Thảo luận về nội dung ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán nhật ký chứng từ

LỜI MỞ ĐẦU
Trong các đơn vị, các tổ chức, các doanh nghiệp cùng với sự phát triển của sản
xuất, yêu cầu của công tác quản lý công tác kế toán sử dụng nhiều loại sổ kế toán có
kết cấu, phương pháp ghi khác nhau do đó hình thành các hình thức kế toán khác nhau
bao gồm: hình thức kế toán nhật ký sổ cái, hình thức kế toán nhật ký chung, hình thức
kế toán chứng từ ghi sổ, hình thức kế toán nhật ký chứng từ, hình thức kế toán trên
máy vi tính. Trong mỗi hình thức sổ kế toán có những quy định cụ thể về số lượng, kết
cấu, mẫu số, trình tự, phương pháp ghi chép và mối quan hệ giữa các sổ kế toán.
Doanh nghiệp phải căn cứ vào quy mô, đặc điểm hoạt động sản xuất, kinh doanh, yêu
cầu quản lý, trình độ nghiệp vụ của cán bộ kế toán, điều kiện trang bị kỹ thuật tính
toán, lựa chọn một hình thức kế toán phù hợp và phải tuân thủ theo đúng quy định của
hình thức sổ kế toán đó. Và để hiểu rõ hơn về một hình thức ghi sổ kế toán là như thế
nào thì hãy cùng nhóm 5 thảo luận về nội dung ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán
nhật ký chứng từ.
1. NỘI DUNG QUY TRÌNH
1.1 Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán Nhật ký – Chứng từ:
Ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Nhật ký – Chứng từ tức là:Tất cả các nghiệp
vụ kinh tế phát sinh đã được phản ánh trên các chứng từ kế toán đều được phân loại và
ghi vào sổ Nhật ký - chứng từ theo bên Có TK liên quan đối ứng với bên Nợ của các
TK khác.
Điều kiện áp dụng: Áp dụng đối với các doanh nghiệp có quy mô lớn, số lượng kế
toán nhiều với trình độ chuyên môn cao.
1.2 Ưu điểm, nhược điểm
a, Ưu điểm
Giảm nhẹ khối lượng ghi kế toán. Việc kiểm tra đối chiếu được thực hiện thường
xuyên. Cung cấp thông tin tuyệt vời.
b, Nhược điểm
Mẫu số kế toán phức tạp đòi hỏi người làm kế toán phải có trình độ chuyên môn
cao. Không thuận tiện cho việc ứng dụng tin học vào ghi sổ kế toán.
1.3 Các sổ kế toán được sử dụng trong hình thức kế toán Nhật ký - chứng từ

1


- Sổ nhật kí chứng từ
- Bảng kê
- Sổ cái tài khoản
- Các sổ kế toán chi tiết.
1.4 Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức Nhật ký chứng từ
Hàng ngày căn cứ vào các chứng từ kế toán đã được kiểm tra lấy số liệu ghi trực
tiếp vào các Nhật ký – Chứng từ hoặc Bảng kê, sổ chi tiết có liên quan.
Đối với các loại chi phí sản xuất, kinh doanh phát sinh nhiều lần hoặc mang tính
chất phân bổ, các chứng từ gốc trước hết được tập hợp và phân loại trong các bảng
phân bổ, sau đó lấy số liệu kết quả của bảng phân bổ ghi vào các Bảng kê và Nhật ký
– Chứng từ có liên quan.
Đối với các Nhật ký – Chứng từ được ghi căn cứ vào các Bảng kê, sổ chi tiết thì căn
cứ vào số liệu tổng cộng của bảng kê, sổ chi tiết, cuối tháng chuyển số liệu vào Nhật
ký – Chứng từ.
Cuối tháng khoá sổ, cộng số liệu trên các Nhật ký – Chứng từ, kiểm tra, đối chiếu số
liệu trên các Nhật ký – Chứng từ với các sổ, thẻ kế toán chi tiết, bảng tổng hợp chi tiết
có liên quan và lấy số liệu tổng cộng của các Nhật ký – Chứng từ ghi trực tiếp vào Sổ
Cái.
Đối với các chứng từ có liên quan đến các sổ, thẻ kế toán chi tiết thì được ghi trực
tiếp vào các sổ, thẻ có liên quan. Cuối tháng, cộng các sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết và
căn cứ vào sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết để lập các Bảng tổng hợp chi tiết theo từng tài
khoản để đối chiếu với Sổ Cái.
Số liệu tổng cộng ở Sổ Cái và một số chỉ tiêu chi tiết trong Nhật ký – Chứng từ,
Bảng kê và các Bảng tổng hợp chi tiết được dùng để lập báo cáo tài chính.

2

Chứng từ gốc và các
bảng phân bổ

Bảng kê

NKCT

Sổ, thẻ kế toán chi tiết

Sổ cái

Bảng tổng hợp
chi tiết

Báo cáo tài chính

Ghi chú:
Ghi hàng ngày
Ghi cuối tháng
Đối chiếu, kiểm tra
Sơ đồ 7.4: Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức Nhật ký chứng từ
II. THỰC TRẠNG GHI SỔ KẾ TOÁN HIỆN NAY Ở CÁC DOANH
NGHIỆP
Hình thức kế toán hiện hành đang áp dụng tại VN là các hình thức được quy định
theo quyết định 1141TC/QĐ/CĐKT ngày 1.11.1995 của Bộ tài chính. Tuy nhiên hiện
nay các hình thức ghi sổ kế toán còn gây nhiều khó khăn cho các doanh nghiệp do
trình tự ghi chép thiếu khoa học, khối lượng ghi chép trùng lặp; hệ thống sổ kế toán
không đảm bảo phản ánh và cung cấp đầy đủ các thông tin kinh tế tài chính, đáp ứng
các nhu cầu khác về quản lý hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Hơn thế nữa đa

số các doanh nghiệp ở Việt Nam là doanh nghiệp SME chính vì vậy các doanh nghiệp

3


phải căn cứ vào quy mô, đặc điểm sản xuất kinh doanh, yêu cầu quản lý, trình độ đội
ngũ cán bộ kế toán và mức độ trang bị cơ sở vật chất, phương tiện tính toán để lựa
chọn áp dụng hình thức kế toán nào cho phù hợp
Trong thực tế, thường doanh nghiệp không tôn trọng đầy đủ quy trình ghi chép của
mỗi hình thức như trong hình thức chứng từ ghi sổ có rất ít doanh nghiệp mở sổ đăng
ký chứng từ ghi sổ hoặc quy định mỗi chứng từ ghi sổ được lập cho mỗi nghiệp vụ,
nếu có nhiều nghiệp vụ cùng loại thì có thể lập chung trong một chứng từ ghi sổ,
nhưng trong thực tế người ta lập chứng từ ghi sổ như ghi vào nhật ký chung, nghĩa là
tất cả các nghiệp vụ có nội dung khác nhau đều có thể ghi chung trong một chứng từ
ghi sổ.
Chính vì vậy trong tương lai ở VN chỉ nên có một hình thức kế toán thì sẽ tạo
thuận lợi cho công tác kế toán hơn vì dễ thống nhất trong việc mở sổ, dễ học tập, thực
hành và đặc biệt là tạo thuận lợi cho việc kiểm soát công tác tổ chức kế toán của các
doanh nghiệp.
III. VÍ DỤ MINH HỌA (Về ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán nhật kí
chứng từ).
Với định khoản kế toán:
(01/01/2011)
Nợ TK 152 10
Nợ TK 133 15
Có TK 111 20
Có TK 112 05
•Nợ TK 152 (ghi vào Bảng kê số 3 Tính giá thành thực tế Nguyên liệu, vật liệu và công cụ,
dụng cụ (TK 152 -153 -Minh họa BẢNG KÊ SỐ 3)
•Nợ TK 133

•Có TK 111(ghi vào Nhật ký chứng từ số 1) ---> Ghi Có 111/ghi Nợ
133, Nợ 152 (cas t/toán tiền mặt) -Minh họa NHẬT KÝ CHỨNG TỪ
SỐ 1
•Có TK 112
(ghi vào Nhật ký chứng từ số 2) ---> Ghi Có 112/ghi Nợ 133, Nợ 152 (cas t/toán tiền gởi
ngân hàng) -Minh họa NHẬT KÝ CHỨNG TỪ SỐ 2
Đơn vị:……………………
Địa chỉ:…………………..

Mẫu số S04a2-DN
(Ban hành theo Thông tư số 200/2014/TT-BTC
Ngày 22/12/2014 của Bộ Tài chính)
nhật ký chứng từ số 2

4


Ghi Có Tài khoản 112 - Tiền gửi ngân hàng
Tháng ...... năm ......

Chứng từ

Số Số
TT hiệu
A

1

B

Ghi Có Tài khoản 112, ghi Nợ các tài khoản

Ngày,
tháng

Diễn
giải

C

D

111 121 128 133 151 152 153 156 211 213 221 222 341
1

2

3

1/1/2011

4

5

5

Cộng

6

7

8

9

10

11

12

...

13

14 15

0

5

0

5
Ngày..... tháng.... năm .......

Người ghi sổ
Kế toán trưởng

Giám đốc

(Ký, họ tên)

(Ký, họ tên, đóng dấu)

Đơn vị:………………
Địa chỉ:………………

Mẫu số S04b3-DN
(Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC
ngày 20/3/2006 của Bộ trưởng BTC)
BẢNG KÊ SỐ 3
Tính giá thành thực tế Nguyên liệu, vật liệu và công cụ , dụng cụ ( TK 152, 153)
Tháng …..Năm…..

Số
TT

A

Chỉ tiêu

16
5

Đã ghi Sổ Cái ngày 30. tháng.01 năm2011.

(Ký, họ tên)

...

Cộng
Có
TK
112

TK 152- Nguyên liệu, vật TK 153 - Công cụ , dụng
liệu
cụ

B

Giá hạch
toán

Giá thực tế

Giá hạch
toán

Giá thực tế

2

2

3

4

1

I .Số dư dầu tháng

2

P .Số dư phát sinh trong tháng

3

Từ NKCT số 1 ( ghi Có TK 111)

10

4

Từ NKCT số 2 ( ghi Có TK 112)

0

5


5

Từ NKCT số 5( ghi Có TK 331)

6

Từ NKCT số 6( ghi Có TK 151)

7

Từ NKCT số 7( ghi Có TK 152)

8

Từ NKCT khác

9

III. Cộng số dư đầu tháng và phát
sinh trong
tháng (I + P)

10

IV. Hệ số chênh lệch

11

V. Xuất dùng trong tháng

12

VI. Tồng kho cuối tháng(III - V )
Ngày …tháng…năm…
Kế toán trưởng

(Ký, họ tên

Người ghi sổ
(Ký, họ tên)

2. Với định khoản:(20/01/2011)
Nợ TK 111: 20.000
Nợ TK 112:25.000
Có TK 5111:30.000
Có TK 33311:15.000
•Nợ TK 111(ghi vào Bảng kê số 1) ---> Ghi Nợ 111/ghi có 5111, có 33311 --->Cas
T/t bán hàng tiền mặt(Xem minh họa BẢNG KÊ SỐ 1)
•Nợ TK 112(ghi vào Bảng kê số 2) ---> Ghi Nợ 112/ghi có 5111, có 33311 --->Cas T/t bán
hàng tiền gởi ngân hàng (Xem minh họa BẢNG KÊ SỐ 2)
•Có TK 5111 (ghi vàoNhật ký chứng từ số 8: Ghi Có TK 155 156 157
158 159 131 511 512 515 521 531 532 632 641 642 711 811 821 911)
•Có TK 33311
Đơn vị:……………………

Mẫu số S04b1-DN

Địa chỉ:…………………...

(Ban hành theo Thông tư số 200/2014/TT-BTC
Ngày 22/12/2014 của Bộ Tài chính)

bảng kê số 1
Ghi Nợ Tài khoản 111 - Tiền mặt
Tháng ...... năm .....
Số

dư đầu tháng: ..............
Số

Ngày

Ghi Nợ Tài khoản 111, ghi Có các tài khoản

6

Số dư


Cộng
TT
A

112 121 128 131 136 138 141
B

1

2

3

4

5

6

…

…

331 511

...

711 811

...

Nợ TK
111

8

9

10

11

12

13

15

16

15

5

20

15

5

20

7

Cộng

14

cuối
ngày
17

Số dư cuối tháng: .......

Đơn vị:……………………

Mẫu số S04b2-DN

Địa chỉ:…………………..

(Ban hành theo Thông tư số 200/2014/TT-BTC
Ngày 22/12/2014 của Bộ Tài chính)

bảng kê số 2
Ghi Nợ Tài khoản 112 - Tiền gửi ngân hàng
Tháng ...... năm ......
Số dư cuối tháng………
Chứng từ
Số Số Ngày,
TT hiệu tháng
A

B

C

Số dư

Ghi Nợ Tài khoản 112, ghi Có các Tài khoản
Diễn
giải
D

111 113 121 128 131 136 138 ... 333 511 711
1

2

3

4

5

6

7

7

8

9

10

11

...

Cộng
Nợ TK
112

cuối
ngày

12

13

14


0

Cộng

25

0

25

25

25

Số dư cuối tháng:.........
Ngày..... tháng.... năm .......
Người ghi sổ
(Ký, họ tên)

Kế toán trưởng

Giám đốc

(Ký, họ tên)

(Ký, họ tên, đóng dấu)

Đơn vị:……………

Mẫu số S05-DN

Địa chỉ:…………...

(Ban hành theo Thông tư số 200/2014/TT-BTC
Ngày 22/12/2014 của Bộ Tài chính)
sổ cái
(Dùng cho hình thức Nhật ký – Chứng từ)
Tài khoản ......112..
Số dư đầu năm
Nợ

Ghi Có các TK, đối
ứng Nợ với TK này
A

Có

Tháng Tháng Tháng Tháng Tháng Tháng Tháng Tháng Tháng Tháng Tháng Tháng
1

2

3

4

5

6

5
25

8

7

8

9

10

11

12

Cộng


Cộng số phát sinh Nợ

25

Tổng số phát sinh Có

5

Số dư cuối thángNợ

25

Có

5
Ngày..... tháng.... năm .......

Người ghi sổ
(Ký, họ tên)

Kế toán trưởng

Giám đốc

(Ký, họ tên)

(Ký, họ tên, đóng dấu)

KẾT LUẬN
Quy trình ghi sổ kế toán theo hình thức nhật ký chứng từ cho thấy trong quá trình
thu nhận và xử lí thông tin về hoạt động kinh doanh của các đơn vị. Cuối tháng đối
chiếu số liệu giữa các nhật ký chứng từ với nhau, giữa nhật ký chứng từ với bảng kê,
sau đó căn cứ vào nhật ký chứng từ ghi sổ cái, lập bảng tổng hợp chi tiết. Khi sử dụng
hình thức kế toán nhật ký chứng từ sẽ giảm được khối lượng ghi chép, đối chiếu số

liệu tương đối chính xác. Tuy nhiên phương pháp này có mẫu sổ kế toán phức tạp, đòi
hỏi nhân viên có trình độ cao, khó áp dụng tin học và kế toán, nhân viên phải thực sự
có trình độ mới dùng được, do đó chỉ áp dụng cho các doanh nghiệp có quy mô lớn,
nhiều nhân viên kế toán có trình độ cao.

9