xây dựng phần mềm kế toán vốn bằng tiền

BỘ TÀI CHÍNH
HỌC VIỆN TÀI CHÍNH
KHOA HỆ THỐNG THÔNG TIN KINH TẾ

ĐỒ ÁN TỐT NGHIỆP

ĐỀ TÀI: XÂY DỰNG PHẦN MỀM KẾ TOÁN VỐN BẰNG TIỀN
TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN SÁCH VÀ THIẾT BỊ TRƯỜNG HỌC
TỈNH HÀ NAM

Đơn vị thực tập: Công ty Cổ Phần Sách và thiết bị trường học tỉnh Hà Nam
Sinh viên :

Chu Hoàng Diệu linh

Lớp:

CQ51/41.03

Giáo viên hướng dẫn: T.S Vũ Bá Anh

HÀNỘI – 2017


LỜI CAM ĐOAN
Tôi xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu của tôi.
Các số liệu, kết quả nêu trong đồ án là trung thực xuất phát từ thực tế của đơn
vị thực tập.

Tác giả đồ án

Chu Hoàng Diệu Linh

2
2


LỜI CẢM ƠN
Trong suốt quá trình học tập và rèn luyện tại trường Học viện Tài Chính,
ngoài việc nỗ lực, cố gắng của bản thân, em đã nhận được sự chỉ dạy tận tình và chu
đáo của các thầy, cô giáo trong trường và đặc biệt là các thầy, cô giáo trong khoa Hệ
Thống Thông Tin Kinh Tế. Thầy ,cô không chỉ giảng dạy cho chúng em những
kiến thức quý báu mà còn trang bị cho em những kinh nghiệm nghề nghiệp bổ ích
làm hành trang vững chắc để bước vào cuộc sống mới sau tốt nghiệp. Được sự dìu
dắt, hướng dẫn của thầy cô trong từng bước đi, em thấy mình đang dần trưởng
thành hơn. Em sẽ luôn ghi nhớ công ơn của các thầy các cô.
Trong quá trình nghiên cứu và hoàn thành đồ án “Xây dựng phần mềm Kế
Toán Vốn Bằng Tiền tại công ty Cổ Phần Sách và thiết bị trường học tỉnh Hà
Nam”, em đã nhận được sự chỉ dạy, giúp đỡ nhiệt tình của rất nhiều người. Trước
hết, em xin chân thành cảm ơn thầy giáo TS.Vũ Bá Anh đã tận tình hướng dẫn,
giúp đỡ em trong suốt thời gian qua để hoàn thành đồ án tốt nghiệp trong thời gian
thực tập này.
Em cũng xin gửi lời cảm ơn tới các thầy cô giáo trong toàn Học Viện, và đặc
biệt là các thầy cô giáo trong Khoa Hệ Thống Thông Tin Kinh Tế đã có những bài
giảng bổ ích và sự giảng dạy nhiệt tình trong suốt thời gian em theo học tại trường
để em có thể vận dụng tốt kiến thức chuyên môn hoàn thành tốt đồ án tốt nghiệp và
có một con đường nghề nghiệp vững chắc hơn trong tương lai.
Cuối cùng, em xin được chân thành cảm ơn ban lãnh đạo và các anh chị trong
đơn vị thực tập, đặc biệt là các anh chị thuộc Phòng Kế Toán Công Ty Cổ Phần
Sách và thiết bị trường học tỉnh Hà Nam đã tạo điều kiện cho em được thực tập và
hướng dẫn em trong thời gian thực tập tại công ty.

Đồ án không tránh khỏi những hạn chế nhất định, em mong muốn tiếp tục
nhận được những ý kiến đóng góp của quý thầy cô và bạn bè.
Em xin chân thành cảm ơn!

3
3


4
4


MỤC LỤC

5
5


DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT SỬ DỤNG TRONG ĐỒ ÁN

CSDL

Cơ sở dữ liệu

PMKT

Phần mềm kế toán

HTTT

Hệ thống thông tin

DN

Doanh nghiệp

VFP

Visual Fox Pro

TK

Tài khoản

TM

Tiền mặt

CLKK

Chênh lệch kiểm kê

VBT

Vốn bằng tiền

TGNH

Tiền gửi ngân hàng

6
6


DANH MỤC HÌNH VẼ

PHẦN MỞ ĐẦU
I. Lý do chọn đề tài
Vốn bằng tiền là một bộ phận của vốn sản xuất kinh doanh thuộc tài sản
lưu động của doanh nghiệp được hình thành trong quá trình bán hàng và trong
các quan hệ thanh toán.
Trong quá trình sản xuất kinh doanh, vốn bằng tiền đến với các doanh
nghiệp là loại vốn rất cần thiết không thể thiếu được, đặc biệt trong điều kiện đổi
mới cơ chế quản lý và tự chủ về tài chính thì vốn bằng tiền càng có vị trí quan
trọng, thúc đẩy sản xuất kinh doanh phát triển và đạt hiệu quả kinh tế cao. Vốn
bằng tiền là một loại vốn có tính lưu động nhanh chóng vào mọi khâu của quá
trình sản xuất. Trong điều kiện hiện nay doanh nghiệp càng phải có kế hoạch hoá
cao việc thu, chi tiền mặt, việc thanh toán qua ngân hàng, không những đáp ứng
nhu cầu sản xuất kinh doanh trong doanh nghiệp mà còn tiết kiệm được vốn lưu
động, tăng thu nhập cho hoạt động tài chính, góp phần quay vòng nhanh của vốn
lưu động. Vì vậy, việc hoàn thiện kế toán vốn bằng tiền là một điều rất cần thiết,
nó không những góp phần nâng cao hiệu quả của công tác tổ chức kế toán mà
còn giúp các nhà quản lý nắm bắt được chính xác thông tin và phản ánh kịp thời
tình hình tiền tệ trong doanh nghiệp. Những thông tin ấy là cơ sở cho họ phân
tích đánh giá lựa chọn phương án sản xuất kinh doanh có hiệu quả nhất.
Việc xây dựng phần mềm để quản lý công tác vốn bằng tiền là quan trọng
và cần thiết, để công việc kinh doanh được thực hiện đồng bộ, hiệu quả, dễ quản
lý, kiểm soát từ đó gián tiếp mang lại lợi ích kinh tế cao cho doanh nghiệp. Đối
với công ty Cổ phần sách và thiết bị trường học tỉnh Hà Nam, phần mềm kế toán
giúp cho công ty tiết kiệm được nguồn nhân lực, quá trình hoạch toán diễn ra

7
7


nhanh chóng, tiết kiệm đươc thời gian và chi phí quản lý doanh nghiệp. Phần
mềm kế toán vốn bằng tiền sẽ kiểm tra khả năng cung ứng vốn cho các hoạt động
trong doanh nghiệp, giúp doanh nghiệp lưu phiếu thu, phiếu chi, giấy báo nợ,
giấy báo có, in phiếu thu, phiếu chi từ đó in ra các báo cáo như: báo cáo thu, chi,
sổ cái TK tiền, sổ chi tiết TK tiền,… khi cần thiết. Do đó việc xây dựng phần
mềm kế toán vốn bằng tiền là vô cùng cần thiết và có ý nghĩa đối với doanh
nghiệp.
Xuất phát từ tầm quan trọng của công tác kế toán vốn bằng tiền và qua
việc khảo sát hoạt động tại Công ty Cổ phần sách và thiết bị trường học tỉnh Hà
Nam, tôi đã chọn đề tài :“Xây dựng phần mềm kế toán vốn bằng tiền tại Công ty
Cổ phần sách và thiết bị trường học tỉnh Hà Nam”.
II. Mục đích của đề tài
Công ty Cổ phần Sách và thiết bị trường học tỉnh Hà Nam là một công ty
hoạt động chủ yếu trong lĩnh vực phân phối sách vì vậy vốn là quan trọng và có tính
chất quyết định đến hoạt động của doanh nghiệp. Yêu cầu đặt ra là phải quản lý tốt,
xử lý thông tin một cách chính xác, nhanh chóng, kịp thời.
Tôi đã chọn đề tài trên với mong muốn xây dựng hệ thống thông tin kế toán
vốn bằng tiền trong công ty phù hợp với thực tế hoạt động tổ chức kế toán vốn bằng
tiền của chính công ty, tiết kiệm chi phí, tài nguyên máy tính và sử dụng thông tin
có hiệu quả.
Mục tiêu chính của đề tài là được người dùng chấp nhận và thực hiện trong
quá trình quản lý và hạch toán trong công ty. Vì vậy, phần mềm trước hết phải
đáp ứng được những yêu cầu cơ bản nhất là: đơn giản, đầy đủ các chức năng, dễ
nhìn, thuận tiện cho việc sử dụng và cài đặt.
Ngoài ra, từng cơ quan áp dụng sẽ có những đặc thù riêng tùy thuộc vào
chế độ kế toán mà cơ quan đó thực hiện. Mục tiêu của đề tài này là:

 Hệ thống cung cấp thông tin một cách chính xác, kịp thời, đầy đủ, nhanh chóng,
phục vụ tốt quá trình quản lý .
8
8


 Hệ thống giúp hỗ trợ cho nhân viên kế toán trong việc quản lý vốn bằng tiền tại
công ty.
 Hệ thống giúp công ty nâng cao doanh thu, tiết kiệm chi phí nhờ giảm bớt đội
ngũ nhân công, giảm thiểu sai sót có thể xảy ra trong quá trình quản lý vốn bằng
tiền.
 Tận dụng năng lực tài nguyên (hệ thống máy tính), năng lực con người nhằm
nâng cao hiệu quả công tác quản lý.
Với cá nhân tôi, thực tập còn là cầu nối giữa lý thuyết và thực tiễn, do đó
việc thực hiện đề tài này ngoài mục đích thực tế giúp cho công ty quản lý tốt hơn
mà đồng thời nó còn có mục đích giúp cho bản thân tôi có kinh nghiệm và kiến thức
làm việc thực tế. Đó là điều vô cùng quan trọng và cần thiết đối với mỗi sinh viên
trước khi ra trường.
III. Đối tượng nghiên cứu của đề tài
Đối tượng nghiên cứu của đồ án là hệ thống thông tin kế toán vốn bằng
tiền hiện tại của Công ty Cổ phần Sách và thiết bị trường học tỉnh Hà nam.
IV. Phạm vi nghiên cứu đề tài
Việc phân tích, thiết kế hệ thống nhằm phục vụ cho công tác quản lý vốn
bằng tiền tại Công ty Cổ Phần Sách và thiết bị trường học tỉnh Hà Nam một cách
tốt nhất, giúp cho kế toán vốn bằng tiền giảm thiểu sai sót trong quá trình hạch
toán, đưa ra được những báo cáo cần thiết cho các nhà quản lý Công ty để có
những biện pháp kịp thời, nhằm không ngừng nâng cao hiệu quả hoạt động của
Công ty trong hiện tại và tương lai.
Với một khoảng thời gian hạn chế đồ án chỉ đề cập đến vốn bằng tiền với
tiền mặt, tiền ngoại tê,tiền đang chuyển và đồ án sẽ bỏ qua vàng, bạc, kim khí

quý, đá quý.
V. Phương pháp nghiên cứu
Đề tài sử dụng các phương pháp nghiên cứu sau:
9
9


-

Phương pháp thu thập thông tin: Thu thập các thông tin của công ty bằng các

-

phương pháp phỏng vấn, điều tra, ghi chép, quan sát và hỏi ý kiến chuyên gia;
Phương pháp tập hợp: Tập hợp các chứng từ, sổ sách liên quan đến công tác kế

-

vốn bằng tiền;
Phương pháp so sánh đối chiếu: So sánh giữa lý thuyết được học và thực tế tại

-

công ty;
Phương pháp phân tích thiết kế: Từ các nghiệp vụ kế toán của công ty, tiến hành
phân tích và thiết kế để xây dựng phần mềm phù hợp. Các phương pháp phân
tích: phân tích từ trên xuống, phân tích từ dưới lên, kết hợp phân tích từ trên
xuống và từ dưới lên.

Cùng với khả năng tư duy phân tích, kết hợp các phương pháp nghiên cứu đã nắm

bắt được thực trạng hệ thống thông tin của công ty và kiến thức chuyên môn chuyên
sâu để xây dựng hoàn thiện đồ án.
VI. Kết cấu của đồ án
Đề tài :“ Xây dựng hệ phần mềm toán vốn bằng tiền tại Công ty Cổ phần
Sách và thiết bị trường học tỉnh Hà Nam’’.
Ngoài phần mở đầu, kết luận và danh mục tài liệu tham khảo, đồ án gồm có
3 chương:
Chương 1: : Lý luận chung để xây dựng hệ thống thông tin kế toán và
công tác kế toán vốn bằng tiền
Chương 2: Thực trạng công tác kế toán vốn bằng tiền tại công ty Cổ Phần
Sách và thiết bị trường học tỉnh Hà Nam
Chương 3: Xây dựng phần mềm kế toán vốn bằng tiền tại công ty Cổ
Phần Sách và thiết bị trường học tỉnh Hà Nam.

10
10


CHƯƠNG 1: LÝ LUẬN CHUNG ĐỂ XÂY DỰNG HỆ THỐNG
THÔNG TIN KẾ TOÁN VÀ CÔNG TÁC KẾ TOÁN VỐN BẰNG TIỀN
1.1. NHẬN THỨC CHUNG ĐỂ XÂY DỰNG PHẦN MỀM KẾ TOÁN TRONG
DOANH NGHIỆP.

1.1.1. Khái niệm, các thành phần, điều kiện áp dụng và đặc điểm và của
phần mềm kế toán

11
11

1.1.1.1.
K
h
á
i
n
i
ệ
m
p
h
ầ
n
m
ề
m
k
ế
t
o
á
n

Phần mềm kế toán: là hệ thống các chương trình máy tính dùng để tự động xử
lý các thông tin kế toán trên máy vi tính, bắt đầu từ khâu lập chứng từ gốc, phân
loại chứng từ, ghi chép sổ sách, xử lý thông tin trên các chứng từ, sổ sách theo quy
12
12

trình của chế độ kế toán đến khâu in ra sổ kế toán và báo cáo tài chính, báo cáo kế
toán quản trị và các báo cáo thống kê phân tích tài chính khác.

13
13


1.1.1.2.
C
á
c
t
h
à
n
h
p
h
ầ
n
c
ủ
a
p
h
ầ
n
m
ề
m

k
14
14


ế
t
o
á
n
.
-

Cơ sở dữ liệu (Database): Cung cấp cấu trúc để lưu trữ dữ liệu. Một CSDL chứa các

-

Table, View và các mối quan hệ giữa các bảng.
Menu: Được thiết kế hợp lý sẽ giúp cho người dùng nhanh chóng biết cách sử dụng

-

và thao tác chương trình thuận tiện hơn.
Form: Dùng để chứa các đối tượng khác trong một lớp ứng dụng nào đó. Mỗi Form
khi thực hiện sẽ tạo một màn hình giao diện cho người dùng. Các Form của một

PMKT được chia thành:
• Form nhập dữ liệu
• Form để thực hiện các thao tác xem, sửa, xóa
• Form để in báo cáo

- Report: Chứa các thông tin được kết xuất từ các bảng CSDL, bảng trung gian và
-

được hiển thị ra máy in, màn hình tùy theo yêu cầu người dùng.
Query (truy vấn): Là một công cụ tìm kiếm thông tin nhanh từ các bảngdữ liệu.

15
15


1.1.1.3.
Đ
i
ề
u
k
i
ệ
n
á
p
d
ụ
n
g
p
h
ầ
n
m

ề
m
k
ế
16
16


t
o
á
n
 Đảm bảo điều kiện kỹ thuật:
Lựa chọn phần mềm phù hợp với hoạt động của đơn vị.
Trang bị hệ thống thiết bị về tin học phù hợp với yêu cầu, trình độ quản lý,
trình độ tin học của cán bộ quản lý, đội ngũ nhân viên kế toán.
Sử dụng thử nghiệm phần mềm mới. Sau quá trình thử nghiệm, nếu phần
mềm kế toán đáp ứng được tiêu chuẩn của phần mềm kế toán và yêu cầu kế toán
của đơn vị thì đơn vị mới triển khai áp dụng chính thức.
Xây dựng quy chế sử dụng phần mềm kế toán trên máy vi tính như: quản
lý máy chủ (nếu có); quản lý dữ liệu; kiểm tra, kiểm soát việc đưa thông tin từ
ngoài vào hệ thống; thực hiện công việc sao lưu dữ liệu định kỳ; phân quyền đối
với các máy nhập và xử lý số liệu…
Tổ chức trang bị và sử dụng các thiết bị lưu trữ an toàn cho hệ thống, bố
trí và vận hành theo đúng yêu cầu kỹ thuật
 Đảm bảo điều kiện về con người và tổ chức bộ máy kế toán:
Lựa chọn hoặc tổ chức đào tạo cán bộ kế toán có đủ trình độ chuyên môn,
nghiệp vụ về kế toán và tin học.
Lập kế hoạch và tổ chức thực hiện các khâu công việc: lập chứng từ vào
máy; kiểm tra việc nhập số liệu vào máy; thực hiện các thao tác trên máy theo

yêu cầu của phần mềm kế toán; phân tích các số liệu trên sổ kế toán và báo cáo
tài chính, quản trị mạng và quản trị thông tin kế toán.
Quy định rõ trách nhiệm, yêu cầu bảo mật dữ liệu trên máy tính; chức
năng, nhiệm vụ của từng người sử dụng trong hệ thống; ban hành quy chế quản
17
17


lý dữ liệu, quy định chức năng, quyền hạn của từng nhân viên; quy định danh
mục thông tin không được phép lưu chuyển.

 Đảm bảo tính thống nhất trong công tác kế toán:
Đối với các đơn vị dự toán cấp trên phải lập báo cáo tài chính tổng hợp thì
cần chỉ đạo cho các đơn vị dự toán cấp dưới sử dụng phần mềm kế toán sao cho
thuận tiện trong việc kết nối thông tin, số liệu báo cáo.

18
18


1.1.1.4.
Đ
ặ
c
đ
i
ể
m
c
ơ

b
ả
n
c
ủ
a
p
h
ầ
n
m
ề
m

19
19


k
ế
t
o
á
n
Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán trên máy vi tính là công việc kế
toán được thực hiện theo một chương trình phần mềm kế toán trên máy vi tính.
Phần mềm kế toán được thiết kế theo nguyên tắc của một trong bốn hình
thức kế toán hoặc kết hợp các hình thức kế toán quy định. Phần mềm kế toán
không hiển thị đầy đủ quy trình ghi sổ kế toán, nhưng phải in được đầy đủ sổ kế
toán và báo cáo tài chính theo quy định.

Các loại sổ của Hình thức kế toán trên máy vi tính: Phần mềm kế toán được
thiết kế theo hình thức kế toán nào sẽ có các loại sổ của hình thức kế toán đó
nhưng không bắt buộc hoàn toàn giống mẫu sổ kế toán ghi bằng tay. Các thành
phần của một phần mềm kế toán:
Phần mềm kế toán được hình thành từ thông tin kết hợp với phương pháp
xử lý thông tin dưới sự hỗ trợ của phương tiện là máy tính và con người. Các
thành phần của phần mềm kế toán bao gồm:
Phần cứng: bao gồm các thiết bị tin học như máy tính, máy in…
Phần mềm: bao gồm các chương trình và dữ liệu như win, Microsoft office,
các phần mềm hệ thống, các tiện ích, phần mềm lập trình, phần mềm ứng dụng…
Các thủ tục: các chương trình lớn (chức năng) thành các khối chức năng
hay hàm thủ tuc nhỏ để dễ sử dụng và lập trình.
Cơ sở dữ liệu: là tập hợp thông tin có cấu trúc, các cơ sở dữ liệu dạng file,
dạng quan hệ, hướng đối tượng và bán cấu trúc. Con người: là người điều khiển
máy tính lập trình các phần mềm cài đặt dữ liệu và các thủ tục.
20
20


1.1.2. Các yêu cầu của phần mềm kế toán
Phần mềm kế toán phải hỗ trợ cho người sử dụng tuân thủ các quy định của
Nhà nước về kế toán. Khi sử dụng phần mềm kế toán không làm thay đổi bản chất,
nguyên tắc và phương pháp kế toán được quy định tại các văn bản pháp luật hiện
hành về kế toán.
Phần mềm kế toán phải có khả năng nâng cấp, có thể sửa đổi, bổ sung phù hợp
với những thay đổi nhất định của chế độ kế toán và chính sách tài chính mà không
ảnh hưởng đến dữ liệu đã có.
Phần mềm kế toán phải tự động xử lý và đảm bảo sự chính xác về số liệu kế
toán.
Phần mềm kế toán phải đảm bảo tính bảo mật thông tin và an toàn dữ liệu.

1

Sự cần thiết phải phát triển phần mềm kế toán trong doanh nghiệp
Phần mềm kế toán giúp kế toán tự động hóa rất nhiều thao tác thủ công

thông thường, phần mềm kế toán có công cụ để xây dựng rất nhiều loại danh
mục đối tượng, danh mục nhóm đối tượng, danh mục hàng hóa, danh mục công
việc, danh mục nhóm công việc, danh mục loại thuế, danh mục tiền tệ... một khi
bạn đã thực hiện nó bạn có thể dùng lại mà không phải mất công nhập lại nhiều
lần. Thêm vào đó việc tự động sinh ra các báo cáo, sổ sách, tờ khai...sẽ giúp
người kế toán giảm rất nhiều thao tác công sức để xây dựng những báo cáo sổ
sách này. Không những thế việc tự động tính giá thành, tồn kho tức thời.... giúp
giảm đáng kể các thao tác thủ công khó nhọc của kế toán và người quản lý.
Phần mềm kế toán giúp công tác kế toán chính xác hơn. Sử dụng phần mềm
kế toán đảm bảo độ chính xác về các số liệu về các đối tượng, hàng hóa, giá
thành... không những thế với phần mềm kế toán bạn có thể đối chiếu số liệu,
kiểm tra số liệu dễ dàng để xác định những sai sót có thể xẩy ra trong quá trình
hạch toán của bạn.
Vai trò của phần mềm kế toán trong doanh nghiệp :
21
21


 Là công cụ quản lý, giám sát và cung cấp thông tin.
 Theo dõi và đo lường kết quả hoạt động kinh tế tài chính của đơn vị.
 Thay thế toàn bộ hay một phần công việc ghi chép, tính toán, xứ lý bằng thủ
công của người làm kế toán.
 Từ các thông tin do phần mềm kế toán cung cấp, các nhà quản lý đề ra các
quyết định kinh doanh hữu ích, có thể thay đổi quyết định kinh doanh nhanh

hơn bằng các thay đổi số liệu (trong phần dự toán) sẽ có được những kết quả
khác nhau, từ đó nhà quản lý sẽ có nhiều giải pháp chọn lựa.
 Tham gia vào việc cung cấp thông tin được số hóa để hình thành nên một xã hội
số hóa thông tin điện tử, thông tin của kế toán được lưu trữ dưới dạng các tập
tin của máy tính cho nên dễ dàng số hóa để trao đổi thông tin thông qua các báo

-

cáo trên mạng nội bộ hay trên internet.
* Lợi ích của việc ứng dụng phần mềm kế toán:
Đối với doanh nghiệp:
Đối với kế toán viên: kế toán viên không phải thực hiện việc tính toán bằng tay
và không yêu cầu phải nắm vững từng nghiệp vụ chi tiết mà chỉ cần nắm vững
được quy trình hạch toán, vẫn có thể cho ra được báo cáo chính xác. Điều này rất
hữu ích đối với các kế toán viên mới ra trường chưa có kinh nghiệm về nghiệp

-

vụ.
Đối với kế toán trưởng: tiết kiệm thời gian trong việc tổng hợp, đối chiếu các sổ
sách, báo cáo kế toán. Đồng thời, cung cấp tức thì được bất kỳ số liệu kế toán

-

nào, tại bất kỳ thời điểm nào cho người quản lý khi được yêu cầu.
Đối với giám đốc tài chính: cung cấp các phân tích về hoạt động tài chính của
doanh nghiệp theo nhiều chiều khác nhau một cách nhanh chóng, hoạch định và
điều chỉnh các kế hoạch hoạt động tài chính của doanh nghiệp một cách chính

-

xác và nhanh chóng.
Đối với giám đốc điều hành: có được đầy đủ thông tin tài chính kế toán của
doanh nghiệp khi cần thiết để phục vụ cho việc ra quyết định đầu tư, điều chỉnh
hoạt động sản xuất kinh doanh một cách kịp thời, nhanh chóng và hiệu quả.
Ngoài ra, tiết kiệm được nhân lực, chi phí và tăng cường được tính chuyên
nghiệp của đội ngũ, làm gia tăng giá trị thương hiệu trong con mắt của đối tác,
khách hàng và nhà đầu tư.
Đối với cơ quan thuế và kiểm toán:
22
22


-

Dễ dàng trong công tác kiểm tra chứng từ kế toán tại các doanh nghiệp

1.1.3. Quy trình xây dựng phần mềm kế toán
Gai đoạn 1: Khảo sát hiện trạng và lập kế hoạch
Khảo sát hệ thống là bước khởi đầu của tiến trình xây dựng phần mềm kế
toán, là tìm hiểu yêu cầu nghiệp vụ và nhu cầu phát phần mềm, trên cơ sở đó
hình thành nên kế hoạch xây dựng phần mềm kế toán.
Mục tiêu của giai đoạn này tập trung giải quyết các vấn đề sau:
Tìm hiểu nghiệp vụ, chuyên môn, môi trường hoạt động chi phối đến quá
trình xử lý thông tin.
Tìm hiểu các chức năng nhiệm vụ mục tiêu cần đạt được của hệ thống
Định ra giải pháp phân tích, thiết kế sơ bộ và xem xét tính khả thi của
chúng.
Việc khảo sát được chia ra làm hai công đoạn:
+ Khảo sát sơ bộ: nhằm hình thành dự án phát triển HTTT.

+ Khảo sát chi tiết: thu thập thông tin chi tiết của hệ thống, phục vụ cho việc phân tích
và thiết kế.
Trên cơ sở các thông tin khảo sát được, người thiết kế phải đánh giá, xác
định được yêu cầu, quy tắc ràng buộc của phần mềm mình xây dựng sẽ đạt được
và lập ra kế hoạch thực hiện cụ thể.
Giai đoạn 2: Phân tích hệ thống
Phân tích hệ thống nhằm để xác định nhu cầu thông tin của tổ chức, nó
cung cấp những dữ liệu cơ sở cho việc thiết kế HTTT sau này,bao gồm các công
việc:
Xác định các dữ liệu nghiệp vụ của hệ thống cần lưu trữ và xử lý như:
chứng từ, hoá đơn, sổ sách, báo cáo…
Xác định các chức năng, nhiệm vụ của hệ thống
23
23


Xác định xác quy trình nghiệp vụ hoạt động của hệ thống
Xác định các dữ liệu và chức năng hoạt động trong tương lai của nghiệp
vụ hoạt động của hệ thống
Các ràng buộc quan hệ giữa hệ thống và môi trường
Xây dựng mô hình diễn tả hệ thống về chức năng
Xây dựng mô hình diễn tả hệ thống về dữ liệu
Xây dựng mô hình về các ràng buộc và mối quan hệ của Phần mềm cần
xây dựng với môi trường
Phác hoạ giải pháp thiết kế bằng cách lựa chon và mô tả chung một giải
pháp thiết kế thích hợp
Sau khi xác định đầy đủ các yêu cầu về hệ thống, tiến hành lập tài liệu
phân tích hệ thống
Gai đoạn 3: Thiết kế hệ thống
Thiết kế hệ thống chính là quá trình tìm ra các giải pháp công nghệ thông

tin để đáp ứng các yêu cầu đặt ra ở trên.
Bước 1: Phân tích hệ thống về chức năng
Mô hình nghiệp vụ là một mô tả về các chức năng nghiệp vụ của một tổ
chức (hay một miền được nghiên cứu của tổ chức) và những mối quan hệ bên
trong giữa các chức năng đó, cũng như các mối quan hệ của chúng với môi
trường bên ngoài.
Mô hình nghiệp vụ của hệ thống được thể hiện qua các thành phần sau:



 Sơ đồ ngữ cảnh của hệ thống.
 Biểu đồ phân cấp chức năng.
 Biểu đồ luồng dữ liệu.
 Ma trận thực thể chức năng.
 Tài liệu đặc tả chức năng.
Sơ đồ ngữ cảnh của hệ thống
24
24


Sơ đồ ngữ cảnh là sơ đồ miêu tả tổng quát về hệ thống, mô tả mối liên hệ
thông tin của hệ thống với môi trường bên ngoài.
Sơ đồ ngữ cảnh gồm 3 thành phần là: tiến trình hệ thống, các tác nhân và
các luồng dữ liệu.
-

Tiến trình hệ thống: mô tả toàn bộ hệ thống
Ký pháp: biểu thị bằng một hình tròn có dây cung phân cách, ở trên ghi số

0 ( mức biểu đồ mức 0) , phía dưới ghi tên hệ thống.

Tên hệ thống được biểu thị bằng một cụm động từ có từ “hệ thống”

-

Các tác nhân: dùng để mô tả các yếu tố môi trường có tương tác với hệ

thống.
Để xác định một tác nhân, cần đảm bảo 3 tiêu chí:
- Tác nhân phải là người, nhóm người, một tổ chức, một bộ phận, một bộ phận của
một tổ chức hay một hệ thống thông tin khác.
- Nằm ngoài hệ thống đang được xây dựng và không thực hiện chức năng của hệ
thống.
- Có tương tác với hệ thống, gửi thông tin vào hệ thống hoặc nhận thông tin ra.
Tên: phải là danh từ chỉ người, nhóm người hay một tổ chức
Ký pháp: Biểu thị bằng một hình chữ nhật có điền tên tác nhân ở bên
trong.

-

Các luồng dữ liệu: là các luồng dữ liệu được chuyển từ nơi này sang nơi
khác.

25
25