Tổ chức hệ thống thông tin trong doanh nghiệp

Chương 1 Tổng Quan Về Hệ Thống Thông Tin
Quản Trị Doanh Nghiệp

C

ác công ty tiên tiến trên thế giới giờ
đây đã và đang sử dụng hệ thống
thông tin để điều hành công việc của
mình. Các hệ thống này sử dụng cả công
nghệ thông tin (CNTT) lẫn những kiến
thức kinh doanh (business knowledge) để
giúp công ty cũng như các nhà cung cấp
hàng hóa và dịch vụ phản ứng ngay lập
tức trước những thay đổi trên thương
trường hoặc trước những tình huống khác.
Nhờ các hệ thống thông tin, nếu thấy cần
thiết, các nhà quản lý giờ đây có thể điều
chỉnh việc sản xuất cũng như giao hàng

kịp thời khớp với nhu cầu thay đổi của
khách hàng (về mặt thị hiếu cũng như
về số lượng và chủng loại).
Những nhà quản lý sẽ phải biết làm thế
nào các hệ thống thông tin có thể làm
cho việc sản xuất kinh doanh của mình
có lợi thế cạnh tranh hơn, hiệu quả hơn
và đem lại lợi nhuận nhiều hơn.
Chương này mô tả các HTTT theo quan
điểm kỹ thuật và khảo sát những thay
đổi mà các HTTT sẽ đem lại đối với tổ
chức cũng như cung cách quản lý.

1.1 Tầm Quan Trọng Của Hệ Thống Thông Tin
Chúng ta thử xem trước tiên tại sao các HTTT và công nghệ thông tin
CNTT có vai trò quan trọng trong công ty. Có bốn lý do: quản lý nguồn
vốn, nền tảng của việc kinh doanh, năng suất và cơ hội lợi thế và chiến lược
cạnh tranh.
Quản lý nguồn vốn
Tại Mỹ cũng như tại các nước phát triển, CNTT đã trở thành thành phần
lớn nhất trong vốn đầu tư trong các doanh nghiệp. Năm 2005, các doanh
nghiệp ở Mỹ đã đầu tư vào khoảng 5.800 tỉ USD cho CNTT, cho thiết bị
truyền tin và phần mềm. Từ 1980 trở đi, tại các nước phát triển, việc đầu tư
vào CNTT đã tăng gấp đôi tỉ trọng so với tổng cộng đầu tư kinh doanh. Ở
Mỹ, trong các doanh nghiệp tư nhân, tỉ trọng đầu tư vào CNTT (phần cứng,


2

Chương 1 Tổng Quan Về Hệ Thống Thông Tin Quản Trị Doanh Nghiệp

phần mềm và thiết bị truyền thông liên lạc) tăng từ 19% (năm 1980) đến
hơn 35% vào năm 2003 trên tổng số đầu tư kinh doanh tư nhân tại thị
trường nội địa. Nếu kể luôn chi tiêu cho các chương trình thay đổi quản lý
và tổ chức cũng như các chi tiêu về tư vấn cần thiết để sử dụng có hiệu quả
các công nghệ này, thì tổng cộng chi tiêu về CNTT có thể chiếm 50% tổng
số tiền đầu tư của các doanh nghiệp tư nhân. Ở Việt Nam, con số này thì
chưa ai biết được, nhưng chắc chắn ngày càng tăng (còn hiệu quả sử dụng
CNTT vào quản lý công ty thế nào, thì chắc chắn là một vấn đề lớn).
Nền tảng của việc kinh doanh
Trong nhiều ngành kỹ nghệ, sự tồn tại kể cả sự hiện hữu của các công ty
trên thương trường mà không sử dụng đến một cách mạnh mẽ các hệ thống

thông tin là điều không tưởng. Ngày nay, các ngành dịch vụ - tài chính, bảo
hiểm, bất động sản cũng như những dịch vụ phục vụ các các nhân chẳng
hạn du lịch, chăm sóc y tế và giáo dục – không thể nào hoạt động mà không
có CNTT.

Hình 1.1. Sự lệ thuộc lẫn nhau giữa tổ chức và hệ thống thông tin
Sự tùy thuộc lẫn nhau ngày càng sâu đậm giữa khả năng công ty sử
dụng CNTT và khả năng công ty thiết đặt những chiến lược kinh doanh và
đạt được mục tiêu công ty đề ra (Hình 1.1). Việc công ty muốn thực hiện
được những gì trong năm năm tới sẽ tùy thuộc vào các HTTT của công ty


Chương 1 Tổng Quan Về Hệ Thống Thông Tin Quản Trị Doanh Nghiệp

có khả năng làm được gì. Tăng thị phần trên thương trường, muốn cho ra
nhanh sản phẩm chất lượng cao và giá thành rẻ, triển khai sản phẩm mới và
tăng năng suất lao động của công nhân viên sẽ tùy thuộc ngày càng nhiều
các loại cũng như chất lượng của các HTTT.
Năng suất
CNTT được xem là một trong những công cụ quan trọng giúp công ty đạt
đến những năng suất khả quan, đi đôi với việc cải tiến đổi mới trong tổ
chức và trong quản lý. Và những cải tiến trong hai lĩnh vực này phải được
kết nối với nhau. Người ta đã có những cuộc nghiên cứu về việc đầu tư vào
CNTT đã tăng năng suất không những đối với các công ty mà còn đối với
toàn bộ quốc gia. Những công ty nào đầu tư một cách khôn ngoan vào
CNTT sẽ thấy năng suất và hiệu quả kinh doanh tiếp tục tăng.
Cơ hội chiến lược và lợi thế
Nếu một công ty muốn tận dụng những cơ hội mới trong thị trường, phát
triển những sản phẩm mới và tạo ra những dịch vụ mới, chắc chắn công ty
đó phải đầu tư khá lớn vào CNTT để có thể thực hiện những vận hội mới

này. Nếu công ty muốn đạt được những lợi thế chiến lược cũng như để cho
có sự khác biệt so với đối thủ cạnh tranh, thì CNTT là một trong những con
đường giúp những lợi thế này kèm theo những thay đổi trong cách làm ăn
tốt nhất (best practice) và quản lý.

1.2

Triển Vọng Đối Với Các Hệ Thống Thông Tin
Chúng ta chỉ có thể hiểu tường tận các HTTT từ gốc độ công nghệ và gốc
độ kinh doanh.
Hệ Thống Thông Tin Là Gì?
Một hệ thống thông tin có thể được định nghĩa về mặt kỹ thuật như là một
tập hợp các cấu kiện (component hoặc thành phần) có những liên hệ hỗ
tương lo thu nhập (hoặc tìm đọc lại), xử lý, cất trữ và phân phối thông tin
để hỗ trợ việc làm quyết định, phối hợp và kiểm soát, các hệ thống thông
tin còn có thể giúp các nhà quản lý và nhân viên trong tổ chức phân tích các
vấn đề mới, hình dung các đề mục phức tạp và tạo ra những sản phẩm mới.

3


4

Chương 1 Tổng Quan Về Hệ Thống Thông Tin Quản Trị Doanh Nghiệp

Các HTTT thường chứa thông tin liên quan đến con người, các nơi
chốn, và các vật thể có ý nghĩa bên trong tổ chức hoặc trong môi trường
bao quanh tổ chức. Thông tin ám chỉ dữ liệu được hình thành dưới một
dạng ý nghĩa và hữu ích đối với con người. Ngược lại, dữ liệu là chuỗi các
sự kiện ở dạng thô tượng trưng cho các tình huống xảy ra trong tổ chức

hoặc môi trường vật lý trước khi dữ liệu được tổ chức và sắp xếp theo một
dạng mà con người có thể hiểu được và đem ra sử dụng.
Một thí dụ cho thấy sự tương phản giữa thông tin và dữ liệu: Quầy
thu tiền ở một siêu thị cho thấy hàng triệu mẫu dữ liệu, chẳng hạn mã số
nhận diện mặt hàng hoặc giá cả trên mỗi mặt hàng được bán ra. Các mẫu
dữ liệu này có thể được cộng dồn cho ra một tổng số và còn có thể được
phân tích để cho ra những thông tin có ý nghĩa, chẳng hạn tổng cộng số
chai nước rửa chén được bán ra từ một quầy nào đó và loại nước rửa chén
nào bán chạy nhất ở cửa hàng nào hoặc ở điựa phương nào. (Hình 1.2)

Hình 1.2. Dữ liệu và thông tin
Trong một HTTT, thông thường có ba hoạt động tạo ra thông tin mà
một tổ chức cần đến để làm quyết định, kiểm soát tác nghiệp, phân tích các
vấn đề và tạo ra những sản phẩm và dịch vụ mới. Các hoạt động này là
input (nhập liệu, đầu vào), processing (xử lý, chế biến) và output (kết xuất,
đầu ra). (Hình 1.2). Phần Input thu thập dữ liệu thô từ trong lòng một tổ
chức hoặc từ môi trường bên ngoài. Phần Processing biến đổi (hoặc chế
biến) dữ liệu thô được nhập vào thành một dạng có ý nghĩa hơn đối với
người sử dụng. Còn phần Output sẽ chuyển các thông tin được xử lý xong


Chương 1 Tổng Quan Về Hệ Thống Thông Tin Quản Trị Doanh Nghiệp

cho những ai sử dụng đến nó hoặc cho ra những hoạt động khác cần đến nó
để được dùng đến, theo một dạng thức thích hợp. Ngoài ra, HTTT còn đòi
hỏi một hồi kiểm (feedback control), nghĩa là một kết xuất được gửi lui
ngược về đầu vào đi trước cho những thành viên thích ứng của tổ chức giúp
họ đánh giá hoặc sửa sai dữ liệu nhập.

Hình 1.3. Các chức năng của một hệ thống thông tin

Mục tiêu của giáo trình này là khảo sát những HTTT hình thức,
được thiết kế chạy trên máy tính dành cho một doanh nghiệp. Các hệ thống
hình thức (formal system) dựa trên các định nghĩa được chấp nhận và cố
định về dữ liệu và về các thủ tục để thu thập, lưu trữ, xử lý, phân phối và sử
dụng dữ liệu này. Các hệ thống hình thức này mang tính cấu trúc
(structured), nghĩa là các hệ thống này hoạt động đúng theo những quy tắc
đã được định nghĩa sẵn trước tương đối cố định và không thể dễ dàng thay
đổi.
Ngược lại, các HTTT phi hình thức (informal) lại dựa trên những
quy tắc hành xử không rõ ràng. Không có sự thỏa thuận nào về việc thông
tin nào hoặc làm cách nào thông tin sẽ được lưu trữ và xử ly. Các hệ thống
informal như thế là thiết yếu cho cuộc sống của tổ chức, nhưng việc phân
tích chất lượng của các hệ thống này là ngoài phạm vi của giáo trình này.

5


6

Chương 1 Tổng Quan Về Hệ Thống Thông Tin Quản Trị Doanh Nghiệp

Các HTTT hình thức có thể làm bằng tay hoặc có thể sử dụng máy
tính. Nếu làm bằng tay hệ thống sẽ sử dụng giấy bút. Còn nếu sử dụng máy
tính, thì hệ thống sẽ dựa trên phần cứng máy tính và công nghệ phần mềm
để xử lý dữ liệu và phân tán thông tin.
Mặc dù HTTT dựa trên công nghệ máy tính để xử lý dữ liệu thô
thành thông tin có ý nghĩa với người sử dụng, nhưng cũng có sự phân biệt
rõ rệt một bên giữa một máy tính và chương trình máy tính và bên kia là
một hệ thống thông tin. Máy điện toán và các chương trình phần mềm có
liên hệ là nền tảng kỹ thuật, là công cụ và chất liệu của các HTTT hiện đại.

Máy điện toán cung cấp thiết bị để lưu trữ và xử lý thông tin. Còn các
chương trình hoặc phần mềm là tập hợp các chỉ thị hướng dẫn và kiểm soát
việc xử lý trên máy tính.
Triển Vọng Đối Với Hệ Thống Thông Tin
Các doanh nghiệp đầu tư vào CNTT và HTTT vì chúng đem lại một giá trị
kinh tế nhất định nào đó cho doanh nghiệp. Quyết định xây dựng hoặc duy
trì một HTTT là việc giả định tiền lãi đầu tư (ROI) vào CNTT đem lại sẽ
lớn hơn so với đầu tư trên nhà xưởng, máy móc thiết bị hoặc các tài sản
khác. Tiền lãi đầu tư ROI vào CNTT cao hơn được thể hiện bởi việc tăng
năng suất, tăng thu nhập (dẫn đến tăng giá trị của công ty trên thị trường
chứng khoán) hoặc có thể về mặt chiến lược lâu dài công ty có một vị trí
cao trong vài phân khúc thị trường (đem lại thu nhập cao trong tương lai).
Cũng có vài trường hợp trong đó công ty đầu tư nặng vào HTTT để
đáp ứng những quy định pháp luật của chính quyền hoặc đối với các đòi hỏi
khác của môi trường. Trong vài trường hợp, các công ty buộc lòng phải sử
dụng các HTTT đơn giản là cần thiết phải có để có thể trụ lại trong kinh
doanh. Thí dụ, một vài ngân hàng nhỏ buộc lòng phải gắn máy rút tiền
ATM hoặc cung cấp những dịch vụ ngân hàng phức tạp đòi hỏi đầu tư công
nghệ cao vì đây là giá phải trả nếu muốn tiếp tục kinh doanh. Tuy nhiên,
việc đầu tư cũng phải chứng minh là lãi đầu tư đem lại cũng phải thuận lợi.
Theo góc độ kinh doanh, một HTTT là một công cụ quan trọng tạo ra
giá trị đối với xí nghiệp. Các HTTT đem lại cho công ty khả năng tăng thu
nhập và giảm giá thành bằng cách cung cấp thông tin cho các nhà quản lý
giúp họ làm quyết định tốt hơn hoặc cải thiện việc thi hành các business
process. Thí dụ, HTTT giúp phân tích dữ liệu tại các quầy thu tiền siêu thị


Chương 1 Tổng Quan Về Hệ Thống Thông Tin Quản Trị Doanh Nghiệp

có thể tăng lợi nhuận bằng cách giúp các nhà quản lý làm quyết định tốt

hơn đối với những sản phẩm nào phải tồn kho và khuyến mãi trong các siêu
thị bán lẻ đem lại kết quả là tăng giá trị kinh doanh.

Hình 1.4. Chuỗi giá trị thông tin business
Mỗi ngành nghề kinh doanh đều có một “chuỗi thông tin giá trị”
(information value chain) (Hình 1.4), theo đó thông tin thô sẽ được thu
thập một cách có hệ thống, rồi sau đó được xử lý thông qua nhiều giai đoạn
đưa thêm vào trị giá cho thông tin này. Trị giá của một HTTT đối với một
doanh nghiệp được xác định bởi việc hệ thống sẽ dẫn đến những quyết định
quản lý tốt hơn. Mặc dù có nhiều lý do khác thúc đẩy xây dựng HTTT,
nhưng mục đích chính vẫn là đóng góp vào việc tăng giá trị của doanh
nghiệp.
Viễn ảnh kinh doanh đòi hỏi
quan tâm đến bản chất tổ chức
và quản lý của các HTTT. Đây
là một giải pháp tổ chức và
quản lý dựa trên CNTT trước
những thách thức do môi
trường đặt ra. Muốn hiểu trọn
vẹn các HTTT, nhà quản lý
phải hiểu thấu ba lĩnh vực
Hình 1.5. HTTT còn hơn là máy tính

7


8

Chương 1 Tổng Quan Về Hệ Thống Thông Tin Quản Trị Doanh Nghiệp

(Hình 1.5): tổ chức, cách thức quản lý, những chiều kích thước CNTT của
hệ thống một cách bao quát và hiểu sức mạnh của chúng để cung cấp những
giải pháp cho những thách thức và các vấn đề trong môi trường kinh doanh.

1.3 Các Chiều Kích Thước (Dimension) Của Hệ Thống Thông Tin
Chúng ta xem xét các chiều kích thước của HTTT theo hình 1-5, bao gồm
Tổ chức, Quản lý và CNTT
1. Tổ Chức
Các HTTT giờ đây được xem như là thành phần không tách rời khỏi một tổ
chức. Trong vài tổ chức, chẳng hạn các công ty báo cáo tín dụng, không có
HTTT thì sẽ không có kinh doanh. Các phần tử chủ yếu của một tổ chức là
nhân sự, cơ cấu, business process, chính sách và văn hóa.
Các tổ chức thường được hình thành bởi nhiều cấp bậc và chuyên môn
khác nhau. Cơ cấu cho thấy một sự phân công lao động rõ ràng. Các
chuyên gia được sử dụng và được đào tạo huấn luyện cho những chức năng
(function) khác nhau. Các chức năng kinh doanh chính hoặc các công việc
chuyên môn được thể hiện bởi những tổ chức bao gồm tiêu thụ và tiếp thị
(sales & marketing), chế tạo và sản xuất (manufacturing & production), tài
chính và kế toán (finance & accounting) và nguồn nhân lực (human
resources). Bảng 1.1.
Chức năng
Sales & Marketing
– Tiêu thụ và tiếp
thị
Manufacturing &
Production – Chế
tạo và Sản xuất
Finance
&
Accounting – Tài

chính và Kế toán
Human Resources
– Nguồn nhân lực

Mục đích
Bán các sản phẩm và dịch vụ của tổ chức. Lĩnh vực chức năng
này bao gồm xử lý đơn đặt hàng (sales order processing), quản
lý các mối liên hệ với khách hàng (customer relationship
management – CRM), hỗ trợ khách hàng (hậu mãi), dự báo tiêu
thụ (sales forcasting) và quảng cáo
Làm ra sản phẩm và dịch vụ. Lĩnh vực chức năng này bao gồm
thu mua (purchasing), tiếp nhận hàng (receiving), chuyên chở
hậu cần, lịch trình sản xuất (production schedule), chế tạo và
bảo trì nhà máy.
Quản lý các tài sản tài chính của tổ chức và duy trì các ghi chép
sổ sách tài chính. Lĩnh vực chức năng này bao gồm kế toán tài
chính, phân bổ chi phí giá thành và kiểm soát, đặt kế hoạch và
ngân sách và quản lý vốn lưu động (cash-flow)
Tuyển dụng, huấn luyện, đào tạo, tính lương và duy trì lực
lượng lao động, duy trì ghi chép sổ sách nhân sự và các quỹ
phúc lợi của nhân viên.


Chương 1 Tổng Quan Về Hệ Thống Thông Tin Quản Trị Doanh Nghiệp

Chương 2 sẽ cung cấp nhiều chi tiết hơn về các chức năng này và
những cách thức theo đấy các chức năng này được hỗ trợ bởi các HTTT
như thế nào.
Một tổ chức thường phối hợp công việc với nhau thông qua một hệ
thống cấp bậc và thông qua những business process. Hệ thống cấp bậc sắp

xếp nhân sự theo một cơ cấu hình kim tự tháp theo sự tăng dần lên trách
nhiệm và quyền hạn. Các cấp trên cao thường bao gồm các nhà quản lý, các
chuyên gia và các nhân viên kỹ thuật, trong khi ở cấp dưới thường là nhân
viên tác nghiệp (operational personnel).
Phần lớn các business process của tổ chức thường bao gồm các quy
tắc hình thức được phát triển theo một thời gian dài đối với những công
việc được hoàn thành. Các quy tắc này hướng dẫn nhân viên trong vô số
thủ tục, từ việc viết một hóa đơn đến việc trả lời khiếu nại khách hàng. Một
vài thủ tục này được hình thức hóa và được viết ra rõ ràng, còn một số khác
thì lại là những cách làm không chính thức. Nhiều business process được
đưa vào các hệ thống thông tin, chẳng hạn thanh toán nhà cung cấp cách
nào hoặc sửa sai một hóa đơn thế nào, v.v…
Các tổ chức đòi hỏi nhiều loại kỹ năng (skill) và nhân viên khác nhau.
Ngoài các nhà quản lý, tổ chức lại cần có những lao động trí thức
(knowledge worker) chẳng hạn các kỹ sư, kiến trúc sư hoặc nhà khoa học
và những lao động dữ liệu (data worker) chẳng hạn thư ký, kế toán viên
hoặc nhân viên văn phòng. Các công nhân sản xuất hoặc công nhân dịch
vụ là những người làm ra các sản phẩm hoặc dịch vụ của tổ chức.
Mỗi tổ chức đều có một văn hóa (culture) duy nhất hoặc tập hợp cơ
bản những giả định, những giá trị và những cung cách làm việc được chấp
thuận bởi phần lớn các thành viên. Một phần văn hóa của tổ chức cũng có
thể tìm thấy nằm lọt thỏm trong các HTTT.
Trong một tổ chức các cấp bậc và chuyên môn có thể tạo ra những lợi
ích và những quan điểm khác nhau. Các quan điểm này thường xuyên xung
khắc với nhau. Xung khắc là căn bản đối với chính sách tổ chức. Các HTTT
sẽ đi ra từ cái nôi các viễn ảnh, xung khắc, thỏa hiệp dàn xếp khác nhau và
đây là phần tự nhiên của mọi tổ chức. Và khi đưa vào tổ chức một HTTT
mới, bạn sẽ không tránh được việc xung khắc xảy ra do những lợi ích cục
bộ của một số người trong tổ chức.

9


10

Chương 1 Tổng Quan Về Hệ Thống Thông Tin Quản Trị Doanh Nghiệp

2. Quản Lý
Công việc của người quản lý là tìm ra ý nghĩa của nhiều tình huống
mà tổ chức phải đối mặt, làm những quyết định và đề ra kế hoạch hành
động để giải quyết các vấn đề của tổ chức. Các nhà quản lý cảm nhận
những thách thức trong môi trường kinh doanh và họ đề ra chiến lược về
mặt tổ chức đáp ứng những thách thức này; và họ cấp phát nhân sự và
nguồn lực tài chính để phối hợp công việc và đạt được thành công trong các
mục tiêu. Các nhà quản lý phải thực thi trách nhiệm lãnh đạo. Các hệ thống
thông tin phản ảnh những hy vọng, những ước mơ và những thực tế của các
nhà quản lý của thế giới thực.
Điều quan trọng phải ghi nhớ là các vai trò và quyết định quản lý thay
đổi theo cấp bậc khác nhau trong tổ chức. Các nhà quản lý cấp cao (senior
managers) đưa ra những quyết định chiến lược lâu dài (trong vài năm) liên
quan đến các sản phẩm và dịch vụ phải làm ra. Các nhà quản lý cấp trung
(middle managers) thực hiện các chương trình và kế hoạch do nhà quản lý
cấp cao đề ra. Các cán bộ tác nghiệp (operational manager) chịu trách
nhiệm giám sát và điều khiển hoạt động hàng ngày của công ty. Ở tất cả các
cấp quản lý người ta chờ đợi có những sáng kiến, triển khai những giải
pháp mới trên hàng loạt rộng lớn các vấn đề. Mỗi cấp quản lýđều có những
nhu cầu thông tin khác nhau và những đòi hỏi HTTT khác nhau.
3. Công Nghệ Thông Tin
CNTT là một trong nhiều công cụ mà các nhà quản lý dùng để đối
phó trước những thay đổi. Phần cứng máy tính (computer hardware) là

các thiết bị được dùng để nhập liệu, xử lý và kết xuất các hoạt động trong
một HTTT và thường bao gồm: các đơn vị xử lý, các đơn vị nhập liệu, kết
xuất và trữ tin, và các kết nối vật lý nối liền các thiết bị này với nhau.
Chương trình phần mềm (software) bao gồm các chỉ thị chi tiết
được lập trình sẵn để điều khiển và phối hợp các cấu kiện phần cứng trong
một HTTT.
Công nghệ lưu trữ (storage technology) bao gồm các vật trữ tin
(media) vật lý dùng lưu trữ dữ liệu, chẳng hạn đĩa từ, đĩa quang học hoặc
băng từ (tape) và phần mềm dùng tổ chức dữ liệu trên các media vật lý này.


Chương 1 Tổng Quan Về Hệ Thống Thông Tin Quản Trị Doanh Nghiệp

Công nghệ truyền thông (communication technology) bao gồm cả
thiết bị vật lý và phần mềm lo kết nối những thiết bị phần cứng lại với nhau
và truyền đi dữ liệu giữa các chỗ nằm rải rác khác nhau. Các máy tính và
các thiết bị truyền thông có thể được kết nối thành một mạng lưới
(network) để chia sẻ sử dụng âm thanh, dữ liệu, hình ảnh, tiếng nói, và
video. Một mạng lưới sẽ kết nối với nhau hai hay nhiều máy tính để chia sẻ
sử dụng dữ liệu hoặc nguồn lực như máy in chẳng hạn.
Mạng lưới máy tính được sử dụng cho toàn thế giới và rộng lớn nhất
là Internet. Internet là một mạng quốc tế nối lièn hàng trăm ngàn mạng
thương mại và công cộng khác nhau giữa các quốc gia trên thế giới.
Tất cả các công nghệ này tượng trưng cho những nguồn lực mà ta có
thể chia sẻ sử dụng xuyên suốt tổ chức và hình thành cái gọi là IT
infrastructure (hạ tầng cơ sở CNTT). Hạ tầng cơ sở cung cấp nền tảng hoặc
sàn diễn (platform) mà trên đấy các công ty có thể xây dựng những HTTT
đặc thù của mình. Mỗi tổ chức phải thiết kế cẩn thận và quản lý hạ tầng cơ
sở CNTT để có thể có một tập hợp các dịch vụ công nghệ cần thiết cho
công việc mà ta muốn các HTTT thực hiện.

4. Tài Sản Bổ Sung và Vốn Liếng Của Tổ Chức
Việc quan tâm chú ý đến các góc độ tổ chức và quản lý của HTTT sẽ
giúp ta hiểu vì sao vài công ty đạt đến những kết quả tốt hơn từ các HTTT
của họ so với những công ty khác. Các cuộc nghiên cứu về tiền lãi kiếm
được từ những đầu tư trong CNTT cho thấy là có khoảng cách chênh lệch
lớn trong tiền lời mà các công ty nhận được. Có vài công ty đầu tư lớn và
nhận được lãi lớn, một số đầu tư nhiều lại nhận được lãi ít. Cũng có vài
công ty đầu tư ít nhưng lại lãi to và cũng có công ty đầu tư ít và nhận được
lãi ít. Việc này cho thấy là đầu tư vào CNTT tự thân không đảm bảo là sẽ
đem lại lãi to. Vì sao có những khác nhau như thế?
Câu trả lời nằm trong khái niệm về tài sản bổ sung (complementary
asset). Việc đầu tư vào CNTT một mình thôi không làm cho tổ chức và
quản lý hiệu quả hơn trừ khi được đi kèm theo bởi những giá trị hỗ trợ,
những cấu trúc và hành vi ứng xử (behavior system) trong tổ chức và các
tài sản bổ sung. Các tài sản bổ sung là những tài sản nào cần thiết để dẫn
xuất (derive) trị giá từ một đầu tư chính. Thí dụ, muốn thực hiện giá trị từ
các xe hơi, thì đòi hỏi phải đầu tư bổ sung khá nặng vào các đường cao tốc,

11


12

Chương 1 Tổng Quan Về Hệ Thống Thông Tin Quản Trị Doanh Nghiệp

các quốc lộ, các trạm xăng, các cơ sở sửa chữa xe và một cơ cấu điều hành
pháp lý đặt ra những chuẩn mực và kiểm soát các tay lái xe.
Những nghiên cứu gần đây liên quan đến đầu tư CNTT cho thấy công
ty nào chịu hỗ trợ các đầu tư vào CNTT bằng cách đầu tư vào tài sản bổ
sung, chẳng hạn những business process mới, cung cách quản lý, văn hóa tổ

chức hoặc đào tạo huấn luyện thì sẽ nhận lợi nhuận cao trong khi những
công ty nào không quan tâm đến đầu tư vào tài sản bổ sung thì sẽ thất bại
trong việc đầu tư vào CNTT. Những đầu tư vào tổ chức và quản lý còn
được gọi là organizational and management capital (vốn liếng của tổ
chức và quản lý).
Tài sản tổ chức

Tài sản quản lý

Tài sản xã hội

Văn hóa tổ chức hỗ trợ coi trọng sự hiệu quả.
Các business process hiệu quả
Phân quyền quyền hành
Phân tán quyền làm quyết định
Triển khai hệ thống thông tin mạnh
Hỗ trợ mạnh mẽ các nhà quản lý cao cấp đối với đầu tư vào
CNTT và đối với những thay đổi.
Thúc đẩy những sáng kiến quản lý.
Môi trường làm việc thiên về hoạt động theo nhóm và hợp
tác.
Các chương trình huấn luyện để tăng cường kỹ năng làm
quyết định quản lý.
Văn hóa quản lý coi trọng sự uyển chuyển và dựa trên tri
thức của việc làm quyết định
Hạ tầng cơ sở Internet và truyền thông
Các chương trình huấn luyện về CNTT tăng cường sự am
hiểu về máy tính đối với lực lượng lao động.
Các chuẩn mực trong máy tính (thuộc lĩnh vực chính quyền
và tư nhân).

Luật pháp và các quy định tạo một môi trường thị trường ổn
định và công bằng.
Các công ty công nghệ và dịch vụ trên những thị trường kế
cận để hỗ trợ sự thi công HTTT.

Bảng 1.2. Các tài sản bổ sung (Xã hội, Quản lý và Tổ chức)
Bảng 1.2 liệt kê các việc đầu tư bổ sung chính mà các công ty cần đến
nếu muốn mang lại giá trị trong việc đầu tư vào CNTT. Một vài đầu tư bao
gồm các tài sản cố định chẳng hạn nhà xưởng, máy móc thiết bị và công cụ.


Chương 1 Tổng Quan Về Hệ Thống Thông Tin Quản Trị Doanh Nghiệp

Tuy nhiên, trị giá của đầu tư vào CNTT tùy thuộc phần lớn vào tài sản bổ
sung trong quản lý và trong tổ chức.
Các đầu tư bổ sung chủ chốt vào tổ chức là văn hóa tổ chức coi trọng
tính hiệu quả và hiệu lực, các business process hiệu quả, phân quyền hành
xuống dưới không tập trung vào một chỗ, phân tán quyền làm quyết định
xuống dưới và một toán nhân viên đầy đủ toàn quyền lo triển khai HTTT.
Các tài sản bổ sung quan trọng về quản lý bao gồm sự hỗ trợ mạnh
mẽ của các nhà quản lý cao cấp đối với đầu tư vào CNTT và đối với những
thay đổi, các hệ thống khuyến khích điều khiển giám sát và tưởng thưởng
những sáng kiến cá nhân, sự nhấn mạnh vào hoạt động theo nhóm và hợp
tác, các chương trình huấn luyện để tăng cường kỹ năng làm quyết định
quản lý và một văn hóa quản lý coi trọng sự uyển chuyển và dựa trên tri
thức của việc làm quyết định.
Những đầu tư bổ sung quan trọng về mặt xã hội (không phải do công
ty mà do xã hội nói chung, do các công ty khác, do chính quyền, v.v…) bao
gồm Internet và văn hóa hỗ trợ Internet, các hệ thống giáo dục, các chuẩn
về máy tính và mạng, các quy định pháp luật và sự có mặt của những

CNTT và dịch vụ.

13


Chương 2 Hội Nhập Các Chức Năng
Và Business Process: Dẫn Nhập Vào Các Ứng Dụng
Tại Doanh Nghiệp

N

ếu chúng ta làm một nhà quản lý,
chúng ta có thể muốn biết rõ các
HTTT giúp ích gì cho công ty của mình.
Chúng ta sẽ cần tìm hiểu hiện có sẵn
những loại HTTT nào đối với doanh
nghiệp và các hệ thống này làm được gì
cho công việc kinh doanh của doanh
nghiệp.

 Hệ thống ERP – Enterprise
Resource Planning.
 Hệ thống SCM – Supply Chain
Management System.
 Hệ thống CRM – Customer
Relationship Management System
 Hệ thống KM – Knowledge
Management System.

Trong chương này sẽ mô tả cách phân loại

khác nhau liên quan đến các HTTT dựa
theo cấp bậc trong tổ chức, theo lĩnh vực
chức năng và theo những business process
mà các hệ thống này chịu hỗ trợ. Các
HTTT trong doanh nghiệp bao gồm:

Các ứng dụng này bao trùm lên toàn
doanh nghiệp, cho hội nhập tất cả dữ
liệu đến từ nhiều lĩnh vực chức năng
và từ nhiều business process khác nhau
để cuối cùng giúp nâng cao hiệu suất
của một tổ chức nói chung.

2.1 Các Loại Hệ Thống Thông Tin Chính Trong Tổ Chức
Vì trong một tổ chức thường có nhiều quyền lợi cũng như lợi ích, nhiều
chuyên môn và nhiều cấp bậc khác nhau, nên do đó có những loại HTTT
khác nhau. Một hệ thống duy nhất không tài nào có thể cung cấp tất cả
thông tin mà một tổ chức cần đến. Hình 2.1 cho thấy cách để mô tả những
loại hệ thống mà ta có thể tìm thấy trong một tổ chức. Như theo hình vẽ,
theo chiều đứng, tổ chức được chia thành ba cấp: cấp chiến lược, cấp quản
lý và cấp tác nghiệp và mỗi cấp lại chia theo chiều ngang thành những chức
năng theo lĩnh vực (function area): chẳng hạn lĩnh vực tiêu thụ và tiếp thị
(sales & marketing), lĩnh vực chế tạo và sản xuất (manufacturing &
production), lĩnh vực tài chính và kế toán và lĩnh vực nguồn nhân lực


2

Chương 2 Hội Nhập Các Chức Năng và Business Process

(human resource, HR). Các hệ thống này được xây dựng là để phục vụ
những lợi ích khác nhau trong tổ chức.
Các Loại Hệ Thống Khác Nhau
Có ba loại HTTT chính lo phục vụ các cấp tổ chức khác nhau, đó là hệ
thống cấp tác nghiệp, hệ thống cấp quản lý và hệ thống cấp chiến lược. Hệ
thống thông tin tác nghiệp (operational – level systems) sẽ lo hỗ trợ các
nhà quản lý tác nghiệp bằng cách theo dõi những hoạt động và giao dịch
nghiệp vụ sơ đẳng của tổ chức, chẳng hạn bán hàng, thu tiền mặt, nộp tiền
mặt vào ngân hàng, trả tiền lương, các quyết định liên quan đến tín dụng và
luồng vật tư linh kiện phụ tùng chạy trong nhà máy. Mục tiêu chính của các
HTTT ở cấp này là trả lời những câu hỏi được lặp đi lặp lại thường lệ hằng
ngày cũng như theo dõi dòng chảy các giao dịch xuyên qua tổ chức.

Hình 2.1. Các loại hệ thống thông tin
Hệ thống cấp tác nghiệp phải trả lời những câu hỏi đại loại như: trong
tồn kho vật tư còn có bao nhiêu linh kiện? Việc gì xảy ra đối với tiền lương
của anh A, anh B? Để trả lời các câu hỏi này thì thông tin thường phải có
sẵn ngay dễ dàng (phải kịp thời), hiện hành (không được lạc hậu) và chính


Chương 2 Hội Nhập Các Chức Năng và Business Process

xác. Các thí dụ về các HTTT cấp tác nghiệp bao gồm một hệ thống ghi
nhận các vụ nộp tiền vào ngân hàng từ máy ATM hoặc một hệ thống theo
dõi công nhân làm bao nhiêu giờ mỗi ngày tại phân xưởng ABC chẳng hạn.
Các hệ thống cấp quản lý (management – level systems) sẽ được
dùng vào những loại hoạt động giám sát điều khiển (monitoring), kiểm
soát, làm quyết định và hoạt động hành chính của các nhà quản lý bậc trung
(middle manager). Câu hỏi chính mà các hệ thống này phải trả lời là : Mọi
việc chạy tốt không? Các HTTT cấp quản lý này điển hình cung cấp theo

định kỳ những báo cáo thay vì thông tin liền trong khi tác nghiệp. Một thí
dụ của loại HTTT này là hệ thống kiểm tra việc định cư của nhân viên; báo
cáo cho biết tổng cộng việc di chuyển của nhân viên, hoặc tìm kiếm nhà
cho nhân viên, hoặc chi phí tài trợ nhà đối với nhân viên trong toàn công ty,
cho biết chi phí hiện hành có vượt quá ngân sách hay chưa.
Một vài HTTT cấp quản lý chịu hỗ trợ việc làm quyết định không
thuộc thường lệ (nonroutine decision making). Các hệ thống này tập trung
vào những quyết định ít được cấu trúc hóa, theo đấy nhu cầu thông tin là
không rõ ràng, mơ hồ. Các hệ thống này thường trả lời câu hỏi kiểu “whatif” (nếu thế này thì sẽ ra sao?... ) như sau: lịch trình sản xuất sẽ bị tác động
thế nào nếu ta cho tăng gấp đôi số lượng tiêu thụ trong tháng cuối năm?
Việc gì xảy ra đối với ROI (return on investment – lãi đầu tư) nếu lịch trình
sản xuất của nhà máy bị chậm trễ 6 tháng? Muốn trả lời loại câu hỏi này,
thường xuyên đòi hỏi phải thu nhập một số dữ liệu mới nằm bên ngoài tổ
chức cũng như dữ liệu lấy từ bên trong nội bộ nhưng không dễ dàng có
được tại các HTTT cấp tác nghiệp.
Các hệ thống thông tin cấp chiến lược (strategic – level systems)
giúp các nhà quản lý cấp cao nắm chắc và giải quyết các vấn đề chiến lược
và những xu thế dài hạn, cả trong nội bộ lẫn môi trường bên ngoài. Quan
tâm chính duy nhất của các nhà quản lý này là làm thế nào cho những thay
đổi tại môi trường bên ngoài khớp với khả năng tổ chức hiện hữu của tổ
chức. Mức độ tuyển dụng nhân công sẽ ra sao trong năm năm tới ? Xu thế
phí tổn dài hạn trong kỹ nghệ sẽ ra sao và công ty của chúng ta sẽ nằm ở vị
trí nào trong thương trường? Trong năm năm tới, ta sẽ sản xuất loại sản
phẩm nào đây?
Các HTTT cấp chiến lược này còn phục vụ các chức năng chính,
chẳng hạn tiêu thụ và tiếp thị, chế tạo và sản xuất, tài chính và kế toán và

3

4

Chương 2 Hội Nhập Các Chức Năng và Business Process

nguồn nhân lực. Một tổ chức điển hình thường có ba cấp tác nghiệp/quản
lý/chiến lược cho mỗi lĩnh vực chức năng. Thí dụ, chức năng tiêu thụ
thường có hệ thống tiêu thụ ở cấp tác nghiệp để ghi nhận doanh thu hằng
ngày đồng thời xử lý các đơn đặt hàng. Còn một hệ thống cấp quản lý thì
theo dõi doanh số tiêu thụ hàng tháng theo từng vùng lãnh thổ và làm
những báo cáo cho biết tình hình tiêu thụ đối với những khu vực nào vượt
quá hoặc dưới mức chỉ tiêu đề ra. Còn một hệ thống dự báo xu hướng tiêu
thụ trong khoảng thời gian năm năm là để phục vụ cấp chiến lược.
Trước tiên, chương này sẽ mô tả các loại hệ thống đặc biệt phục vụ
mỗi cấp tổ chức và giá trị của các hệ thống này đối với tổ chức. Sau đó,
chúng tôi sẽ chỉ cho thấy làm thế nào các tổ chức sẽ sử dụng các HTTT này
cho mỗi chức năng business chính của mình.

2.2

Bốn Loại Hệ Thống Thông Tin Chính

Hình 2.2. Bốn loại hệ thống thông tin chính


Chương 2 Hội Nhập Các Chức Năng và Business Process

Hình 2.2 cho thấy các loại HTTT đặc trưng tương ứng với mỗi cấp tổ chức.
Ta sẽ có hệ thống:
 ESS (executive support system – hệ thống hỗ trợ ban lãnh đạo công
ty) tại cấp chiến lược.

 MIS (management information system – hệ thống thông tin quản lý)
ở cấp quản lý.
 DSS (decision – support system – hệ thống hỗ trợ việc làm quyết
định) cũng ở cấp quản lý.
 TPS (transaction processing system – hệ thống xử lý giao dịch
nghiệp vụ) ở cấp tác nghiệp.

Đến phiên các hệ thống tại mỗi cấp sẽ đựoc chuyên hóa (specialized)
để phục vụ mỗi lĩnh vực chức năng chính. Do đó, các hệ thống điển hình
được tìm thấy trong các tổ chức là được thiết kế để phụ giúp nhân viên hoặc
nhà quản lý ở mỗi cấp và trong các chức năng tiêu thụ & tiếp thị, chế tạo &
sản xuất, tài chính & kế toán và quản lý nguồn nhân lực.
Bảng 2.1 tóm lược các tính năng của bốn loại HTTT kể trên. Để ý là
mỗi hệ thống có thể có những cấu kiện (component) mà các cấp và nhóm
khác trong tổ chức sẽ sử dụng đến ngoài thành phần chính. Một cô thư ký
có thể tìm thông tin trên một MIS hoặc một trưởng phòng cấp trung có thể
trích dữ liệu từ một TPS.

5


6

Chương 2 Hội Nhập Các Chức Năng và Business Process

Loại
hệ
thống
ESS

DSS

MIS

TPS

Thông tin nhập

Xử lý

Thông tin xuất

Dữ liệu tổng hợp, nằm Đồ họa, mô Dự
phóng
bên ngoài, nội bộ.
phỏng, tương (projection), trả
tác
lời các câu hỏi
truy vấn
Dữ liệu khối lượng thấp Tương tác, Các báo cáo đặc
hoặc căn cứ dữ liệu đồ sộ mô phỏng, biệt; phân tích
được tối ưu hóa để phân phân tích
quyết định, trả
tích dữ liệu; trang bị các
lời các câu truy
mô hình phân tích và
vấn của người
công cụ phân tích dữ liệu
sử dụng
Dữ liệu giao dịch tổng

hợp, dữ liệu có khối
lượng lớn, mô hình đơn
giản.

Các báo cáo
thường
lệ,
mô hình đơn
giản, phân
tích cấp thấp
Các nghiệp vụ giao dịch Sắp xếp, in
hằng ngày
liệt kê, trộn,
nhật tu

Người sử
dụng
Các nhà
quản
lý
cao cấp.

Các nhà
quản
lý
chuyên
nghiệp,
đội
ngũ
các

nhà
quản lý.
Báo cáo tổng kết Các nhà
(summary) và quản
lý
báo cáo các cấp trung.
ngoại
lệ
(exception).
Các báo cáo chi Nhân viên
tiết, bản liệt kê tác
(list), bản tổng nghiệp,
kết
quản đốc

Bảng 2.1. Các đặc tính của các hệ thống xử lý thông tin
1. Transaction Processing Systems (TPS)
Transaction Processing Systems (TPS) – hệ thống xử lý các giao dịch – là
những HTTT cơ bản phục vụ cấp tác nghiệp của tổ chức. Trong những thời
kỳ đầu của ngành điện toán, đây là hệ thống đầu tiên được xây dựng trong
các xí nghiệp, lúc ấy được gọi là electronic data processing (EDM). Về
sau, người ta lại chọn một từ khác thay thế, đó là accounting information
system (AIS). Ngày nay, từ transaction processing system (TPS) được
phổ biến hơn. Đây là một hệ thống điện toán thực hiện cũng như ghi nhận
các giao dịch thường lệ cần thiết trong hoạt động kinh doanh của tổ chức
làm bằng tay. Thí dụ, hệ thống xử lý đơn đặt hàng (sales order entry), hệ
thống giữ chỗ khách sạn hoặc giữ vé máy bay, hệ thống tính tiền lương
(payroll) là những hệ thống TPS. Hình 2.3 là một mô hình của một hệ
thống TPS. Các thành phần đầu vào, chế biến và đầu ra của hệ thống vật lý

Chương 2 Hội Nhập Các Chức Năng và Business Process

của xí nghiệp nằm ở dưới. Dữ liệu được thu thập suốt từ hệ thống vật lý và
môi trường và được đưa vào căn cứ dữ liệu. Các chương trình phần mềm sẽ
biến dữ liệu thành thông tin dùng cho ban quản lý xí nghiệp hoặc cho ai đó
trong tổ chức cũng như cho các tổ chức trong môi trường của xí nghiệp.
Điểm quan trọng là nhận diện luồng thông tin chạy thế nào ra môi trường.
Phần lớn các thông tin do hệ thống TPS sản xuất ra là để các người trong tổ
chức sử dụng.

Hình 2.3. Một mô hình Transaction Processing System – TPS
Tại cấp tác nghiệp, các công việc, các nguồn lực cũng như các mục
tiêu đã được trù liệu định sẵn trước và mang tính cấu trúc cao. Thí dụ,
quyết định cấp tín dụng đối với một khách hàng sẽ do một trưởng phòng
cấp thấp đảm nhiệm dựa theo những tiêu chí đã được định sẵn trước. Tất cả
là phải xác định liệu xem khách hàng đáp ứng những tiêu chí này hay
không thì mới cấp tín dụng.

7


8

Chương 2 Hội Nhập Các Chức Năng và Business Process

Hình 2.4 cho thấy sơ đồ DFD (data flow diagram) của một hệ thống
TPS tính tiền lương và đây là một hệ thống kế toán tiền lương mà ta có thể
tìm thấy trong phần lớn các xí nghiệp sử dụng điện toán ở Mỹ. Hệ thống
này theo dõi số tiền trả cho nhân viên. Tập tin chính Payroll Master chủ yếu

chứa dữ liệu liên quan đến nhân viên (tên họ, địa chỉ, mã số nhân viên và
lương cơ bản, v.v…) được gọi là vùng mục tin (data field). Dữ liệu (chẳng
hạn mã số nhân viên) được chỉ mục (index) trong hệ thống để có thể nhật tu
về sau đối với một nhân viên nào đó. Các vùng mục tin trên tập tin chính sẽ
được phối hợp theo nhiều cách khác nhau để tạo ra những báo cáo mà bản
quản lý và chính quyền (sở thuế thu nhập chẳng hạn) quan tâm cũng như in
ra chi phiếu lương gởi cho nhân viên. Trên Hình 2.4, các ô vuông tượng
trưng cho những chủ thể (entity) mà hệ thống TPS có mối liên hệ.

Hình 2.4. Một sơ đồ DFD tượng trưng cho một TPS lương bổng
Bảng 2.2 nhận diện những ứng dụng TPS điển hình khác. Bảng này
cho thấy trong một tổ chức kinh doanh thường có năm loại TPS sắp theo
chức năng: sales/marketing, manufacturing/production, finance/accounting
và human resources. Ngoài ra còn có các loại TPS khác duy nhất cho từng


Chương 2 Hội Nhập Các Chức Năng và Business Process

9

loại kỹ nghệ. Thí dụ, công ty chuyên chở bưu phẩm, bưu kiện ở Mỹ, United
Parcel Service (UPS) có một hệ thống theo dõi các gói hàng cần được
chuyên chở phân phối đến tận tay khách hàng.
Sales/
Marketing
systems
Customer
service

Các loại hệ thống TPS

Manufacturing/ Finance/
Production
Accounting
system
system
Scheduling

Human
Resources
system

Các
khác

General
Ledger

Personnel
records

Admission

Billing

Benefits
Compensation

Purchasing
Sales
management

Các
chức
năng
Promotion
chính
tracking
của hệ
thống
Price changes
Dealer
Communication
Sales order IS

Các
hệ
thống
ứng
dụng
chính

Sales
commission
System

Shipping/
Receiving

Cost
Accounting

Operation

Labor
relations

loại

Grade
Records
Course
Records

Training

Alumni
Records

Machine Control General
systems
Leadger

Employee
records

Registration
system

Purchase
systems

Benefits
systems

Student
transcript
system

Sales support Quality
system
systems

Order Payroll
Accounts
Control receivable/pa
yable

Employee
skills
inventory

Funds
management
systems

Curriculum
class control
systems
Alumni
benefactory

system

Bảng 2.2. Các ứng dụng TPS điển hình
Các hệ thống TPS thường xuyên là trung tâm đầu não đối với một
doanh nghiệp nên nếu TPS bị sự cố chỉ một vài giờ là có thể làm cho hoạt
động của xí nghiệp hoàn toàn bị tê liệt cũng như đối với những công ty
khác được kết nối về xí nghiệp.


10

Chương 2 Hội Nhập Các Chức Năng và Business Process

Các nhà quản lý cần hệ thống TPS để giám sát điều khiển tình trạng
của các tác nghiệp nội tại và những mối liên hệ của công ty với môi trường
bên ngoài. TPS còn là nơi phát sinh chính về thông tin mà các hệ thống
khác sẽ dùng đến. Thí dụ, hệ thống tính tiền lương mà ta vừa thấy ở trên
cùng với hệ thống TPS Kế toán & tài chính, sẽ cung cấp dữ liệu cho hệ
thống General Ledger của công ty, hệ thống này chịu trách nhiệm duy trì
các ghi chép sổ sách liên quan đến thu nhập và chi phí của công ty cũng
như việc kết xuất những báo cáo tài chính, chẳng hạn báo cáo thu nhập và
bảng cân đối.
2. Management Information Systems (MIS)
Người ta định nghĩa các hệ thống thông tin quản lý MIS như là một nghiên
cứu về các HTTT trong kinh doanh và trong quản lý. Từ management
information system (MIS) còn chỉ rõ một loại HTTT đặc biệt dùng trong
các chức năng cấp quản lý. Management information system (MIS) phục
vụ cấp quản lý của tổ chức, cung cấp các bảng báo cáo cho các nhà quản lý
và thường xuyên truy cập trực tiếp các mẫu tin thành thích hiện hành cũng
như quá khứ của tổ chức. Điển hình là MIS hầu như độc quyền thiên về các

nghiệp vụ nội bộ, chứ không thiết tha với các nghiệp vụ môi trường hoặc
của bên ngoài. MIS chủ yếu phục vụ chức năng hoạch định (planning),
kiểm soát (controlling) và làm quyết định ở cấp quản lý. Thông thường,
muốn có dữ liệu để làm việc, MIS thường xuyên tùy thuộc nặng nề vào các
hệ thống TPS nằm đằng sau ở cấp tác nghiệp.
MIS lo tổng kết và báo cáo các tác nghiệp cơ bản của công ty. Các dữ
liệu giao dịch cơ bản lấy từ TPS sẽ được “nén dồn” (compressed) và
thường được trình bày dưới dạng những báo cáo dài được kết xuất theo lịch
trình định kỳ. Hình 2.5 cho thấy một MIS điển hình biến đổi dữ liệu giao
dịch cấp giao dịch được tổng kết từ ba TPS xử lý đơn đặt hàng, sản xuất và
kế toán thành những tập tin MIS được dùng để kết xuất ra những báo cáo
thích ứng dành cho ban quản lý.


Chương 2 Hội Nhập Các Chức Năng và Business Process

Hình 2.5. Làm thế nào MIS lấy dữ liệu từ các hệ thống TPS
MIS thường phục vụ chủ yếu những nhà quản lý nào cần những tổng
kết theo tuần, theo tháng hoặc theo năm, mặc dù cũng có vài hệ thống MIS
cho phép nhà quản lý xoáy sâu (drill down) vào chi tiết dữ liệu theo ngày
hoặc theo giờ nếu thấy cần thiết. Thông thường, hệ thống MIS sẽ cung cấp
những trả lời đối với những câu hỏi thường lệ được xác định trước và
thường có những thủ tục chuẩn bị trả lời đã định sẵn trước. Thí dụ, các báo
cáo MIS có thể liệt kê số lượng cải bắp mà cửa hàng thức ăn nhanh tiêu thụ
trong quý này, hoặc được minh họa trên Bảng 2.3, so sánh tổng doanh số
trong năm của các mặt hàng đặc biệt với mục tiêu được đề ra. Các hệ thống
này thường rất cứng nhắc thiếu uyển chuyển và khả năng phân tích cũng rất
sơ sài.

11

12

Chương 2 Hội Nhập Các Chức Năng và Business Process

Bảng 2.3. Một mẫu báo cáo MIS
Người ta định nghĩa MIS như là một hệ thống dựa trên máy tính để tạo
ra thông tin có ý nghĩa sẵn cho mọi người sử dụng, cấp quản lý cùng có
những nhu cầu tương tự đến lấy sử dụng. Các người sử dụng MIS thường
bao gồm một chủ thể tổ chức hình thức – công ty hoặc một đơn vị chi
nhánh. Thí dụ, những phiên bản đặc biệt của MIS có thể được cắt xén phù
hợp với hệ thống tiếp thị (marketing information system), hoặc cho các vị
lãnh đạo (executive information system). Thông tin mô tả công ty hoặc một
trong những hệ thống chính dưới dạng việc gì đã xảy ra trong quá khứ, việc
gì đang xảy ra bây giờ và việc gì có thể xảy ra trong nay mai. Thông tin
được tạo ra từ dữ liệu được trữ trong căn cứ dữ liệu bởi hai loại chương
trình phần mềm:


Phần mềm tạo báo cáo (report – writing software) sẽ tạo ra những
báo cáo theo định kỳ hoặc đặc biệt. Các báo cáo định kỳ sẽ được
viết theo một ngôn ngữ lập trình và được chuẩn bị theo một lịch
trình. Còn các báo cáo đặc biệt, được gọi là ad hoc report, thì sẽ
được chuẩn bị đáp ứng những nhu cầu thông tin không trù liệu
trước. Ngày nay, các hệ thống DBMS (database management
system) có thể kết sinh nhanh các báo cáo đáp ứng những yêu cầu
dữ liệu hoặc thông tin cụ thể. Thí dụ, Microsoft cung cấp phần
mềm mang tên Crystal Reports cho phép tạo nhanh những báo cáo
dự trên dữ liệu đã được trữ trên căn cứ dữ liệu.



Các mô hình toán học (mathematical model) sẽ tạo ra thông tin
như là kết quả mô phỏng các tác nghiệp của xí nghiệp. Các mô