cách viết thư tín giao dịch bằng tiếng anh

Mục tiêu: Soạn thảo được các loại thư thông báo sau

Thông điệp tích cực/trung lập

• TTB sản phẩm mới
• TTB chương trình khuyến mãi
• TTB địa chỉ mới

Thông điệp tiêu cực
•
•
•
•
•
•

TTB lần đầu
Thư nhắc nhở/thắc mắc
Thư cấp thiết
Tối hậu thư
TTB tăng giá
TTB kết thúc khuyến mãi


Bố cục cơ bản


Cách tiếp cận thông điệp

Trình bày thông điệp


Thông điệp tích cực
•Trình bày thông điệp ngay đoạn đầu tiên
•Lạc quan, mạch lạc
•Nhấn mạnh lợi ích người nhận
1. Lối viết

•Ngắn gọn
•Đủ sức nhấn mạnh
•Rõ ràng
2. Mở bài

•Căn cứ vào sự thật, khách quan
•Đề nghị phù hợp với tình huống
•Đưa ra nhiều sự lựa chọn
3. Thân bài


Thông điệp tích cực
•Bám sát chủ đề
•Không sáo rỗng
4. Kết bài

•Block
•Modified-Block
•Modified Semi Block
•Simplify
•Memo

5. Định dạng


Thông điệp tiêu cực
• Gắn lợi ích 2 bên
• Nhã nhặn, lịch thiệp
• Từ ngữ lạc quan, tích cực
1. Lối viết
• Không nên hàm ý đồng ý hay từ chối
• Không dẫn dắt người đọc theo chiều hướng nào
2. Mở bài
• Trình bày ngắn gọn thông điệp tiêu cực
• Cung cấp giải pháp
• Lập luận thuyết phục, rõ ràng, mạch lạc và chặt chẽ
3. Thân bài


Thông điệp tiêu cực
• Kết thúc thân thiện
• Không nhắc lại thông điệp tiêu cực đã nêu trên
4. Kết bài
• Block
• Modified-Block
• Modified Semi Block
• Simplify
• Memo
5. Định dạng


Các dạng thư thông báo

The Edu House R&D Center
Letterhead
275/110 Quang Trung Street, Ward 10, Go Vap District, HCMC
May 8, 2017

Date (1-2 spaces)

No.381

File Number

Nguyen Duy Tin
Chaidcorp Vietnam
4 Tran Quang Dieu Street, Ward 13, District 3, HCMC

Inside address
(1-2 spaces)

Attention: President of Chaidcorp Vietnam

Attention Line (1-2 spaces)

Subject: XXXXXXXXXXXXX

Subject Line

Dear Mr. Tin

Salutation (1 spaces)

(1) XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX

Body
(1 space between paragraphs)

(2) XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX
(3) XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX
Sincerely,

Complimentary close

Signature
Tu Do
Customer Service Manager
JFM:eer

Signature
Name & position
Additional Information


1. Thư thông báo thông điệp tiêu cực
Những câu và cụm từ hữu ích:

(1) State the concern and situation
oThank you for your …
oThank you for V-ing …
oWe would like to thank you for …
oWe thank you for …

1. Thư thông báo thông điệp tiêu cực
Những câu và cụm từ hữu ích:

(2) Indicate consequences and deadline
a. Indicate consequences
oI’m writing this letter to inform you …
oThis letter is to inform you that …
oWe would like to remind you that…
oWe had written to you on …, about … in respect of …
oWe very much regret that we have not received any reply to
our letter dated ……………, regarding the … of…


1. Thư thông báo thông điệp tiêu cực
Những câu và cụm từ hữu ích:

(2) Indicate consequences and deadline
b. Indicate deadline
oIf we do not receive … within a week of the receipt of this
notice, we shall be constrained to resort to legal proceeding
and you shall be held liable to the consequences.
oWe will have to look elsewhere if you cannot deliver on
time
oWe can have the right to unilaterally terminate the contract
unconditionally


1. Thư thông báo thông điệp tiêu cực
Những câu và cụm từ hữu ích:

(3) Indicate goodwill
-

Thank you for your understanding!

-

Thank you for the interest and time with us

- We shall be glad to serve you and hope to
receive your futher orders
- We assure you that any of your orders will have
our great attention.


1. Thư thông báo thông điệp tiêu cực

 Một số từ vựng tham khảo
in respone (n): sự đáp lại, sự phản hồi lại
looking for (v): tìm kiếm
cadidate (n): ứng viên
overtime (n): tăng ca
regret
(v): lấy làm tiếc
accommodate (v): nhận
performance (n): năng lực
premise (n): tiền đề
consider (v): xem xét
expertise (n): chuyên môn

confident (n): tự tin
invest
(v): đầu tư
intimate (v): thân thiết, mật thiết
regards (n): trân trọng


1. Thư thông báo thông điệp tiêu cực

Thư mẫu
Dear Mr. James
This letter severs as official notice that your payment
with our company is past due in the amount of 25000
dollars.
The account number is 483826484840.
This is your first notice that this payment is late.
Please send payment as soon as possible, in order to
prevent escalation of this case
Thanks for your understanding.
Sincerely,


2. Thư nhắc nhở
 Thư nhắc nhở (Remider letter) thường dược sử dụng sau
khi người viết đã phát hành thư thông báo nhưng vẫn không
nhận được phản hồi hay hành động nào từ người nhận.
 Trong giao dịch thương mại, ta thường dùng loại thư này
trong trường hợp cần nhắc nhở việc thanh toán (Payment
Reminder Letter )
 Bài này chúng ta sẽ tìm hiểu cách viết một bức thư nhắc nợ.

 Cấu trúc một bức thư nhắc nợ tuân theo các chuẩn viết một
bức thư tín giao dịch


2. Thư nhắc nhở
Nội dung cần có đối với một bức thư nhắc nhở :

(1) State the situation and deadline
• We would like to remind you that…
• We have not yet received…
• We had written to you on…, about… in respect of…
• We have failed to understand why…
• We very much regret that we have not received any
reply to our letter date …, regarding the… of…
• We have failed to understand why…
• We very much regret that we have not received any
reply to our letter date …, regarding the… of…


2. Thư nhắc nhở
Nội dung cần có đối với một bức thư nhắc nhở :

(2) Indicate consequences
- "In the event that on ... the amount is still not paid,
we are forced to calculate interest according to
the agreed."
- "As of ..., we will suspend your services without
notice to you and we will take further action."

2. Thư nhắc nhở

Một số từ vựng:
Currenly (adv): hiện tại
Remind (v): nhắc nhở
Record (n): hồ sơ
Interest (n): lãi suất
Grateful (adj): biết ơn
Cooperation (n): sự hợp tác
Regard (v): để ý đến
Invoice (n): hóa đơn
Balance (n): bảng cân đối
Consequence (n): hậu quả
Overdue (adj): quá hạn
Respect of:
vấn đề của
Amount of debt: món nợ
Enclose (v): đính kèm
Deadline (n): hạn chót
Owe
(n): nợ
Outstanding amount: số dư chưa thanh toán


2. Thư nhắc nhở

 Thư mẫu
Dear Mr.David,
Our records show that you have an outstanding balance dating back to
April 2017.Your April invoice was for $250.00 and we have not yet to

receive this payment.Please find a copy of the invoice enclosed.
If this amount has already been paid, please disregard this notice.
Otherwise, please forward us the amount owed in full by June 1 st,2017.
As our contract indicates, we begin charging 5% interest for any
outstanding balances after 30 days.
Thank you in advance for your cooperation.We hope to continue doing
business with you in the future.
Sincerely,


3 Thư cấp thiết

Thư cấp thiết được sử dụng khi không nhận
được sự phản hồi nào từ người nhận. Bức thư
này được sử dụng để hối thúc người đọc đi
đến một hành động cụ thể ngay lập tức.


3 Thư cấp thiết

Những câu và cụm từ hữu ích
Thông báo sự chậm trễ của khách hàng

We regret to inform you that …

’m afraid it would not be possible to …

Unfortunately we cannot / we are unable to …
2. Nêu tình hình và thời hạn
oWe regret to inform you that our order number ….

is now considerably overdue.
oPlease note that the goods we ordered on (date)
have not yet arrived.


3 Thư cấp thiết

Những câu và cụm từ hữu ích
3. Chỉ ra hậu quả
oWe very much regret that the sum of…..... has been
overdue since long and in spite of our repeated request
and reminders you haven’t cared to reply or remit the
amount…......
oIf we do not recevie... within a week of the receipt of
this noitice, we shall be constrained to resort to legal
proceeing and you shall be liable to the consequence


3 Thư cấp thiết

 Từ vựng
Regret (n): hối tiếc
Proceeding (v): tiến hành
Overdue (adj): quá hạn
liable
(adj): trách nhiệm
in spite of: mặc dù
Consequence (n): hậu quả
Repeated (adj): lặp đi lặp lại
request (n): yêu cầu

reminders (n): nhắc nhở
Reply
(n): đáp lại
receive (v): nhận được
notice (n): để ý
Constrained (adj): bị hạn chế
resort (n): phương sách
legal
(adj): hợp pháp