Ứng dụng công nghệ thông tin trong việc quản lý hiện vật tại các bảo tàng ở Việt Nam

1

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO
LỊCH

BỘ VĂN HÓA, THỂ THAO VÀ DU

TRƯỜNG ĐẠI HỌC VĂN HÓA HÀ NỘI

VŨ TIẾN DŨNG

ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG
VIỆC QUẢN LÝ HIỆN VẬT TẠI CÁC BẢO TÀNG Ở
VIỆT NAM
Chuyên ngành: Quản lý văn hóa
Mã số
: 60 31 06 42

LUẬN VĂN THẠC SỸ QUẢN LÝ VĂN HÓA

HÀ NỘI - 2013


2

LỜI CAM ĐOAN
Tôi xin cam đoan bản luận văn thạc sỹ “Ứng dụng công nghệ thông
tin trong việc quản lý hiện vật tại các bảo tàng ở Việt Nam” là công trình
nghiên cứu của tôi và chưa từng công bố. Những trích dẫn và số liệu sử dụng
trong luận văn có ghi đầy đủ xuất xứ.
Tôi xin chịu trách nhiệm về lời cam đoan này.

Tác giả luận văn

Vũ Tiến Dũng


3

MỤC LỤC
LỜI CAM ĐOAN
MỤC LỤC.............................................................................................................. 1
BẢNG CHỮ VIẾT TẮT........................................................................................ 5
MỞ ĐẦU ................................................................................................................ 6
Chương 1: NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ
THÔNG TIN TRONG VIỆC QUẢN LÝ HIỆN VẬT BẢO TÀNG .................. 13
1.1. Khái niệm về bảo tàng, hiện vật bảo tàng và công tác quản lý hiện vật
bảo tàng ........................................................................................................... 13
1.1.1. Khái niệm bảo tàng ............................................................................. 13
1.1.2. Khái niệm hiện vật bảo tàng ................................................................ 16
1.1.3. Khái quát về công tác quản lý hiện vật trong bảo tàng ......................... 20
1.2. Một số khái niệm về công nghệ thông tin ................................................ 28
1.2.1. Khái niệm công nghệ thông tin ............................................................ 28
1.2.2. Khái niệm hệ thống thông tin .............................................................. 31
1.2.3. Khái niệm cơ sở dữ liệu và hệ quản trị cơ sở dữ liệu............................ 32
1.3. Ứng dụng công nghệ thông tin trong việc quản lý hiện vật bảo tàng ........... 36
1.3.1. Ứng dụng công nghệ thông tin đời sống xã hội.................................... 36
1.3.2. Ứng dụng công nghệ thông tin trong bảo tàng ..................................... 38
1.3.3. Ứng dụng công nghệ thông tin trong việc quản lý hiện vật bảo tàng 45
Chương 2: TỔNG QUAN VỀ BẢO TÀNG VIỆT NAM VÀ THỰC TRẠNG
ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG VIỆC QUẢN LÝ HIỆN
VẬT TẠI CÁC BẢO TÀNG Ở VIỆT NAM....................................................... 51

2.1. Tổng quan về bảo tàng Việt Nam ............................................................ 51
2.1.1. Đôi nét về sự hình thành, phát triển của hệ thống bảo tàng Việt Nam 51
2.1.2. Một số đặc điểm cơ bản của hệ thống bảo tàng Việt Nam.................... 54
2.1.3. Sơ lược về hiện vật, các sưu tập hiện vật tại các bảo tàng ở Việt Nam57
2.2. Thực trạng ứng dụng công nghệ thông tin trong bảo tàng ..................... 61
2.2.1. Ứng dụng công nghệ thông tin tại các bảo tàng trên thế giới................ 61
2.2.2. Thực trạng ứng dụng công nghệ thông tin tại các bảo tàng Việt Nam68


4

2.3. Thực trạng ứng dụng công nghệ thông tin trong việc quản lý hiện vật tại
các bảo tàng ở Việt Nam ................................................................................. 77
2.3.1. Vài nét về hoạt động quản lý, khai thác hiện vật tại các bảo tàng ở Việt
Nam .............................................................................................................. 77
2.3.2. Ứng dụng công nghệ thông tin trong việc quản lý hiện vật tại các bảo
tàng ở Việt Nam ............................................................................................ 79
2.2.3. Một số vấn đề đặt ra trong quá trình ứng dụng công nghệ thông tin trong
việc quản lý hiện vật bảo tàng ....................................................................... 91
Chương 3: ĐỊNH HƯỚNG VÀ MỘT SỐ GIẢI PHÁP ỨNG DỤNG CÔNG
NGHỆ THÔNG TIN TRONG VIỆC QUẢN LÝ HIỆN VẬT TẠI CÁC BẢO
TÀNG Ở VIỆT NAM .......................................................................................... 96
3.1. Một số định hướng ứng dụng công nghệ thông tin trong việc quản lý
hiện vật tại các bảo tàng .................................................................................. 96
3.1.1. Xây dựng cơ chế, chính sách, chương trình, kế hoạch ứng dụng công
nghệ thông tin cho hệ thống bảo tàng ............................................................ 96
3.1.2. Thiết lập mạng thông tin cho hệ thống bảo tàng Việt Nam................. 97
3.1.3. Chuẩn hóa thông tin hiện vật, số hóa hiện vật và xây dựng cơ sở dữ
liệu hiện vật bảo tàng.................................................................................... 99
3.1.4. Đào tạo, bồi dưỡng, nâng cao năng lực cán bộ bảo tàng ................... 101

3.2. Một số giải pháp cụ thể ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý
hiện vật tại các bảo tàng ................................................................................ 101
3.2.1. Đầu tư, xây dựng cơ sở hạ tầng công nghệ thông tin.......................... 101
3.2.2. Chuẩn hóa thông tin hiện vật, ứng dụng đồng bộ hệ thống phần mềm
quản lý hiện vật bảo tàng trên toàn quốc ..................................................... 110
3.2.3. Đào tạo nguồn nhân lực công nghệ thông tin ..................................... 118
KẾT LUẬN ........................................................................................................ 122
TÀI LIỆU THAM KHẢO ................................................................................. 124
PHỤ LỤC .................................................................. Error! Bookmark not defined.


5

BẢNG CHỮ VIẾT TẮT
Chữ viết tắt

Chữ viết đầy đủ

CNTT

: Công nghệ thông tin

CNTT-TT

: Công nghệ thông tin và truyền thông

CSDL

: Cơ sở dữ liệu

DSVH

: Di sản văn hóa

HTTT

: Hệ thống thông tin

ICOM

: International Council of Museums (Hội đồng Quốc tế
các bảo tàng)

LAN

: Mạng nội bộ

Nxb

: Nhà xuất bản

PGS

: Phó giáo sư

Ths

: Thạc sĩ

TS

: Tiến sĩ

PGS.TS

: Phó giáo sư, Tiến sĩ

UNESCO

: United Nations Educational, Scienctific and Cultural
Organization (Tổ chức Văn hóa, Khoa học, Giáo dục
Liên Hợp Quốc)


6

MỞ ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài
Chúng ta đang sống trong một thời đại mới, thời đại phát triển rực rỡ
của CNTT. CNTT đã ở một bước phát triển cao đó là số hóa tất cả các thông
tin, luân chuyển mạnh mẽ và kết nối tất cả chúng ta lại với nhau. Mọi loại
thông tin, số liệu âm thanh, hình ảnh có thể được đưa về dạng kỹ thuật số để
bất kỳ máy tính nào cũng có thể lưu trữ, xử lý và chuyển tiếp cho nhiều
người. Những công cụ và sự kết nối của thời đại kỹ thuật số cho phép chúng
ta dễ dàng thu thập, chia sẻ thông tin và hành động trên cơ sở những thông tin
này theo phương thức hoàn toàn mới, kéo theo hàng loạt sự thay đổi về các
quan niệm, các tập tục, các thói quen truyền thống, và thậm chí cả cách nhìn
các giá trị trong cuộc sống. Có thể nói rằng, CNTT đã thực sự chiếm một vị
trí quan trọng trong mọi mặt của đời sống xã hội. Ở một số ngành, CNTT
quan trọng đến mức thiếu nó thì bản thân mọi hoạt động của ngành này lập

tức bị đình trệ. Máy tính thực sự là công cụ đặc biệt có thể giúp con người tra
cứu, tìm kiếm thông tin một cách nhanh chóng, chính xác và tiện lợi. Đặc biệt
trong những năm gần đây sự phát triển nhanh của công nghệ sản xuất phần
cứng, phần mềm và công nghệ mạng đã làm tăng đáng kể sức mạnh của
những máy tính, do đó việc ứng dụng những thành tựu khoa học kỹ thuật này
vào hoạt động của mọi ngành khoa học - trong đó có ngành di sản văn hóa
càng trở nên cấp thiết. Chính vì vậy, việc ứng dụng CNTT vào quản lý bảo
tàng nói chung và quản lý hiện vật bảo tàng nói riêng cũng là một tất yếu
khách quan và là một vấn đề quan trọng không thể thiếu được.
Quá trình ứng dụng CNTT vào bảo tàng trên thế giới đã được bắt đầu
từ thập kỷ 60 của thế kỷ XX, những người đi tiên phong trong lĩnh vực này là
các bảo tàng ở Anh và Mỹ. Năm 1996, UNESCO đưa ra nhận định: "Trong


7

lĩnh vực văn hóa, công nghệ truyền thông đa diện đã mở ra những khả năng to
lớn để phổ cập hóa di sản văn hóa vật thể và phi vật thể và để trao đổi liên văn
hóa. Được phép sử dụng các sản phẩm văn hóa và các dịch vụ truyền thông đa
dạng thông qua đại lộ thông tin đảm bảo cho từng người khả năng vô tận để
giao tiếp các nền văn hóa thế giới cùng với sự đa dạng của nó" [43,tr. 503].
Nhận định của UNESCO đã khẳng định tầm quan trọng của CNTT đối với
ngành bảo tàng. UNESCO, cộng đồng châu Âu và các tổ chức quốc tế khác
coi vấn đề CNTT có ý nghĩa số một. Trong khuôn khổ cuộc tiếp xúc quốc tế,
một tài liệu rất quan trọng có hiệu lực do cộng đồng châu Âu thông qua: "Mỗi
cá nhân đều có quyền sử dụng di sản văn hóa thế giới; Để thực thi quyền này,
nhất thiết phải áp dụng công nghệ thông tin hiện đại" [43,tr. 513].
CNTT đã làm thay đổi phương pháp, cách thức làm việc của các bảo
tàng hiện đại. Trước hết, máy tính được sử dụng trong bảo tàng phục vụ
nhiệm vụ quản lý và quảng bá giới thiệu các trưng bày hiện vật và sưu tập

hiện vật. Mục đích của việc quản lý hiện vật là sử dụng hiện vật tốt hơn, kịp
thời cung cấp thông tin về một loại hiện vật hoặc một sưu tập hiện vật nào đó
phục vụ công tác nghiên cứu, trưng bày, giáo dục hoặc những thông tin theo
yêu cầu của xã hội. Trong công tác quản lý hiện vật của một bảo tàng, sau khi
thực hiện quá trình tin học hóa, thì người quản lý bất cứ lúc nào cũng có thể
căn cứ vào những điều kiện tìm kiếm khác nhau, như: tên gọi, số kiểm kê,
nguồn gốc, hình dáng, màu sắc, kích thước, chất liệu, niên đại, dấu tích đặc
biệt, vị trí bảo quản, thư mục ảnh... để tìm ra những thông tin phù hợp với yêu
cầu, hiển thị và in ra tất cả những thông tin cần thiết trong phiếu hiện vật.
Thông qua máy tính, bảo tàng có thể xây dựng những phần mềm trưng bày
ảo, song song với các tổ hợp trưng bày truyền thống tạo nên tính hấp dẫn, dễ
dàng thu hút mọi lứa tuổi đặc biệt là lứa tuổi học sinh. Đồng thời, CNTT cho
phép công chúng tiếp cận với các trưng bày ảo của bảo tàng ngay cả khi bảo


8

tàng đã đóng cửa, thông qua các trang thông tin điện tử website trên Internet
công chúng có thể vui chơi, giải trí và thưởng thức những giá trị di sản văn
hóa, đồng thời hiểu biết thêm về lịch sử, văn hóa, xã hội của một quốc gia,
một dân tộc.
Hiện nay, theo số liệu của Cục Di sản văn hóa, tại các bảo tàng của
Việt Nam có khoảng 3 triệu hiện vật đã được kiểm kê, lưu giữ, bảo vệ và phát
huy giá trị. Đây là một kho tàng di sản văn hóa vô cùng quan trọng, một
nguồn lực cần thiết cho công cuộc kiến thiết đất nước. Để quản lý và phát huy
có hiệu quả nguồn lực này nhất thiết phải ứng dụng CNTT hiện đại.
Là một cán bộ làm công tác thông tin, tư liệu tại Cục Di sản văn hóa,
tôi đã chọn đề tài Luận văn Thạc sĩ là "Ứng dụng công nghệ thông tin trong
việc quản lý hiện vật tại các bảo tàng ở Việt Nam" với mong muốn góp phần
thúc đẩy quá trình ứng dụng CNTT hiện đại vào việc gìn giữ, bảo vệ và phát

huy các di sản văn hóa của dân tộc.
2. Tình hình nghiên cứu
Ngày nay, hầu hết các bảo tàng trên thế giới đã ứng dụng mạnh mẽ các
thành tựu của khoa học công nghệ hiện đại, đặc biệt là CNTT. Tuy nhiên,
những công trình nghiên cứu về ứng dụng CNTT trong quản lý, bảo vệ và
phát huy các di sản văn hóa chưa được chú trọng và tập trung nghiên cứu.
Trong cuốn "Sự nghiệp bảo tàng của nước Nga" của Kaulen, Kossova
và Sundieva, do Cục Di sản văn hóa dịch và xuất bản năm 2006, đã đề cập
đến vấn đề ứng dụng CNTT trong bảo tàng một cách rất cụ thể. Các tác giả đã
dành một chương để nghiên cứu quá trình ra đời và phát triển của khoa học kỹ thuật, cùng với việc sử dụng những CNTT mà công cụ chính là máy tính.
Trong cuốn sách này, các tác giả đã đánh giá khái quát vai trò của CNTT đối
với hoạt động của bảo tàng.


9

Giáo trình "Bảo tàng học Trung Quốc" do Vương Hồng Quân chủ biên,
được Cục Di sản văn hóa dịch và xuất bản năm 2008 cũng đề cập đến CNTT
trong bảo tàng, tác giả cũng dành riêng phần IV trong cuốn sách để nói về vấn
đề tin học hóa trong bảo tàng. Biên soạn giáo trình này, các tác giả muốn giới
thiệu việc tin học hóa bảo tàng cho các sinh viên đang theo học chuyên ngành
bảo tàng, đồng thời đề cập đến một số bảo tàng đã số hóa hiện vật giúp người
đọc hiểu rõ hơn những lợi ích mà CNTT mang lại.
Trong cuốn "Cơ sở bảo tàng học" của PGS.TS Nguyễn Thị Huệ xuất
bản năm 2008, đã đề cập đến việc ứng dụng khoa học - kỹ thuật trong bảo tàng
ngày nay. Tác giả nhấn mạnh: "Bảo tàng của mọi thời đại lịch sử đều phải chú
ý ứng dụng khoa học kỹ thuật trong mọi hoạt động của mình, nhất là trong thời
đại ngày nay" [41, tr. 45]. Và trong cuốn "Lược sử sự nghiệp Bảo tồn Bảo tàng
Việt Nam từ 1945 đến nay" xuất bản năm 2005, PGS.TS Nguyễn Thị Huệ nhắc
đến ứng dụng kỹ thuật và công nghệ hiện đại trong hoạt động bảo tàng. Trong

phần này, tác giả nghiên cứu sự thay đổi tích cực trong công tác bảo tàng ở
Việt Nam khi được ứng dụng những thành tựu khoa học kỹ thuật và CNTT.
Năm 2009, Ths Bùi Thị Nguyệt Nga, một cán bộ chuyên môn của Bảo
tàng Hải Phòng đã bảo vệ thành công Luận văn Thạc sĩ chuyên ngành Văn
hóa học tại Trường Đại học Văn hóa Hà Nội với đề tài "Nghiên cứu ứng dụng
công nghệ thông tin nhằm phát huy giá trị di sản văn hóa tại Bảo tàng Hải
phòng". Trong công trình này, tác giả đã đi sâu nghiên cứu thực trạng ứng
dụng CNTT tại Bảo tàng Hải Phòng và đề xuất một số giải pháp ứng dụng
CNTT có tính khả thi nhằm phát huy tốt nhất giá trị di sản văn hóa tại Bảo
tàng Hải Phòng.
Ngoài những tài liệu kể trên, còn có những công trình nghiên cứu ứng
dụng CNTT của một số bảo tàng trung ương và địa phương. Trong đó có: dự


10

án xây dựng "Phần mềm quản lý hiện vật tại các bảo tàng và di tích lịch sử
văn hóa” của Cục Di sản văn hóa, đề tài nghiên cứu khoa học cấp bộ của Bảo
tàng Cách mạng Việt Nam "Quản lý và khai thác hiện vật kho Bảo tàng Cách
mạng Việt Nam bằng máy vi tính", đề tài nghiên cứu khoa học cấp cơ sở của
Bảo tàng Lịch sử Quân sự Việt Nam "Ứng dụng tin học quản lý và khai thác
thông tin hiện vật bảo tàng", đề tài nghiên cứu khoa học cấp tỉnh của Bảo tàng
Phú Thọ "Nghiên cứu ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý hiện vật tại
Bảo tàng Phú Thọ", đề án "Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác bảo
tồn bảo tàng tại Bảo tàng Hải Phòng"… Hầu hết các đề tài, đề án, dự án nói
trên chủ yếu tập trung nghiên cứu ứng dụng với nhiệm vụ xây dựng cơ sở dữ
liệu trên phần mềm ứng dụng tin học do Cục Di sản văn hóa xây dựng, phục
vụ trực tiếp cho công tác quản lý, lưu trữ các tài liệu, hiện vật tại các bảo tàng
cụ thể, chưa mang tính nghiên cứu lý thuyết toàn diện và thể hiện tính khái
quát cao.

3. Nhiệm vụ nghiên cứu
- Làm rõ những vấn đề chung về ứng dụng CNTT trong quản lý bảo
tàng và quản lý hiện vật bảo tàng.
- Tổng quan về bảo tàng, hiện vật bảo tàng tại Việt Nam và phân tích,
đánh giá thực trạng ứng dụng CNTT trong quản lý hiện vật tại các bảo tàng ở
Việt Nam.
- Đề xuất định hướng và một số giải pháp đẩy mạnh việc ứng dụng
CNTT để quản lý hiện vật tại các bảo tàng ở Việt Nam.
4. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu
- Đối tượng nghiên cứu: Ứng dụng CNTT trong quản lý hiện vật tại các
bảo tàng.
- Phạm vi nghiên cứu: Hệ thống các bảo tàng trên phạm vi toàn quốc.


11

5. Phương pháp nghiên cứu
Luận văn được thực hiện dựa trên cơ sở phương pháp luận của chủ
nghĩa duy vật biện chứng với những phương pháp nghiên cứu cụ thể như sau:
- Sử dụng phương pháp nghiên cứu bảo tàng học.
- Sử dụng phương pháp nghiên cứu liên ngành: bảo tàng học, văn hóa
học, tin học và khoa học quản lý.
- Sử dụng phương pháp trao đổi và tham khảo ý kiến với các chuyên
gia dưới nhiều hình thức như trực tiếp, thảo luận dưới các hình thức hội nghị,
tọa đàm khoa học.
- Sử dụng phương pháp khảo sát, phân tích, đối chiếu và tổng hợp.
6. Ý nghĩa khoa học và thực tiễn của đề tài
Ứng dụng CNTT vào công tác bảo tàng ở Việt Nam là một vấn đề hết
sức cấp bách. Chúng ta đã và đang đứng trước những thách thức lớn trong quá
trình hội nhập với thế giới không những về kinh tế mà cả văn hóa. Nếu không

“tương thích” và “kết nối” được với cộng đồng ngành bảo tàng trên thế giới
trong việc phổ cập tri thức, truyền bá di sản văn hóa của chúng ta cũng đồng
nghĩa với việc chúng ta tự cô lập trong thế giới riêng của mình, và sớm muộn
những di sản văn hóa quý báu đó cũng sẽ nằm dưới lớp bụi thời gian của sự
lãng quên trong kho tàng tri thức của thế giới.
Việc nghiên cứu và triển khai thành công ứng dụng CNTT trong việc
quản lý hiện vật tại các bảo tàng ở Việt Nam mang lại hiệu quả to lớn và thiết
thực cho công tác quản lý di sản văn hóa tại các bảo tàng, cũng như các cơ
quan quản lý văn hóa, cụ thể như sau:
- Quản lý tốt các hiện vật có tại các bảo tàng trên cơ sở các thông tin đã
được chuẩn hóa, có tính khoa học và phù hợp thực tiễn khắc phục được những


12

thiếu sót và bất cập trong hoạt động bảo tàng, hình thành cơ sở dữ liệu hiện
vật tại các bảo tàng trên phạm vi toàn quốc giúp các bảo tàng, các cơ quan
quản lý nắm được tổng kho tàng hiện vật quốc gia. Đây còn là cơ sở để hoàn
thiện hệ thống thống kê, phân loại, báo cáo thống kê, tổng hợp, tìm kiếm dữ
liệu, đánh giá các hiện vật theo nhiều cấp độ và tính chất khác nhau phục vụ
cho công tác quản lý và nghiên cứu một cách có hệ thống, đồng nhất từ trên
xuống dưới, đưa công tác quản lý đi vào nề nếp, bảo tồn và phát huy có hiệu
quả vốn di sản văn hóa dân tộc.
- Ứng dụng CNTT trong quản lý hiện vật bảo tàng thành công góp phần
nâng cao nhận thức và hiểu biết về vai trò và khả năng ứng dụng CNTT trong
hoạt động bảo tàng, nâng cao trình độ khai thác sử dụng các hệ thống CNTT
hiện có, xây dựng được đội ngũ cán bộ CNTT có khả năng tiếp nhận công
nghệ và ứng dụng sản phẩm CNTT hiện đại trong bảo tàng.
- Các sản phẩm của quá trình ứng dụng CNTT trong bảo tàng góp phần
giới thiệu những di sản văn hóa tiêu biểu của dân tộc với công chúng quốc tế,

tạo khả năng tiếp cận, giao lưu và hội nhập văn hóa của nhân loại, đáp ứng
nhu cầu tham quan, học tập, nghiên cứu di sản văn hóa.
- Ứng dụng CNTT trong quản lý hiện vật bảo tàng giúp các cơ quan hữu
quan phát hiện, ngăn chặn và xử lý nạn trộm cắp, buôn bán các cổ vật, hiện vật
trái phép, cung cấp khả năng kết nối với các cơ quan làm công tác quản lý di sản
văn hóa trên toàn quốc, kết nối với chương trình Object-ID nhằm tăng cường
hợp tác quốc tế trong công tác bảo vệ di sản văn hóa toàn cầu.


13

Chương 1
NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ
THÔNG TIN TRONG VIỆC QUẢN LÝ HIỆN VẬT BẢO TÀNG
1.1. Khái niệm về bảo tàng, hiện vật bảo tàng và công tác quản lý
hiện vật bảo tàng
1.1.1. Khái niệm bảo tàng
Từ bảo tàng bắt nguồn từ tiếng Hy Lạp - Mouseion, vừa có nghĩa là
“đền thờ thần Muse” (Muse là chín vị nữ thần coi sóc học vấn và nghệ thuật),
lại vừa có nghĩa là nơi nghiên cứu về các sự vật. Thế kỷ XVII, Bảo tàng
Ashmolean ở Oxford, Anh được thành lập. Từ đó thuật ngữ Museum mới trở
thành thuật ngữ thông dụng của các bảo tàng. Từ đầu thế kỷ XX đến nay,
cùng với sự phát triển rộng rãi của sự nghiệp bảo tàng, do sự khác biệt về bối
cảnh lịch sử văn hóa và thực lực tổng hợp của các quốc gia cũng có nhiều
điểm khác nhau. Nhận thức của mọi người đối với bảo tàng không những
ngày một phong phú mà còn không ngừng sâu sắc hơn.
Năm 1951, Luật bảo tàng do Nhật Bản đưa ra đã quy định bảo tàng là
cơ quan sưu tầm, bảo quản (bao gồm cả việc bồi dưỡng, giáo dục), trưng bày
những tư liệu có liên quan đến lịch sử, nghệ thuật, phong tục tập quán của
người dân, đến sản nghiệp, đến khoa học tự nhiên. Từ góc độ giáo dục, bảo

tàng là cơ quan có mục đích nâng cao giáo dục văn hóa cho mọi người dân,
điều tra, nghiên cứu về họ, trở thành địa điểm để họ vui chơi, giải trí.
Hiệp hội bảo tàng Mỹ cho rằng, bảo tàng là cơ quan sưu tầm, bảo quản
có khả năng giải thích một cách hiệu quả nhất những tư liệu về các hiện tượng
tự nhiên và đời sống của con người, đồng thời sử dụng nó để tăng thêm giáo
dục tri thức và mở mang trí tuệ cho mọi người.
Đại bách khoa toàn thư của Liên Xô cũ nêu rõ, bảo tàng là cơ quan
nghiên cứu khoa học, cơ quan giáo dục khoa học có nhiệm vụ sưu tầm, gìn


14

giữ, nghiên cứu và phổ cập những tiêu bản lịch sử tự nhiên, những di vật quý
về văn hóa vật chất và tinh thần.
Sau khi thành lập vào tháng 11 năm 1946, để thích ứng và khái quát sự
phát triển và diễn tiến của bảo tàng thế giới, ICOM đã không ngừng điều
chỉnh và bổ sung những định nghĩa về bảo tàng. Điều lệ của ICOM năm 1946
có định nghĩa: “Bảo tàng là cơ quan lưu giữ công cộng những hiện vật về mỹ
thuật, thủ công mỹ nghệ, khoa học, lịch sử và khảo cổ học, trong đó bao gồm
cả các vườn động thực vật. Các thư viện nếu không thường xuyên tổ chức
trưng bày thì không được coi là bảo tàng” [51, tr. 66].
Năm 1951,với định nghĩa sửa đổi, lần đầu tiên ICOM đã sử dụng thuật
ngữ thiết chế/cơ quan với chủ ý nhấn mạnh tính tổ chức và yêu cầu hoạt động
thường xuyên của tổ chức: "Bảo tàng là cơ quan lưu giữ công cộng những
hiện vật về mỹ thuật, thủ công mỹ nghệ, khoa học, lịch sử và khảo cổ học,
trong đó bao gồm cả các vườn động thực vật. Các thư viện nếu không thường
xuyên tổ chức trưng bày thì không được coi là bảo tàng" [51, tr. 67].
Trong phiên họp đại hội đồng năm 1957 và năm 1959, ICOM đã thảo
luận để sửa dổi điều lệ và đến năm 1961, một định nghĩa mới, ngắn gọn hợn
về bảo tàng được thông qua là: "Bảo tàng là một thiết chế thường trực, bảo

quản và trưng bày các sưu tập hiện vật có ý nghĩa văn hóa hoặc khoa học vì
mục tiêu nghiên cứu, giáo dục và giải trí" [47, tr. 15].
Tháng 6 năm 1974, trong phiên họp đại hội đồng lần thứ 11 của ICOM
tại Copenhagen, Đan Mạch đã nêu ra định nghĩa về bảo tàng:
Bảo tàng là một thiết chế bất biến, phi lợi nhuận, phục vụ xã hội và
sự phát triển xã hội. Bảo tàng coi việc sưu tầm, bảo quản, nghiên
cứu những bằng chứng vật chất về con người và môi trường sống
của họ để trưng bày những bằng chứng vật chất này trước công


15

chúng, tạo cơ hội cho việc học tập, giáo dục, thưởng thức công
chúng là chức trách cơ bản của mình [51, tr. 67].
Tháng 9 năm 1989, tại điều 2 của bản điều lệ ICOM đã được Đại hội
đồng ICOM lần thứ 16 họp tại Hague, Hà Lan thông qua, định nghĩa này
được sửa đổi là:
Bảo tàng là thiết chế bất biến, không nhằm mục đích lợi nhuận,
phục vụ xã hội và sự phát triển xã hội, mở cửa cho công chúng. Bảo
tàng nghiên cứu những bằng chứng vật chất về con người và môi
trường sống của họ, sưu tầm, bảo quản, nghiên cứu, tuyên truyền và
đặc biệt là trưng bày những bằng chứng vật chất này vì mục đích
nghiên cứu, giáo dục và thưởng thức [51, tr. 67].
Định nghĩa được sửa đổi gần đây nhất của ICOM được thông qua tại
Đại hội đồng ICOM lần thứ 20 năm 2004 họp tại Seoul, Hàn Quốc:
Bảo tàng là một thiết chế phi lợi nhuận, hoạt động thường xuyên
mở cửa cho công chúng đến xem.phục vụ cho xã hội và sự phát
triển của xã hội. Bảo tàng sưu tầm, bảo quản, nghiên cứu, thông tin
và trưng bày các bằng chứng vật thể và phi vật thể về con người và
môi trường sống của con người vì mục đích nghiên cứu, giáo dục

và thưởng thức [47, tr. 16].
Ở Việt Nam, cho đến trước khi Luật Di sản văn hóa được ban hành,
chưa có định nghĩa về bảo tàng, mặc dù Quy chế về Tổ chức và hoạt động của
Bảo tàng (theo Quyết định 132-1998/QĐ-BVHTT ngày 6 tháng 2 năm 1998
của Bộ trưởng Bộ Văn hóa - Thông tin) có đưa ra quy định chung về bảo tàng
song khái niệm này chỉ được coi là công cụ để hướng dẫn hoạt động,chưa
phải là định nghĩa có tính pháp lý. Đến năm 2001, Luật Di sản văn hóa của
nước Cộng hòa Xã hội Chủ nghĩa Việt Nam được ban hành có định nghĩa:


16

“Bảo tàng là nơi bảo quản và trưng bày các sưu tập về lịch sử tự nhiên và xã
hội (sau đây gọi là sưu tập) nhằm phục vụ nhu cầu nghiên cứu, giáo dục,
tham quan và hưởng thụ văn hóa của nhân dân” (Điều 47) [52, tr 16].
Năm 2009, Luật sửa đổi bổ sung một số điều của Luật Di sản văn hóa
(Khoản 16, Điều 1) có sửa đổi, bổ sung như sau:
Bảo tàng là thiết chế văn hóa có chức năng sưu tầm, bảo quản,
nghiên cứu, trưng bày, giới thiệu di sản văn hóa, bằng chứng vật
chất về thiên nhiên, con người và môi trường sống của con người,
nhằm phục vụ nhu cầu nghiên cứu, học tập, tham quan và hưởng
thụ văn hóa của quần chúng. [53, tr 6]
Như vậy, định nghĩa bảo tàng là khái niệm động, luôn thay đổi phù hợp
với chức năng và nhiệm vụ của bảo tàng trong bối cảnh xã hội mà bảo tàng
tồn tại.
1.1.2. Khái niệm hiện vật bảo tàng
Nói đến bảo tàng và hoạt động bảo tàng, chúng ta không thể không nói
đến hiện vật bảo tàng, hiện vật bảo tàng là cơ sở quan trọng nhất để bảo tàng
tồn tại và phát triển, mọi hoạt động của bảo tàng đều lấy hiện vật gốc làm
trung tâm, dù đó là hoạt động nghiên cứu hay giáo dục. Không có hiện vật thì

không có bảo tàng và không có hoạt động bảo tàng. Ngay từ thế kỷ XVII hiện
tượng “hiện vật bảo tàng” đã sớm được quan tâm. Ông Maior trong công trình
nghiên cứu “Bảo tàng học miêu tả” có viết: “Hiện vật bảo tàng phải là những
hiện vật nằm trong các bảo tàng và nó được gìn giữ lâu dài như những vật
chân chính có thật lấy từ cuộc sống hiện tại của nó, hiện vật bảo tàng phải là
những hiện vật mang tính quý hiếm” [41, tr. 151].
Sang thế kỷ XIX, do sự chuyên môn hóa của khoa học thì hiện vật bảo
tàng ngày càng được xem như nguồn sử liệu gốc của nhiều ngành khoa học


17

khác nhau, bao gồm những đồ vật, những tác phẩm nghệ thuật, các loại dụng
cụ nghiên cứu khoa học, các tiêu bản thiên nhiên… với mục đích, yêu cầu và
bản chất của vấn đề đặt ra để nghiên cứu bảo quản nên chúng đã được liên
kết, tập hợp thành sưu tập trong bảo tàng.
Giáo sư LV.Levưkin (Nga) và giáo sư K.G.Kherbơst (Đức) trong cuốn
“Bảo tàng học” của mình có nêu:
Hiện vật bảo tàng là hiện vật mang giá trị bảo tàng được lấy ra từ
thế giới đồ vật trong hiện thực khách quan, nó được sắp xếp vào các
sưu tập bảo tàng để tổ chức việc bảo quản và sử dụng thuận tiện,
lâu dài. Hiện vật bảo tàng là vật mang thông tin xã hội hoặc thông
tin khoa học, nó là nguồn sử liệu quan trọng cung cấp những tri
thức cần thiết về tự nhiên, xã hội và về con người cho những ai tiếp
cận nó. Hiện vật bảo tàng nào cũng chứa đựng một giá trị lịch sử
văn hóa nhất định, vì thế nó là một bộ phận của di sản văn hóa dân
tộc [41, tr. 151].
Trên cơ sở lý luận của chủ nghĩa Mác - Lê Nin, Tập thể giảng viên
Khoa Bảo tàng, Trường Đại học Văn hóa Hà Nội có đưa ra:
Hiện vật bảo tàng là nguồn nhận thức trực tiếp, cảm tính cho nhận

thức của con người, tiêu biểu về văn hóa vật chất và tinh thần do con
người sáng tạo ra trong quá trình lịch sử cùng những hiện vật về thế
giới tự nhiên xung quanh ta, bản thân nó chứng minh một sự kiện,
hiện tượng nhất định nào đó trong quá trình phát triển của xã hội và
tự nhiên phù hợp với loại hình bảo tàng được sưu tầm, bảo quản
nhằm phục vụ cho nghiên cứu và giáo dục khoa học [41, tr. 152].
Trong cuốn "Cơ sở bảo tàng học", PGS.TS Nguyễn Thị Huệ đưa ra
khái niệm về hiện vật bảo tàng như sau:


18

Hiện vật bảo tàng là những hiện vật gốc mang giá trị và thuộc tính
của hiện vật bảo tàng, có hồ sơ khoa học - pháp lý kèm theo, phù
hợp với nội dung và loại hình của bảo tàng, chúng được gìn giữ bảo
quản lâu dài để phục vụ cho những hoạt động và chức năng xã hội
của bảo tàng [41, tr. 152].
Trong Quy chế kiểm kê hiện vật bảo tàng ban hành kèm theo Quyết
định số 70/2006/QĐ-BVHTT ngày 15 tháng 9 năm 2006 của Bộ trưởng Bộ
Văn hóa - Thông tin có nêu: “Hiện vật bảo tàng là di sản văn hóa gồm di vật,
cổ vật, bảo vật quốc gia, các tư liệu về di sản văn hóa phi vật thể đã được vật
thể hóa và các mẫu vật tự nhiên, thuộc đối tượng nghiên cứu, sưu tầm, trưng
bày, giới thiệu phù hợp với chức năng, nhiệm vụ và loại hình bảo tàng”.
Trong cuốn Sự nghiệp Bảo tàng của nước Nga do Kaulen.M.E chủ biên
có viết: “Hiện vật bảo tàng là đối tượng tự nhiên hay văn hóa lịch sử được
nhập vào sưu tập bào tàng, là tư liệu ban đầu của tri thức và tác động cảm
xúc và mang lại giá trị bảo tàng” [43, tr. 233].
Trong cuốn Bảo tàng học Trung Quốc do Vương Hồng Quân chủ biên,
được Cục Di sản văn hóa dịch và xuất bản, có viết:
Hiện vật bảo tàng là những bằng chứng vật chất về sự phát triển của

giới tự nhiên và sự phát triển của văn minh vật chất cũng như văn
minh tinh thần của xã hội loài người được bảo tàng sưu tầm, bảo
quản tùy theo tính chất của mình, nhằm mục đích giáo dục xã hội
và nghiên cứu khoa học [51, tr. 193].
Khi bàn về hiện vật bảo tàng, PGS.TS Phan Khanh đã phân tích: "Hiện
vật bảo tàng là nguồn sử liệu đầu tiên của kiến thức, là hiện vật gốc cung cấp
những thông tin gốc, có sức biểu cảm và nhạy cảm và được tạo điều kiện để
bảo quản lâu dài" [41, tr. 153].


19

Khi bàn về hiện vật bảo tàng và việc quản lý nhà nước đối với hiện vật
bảo tàng, TS Trịnh Thị Hòa có nêu: “Hiện vật bảo tàng là những hiện vật gốc
– nguồn sử liệu đầu tiên của kiến thức, có giá trị về một mặt nào đó của lịch
sử xã hội và lịch sử tự nhiên, đã trải qua quá trình xử lý khoa học và pháp lý
của bảo tàng” [11, tr. 132].
Trong Luận án của mình, TS Lê Thị Minh Lý có nêu định nghĩa về
hiện vật bảo tàng:
Hiện vật là những bằng chứng vật chất minh chứng cho sự phát
triển của thế giới tự nhiên và xã hội có liên quan đến con người, bảo
tàng căn cứ vào tính chất của mình để sưu tầm lưu giữ vì mục đích
nghiên cứu khoa học và giáo dục xã hội. Không phải mọi hiện vật
đều trở thành hiện vật bảo tàng bởi vì bảo tàng chỉ sưu tầm có mục
đích, theo kế hoạch để lựa chọn những hiện vật tiêu biểu, có giá trị
lịch sử, văn hóa, khoa học hoặc nghệ thuật để lưu giữ, xây dựng sưu
tập hiện vật và trưng bày giới thiệu. Hiện vật của bảo tàng là tài sản
văn hóa khoa học quý báu của quốc gia [47, tr. 27].
Theo Ths Triệu Văn Hiển, nguyên Giám đốc Bảo tàng Cách mạng Việt
Nam: “Hiện vật bảo tàng là nguồn sử liệu đặc biệt hàm chứa các tri thức về

lịch sử xã hội, về tự nhiên và đã trải qua một quy trình xử lý của khoa học
bảo tàng” [11, tr. 128].
Theo TS Phạm Chí Thân, Giám đốc Bảo tàng Bà Rịa - Vũng Tàu:
“Hiện vật bảo tàng là vật thật có giá trị vật chất tinh thần trong tiến trình lịch
sử nhằm thỏa mãn nhu cầu đời sống xã hội của con người, thông qua lao
động sáng tạo nhằm chống chọi với giặc ngoại xâm cũng như thiên nhiên
khắc nghiệt” [11, tr. 127].
Từ các định nghĩa ở trên ta thấy, hiện vật bảo tàng luôn mang trong nó
thuộc tính thông tin khoa học xác định nó. Theo khái niệm chung, thuộc tính


20

là một thuật ngữ dùng để chỉ đặc tính vốn có của một sự vật, mà nếu không có
nó thì sự vật không thể tồn tại được và nhờ đặc tính đó con người mới nhận
thức được sự vật hoặc phân biệt được sự vật này với sự vật khác. Trong khoa
học bảo tàng, thuật ngữ thuộc tính hiện vật bảo tàng được sử dụng để chỉ
những đặc điểm vốn có, những thành tố cơ bản của hiện vật bảo tàng, đó là
tên gọi hiện vật; chất liệu của hiện vật; công năng sử dụng của hiện vật; kỹ
thuật chế tác hiện vật; tác giả hay chủ nhân của hiện vật, thời kỳ, niên đại của
hiện vật; không gian, địa điểm phát hiện, nguồn gốc sưu tầm, mối liên quan
của hiện vật với những nhân vật, sự kiện lịch sử, tộc người; những ký hiệu,
dấu tích đặc biệt, tình trạng di chuyển và bảo quản hiện vật...
Hiện vật bảo tàng là những vật thể phản ánh và minh chứng cho các sự
kiện lịch sử của một dân tộc, một địa phương, về cuộc đời và sự nghiệp của
một danh nhân, về một trường phái văn học nghệ thuật, một ngành cụ thể, hay
là các mẫu vật thiên nhiên có khả năng khái quát về quá trình phát triển của
các hiện tượng thiên nhiên. Mặc dù nó rất đa dạng và phong phú về loại hình
nhưng nó vẫn có những thuộc tính chung thể hiện bản chất hiện vật bảo tàng,
đó là: hiện vật bảo tàng là nguồn sử liệu đầu tiên của tri thức, nó có tầm quan

trọng trong công tác nghiên cứu khoa học vì nó đảm bảo tính chính xác của
những kênh thông tin biểu hiện ra bên ngoài, và đặc biệt, những lượng thông
tin ẩn kín bên trong hiện vật. Đó chính là đối tượng quản lý và phát huy của
bảo tàng, đồng thời cũng là điều kiện cần thiết và bắt buộc phải ứng dụng
CNTT trong quản lý hiện vật bảo tàng.
1.1.3. Khái quát về công tác quản lý hiện vật trong bảo tàng
Mỗi bảo tàng có thể có từ hàng ngàn đến hàng triệu hiện vật. Nếu
không có phương pháp quản lý khoa học thì không thể tạo điều kiện thuận lợi
cho việc nghiên cứu sử dụng cũng như không thể đảm bảo sự an toàn cho
chúng. Việc quản lý khoa học các hiện vật cần được tiến hành theo từng bước


21

và theo một số phương pháp nhất định. Những bước này trước hết là việc
giám định, đặt tên, xếp hạng hiện vật, sau đó là đăng ký, phân loại, đưa hiện
vật vào sắp xếp trong kho, biên mục, thống kê, lập hồ sơ, kiểm tra và kiểm kê.
Mục đích của việc quản lý hiện vật là bảo vệ an toàn cho chúng, đề phòng thất
thoát, hư hỏng đồng thời tạo điều kiện thuận lợi cho việc nghiên cứu, sử dụng
để biến giá trị nội hàm của hiện vật thành giá trị xã hội. Công việc quản lý
hiện vật phải đạt được các yêu cầu như chế độ quản lý kiện toàn, sổ sách rõ
ràng, giám định chuẩn xác, biên mục tỉ mỉ, bảo quản thỏa đáng, tra cứu, sử
dụng thuận tiện. Quản lý tốt hiện vật bảo tàng tạo ra cơ sở vật chất thuận lợi
cho các hoạt động nghiệp vụ khác của bảo tàng. Có thể tóm tắt các khâu công
tác chính trong việc quản lý hiện vật bảo tàng như sau:
Thứ nhất là việc đăng ký hiện vật. Đăng ký hiện vật là vấn đề mấu chốt
của việc kiểm kê, bảo quản và quản lý khoa học, là căn cứ để kiểm tra số
lượng và tình trạng tồn tại của hiện vật, đồng thời là căn cứ pháp lý để bảo
quản hiện vật với tư cách là tài sản văn hóa quốc gia. Do đó mỗi hiện vật đều
phải dựa vào chứng từ xuất nhập, đối chiếu với hiện vật để nhanh chóng đăng

ký vào sổ đăng ký hiện vật bảo tàng. Sổ đăng ký này phải do các cán bộ
chuyên trách quản lý, bảo tồn vĩnh viễn.
Thứ hai là việc phân loại hiện vật. Phân loại hiện vật luôn tuân theo
một phương pháp phân loại nhất định, tập trung các hiện vật có cùng một đặc
trưng thành một nhóm, những hiện vật khác với đặc trưng này loại ra khỏi
nhóm, để tiến hành phân loại đối với toàn bộ hiện vật bảo tàng. Phân loại hiện
vật là khâu trung tâm của công tác quản lý khoa học, nghiên cứu, chỉnh lý và
cung cấp hiện vật để sử dụng. Mục đích của phân loại là để tiện lợi cho việc
quản lý khoa học đối với hiện vật. Hiện vật bảo tàng có rất nhiều đặc điểm,
trước tiên là chất liệu khác nhau, như sắt, đá, gốm sứ, giấy, vải...; tiếp đến là
chênh lệch rất lớn về thể tích như mẫu vật hóa thạch, chuông lớn, súng đại


22

bác... so với những vật rất nhỏ như đồ trang sức, dụng cụ gia đình...; tiếp đến,
là sự chênh lệch về trọng lượng như tượng lớn, đỉnh lớn có vật nặng đến vài
nghìn kilogam còn các đồ vàng bạc, kim cương chỉ nặng có vài gam... Muốn
quản lý khoa học đối với nhưng hiện vật bảo tàng phức tạp như thế trước tiên
phải tiến hành phân loại, bởi vì những hiện vật có chất liệu khác nhau thì điều
kiện bảo quản cũng khác nhau. Chỉ có phân loại tốt mới mới có thể thuận tiện
cho việc bảo quản và quản lý hiện vật. Nếu đem tài liệu giấy, đồ vải là những
vật không thích hợp với độ ẩm cao đặt chung với các đồ vật cần có độ ẩm cao
như gỗ, tre, nứa thì sẽ rất khó bảo quản tốt. Nếu bảo quản lẫn lộn bia đá, súng
bằng sắt và đồ châu ngọc, kim khí thì cũng rất khó quản lý. Hơn nữa, việc
phân loại là để tiện cho việc nghiên cứu chỉnh lý và cung cấp hiện vật để sử
dụng. Hiện vật của bảo tàng có thể có niên đại từ hàng nghìn đến hàng triệu
năm. Vì vậy, cần phải phân hiện vật thành các loại lớn, các loại nhỏ, các loại
rất nhỏ thì mới tiện cho việc tra tìm, cho việc nghiên cứu chỉnh lý, cung cấp
hiện vật để sử dụng. Nếu không thì việc tìm kiếm một hiện vật nào đó sẽ cực

kỳ khó khăn như mò kim đáy bể. Phân loại hiện vật trước tiên phải xác định
tiêu chuẩn phân loại. Sau khi xác định tiêu chuẩn thì mới có thể đưa ra
phương pháp phân loại. Dựa vào sự khác nhau của thuộc tính tự nhiên hoặc
thuộc tính xã hội của hiện vật, có thể có rất nhiều tiêu chuẩn và phương pháp
phân loại hiện vật khác nhau. Phân loại hiện vật theo một số tiêu chuẩn như:
phân loại theo chất liệu của hiện vật (Gốm sứ, Kim loại, Vải, Giấy …), phân
loại theo công năng sử dụng của hiện vật (Công cụ sản xuất, vũ khí, tiền tệ,
dụng cụ ăn uống, nhạc khí, đồ cúng lễ, đồ trang sức, ...), phân loại theo niên
đại chế tác hiện vật (Thời kỳ đá cũ, thời đại đá mới, ...), phân loại theo kỹ
thuật chế tác (dệt, thêu, khắc, tráng men, sơn thếp, dát vàng bạc, ...), phân loại
theo nguồn gốc sưu tầm hiện vật (Khai quật khảo cổ, hiến tặng, mua, vốn có,
...), phân loại theo nguồn gốc dân tộc (Kinh, Mường, Tày, Thái ...), phân loại


23

theo nguồn gốc quốc gia (Nhật Bản, Trung Quốc, Ấn Độ,...). Các phương
pháp phân loại hiện vật này phần lớn đều được xem xét từ góc độ bảo vệ và
quản lý hiện vật, nhằm mục đích quản lý an toàn hiện vật, cũng như có thể
đưa hiện vật ra sử dụng một cách nhanh chóng. Nếu nghiên cứu thêm đặc
điểm về tính chất và quá trình lịch sử của hiện vật bảo tàng, tham khảo hệ
thống phân loại của các ngành khoa học liên quan, thì phương pháp phân loại
hiện vật bảo tàng sẽ vừa có tính logic khoa học, vừa có thể đạt được các mục
tiêu trên.
Thứ ba là việc nhập kho và sắp xếp hiện vật lên giá. Sau khi phân loại,
phần lớn các hiện vật thường được nhập kho, xếp lên giá theo loại. Hiện vật
cùng loại xếp ở một chỗ, trên giá hoặc trong tủ, theo thứ tự trước sau của số
đăng ký. Nhưng các hiện vật không giống với các quyển sách vì hình dáng,
thể tích, trọng lượng của chúng thường không tương đồng nhau nên không
phải lúc nào cũng căn cứ và số thứ tự của hiện vật để nhập kho. Những hiện

vật rất to, rất nặng chưa chắc có thể xếp lên giá hoặc xếp vào tủ, mà phải xếp
vào một vị trí thích hợp trong kho. Còn những hiện vật rất nhỏ thì tốt nhất là
tập hợp một số lại với nhau, đóng riêng một khay có nhiều ô, xếp hiện vật vào
đó rồi đặt lên giá. Như vậy, việc bảo quản, sử dụng các hiện vật sẽ tương đối
an toàn và thuận tiện. Sau khi phân loại xếp lên giá, mọi hiện vật đều có vị trí
cố định trong kho. Cán bộ quản lý hiện vật phải qua đó lập phiếu vị trí chỉ rõ
vị trí cụ thể của hiện vật trong kho: Giá thứ mấy, tủ thứ mấy, tầng thứ mấy.
Theo thói quen, thường là hiện vật được sắp xếp theo thứ tự từ trái sang phải.
Sau đó đem phiếu vị trí sắp xếp thành giá/tủ có mục lục riêng. Thứ tự phiếu vị
trí trên giá/tủ hoàn toàn giống như thứ tự hiện vật trên giá. Khi hiện vật được
lấy ra khỏi kho, không nên đặt hiện vật khác vào đó mà nên để trống, đợi khi
hiện vật được trả lại kho thì xếp vào vị trí cũ. Nếu không thực hiện như vậy
thì khó có thể đảm bảo thứ tự của hiện vật, dễ gây hỗn loạn trong giá, dẫn đến


24

việc hiện vật bị đặt sai vị trí, khi mất khó phát hiện kịp thời. Phiếu vị trí hiện
vật và tủ mục lục do cán bộ kiểm kê hiện vật lập, sử dụng và bảo quản trong
kho. Sau khi hiện vật được nhập kho và xếp lên giá, phải thường xuyên kiểm
tra, định kỳ kiểm kê chúng để kịp thời pháp hiện và xử lý vấn đề. Bảo đảm an
toàn kho hiện vật và từng hiện vật trong kho, đề phòng thất thoát, hư hỏng là
nhiệm vụ hàng đầu của cán bộ kiểm kê, bảo quản của bảo tàng. Công việc này
cần phải có chế độ quy củ, có các phương tiện cần thiết, thường xuyên tiến
hành giáo dục an toàn và định kỳ tiến hành kiểm tra để nhằm bảo quản hiện
vật một cách tốt nhất.
Thứ tư là việc biên mục hiện vật. Hiện vật bảo tàng thường có số lượng
rất lớn và có rất nhiều loại khác nhau. Xây dựng mục lục và chức năng của
mục lục hiện vật của bảo tàng chính là việc căn cứ vào một số biện pháp nhất
định phân hiện vật thành một số loại, dựa vào thứ tự nhất định để đánh số, nêu

rõ đặc điểm, giám định giá trị nội hàm, đồng thời khảo chứng nguồn gốc và
sự pháp triển của hiện vật, giúp cho mọi người có thể dựa theo danh mục hiện
vật đã phân loại mà tìm ra hiện vật mình cần để tiến hành nghiên cứu về bản
thân hiện vật và những thông tin có liên quan đến hiện vật. Công việc biên
mục hiện vật thông thường được chia làm hai bước: bước thứ nhất là viết
phiếu biên mục, bước thứ hai là sắp xếp những phiếu biên mục theo thứ tự
nhất định lập thành mục lục. Ghi phiếu biên mục là cơ sở của biên mục, giới
thiệu tóm tắt nội dung và đặc trưng bên ngoài của hiện vật, giúp cho cán bộ
bảo tàng có thể tra tìm thông qua phiếu biên mục để hiểu nội dung chính của
hiện vật, cung cấp căn cứ lựa chọn cho người khai thác hiện vật. Cho nên việc
biên soạn các hạng mục của phiếu biên mục phải có tính đầy đủ, tính chuẩn
xác và tính thống nhất. Tính đầy đủ tức là phải từ các góc độ khác nhau phản
ánh đặc trưng của hiện vật. Tính chuẩn xác đòi hỏi mỗi hạng mục phải ghi
đúng sự thực. Tính thống nhất tức là phải đạt tới tiêu chuẩn hóa, quy cách


25

hóa. Tất cả những việc này đều nhằm thông qua phiếu biên mục để nêu rõ giá
trị nội hàm của hiện vật một cách toàn diện, bao gồm đặc trưng bên ngoài và
giá trị lịch sử, giá trị khoa học, giá trị nghệ thuật của hiện vật. Như vậy, xây
dựng mục lục phải xuất phát từ nhu cầu sử dụng thực tế, từ thực tế hiện vật
của bảo tàng để hình thành một hệ thống mục lục hoàn chỉnh. Mục lục hiện
vật này không chỉ tiện lợi cho việc tra cứu, mà đồng thời thông qua đó có thể
phát hiện ra những nhóm hiện vật mà bảo tàng còn thiếu hoặc chưa có hiện
vật để từ đó giúp cho việc xây dựng kế hoạch sưu tầm, làm cho hiện vật bảo
tàng ngày càng phong phú.
Thứ năm là việc kiểm kê và thống kê hiện vật. Thống kê hiện vật là thực
hiện quản lý về mặt số lượng của hiện vật. Tình hình thực tế của hiện vật
được phản ánh qua các con số chính xác. Thống kê hiện vật phải đặt ra các

bảng biểu thống kê thống nhất. Sau đó, theo yêu cầu của bảng thống kê để thu
thập và tích lũy số liệu gốc. Cuối cùng, mới ghi chép từng mục trong bảng
một cách cẩn thận sau khi đã tổng hợp tính toán, thẩm tra đối chiếu với thực
tế. Con số thống kê đòi hỏi phải chuẩn xác, không bị sai lệch. Số liệu gốc cần
phải được thu thập thường xuyên và tích lũy lâu dài, tiến hành một cách có hệ
thống và toàn diện. Đơn vị tính toán dùng trong thống kê cũng phải thống
nhất, tiêu chuẩn hóa. Các thống kê cơ bản về hiện vật của một bảo tàng
thường có gồm:
- Thống kê tổng hợp hằng năm về hiện vật: tổng số các loại hiện vật
hàng năm của bảo tàng, số vốn có, số tăng giảm và tổng số 2 loại trên. Vào
cuối năm, các bảo tàng phải báo cáo con số thống kê hiện vật lên các cơ quan
chủ quản cấp trên hoặc cơ quan quản lý ngành.
- Thống kê về sự biến động của hiện vật: những con số liên quan đến sự
thay đổi quyền sở hữu hiện vật, số lượng hiện vật sưu tầm được nhập kho, số
lượng điều chuyển đi nơi khác, số lượng trao đổi, số lượng hủy bỏ...