Bài thuyết trình kỹ năng viết thư chào hàng offer

THƯ
CHÀO HÀNG
(OFFER)
1


NH NGHA V TM QUAN
TRNG

I. nh ngha:
- L th ca nh sn xut, ca nh cung cp hng
húa bỏo cho khỏch hng bit v mt loi hng
hoỏ hay dch v m khỏch hng ang cn.
II. Phõn loi:
1.Thử chaứo haứng coự cam keỏt.
2.Thử chaứo haứng khoõng cam keỏt

2




Chúng tôi xin chào bán cho các ông những
hàng hóa dưới đây phụ thuộc vào sự xác
nhận của các ông có giá trò cuối cùng



Chúng tôi xin chào bán cho các ông những
hàng hóa dưới đây phụ thuộc vào sự xác
nhận của chúng tôi có giá trò cuối cùng



Chúng tôi xin chào bán có cam kết cho các
ông những hàng hóa dưới đây



Chúng tôi xin chào bán không cam kết cho
các ông những hàng hóa dưới đây



Muốn biết thêm chi tiết, xin vui lòng liên hệ
công ty chúng tôi theo số điện thoại ….



Việc giao hàng phụ thuộc vào lượng hàng
trong kho đã bán hay chưa



Thư chào hàng này có giá trò đến ngày…

3


ĐỊNH NGHĨA VÀ TẦM QUAN TRỌNG
III. Tầm quan trọng:

- Thư chào hàng là nguồn thông tin
hữu ích cho khách hàng.
- Nếu được thực hiện đúng cách và
chuyên nghiệp, thư chào hàng sẽ là
một công cụ chiêu thị hiệu quả mà lại
ít tốn kém.
- Điều quan trọng nhất của thư chào
hàng là hiệu quả tác động của nó
đến khách hàng, với mục đích
cuối cùng là làm tăng doanh số
của công ty.

4


2. CẤU TRÚC CỦA
THƯ CHÀO HÀNG

5


CẤU TRÚC CỦA
THƯ CHÀO HÀNG
1.Tiêu đề: Tên công ty (xí nghiệp), địa chỉ, số
điện thoại, telex, fax, số thư
2.Ngày tháng: ghi rõ địa danh, ngày tháng
năm
3.Tên và địa chỉ trong thư: ghi tên và địa chỉ
của người nhận thư ở ngay đầu thư
4.Lời chào mở đầu.

5.Nội dung:
6

Mẫu


CẤU TRÚC CỦA
THƯ CHÀO HÀNG
6. Lời chào kết thúc: phù hợp với từng
hoàn cảnh và phải tương xứng với lời chào
mở đầu
7. Ký tên và ghi chức vụ: luôn ký tên
bằng bút tự của mình và bằng bút mực.
Không được ký tên bằng dấu đề tên mình
Trình tự : Họ và tên; ký tên; ghi chức vụ

7


20 BƯỚC ĐỂ CÓ MỘT
THƯ CHÀO HÀNG
THÀNH CÔNG
8


20 BƯỚC CHO MỘT THƯ
CHÀO HÀNG THÀNH CÔNG
1. Xác định ngay đối tượng sẽ đọc thư.
2. Phải làm cho người đọc cảm thấy thư đó
viết riêng cho chính mình.

9




Sau đây là một lá thư riêng làm ví dụ:
Kính gửi…
Cảm ơn quý vị đã đề nghị báo giá sản phẩm của chúng tôi.
Tôi rất vui mừng vì quý vị quan tâm đến mặt hàng này - đó
là sự tín nhiệm đáng quý! Xin gửi tới quý vị đơn hàng và
kèm theo tập danh mục và các thông tin cần thiết.
Bởi vì quý vị là khách hàng đặc biệt nên tôi sẽ phục vụ bằng
mọi khả năng có thể. Hãy liên hệ với tôi bất cứ lúc nào qua
điện thoại, fax, hoặc thư điện tử để tôi có thể đáp ứng yêu
cầu một cách xứng đáng.

10


20 BƯỚC CHO MỘT THƯ
CHÀO HÀNG THÀNH CÔNG
3. Lời giới thiệu hay có ý nghĩa quyết định:
- Một đề mục gây ấn tượng
- Một câu hỏi gây chú ý
- Một bức tranh đáng xem
- Ấn tượng cảm xúc ban đầu, ví dụ như sợ hãi, ham
muốn, trầm tư, nhu cầu muốn chiếm đoạt, khát
khao cho tình yêu và sắc đẹp.
11

20 BƯỚC CHO MỘT THƯ
CHÀO HÀNG THÀNH CÔNG
4. Dành cho cả “người đọc lướt qua” và “người đọc kỹ”.
- Sự nổi bật của độ đậm nhạt hay màu sắc làm hấp dẫn
người đọc lướt.
- Sự đầy đủ chi tiết của thông tin thì hấp dẫn người đọc
kỹ
5. Chỉ viết ngắn gọn. Nên bỏ đi những thông tin thừa ít
được chú ý.
12


20 BƯỚC CHO MỘT THƯ
CHÀO HÀNG THÀNH CÔNG
6. Cung cấp những thông tin cần thiết.
7. Cung cấp những thông tin chứng minh cho họ
thấy sản phẩm hay dịch vụ của chúng ta tốt đúng
như chúng ta nói. Gửi kèm theo những số liệu và
giấy chứng nhận để họ không còn nghi ngờ gì.

13


20 BƯỚC CHO MỘT THƯ
CHÀO HÀNG THÀNH CÔNG
8. Hãy nói với người đọc:
Phải làm cho họ cảm thấy như chúng ta đang ngồi
bên cạnh và cùng bàn bạc vấn đề đó.

- Bắt đầu một số câu bằng “và” hay “nhưng”
- Sử dụng câu không đầy đủ để làm nổi bật hay
nhấn mạnh vấn đề.

14


20 BƯỚC CHO MỘT THƯ
CHÀO HÀNG THÀNH CÔNG
9. Cho họ một số quyền lợi, ví dụ:
- Một sản phẩm mẫu.
- Đảm bảo trả lại tiền.
- Chương trình giảm giá.
- Danh mục hàng hoá.
- Mời dùng thử.
- Tiết kiệm chi phí trong một thời gian nhất định.
- Cơ hội tham gia hội thảo và trúng thưởng.
15


20 BƯỚC CHO MỘT THƯ
CHÀO HÀNG THÀNH CÔNG
10. Phát triển quan hệ. Coi người đọc như thể chúng ta
cùng nhóm với họ.
- Dùng “chúng tôi” hoặc “chúng ta” thay cho “tôi”.
Ví dụ “Chúng ta đều biết là…”
- Ngỏ lời khen ngợi. Ví dụ: “Nhiều người biết danh
tiếng của quý vị…”
11. Sử dụng lời khẳng định chắc chắn. Sử dụng “sẽ”
hơn là “có lẽ”, “có thể” hay “nên”.

16


20 BƯỚC CHO MỘT THƯ
CHÀO HÀNG THÀNH CÔNG
12. Tạo động lực thôi thúc người đọc.
- Gia hạn cho thư chào hàng: “Thư chào hàng này có giá
trị đến …”
- Số lượng có hạn: “Thư chào hàng này dành cho 10 khách
hàng gọi đến sớm nhất…”
13. Tạo điều kiện dễ dàng cho người đọc liên lạc với chúng ta.
Hãy cung cấp:
- Phong bì đã dán tem.
- Số điện thoại gọi đến không mất tiền.
- Địa chỉ thư điện tử.
17


20 BƯỚC CHO MỘT THƯ
CHÀO HÀNG THÀNH CÔNG
14. Dùng tên riêng sẽ làm cho bức thư được tín
nhiệm hơn. Tên công ty càng nổi tiếng và người
gửi càng có chức cao thì bức thư càng có hiệu quả.
15. Tăng khả năng thư của chúng ta được mở ra đọc
bằng cách dùng phong bì có chất lượng cao, dán
kín. Tránh sử dụng phong bì có nhãn hiệu, có cước
bưu điện, tranh ảnh, lời ghi chú, biểu tượng liên
kết.
18

20 BƯỚC CHO MỘT THƯ
CHÀO HÀNG THÀNH CÔNG
16. Chỉ dùng lời ghi chú khi lưu ý người đọc một
quyền lợi nào đó.
Ví dụ: “Trang 2 sẽ cho các quý vị biết 3 cách để
giảm thuế ít nhất 10%”.
Tránh sử dụng ghi chú mà không liên quan đến
nội dung.
Ví dụ: “Kế toán của quý vị rất muốn nhận lá thư
này trước”.
19


20 BƯỚC CHO MỘT THƯ
CHÀO HÀNG THÀNH CÔNG
17. Viết đơn giản:
- Tránh dùng biệt ngữ, từ nhiều nghĩa hoặc từ ít
dùng.
- Mỗi đoạn chỉ nên khoảng 6 dòng.
- Viết câu ngắn gọn, mỗi câu không quá 20 từ.
- Hạn chế dùng dấu phẩy.
- Không nên dùng “và” ở những chỗ mà chúng ta
có thể chấm hết câu.
20


20 BƯỚC CHO MỘT THƯ
CHÀO HÀNG THÀNH CÔNG
18. Nên nhấn mạnh lợi ích đối với người đọc chứ

không phải là nhấn mạnh vào các đặc tính của sản
phẩm hoặc dịch vụ.
Đừng bao giờ cho rằng người đọc tự mình có thể
hiểu được những lợi ích đó.
19. Luôn kết thúc bằng lời mời gọi điện thoại đến.
21


20 BƯỚC CHO MỘT THƯ
CHÀO HÀNG THÀNH CÔNG
20. Thử nghiệm bản thảo của mình bằng hai cách:
- Đọc thành tiếng. Tự nghe mình đọc. Có cảm
giác là chúng ta đang đọc hay đang thảo luận
không? Nếu nghe có vẻ như là đọc thì cần phải
làm lại.
- Nhờ ai đó đọc và cho ý kiến.
(Theo 600 kỹ năng để bán hàng thành công - NXB Lao Động Xã
Hội)
22