GIAO TIẾP CÔNG SỞ(TỔNG hợp)

GIAO TIẾP CÔNG SỞ
GIAO TIẾP:
Là một quá trình hoạt động trao đổi thông tin giữa người nói và
người nghe nhằm đạt được một mục đích nào đó. Thông
thường, giao tiếp trải qua ba trạng thái:
1.Trao đổi thông tin, tiếp xúc tâm lý;
2.Hiểu biết lẫn nhau;
3.Tác động và ảnh hưởng lẫn nhau.
GIAO TIẾP NƠI CÔNG SỞ:
Là quan hệ giao tiếp bao gồm mối quan hệ bên trong và bên
ngoài cơ quan, doanh nghiệp hay là một tổ chức nào đó, nhất là
đối với những cơ quan kinh doanh thường xuyên quan hệ tiếp
xúc với xã hội bên ngoài.
Mục đích chủ yếu của những mối quan hệ này là đi đến “ nhân
hòa” ở trình độ cao cấp. Giao tiếp là hoạt động nhằm xác lập
mối quan hệ và sự tiếp xúc giữa con người với nhau nhằm thỏa
mãn những nhu cầu nhất định. Trên cơ sở thu nhận thông tin,
hai bên giao tiếp sẽ xây dựng, điều chỉnh mục tiêu, điều chỉnh
hành vi qua sự tác động lẫn nhau để cùng hiểu biết về tình
huống, có cùng tiếng nói, đem lại lợi ích nhiều nhất có thể có.
Trong cuộc sống hàng ngày, đặc biệt là các mối quan hệ nơi
công sở, thất bại trong giao tiếp thường là nguyên nhân của
những bất đồng hoặc hiểu lầm giữa các đối tượng giao tiếp. Sự
thành công của một nhân viên không chỉ phụ thuộc vào tính

1


chuyên nghiệp và sự siêng năng làm việc mà còn ở các mối
quan hệ cá nhân và kỹ năng giao tiếp của họ.
VĂN HÓA ỨNG XỬ NƠI CÔNG SỞ.

- Học cách ứng xử với cấp trên
Trong mọi tình huống giao tiếp, ứng xử với cấp trên bạn nên giữ
thái độ bình tĩnh, tự tin khi trình bày những quan điểm của
mình. Khi gặp bất đồng với sếp về quan điểm hay công việc
bạn hãy cư xử thật khéo léo và góp ý sếp một cách tế nhị nhất.
Tránh gây bất hòa, cãi vã với sếp khi ý kiến của bạn không được
chấp nhận điều này sẽ làm ảnh hưởng đến hình ảnh của bạn
trong mắt sếp và đồng nghiệp. Để trở thành một nhân viên
được sếp tin cẩn và đánh giá cao bạn cũng nên trình bày thẳng
thắn, rõ ràng các chính kiến của mình trong công việc. Hãy tiến
hành thực hiện công việc với sếp của bạn trên tinh thần cùng
hợp tác và phát triển.
- Tôn trọng đồng nghiệp
Đồng nghiệp là những người mà bạn sẽ thường xuyên tiếp xúc
với họ và cùng nhau hợp tác xây dựng các dự án của công ty.
Vậy nên, bạn cần thiết lập những mối quan hệ ấy trên cơ sở xây
dựng và tôn trọng lẫn nhau. Tránh tình trạng xem mình “giỏi
hơn đồng nghiệp” bạn sẽ khó tìm được tiếng nói chung với họ
trong công việc. Ngược lại, bạn cũng không nên quá tự ti bản
thân mình về trình độ và chuyên môn so với đồng nghiệp điều
này sẽ khiến bạn dễ chán nản và làm sa sút chất lượng công
việc. Hãy xem những người đồng nghiệp của mình như những
người bạn đồng hành cùng nhau chia sẻ công việc và tận hưởng

2


thành công. Đồng nghiệp là những người bạn đồng hành cùng
nhau chia sẻ công việc và tận hưởng thành công.
- Xây dựng quan hệ với cấp dưới

Đây chính là những cộng sự đắc lực giúp bạn hoàn thành tốt
mọi công việc được cấp trên giao phó. Cần tạo cho họ niềm tin
và giúp họ có một nguồn năng lượng tràn đầy để có thể bắt đầu
công việc. Truyền cảm hứng cho họ mọi lúc, mọi nơi, tránh thái
độ ra lệnh, quát tháo cấp dưới. Tuy nhiên, cần có những quy
định nghiêm khắc để nhân viên có thể hoàn thành công việc
đúng hạn.
- Đừng biến mình thành “thiên lôi”
Trong công việc bạn nên có chính kiến riêng, không nên quá thụ
động. Bạn nên hiểu rõ vị trí và những công việc mình đang làm,
tránh tình trạng “ai bảo làm gì làm nấy”. Cần có một tiến trình
làm việc rõ ràng và cụ thể, tốt nhất vào mỗi đầu tuần bạn nên
lên kế hoạch làm việc và đánh giá hiệu quả vào ngày cuối
tuần.Tránh những đề nghị không phù hợp với chuyên môn. Một
ngày bạn cũng chỉ có 8 giờ để làm việc, vì thế bạn phải tận
dụng tối ưu thời gian đó. Không nên quá “ôm đồm” công việc
vào mình hoặc nhận quá nhiều lời nhờ vả giúp đỡ từ đồng
nghiệp mà bạn cảm thấy điều đó không phù hợp với bạn. Nên
biết nói từ chối một cách khéo léo và tế nhị nhất có thể.
- Hạn chế “tán gẫu” quá nhiều khi làm việc
Bạn chỉ nên đưa ra những tình huống trò chuyện khi cần thiết
hoặc những lúc rảnh rỗi. Không quá lạm dụng chúng, đặc biệt
việc tán gẫu quá nhiều sẽ làm bạn mất điểm trong mắt sếp và
3


khiến cho đồng nghiệp ngán ngẩm. Đừng biến mình thành “bà
tám” trong khi bạn còn một núi công việc cần giải quyết.
- Khoe khoang tiền thưởng
Hiện nay, để đảm bảo tính khách quan và công bằng với năng

lực làm việc của mỗi nhân viên các công ty thường ít tiết lộ
lương thực nhận và các khoản lợi nhuận khác. Việc bạn khoe
khoang về lương hay tiền thưởng với đồng nghiệp sẽ khiến bạn
trở nên thiếu tế nhị và tự bạn có thể cô lập bạn với mọi người.
- “Nói xấu” đồng nghiệp
Đây là một trong những điều tối kỵ ở bất cứ công ty hay tổ chức
nào. Nếu không hài lòng với cấp trên hay đồng nghiệp bạn nên
thẳng thắn và tế nhị góp ý cùng họ. Không nên, nói xấu họ hay
cố tình “chia bè kết phái” sẽ chẳng có gì hay khi bạn là người
hết nói xấu người này lại chê bai người khác.
- Văn hóa sử dụng điện thoại
Hãy cho đồng nghiệp thấy rằng bạn là người sử dụng công
nghệ thông minh. Trước khi bước vào một cuộc họp hay gặp gỡ
khách hàng bạn nên tắt bớt hoặc chuyển về chế độ im lặng cho
chiếc điện thoại của mình. Sẽ thật khiếm nhã khi bạn đang làm
việc với đồng nghiệp và khách hàng mà chuông điện thoại cứ
reo lên ầm ĩ.
- Làm việc hết sức, chơi hết mình
Khi bạn đã xây dựng cho mình một thái độ làm việc nghiêm túc
và mang lại những kết quả khá khả quan thì tại sao lại không
cùng các đồng nghiệp mình “xả tress” nhỉ ? Bạn nên tham gia
hết mình vào những hoạt động do công đoàn công ty tổ chức,
4


chính lúc này bạn sẽ khám phá được những điều thú vị từ đồng
nghiệp của mình.
CÁC CÁCH GIAO TIẾP NƠI CÔNG SỞ
1. Tự đối thoại tích cực với bản thân
Đối thoại tích cực với bản thân sẽ giúp bạn có thể đối thoại tích

cực với người khác. Đó là một thực tế. Vì thế, trước khi "hành
động", hãy nói với bản thân rằng bạn có thể làm được việc này
để không phải đi đến một cái kết tệ hơn.
2. Tỉnh táo
Đôi khi thật khó để giữ thái độ khách quan khi những người
khác làm hỏng kế hoạch của bạn. Nhưng hãy tập trung, bởi vì
tức giận sẽ không tốt cho cả hai bên. Vì thế, hãy dành chút thời
gian để viết ra giấy (hoặc ít nhất là nghĩ trong đầu) những vấn
đề giữa 2 người và tìm ra giải pháp. Kết quả là bạn sẽ bình tĩnh
hơn và tập trung hơn. Hãy nhớ rằng không có kẻ khó chịu nào
đáng để bạn tức giận.
3. Sử dụng những từ quyết đoán
Hãy đảm bảo rằng những cuộc đối thoại luôn đơn giản và tập
trung, quyết đoán và giữ vững lập trường.
4. Sử dụng từ “câu giờ”
Nếu bạn không phải là người có thể phản ứng nhanh, hãy dùng
những từ như “chà”, “à”… để có thêm vài giây suy nghĩ trước
khi đưa ra những tranh luận bình tĩnh và quyết đoán nhất.

5


Đó cũng là cách hay để đáp lại những chỉ trích không công
bằng. Hãy nhớ sử dụng mẹo này cho những lần tranh luận tiếp
theo.
5. Xây dựng quan hệ với cấp dưới
Đây chính là những cộng sự đắc lực giúp bạn hoàn thành tốt
mọi công việc được cấp trên giao phó. Cần tạo cho họ niềm tin
và giúp họ có một nguồn năng lượng tràn đầy để có thể bắt đầu
công việc. Truyền cảm hứng cho họ mọi lúc, mọi nơi, tránh thái

độ ra lệnh, quát tháo cấp dưới. Tuy nhiên, cần có những quy
định nghiêm khắc để nhân viên có thể hoàn thành công việc
đúng hạn.
6. Lắng nghe tích cực
Đôi khi bạn cũng nên lắng nghe một cách tích cực ý kiến của
những người hay phàn nàn. Hãy tự hỏi mình xem nên sửa đổi gì
từ những chỉ trích đó hay không? Liệu có hướng giải quyết nào
không? Liệu bạn có thể thay đổi để mọi chuyện suôn sẻ hơn
được không?
7. Hãy tự tin
Hãy tỏ ra tự tin, thông qua ngôn ngữ cơ thể, giao tiếp bằng ánh
mắt hoặc biểu hiện khuôn mặt. Quan trọng là, dù bạn già hay
trẻ, là người mới hay người cũ thì bạn cũng phải luôn ủng hộ
những cái mà bạn biết là đúng đắn và tốt đẹp.
8. Hạn chế “tán gẫu” quá nhiều nơi công sở
Bạn chỉ nên đưa ra những tình huống trò chuyện khi cần thiết
hoặc những lúc rảnh rỗi. Không quá lạm dụng chúng, đặc biệt
việc tán gẫu quá nhiều sẽ làm bạn mất điểm trong mắt sếp và
6


khiến cho đồng nghiệp ngán ngẩm. Đừng biến mình thành “bà
tám” công sở trong khi bạn còn một núi công việc cần giải
quyết.
9. Đừng tìm tới sếp trừ khi không còn cách nào khác
Gặp trực tiếp sếp khi một đồng nghiệp hay khách hàng có vấn
đề sẽ làm mất uy tín của bạn. Bạn sẽ trở thành một mục tiêu dễ
bị tấn công và sẽ chẳng học hỏi được điều gì. Thay vào đó, hãy
tập trung vào việc sử dụng các kỹ năng để xử lý tình hình. Hãy
nhớ rằng dù mọi chuyện có tệ đến mức nào thì cuối cùng, mọi

xung đột cũng sẽ chấm dứt.
HỌP.
1. Lưu ý:
- Nên bắt đầu bằng việc tuyên bố mục đích của cuộc họp, hoặc nêu rõ ràng các
vấn đề cần giải quyết.
- Đưa ra mục tiêu ở ngay đầu cuộc họp sẽ giúp định hướng cuộc họp
- Nên phát tài liệu in sẵn về các vấn đề thảo luận
2. Nhiệm vụ của người chủ tọa:
1) Sắp xếp thời gian và địa điểm
2) Chuẩn bị và lập chương trình làm việc
3) Ổn định cuộc họp một cách nhanh chóng
4) Nêu rõ mục đích cuộc họp
5) Giữ cuộc thảo luận theo đúng kế hoạch
6) Kêu gọi mọi người đóng góp ý kiến
7) Kiểm soát các thành viên quá nhiệt tình
8) Tạo một bầu không khí thoải mái
9) Tóm tắt lại các vấn đề sau khi các thành viên đóng góp ý kiến
10) Kết thúc cuộc họp theo đúng thòi gian biểu.
3. Nhiệm vụ một thành viên
1) GIAO TIẾP BÊN NGOÀI: Đến đúng giờ. Trường hợp đến trễ phải xin
phép chủ tọa
7


2) Phải ghi chép nội dung cuộc họp
3) Trình bày ý kiến của mình
4) Trao đổi thông tin với các thành viên khác, liên kết ý kiến của mình với
các thành viên khác
5) Giúp cuộc họp được tiến hành một cách thuận lợi: Bạn phải giúp chủ tọa
điều khiển cuộc họp một cách thuận lợi, thoải mái.

1. Giao tiếp với khách hàng:
Khách hàng phải được đặt ở vị trí trung tâm trong toàn bộ hoạt động sản xuất
kinh doanh của doanh nghiệp. Và doanh nghiệp phải hướng toàn bộ nỗ lực của
mình vào việc cố gắng thỏa mãn đến mức tốt nhất mọi nhu cầu của khách hàng.
-

Cho khách hàng biết họ luôn quan trọng.
Luôn giúp đỡ khách hàng.
Luôn biết cách đặt câu hỏi.
Đừng chỉ nói và nói.
Hiểu rõ thông điệp khách hàng muốn truyền tải.

Làm cho khách hàng thấy được tầm quan trọng của họ và họ được tôn trọng thật
sự trên thực tế. Hướng sự chú ý đến đối tượng giao tiếp, tập trung và nhiệt tình trả
lời tất cả những vấn đề mà họ quan tâm nếu có thể được. Mỉm cười khi cần thiết,
biết tán thưởng đối tượng đúng lúc. Hãy lắng nghe họ là chính. Tránh tranh luận
nếu vấn đề đó không cần thiết phải tranh luận. Một công việc nào đó được giải
quyết cần tạo cho khách ý nghĩ giải quyết như thế là thỏa đáng, hoặc giải quyết
như thế là họ có lợi.
Nghệ thuật chế ngự khi khách hàng đang tức giận Bình tĩnh
- Để khách hàng giải tỏa nỗi lòng.
- Đảm bảo trách nhiệm hợp lý: hãy xin lỗi đúng phần sự vụ mà bản thân và
công ty phải chịu trách nhiệm, giải quyết tình huống sao cho khách hàng hài
lòng. Tránh mắc các lỗi thông thường: đổ trách nhiệm cho người khác; đừng
bao giờ ăn miếng trả miếng
NHÀ CUNG CẤP/ĐỐI TÁC.
- Không bắt họ phải chờ đợi
- Tỏ ra coi trọng họ không thua kém khách hàng
- Khi có những trục trặc liên quan đến những hợp đồng nên tìm hiểu cặn kẽ vấn
đế vướng mắc vói họ trên tinh thần hợp tác đê tìm ra giải pháp tốt nhất.

8


- Trò chuyện thân thiện, tạo mối quan hệ tốt với họ, vì sẽ có nhiều trường hợp ta
cần đến sự nhiệt tình giúp đỡ của họ.
- Hãy thanh toán đúng hạn các khoản phải chi trả cho họ
- Hãy cẩn thận với họ về những bí mật kinh doanh của Công ty
- Hãy khéo léo khai thác thông tin về ngành nghề của Công ty
mình hoạt động.
1. Khi bắt đầu một cuộc gặp, cần chuẩn bị một số vấn đề để
thảo luận cũng như các câu hỏi có liên quan. Nếu bạn đã từng
gặp một người nào từ trước đó, cố gắng nhớ những thông tin về
anh ấy, các thói quen, sở thích hoặc bất cứ vấn đề gì liên quan
đến cả bạn và anh ta.
2. Đầu tiên hãy nói lời chào. Nếu bạn không chắc họ nhớ tên
của mình thì hãy giới thiệu tên của bạn để tránh bị bối rối. Cười
và bắt tay đối tác.
3. Giới thiệu về mình, cố gắng nhớ tên của đối tác và nên sử
dụng thường xuyên.
4. Hãy bắt đầu câu chuyện bằng các câu hỏi mở. Ví dụ “Mọi
người tham dự có vẻ rất đầy đủ, anh đến đây được bao lâu rồi?”
Hoặc bạn cũng có thể hỏi về các chuyến đi, hỏi xem họ có quen
biết những vị khách khác không, và quen trong trường hợp nào.
5. Lắng nghe và đưa ra các ý kiến phản hồi để thể hiện bạn là
người rất quan tâm đến câu chuyện của đối tác. Mắt nhìn đối
tác, đừng bao giờ liếc quanh căn phòng trong khi họ đang nói.
6. Bạn nên lắng nghe nhiều hơn nói.
7. Hãy đóng góp ý kiến một cách tích cực. Luôn cập nhật thông
tin, sự kiện để câu chuyện thêm phong phú. Hãy bắt đầu bằng
câu hỏi: "Bạn nghĩ gì về vấn đề…? "Bạn đã bao giờ nghe…" …

9


Tuy nhiên, cũng cần tránh đưa quá nhiều chủ đề bởi như vậy rất
dễ rơi vào tình trạng lan man, nhàm chán.
8. Hãy tiếp cận và liên kết mối quan hệ giữa nhiều người với
nhau trong cuộc gặp để câu chuyện trở nên hấp dẫn hơn.
9. Nếu một ai đó đưa cho bạn một tấm card, hãy đón nhận như
là một món quà. Cầm bằng cả hai tay, và dành một chút thời
gian để đọc nó. Khi đã đọc xong, cất tấm card vào trong túi áo
hoặc trong ví để khẳng định giá trị của nó.
10. Ngôn ngữ cơ thể cũng rất quan trọng. Nó sẽ chỉ rõ bạn là
người như thế nào. Do vậy, dù muốn hay không, khi nói chuyện
với người khác cũng phải thể hiện sự mạnh mẽ, tự tin để người
khác cảm thấy bạn là người nhiệt tình.
11. Trước khi bắt đầu cuộc nói chuyện, hãy quan sát và lắng
nghe những phản ứng của đối tác để có những điều chỉnh thích
hợp.
12. Khi kết thúc cuộc gặp, hãy chắc rằng bạn rời đi một cách tế
nhị. Ví dụ "Xin lỗi, tôi có một chút việc ở đằng kia, hẹn gặp lại
anh nhé!"
Nhớ rằng, mục tiêu trong cuộc gặp là để lại ấn tượng tốt với mọi
người, tạo dựng và duy trì mối quan hệ lâu dài với đối tác. Vì
thế bạn cần phải khéo léo, nhanh nhạy trong mọi tình huốn, nói
ngắn gọn và luôn thể hiện sự nhiệt tình.

10