩm xây lắp không
có sản phẩm nào giống sản phẩm nào, mỗi sản phẩm có yêu cầu về mặt thiết kế mỹ
thuật, kết cấu hình thức, địa điểm xây dựng khác nhau. Chính vì vậy, mỗi sản phẩm
xây lắp đều có yêu cầu về tổ chức quản lý, tổ chức thi công và biện pháp thi công
phù hợp với từng đặc điểm của từng công trình cụ thể, có như vậy việc sản xuất thi
công mới mang lại hiệu quả cao và đảm bảo cho sản xuất liên tục. Do sản phẩm có
tính chất đơn lẻ và chủ yếu được thực hiện theo từng hợp đồng ký kết nên chi phí
thi công cũng hoàn toàn khác nhau giữa các công trình, ngay cả khi công trình thi
công theo thiết kế mẫu nhưng được xây dựng ở những địa điểm khác nhau với điều
kiện thi công khác nhau thì chi phí bỏ ra cũng khác nhau.
- Thứ hai, sản phẩm xây dựng có giá trị lớn, khối lượng công trình lớn, thời
gian thi công tương đối dài. Trong thời gian thi công xây dựng có thể chưa tạo ra
sản phẩm nhưng lại sử dụng nhiều vật tư, nhân lực, do đó khi lập kế hoạch XDCB
cần cân nhắc, thận trọng, nêu rõ các yêu cầu về vật tư, tiền vốn, nhân công. Việc
quản lý theo dõi quá trình sản xuất thi công phải chặt chẽ, đảm bảo sử dụng vốn tiết
kiệm, đảm bảo chất lượng thi công công trình
- Thứ ba, thời gian sử dụng sản phẩm xây lắp tương đối dài: các công trình
XDCB thường có thời gian sử dụng dài nên mọi sai lầm trong quá trình thi công
thường khó sữa chữa, thông thường phải phá để làm lại đúng theo hồ sơ thiết kế. Sai
lầm trong XDCB vừa gây lãng phí, vừa để lại hậu quả có khi rất nghiêm trọng, lâu
dài và khó khắc phục. Do đặc điểm này mà trong quá trình thi công cần phải thường
xuyên giám sát, kiểm tra chất lượng công trình.
- Thứ tư, sản phẩm xây dựng cơ bản được sử dụng tại chỗ, địa điểm xây dựng
luôn thay đổi theo địa bàn thi công nên chi phí thay đổi theo từng vùng lãnh thổ và
ảnh hưởng lớn đến doanh nghiệp. Chính vì vậy, công tác kiểm soát phải đủ mạnh để


14

hạn chế đến mức thấp nhất những rủi ro, đặc biệt chú trọng đến công tác dự báo, dự
phòng.
- Thứ năm, sản xuất XDCB thường diễn ra ngoài trời, chịu tác động trực tiếp
bởi điều kiện môi trường, thiên nhiên, thời tiết. Do đó, việc thi công xây lắp ở mức
độ nào đó mang tính chất thời vụ. Do đặc điểm này trong quá trình thi công xây lắp
cần tổ chức quản lý lao động, vật tư chặt chẽ, đảm bảo thi công nhanh, đúng tiến độ
khi điều kiện môi trường thời tiết thuận lợi. Trong điều kiện thời tiết không thuận
lợi ảnh hưởng đến chất lượng thi công, có thể phát sinh các khối lượng công trình
phải phá đi làm lại và các thiệt hại phát sinh do ngừng sản xuất, doanh nghiệp cần
có kế hoạch điều độ cho phù hợp nhằm tiết kiệm chi phí.
1.3. Kiểm soát nội bộ về chi phí xây lắp trong doanh nghiệp xây dựng
1.3.1. Nội dung chi phí và dự toán chi phí xây lắp công trình trong doanh
nghiệp xây dựng
1.3.1.1. Nội dung chi phí trong doanh nghiệp xây dựng
Chi phí xây lắp là biểu hiện bằng tiền của toàn bộ hao phí về lao động sống và
lao động vật hóa cần thiết để xây dựng mới hoặc cải tạo, mở rộng hay trang bị lại kỹ
thuật công trình mà doanh nghiệp xây lắp đã chi ra trong một kỳ nhất định (quý,
năm). Trong doanh nghiệp xây dựng thì chi phí phát sinh chủ yếu và chiếm tỷ trọng
lớn nhất là chi phí các công trình xây dựng, gồm các chi phí sau:
* Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp (CP NVLTT): là những chi phí về vật liệu
chính, vật liệu phụ, các cấu kiện hoặc các bộ phận rời, vật liệu luân chuyển tham gia
cấu thành thực thể sản phẩm xây lắp hoặc giúp cho việc thực hiện và hoàn thành
khối lượng xây lắp như: gạch, gỗ, cát, sắt thép, xi măng…
* Chi phí nhân công trực tiếp (CP NCTT): là các chi phí cho lao động trực tiếp
tham gia vào quá trình hoạt động xây lắp bao gồm: tiền lương, tiền công phải trả
cho số ngày công lao động của công nhân trực tiếp thực hiện khối lượng công tác
xây lắp, công nhân phục vụ xây lắp kể cả công nhân vận chuyển, bốc dỡ vật liệu
trong phạm vi mặt bằng xây lắp và công nhân chuẩn bị, kết thúc dọn hiện trường thi
công, không phân biệt công nhân thuộc quyền quản lý của doanh nghiệp hay thuê

15

ngoài. Chi phí nhân công trực tiếp không bao gồm các khoản trích bảo hiểm xã hội;
bảo hiểm y tế; kinh phí công đoàn; bảo hiểm thất nghiệp theo tỷ lệ quy định hiện
hành của Nhà nước.
* Chi phí sử dụng máy thi công: Máy móc thi công là các loại xe máy có động
cơ được sử dụng trực tiếp để thi công xây lắp các công trình xây dựng như: máy
trộn bê tông, hồ vữa, máy đào đất, xúc đất, ô tô vận chuyển đất đá trong công
trường… Các loại phương tiện máy thi công này doanh nghiệp xây dựng có thể thuê
ở bên ngoài hoặc tự trang bị để khai thác sử dụng lâu dài trong quá trình sản xuất
kinh doanh của mình. Chi phí sử dụng máy thi công là toàn bộ các chi phí về vật
liệu, nhân công và các chi phí khác có liên quan đến quá trình sử dụng máy cho các
công trình xây lắp như:
- Lương chính, lương phụ, phụ cấp lương của công nhân điều khiển máy thi
công
- Chi phí vật liệu: nhiên liệu, vật liệu khác phục vụ xe máy thi công
- Chi phí khấu hao tài sản cố định và máy móc thi công
- Chi phí về công cụ dụng cụ phục vụ cho máy móc thi công
- Chi phí dịch vụ thuê ngoài: về sửa chữa, bảo hiểm, tiền thuê tài sản cố định
(TSCĐ), chi phí trả cho nhà thầu phụ, chi phí điện nước liên quan đến vận hành
máy móc thi công, chi phí vận chuyển máy thi công,… và các chi phí bằng tiền
khác.
* Chi phí sản xuất chung (CP SXC): là những chi phí có liên quan đến việc tổ
chức, phục vụ và quản lý thi công của các đội thi công xây lắp và ở các công trường
xây dựng.
- CP SXC phải được tổ chức hạch toán cho từng công trình, HMCT và phải chi
tiết theo từng khoản mục quy định.
- Trong trường hợp CP SXC liên quan đến nhiều công trình, HMCT thì phải
tiến hành phân bổ CP SXC cho các công trình, HMCT theo tỷ lệ với CP NCTT,…

- Khi hạch toán phải thường xuyên kiểm tra tình hình thực hiện định mức về
CP SXC và các khoản ghi giảm CP SXC.


16

1.3.1.2. Dự toán chi phí xây lắp công trình trong doanh nghiệp xây dựng
Dự toán xây dựng công trình được xác định theo công trình xây dựng. Dự
toán xây dựng công trình bao gồm dự toán xây dựng các hạng mục, dự toán các
công việc của các hạng mục thuộc công trình. Dự toán xây dựng công trình được
lập trên cơ sở khối lượng xác định theo thiết kế kỹ thuật hoặc thiết kế bản vẽ thi
công, nhiệm vụ công việc phải thực hiện của công trình và đơn giá xây dựng công
trình, định mức chi phí tính theo tỷ lệ phần trăm (%) (định mức tỷ lệ) cần thiết để
thực hiện khối lượng, nhiệm vụ công việc đó.
Nội dung dự toán xây dựng công trình bao gồm:
* Chi phí xây dựng: trong dự toán công trình được lập cho các công trình
chính, các công trình phụ trợ, các công trình tạm phục vụ thi công, nhà tạm tại hiện
trường để ở và điều hành thi công. Chi phí xây dựng được xác định bằng dự toán.
- Chi phí trực tiếp bao gồm: chi phí vật liệu, chi phí nhân công, chi phí sử dụng
máy thi công và trực tiếp phí khác. Trong đó, chi phí vật liệu, chi phí nhân công, chi
phí sử dụng máy thi công được xác định trên cơ sở khối lượng theo thiết kế và đơn
giá của công tác xây dựng tương ứng. Trực tiếp phí khác như chi phí bơm nước, thí
nghiệm vật liệu… được tính bằng 1,5% trên tổng chi phí vật liệu, nhân công và máy
thi công.
- Chi phí chung bao gồm: chi phí quản lý và điều hành sản xuất tại công
trường của doanh nghiệp xây dựng, chi phí phục vụ công nhân, chi phí phục vụ thi
công tại công trường và một số chi phí khác.
* Chi phí thiết bị:
- Chi phí mua sắm thiết bị bao gồm cả chi phí đào tạo và chuyển giao công
nghệ (nếu có): chi phí này được xác định theo số lượng, chủng loại từng loại thiết bị

hoặc toàn bộ dây chuyền công nghệ và giá một tấn, một cái hoặc toàn bộ dây
chuyền thiết bị tương ứng. Đối với những thiết bị chưa xác định được giá có thể tạm
tính theo báo giá của nhà cung cấp, nhà sản xuất hoặc giá những thiết bị tương tự có
ở thị trường tại thời điểm tính toán.


17

- Chi phí lắp đặt thiết bị và thí nghiệm, hiệu chỉnh (nếu có) bao gồm: chi phí
trực tiếp ( vật liệu, nhân công, máy thi công và trực tiếp phí khác)
* Chi phí khác của dự toán công trình bao gồm: chi phí khảo sát xây dựng, chi
phí thiết kế xây dựng công trình, chi phí thi tuyển kiến trúc (nếu có); chi phí lập
định mức, đơn giá (nếu có).
* Chi phí dự phòng: chi phí dự phòng trong dự toán công trình được tính bằng
tỷ lệ % trên tổng chi phí xây dựng, chi phí thiết bị và chi phí khác nhưng tối đa
không quá 10%.
1.3.2. Kiểm soát nội bộ chi phí nguyên vật liệu trực tiếp
1.3.2.1. Mục đích kiểm soát nội bộ chi phí nguyên vật liệu trực tiếp
Đối với ngành xây dựng, chi phí nguyên vật liệu là chi phí chiếm tỷ trọng lớn
trong chi phí trực tiếp xây lắp công trình, nên các sai phạm về chi phí nguyên vật
liệu thường ảnh hưởng rất lớn đến chất lượng công trình, giá thành sản phẩm xây
dựng và kết quả kinh doanh.
Do vậy kiểm soát nội bộ về chi phí nguyên vật liệu được thiết lập nhằm có tác
dụng trên cả hai phương diện:
* Kiểm soát vật chất: hệ thống KSNB hữu hiệu sẽ giúp ngăn ngừa mất mát, hư
hỏng hoặc sử dụng lãng phí nguyên vật liệu. Việc sử dụng các khu vực, kho hàng
riêng biệt, hạn chế ra vào kho là một thủ tục kiểm soát chủ yếu để bảo vệ nguyên
vật liệu. Ngoài ra sự phân chia trách nhiệm cụ thể trong quản lý cho từng cá nhân
cũng là điều hết sức cần thiết.
* Kiểm soát quá trình ghi chép: các chứng từ được đánh số trước, được xét

duyệt trước khi cho phép NVL vận động sẽ có tác dụng bảo vệ NVL, không để sử
dụng sai mục đích. Mặt khác, quá trình ghi chép sổ sách phải tách biệt với những
người thực hiện chi phí NVL. Sổ sách tổng hợp, chi tiết chi phí NVL phải được theo
dõi cụ thể theo từng nội dung chi phí cũng như phải tách biệt trách nhiệm của các
bộ phận quản lý để có cơ sở điều tra khi phát sinh chênh lệch giữa số liệu kiểm kê
và sổ sách.


18

Như vậy KSNB chi phí NVL gồm hai quá trình có liên quan chặt chẽ với
nhau, vì thế đơn vị cần phải kiểm soát cả về vận động vật chất lẫn sự vận động
của các chi phí có liên quan. Điều quan trọng là việc ghi sổ chi phí và quá trình
vận động của NVL được trình bày trên sổ sách phải phù hợp với sự vận động về
vật chất và các quá trình xử lý.
1.3.2.2. Các bộ phận tham gia kiểm soát
Các doanh nghiệp cần tổ chức tốt các bộ phận tham gia trong các khâu quản lý
và trực tiếp thực hiện từng công việc:
* Phòng kế hoạch vật tư, phòng kế toán, phòng kỹ thuật: xây dựng kế hoạch
mua sắm, xét duyệt mọi nghiệp vụ mua hàng, đảm bảo hợp lý về giá cả, chất lượng
NVL được mua, mục đích mua. Bộ phận mua hàng có nhiệm vụ tổ chức mua NVL
theo đúng kế hoạch được duyệt. Bộ phận kế toán thanh toán có chức năng theo dõi,
ghi chép trên sổ sách kế toán và thanh toán tiền cho nhà cung cấp.
* Bộ phận nhận hàng: có chức năng nhận, đếm, kiểm tra chất lượng NVL và
lập phiếu nhập kho.
* Thủ kho: có chức năng bảo quản về mặt hiện vật NVL tồn kho của doanh
nghiệp.
* Bộ phận thi công: mỗi công trình cần thiết phải lập các nội quy, quy trình thi
công để theo dõi khối lượng, chất lượng công trình, kiểm soát phế liệu, NVL thu hồi
và bảo vệ NVL.

1.3.2.3. Thủ tục kiểm soát CP NVLTT
* Khâu mua NVL
- Phải có sự phân chia trách nhiệm giữa bộ phận duyệt mua và bộ phận thực
hiện nghiệp vụ mua NVL, giữa bộ phận xuất NVL với bộ phận kế toán vật tư. Các
bộ phận này phải thực hiện độc lập nhau.
- Ban hành một số chính sách mua NVL:
+ Tăng cường giao dịch tìm kiếm nhà cung cấp mới, tạo sự cạnh tranh giữa các
nhà cung cấp với nhau thì doanh nghiệp sẽ mua được NVL với giá rẻ hơn nhưng
vẫn đảm bảo về chất lượng và chủng loại.


19

+ Các thủ tục mua NVL bao gồm: phiếu đề nghị mua NVL, duyệt mua NVL
phải được phê chuẩn đầy đủ. Các chứng từ mua NVL như hóa đơn GTGT, hóa đơn
tiền vận chuyển phải hợp lý, hợp lệ, hợp pháp và được lưu ở phòng kế toán.
+ Quá trình giao nhận NVL phải được thực hiện tại kho nhà cung cấp, vận
chuyển đến kho công ty và giao cho thủ kho ký nhận, mọi mất mát thiếu hụt đều do
nhân viên mua NVL chịu trách nhiệm quản lý.
* Khâu nhập, xuất, tồn NVL
- Nhập NVL: khi mua về sẽ được thủ kho tiến hành kiểm tra số lượng, chất
lượng, chủng loại như đã ghi trên hóa đơn và nhập vào kho. Sau đó ghi vào phiếu
nhập kho, gửi về phòng kế toán một liên để hạch toán.
- Xuất NVL: thủ kho chỉ xuất NVL khi nhận được giấy đề nghị xuất vật tư có
chữ ký của trưởng phòng kế hoạch vật tư. Tiến hành xuất NVL theo số lượng được
duyệt và lập phiếu xuất kho, gửi về phòng kế toán một liên để hạch toán.
- Tồn kho NVL: thủ kho luôn phải theo dõi chặt chẽ số lượng tồn kho NVL,
báo cáo tình hình nhập – xuất – tồn cho phòng kế hoạch vật tư. Phòng kế hoạch vật
tư sẽ có đề nghị mua NVL khi cần thiết dựa vào mức dự trữ tồn kho NVL nhằm tiết
kiệm chi phí lưu kho, cung ứng kịp thời vật tư phục vụ cho thi công xây lắp diễn ra

liên tục.
* Khâu sử dụng NVL
NVL khi được sử dụng trực tiếp cho quá trình xây lắp phải được ban quản lý
công trình theo dõi chặt chẽ. Đây là giai đoạn xảy ra nhiều gian lận nhất, vật tư có
thể bị pha trộn không đúng theo định mức, dự toán, sử dụng không tiết kiệm hoặc
dễ bị mất cắp. Đây là những yếu tố chủ quan làm tăng chi phí xây lắp, chất lượng
công trình kém.
* Khâu bảo quản vật tư: ban quản lý phải thường xuyên kiểm kê đột xuất
vật tư thực tế tồn kho đối chiếu với sổ sách kế toán nhằm phát hiện trường hợp
thủ kho có thể lạm dụng vật tư, sử dụng sai mục đích. Đồng thời kiểm tra chặt
chẽ khâu hạch toán CP NVLTT vì rất có thể xảy ra gian lận hay nhầm lẫn khi


20

xuất vật tư ra dùng hoặc dùng không hết cho quá trình sản xuất nhưng vẫn được
hạch toán toàn bộ vào CP NVLTT.
1.3.3. Kiểm soát nội bộ chi phí nhân công trực tiếp
1.3.3.1. Mục đích kiểm soát nội bộ CP NCTT
Chi phí nhân công là một trong những khoản mục chi phí trực tiếp của giá
thành sản phẩm xây lắp. Đây là một khoản chi phí lớn do đó việc tính toán sai chi
phí tiền lương sẽ ảnh hưởng đến hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.
Mặt khác, chi phí tiền lương là lĩnh vực có thể xảy ra các hình thức gian lận làm cho
một lượng tiền lớn của doanh nghiệp bị sử dụng kém hiệu quả hoặc bị thất thoát. Vì
vậy mục đích của KSNB chi phí tiền lương nhằm đảm bảo các vấn đề sau:
- Tổng chi phí nhân công thực tế phát sinh không vượt quá so với dự toán CP
NCTT.
- Đảm bảo hiệu quả việc quản lý thời gian lao động, số lượng lao động cũng
như tiền lương lao động.
- Đảm bảo độ tin cậy của các thông tin liên quan đến chi phí tiền lương.

- Chi phí tiền lương được phản ánh là có thật, đầy đủ, chính xác, được đánh giá
đúng, phù hợp với chuẩn mực và chế độ kế toán hiện hành.
1.3.3.2. Các bộ phận tham gia kiểm soát
* Quản lý nhân sự: thực hiện chức năng theo dõi nhân sự như tuyển dụng lao
động, theo dõi và gửi các quyết định thay đổi mức lương cho các cá nhân hoặc bộ
phận liên quan.
* Kiểm soát bộ phận lao động: quản lý các bộ phận sử dụng lao động, họ thực
hiện chức năng theo dõi lao động, ký duyệt các chứng từ xử lý lao động trong quy
trình xử lý tiền lương.
* Bộ phận tính và ghi chép lương: thực hiện chức năng tính tiền lương phải trả
cho từng nhân viên, ghi sổ theo dõi cho từng nhân viên và lập báo cáo tiền lương
cho người quản lý cũng như Nhà nước.


21

1.3.3.3. Thủ tục kiểm soát CP NCTT
Một cách hữu hiệu để kiểm soát chi phí tiền lương là hoạch định theo dõi việc
thực hiện các kế hoạch tiền lương. Hàng tháng, phòng kế toán sẽ tổng hợp, so sánh
chi phí tiền lương thực tế với các cơ sở tính lương: lao động thực tế tại từng bộ
phận, thời gian làm việc, đơn giá tiền lương, hệ số lương…, so sánh tiền lương thực
tế với kế hoạch. Mọi sự khác biệt trọng yếu cần được phát hiện kịp thời.
Thực hiện sự phân công phân nhiệm trong công tác về tiền lương giữa các bộ
phận chức năng: theo dõi nhân sự, theo dõi thời gian, khối lượng lao động, lập bảng
thanh toán lương, thanh toán và ghi chép tiền lương.
Thiết lập một chính sách tuyển dụng rõ ràng bằng văn bản và duy trì một hệ
thống sổ nhân sự được cập nhật liên tục. Việc tuyển dụng nhân sự phải được tổ chức
và kiểm soát chặt chẽ, mỗi nhân viên tuyển dụng phải có một bộ hồ sơ gốc lưu ở
phòng quản lý nhân sự. Phòng kế toán căn cứ vào hồ sơ này để tính lương cho công
nhân viên. Nhân viên được tuyển dụng phải đủ khả năng về trình độ tay nghề và

phẩm chất đạo đức tốt.
Việc thanh toán lương cho công nhân viên được thực hiện dựa trên bảng
lương, và người thực hiện phải độc lập với bộ phận tính lương.
Xây dựng các chính sách và định mức về lao động tiền lương bằng cách
thường xuyên đánh giá nhân viên và điều chỉnh mức lương thích hợp, các khoản
tiền lương phải được phê duyệt bởi cấp có thẩm quyền.
Sổ sách kế toán tiền lương phải được ghi chép một cách thống nhất, hợp lý
giữa hệ thống bảng tính lương, bảng tổng hợp chi tiết tiền lương, sổ chi tiết và sổ
cái.
1.3.4. Kiểm soát nội bộ chi phí sử dụng máy thi công
1.3.4.1. Mục đích kiểm soát nội bộ CP MTC
Kiểm soát chi phí máy thi công bao gồm việc kiểm soát chi phí nguyên nhiên
liệu, công cụ dụng cụ, chi phí tiền lương của công nhân điều khiển máy thi công,
chi phí khấu hao máy thi công, chi phí dịch vụ mua ngoài và chi phí bằng tiền khác.