invitation letter

Accept an Invitation to an Event
Dr. Mel Luthy, Chief Editor

Sample Letter #1
Thank you for your kind invitation to John and Jane's engagement party on Friday, January 16 at
6:30 p.m. My wife and I will be happy to attend and eagerly look forward to helping you celebrate 
this happy occasion.

Sample Letter #2
Thank you for inviting us to be part of Jane's graduation celebration. We're eager to see you all 
again. This event will make seeing you even more special.
We'll be arriving Thursday at 7:00 p.m. on flight 401. Thank you for offering to pick us up and 
getting us a room at the Doe Inn. You seem to think of everything.
We look forward to spending this time with you and getting better acquainted with Jane and her 
husband.

Sample Letter #3
John and I were delighted to receive the invitation to your barbecue. We accept and are looking 
forward to the event. I've misplaced the invitation, but as I recall, the barbecue is on Thursday, 
June 15, at 6:30. Please let me know if I am mistaken. We look forward to another great evening 
with you.

Sample Letter #4
I was pleased that you would invite me to attend Jane's retirement party. I appreciate your kind 
offer to pick me up at home, but I will already be in Springfield that day and plan to drive to the 
party myself.
I appreciate your thinking of me, and I look forward to seeing old friends again.

Accept an Invitation to Join an
Organization
Dr. Mel Luthy, Chief Editor

Sample Letter #1


I am pleased to accept your invitation to join the Springfield Raven Lodge. I have always 
respected the work the lodge does and the principles it stands for. I know it has a rich tradition of 
service and support for cultural activities.
As a member I will do my best to continue this great tradition. I look forward to a rewarding 
association with the members. Thank you for this expression of confidence.

Sample Letter #2
I am honored to accept the invitation to join your prestigious association. Over that past few 
years, I have admired the contributions your group has made to our community and feel that my 
own professional desires and goals are similar to those of your organization.
Thank you for the recognition. I look forward to meeting with you in person at the next meeting on
January 4 at 8:00 p.m.

Sample Letter #3
I gratefully accept your invitation to join the Doe Historic Players' Guild. I have long coveted an 
opportunity to share a stage with Guild members and to educate as we entertain. I shall certainly 
strive to be an active and inspirational member of this exceptional troupe.

Sample Letter #4
I accept your gracious invitation to join the Springfield MileMarkers Motorcycle Club. Having 
heard many tales about the rides and adventures of various MileMarkers, I deem it a great 
privilege to be counted among their ranks. I am willing accept the responsibilities of membership 
in this club, including opening my garage to other members and tendering membership dues in 
pizza when required.

Decline an Invitation to an Event

Dr. Mel Luthy, Chief Editor

Sample Letter #1
Thank you very much for your thoughtful invitation to attend Jane's graduation party. 
Unfortunately, John will be in Detroit on that day, and I am in charge of a community fund drive 
that requires my attention that night. Otherwise, we would surely be there. I'm sure it will be a 
great occasion. Please convey our regrets to Jane and extend our warm congratulations to her 
on this achievement. I'm sure you are justly proud.

Sample Letter #2


I appreciate your gracious invitation to your son's graduation party. Unfortunately, I already have 
an engagement that afternoon and will be unable to attend. Please let John know how proud I 
am of him for his achievement.
May you enjoy a wonderful celebration.

Sample Letter #3
How thrilled you must be to see Eric graduating from college! His open house next Friday sounds
wonderful. John and I would love to attend. Unfortunately, John has a business engagement in 
New York that week, and we have arranged for me to meet him there on the weekend. Please 
express our regrets as well as our congratulations to Eric. We hope to see him when we return.

Accept an Invitation to Speak or
Perform
Dr. Mel Luthy, Chief Editor

Sample Letter #1
I am pleased to accept your invitation to speak to the Finlandia Foundation in Springfield. I am 
honored that you would think of me.

You mentioned two possible topics, the Winter War of 1939 or the Civil War of 1917. I think a 
discussion of the Winter War would be most appropriate since two recent movies have depicted 
that period of Finnish history in contradictory ways.
My wife and I will drive to Springfield on December 4 to visit with colleagues at the university 
before the Foundation's meeting at 7:00 p.m. on December 5. We will be at the Doe Hall by 6:30 
that evening. Other than a microphone, I will only need an overhead projector to show some 
data. However, it would be helpful to know how informed the audience will be on the topic, and 
whether there will be many Finns with family experiences from that time?
Thank you for your offer of hotel accommodations, but we have family members in Springfield 
who we haven't seen for some time. They have offered to put us up for a few days. Again, thank 
you for the invitation to speak. I look forward to meeting with the Foundation.

Sample Letter #2
I am happy to accept your invitation to speak at your conference on Tuesday, May 16 at 10:00 
p.m. at the Doe Center in Springfield.
For my presentation, I will need a television, a VCR, an overhead projector, a chalk board, and a 
podium with a microphone. Also, I hope you can send me some information on my audience's 


general educational background and professional experience, so I can put together the 
appropriate technical material.
I am presently making travel arrangements and tentatively plan to arrive on Monday, May 15. 
You can expect my call sometime next week to confirm my travel itinerary and to make 
arrangements for reimbursement. I look forward to the conference.

Sample Letter #3
I simply cannot pass up your exciting invitation to speak at this year's Women's Conference. As 
you suggested in your letter, I will meet you in the conference hall on Monday, May 9 at 1:00 
p.m.
My enthusiasm for the subject of psychological well­being continues to grow. I plan to discuss 

some steps women can take to increase their self­esteem and which character traits they should 
look for in a prospective spouse to increase the possibility of having a fulfilling relationship. Since
I plan to use overhead transparencies and a video segment in my presentation, I would 
appreciate it if you could provide me with an overhead projector, a VCR, and a large­screen 
television monitor.
I appreciate this opportunity and gratefully accept your generous offer of a $500 honorarium.

Sample Letter #4
I accept with pleasure your invitation to speak at the Springfield Conference on Friday, May 2, at 
3:00 p.m. The title of my discussion will be "User Interface Advancements," and I will limit my 
comments to twenty minutes. My needs are modest, but I would appreciate a parking voucher 
and a tall glass of water. Thank you for your kind invitation. I look forward to a brisk exchange of 
ideas at the conference.

Extend a Formal Invitation
Dr. Mel Luthy, Chief Editor

Sample Letter #1
The Springfield Arts Council
requests the pleasure of your company
at a reception in honor of
Dr. John Doe
on the occasion of his retirement


on Friday, August fifth
from 7:00 to 8:30 p.m.
at The Springfield Hotel
1600 Main Street
R.S.V.P. 555­5555 by June 2

Sample Letter #2
Mr. John Doe
requests the pleasure of your company
at a dinner in honor of his daughter
Jane Doe
on the occasion of her graduation
on Tuesday, March eighth
at seven o'clock
at his home
648 Maple Lane
Centerville, Kansas 12346
R.S.V.P. 555­5555 by March 2

Sample Letter #3
The children of Mr. and Mrs. John Doe
extend to you an invitation to attend
an open house in celebration of
the Doe's Golden Anniversary
on Saturday, May 16, at 6:00 p.m.
at the Elk's Lodge


1555 Center Street
Springfield, Kansas
R.S.V.P. by May 2

Extend a Formal Invitation
Dr. Mel Luthy, Chief Editor

Sample Letter #1
The Springfield Arts Council
requests the pleasure of your company
at a reception in honor of
Dr. John Doe
on the occasion of his retirement
on Friday, August fifth
from 7:00 to 8:30 p.m.
at The Springfield Hotel
1600 Main Street
R.S.V.P. 555­5555 by June 2

Sample Letter #2
Mr. John Doe
requests the pleasure of your company
at a dinner in honor of his daughter
Jane Doe
on the occasion of her graduation
on Tuesday, March eighth
at seven o'clock


at his home
648 Maple Lane
Centerville, Kansas 12346
R.S.V.P. 555­5555 by March 2

Sample Letter #3
The children of Mr. and Mrs. John Doe
extend to you an invitation to attend

an open house in celebration of
the Doe's Golden Anniversary
on Saturday, May 16, at 6:00 p.m.
at the Elk's Lodge
1555 Center Street
Springfield, Kansas
R.S.V.P. by May 2