JOB DESCRIBTION REECEPTION AND MARKETING

By Ms Tuyen – LILAMA2 INTERNATIONAL TECHNOLOGY COLLEGE

TRUNG TÂM NGOẠI NGỮ LILAMA2
MÔ TẢ CÔNG VIỆC MẢNG TƯ VẤN MARKETING
Chức danh:

Nhân viên tư vấn, marketing

Chế độ làm việc:

Làm theo ca

Số lượng người:

03

1. Tổ trưởng tổ tư vấn – mảng người lớn
2. Nhân viên tư vấn mảng thiếu nhi
3. Nhân viên tư vấn mảng thiếu niên
Nội dung công việc:
1. Tư vấn trực tiếp khóa đào tạo
Yêu cầu: Thuộc lòng và hiểu rõ chi tiết tất cả chương trình đào tạo mảng
tiếng Anh ngắn hạn của Khoa ngoại ngữ


Tìm hiểu nhu cầu học tập của khách hàng.



Giới thiệu cho khách hàng chương trình đào tạo phù hợp.



Biết giá học phí từng chương trình học.



Loại giáo trình sử dụng cho chương trình học, nắm rõ đặc điểm, bố cục
của giáo trình để tư vấn cho khách hàng.



Thông báo sĩ số tối đa của một lớp.



Gửi thông tin giới thiệu về khóa học cho khách hàng.



Gửi mẫu đăng ký và hướng dẫn điền mẫu đăng ký học cho khách hàng.
Kiểm tra lại nội dung khách hàng điền thông tin (nếu thiếu cần bổ sung
ngay).



Kết quả đạt được sau khi hoàn thành khóa học (kiến thức, kỹ năng, điểm
tối thiểu để đạt yêu cầu khóa học, chứng nhận hoàn thành khóa học.



Cho học sinh làm bài kiểm tra xếp lớp trực tiếp (4 kỹ năng đối với thiếu
niên, người lớn, 2 kỹ năng đối với thiếu nhi).



Các quyền lợi của người học (nếu khách hàng có đề cập).


By Ms Tuyen – LILAMA2 INTERNATIONAL TECHNOLOGY COLLEGE

2. Tư vấn qua điện thoại khóa đào tạo
Yêu cầu: Kỹ năng nghe điện thoại, tùy theo từng tình huống


Trước cuộc gọi:
-



Trong cuộc gọi:
-



Chào hỏi
Giới thiệu tên bản thân, tên trường
Nội dung trao đổi rõ ràng, ngắn gọn, trọng tâm
Ghi chú thông tin vào sổ

Kết thúc cuộc gọi:

-



Xác định số điện thoại, người cần gọi, nội dung cần liên lạc

Nhắc lại thông tin cốt lõi
Cảm ơn, chào tạm biệt

Chuyển máy:
-

Cần biết rõ thông tin cốt lõi trước khi chuyển máy cho người khác.

-

Yêu cầu khách hàng vui lòng đợi để chuyển máy

3. Cập nhật dữ liệu thông tin liên lạc của học viên
Yêu cầu: Cập nhật có hệ thống thông tin liên lạc


Cập nhật kết quả xếp lớp cùng thông tin liên lạc của học viên vào hệ
thống Excel, danh sách chờ lớp. Trường hợp khách hàng không nghe
máy lần 1, tư vấn liên lạc lại lần 2, 3 (tối thiểu 3 lần gọi vào các buổi
khác nhau). Nếu không liên lạc được với khách hàng sau 3 lần gọi điện



thoại, cần báo cáo cho người quản lý trực tiếp xử lý.

Căn cứ vào danh sách chờ lớp, tư vấn cần xác định rõ thời gian mở lớp,
liên lạc người học, PHHS, cung cấp thông tin chi tiết về khóa học
(chương trình gì, lớp nào, thời gian học,…) trước khi nhập học 1 tuần để
thông báo (nhắc lại) PHHS, người học chuẩn bị khoản học phí, chi phí



giáo trình học tập.
Trường hợp khách hàng không nghe máy từ 3 lần trở lên, cần gửi thư
thông báo về gia đình theo địa chỉ.

4. Thu học phí Tiếng Anh và giao lại cho kế toán vào cuối ca (hoặc sáng
hôm sau). Theo dõi tình hình thu học phí


By Ms Tuyen – LILAMA2 INTERNATIONAL TECHNOLOGY COLLEGE

Yêu cầu: Thu đủ và cất giữ học phí cẩn thận, lưu trữ đúng tên, đúng số tiền.
 Chuẩn bị danh sách các lớp mở.
 Danh mục học phí của lớp đang mở.
 Chuẩn bị phiếu thu, cần có dự trù phiếu thu.
 Ghi biên lai phải đủ 3 liên, liên trắng để lưu, liên màu đỏ đưa cho khách


hàng, liên xanh giao kế toán.
Trường hợp ghi sai, để nguyên 3 liên và gạch ngang lấy bấm lại lưu ở



cuốn, không để mất liên nào.

Chốt học phí, nhập biên lai, số tiền học phí đóng nhập lên danh sách



trên máy.
Khi khách hàng đến trình bày đóng học phí, cần hỏi rõ thông tin của
người học về tên, cấp độ, lớp, chương trình học. Trường hợp có một số
phụ huynh không nắm rõ con mình học lớp nào, chương trình nào, học
phí bao nhiêu, tư vấn cần hỏi họ tên của bé và tìm trên danh sách dự



kiến mở lớp để biết thông tin.
Học phí thu hàng ngày nên thường tập trung vào các lớp mới mở, việc
thu học phí cần chuẩn bị chu đáo và giải quyết nhanh, hạn chế tối đa để



khách hàng ngồi chờ lâu.
Quan tâm những em học sinh đi học mà chưa đóng học phí để vào trực
tiếp lớp học mời em ra ngoài nhắc nhở. Việc đóng học phí nên kết thúc



2 tuần đầu tiên kể từ ngày khai giảng lớp học.
Sau khi thu học phí, kiểm tra lại số tiền vào cuối ngày và ghi chú rõ
trong sheet doanh thu.

5. Kiểm tra sĩ số học viên các lớp mới sau khai giảng 2 tuần
Yêu cầu: Kiểm tra hằng ngày, có sự đối chiếu, kiểm tra chặt chẽ

 Kiểm tra sỉ số đi học của lớp (thông qua sổ lên lớp).
 Kiểm tra sỉ số thực tế đóng học phí (theo biên lai).
 Kiểm tra số học viên đồng ý đi học nhưng chưa tham gia lớp, liên lạc và


ghi chú lại.
Liên lạc nhắc nhở PHHS về việc học sinh có đi học nhưng chưa đóng



học phí trong tuần đầu tiên kể từ khai giảng lớp học.
Gửi thư thông báo tình hình học phí về gia đình nếu hs vẫn tiếp tục đi




học trong tuần tiếp theo mà vẫn chưa học phí.
Nếu sau ngày hẹn mà vẫn chưa đóng, trực tiếp mời học sinh ra khỏi lớp.
Gửi danh sách chốt cho các bộ phận liên quan sau 2 tuần khai giảng


By Ms Tuyen – LILAMA2 INTERNATIONAL TECHNOLOGY COLLEGE

6. Theo dõi tình hình học tập của học sinh, giải quyết một số thắc mắc liên
quan đến học sinh, PHHS.
Yêu cầu: Biết rõ đặc điểm, tình hình học tập của các em thông qua nhận xét
của giáo viên và thông tin trong sổ lên lớp. Khi phụ huynh có thắc mắc về
tình hình học tập, có thông tin để giải thích.
 Thu thập nhận xét của giáo viên về học sinh sau 3 tuần học kể từ ngày




khai giảng.
Xem sổ lên lớp của giáo viên, cập nhật thông tin tình hình lớp học.
Lọc danh sách học sinh yếu, gửi kế hoạch phụ đạo cho nhân viên học vụ



để xếp lịch
Cập nhật điểm các bài kiểm tra định kỳ để liên lạc về cho PHHS kịp
thời.



Báo kết quả học tập cuối kỳ, giữa kỳ cho PHHS qua tin nhắn

7. Thông báo lịch dự kiến khai giảng các lớp mới cho tổ trưởng tổ tư vấn
trước thứ 3 hàng tuần.
Yêu cầu: Dự kiến đúng ngày khai giảng khóa mới


Liên lạc HS/ PHHS báo kết quả thi cuối khóa đồng thời thông báo mời
học theo lịch dự kiến mở lớp của lớp kế tiếp nếu đủ số lượng mở lại lớp
(liên lạc từ 9 giờ sáng đến 11 giờ trưa và từ 3 giờ chiều đến 8 giờ tối).
Nếu kết quả thi của lớp học không đủ số lượng mở lớp tổi thiểu, chỉ
thông báo kết quả điểm và thông báo thời gian chờ lớp, sẽ thông báo lại
ngày gần nhất để mở lớp cho học viên. Trường hợp đợi lớp mở lâu,
khách hàng phàn nàn cần tìm cách giải thích khéo léo và bàn với người
quản lý trực tiếp để có hướng giải quyết kịp thời.



Ghi chú lại thông tin cuộc gọi lên danh sách gọi điện báo kết quả học tập
để biết số lượng người đăng ký học cấp độ tiếp theo.



Kiểm tra danh sách học viên, PHHS quan tâm đăng ký học.



Thường xuyên cập nhật lịch học để biết các lớp sắp kết khóa.



Làm lịch dự kiến các lớp chuẩn bị mở hàng tuần.



Gửi lịch dự kiến mở lớp trước thứ 3 hàng tuần cho tổ trưởng.


By Ms Tuyen – LILAMA2 INTERNATIONAL TECHNOLOGY COLLEGE

8. Theo dõi trường hợp học viên vì lý do đặc biệt, không theo học, bảo lưu
hoặc rút lại học phí, chuyển học phí
Yêu cầu: Tìm hiểu lý do các trường hợp nêu trên, giải quyết hợp lý.
 Căn cứ vào các quy định về học phí, Tư vấn sẽ tư vấn cho khách hàng về
các hình thức bảo lưu, chuyển học phí, hoặc rút học phí phải theo quy
định của Nhà trường nhằm hướng khách hàng đưa ra được quyết định



duy nhất nhưng phù hợp với quy định chung.
Khách hàng vẫn đưa ra quyết định của mình, y/c khách hàng điền mẫu
cần làm thủ tục để ký chấp thuận. Gửi lại khách hàng một bảng, kế toán
1 bảng, 1 bảng lưu tại tư vấn. Ghi chú thông tin học sinh vào danh sách



lớp.
Trường hợp bảo lưu vì bận công việc, tư vấn cần theo dõi lịch học của
lớp tiếp theo và mời học viên tham gia học lại đến hết thời gian bảo lưu



là 3 tháng.
Chỉ trả lại học phí khi không đủ sỉ số lớp học, hoặc lý do không thể bảo
lưu, không thể học nữa (trường hợp đặc biệt).



Cần tư vấn theo cách khách hàng tìm thêm người học hoặc chuyển cho
người thân để đảm bảo sĩ số lớp học.

9. Quản lý giáo trình, tài liệu giảng dạy, cung cấp cho giáo viên thỉnh giảng
mượn mỗi buổi lên lớp.
Yêu cầu: Lưu trữ sách có hệ thống.


Cho giáo viên mượn, có ký nhận và hoàn trả sau buổi dạy.



Nhắc giáo viên trả lại giáo trình sau khi kết thúc khóa học, hoặc sau khi
chấm dứt làm việc tại trường.

10. Bảo quản sách trưng bày, các chứng chỉ, chứng nhận hoàn thành khóa
học, vệ sinh tại tư vấn
Yêu cầu:
 Thống kê chủng loại, ghi chi tiết vào sổ lưu sách trưng bày.
 Bảo quản sách sạch sẽ, không làm mất sách


By Ms Tuyen – LILAMA2 INTERNATIONAL TECHNOLOGY COLLEGE



Tư vấn cho khách hàng về các chứng nhận hoàn thành khóa học sau khi
kết thúc khoá học (đã có trưng bày tại tư vấn)



Luôn sắp xếp bàn tư vấn gọn gàng, lau chùi bàn ghế mỗi sáng.

11. Bán sách cho học viên cộng đồng buổi tối
Yêu cầu: Thuộc lòng các cấp độ tương ứng với giáo trình
 Căn cứ vào lịch dự kiến mở lớp, lịch học hàng tuần, người phụ trách bán






sách kiểm tra số lượng sách tồn và làm đề xuất sách.
Trình quản lý khoa ký đề xuất sách
Nhập số lượng sách bán
Thống kê lại số lượng sách bán
Thống kê tiền bán sách hàng tuần nộp kế toán.

12. Hoàn thành các công việc phát sinh khác
Yêu cầu: sẵn sàng đáp ứng
13. Marketing



Thiết lập chính sách học phí, chiến lược marketing cho trung tâm
Xây dựng, lên kế hoạch và giải pháp thực hiện cũng như triển khai chiến



lược.
Thu thập thông tin về khách hàng, khả năng khách hàng, nghiên cứu nhu




cầu người học để xây dựng các khóa học mới nếu cần thiết
Cập nhật và xử lý thông tin từ đối thủ cạnh tranh
Chuẩn bị thư từ, tờ rơi bằng cách định dạng nội dung và hình ảnh, sắp



xếp việc in ấn.
Phối hợp với quản lý trung tâm để thực hiện một số hoạt động
marketing.

14. Báo cáo
Yêu cầu: Đúng tiến độ, trung thực
Nhân viên tư vấn:
 Báo cáo hàng tuần với bộ phận quản lý trực tiếp (tổ trưởng tổ tư vấn) về
số lượng học viên hiện tại và số lượng quan tâm, doanh thu hàng tuần,


tình hình học tập của học viên.(file báo cáo tình hình học vụ đang dùng.)
Báo cáo hàng tuần số lượng sách bán, số tiền thu được.


By Ms Tuyen – LILAMA2 INTERNATIONAL TECHNOLOGY COLLEGE



Báo cáo hàng ngày, chia sẻ những công việc còn tồn đọng, chưa giải



quyết được với người làm việc cùng và người trực ca tiếp theo.
Báo cáo hàng ngày về những đề xuất, phản ánh của khách hàng chưa giải

quyết được cho tổ trưởng tổ tư vấn để tiếp tục giải quyết.
Tổ trưởng tổ tư vấn:
- Nắm tình hình hoạt động chung của cả nhóm.

- Báo cáo hàng tuần cho quản lý về doanh thu, số lượng học viên, danh sách
lớp chờ, các trường hợp chưa giải quyết được của thiếu nhi, thiếu niên và
-

người lớn.
Giải quyết các phản ánh, phàn nàn, các trường hợp học viên đặc biệt, học
viên nghỉ hoc... Nếu vẫn chưa ổn, thông báo để cấp quản lí giải quyết.

Ghi chú:
-

Những đợt cao điểm mở lớp sẽ có thêm người hỗ trợ theo sự phân
công của phó/trưởng khoa.
TRÌNH ĐỘ CHUYÊN MÔN
o
o
o
o

Khiếu nói chuyện, kỹ năng thuyết phục khách hàng
Biết sử dụng tiếng Anh trong giao tiếp.
Có kinh nghiệm tư vấn, tiếp xúc HS, PHHS
Biết sử dụng Word, excel thành thạo

CÁC TIÊU CHÍ LỰA CHỌN CHÍNH
o Có khả năng làm việc trong môi trường kỷ luật cao.
o Thể hiện được khả năng làm việc độc lập.
o Có hiểu biết mang tính hệ thống và kinh nghiệm làm việc trong
lĩnh vực đào tạo.
o Thể hiện được khả năng hợp tác, hỗ trợ các cá nhân/bộ phận khác

có liên quan.
o Sẵn sàng học tập nhằm đáp ứng những yêu cầu của nhiệm vụ công
tác.
o Thể hiện được khả năng giao tiếp tốt bằng văn bản, bằng lời.
Gọi điện cho phụ huynh học sinh chở các bé đi học phụ đạo.


By Ms Tuyen – LILAMA2 INTERNATIONAL TECHNOLOGY COLLEGE