KY NANG SOAN THAO EMAIL CHO KHACH HANG

KỸ NĂNG SOẠN THẢO
EMAIL


Chuẩn bị: 03 phút

1

Chuẩn bị: 10 phút

2

Đặt Tên nhóm &
Slogan

lên trên giấy tên
3 Viếtnhóm
& slogan.


NỘI DUNG
1. Tại sao email lại quan trọng?
2. Một số lỗi hay gặp phải
3. Những quy tắc cơ bản trong viết
email
4. Một số ví dụ
5. Kiểm tra trực tiếp trên máy


Tại sao email lại quan
trọng?

Nhóm các bạn thường gặp
những lỗi nào trong quá trình
viết email?


Theo bạn, nhóm khác thường
gặp những lỗi nào trong quá
trình viết email?


Những quy tắc cơ bản trong viết
email?
(Trích từ Bertolo)
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.

Nghĩ trước khi viết
Viết email thật đơn giản
Viết email ngắn
Sử dụng dòng Subject
Đặt cấu trúc cho email
Làm chủ email của mình

Tránh những từ ngữ và cấu trúc khó hiểu
Cẩn thận trong việc Blind Copy và Reply
all


Đặt tên email
• Tên email thể hiện tính chuyên nghiệp
của bạn, tránh dùng những từ ngữ kiểu
dạng: canhbuomphieudu@...,
noinhomuadong33@....
• Cách tốt nhất nên dùng chính tên của
mình để đặt tên email, như:
,
,...


Quy trình viết một email
• Bước 1: Attach File (nếu có)
• Bước 2: Viết nội dung
• Bước 3: Đặt subject
• Bước 4: Kiểm tra lại nội dung và File
đã attach
• Bước 5: Nhập địa chỉ người nhận
• Bước 6: Gửi email


Bước 1: Attach file
• Nên đính kèm những file có định
dạng dễ mở (*.pdf, *.doc).
• Nếu có nhiều file, nên nén lại trước

khi gửi (*.rar).
• Đặt tên file phải dùng tiếng việt
không dấu.


Bước 2: Viết nội dung
• Trang trọng, lịch sự.
• Ngắn gọn, đơn giản, dễ hiểu.
• Đi trọng tâm điều muốn nói, tránh lan
man.
• Thống nhất kiểu chữ, màu chữ.
• Những nội dung cần nhấn mạnh thì nên
in đậm.
• Tránh sử dụng từ cảm thán (!) quá nhiều.


Bước 2: Viết nội dung
• Nội dung lời chào:
- Dear anh/chị,
- Kính gửi: Anh Nguyễn Văn A
- Kính gửi: Viện IMT
• Nội dung kết thúc:
- Thanks & Best regards,
- Trân trọng!
- Em cảm ơn anh/chị.


Bước 2: Viết nội dung
• Văn phong phải phù hợp, tùy đối
tượng gửi email là ai mà phải sử

dụng ngôn ngữ cho hợp lý và trân
trọng, lịch sự.


Bước 2: Viết nội dung
• Sử dụng chữ ký điện tử (chân email)
sau cuối mỗi email.


Bước 3: Đặt subject
• Phải đúng chủ đề muốn nói.
• Thu hút sự chú ý và cho họ biết nội
dung trong thư bạn gửi là gì.
• Tiêu đề phải rõ ràng, đúng mục đích và
không quá dài.
• Nếu email gửi đi mang tính định kỳ,
chẳng hạn như báo cáo về công việc thì
nên thêm ngày tháng năm trong tiêu
đề email.


Bước 3: Đặt subject
• Không bao giờ để trống tiêu đề email
• Viết bằng tiếng việt không dấu


Bước 4: Kiểm tra lại nội
dung và file đã attach
• Chú ý lỗi chính tả và hình thức email.
• Một email nhiều lỗi chính tả thể hiện

sự thiếu tôn trọng với người nhận.
• Tránh gửi file sai hoặc gửi sai tên
người nhận.


Bước 5: Nhập địa chỉ
người gửi
• Kiểm tra thật kỹ tên người nhận,
email của người nhận trước khi nhấn
nút “Send”.
• Nếu bạn vô ý gửi email chưa hoàn
chỉnh cho một người quan trọng thì
bạn sẽ rất khó giải thích và gây tai
họa nghiêm trọng.


Bước 6: Gửi email
• Trả lời email trong vòng 48h sau khi
nhận được email.
• Không gửi last minute email.
• Không bao giờ gửi spam.
• Khi forward email nào đó, bạn cần
phải được sự đồng ý của chủ email
đó.


Bước 6: Gửi email
• Đừng gửi bất cứ email nào mà bạn
không muốn công khai.
• Không bao giờ gửi email khi bạn

đang giận dữ.
• Không sử dụng email của công ty cho
mục đích cá nhân.


Một số ví dụ


Kiểm tra trên máy trực tiếp


EMAIL Ư – CHUYỆN NHỎ
!!!