Ứng dụng microsoft exel vào hoạt động quản lý văn bản đi tại ubnd xã

TRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHỆ THÔNG TIN VÀ TRUYỀN THÔNG

KHOA HỆ THỐNG THÔNG TIN KINH TẾ

BÁO CÁO

THỰC TẬP CƠ SỞ
Đề tài:
ỨNG DỤNG MICROSOFT EXCEL TRONG CÔNG TÁC
QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐI TẠI CÔNG TY TNHH ĐẦU TƯ
XÂY DỰNG VÀ PHÁT TRIỂN HẠ TẦNG MITRACO HÀ TĨNH

Giáo viên hướng dẫn 1 : ThS. Lê Anh Tú
Giáo viên hướng dẫn 2 : ThS. Lê Hoài Giang
Sinh viên thực hiện

: Nguyễn Thị Dung

Mã sinh viên

: DTC15HD3404060030

Lớp

: QTVP - K14A

Thái Nguyên, năm 2017


MỤC LỤC

DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT............................................................................................................1
LỜI NÓI ĐẦU........................................................................................................................................ 1
CHƯƠNG 1. TỔNG QUAN CƠ SỞ LÝ THUYẾT VỀ VĂN BẢN, QUẢN LÝ VĂN BẢN
VÀ QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐI................................................................................................................4
1.1. Khái quát chung về văn bản..............................................................................................4
1.1.1. Văn bản và đặc trưng của văn bản........................................................................4
1.1.2. Các loại hình văn bản thường dùng......................................................................4
1.1.3. Vai trò của văn bản quản lý Nhà nước.................................................................7
1.2. Tổng quan về công tác tổ chức quản lý văn bản......................................................7
1.2.1. Khái niệm..........................................................................................................................7
1.2.2. Yêu cầu của công tác quản lý văn bản..................................................................7
1.2.3. Các biện pháp tổ chức quản lý văn bản...............................................................8
1.3. Nội dung công tác quản lý văn bản đi...........................................................................8
1.3.1. Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày; ghi số và ngày, tháng, năm của văn
bản................................................................................................................................................... 9
1.3.2. Đăng ký văn bản đi.......................................................................................................9
1.3.3. Nhân bản, đóng dấu cơ quan và dấu mức độ khẩn, mật..........................10
1.3.4. Làm thủ tục phát hành, chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn
bản đi........................................................................................................................................... 11
1.3.5. Lưu văn bản đi.............................................................................................................13
CHƯƠNG 2. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐI TẠI CÔNG TY TNHH
ĐẦU TƯ XÂY DỰNG VÀ PHÁT TRIỂN HẠ TẦNG MITRACO HÀ TĨNH.............................14
2.1. Khái quát chung về Công ty TNHH Đầu tư xây dựng và Phát tri ển hạ tầng
Mitraco Hà Tĩnh............................................................................................................................14
2.1.1. Giới thiệu chung về Công ty TNHH Đầu tư xây dựng và Phát triển hạ
tầng Mitraco Hà Tĩnh............................................................................................................14
2.1.2. Ngành nghề kinh doanh...........................................................................................15
2.1.3. Cơ cấu tổ chức.............................................................................................................16
2.2. Thực trạng công tác quản lý văn bản đi tại Công ty TNHH Đầu tư xây dựng
và Phát triển hạ tầng Mitraco Hà Tĩnh...............................................................................17

2.2.1. Quy trình quản lý văn bản đi tại Công ty TNHH Đầu tư xây dựng và
Phát triển hạ tầng Mitraco Hà Tĩnh................................................................................17
2.2.2. Nhận xét công tác quản lý công văn tại Công ty TNHH Đầu tư xây dựng
và Phát triển hạ tầng Mitraco Hà Tĩnh..........................................................................20
CHƯƠNG 3. ỨNG DỤNG MICROSOFT EXCEL TRONG QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐI TẠI
CÔNG TY TNHH ĐẦU TƯ XÂY DỰNG VÀ PHÁT TRIỂN HẠ TẦNG MITRACO HÀ
TĨNH....................................................................................................................................................... 22
3.1. Giới thiệu chung về Microsoft Excel 2010................................................................22
3.1.1. Khái quát về Microsoft Excel.................................................................................22
3.1.2. Giao diện Microsoft Excel 2010............................................................................23
3.1.3. Tìm hiểu thanh công cụ Ribbon...........................................................................24
3.1.4. Phần mềm hỗ trợ Microsoft Excel Add-in A-tools.......................................26
3.2. Thiết kế và xây dựng chương trình.............................................................................28
3.1.1. Xây dựng cơ sở dữ liệu.............................................................................................28
3.1.2. Tạo vùng tham chiếu dữ liệu cho chương trình..........................................29
3.1.3. Các hàm được sử dụng trong chương trình....................................................29
3.1.4. Tạo danh sách để tham chiếu “ List ”................................................................30
3.1.5. Ứng dụng “ADD-IN A-TOOLS” tạo công thức truy vấn dữ li ệu.............31
3.3. Các giao diện của chương trình quản lý văn bản đi.............................................31
3.2.1. Giao diện trang chủ của chương trình...............................................................31
3.2.2. Các giao diện chức năng của chương trình......................................................32
KẾT LUẬN............................................................................................................................................ 34
TÀI LIỆU THAM KHẢO....................................................................................................................35
NHẬN XÉT CỦA GIÁO VIÊN HƯỚNG DẪN............................................................................36


DANH MỤC HÌNH ẢNH
Sơ đồ 2.1. Cơ cấu tổ chức của Công ty TNHH Đầu tư xây dựng và Phát tri ển h ạ

tầng Mitraco Hà Tĩnh......................................................................................................................16
Sơ đồ 2.2. Quy trình quản lý công văn đi tại Công ty TNHH Đầu tư xây dựng và
Phát triển hạ tầng Mitraco Hà Tĩnh.........................................................................................17

Hình 3.1. Các thành phần của Workbook...............................................................................22
Hình 3.2. Giao diện Excel...............................................................................................................22
Hình 3.3. Các lệnh trong thực đơn Office................................................................................23
Hình 3.4. Bảng lựa chọn lệnh truy cập nhanh.....................................................................23
Hình 3.5. Hộp thoại để chế biến thanh các lệnh truy cập nhanh...............................23
Hình 3.6. Thanh công cụ Ribbon................................................................................................24
Hình 3.7. Sử dụng thực đơn ngữ cảnh (shortcut menu)..................................................25
Hình 3.8. Add-in A-tools.................................................................................................................25
Hình 3.9. Dữ liệu văn bản đi........................................................................................................27
Hình 3.10. “Difine Name” là vùng tham chiếu......................................................................28
Hình 3.11. Tham chiếu “ List ”....................................................................................................29
Hình 3.12. Ứng dụng Add-in A-tools trong thống kê.........................................................30
Hình 3.13.Giao diện chính của chương trình........................................................................30
Hình 3.14. Giao diện Nhập văn bản đi....................................................................................31
Hình 3.15. Giao diện tìm kiếm thông tin văn bản đi.........................................................32
Hình 3.16. Giao diện thống kê số lượng văn bản đi..........................................................32


DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT
STT

Chữ viết tắt

Nội dung viết tắt

01

TNHH

Trách nhiệm hữu hạn

02

GV&CTSV

Giáo viên và công tác sinh viên

03

HSSV

Học sinh sinh viên


LỜI MỞ ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài
Cuộc cách mạng khoa học kỹ thuật và công nghệ với những thành tựu kỳ
diệu của nó đã tác động mạnh mẽ đến mọi hoạt động kinh tế, chính tr ị, xã h ội
trên thế giới nói chung và ở Việt Nam nói riêng. Cùng v ới s ự phát tri ển nhanh
chóng của tin học và vai trò ngày càng nổi trội của thông tin, thế gi ới đã b ước vào
một kỷ nguyên mới, kỷ nguyên của công nghệ thông tin.
Công nghệ thông tin đã và đang từng bước đi vào tất cả các lĩnh vực, chi ếm
một vị trí quan trọng trong xã hội. Cùng với sự phát triển của khoa học - công nghệ,
hoạt động quản lý đang có nhiều đổi mới theo xu hướng hiện đại hóa đáp ứng nhu
cầu ngày càng cao của xu thế hội nhập và phát triển, càng có nhiều phát minh tiên
tiến dần thay thế sức lao động, giải phóng con người, giúp con người giải quyết

công việc nhanh chóng.
Văn bản được coi là công cụ và phương pháp để các cơ quan, tổ ch ức duy
trì các hoạt động của cơ quan, tổ chức mình. Việc nắm b ắt thông tin nhanh
chóng, kịp thời và chính xác ngày càng đóng vai trò quan tr ọng trong công tác
quản lý điều hành. Công tác quản lý văn bản đi là hoạt động đảm bảo cung c ấp
đầy đủ thông tin phục vụ cho việc quản lý tất cả các hoạt động trong các tổ chức
đoàn tại các cơ quan nhà nước các tổ chức chính trị - xã hội khác…
Nhận thức được tầm quan trọng của việc quản lý văn bản đi của từng c ơ
quan, đơn vị nói chung và đối với Công ty TNHH Đầu tư xây dựng và Phát tri ển
hạ tầng Mitraco nói riêng. Vì vậy em chọn đề tài: “Ứng dụng Microsoft Excel
trong công tác quản lý văn bản đi tại Công ty TNHH Đầu tư xây dựng và Phát triển
hạ tầng Mitraco Hà Tĩnh” cho bài báo cáo thực tập cơ sở của mình.
Thông qua đề tài này, em muốn tìm hiểu kỹ hơn về phần mềm Microsoft
Excel 2010, từ đó làm cơ sở để ứng dụng phần mềm này vào qu ản lý văn b ản đi
tại Công ty TNHH Đầu tư xây dựng và Phát triển hạ tầng Mitraco Hà Tĩnh nhằm cải
thiện quy trình quản lý văn bản đi tại đây trở nên hiệu quả hơn.

1


2. Ý nghĩa khoa học - thực tiễn
Thực hiện việc nghiên cứu đề tài này sẽ giúp em hiểu rõ hơn về chuyên
ngành mà em đang theo học tại trường. Và đặc biệt hơn, thông qua đề tài này em
sẽ có thêm những kiến thức thực tế để phục vụ cho công việc sau này được tốt
hơn.
3. Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu
Thông qua việc nghiên cứu đề tài nhằm mục đích tìm hiểu thực trạng hoạt động
quản lý văn bản đi tại Công ty TNHH Đầu tư xây dựng và Phát triển hạ tầng Mitraco
Hà Tĩnh. Từ đó ứng dụng phần mềm Microsoft Excel 2010 xây dựng chương trình hỗ
trợ việc quản lý văn bản đi tại Công ty TNHH Đầu tư xây dựng và Phát triển hạ tầng

Mitraco Hà Tĩnh, nhằm góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động quản lý văn bản đi tại
đây được hiệu quả hơn.
4. Đối tượng nghiên cứu và phạm vi nghiên cứu
- Công tác quản lý văn bản đi tại tại Công ty TNHH Đầu tư xây dựng và Phát
triển hạ tầng Mitraco Hà Tĩnh;
- Xây dựng chương trình quản lý văn bản đi tại Công ty TNHH Đầu tư xây
dựng và Phát triển hạ tầng Mitraco Hà Tĩnh bằng phần mềm Microsoft Excel 2010.
5. Phương pháp nghiên cứu
- Phương pháp khảo sát thực tế;
- Phương pháp phân tích, thiết kế;
- Phương pháp tổng hợp - thống kê.
6. Kết cấu của đề tài
Đề tài gồm 3 chương:
- Chương 1: Tổng quan cơ sở lý thuyết về văn bản, quản lý văn bản và
quản lý văn bản đi.
- Chương 2: Thực trạng công tác quản lý văn bản đi tại Công ty TNHH Đầu
tư xây dựng và Phát triển hạ tầng Mitraco Hà Tĩnh.

2


- Chương 3: Ứng dụng Microsoft Excel trong quản lý văn bản đi tại Công ty
TNHH Đầu tư xây dựng và Phát triển hạ tầng Mitraco Hà Tĩnh.
Để hoàn thành tốt đề tài này, em xin chân thành cảm ơn sự hướng dẫn
nhiệt tình của ThS. Lê Anh Tú và ThS. Lê Hoài Giang đã giúp em hoàn thành tốt đề
tài thực tập này. Tuy nhiên với những hạn chế về kiến thức và thời gian nên
không thể tránh khỏi sai sót, em rất mong nhận được những nhận xét góp ý chỉ
bảo của thầy cô và các bạn để đề tài của em được hoàn thiện hơn.
Em xin chân thành cảm ơn!
Thái Nguyên, ngày 20 tháng 02 năm 2017

Sinh viên thực hiện

Nguyễn Thị Dung

3


CHƯƠNG 1.
TỔNG QUAN CƠ SỞ LÝ THUYẾT VỀ VĂN BẢN, QUẢN LÝ VĂN BẢN
VÀ QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐI
1.1. Khái quát chung về văn bản
1.1.1. Văn bản và đặc trưng của văn bản
 Khái niệm văn bản
Văn bản là sản phẩm hoàn chỉnh của một hành vi tạo lời, mang một n ội
dung giao tiếp cụ thể, gắn liền với một đối tượng giao ti ếp, mục đích giao ti ếp
và hoàn cảnh giao tiếp xác định, thể hiện dưới dạng âm thanh hay chữ viết.
 Đặc trưng của văn bản
Ðặc trưng của văn bản thể hiện qua các tính chất: tính hoàn ch ỉnh, tính
thống nhất, tính liên kết và tính mạch lạc. Trong đó tính hoàn ch ỉnh và tính liên
kết là hai đặc trưng cơ bản.
1.1.2. Các loại hình văn bản thường dùng
 Các phong cách văn bản
Hệ thống các loại hình văn bản rất phong phú, đa dạng, cần phải phân
loại chúng để có phương pháp soạn thảo, tạo lập và quản lý cho thích h ợp. Có
nhiều cách phân loại, ở đây chúng ta chỉ nghiên cứu một s ố cách phân lo ại theo
phong cách văn bản như sau:
 Phong các văn bản hành chính
Văn bản hành chính bao gồm các th ể loại như: hi ến pháp, lu ật pháp, đi ều
lệ, nghị định, thông tư, quy chế, hợp đồng, đơn từ, gi ấy biên nh ận, văn bằng,
chứng chỉ…

 Phong cách văn bản khoa học
Văn bản khoa học bao gồm các thể loại như: giáo trình, sách giáo khoa, bài
báo khoa học, đề tài khoa học, luận án, luận văn, chuyên luận khoa h ọc…
 Phong cách văn bản chính luận
Văn bản chính luận bao gồm các thể loại như: báo cáo chính trị, l ời kêu gọi

4


hiệu triệu, bình luận chính trị…
 Phong cách văn bản báo chí
Văn bản báo chí bao gồm các th ể loại như: bản tin, phóng s ự, ph ỏng v ấn,
tiểu phẩm, quảng cáo…
 Phong cách văn bản nghệ thuật
Văn bản nghệ thuật bao gồm các thể loại văn học như: thơ ca, truyện ngắn, tiểu
thuyết…
 Phong cách văn bản sinh hoạt
Văn bản sinh hoạt bao gồm các loại như: thư từ, nhật kí…
 Các văn bản có tính pháp quy
Nghị quyết: Là văn bản ghi lại các quyết định được thông qua tại đại hội,
hội nghị về đường lối, chủ trương, chính sách, kế hoạch hoặc các vấn đề cụ thể.
Nghị quyết là loại văn bản có tính lãnh đạo, chỉ đạo, khi viết không chia thành các
điều khoản.
Quyết định: Quyết định có tính lãnh đạo, chỉ đạo như nghị quyết nhưng
thể hiện thành các điều khoản cụ thể và có khi được dùng để ban hành hoặc bãi
bỏ các quy chế, quy định, quyết định cụ thể về chủ trương, chính sách, tổ chức bộ
máy, nhân sự thuộc phạm vi quyền hạn của tổ chức; ban hành các chế độ, điều lệ,
quy chế... kèm theo.
Chỉ thị: Là văn bản nhằm truyền đạt các chủ trương, biện pháp quản lý,
chỉ đạo chung hoặc lệnh của cấp trên truyền cho cấp dưới. Thường được th ể

hiện ngắn gọn dành cho các hoạt động tập trung.
Thông tri: Là văn bản thường dùng để đề ra các biện pháp thực hi ện Ngh ị
quyết hoặc triệu tập hội nghị, đại hội...
Quy định: Là văn bản xác định các nguyên tắc, tiêu chuẩn, th ủ tục và ch ế
độ cụ thể về một lĩnh vực công tác nhất định hoặc trong hệ thống các cơ quan
chuyên môn có chức năng, nhiệm vụ.
Quy chế: Là văn bản xác định các nguyên tắc, trách nhiệm, quy ền h ạn,
chế độ và lề lối làm việc của tổ chức cơ quan hoặc một lĩnh vực công tác nh ất

5


định.
Thể lệ, quy trình: Là văn bản quy định về chế độ, quyền hạn, nghĩa vụ,
phương thức tổ chức của một bộ phận trong tổ chức hoặc một lĩnh vực công tác
nhất định thường được ban hành độc lập hoặc kèm theo sau một quy đ ịnh, quy
chế.
 Các văn bản hành chính thông thường
Thông báo: Là văn bản truyền đạt kịp thời một quyết định hoặc kết quả
sự việc đã được tiến hành.
Báo cáo: Là văn bản phản ánh toàn bộ hoạt động và nh ững kiến ngh ị của
mình hoặc tường trình về một vấn đề, một công việc cụ thể nào đó hoặc xin ý
kiến chỉ đạo.
Chương trình: Là văn bản để xác định trọng tâm, nội dung, gi ải pháp
trong một khoảng thời gian nhất định và công tác tổ chức thực hiện của một đ ơn
vị về một chủ trương công tác.
Hướng dẫn: Là văn bản giải quyết chỉ dẫn cụ thể việc tổ chức thực hi ện
văn bản hoặc chủ trương của đơn vị hoặc của cơ quan lãnh đạo trên.
Kế hoạch: Là văn bản dùng để xác định mục đích yêu cầu, ch ỉ tiêu c ủa
nhiệm vụ cần hoàn thành trong khoảng thời gian nhất định và các bi ện pháp v ề

tổ chức, nhân sự, cơ sở vật chất cần thiết để thực hiện nhiệm vụ đó.
Tờ trình: Là văn bản dùng để thuyết trình tổng quát về một đề án, một
vấn đề, một dự thảo văn bản để cấp trên xem xét, quyết định.
Lời kêu gọi: Là văn bản dùng để yêu cầu hoặc động viên cán bộ, sinh viên
thực hiện một nhiệm vụ hoặc hưởng ứng một chủ trương có ý nghĩa chính trị.
Đề án: Là văn bản dùng để trình bày có hệ thống về một kế hoạch, giải
pháp, giải quyết một nhiệm vụ, một vấn đề nhất định để cấp có th ẩm quy ền
phê duyệt.
Công văn: Là văn bản dùng để giao dịch, nhắc nhở, trả lời, đề nghị, mời
họp...
Biên bản: Là văn bản ghi các ý kiến trong cuộc họp hoặc lập biên b ản v ề

6


một sự kiện đặc biệt xảy ra.
 Các loại giấy tờ hành chính
Giấy giới thiệu: Cấp cho đại diện được ủy quyền để liên hệ, giao dịch,
giải quyết công việc. Thường dùng mẫu in sẵn.
Giấy chứng nhận (hoặc xác nhận, thẻ chứng nhận): Cấp cho sinh viên để
làm thủ tục ưu đãi; cấp cho người đã hoàn thành chương trình đào, l ớp tập hu ấn
hoặc đạt giải thưởng của Học viện,...
Giấy đi đường (Công lệnh): Cấp cho đại diện được đi công tác đ ể liên hệ,
giải quyết công việc, chỉ đạo kiểm tra chương trình công tác nh ằm xác đ ịnh hoặc
chứng nhận người đó đã đến địa điểm công tác... Thường dùng mẫu in sẵn.

1.1.3. Vai trò của văn bản quản lý Nhà nước
Trong hoạt động quản lý nhà nước, văn bản có các vai trò sau:
- Văn bản - phương tiện cung cấp thông tin để ra quyết định.
- Văn bản chuyển tải nội dung quản lý.

- Văn bản là căn cứ cho công tác kiểm tra hoạt động của bộ máy quản lý.
- Văn bản là công cụ xây dựng hệ thống pháp luật.
1.2. Tổng quan về công tác tổ chức quản lý văn bản
1.2.1. Khái niệm
Quản lý văn bản là áp dụng các biện pháp nghi ệp vụ nhằm ti ếp nh ận,
chuyển giao nhanh chóng, kịp thời, đảm bảo an toàn văn bản hình thành trong
hoạt động hang ngày của cơ quan, tổ chức.
1.2.2. Yêu cầu của công tác quản lý văn bản
Việc quản lý văn bản cũng như văn bản đi văn bản đến đều phải đảm bảo các
yêu cầu sau:
Thống nhất: Có ý nghĩa là các nghiệp vụ về xử lý văn bản cũng như trình tự,
thủ tục tiếp nhận, chuyển giao văn bản đi, đến; về mẫu các loại sổ đăng ký văn bản và

7


cách ghi chép; về quản lý văn bản, tài liệu mật,… đều phải tuân theo những quy định
chung của cơ quan có thẩm quyền, không được tùy tiện làm theo cách riêng mình.
Chính xác: Yêu cầu này thể hiện trong việc tiếp nhận, chuyển giao, vào sổ văn
bản đi, đến, đòi hỏi các nghiệp vụ này phải thực hiện chuẩn xác, không để sai xót,
nhầm lẫn như ghi sai địa chỉ nơi nhận văn bản, tác giả, số kí hiệu và ngày tháng của
văn bản, chuyển văn bản không đúng đối tượng giải quyết hoặc thi hành.
Nhanh chóng, kịp thời: Công văn giấy tờ là phương tiện quan trọng của hoạt
động quản lý, nếu được chuyển giao và giải quyết nhanh chóng, kịp thời sẽ góp phần
nâng cao hiệu quả hoạt động của cơ quan. Đặc biệt với những văn bản cần giải quyết
gấp trong thời gian nhất định, nếu không được chuyển giao nhanh chóng, kịp thời, có
thể làm nhỡ công việc và gây tổn thất cho Nhà nước, đơn vị hoặc làm thiệt hại đến lợi
ích của cán bộ, công dân.
An toàn: Có nghĩa là không để văn bản mất mát, thất lạc, hư hỏng và lộ bí mật.
Yêu cầu này có lien quan đến nhiều khâu của công tác văn thư tiếp nhận, giải quyết và

lưu trữ văn bản.
1.2.3. Các biện pháp tổ chức quản lý văn bản
 Tổ chức bộ phận, lựa chọn cán bộ quản lý văn bản
Để giải quyết tốt bất cứ một nhiệm vụ nào đều đòi hỏi phải bố trí nhân sự đảm
nhận. Đới với công tác văn thư thực hiện chức năng đảm bảo thông tin cho hoạt động
quản lý. Nó không thuần túy thuộc nhiệm vụ của một đơn vị tổ chức nào mà là hoạt
động liện quan đến nhiều đơn vị, bộ phận hoặc cá nhân trong toàn cơ quan. Tuy nhiên
do công tác văn thư mang tính chất nghiệp vụ, kỹ thuật và có tính chính trị nếu không
thực hiện tốt sẽ ảnh hưởng lớn đến hoạt động của cơ quan. Vì vậy căn cứ vào quy mô
hoạt động, lãnh đạo tổ chứcbooj phận hoặc phân công cán bộ văn thư chuyên trách,
cán bộ kiêm nhiệm thực hiện công tác văn thư.
 Ban hành các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn công tác quản lý văn bản
Ban hành văn bản chỉ đạo và hướng dẫn là một trong những nội dung quan
trọng để thực hiện hiệu quả công tác quản lý văn bản, đảm bảo các nghiệp vụ được
thực hiện thống nhất, chặt chẽ.
 Tổ chức hướng dẫn nghiệp vục về quản lý văn bản
Các nghiệp vụ quản lý văn bản cần phải được thực hiện chặt chẽ, nghiêm túc,

8


tránh tình trạng sai sót gây ảnh hưởng tới hạot động của khác ủa cơ quan. Tuy nhiên,
do cán bộ, chuyên viên trong cơ quan không phải ai cũng có kiến thức nghiệp vụ về
quản lý văn bản, lập hồ sơ, lưu trữ hồ sơ… Vì vậy, cán bộ văn thư cơ quan hoặc người
được giao trách nhiệm thực hiện cần xây dựng kế hoạch, đề xuất với lãnh đạo tổ chức
các lớp tập huấn cho cán bộ toàn cơ quan về nghiệp vụ quản lý văn bản.
 Kiểm tra, đánh giá, khen thưởng và xử lý vi phạm về quản lý văn bản
Kiểm tra đánh giá, khen thưởng và xử lý vi phạm trong quản lý văn bản là một
nhiệm vụ quan trọng đối với cơ quan. Trên thực tế tại nhiều cơ quan do các nghiệp vụ
văn thư nói chung và quản lý văn bản nói riêng không được trú trọng thực hiện nên đã

ảnh hưởng rất lớn đến hiệu quả hoạt động của cơ quan.
1.3. Nội dung công tác quản lý văn bản đi
Văn bản đi là tất cả các loại văn bản, bao gồm văn bản quy phạm pháp luật, văn
bản hành chính và văn bản chuyên ngành (kể cả bản sao văn bản, văn bản nội bộ và
văn bản mật) do cơ quan, tổ chức phát hành.
Nội dung quản lý văn bản đi như sau:
1.3.1. Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày; ghi s ố và ngày, tháng, năm c ủa
văn bản

 Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản
Trước khi phát hành văn bản, Văn thư kiểm tra lại thể thức và kỹ thuật trình bày
văn bản; nếu phát hiện sai sót thì báo cáo người có trách nhiệm xem xét, giải quyết.
 Ghi số và ngày, tháng, năm của văn bản
 Ghi số văn bản
- Tất cả văn bản đi của cơ quan, tổ chức được ghi số theo hệ thống số chung của cơ
quan, tổ chức do Văn thư thống nhất quản lý; trừ trường hợp pháp luật có quy định khác;
- Việc ghi số văn bản quy phạm pháp luật được thực hiện theo quy định của
pháp luật hiện hành và đăng ký riêng;
- Việc ghi số văn bản hành chính thực hiện theo quy định tại Điểm a, Khoản 1,
Điều 8 Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội vụ về
hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính, được đăng ký như sau:

9


+ Các loại văn bản: Chỉ thị (cá biệt), quyết định (cá biệt), quy định, quy chế,
hướng dẫn được đăng ký vào một số và một hệ thống số;
+ Các loại văn bản hành chính khác được đăng ký vào một số và một hệ thống
số riêng.
- Văn bản mật đi được đăng ký vào một số và một hệ thống số riêng.

 Ghi ngày, tháng, năm văn bản
- Việc ghi ngày, tháng, năm của văn bản quy phạm pháp luật được thực hiện
theo quy định của pháp luật hiện hành;
- Viêc ghi ngày, tháng, năm của văn bản hành chính được thực hiện theo quy
định tại Điểm b, Khoản 1, Điều 9 Thông tư số 01/2011/TT-BNV.
1.3.2. Đăng ký văn bản đi
Văn bản đi được đăng ký vào Sổ đăng ký văn bản đi hoặc Cơ sở dữ liệu quản lý
văn bản đi trên máy vi tính.
 Đăng ký văn bản đi bằng sổ
- Lập sổ đăng ký văn bản đi
Căn cứ phương pháp ghi số và đăng ký văn bản đi được hướng dẫn tại Điểm a,
Khoản 2, Điều 8 Thông tư 07/2012/TT-BNV, các cơ quan, tổ chức lập sổ đăng ký văn
bản đi cho phù hợp.
- Mẫu Sổ đăng ký văn bản đi và cách đăng ký văn bản đi, kể cả bản sao văn bản và
văn bản mật, thực hiện theo hướng dẫn tại Phụ lục VII – Thông tư 07/2012/TT-BNV.
 Đăng ký văn bản đi bằng Cơ sở dữ liệu quản lý văn bản đi trên máy vi tính
- Yêu cầu chung đối với việc xây dựng Cơ sở dữ liệu quản lý văn bản đi được
thực hiện theo quy định hiện hành của pháp luật về lĩnh vực này;
- Việc đăng ký (cập nhật) văn bản đi vào Cơ sở dữ liệu quản lý văn bản đi được
thực hiện theo hướng dẫn sử dụng chương trình phần mềm quản lý văn bản của cơ
quan, tổ chức cung cấp chương trình phần mềm đó;
- Văn bản đi được đăng ký vào Cơ sở dữ liệu quản lý văn bản đi phải được in ra
giấy để ký nhận bản lưu hồ sơ và đóng sổ để quản lý.
1.3.3. Nhân bản, đóng dấu cơ quan và dấu mức độ khẩn, mật
 Nhân bản

10


Văn bản đi được nhân bản theo đúng số lượng được xác định ở phần Nơi nhận

của văn bản và đúng thời gian quy định.
Việc nhân bản văn bản mật đi được thực hiện theo quy định tại Khoản 1, Điều 8
Nghị định số 33/2002/NĐ-CP.
 Đóng dấu cơ quan
- Việc đóng dấu lên chữ ký và các phụ lục kèm theo văn bản chính phải rõ ràng,
ngay ngắn, đúng chiều và dùng đúng mực dấu quy định. Khi đóng dấu lên chữ ký thì
dấu đóng phải trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về phía bên trái.
- Việc đóng dấu giáp lai, đóng dấu nổi trên văn bản, tài liệu chuyên ngành và
phụ lục kèm theo được thực hiện theo quy định của Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan
quản lý ngành.
- Dấu giáp lai được đóng vào khoảng giữa mép phải của văn bản hoặc phụ lục
văn bản, trùm lên một phần các tờ giấy; mỗi dấu đóng tối đa 05 trang văn bản.
 Đóng dấu chỉ các mức độ khẩn, mật
- Việc đóng dấu chỉ các mức độ khẩn (“Hỏa tốc”, “Hỏa tốc hẹn giờ”, “Thượng
khẩn” và “Khẩn”) trên văn bản được thực hiện theo quy định tại Điểm b, Khoản 2,
Điều 15 Thông tư số 01/2011/TT-BNV.
- Việc đóng dấu chi các mức độ mật (“Tuyệt mật”, “Tối mật” và “Mật”), dấu
“Tài liệu thu hồi” trên văn bản được thực hiện theo quy định tại Khoản 2 Thông tư số
12/2002/TT-BCA(A11).
1.3.4. Làm thủ tục phát hành, chuyển phát và theo dõi việc chuy ển phát văn
bản đi
 Làm thủ tục phát hành văn bản
- Lựa chọn bì
Bì văn bản phải có kích thước lớn hơn kích thước của văn bản; được làm bằng
loại giấy dai, bền, khó thấm nước, không nhìn thấu qua được và có định lượng ít nhất
từ 80gram/m2 trở lên. Bì văn bản mật được thực hiện theo quy định tại Khoản 2 Thông
tư số 12/2002/TT-BCA(A11).
- Trình bày bì và viết bì
Mẫu trình bày bì văn bản và cách viết bì thực hiện theo hướng dẫn tại Phụ lục
VIII Thông tư 07/2012/TT-BNV.

11


- Vào bì và dán bì
Tùy theo số lượng và độ dày của văn bản mà lựa chọn cách gấp văn bản để vào
bì. Khi gấp văn bản cần lưu ý để mật giấy có chữ vào trong, không làm nhàu văn bản.
Hồ dán bì phải có độ kết dính cao, khó bóc, dính đều; mép bì được dán kín, không bị
nhăn; không để hồ dán dính vào văn bản.
- Đóng dấu độ khẩn, dấu độ mật và dấu khác lên bì
Trên bì văn bản khẩn phải đóng dấu độ khẩn đúng như dấu độ khẩn đóng trên
văn bản trong bì. Việc đóng dấu “Chỉ người có tên mới được bóc bì” và các dấu chữ
ký hiệu độ mật trên bì văn bản mật được thực hiện theo quy định tại Khoản 2 và
Khoản 3 Thông tư số 12/2002/TT-BCA(A11).
 Chuyển phát văn bản đi
Văn bản đi phải được hoàn thành thủ tục phát hành và chuyển phát ngay trong
ngày văn bản đó được ký, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo. Đối với văn bản
quy phạm pháp luật có thể phát hành sau 03 ngày, kể từ ngày ký văn bản.
- Chuyển giao trực tiếp cho các đơn vị, cá nhân trong cơ quan, tổ chức
+ Trường hợp cơ quan, tổ chức có số lượng văn bản đi được chuyển giao nội bộ
nhiều và việc chuyển giao văn bản được thực hiện tập trung tại Văn thư thì phải lập Sổ
chuyển giao riêng. Mẫu Sổ chuyển giao văn bản đi và cách đăng ký thực hiện theo
hướng dẫn tại Phụ lục IX Thông tư 07/2012/TT-BNV.
+ Trường hợp cơ quan, tổ chức có số lượng văn bản đi được chuyển giao ít và
việc chuyển giao văn bản do Văn thư trực tiếp thực hiện thì sử dụng Sổ đăng ký văn
bản đi để chuyển giao văn bản và sử dụng cột 6 “Đơn vị, người nhận bản lưu” để ký
nhận văn bản; người nhận văn bản phải ký nhận vào sổ.
- Chuyển giao trực tiếp cho các cơ quan, tổ chức khác
+ Tất cả văn bản đi do Văn thư hoặc người làm giao liên cơ quan, tổ chức
chuyển trực tiếp cho các cơ quan, tổ chức khác đều phải được đăng ký vào Sổ chuyển

giao văn bản đi.
+ Khi chuyển giao văn bản, người nhận văn bản phải ký nhận vào sổ.
- Chuyển phát văn bản đi qua Bưu điện
+ Tất cả văn bản đi được chuyển phát qua Bưu điện đều phải đăng ký vào sổ.
Mẫu Sổ gửi văn bản đi bưu điện và cách ghi sổ thực hiện theo hướng dẫn tại Phụ lục X
Thông tư 07/2012/TT-BNV.
+ Khi giao bì văn bản, phải yêu cầu nhân viên bưu điện kiểm tra, ký nhận và

12


đóng dấu vào sổ (nếu có).
- Chuyển phát văn bản đi bằng máy Fax, qua mạng
Trong trường hợp cần chuyển phát nhanh, văn bản đi được chuyển cho nơi nhận
bằng máy Fax hoặc qua mạng, sau đó phải gửi bản chính.
- Chuyển phát văn bản mật
Việc chuyển phải văn bản mật được thực hiện theo quy định tại Điều 10 và
Điều 16 Nghị định số 33/2002/NĐ-CP và quy định tại Khoản 3 Thông tư số
12/2002/TT-BCA(A11).
 Theo dõi việc chuyển phát văn bản đi
Văn thư có trách nhiệm theo dõi việc chuyển phát văn bản đi, cụ thể như sau:
- Lập Phiếu gửi để theo dõi việc chuyển phát văn bản đi theo yêu cầu của người
ký văn bản. Việc xác định những văn bản đi cần lập Phiếu gửi do đơn vị hoặc cá nhân
soạn thảo văn bản đề xuất, trình người ký văn bản quyết định.
- Đối với những văn bản đi có đóng dấu “Tài liệu thu hồi”, phải theo dõi, thu
hồi đúng thời hạn; khi nhận lại, phải kiểm tra, đối chiếu để bảo đảm văn bản không bị
thiếu hoặc thất lạc.
- Đối với bì văn bản gửi đi nhưng vì lý do nào đó mà Bưu điện trả lại thì phải
chuyển cho đơn vị hoặc cá nhân soạn thảo văn bản đó; đồng thời, ghi chú vào Sổ gửi
văn bản đi bưu điện để kiểm tra, xác minh khi cần thiết.

- Trường hợp phát hiện văn bản bị thất lạc, phải kịp thời báo cáo người có trách
nhiệm xem xét, giải quyết.

1.3.5. Lưu văn bản đi
- Việc lưu văn bản đi được thực hiện như sau:
+ Mỗi văn bản đi phải lưu hai bản: bản gốc lưu tại Văn thư và bản chính lưu
trong hồ sơ theo dõi, giải quyết công việc.
+ Bản gốc lưu tại Văn thư phải được đóng dấu và sắp xếp theo thứ tự đăng ký.
- Trường hợp văn bản đi được dịch ra tiếng nước ngoài hoặc tiếng dân tộc thiểu
số, ngoài bản lưu bằng tiếng Việt phải luôn kèm theo bản dịch chính xác nội dung
bảng tiếng nước ngoài hoặc tiếng dân tộc thiểu số.
- Việc lưu giữ, bảo quản và sử dụng bản lưu văn bản đi có đóng dấu chỉ các
mức độ mật được thực hiện theo quy định hiện hành về bảo vệ bí mật nhà nước.

13


- Văn thư có trách nhiệm lập sổ theo dõi và phục vụ kịp thời yêu cầu sử dụng bản
lưu tại Văn thư theo quy định của pháp luật và quy định cụ thể của cơ quan, tổ chức.

14


CHƯƠNG 2.
THỰC TRẠNG CÔNG TÁC QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐI TẠI CÔNG TY TNHH ĐẦU TƯ
XÂY DỰNG VÀ PHÁT TRIỂN HẠ TẦNG MITRACO HÀ TĨNH
2.1. Khái quát chung về Công ty TNHH Đầu tư xây dựng và Phát triển hạ tầng
Mitraco Hà Tĩnh
2.1.1. Giới thiệu chung về Công ty TNHH Đầu tư xây dựng và Phát triển hạ tầng
Mitraco Hà Tĩnh

 Thông tin Công ty
- Tên công ty: Công ty TNHH một thành viên Đầu tư xây dựng và Phát tri ển
hạ tầng Mitraco;
- Tên giao dịch: Công ty Đầu tư xây dựng và Phát tri ển hạ tầng Mitraco;
- Tên viết tắt: MIC Co., Ltd;
- Trụ sở chính: Số 02 Vũ Quang - Thành phố Hà Tĩnh - Tỉnh Hà Tĩnh;
- Điện thoại: 0393.891370 – 0903.286091.
 Lịch sử hình thành
Công ty TNHH Đầu tư xây dựng và Phát tri ển hạ tầng Mitraco ra đ ời trên
cơ sở là Phòng phát triển Dự án của Tổng công ty Khoáng sản và Th ương mại Hà
Tĩnh, là đơn vị có bề dày truyền thống trong lĩnh vực khai thác m ỏ và xây dựng
cơ bản. Trải qua nhiều năm hoạt dộng và trưởng thành, riêng trong lĩnh v ực xây
lắp Tổng công ty đã thi công nhiều Công trình và hạng mục công trình l ớn, v ừa và
nhỏ.
Với kinh nghiệm đạt được trong hoạt động xây lắp, đội ngũ cán bộ kỹ
thuật có chuyên môn, trẻ, năng động, đã thực hiện đầu tư nhi ều dự án, tr ực ti ếp
giám sát và thi công nhiều công trình l ớn của Tổng công ty cũng nh ư c ủa t ỉnh Hà
Tĩnh có chất lượng tốt, tính mỹ quan, có hiệu quả kinh tế - xã h ội và hi ệu qu ả s ử
dụng cao.
Với những giá trị căn bản đã đạt được cùng với sự hậu thuẫn đầy đủ từ
Tổng công ty với năng lực máy móc thiết bị hiện đại, chất lượng tốt, đầy đủ chủng
loại và có đủ năng lực tài chính để thực hiện các công trình lớn; sự giúp đỡ, hợp
tác chặt chẽ của khách hàng trong thời gian qua, Công ty Đầu tư xây dựng và Phát
triển hạ tầng Mitraco tin tưởng thực hiện thành công chiến lược phát triển của

15


Công ty trên nền tảng trọng tâm là xây lắp các công trình dân dụng, công nghi ệp;
đầu tư xây dựng và kinh doanh cơ sở hạ tầng khu công nghiệp, cụm dân cư và đô

thị. Công ty không ngằng đầu tư thiết bị, đổi mới công nghệ, đào tạo và tuy ển
dụng lao động có chất lượng tốt nhằm phục vụ khách hàng ngày càng tốt hơn và
đảm bảo hiệu quả kinh doanh cho doanh nghiệp.
 Chiến lược phát triển
Xây dựng hệ thống quản lý có đủ năng lực, năng động, sáng tạo đ ể hội
nhập và phát triển. Luôn thu hút, đào tạo, s ắp x ếp các v ị trí đ ảm b ảo yêu c ầu
công việc. Tập trung phát triển nguồn nhân lực có trình đ ộ cao, đ ủ kinh nghi ệm,
năng động và sáng tạo, tạo thương hiệu trên thị trường, tạo niềm tin tuy ệt đối
với khách hàng. Bồi dưỡng, nâng cao trình độ, phát tri ển đội ngũ cán b ộ, kỹ s ư k ế
cận có trình độ, chuyên nghiệp, không ngừng học hỏi ti ếp cận công ngh ệ, tri
thức tiên tiến, sẵn sàng đối mặt với những thách thức mới trong đi ều ki ện đ ất
nước đang trên đà hội nhập và phát triển.
Luôn đổi mới tư duy và linh hoạt trong hành động nhằm tạo ra các giá tr ị
mới bền vững cho doanh nghiệp và cộng đồng; chủ động trong nghiên cứu chi ến
lược, sáng tạo trong vận dụng sách lược, xây dựng kế hoạch hiệu quả và phù
hợp trong từng giai đoạn phát triển của Công ty.
Thực hiện tốt chính sách phát tri ển cộng đồng và môi trường, đảm bảo s ự
phát triển môi trường bền vững.
Mở rộng quan hệ hợp tác với đối tác, các tổ chức tư vấn trong và ngoài nước.
Hợp tác với các chuyên gia có uy tín trong ngành, trong các lĩnh vực Công ty hoạt
động.
Từng bước nâng cao năng lực tài chính, đáp ứng đủ các ngu ồn tài chính
cần thiết cho sự tăng trưởng không ngừng của Công ty.
Từng bước tập trung chuyên sâu, mở rộng vào các dự án l ớn đòi h ỏi s ự
sáng tạo, mang lại hiệu quả cao về kinh tế - xã hội và sự thịnh vượng của Công
ty.
Sự hài lòng của khách hàng là mục tiêu hàng đ ầu c ủa CÔNG TY Đ ẦU T Ư
XÂY DỰNG VÀ PHÁT TRIỂN HẠ TẦNG MITRACO, và đó chính là giá tr ị l ớn lao
nhất mà công ty hướng tới.

16


2.1.2. Ngành nghề kinh doanh
- Xây dựng nhà các loại;
- San lấp mặt bằng công trình;
- Xây dựng các công trình giao thông, thuỷ lợi, công nghiệp, thu ỷ đi ện,
đường dây hạ thế, trạm biến thế điện có điện áp đến 35KV, hạ tầng điện đô th ị,
khu, cụm và điểm công nghiệp;
- Đầu tư xây dựng và kinh doanh cơ sở hạ tầng khu công nghiệp, cụm dân cư và
đô thị;
- Sản xuất, kinh doanh vật liệu xây dựng, kinh doanh xăng dầu, ô tô, xe
máy công trình, vận tải hàng hoá;
- Gia công chế tạo đồ gỗ, đồ sắt, khung nhôm kính, thạch cao, trang trí n ội
ngoại thất công trình;
- Tư vấn lập dự án đầu tư, thẩm tra dự án, tư vấn đầu tư; tư v ấn đấu
thầu, quản lý dự án;
- Khảo sát (xây dựng, địa chất, địa hình), thi ết kế quy hoạch, thi ết k ế công
trình giao thông, công nghiệp và dân dụng, thuỷ lợi, cấp thoát nước, h ạ tầng kỹ
thuật đô thị, khu công nghiệp;
- Tư vấn giám sát thi công xây dựng công trình.

17


2.1.3. Cơ cấu tổ chức

Sơ đồ 2.1. Cơ cấu tổ chức của Công ty TNHH Đầu tư xây dựng và Phát triển hạ tầng
Mitraco Hà Tĩnh

2.2. Thực trạng công tác quản lý văn bản đi tại Công ty TNHH Đầu tư xây
dựng và Phát triển hạ tầng Mitraco Hà Tĩnh
Trong những năm qua, Ban lãnh đạo Công ty TNHH Đầu tư xây dựng và
Phát triển hạ tầng Mitraco Hà Tĩnh đã nhận thức được tầm quan trọng của công tác
văn thư nói chung vào công tác quản lý văn bản nói riêng nên đã có những chủ trương
và biện pháp cụ thể nằm nâng cao chất lượng cũng như hiệu quả của công tác văn thư
tại địa phương. Công tác quản lý văn bản đi tại Công ty TNHH Đầu tư xây dựng và
Phát triển hạ tầng Mitraco Hà Tĩnh về cơ bản đã tuân theo những quy định chung
của cơ quan cấp trên cũng như đúng theo chỉ đạo triển khai công tác quản lý văn bản
trên địa bàn tỉnh Hà Tĩnh.
Hiện nay, bộ phận văn thư của Công ty TNHH Đầu tư xây dựng và Phát triển

18


hạ tầng Mitraco Hà Tĩnh gồm 3 người: Mọi vấn đề liên quan đến công tác quản lý
văn bản đi của Công ty TNHH Đầu tư xây dựng và Phát tri ển hạ tầng Mitraco Hà
Tĩnh đều do Cô Mạc Thị Hòa trực tiếp quản lý.
2.2.1. Quy trình quản lý văn bản đi tại Công ty TNHH Đầu tư xây dựng và
Phát triển hạ tầng Mitraco Hà Tĩnh
Quy trình quản lý văn bản đi của Công ty do bộ phận văn thư đảm nhiệm. Đây
là một công việc rất quan trọng và khó khăn. Vì vậy, đòi hỏi những người làm nhiệm
vụ này phải có chuyên môn nghiệp vụ hành chính và nghiệp vụ về công tác văn thư
cao để giải quyết các văn bản đi một cách chính xác, kịp thời và nhanh chóng.

 Sơ đồ quy trình quản lý văn bản đi tại Công ty TNHH Đầu tư xây dựng và
Phát triển hạ tầng Mitraco Hà Tĩnh
Tài liệu,
Trách nhiệm

Trình tự công việc

biểu mẫu
liên quan

Chuyên viên/

Soạn thảo văn bản đi

Văn thư được

01/2011/TTBNV

phân công

19


Trưởng các

Kiểm tra thể thức, nội dung

Sai

phòng, ban

01/2011/TT-

chuyên môn

BNV
Trình ký văn bản

Giám đốc/
Phó Giám đốc

Bộ phận Văn thư

Ký duyệt

Sai

Làm thủ tục ban hành văn bản, gửi
văn bản đi

Sổ đăng ký
văn bản đi

Bộ phận Văn
thư/ Đơn vị

Lưu hồ sơ

chuyên môn
Sơ đồ 2.2. Quy trình quản lý công văn đi tại Công ty TNHH Đầu tư xây dựng
và phát triển hạ tầng Mitraco Hà Tĩnh

 Mô tả quy trình quản lý văn bản đi tại Công ty TNHH Đầu tư xây dựng và
Phát triển hạ tầng Mitraco Hà Tĩnh
 Bước 1: Soạn thảo văn bản đi

Chuyên viên/Văn thư được phân công của các phòng, ban chức năng liên quan
nghiên cứu, soạn thảo văn bản đi theo nội dung yêu cầu và thể thức quy định, chuyển
cho Văn phòng Công ty trình duyệt. Phụ trách đơn vị được giao soạn thảo văn bản
chịu trách nhiệm về độ chính xác của nội dung và tính pháp lý của văn bản đó.
 Bước 2: Kiểm tra thể thức, nội dung

20