Các phân hệ hệ thống tài khoản

Công ty cổ phần phần mềm quản trị doanh nghiệp (CYBERSOFT)

HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG PHẦN MỀM CYBER ENTERPRISE 9.0

LỜI GIỚI THIỆU
Xin chân thành cảm ơn quý khách hàng đã, đang và sẽ sử dụng phần mềm Cyber
Enterprise 9.0. Chúng tôi tin tưởng rằng đây là sản phẩm cần thiết cho doanh nghiệp bạn.
Công ty Cổ phần Phần mềm Quản trị Doanh nghiệp - CyberSoft là công ty tin học chuyên
sâu về phần mềm trong lĩnh vực quản trị doanh nghiệp. Hiện nay khách hàng của CyberSoft nằm
trên toàn quốc với các quy mô lớn nhỏ khác nhau, loại hình kinh doanh và hình thức sở hữu khác
nhau đang sử dụng các sản phẩm và dịch vụ của CyberSoft. Các sản phẩm của chúng tôi đã giúp
cho khách hàng thành công trong lĩnh vực cập nhật và khai thác các thông tin tài chính - kế toán
một cách kịp thời, đầy đủ, chính xác, hỗ trợ cần thiết quý khách hàng ra quyết định trong đầu tư
và kinh doanh,…
1
WWW.CYBERSOFT.COM.VN


Công ty cổ phần phần mềm quản trị doanh nghiệp (CYBERSOFT)

Với phương châm: “Chất lượng và dịch vụ tốt nhất”. CyberSoft luôn luôn không ngừng
hoàn thiện và phát triển sản phẩm để đáp ứng ngày càng đầy đủ các yêu cầu về thông tin quản lý
trong nền kinh tế thị trường.
Quan điểm phục vụ: “Thành công của khách hàng là mục đích của chúng tôi”, trên
quan điểm ấy chúng tôi với đội ngũ cán bộ nhân viên luôn sẵn sàng cao đáp ứng nhu cầu của
khách hàng.
Trên cơ sở đúc rút kinh nghiệm và dựa và kết quả nghiên cứu phần mềm của các hãng
phần mềm nỗi tiếng trên thế giới trong lĩnh vực tài chinh kế toán, Cyber Enterprise 9.0 là giải
pháp tối ưu nhất cho quý công ty.
Công ty CyberSoft chúng tôi rất cảm ơn tất cả những người đã đóng góp tâm huyết trị
tuệ, sức lực để xây dựng và phát triển sản phẩm phần mềm Cyber Enterprise 9.0 ngày càng tốt

hơn.
Công ty CyberSoft xin chân thành cảm ơn tất cả các khách hàng - những người đã mang
lại ý nghĩa đích thực cho Cyber Accounting.
Công ty: CyberSoft

CÁC HỆ THỐNG CHỨC NĂNG NGHIỆP VỤ
Phần mềm ERP thiết kế cho Lexus Thăng Long là giải pháp tổng thể về quản trị doanh
nghiệp, bao gồm các hệ thống chức năng nghiệp vụ sau:

2
WWW.CYBERSOFT.COM.VN


Công ty cổ phần phần mềm quản trị doanh nghiệp (CYBERSOFT)

I.

CÁC THAO TÁC KHI SỬ DỤNG PHẦN MỀM
1.1 HỆ THỐNG MENU
-

Cyber Enterprise 9.0 có hệ thống menu theo hai dạng như hình dưới:
+ Menu dọc dàn trải trên màn hình

3
WWW.CYBERSOFT.COM.VN


Công ty cổ phần phần mềm quản trị doanh nghiệp (CYBERSOFT)

+ Menu ngang sổ xuống theo cây thư mục

-

Một số tính năng xem nhanh khác:
+
: Danh sách người sử dụng đang sử dụng phần mềm
+

: Cập nhật phần mềm

+

: Thông báo

1.2 THAO TÁC CHUNG KHI KHAI BÁO DANH MỤC, CẬP NHẬT CHỨNG TỪ, XEM
BÁO CÁO
1.2.1 Thao tác chung khi khai báo danh mục
-

Để vào các danh mục thực hiện bấm chuột vào mục “Danh mục”  Bấm chọn danh mục
cần bổ sung, hiệu chỉnh thông tin (Xem hình dưới)

4
WWW.CYBERSOFT.COM.VN


Công ty cổ phần phần mềm quản trị doanh nghiệp (CYBERSOFT)

Các thao tác xử lý với danh mục:

-

hoặc Ctrl + F5: Làm tươi dữ liệu

-

hoặc F3: Sửa lại thông tin cho mã đã có

-

hoặc F4: Khai báo mã mới cho danh mục

-

hoặc F5: Để vào ô tìm kiếm nhanh đến
mã danh mục đã có theo thông tin bất kỳ của đối tượng

-

hoặc F6: Đổi mã cũ sang một mã mới (Toàn bộ dữ liệu trên mã cũ sẽ chuyển
sang mã mới)

-

hoặc F8: Xoá hẳn mã đã có ra khỏi hệ thống
Ctrl + F: Để tìm kiếm thông tin bất kỳ trong toàn bộ danh mục đang mở

-

hoặc Esc: để thoát khỏi danh mục

Trong đó:
Nhóm 1,2,3,4,5: Được lựa chọn ra từ Danh mục nhóm danh mục. Được dùng để phân
chia mã danh mục thành các nhóm riêng phục vụ công tác quản trị dữ liệu.
Mã danh mục: tự gõ (nên đặt mã theo những kí tự viết tắt, gợi nhớ, viết liền, không dấu,
tránh các kí tự đặc biệt *,#,’,”,dấu chấm “.”, %) hoặc tự sinh theo quy tắc quy ước trước
(bắt buộc),
Tên danh mục: tự gõ (bắt buộc)
Trạng thái đang sử dụng: hiển thị mã danh mục trên các màn hình lookup, tích chọn
Các thông tin liên quan: tùy từng loại danh mục sẽ có các thông tin chi tiết cần khai báo
thêm phục vụ công tác sử dụng và quản trị.

-

-

5
WWW.CYBERSOFT.COM.VN


Công ty cổ phần phần mềm quản trị doanh nghiệp (CYBERSOFT)

1.2.2 Thao tác chung khi cập nhật chứng từ
Trong Cyber Enterprise 9.0 bố trí thông tin trên các màn hình cập nhật chứng từ, các thao
tác cập nhật chứng từ tương đối thống nhất. Cụ thể gồm các điểm chung sau:

-

Bố trí màn hình cập nhật chứng từ
Màn hình chứng từ thông thường có 4 phần:

-

 Phần 1 – Các chức năng duyệt chứng từ, đính kèm file, lịch sử cập nhật chứng từ,

ghi chú, thông tin sổ cái, sổ kho, tên tài khoản sử dụng , …
 Phần 2 - Các thông tin đầu phiếu của chứng từ như ngày chứng từ, số chứng từ, mã
khách hàng, diễn giải, ...
 Phần 3 - Nội dung chi tiết của chứng từ trong lưới (Grid).
 Phần 4 - Mức xử lý, các dòng tổng cộng về số lượng, tiền…Các nút chức năng sử
dụng trong quá trình cập nhật chứng từ như: Xem / Sửa / Xoá / Mới/ Copy/Tìm
kiếm/In/Quay ra
Dưới đây là ví dụ về màn hình cập nhật một chứng từ

-

Thao tác xử lý khi cập nhật chứng từ
Trong Cyber Enterprise 9.0 khi cập nhật một chứng từ có các chức năng sau:
-

Vào chứng từ mới (Nút Mới hoặc Alt +M )

-

Copy chứng từ (Nút Copy – Alt +C )

-

Lưu chứng từ (Nút Lưu – Alt + L)
In chứng từ trên máy (trong trường hợp dùng chương trình để in chứng từ) (Nút In hoặc
Alt + I)

6
WWW.CYBERSOFT.COM.VN


Công ty cổ phần phần mềm quản trị doanh nghiệp (CYBERSOFT)
-

Tìm các chứng từ đã cập nhật trước đó ra để xem/sửa/xoá (Nút Tìm hoặc Alt + T)

-

Sửa một chứng từ (Nút Sửa hoặc Alt + S)

-

Xoá một chứng từ (Nút Xoá hoặc Alt + X)

-

Xem các chứng từ vừa mới cập nhật (Nút Xem hoặc Alt + E)
Di chuyển sang phiếu khác, quay về phiếu đầu hoặc phiếu cuối (biểu tượng
)

-

Xem thông tin sổ cái, thẻ kho, bảng kê thuế đầu vào/đầu ra ( biểu tượng

-

Xem người tạo chứng từ, người sửa chứng từ lần cuối

)

Quy trình tạo mới 1 chứng từ
Dưới đây là quy trình tạo một chứng từ mới trên cơ sở ví dụ : Tạo mới một Phiếu kê toán
-

B1: Chọn menu Kế toán tổng hợp -> Phiếu kế toán
B2: Chương trình sẽ lọc ra N chứng từ được cập nhập cuối cùng và hiện lên màn hình cập
nhật chứng từ. Nhấn nút ESC để quay ra màn hình cập nhập chứng từ.

-

B3: Chọn nút
hoặc Alt+ M để bắt đầu vào chứng từ mới. Con trỏ sẽ chuyển đến
trường đầu tiên trong màn hình cập nhật thông tin về chứng từ.
B4: Lần lượt cập nhật các thông tin trên màn hình: phần 2 và phần 3, kiểm tra phần tổng
tiền, tổng cộng ở phần 4.

-

B5: Chọn nút

hoặc Alt+ L để lưu chứng từ.

1.2.3 Thao tác chung khi xem báo cáo
-

B1: Chọn chức năng báo cáo tương ứng với nghiệp vụ cụ thể.
Ví dụ: Báo cáo kế toán. Chương trình sẽ hiện lên danh sách các báo cáo liên quan

-

B2: Chọn báo cáo cần xem.
Ví dụ: Sổ quỹ
+ Cách 1

7
WWW.CYBERSOFT.COM.VN


Công ty cổ phần phần mềm quản trị doanh nghiệp (CYBERSOFT)

+ Cách 2

-

B3: Vào điều kiện lọc số liệu để lên báo cáo -> Chấp nhận
Ví dụ: Sổ quỹ tài khoản 1111 thời gian từ ngày 01/01/2018 đến ngày 02/01/2018.

8
WWW.CYBERSOFT.COM.VN


Công ty cổ phần phần mềm quản trị doanh nghiệp (CYBERSOFT)

-

Sau khi tính toán xong chương trình sẽ hiện lên kết quả dưới dạng bảng số liệu.

Một số điểm cần lưu ý khi lên và xem báo cáo
+ Các chức năng trên báo cáo
-

Xem trước khi in

-

In báo cáo

-

lựa chọn in

-

Kết xuất dữ liệu ra file Excel, word, PDF,…

9
WWW.CYBERSOFT.COM.VN


Công ty cổ phần phần mềm quản trị doanh nghiệp (CYBERSOFT)

-

hoặc Ctrl + F5 : Làm tươi dữ liệu

-

hoặc Ctrl + F2 : Quay lại form lọc Báo cáo

-

-

hoặc F3 : xem chứng từ
Thoát khỏi báo cáo

- Ctrl + F : tìm kiếm thông tin bất kì trong báo cáo

-

Chuột phải vào tiêu đề của cột trong báo cáo sẽ hiện thị ra một số chức năng sắp xếp, lọc
dữ liệu của cột

-

Ngoài ra còn có một số các chức năng khác khi chuột phải vào dòng chi tiết báo cáo:

10
WWW.CYBERSOFT.COM.VN


Công ty cổ phần phần mềm quản trị doanh nghiệp (CYBERSOFT)
-

Tính toán : Kéo thả chuột vùng dữ liệu cần tính toán -> chuột phải -> Tính toán

-

Vẽ đồ thị : Kéo thả chuột vùng dữ liệu cần vẽ đồ thị -> chuột phải -> Tùy chọn

-

II.

CHỨC NĂNG QUẢN TRỊ HỆ THỐNG
Phân hệ hệ thống có các chức năng sau:
•

Tham số tùy chọn

•

Phân quyền

•

Quản lý số liệu

•

Trợ giúp.

•

Đổi mật khẩu

•

Kết thúc

2.1 Tham số tuỳ chọn
2.1.1 Khai báo danh sách chứng từ
Các thông tin khai báo danh sách chứng từ

11
WWW.CYBERSOFT.COM.VN


Công ty cổ phần phần mềm quản trị doanh nghiệp (CYBERSOFT)

Mã ctừ:
Mã chứng từ: Do đơn vị thiết kế quy định cho từng màn hình cập nhật chứng từ và không
được sửa.
Mã chứng từ được dùng để nhận biết là dữ liệu, thông tin trên các báo cáo được cập nhật
từ màn hình nào, từ phân hệ nào.
Tên ctừ:
Tên của chứng từ. Thông tin này đã được đơn vị thiết kế phần mềm khai báo, nhưng có
thể sửa lại cho phù hợp.
Tên 2:
Tên tiếng Anh của chứng từ. Thông tin này đã được đơn vị thiết kế phần mềm khai báo,
nhưng có thể sửa lại cho phù hợp.
Stt khi in bảng kê:

12
WWW.CYBERSOFT.COM.VN

Công ty cổ phần phần mềm quản trị doanh nghiệp (CYBERSOFT)

Thông tin này phục vụ việc sắp xếp các ctừ khi lên các báo cáo chi tiết liên quan đến
nhiều loại ctừ khác nhau. Trong các báo cáo này, trong cùng một ngày thì các ctừ có stt bé hơn sẽ
được sắp xếp trước các ctừ có stt lớn hơn.
Mã chứng từ khi in:
Trường này khai báo mã ctừ sẽ được in ra trong các báo cáo, sổ sách kế toán.
Mã chứng từ mẹ:
Trường này khai báo để tiện cho việc đánh số tự động các chứng từ. Mỗi khi thêm một
chứng từ mới thì phần mềm tự động đánh số tăng thêm 1. Trong trường hợp các màn hình cập
nhật chứng từ khác nhau nhưng lại có cùng một hệ thống đánh số chứng từ thì phải khai báo các
màn hình này có chung một mã ctừ mẹ để cho chương trình nhận biết để đánh số tự động.
Mã ctừ mẹ phải là mã ctừ nào đó trong danh mục ctừ. Trong trường hợp màn hình có hệ
thống đánh số riêng thì mã ctừ mẹ trùng với chính mã ctừ.
Ngoại tệ:
Trong trường hợp màn hình nhập ctừ mà các chứng từ thường có cùng một đồng tiền giao
dịch thì khai báo đồng tiền giao dịch này và chương trình sẽ tự động gán đồng tiền giao dịch bằng
đồng tiền giao dịch (ngoại tệ) ngầm định ta khai báo. Tuy nhiên ta có thể sửa lại mã ngoại tệ khi
nhập ctừ.
Ngoại tệ ngầm định khai báo phải thuộc danh sách các loại tiền được khai báo trong danh
mục các loại tiền.
Tiêu đề chứng từ khi in:
Trường này khai báo tiêu đề ngầm định khi ta in chứng từ trên máy. Tuy nhiên ta có thể
sửa lại tiêu đề khi in ctừ.
Số liên khi in:
Trường này khai báo số liên ctừ ngầm định được in ra khi in chứng từ trên máy. Tuy nhiên
ta có thể sửa lại số liên cần in ra khi in ctừ.
Số lượng chứng từ lọc sẵn:
Thông tin này thông báo cho chương trình biết là phải lọc ra bao nhiêu ctừ được cập nhật
sau cùng mỗi khi vào màn hình cập nhật ctừ.

Ta có thể khai báo bằng 0, tức là không cần lọc ctừ nào cả.
Cho phép trùng số chứng từ:
Thông in này cho phép hay không cho phép đánh trùng số ctừ đối với các ctừ khác nhau
trong cùng một năm.
Sử dụng tên người giao dịch:
13
WWW.CYBERSOFT.COM.VN


Công ty cổ phần phần mềm quản trị doanh nghiệp (CYBERSOFT)

Thông tin này cho phép cập nhật hay không cập nhật trường tên người giao dịch trên
chứng từ. Ví dụ: người nhận tiền trên phiếu chi, người nộp tiền trên phiếu thu...
Sử dụng ngày lập chứng từ:
Thông tin này cho phép sửa hay không sửa trường ngày lập chứng từ. Bình thường ngày
lập chứng từ được chương trình tự động gán bằng ngày hạch toán.
Lọc chứng từ theo người lập chứng từ:
Thông tin này thông báo cho chương trình biết là có cho phép hay không cho phép lọc ctừ
theo người sử dụng trong các màn hình cập nhật ctừ.
Việc lọc ctừ theo người sử dụng chỉ thực sự cần thiết trong trường hợp phòng kế toán lớn,
có nhiều kế toán viên cùng sử dụng một màn hình cập nhật ctừ.
Sử dụng quyển chứng từ:
Thông tin này cho phép sử dụng hay không sử dựng trường quyển chứng từ.
Đánh số chứng từ theo:
Thông tin này cho phép người dùng khai báo phương pháp đánh số chứng từ tăng theo 1
trong 3 phương pháp: 1- Tăng dần; 2 – Trăng dần trong năm; 3 – Tăng dần theo tháng.
Ngầm định tài khoản (Tk thuế, tk nợ, tk có):
Thông tin này cho người dùng khai báo tài khoản ngầm định cho các chứng từ. Khi khai
báo vào mục này khi cập nhật chứng từ, phần mềm sẽ tự động nhảy tài khoản theo khai báo ngầm
định. Nhưng người dùng có thể cập nhật lại theo nghiệp vụ thực tế khi cập nhật chứng từ.

Định dạng các trường số trong chứng từ:
Thông tin này cho người dùng khai báo định dạng các trường số liên quan đến chứng từ
như: Tỷ giá, số lượng, tiền, tiền ngoại tệ.
2.1.2 Khai báo đơn vị hạch toán
Chức năng: Được dùng để khai báo danh sách các đơn vị thuộc Lexus Thăng Long Thông
tin khai báo đơn vị hoạch toán gồm:
 Mã đơn vị
 Tên đơn vị
 Tên tiếng Anh
 Đơn vị chủ quản
 Đơn vị
 Địa chỉ
14
WWW.CYBERSOFT.COM.VN


Công ty cổ phần phần mềm quản trị doanh nghiệp (CYBERSOFT)
 Mã số thuế
 Tên giám đốc
 Tên kế toán trưởng

2.1.3 Khai báo mức xử lý chứng từ
Chức năng: Dùng để quản lý các trạng thái chứng từ phát sinh. Người sử dụng có thể
khai báo mã hoá trạng thái chứng từ theo 9 cấp quản lý từ 1-9. Với trạng thái Lên sổ cái của
chứng từ là 9. Việc chia các trạng thái chứng từ cho phép người sử dụng phân quyền quản lý
theo các cấp phê duyệt chứng từ. Chương trình ngầm định các loại chứng từ được thiết lập ở
hai cấp (Lập chứng từ -3 , hạch toán sổ cái – 9 )
Thông tin cập nhật:
 Mã chứng từ
 Mã post

 Tên post
 Tên tiếng Anh

2.1.4 Danh mục ngoại tệ
Chức năng: Danh mục ngoại tệ dùng để quản lý các loại ngoại tệ phát sinh trong
doanh nghiệp.
Thông tin về danh mục ngoại tệ gồm có:
 Mã ngoại tệ
 Tên ngoại tệ
 Tên tiếng Anh

2.1.5 Tỷ giá ngoại tệ
Chức năng: Danh mục tỷ giá quy đổi ngoại tệ dùng để quản lý tỷ giá quy đổi của từng
loại ngoại tệ hàng ngày ra đồng tiền hạch toán.
Thông tin về danh mục tỷ giá quy đổi ngoại tệ gồm có:
 Mã ngoại tệ
 Ngày quy đổi
 Tỷ giá quy đổi.

2.1.6 Danh mục quyển chứng từ
Chức năng: Danh mục quyển chứng từ dùng trong việc đánh số chứng từ tự động.
15
WWW.CYBERSOFT.COM.VN


Công ty cổ phần phần mềm quản trị doanh nghiệp (CYBERSOFT)
 Trong quyển chứng từ có thể được dùng ở nhiều màn hình nhập liệu khác

nhau, hoặc ngược lại, một màn hình có thể sử dụng nhiều quyển chứng từ.
 Mỗi khi mở một quyển chứng từ mới ta phải khai báo thêm một quyển chứng

từ trong danh mục.
 Ví dụ: nếu như phiếu thu được đánh số theo tháng thì mỗi tháng ta mở một

quyển, chẳng hạn: PT0106, PT0206…
Các thông tin về quyển chứng từ
 Mã quyển chứng từ. Trong trường hợp hóa đơn bán hàng thì có thể dùng luôn

số seri làm mã quyển chứng từ.
 Tên quyển chứng từ
 Tên quyển 2 (tiếng Anh)
 Loại chứng từ: Mã chứng từ có sử dụng quyển chứng từ
 Số seri (thường sử dụng trong trường hợp hóa đơn bán hàng)
 Từ số … đến số: giới hạn số chứng từ trong quyển
 Số chứng từ hiện thời: chứng từ đã được đánh đến số, sử dụng đến chứng từ số
 Độ dài số chứng từ: Khai báo độ dài của số chứng từ

2.1.7 Khai báo tham số chương trình
Chức năng: Phần mềm cho phép khai báo một số tham số tuỳ chọn để chương trình
phù hợp nhất với từng doanh nghiệp cụ thể.
Thông tin về các tham số chương trình: Trong phân hệ hệ thống có thể khai báo các
tham số tuỳ chọn mô tả trong bảng dưới đây:

16
WWW.CYBERSOFT.COM.VN


Công ty cổ phần phần mềm quản trị doanh nghiệp (CYBERSOFT)

2.1.8 Khai báo mẫu biểu: Tài chính – Quản trị

Dùng để khai báo danh sách các báo cáo tài chính – báo cáo quản trị. Các thông tin
khai báo gồm các trường theo hình dưới:

17
WWW.CYBERSOFT.COM.VN


Công ty cổ phần phần mềm quản trị doanh nghiệp (CYBERSOFT)

2.1.9 Khai báo công thức lấy số liệu báo cáo: Tài chính – Quản trị
Dùng để khai báo công thức lấy số liệu báo cáo cho các mẫu đã khai báo ở mục 10.
Các thông tin khai báo chi tiết theo hình dưới đây:

Trong đó:
 Số thứ tự: Vị trí xuất hiện của chỉ tiêu trên bảng báo cáo
 Mã số: Dùng để phân biệt các chỉ tiêu với nhau và dùng lập công thức tính

toán khi cộng, trừ các chỉ tiêu
 Chỉ tiêu: Tên chỉ tiêu
 Tên tiếng Anh: Tên chỉ tiêu bằng tiếng Anh
 In: Nếu có in ra báo cáo thì tích vào còn không in thì để trống
 Chữ đậm: Nếu muốn in ra chữ đậm thì tích vào tuỳ chọn, nếu in thường để

trống
 Cách tính: 1- Tính theo mã số (Chỉ tiêu bằng các chỉ tiêu khác cộng, trừ); 2 –

Theo số dư tài khoản (Tính theo phát sinh tài khoản hoặc số dư, có thể kèm
theo điều kiệu tài khoản đối ứng)
2.1.10 Tham số phát triển chương trình
Chức năng này được dùng cho bên công ty cung cấp phần mềm trong quá trình triển khai tại các

đơn vị.
2.2 KHAI BÁO PHÂN QUYỀN SỬ DỤNG
-

Chức năng: Phần này dùng để khai báo người sử dụng phần mềm, nhóm những người sử
dụng chương trình và phân quyền sử dụng chương trình cho từng người sử dụng.
18
WWW.CYBERSOFT.COM.VN


Công ty cổ phần phần mềm quản trị doanh nghiệp (CYBERSOFT)
-

Menu: Hệ thống \ Phân quyền \ Tạo và phân quyền sử dụng (Sẽ xuất hiện hình 01)

Hình 01 – Chức năng khai báo và phân quyền cho người sử dụng
2.2.1 Danh sách người sử dụng
-

Người sử dụng: Dùng để khai báo tên người sử dụng phần mềm cụ thể, dùng khi truy cập
vào phần mềm.

Để thêm mới người sử dụng: F4 hoặc chuột phải \ tạo người sử dụng

-

Hình 02 – Khai báo danh sách người sử dụng
-

Để thêm mới người sử dụng hãy bấm vào nút “Mới” sẽ xuất hiện màn hình để khai báo

thông tin người sử dụng , như hình dưới:

19
WWW.CYBERSOFT.COM.VN


Công ty cổ phần phần mềm quản trị doanh nghiệp (CYBERSOFT)

Hình 03 – Các thông tin khai báo cho người sử dụng
Trong đó:
-

Tên người sử dụng: tên đăng nhập phần mềm (bắt buộc)
Phòng ban : Kết nối tài khoản với tên nhân viên .Chọn tên nhân viên trong danh mục bộ
phận nhân viên đã khai báo (bắt buộc)

Lưu ý: Nếu tích vào tùy chọn “Quản trị viên” thì người dùng đó sẽ được toàn quyền
quản lý tất cả các phân hệ, chức năng của phần mềm.
2.2.2 Danh sách nhóm sử dụng

-

-

Nhóm người sử dụng: Dùng để khai báo các nhóm người sử dụng có cùng chức năng công
việc tương tự nhau. Những người cùng nhóm sẽ có chức năng sử dụng phần mềm như nhau.

-

Nếu mỗi người được phân công những công việc khác nhau thì phải khai báo riêng cho mỗi

người một nhóm tương ứng với danh sách người sử dụng.

Để tạo mới nhóm người sử dụng: F4 hoặc chuột phải \ Tạo nhóm và phân quyền\ thông tin nhóm
-> Chấp nhận

20
WWW.CYBERSOFT.COM.VN


Công ty cổ phần phần mềm quản trị doanh nghiệp (CYBERSOFT)

Hình 04 – Các thông tin khai báo cho nhóm người sử dụng
Trong đó:
- Mã nhóm: tự nhập, tên viết tắt(bắt buộc)
- Tên nhóm: tự nhập (bắt buộc)
- Tích chọn danh sách nhân viên thuộc nhóm
2.2.3 Phân quyền
-

Sau khi khai báo xong nhóm người sử dụng, hãy bấm chọn vào dòng nhóm cần phân quyền
vào bấm lần lượt vào các nút trong nhóm “Phân quyền chức năng” , “Phân quyền danh
mục”, “Phân quyền chứng từ”

-

Cụ thể theo các hình dưới đây:

21
WWW.CYBERSOFT.COM.VN

Công ty cổ phần phần mềm quản trị doanh nghiệp (CYBERSOFT)

Hình 05 – Phân quyền chức năng được hiển thị và sử dụng

Hình 06 – Phân quyền danh mục được hiển thị và sử dụng

22
WWW.CYBERSOFT.COM.VN


Công ty cổ phần phần mềm quản trị doanh nghiệp (CYBERSOFT)

Hình 06 – Phân quyền các chứng từ được hiển thị và sử dụng
2.3 Quản lý số liệu
2.3.1 Bảo trì và kiểm tra số liệu
Chức năng này là tiện ích của phần mềm, dùng để dọn dẹp số liệu, kiểm tra các sai
lệch trong hoạch toán, trong cập nhật chứng từ và trong khai báo các danh mục giúp người sử
dụng.
Chức năng này cho phép chạy theo từng năm và cho phép chọn mục cần kiển tra. Sau
khi chạy nếu có kết quả sai sót sẽ được hiển thị vào các màn hình bên dưới để người dùng
làm căn cứ kiểm tra lại các thông tin.

23
WWW.CYBERSOFT.COM.VN


Công ty cổ phần phần mềm quản trị doanh nghiệp (CYBERSOFT)

2.3.2 KHÓA SỐ LIỆU HỆ THỐNG

-

Chức năng: Dùng để khóa số liệu của hệ thống, để ngăn chặn không cho sửa đổi, xóa các dữ
liệu đã chốt quyết toán. Khi đã khóa số liệu, người dùng chỉ được sửa đổi các dữ liệu sau
ngày khóa, còn các dữ liệu trước ngày khóa chỉ được xem và in.

-

Menu: Hệ thống\Quảnlý số liệu\Khóa số liệu hệ thống

-

Chỉ có người dùng có quyền quản lý (Admin) mới được thực hiện chức năng này

-

Màn hình khóa số liệu như hình dưới:

2.4 ĐỔI MẬT KHẨU NGƯỜI DÙNG
-

Chức năng: Dùng để đổi mật khẩu cho người sử dụng. Bất kỳ người dùng nào cũng được
dùng chức năng này. Người sử dụng chỉ được phép đổi mật khẩu của bản thân, không có
quyền đổi mật khẩu của những người dùng khác.

-

Menu: Hệ thống\Đổi mật khẩu

-

Màn hình đổi mật khẩu như hình dưới đây:

24
WWW.CYBERSOFT.COM.VN


Công ty cổ phần phần mềm quản trị doanh nghiệp (CYBERSOFT)

-

Để đổi mật khẩu, người sử dụng phải gõ mật khẩu cũ và ô “Mật khẩu cũ”. Sau đó gõ mật
khẩu mới vào ô “Mật khẩu mới” và gõ kiểm tra để xác minh tại ô “Mật khẩu kiểm tra”

III. CẬP NHẬT SỐ DƯ ĐẦU KỲ
3.1 Số dư đầu kỳ các tài khoản
3.1.1 Số dư đầu kỳ các tài khoản
- Menu: Số dư /Số dư đầu kì tài khoản/Vào số dư đầu kỳ các tài khoản/ Chọn năm bắt đầu cập
nhật số dư/ Lưu
-

Bấm F4: Để khai báo thêm mới số dư đầu kỳ của một tài khoản
Bấm F3: Để sửa lại thông tin số dư đầu kỳ cho tài khoản đã có trong danh mục
Bấm F8: Để xóa hẳn một số dư dầu kỳ của một tài khoản ra khỏi hệ thống
Thông tin khai báo số dư đầu kỳ cho 1 tài khoản bao gồm các thông tin như hình dưới:

Trong đó:
-

Tài khoản : Chọn từ danh mục tài khoản (bắt buộc)

Dư nợ đầu kỳ (VNĐ), Dư có đầu kỳ (VNĐ) ,Dư nợ đầu kỳ (NT), Dư có đầu kỳ (NT): tự
nhập (nếu có)

3.1.2 Số dư đầu kỳ các tài khoản công nợ
-Menu: Số dư/ Số dư đầu kì tài khoản/Vào số dư đầu kỳ các tài khoản công nợ/ Chọn năm bắt
đầu cập nhật số dư / Lưu
25
WWW.CYBERSOFT.COM.VN