Kiểm soát Quy trình Bán hàng của bộ phận thu ngân tại công ty cổ phần Dịch vụ và Thương mại đảo sen
Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây (837.32 KB, 23 trang )
TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ QUỐC DÂN
KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH
--------------
BÀI TẬP LỚN
Môn: Kiểm soát
Đề tài: Kiểm soát quy trình bán hàng của bộ phận thu ngân tại công ty
cổ phần Dịch vụ và Thương mại Đảo Sen
Hà Nội - 2016
DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT
CP
CMND
DT
HV
KH
KSNB
KSBH
pp
HCNS
Cổ phần
Chứng minh nhân dân
Doanh thu
Hội viên
Khách hàng
Kiểm soát nội bộ
Kiểm soát bán hàng
passport
Hành chính – Nhân sự
DANH MỤC BẢNG BIỂU
Bảng 1.1:
Bảng 1.2
Bảng 1.3
Chỉ tiêu kinh doanh – thuế nộp NSNN
Bảng giá bóng tập của công ty
Nguyên nhân gian lận và cơ chế kiểm soát tương ứng
MỤC LỤC
DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT
DANH MỤC BẢNG BIỂU
LỜI MỞ ĐẦU ..............................................................................................................
Chương I: Giới thiệu công ty cổ phần dịch vụ và thương mại Đảo Sen, quy trình
bán hàng và bộ phận thu ngân của công ty ................................................................1
1.1. Giới thiệu về công ty cổ phần dịch vụ và thương mại Đảo Sen ......................1
1.2. Giới thiệu quy trình thu ngân của công ty cổ phần dịch vụ và thương mại
Đảo Sen ...................................................................................................................6
1.3. Giới thiệu bộ phận thu ngân của công ty .........................................................9
Chương II – Rủi ro quy trình thu ngân tại công ty cổ phần dịch vụ và thương mại
Đảo Sen ....................................................................................................................11
2.1. Rủi ro quy trình thu ngân tại công ty cổ phần dịch vụ và thương mại Đảo
Sen.........................................................................................................................11
2.2. Nguyên nhân xảy ra rủi ro quy trình thu ngân tại công ty cổ phần dịch vụ và
thương mại Đảo Sen .............................................................................................12
Chương III: Cơ chế Kiểm soát giảm thiểu rủi ro quy trình thu ngân tại công ty cổ
phần dịch vụ và thương mại Đảo Sen ......................................................................14
3.1. Cơ chế kiểm soát giảm thiểu rủi ro trong quy trình thu ngân tại công ty cổ
phần dịch vụ và thương mại Đảo Sen ...................................................................14
3.2. Chi phí giảm thiểu rủi ro tại công ty cổ phần dịch vụ và thương mại Đảo
Sen.........................................................................................................................15
KẾT LUẬN ..............................................................................................................17
TÀI LIỆU THAM KHẢO .......................................................................................18
LỜI MỞ ĐẦU
Công tác kiểm soát bán hàng (KSBH) có ý nghĩa đặc biệt quan trọng, quy
trình này mỗi doanh nghiệp dù là sản xuất hay kinh doanh thương mại không
những đảm bảo việc quay vòng vốn cho chu trình kinh doanh tiếp theo mà còn thu
được lợi nhuận để mở rộng sản xuất kinh doanh và đem lại nguồn lợi nhuận cho
doanh nghiệp. Việc tiếp cận với hệ thống Kiểm soát bán hàng từ đó thiết lập và áp
dụng thực tiễn của công ty Cổ phần dịch vụ và thương mại Đảo Sen bước đầu có
những thành công trong việc giảm thiểu những sai phạm, ngăn ngừa rủi ro.
Tại Việt Nam hiện nay, hệ thống kiểm soát nội bộ (KSNB) đóng một vai trò hết
sức quan trọng trong hoạt động kinh tế của các doanh nghiệp. KSNB giúp cho các
nhà quản trị quản lý hữu hiệu hơn các nguồn lực kinh tế của đơn vị, góp phần hạn
chế tối đa những rủi ro trong trong quá trình sản xuất kinh doanh, đồng thời giúp
xây dựng được nền tảng quản lỹ vững chắc phục vụ cho quá trình mở rộng và phát
triển trong tương lai. Công tác kiểm soát nội bộ bán hàng có ý nghĩa đặc biệt quan
trọng, thông qua quy trình này doanh nghiệp có thể kiểm tra, kiểm soát dòng tiền
thu được qua công tác bán hàng, kiểm tra kiểm soát dòng sản phẩm, dịch vụ công
ty đã và đang cung cấp đang diễn ra như thế nào, kiểm tra, kiểm soát số lượng
khách hàng của doanh nghiệp hiện nay ra sao, …qua đó doanh nghiệp biết được
tình hình hoạt động sản xuất hay kinh doanh dịch vụ của công ty mình đang gặp
phải những ưu điểm và nhược điểm nào, đặc biệt hơn, trong công tác này còn có bộ
phận thu ngân đóng vai trò quan trọng trực tiếp đến dòng tiền của doanh nghiệp.
Thu ngân chính là bộ phận phụ trách hoạt động thu tiền mặt trực tiếp của doanh
nghiệp, ghi biên lai, ghi nợ thanh toán qua thẻ của khách hàng chi trả bằng thẻ,
thanh toán bằng máy quẹt thẻ của ngân hàng. Đây là một bộ phận cực kỳ quan
trọng của doanh nghiệp vì bộ phận này gắn liền thực tiễn hoạt động thu tiền của
doanh nghiệp. Một trong những dòng tiền đầu vào của công ty chính là bộ phận
này đảm trách. Chính vì tầm quan trọng của tính chất công việc này nên kiểm soát
nội bộ bán hàng có ảnh hưởng đến hiệu quả thu lại dòng tiền của doanh nghiệp
cũng như đảm bảo doanh nghiệp thông qua hoạt động bán hàng, đạt được các mục
tiêu và tăng trưởng và phát triển, mở rộng hoạt động sản xuất kinh doanh. Kiểm
soát bán hàng, phát hiện rủi ro gian lận và áp dụng các biện pháp khắc phục gian
lận là cách mà kiểm soát nội bộ bán hàng phải đảm nhiệm và phải được coi trọng
hàng đầu.
Chương I: Giới thiệu công ty cổ phần dịch vụ và thương mại Đảo Sen, quy
trình bán hàng và bộ phận thu ngân của công ty
1.1. Giới thiệu về công ty cổ phần dịch vụ và thương mại Đảo Sen
Công ty Cổ phần dịch vụ và thương mại Đảo Sen là đơn vị kinh doanh trong
lĩnh vực cung cấp dịch vụ golf quy mô tại miền Bắc bao gồm: sân tập golf, nhà câu
lạc bộ, trung tâm đào tạo golf, khu vui chơi giải trí và kinh doanh dịch vụ đào tạo
các level về chơi golf như đào tạo cho người mới tập chơi, người đã biết chơi và
tay chơi thực thụ, ngoài ra công ty còn đào tạo chơi golf cho trẻ em, thu hút hàng
trăm triệu hội viên từ nhiều quốc gia khác nhau như Việt Nam, Nhật Bản, Hàn
Quốc, Đài Loan, Canada, Mỹ…hầu hết hội viên Câu lạc bộ Đảo Sen là lãnh đạo tổ
chức, doanh nghiệp và đại diện các công ty nước ngoài tại Việt Nam, ngoài ra công
ty còn có lượng học viên đến học chơi golf, có thể nói lượng khách hàng đến với
công ty là vô cùng lớn, đa dạng về độ tuổi và hội viên đến từ các quốc gia khác
nhau.
Tên công ty: Công ty cổ phần dịch vụ và thương mại Đảo Sen.
Địa chỉ: 125 Nguyễn Sơn, Long Biên, Hà Nội.
Thành lập năm 2008 – là sân tập gofl đầu tiên khu vực phía bắc Việt
Nam.
Giới thiệu về Công ty: Toạ lạc trên ốc đảo yên bình, Sân tập Gôn Đảo
Sen được thiết kế và xây dựng hiện đại với trang thiết bị luyện tập tiên
tiến cùng các dịch vụ hoàn hảo: Sân tập với 60 làn đánh tiêu chuẩn, sân
tập thực hành ba gậy chuẩn, nhà hàng tiêu chuẩn 04 sao, trung tâm đào
tạo Gôn với huấn luyện viên đẳng cấp quốc tế nhiệt tình và giàu tâm
huyết, cửa hàng dụng cụ gôn và hệ thống dạy đánh gôn tiên tiến.
Tầm nhìn và sứ mệnh: tạo dựng một câu lạc bộ Gôn Đảo Sen - nơi khách
hàng có thể cảm nhận được chính khách hàng là một phần rất đặc biệt
của nơi đây.
Ý nghĩa các hình ảnh trên thương hiệu.
- Về tổng thể: Nhãn hiệu có hình dạng một bông sen với chữ ĐẢO SEN
nằm trong viền khuôn vuông bao bọc phía ngoài tạo ra một sự vuông vắn
thể hiện tính chân phương và sự hoàn thiện, đó chính là nét đặc thù bao
trùm suốt ngành dịch vụ của ĐẢO SEN.
1
- Về chi tiết: Lô gô của ĐẢO SEN thể hiện hình ảnh cô đọng nhất về bản
sắc văn hoá và triết lý kinh doanh của ĐẢO SEN:
Với cuống sen uốn cong mềm mại được cách điệu thành hình chữ S lồng
trong từ “ĐẢO SEN”, cùng chữ “ĐẢO SEN” nâng cao đài sen với những
cánh hoa rực rỡ thể hiện tình đoàn kết bền chặt của các thành viên trong
công ty.
Bông hoa Sen mềm mại với chiếc cuống uốn cong hình chữ S tạo nên một
sự dịu dàng hoàn mỹ từ các dịch vụ của ĐẢO SEN.
Ngoài ra S cũng là chữ cái đầu của hai từ tiếng anh: Satisfaction and
Success thể hiện triết lý “thành công đạt được bằng cách nâng cao chất
lượng dịch vụ, thoả mãn nhu cầu của khách hàng và nhân viên”.
Chữ S cũng là dáng hình của đất nước Việt Nam, kết hợp với bông hoa
Sen mộc mạc mà thanh tao làm tôn lên giá trị của logo ĐẢO SEN, tạo nên
một hình ảnh đậm đà bản sắc văn hoá dân tộc.
- Về màu sắc: Màu sắc trên logo ĐẢO SEN có hai màu chính là màu xanh
và màu vàng, thể hiện những triết lý kinh doanh của ĐẢO SEN.
+ Màu xanh: Thể hiện sự thân thiện với các đối tác, khách hàng, đối thủ
cạnh tranh với quan điểm: “Hợp tác để cùng phát triển”. Màu xanh cũng thể
hiện tinh thần luôn lạc quan, tin tưởng vào tương lai của ĐẢO SEN. Mầu
xanh là mầu của sinh thái, mầu của sự sống chính là hình ảnh của mùa xuân
về cho cây cối đâm chồi nảy lộc. Đó là tất cả những giá trị tốt đẹp của ĐẢO
SEN mong muốn sẽ đem lại cho khách hàng cũng như công chúng và các
đối tác.
+ Màu vàng: Màu vàng thể hiện sự sung túc, thịnh vượng với tâm niệm:
“Lợi ích của khách hàng cũng là lợi ích của ĐẢO SEN”, ĐẢO SEN luôn
2
mong muốn các đối tác, khách hàng và nhân viên của mình phát triển thịnh
vượng. Điều đó đồng nghĩa rằng ĐẢO SEN cũng sẽ phát triển thịnh vượng
không ngừng. Màu vàng là màu của sự ấm cúng, đó chính là tâm niệm của
ĐẢO SEN sẽ luôn mang đến cho khách hàng một sự thoải mái trước sự đón
tiếp nồng hậu, sự phục vụ nhiệt tình và chuyên nghiệp của đội ngũ nhân viên
đã được đào tạo bài bản.
Sơ đồ cơ cấu tổ chức:
Chủ tịch
HĐQT
Giám đốc
điều hành
Phó giám đốc
Dự án
Phó giám đốc
tài chính
Phòng Dự án
Phòng Kinh
doanh tổng
hợp
Phòng Tài
chính kế toán
Bộ phận Lễ
tân - Thu ngân
Bộ phận dịch
vụ khách hàng
Bộ phận Barnhà hàng
(Nguồn: Phòng Tài chính kế toán)
Mô tả cơ cấu tổ chức: Như các bạn đã thấy, tên Công ty ở trên là công ty
cổ phần nhưng theo sơ đồ cơ cấu tổ chức không có Đại hội đồng cổ đông,
Hội đồng quản trị và Ban kiểm soát. Từ năm thành lập Công ty (năm
2008) đến cuối năm 2014, Công ty cổ phần với 5 cổ đông chính sáng lập
ra cùng với bộ máy được cơ cấu theo luật pháp và điều lệ công ty Cổ
3
-
-
-
phần. Tuy nhiên vào đầu năm 2015, do sự bất đồng ý kiến cũng như tranh
chấp của Đại hội đồng cổ đông, 1 cổ đông đã đứng lên mua lại toàn bộ số
cổ phần của 4 người còn lại, hiện nay toàn bộ cổ phần do duy nhất 1
người nắm giữ vì vậy ta có sơ đồ cơ cấu tổ chức như trên. Cơ cấu tổ chức
của công ty theo hình thức kiêm nhiệm nên có ít phòng ban.
Chức năng, nhiệm vụ của từng phòng ban:
Chủ tịch: Quản lý toàn bộ các hoạt động của công ty.
Giám đốc:
+ Quyết định về tất cả các vấn đề liên quan đến hoạt động hàng ngày của
công ty.
+ Tổ chức thực hiện kế hoạch kinh doanh và phương án đầu tư của công
ty;
+ Kiến nghị phương án bố trí cơ cấu tổ chức, quy chế quản lý nội bộ
công ty.
+ Bổ nhiệm, miễn nhiệm, cách chức các chức danh quản lý trong công ty,
trừ các chức danh do Chủ tịch bổ nhiệm, miễn nhiệm, cách chức.
+ Quyết định lương và phụ cấp (nếu có) đối với người lao động trong
công ty, kể cả cán bộ quản lý thuộc thẩm quyền bổ nhiệm của Giám đốc.
+ Các quyền và nhiệm vụ khác theo quy định của pháp luật, Điều lệ công
ty và quyết định của Chủ tịch.
Phó giám đốc Dự án:
+ Giúp việc cho Giám đốc trong quản lý điều hành các dự án của công ty.
+ Chủ động và tích cực triển khai, thực hiện nhiệm vụ được phân công và
chịu trách nhiệm trước Giám đốc về hiệu quả các hoạt động.
Phòng dự án: thực hiện những dự án của công ty dưới sự điều hành của
Phó giám đốc Dự án.
Phó giám đốc Tài chính:
+ Phân tích cấu trúc & quản lý rủi ro tài chính.
+ Theo dõi lợi nhuận và chi phí; điều phối, củng cố và đánh giá dữ liệu
tài chính; chuẩn bị các báo cáo đặc biệt.
+ Dự báo những yêu cầu tài chính; chuẩn bị ngân sách hàng năm; lên kế
hoạch chi tiêu; phân tích những sai biệt; thực hiện động tác sửa chữa.
+ Thiết lập tình hình tài chính bằng cách triển khai và áp dụng hệ thống
thu thập, phân tích, xác minh và báo cáo thông tin tài chính.
+ Quản lý nhân viên.
4
+ Phân tích đầu tư & quản lý danh mục đầu tư (nếu có).
+ Nắm bắt & theo dõi thị trường chứng khoán liên quan đến các hoạt
động công ty (nếu có).
+ Thiết lập & duy trì các quan hệ với ngân hàng và các cơ quan hữu
quan.
+ Theo sát và đảm bảo chiến lược tài chính đề ra.
- Phòng kinh doanh tổng hơp:
Tham mưu cho Giám đốc quản lý các lĩnh vực sau:
+ Công tác xây dựng kế hoạch, chiến lược.
+ Công tác thống kê tổng hợp kinh doanh.
+ Công tác điều độ kinh doanh.
+ Công tác lập dự toán.
+ Công tác quản lý hợp đồng kinh tế.
+ Công tác thanh quyết toán hợp đồng kinh tế.
+ Công tác nhân sự.
+ Thực hiện các nhiệm vụ khác do Giám đốc giao.
- Bộ phận Lễ tân – Thu ngân: chịu trách nhiệm trực tiếp về hoạt động
check-in, check-out của khách hàng đến tập golf.
- Bộ phận Dịch vụ khách hàng: nhân viên sân tập, kho bóng, kho gậy, tổ
cỏ, quản lý làn tập, các hoạt động phát sinh trong quá trình khách tập
golf.
- Bộ phận Bar - nhà hàng: nhân viên nhà hàng, tạp vụ, các dịch vụ của nhà
hàng: đồ ăn, đồ uống.
- Phòng Tài chính kế toán:
Tham mưu cho Giám đốc quản lý các lĩnh vực sau:
+ Công tác tài chính;
+ Công tác kế toán tài vụ;
+ Công tác kiểm toán nội bộ;
+ Công tác quản lý tài sản;
5
+ Công tác thanh quyết toán hợp đồng kinh tế;
+ Kiểm soát các chi phí hoạt động của Công ty;
+ Quản lý vốn, tài sản của Công ty, tổ chức, chỉ đạo công tác kế toán
trong toàn Công ty;
+ Thực hiện các nhiệm vụ khác do Giám đốc giao.
Các chỉ tiêu kinh doanh
Với hoạt động trong lĩnh vực cung cấp dịch vụ chơi golf, đây là loại hình thể
thao xa xỉ chịu thuế tiêu thụ đặc biệt 20%, tiền thẻ hội viên thu hết mới xuất
hoá đơn và ghi nhân doanh thu, tiền thuế đóng vào ngân sách nhà nước cũng
được tính xuất hoá đơn, ta có thể đánh giá tình trang kinh doanh của công ty
qua bảng chỉ tiêu doanh thu như sau:
Bảng 1.1: Chỉ tiêu kinh doanh – thuế nộp NSNN
đơn vị tính: đồng
Chỉ tiêu
Q2/2016
Q3/2016
Thu tiền dịch vụ golf – nhà hàng
120.040.820
167.887.000
Thu tiền thẻ hội viên
8.537.288.088
9.055.668.389
Tổng
8.657.328.908
9.223.555.389
Nộp thuế tiêu thụ đặc biệt
403.684.863
1.964.927.311
(Nguồn: Phòng tài chính kế toán)
1.2. Giới thiệu quy trình thu ngân của công ty cổ phần dịch vụ và thương mại
Đảo Sen
Hiện nay hoạt động kinh doanh bán hàng của công ty chủ yếu có 2 lĩnh vực:
- Bán thẻ hội viên
- Nhận và phục vụ khách tập golf
Hoạt động thu tiền gồm có:
- Thu tiền mặt
- Thu tiền qua ngân hàng, ví thanh toán điện tử
- Bảng 1.2: Bảng giá bóng tập của công ty
6
BẢNG GIÁ 2016
LOẠI (KIND)
THẺ CÁ NHÂN
(INDIVIDUAL
MEMBERSHIP)
THỜI GIAN (TIME)
GIÁ (PRICE)/ VND
3 tháng
(3 months)
6:00- 21:00
11.500.000
6 tháng
(6 months)
6:00- 21:00
22.500.000
12 tháng
(12 months)
6:00- 21:00
40.500.000
6:00- 16:00
2.150.000
16:00-21:00
2.760.000
6:00- 16:00
3.300.000
16:00-21:00
4.400.000
3000 coupon
COUPON
5000 coupon
100 Bóng (Balls)
80.000
6:00 - 16:00
NGÀY THƯỜNG
(WEEKDAYS)
50 Bóng (Balls)
40.000
100 Bóng (Balls)
100.000
16:00 - 21:00
CUỐI TUẦN
& NGÀY LỄ
(WEEKENDS &
HOLIDAYS)
SÂN THỰC HÀNH
(EXECUTIVE
COURSE)
50 Bóng (Balls)
50.000
100 Bóng (Balls)
100.000
6:00 - 21:00
50 Bóng (Balls)
50.000
Miễn phí 30 phút/ ngày/ người
khi đánh tối thiểu 100 bóng
Free of charge for 30 m. per
day by hitting at least 100 balls
Tập kỹ năng
Putting- Chipping
(Nguồn: Phòng Tài chính kế toán)
Quy trình thu ngân tổng quát tại công ty như sau:
1. Thu ngân nhận lại passport của khách;
2. Kiểm tra mã passport có trùng với tên khách lúc checkin hay không;
7
3. Kiểm tra order và dữ liệu trong phần mềm máy tính có khớp hay
không. Thiếu báo bộ phận nhà hàng và kho bóng nhập thêm, thừa
chiết khấu tay;
4. Trừ coupon hoặc chiết khấu thẻ giảm giá cho khách có coupon hoặc
thẻ giảm giá;
5. Thu tiền;
6. Cuối ngày tổng hợp làm báo cáo nộp kế toán.
Quy trình thu ngân khách tập golf tại công ty được thực hiện qua các bước như
sau:
Bước 1: Khách hàng vào quầy Lễ tân – thu ngân làm thủ tục checkin: Khách
điền thông tin vào phiếu checkin của mình bao gồm tên, loại thành viên và
chữ ký. Mỗi phiếu checkin có 1 mã số riêng gồm 2 liên, liên 1 màu trắng Lễ
tân – thu ngân cầm để nhập dữ liệu vào phần mềm máy tính sau đó lưu lại
cuối quý nộp kế toán, liên 2 màu vàng để vào trong passport đưa cho khách
cầm mang ra ngoài làn tập. Thu ngân nhận lại passport của khách;
Bước 2: Kiểm tra mã passport có trùng với tên khách lúc checkin hay không.
Trường hợp khách lẻ nhưng đi cùng với hội viên thì có thể chiết khấu tay
theo thẻ hội viên – passport nếu khách yêu cầu. Trường hợp khách không đi
với hội viên thì tiến hành ghi tay order và thu tiền trực tiếp nhưng phải nhập
vào phần mềm máy tính thông tin của khách và in bill nếu khách yêu cầu;
Bước 3: Kiểm tra order và dữ liệu trong phần mềm máy tính có khớp hay
không. Thiếu báo bộ phận nhà hàng và kho bóng nhập thêm, thừa chiết khấu
tay. 1 order gồm có 3 liên, liên 1 màu trắng sẽ cho vào passport của khách,
liên 2 màu hồng chuyển vào kho cho nhân viên kho bóng nhập dữ liệu vào
phần mềm, liên 3 màu vàng nhân viên tự giữ lại cuối ca tổng hợp làm báo
cáo;
Bước 4: Trừ coupon hoặc chiết khấu thẻ giảm giá cho khách có coupon hoặc
thẻ giảm giá;
Bước 5: Khách tập xong mang pp ra Lễ tân thanh toán. Lễ tân kiểm tra order
trong pp và đối chiếu với dữ liệu các bộ phận đã nhập trong máy tính. Nếu
có sai sót, gọi bô đàm báo với các bộ phận kiểm tra lại, nếu thiếu dữ liệu thì
nhập thêm, nếu thừa thì Lễ tân sẽ chiết khấu tay . Lễ tân in invoice thanh
toán và xin chữ ký của khách nếu phải thực hiện chiết khấu tay, nếu dữ liệu
nhập chuẩn thì thu tiền theo đúng invoice. Lễ tân thu ngân thu tiền. Trong
8
trường hợp khách hàng có thẻ giảm giá thì Lễ tân thực hiện chiết khấu cho
khách theo % giảm giá từng loại thẻ;.
Bước 7: Cuối ngày lễ tân làm báo cáo doanh thu ngày, nộp tiền và hoá đơn
ba liên cho kế toán.
1.3. Giới thiệu bộ phận thu ngân của công ty
Công ty luôn luôn tuyển mộ và đào tạo nhân viên với chất lượng tốt và một
chế độ đãi ngộ phù hợp. Đến nay công ty có hơn 90 cán bộ CNV trong đó lễ tân thu ngân có 4 người.
Bộ phận thu ngân của công ty là bộ phận trực thuộc phòng Kinh doanh tổng
hợp. Với định hướng phù hợp với môn thể thao xa xỉ, công ty có những yêu cầu
đối với nhân viên Lễ tân – Thu ngân như sau:
1. Yêu cầu tuyển dụng
- Gồm 4 người;
- Nữ tốt nghiệp CĐ, ĐH chuyên ngành Du lịch, Marketing, QTKD,
Ngoại thương, Kinh tế, Ngoại giao…
- Tuổi từ 22 – 25;
- Ngoại hình khá, cao 1m60 trở lên;
- Tiếng Anh giao tiếp tốt; Kỹ năng giao tiếp tốt; Giọng nói chuẩn.
- Nhanh nhẹn, chu đáo, tin cậy;
- Thành thạo tin học văn phòng (word, excel, outlook…).
2. Chế độ đãi ngộ
- Lương chính : 4.000.000đ/tháng (Nhân viên mới thử việc 1 tháng;
Lương = 80% lương chính thức);
- Phụ cấp trang điểm: 165.000đ/tháng;
- Các khoản bảo hiểm, phúc lợi theo quy định của Nhà nước; được 1
bữa ăn miễn phí tại công ty;
- Được hưởng tiền hoa hồng hàng tháng; được nhận tiền tip từ khách
hàng;
- Làm việc theo ca sáng hoặc chiều, lịch làm việc theo đăng ký và tổ
trưởng sắp xếp.
9
3. Mô tả công việc
- 1 Tháng làm việc 26 ngày, được nghỉ 4 ngày;
- 1 Ngày chia 2 ca làm việc, mỗi ca 2 nhân viên. Nếu trong ngày có 1 người
nghỉ thì ca sáng 1 nhân viên, ca chiều 2 nhân viên;
Ca sáng: từ 6:00 – 13:30
Ca chiều: từ 13:20 – 21:00
Công việc:
- Trực quầy Lễ tân, chào đón khách, hướng dẫn khách làm thủ tục check-in,
check-out, thu ngân, trả lời các cuộc gọi đến, kết nối các bộ phận;
- Đảm bảo việc check-in của khách được xử lý một cách chính xác, nhanh
chóng và lịch sự phù hợp với chính sách và thủ tục của sân tập;
- Kiểm soát và bán Coupon, thẻ thành viên, học phí đào tạo theo chính sách
của sân tập;
- Liên lạc với các bộ phận khác thay mặt cho khách theo dõi để đảm bảo tất
cả các yêu cầu của khách đã được thực hiện đảm bảo sự hài lòng của khách;
- Giao tiếp hiệu quả, lịch sự và truyền tải bất kỳ thông tin liên quan đến sự
thay đổi thông tin trên Invoice cho các bộ phận chịu trách nhiệm;
- Đảm bảo tất cả các Invoice, hóa đơn thanh toán chính xác và rõ ràng;
- Xem xét tất cả các bảng giá tại sân tập hiện thời để đảm bảo chính xác giá
dịch vụ và hàng hóa được tính;
- Xử lý hiệu quả những vấn đề khiếu nại của khách hàng;
- Báo cáo kết quả công việc hàng ngày theo quy định.
10
Chương II – Rủi ro quy trình thu ngân tại công ty cổ phần dịch vụ và thương
mại Đảo Sen
2.1. Rủi ro quy trình thu ngân tại công ty cổ phần dịch vụ và thương mại Đảo
Sen
Căn cứ vào nguồn gốc phát sinh thì trong chu trình kinh doanh dịch vụ sân gofl và
các dịch vụ phụ trợ thường có các rủi ro quy trình thu ngân sau:
1. Gian lận do phần mềm chưa hoàn chỉnh khiến cho nhân viên Thu ngân
chỉnh sửa được phần mềm và thu thêm tiền của khách.
2. Check-in khách lẻ thành Member hoặc khách Vip
(Member được miễn phí bóng tập; Khách Vip được giảm giá bóng theo
từng loại thẻ Vip 20%, 30%, 50%).
3. Kho bóng và Nhà hàng nhập đồ không chính xác. Nhà hàng hoặc kho
bóng nhập thừa nhưng Thu ngân không thực hiện chiết khấu tay cho
khách để lấy tiền.
4. Nhân viên sân tập và nhà hàng quên không ký order => Thu ngoài mà
không báo các bộ phận xác nhận.
5. Thu ngân không in ra phiếu tính tiền khi thu tiền của khách.
6. Thu ngân sửa và in lại phiếu tính tiền sau khi thu tiền của khách.
Tất cả những rủi ro này đều liên quan đến phần mềm mà công ty đang sử
dụng liên quan đến việc nhập xuất thông tin vào hệ thống.
Quy trình gian lận do lỗi phần mềm của quy trình thu ngân có thể tóm tắt
theo sơ đồ sau:
Khách
hàng
thanh
toán
check thông
tin thanh toán
(1)
Lễ tân
nhận
thông
tin KH
Chỉnh sửa phần
mềm (2)
Phần
mềm lỗi
Lễ tân thu tiền và chỉnh
sửa lại thông tin trên
phần mềm và ăn chênh
lệch (5)
KH thanh
toán tiền (4)
in hoá đơn tiền của khách (3)
Nguồn: Nhóm sinh viên tự thực hiện
11
Trên cơ sở xác định rủi ro có thể xảy ra trong quy trình bán hàng, chúng ta có
thống kê các bước gian lận trong quy trình thu ngân như sau:
Bước 1: Khách hàng đến thanh toán tiền cho Lễ tân – thu ngân;
Bước 2: Lễ tân – thu ngân check lại thông tin thanh toán của khách hàng
bao gồm: Khách hàng là đối tượng nào (KH là thành viên có thẻ Hội viên
hay KH là khách vãng lai), số bóng tập, đơn giá khách hàng sử dụng, chiết
khấu cho KH (nếu có);
Bước 3: Sau khi check thông tin xong, lễ tân – thu ngân tính toán số tiền
khách cần thanh toán bằng tay ghi trên order và nhập thông tin vào phần
mềm. Lợi dụng phần mềm lỗi và chưa hoàn thiện, lễ tân – thu ngân đã nhập
thông tin thanh toán chênh lệch với chiết khấu tay ngay trên phần mềm;
Bước 4: Lễ tân – thu ngân in hoá đơn vừa nhập trên phần mềm và đưa khách
hàng xem. Khách hàng thanh toán và trả tiền cho lễ tân - thu ngân;
Bước 5: Lễ tân – thu ngân thu tiền và tính toán phần chênh lệch đã gian lận
của khách và chỉnh sửa lại thông tin trên phần mềm và giữ lại số tiền chênh
lệch.
2.2. Nguyên nhân xảy ra rủi ro quy trình thu ngân tại công ty cổ phần dịch vụ
và thương mại Đảo Sen
Có thể nhận ra rằng dựa vào sự sơ hở của phần mềm máy tính và cách thức tinh
vi nhanh gọn của mình mà lễ tân – thu ngân đã tiến hành gian lận tiền của khách
hàng.
Ngoài ra cũng do bảng giá của công ty áp dụng rất nhiều mức giá với nhiều
hình thức khách hàng khác nhau dẫn đến việc lễ tân đã mặc định khách hàng theo
mục đích cá nhân của mình nhằm mục tiêu gian lận.
Mặt khác, khách hàng chủ yếu là những người có tiền, họ có khả năng thanh
toán và sẵn sàng thanh toán cho khả năng chi trả dịch vụ mà họ thường có thái độ
chủ quan, không cẩn thận trong việc check lại thông tin dịch vụ mình đã sử dụng
với bảng giá bóng và bảng giá dịch vụ đã sử dụng. Điều này đã tạo ra sơ hở và tiếp
tay tạo ra cơ hội gian lận của bộ phận Lễ tân kiêm thu ngân của công ty.
Ngoài ra, do công ty đa phần là tuyển những nhân viên là người thân trong gia
đình, lợi dụng sự tín nhiệm, thân tín của người thân mà cả bốn lễ tân đã tiến hành
thông đồng, móc lối lẫn nhau cùng gian lận. Đây chính là hành vi liên quan đến
đạo đức và gian lận của con người.
12
Bên cạnh đó, do là hình thức một công ty Cổ phần nhưng bộ máy tổ chức của
công ty không có Ban Kiểm soát hay bộ phận Kiểm soát đã tạo ra sự quản lý lỏng
lẻo, tạo cơ hội cho gian lận xảy ra ở bộ phận lễ tân thu ngân – trực tiếp thu tiền
KH. Ngoài ra, công ty nên đưa ra hình thức phạt, hình thức này hiện tại chưa được
công ty áp dụng do chưa được ban lãnh đạo công ty quy định nên việc kiểm soát
bộ máy tổ chức và quy trình quản lý mức phạt là bất khả thi.
Bên cạnh đó công ty không có phòng HCNS nên việc tạo động lực cho nhân
viên cũng như đào tạo nhân viên về mặt đạo đức nghề nghiệp là chưa có. Đây là
một vấn đề lớn với một công ty có quy mô hơn 90 người nhưng lại chưa thành lập
phòng ban quan trọng này.
Cơ cấu tổ chức của công ty còn thiếu sự phối hợp liên kết giữa các phòng ban,
các phòng ban chỉ quan tâm đến nhiệm vụ và chức năng chính của mình mà chưa
quan tâm đến việc liên kết hệ thống toàn bộ các phòng ban của công ty lại với
nhau. Với mô hình tổ chức bộ máy như vậy và sự thiếu kết hợp chặt chẽ giữa các
phòng ban đã không dẫn đến sự phát hiện gian lận của quy trình này.
Có thể nói, nguyên nhân dẫn đến gian lận ở quy trình thu ngân là do rất nhiều
yếu tố tạo thành, nhưng quan trọng và trực tiếp hơn cả đó là do nguyên nhân phần
mềm của công ty chưa được hoàn thiện. Nguyên nhân này giữ vai trò chủ đạo vì đã
trực tiếp tạo ra cơ hội gian lận trong quy trình thu ngân, bên cạnh đó là do cách
thức tổ chức bộ máy và cung cách quản lý của cán bộ quản lý công ty, sự thiế phối
hợp chặt chẽ của các phòng ban công ty cũng như chưa có quy định phạt nhân viên
rõ ràng… - đây là điều kiện để tạo ra cơ hội gian lận thứ cấp cộng với sự thiếu đạo
đức nhân viên và lợi dụng sự tín nhiệm người thân mà tạo ra sự gian lận trong quy
trình gian lận tại công ty này.
13
Chương III: Cơ chế Kiểm soát giảm thiểu rủi ro quy trình thu ngân tại công
ty cổ phần dịch vụ và thương mại Đảo Sen
3.1. Cơ chế kiểm soát giảm thiểu rủi ro trong quy trình thu ngân tại công ty cổ
phần dịch vụ và thương mại Đảo Sen
Như đã khái quát và tổng kết ở chương II, có thể khẳng định rủi ro gian lận
ở quy trình thu ngân là nghiêm trọng vì đây là quy trình mà nhân viên lễ tân – thu
ngân trực tiếp thu tiền mặt của khách hàng nhiều nhất. Ta có bảng các nguyên nhân
gian lận của bộ phận lễ tân thu ngân và các cơ chế kiểm soát tương ứng nhằm khắc
phục gian lận và giảm thiểu rủi ro trong quy trình thu ngân như sau:
Bảng 1.3: Nguyên nhân gian lận và cơ chế kiểm soát tương ứng
Nguyên nhân gian
lận
1. Lỗi do phần
mềm máy
tính
2. Chủ quan
của khách
hàng
3. Tuyển dụng
nhân sự
4. Phương thức
thu tiền
Cơ chế kiểm soát tương ứng
Hoàn thiện phần mềm bằng cách nâng cấp phần mềm
hoặc thay mới phần mềm chuyên nghiệp, an toàn và
hiệu quả hơn, nhân viên không được phép chỉnh sửa.
Yêu cầu bắt buộc KH phải check thông tin order và
nhớ giá bóng và giá dịch vụ đã sử dụng đề đề phòng
gian lận. Khuyến khích KH thanh toán bằng thẻ, hạn
chế thanh toán bằng tiền mặt Yêu cầu bắt buộc KH
phải check thông tin order và nhớ giá bóng và giá
dịch vụ đã sử dụng đề đề phòng gian lận. Khuyến
khích KH thanh toán bằng thẻ, hạn chế thanh toán
bằng tiền mặt
Công ty cần có quy chế khen thưởng và răn đe rõ ràng
và mạnh dạn để họ có thái độ sợ mắc lỗi gian lận và
bị ảnh hưởng đến uy tín đạo đức nghề nghiệp nhân
viên. Công ty nên quy định rõ nếu Lễ tân – thu ngân
bị phát hiện gian lận họ sẽ nhận được những hậu quả
gì.
Đưa ra chính sách thanh toán bằng thẻ qua ngân hàng
với chiết khâu 7% cho khách hàng để hạn chế việc
tiếp xúc tiền mặt của lễ tân – thu ngân trong quy trình
thu ngân
14
5. Bộ máy tổ
chức chưa có
Ban kiểm
soát hoặc
nhân viên
Kiểm soát
6. Lắp đặt hệ
thống
Camera
giám sát tại
quầy Lễ tân
– thu ngân
7. Quản lý loại
Khách hàng
Công ty nên thành lập Ban Kiểm soát hoặc tuyển
dụng thêm nhân viên Kiểm soát để hoàn thiện cơ chế
kiểm soát của công ty
Lắp camera chính là việc kiểm tra và theo dõi lễ tân
thu ngân và quy trình thu ngân bằng cách check
camera thường xuyên, có nhân viên trực camera để
tìm hiểu hành vi thu tiền mà không nộp về quỹ, ăn
chênh lệch của nhân viên, đánh giá nhân viên và
quyết định.
Nên có sự nhân diện các khách hàng riêng thông qua
mã số thẻ (code) cấp cho khách hàng là Hội viên hay
khách vãng lai hay khách vãng lai đi cùng với Hội
viên công ty bằng các máy nhận dạng khách hàng hay
thông qua dấu vân tay của hó. Điều này sẽ hạn chế
được việc mặc định của nhân viên lễ tân thu ngân và
quản lý thanh toán tiền thông qua bảng giá, giúp việc
quản lý của công ty sẽ dễ dàng và rõ ràng minh bạch
hơn.
(Nguồn: Nhóm sinh viên tự nghiên cứu)
3.2. Chi phí giảm thiểu rủi ro tại công ty cổ phần dịch vụ và thương mại Đảo
Sen.
Từ những cơ chế Kiểm soát trên, nhóm sinh viên nghiên cứu đã nhận ra
được những chi phí phát sinh thêm trong đó (đơn vị tính đồng) và tiến hành tính
toán như sau:
- Chi phí lắp đặt camera (2 người x 550.000/1 người), hàng tháng phát sinh
chi phí kiểm tra camera là 1 người x 450.000.
- Chi phí mua camera (4 cái x 4.300.000/1 chiếc)
- Chi phí thuê thêm nhân viên giám sát (1 người x 4.000.000)
- Chi phí mua máy máy nhận dạng vân tay và thẻ (1 x 3.100.000)
- Chi phí mua phần mềm kế toán tự động (1 x 5.340.000)
- Chi phí in order và hoá đơn sổ sách (2 tháng x 1.000.000)
- Tổng chi phí phát sinh cho là: 2 x 550.000 + 4 x 4.300.000 + 1 x 4.000.000
+ 1 x 3.100.000 + 1 x 5.340.000 + 500.000 = 31.240.000
15
Từ kết quả tổng chí phí phát sinh ta nhận ra rằng so với doanh thu công ty
thu lại được mỗi quý, chi phí mà nhóm sinh viên tính toán được là hoàn toàn hợp
lý và công ty có thể áp dụng được, phù hợp với nguyên nhân thực tiễn mà nhóm
sinh viên đã thu hoạch được và tình hình thực tiễn tại công ty.
Có được kết quả này cũng là do nguyên nhân nhóm sinh viên nghiên cứu
đã thực hiện tốt việc áp dụng tốt cơ chế kiểm soát quy trình thu ngân tại công ty cổ
phần dịch vụ và thương mại Đảo Sen., tránh thất thoát tiền mặt lớn do hành vi gian
lận do nhân viên thu ngân – lễ tân mang lại.
Qua đây ta có thể thấy được cơ chế kiểm soát đưa ra là hoàn toàn hợp lý,
tuy số tiền chi phí bỏ ra chỉ là 31.240.000 (đồng), chênh lệch chi phí và doanh thu
mà công ty thu lại lại rất lớn và hoàn toàn hợp lý.
16
KẾT LUẬN
Kiểm soát bán hàng là một quy trình quan trọng trong hoạt động tiêu thụ
sản phẩm, dịch vụ của doanh nghiệp. Hoạt động thu ngân – lễ tân của công ty cổ
phần dịch vụ thương mại Đảo Sen là một minh chứng cho vấn đề gian lận tiền mặt
tại nguồn thu của doanh nghiệp. Qua tìm hiểu tình hình thực tế hệ thống kiểm soát
quy trình bán hàng, phát hiện gian lận ở bộ phận thu ngân tại công ty cổ phần dịch
vụ và thương mại Đảo Sen, nhóm sinh viên thực hiện đã nhận ra những mặt công
ty kiểm soát tốt, các mặt còn yếu kém cần hoàn thiện như: hoàn thiện về chất
lượng đạo đức nhân viên, hoàn thiện chu trình giám sát thu tiền, hoàn thiện chính
sách bán hàng, hoàn thiện môi trường kiểm soát và thiết lập hệ thống nhân viên
quản lý điều hành golf. Cần có sự hoạt động của “ban kiểm soát” nội bộ trong mô
hình “tổ chức bộ máy công ty” với loại hình công ty cổ phần – đây là một cơ quan
không thể thiếu và đã được quy định trong loại hình doanh nghiệp của Luật Doanh
nghiệp 2014 quy định, và sự phối hợp giữa các phòng ban còn lỏng lẻo và chưa
thực sự ăn nhập với nhau, ngoài ra công ty cần phải quy định rõ và nghiêm hơn
nữa về các quy định quy tắc thưởng phạt cần được thể hiện đúng theo quy định đã
đề ra. Cần có sự quan tâm của Ban lãnh đạo công ty thường xuyên theo dõi giám
sát hàng ngày giữa các phòng ban, đặc biệt là bộ phận lễ tân – thu ngân, cần tách rõ
2 nhiệm vụ của 2 bộ phận lễ tân kiêm thu ngân này để giảm thiểu rủi ro gian lận
hơn nữa.
Qua đây, chúng ta thấy được tầm quan trọng của hệ thống kiểm soát nội bộ quy
trình bán hàng và phòng ngừa gian lận bộ phận thu ngân giúp công ty ngăn ngừa
được gian lận, bảo vệ tốt tài sản. Một hệ thống kiểm soát nội bộ vững chắc sẽ
mang đến cho công ty tính an toàn cao về mọi mặt, xây dựng được các rủi ro để tạo
ra các phương pháp thủ tục kiểm soát phòng tránh rủi ro nhất là bộ phận thu ngân
Kinh doanh dịch vụ golf là một ngành nghề bị đánh thuế tiêu thụ đặc biệt cao,
mang lại lợi ích kinh tế cho nước nhà có nguồn thu góp vào ngân sách nhà nước
không nhỏ, đây là loại hình thể thao lành mạnh, đối tượng khách hàng chủ yếu là
các nhà đầu tư lớn, các tập đoàn và các hộ gia đình giàu có, các doanh nhân thành
đạt. Việc xây dựng một hệ thống kiểm soát nội bộ nói chung vững chắc hoạt động
nhịp nhàng hiệu quả khép kín, hệ thống kiểm soát nội bộ quy trình bán hàng thu
tiền nói riêng được kiểm soát chặt chẽ ngay từ đầu tránh tình trạng thất thoát tài
sản cho doanh nghiệp, tạo uy tín với các cổ đông và trên thị trường.
17
TÀI LIỆU THAM KHẢO
[1] Th.s Nguyễn Thị Phương Lan – Bài giảng môn học Kiểm soát trường ĐH Kinh
tế Quốc dân.
[2] Tài liệu phòng Tài chính kế toán và phòng Kinh doanh tổng hợp – công ty cổ
phần công ty cổ phần dịch vụ và thương mại Đảo Sen.
[3] Tài liệu các tạp chí, sách báo, Internet…
18
BẢNG ĐÁNH GIÁ THÀNH VIÊN NHÓM
1 Bảng phân công công việc nhóm.
1. Thành viên:
_Giới thiệu khái quát một doanh nghiệp bạn đã tìm hiểu: tên + năm thành lập + vẽ
sơ đồ cơ cấu tổ chức doanh nghiệp + mô tả cơ cấu tổ chức, chức năng nhiệm vụ
của từng phòng ban. Quy trình bán hàng của công ty -> bạn Ngọc Mai làm
_ Xác định các rủi ro có thể xảy ra mà DN trong quá trình hoạt động. nhìn ở cty
bước nào, bước quá trình gặp nhiều rủi ro nhất. vẽ quy trình gặp nhiều rủi ro nhất,
nội dung từng bước trong quy trình, với những bước như vậy chỉ ra các rủi ro và
rủi ro nào là thường gặp. -> Thu Hiền Nguyễn và Đào Ngọc Thanh làm
_ Với mỗi rủi ro đã xác định được bạn hãy mô tả những hoạt động kiểm soát mà
DN cần thực thi để giải quyết rủi ro. đưa ra biện pháp giảm thiểu rủi ro tương ứng
để nhằm giảm thiểu rủi ro. -> Nguyễn Thu Lam và Hoàng Công Hậu làm.
_ Với mỗi hoạt động kiểm soát đã được xác định hãy nêu các biện pháp nhằm kiểm
soát rủi ro. với những biện pháp này hãy tính chi phí: chi phí bỏ ra và lợi ích thu
lại. biện pháp đưa ra đã hợp lý chưa? biện pháp đưa ra có hợp lý hay
không? Mộtsớmmai Bình Yên, Đào Ngọc Thanh và Minh Anh làm.
- Slide bạn Ngọc Mai và Quỳnh Anh làm
2: Nhóm trưởng:
Phân công công việc thành viên sao cho phù hợp, đôn đốc làm bài và tổng hợp
Bổ sung hầu hết các thông tin và số liệu
Ghi chép và bổ sung thảo luận trên lớp các thông tin vào bài làm cuối cùng
In ấn và chỉnh sửa toàn bộ thông tin bài viết.
2 Bảng đánh giá kết quả và nhận xét của nhóm trưởng.
Tên thành viên
nhóm
Kết quả thái độ làm
việc
Nguyễn Thị Ngọc
Rất tích cực
Mai
Nguyễn
Thị Thu
Bình thường
Hiền
Nguyễn Thu Lam
Bình thường
Hoàng Công Hậu
Trần Quỳnh Anh
Bình thường
Phạm Minh Anh
Phạm Thị Bích
Yếu kém
Phượng
Đánh giá
Bài làm đầy đủ thông tin, số liệu.
Bài làm sơ sài
Bài làm sơ sài, bạn Lam kêu ca và phàn nàn nhiều
Có thái độ làm bài
Chưa chủ động tham gia nhóm, chưa chủ động làm bài với
thành viên được phân công làm cùng
19
