Tài liệu tham khảo môn hệ thống thông tin kế toán

Lưu đồ mô tả chu trình doanh thu:
Nhân viên bán hàng
Kế toán theo dõi hàng hóa
Kế toán theo dõi bán hàng
Bắt đầu
KH và
NV thỏa
thuận loại
máy tính
đặt mua

Bảng chào
giá

Bảng chào
giá

Phiếu giao 2
hàng 1

Phiếu giao 2
hàng 1
Phiếu giao 2
hàng 1

Căn
cứ
vào
liên 1
PGH

Tiền

Theo
thỏa
thuận
trên
PGH

Tại địa điểm
thỏa thuận
PGH

A

KH ký
vào
PGH

Sổ chi tiết
B

Theo
từng
hàng
hóa

PGH

Sheet
Buttoan

PGH

Tiền

Phiếu thu
Nhập vào
PM Excel

Cập nhật số liệu

C

B

PGH

Lập BC thu chi tiền, BC
lãi (lỗ), BC thuế.

BC thu
chi tiền

Tiền

Lập phiếu thu

Lập các sổ chi
tiết

Phiếu thu
Lắp ráp

Phiếu giao
hàng 1

Sheet
Hanghoa

Nhập vào
PM Excel

Phiếu giao
hàng

A

Cập nhật số liệu

Mở kho, xuất
hàng

Lập phiếu giao
hàng

Phần mềm Excel

BC thu
chi tiền

BC lãi (lỗ) BC thuế

BC lãi (lỗ) BC thuế
Côn
g ty
C
Kết thúc

PGH


Ghi chú: KH: Khách hàng; PGH: Phiếu giao hàng; BC: Báo cáo; PM: Phần mềm; NV: Nhân viên


Lưu đồ mô tả chu trình chi phí:
Kế toán theo dõi hàng hóa

Phần mềm Excel

Kế toán bán hàng

Giám đốc

Bắt đầu
A

Cập nhật
số liệu

Người bán

không gửi
kèm chứng
từ khi giao
hàng

Chứng kiến quá
trình nhận hàng,
nhập kho và lập
phiếu nhập kho

Phiếu nhập
kho

Nhập vào
PM Excel

Phiếu nhập
kho

Sheet
Hanghoa

Nhập số liệu tổng
Sổ cái
hợp
tài khoản 331

Lập các bảng tổng
hợp

Nhập mặt hàng, số lượng.
Khi nhận được HĐ sẽ nhập
bổ sung giá mua hàng

A

BTH nhập
xuất tồn

Thông báo
nợ

Đối chiếu,
lập phiếu chi

Cuối
tháng

BTH mua
hàng

Nhà
cung cấp

Sổ cái
tài khoản 331

Thông
báo nợ

Phiếu chi

Xét duyệt và
thanh toán

Phiếu chi đã xét
duyệt

Phiếu chi
Kết thúc

Cập nhật số liệu
Sheet
Buttoan

Tính GV hàng xuất bán, định
khoản.
Căn cứ vào tình hình
mua hàng, các
CPMH phát sinh

Sheet
Buttoan

Dựa vào sheet
Buttoan tính KQKD

Ghi chú:PGH: Phiếu giao hàng;PM: Phần mềm; BTH: Bảng tổng hợp; GV: Giá vốn; KQKD: Kết quả kinh doanh;CPMH: Chi phí mua hàng

I. Mô tả đánh giá hệ thống kế toán
• Chu trình doanh thu:
 Quá trình bán hàng và thu tiền chủ yếu căn cứ vào phiếu giao hàng. Khi xuất kho,
căn cứ vào liên 1 phiếu giao hàng, số liệu được nhập vào sheet Hanghoa của Excel.
Số tiền thu được được theo dõi trên phiếu thu. Số liệu dựa trên phiếu thu và phiếu
giao hàng được nhập vào sheet Buttoan của Excel. Các tài khoản không được theo
dõi một cách cụ thể, chi tiết trên sổ chi tiết bán hàng.
 Một số chứng từ vẫn còn thiếu như hóa đơn bán hàng, giấy báo trả tiền, lệnh bán
hàng, credit memo. Phiếu thu không được đánh số thứ tự, dẫn đến việc xem xét,
quản lý chứng từ có nguy cơ bị sai sót và gặp nhiều khó khăn.
 Cách thức hạch toán: nhập số liệu vào sheet Hanghoa của Excel khi xuất kho. Lập
phiếu thu ngay khi nhận được phiếu giao hàng và tiền của khách hàng (do nhân viên
bán hàng chuyển đến), sau đó dựa trên phiếu giao hàng và phiếu thu nhập số liệu vào
sheet Buttoan => Ghi nhận doanh thu ngay khi nhận được tiền do nhân viên bán
hàng chuyển đến.
 Các đối tượng được theo dõi ở đây là khách hàng và hàng hóa. Khách hàng không
được theo dõi chi tiết, vì thế công ty sẽ gặp nhiều khó khăn trong việc quản lý khách
hàng, xác định khách hàng thường xuyên của công ty, dẫn đén các chính sách thu hút
khách hàng có thể sẽ được đưa ra không hợp lý. Hàng hóa được theo dõi chi tiết trên
sổ chi tiết theo từng hàng hóa, vì vậy việc theo dõi, quản lý hàng hóa sẽ cụ thể và dễ
dàng cho người quản lý xác định mặt hàng chiến lược, tình hình xuất bán hàng hóa
trong kỳ,…
 Các bảng báo cáo còn thiếu: báo cáo khách hàng, báo cáo về hàng nhập trong kỳ, báo
cáo nợ phải thu theo tuổi nợ.
 Các rủi ro kiểm soát dễ xảy ra: chứng từ không được đánh số thứ tự nên dễ xảy ra
gian lận. Việc theo dõi chi tiết khách hàng không được thực hiện nên dễ xảy ra sai
sót trong việc quản lý nợ phải thu của khách hàng.
• Chu trình chi phí:
 Hệ thống chỉ theo dõi trên sổ cái tài khoản 331, không theo dõi chi tiết khoản phải trả
cho từng nhà cung cấp.

 Số lượng, mặt hàng cần mua được chủ doanh nghiệp đặt hàng trực tiếp cho nhà cung
cấp (có thể chỉ có bảng kế hoạch mua hàng dự tính), không có chứng từ cụ thể. Các
khoản phải trả cũng không có chứng từ đầy đủ. Một số chứng từ vẫn còn thiếu như:
giấy yêu cầu mua hàng, phiếu đặt hàng, hóa đơn mua hàng, chứng từ thanh toán.
 Cách thức hạch toán: mặt hàng, số lượng hàng hóa được ghi nhận vào sheet Hanghoa
ngay sau khi nhập kho. Công ty cũng ghi tăng khoản phải trả cho nhà cung cấp
(không nêu rõ thời gian).
 Các đối tượng được theo dõi ở đây là hàng hóa và nhà cung cấp. Hàng hóa khi nhập
kho không được kiểm tra, đối chiếu với bảng kế hoạch mua hàng dự tính. Bên cạnh
đó, công ty cũng không lập sổ chi tiết theo dõi khoản phải trả theo từng nhà cung
cấp.
 Các bảng báo cáo còn thiếu: báo cáo nợ phải trả.
 Các rủi ro kiểm soát dễ xảy ra: mất hàng hóa, hàng nhập kho không đúng yêu cầu,
chủng loại, số lượng do không đối chiếu với chứng từ cần thiết khi nhập kho. Các
chức năng không được tách biệt như chức năng kế toán với thủ kho, không có sự
kiểm tra với nhân viên nên rủi ro có thể xảy ra. Bên cạnh đó sổ chi tiết theo dõi
khoản phải trả theo từng nhà cung cấp không được lập nên việc theo dõi và xác định
nghĩa vụ thanh toán của doanh nghiệp có thể gặp nhiều khó khăn.
II. Khả năng ứng dụng công nghệ thông tin
Vì tất cả công việc kế toán đều được xử lý bán thủ công dưới sự trợ giúp của Excel nên khả
năng ứng dụng công nghệ thông tin vào hệ thống của công ty vẫn còn thấp. Do công việc kinh
doanh của công ty đang từng bước phát triển và thông tin đóng vai trò quan trọng trong việc ra
các quyết định cũng như trong các hoạt động xử lý nên nhiệm vụ đặt ra đối với công ty là phải
nâng cao hệ thống thông tin kế toán.
Câu 4:
1. Yêu cầu thông tin:
Trong chiến lược phát triển của công ty, thông tin là đóng vai trò quan trọng trong việc ra các
quyết định và trong các hoạt động quản lý. Một cuộc họp giữa ban giám đốc, trưởng các bộ

phận được tiến hành để thảo luận về việc cải tiến hệ thống thông tin của công ty để đáp ứng


được yêu cầu mới trong đó trọng tâm là hệ thống kế toán. Trong cuộc họp, tất cả đều thống
nhất là quá trình cải tiến này phải đáp ứng được yêu cầu sau:
Đáp ứng được mục tiêu phát triển lâu dài của công ty.
Không ảnh hưởng và thay đổi đáng kể đến công việc, cơ cấu tổ chức hiện tại của công
ty.
Các giải pháp đưa ra phải mang tính ổn định lâu dài.
Chi phí ở mức có thể chấp nhận được.
2. Yêu cầu về báo cáo:
Các bảng báo cáo có thể được sử dụng trong tình huống: báo cáo thu chi tiền, báo cáo lãi (lỗ)
báo cáo thuế, báo cáo nợ phải trả, báo cáo về hàng nhập trong kỳ, báo cáo nợ phải thu theo tuổi
nợ, báo cáo khách hàng.
 Báo cáo thu chi tiền:
•
•

Tên báo cáo: Báo cáo thu chi tiền.
Nội dung báo cáo: thông tin chi tiết về tình hình thu chi tiền trong ngày của đơn
vị bao gồm số tiền thu (chi), lý do thu (chi), họ tên người nộp (nhận) tiền, tài
khoản đối ứng, số tiền tồn quỹ sau khi thu (chi).

•

Mục đích báo cáo: quản lý chặt chẽ dòng tiền thu (chi) của đơn vị, theo dõi tình
hình thu chi trong ngày, số tiền tồn quỹ sau mỗi ngày.

 Báo cáo lãi (lỗ):
•

Tên báo cáo: Báo cáo lãi (lỗ).

•

Nội dung báo cáo: thông tin chi tiết về tình hình kinh doanh bao gồm doanh thu,
chi phí mua sản phẩm, chi phí hoạt động sản xuất kinh doanh, lãi (lỗ).

•

Mục đích báo cáo: quản lý chặt chẽ tình hình kinh doanh, lãi (lỗ) trong đơn vị.

 Báo cáo thuế:
•

Tên báo cáo: Báo cáo thuế.

•

Nội dung báo cáo: thông tin chi tiết về số tiền thuế đơn vị phải nộp bao gồm tên
thuế, thuế suất, giá bán chưa thuế, số thuế phải nộp, giá bán đã bao gồm thuế.

•

Mục đích báo cáo: quản lý chặt chẽ số tiền thuế đơn vị phải nộp trong ngày.

 Báo cáo nợ phải trả:


•

Tên báo cáo: Báo cáo nợ phải trả.

•

Nội dung báo cáo: thông tin chi tiết về nợ phải trả của đơn vị bao gồm số tiền

phải trả, thông tin về người bán, diễn giải.
•

Mục đích báo cáo: quản lý tình hình nợ phải trả của doanh nghiệp.

 Báo cáo về hàng nhập trong kỳ:
•

Tên báo cáo: Báo cáo về hàng nhập trong kỳ.

•

Nội dung báo cáo: thông tin chi tiết về hàng nhập trong kỳ bao gồm mặt hàng, số

lượng, đơn giá.
•

Mục đích báo cáo: quản lý tình hình hàng nhập trong kỳ.

 Báo cáo nợ phải thu theo tuổi nợ:
•

Tên báo cáo: Báo cáo nợ phải thu theo tuổi nợ.

•

Nội dung báo cáo: Thông tin chi tiết nợ phải thu của khách hàng bao gồm số vượt
hạn mức nợ - Nợ trong hạn được trình bày theo mốc tuổi nợ: 1 – 30, 31 – 60, 61 –
90, > 90.

•

Mục đích báo cáo: quản lý chặt chẽ các khoản nợ phải thu, đưa ra các biện pháp
thu hồi nợ, đánh giá nợ phải thu khó đòi, điều chỉnh giới hạn nợ của khách hàng.

 Báo cáo khách hàng:
Tên báo cáo: Báo cáo khách hàng.
Nội dung báo cáo: Theo dõi thông tin chi tiết về khách hàng bao gồm các nội dung như tên
khách hàng, mã khách hàng, tổng số nợ khách hàng còn phải trả.
Mục đích báo cáo: Đối chiếu với người mua, phát hiện các sai sót, nhắc nhở người mua thanh
toán số nợ, đề ra biện pháp phù hợp để người mua thanh toán sớm.
3. Yêu cầu về dữ liệu thu nhập cho từng hoạt động, đối tượng, nguồn lực trong chu
trình doanh thu và chi phí.

 Chu trình doanh thu
Các hoạt động phát sinh:


Nhận và xử lý đặt hàng.



Giao hàng cho khách hàng.



Lập hóa đơn.

 Theo dõi nợ phải thu, thu tiền

Hoạt động

Đối tượng

Dữ liệu thu thập

Nguồn lực

tham gia
Nhận và xử lý đặt Nhân viên Nhu cầu về chủng loại, số Hàng tồn kho đáp ứng
hàng

bán hàng

lượng, đơn giá, thời gian, được các điều kiện, yêu
địa điểm giao hàng.

Giao

hàng

khách hàng.

cho

cầu của khách hàng.

Nhân viên -Các thông tin của khách Số lượng, chất lượng
giao hàng

hàng: họ tên khách hàng, hàng tồn kho thỏa mãn
địa chỉ giao hàng, số điện các yêu cầu của mặt
thoại.
-Các thông tin về hàng hóa
được giao: Chủng loại, số
lượng, đơn giá, trọng lượng
hàng.
- Tổng số tiền khách hàng
cần thanh toán.

Lập hóa đơn.

Nhân viên - Thông tin về chủng loại,
lập hóa đơn số lượng, giá bán, thuế suất
của từng loại hàng hóa..
- Thông tin về khách hàng
như: tên khách hàng, địa
chỉ, số điện thoại.

Theo dõi nợ phải Kế
toán - Thông tin về khách hàng
thu, thu tiền

phải thu.
như: tên khách hàng, địa

hàng cần xuất.


chỉ, số điện thoại.
- Thông tin về hàng hóa:
chủng loại, số lượng, giá
bán, thuế suất của từng loại
hàng hóa.
- Số tiền khách hàng cần
phải thanh toán.

 Chu trình chi phí
Các hoạt động phát sinh:
 Yêu cầu hàng hóa, dịch vụ.
 Đặt hàng với nhà cung cấp.
 Nhận hàng và nhập kho.
 Ghi nhận phải trả người bán.
 Thanh toán cho nhà cung cấp.

Hoạt động

Đối tượng

Dữ liệu thu thập

tham gia
Yêu cầu hàng Các

bộ Nhà cung cấp có đủ chủng

hóa, dịch vụ

có loại hàng hóa theo yêu cầu

phận
nhu cầu

doanh nghiệp hay không,
chất lượng hàng hóa có tốt
không.

Đặt

hàng

nhà cung cấp

với Nhân viên - Nhà cung cấp có đủ số
mua hàng

lượng, chủng loại hàng hóa
theo yêu cầu doanh nghiệp
hay không. Giá cả có phải
chăng, điều kiện giao hàng

Nguồn lực

như thế nào.
- Nhà cung cấp có đáng tin
cậy hay không.
Nhận hàng và Thủ kho

- Số lượng, chất lượng hàng

nhập kho

có đúng yêu cầu không.

Ghi nhận phải Kế
trả người bán

toán - Chủng loại hàng, số lượng

phải trả

hàng, đơn giá từng mặt
hàng, tổng số tiền cần thanh
toán.

Thanh toán cho Kế
nhà cung cấp

toán - Chủng loại hàng, số lượng Tiền mặt, tiền gửi ngân

phải trả

hàng, đơn giá từng mặt hàng của doanh nghiệp có
hàng, tổng số tiền cần thanh đủ để thanh toán không.
toán.
- Tên nhà cung cấp

4. Các chứng từ sử dụng (tên, nội dung chi tiết, mục đích) cho từng hoạt động trong
chu trình doanh thu, chi phí
 Chu trình doanh thu
Tên chứng từ
Nội dung chi tiết
Mục đích
Bảng chào giá - Giá bán sản phẩm.
- Khách hàng tham khảo.
Phiếu
giao - Là chứng từ nội bộ do bộ - Cho phép các bộ phận liên quan thực
hàng

phận bán hàng lập

hiện việc xuất kho, giao hàng cho khách

- Mô tả các thông tin về người hàng, thu tiền khách hàng.
mua
- Nêu số tiền mà người mua
phải thanh toán, chủng loại
hàng, số lượng, đơn vị tiền.
Hóa đơn bán - Được lập làm nhiều liên bao - Xác định quyền sở hữu hàng chuyển
hàng

gồm gửi khách hàng, chuyển cho người mua và nghĩa vụ thanh toán

cho các bộ phận liên quan.

của người mua

- Bao gồm các thông tin:
chủng loại hàng, số lượng
hàng, đơn vị tiền, các điều
kiện thanh toán
Giấy báo trả - Là chứng từ gửi cho người - Giúp người bán ghi chép chính xác
tiền

mua kèm với hóa đơn bán người thanh toán, số tiền và nội dung
hàng hoặc gửi kèm báo cáo thanh toán

Phiếu thu

khách hàng tháng
- Tên người nộp.

-Ghi nhận số tiền mà khách hàng thanh

- Số tiền.

toán.

- Lý do nộp.
Lệnh bán hàng - Là chứng từ nội bộ do bộ - Cho phép các bộ phận liên quan thực
phận bán hàng lập

hiện việc xuất kho, giao hàng cho khách

- Mô tả các thông tin về người hàng
mua
- Nếu bán chịu, lệnh bán hàng
sẽ được chuyển sang bộ phận
Credit memo.

tín dụng sẽ xét duyệt
-Tên người mua, chủng loại - Ghi nhận các khoản điều chỉnh giảm tài
hàng, số lượng, đơn giá, số khoản phải thu như hàng bán không
tiền của hàng bị trả lại hoặc bị đúng yêu cầu, bị trả lại hoặc giảm gia
giảm giá.

hàng bán hoặc xóa nợ phải thu hoặc do
ghi sổ cái

 Chu trình chi phí
Tên chứng từ
Nội dung chi tiết
Giấy yêu cầu - Được lập bởi các bộ phận - Mua hàng
mua hàng

nội bộ bên mua hàng

Mục đích

- Thông tin cần biết về mua hàng ( số

- Được gửi về bộ phận mua lượng, chủng loại, mặt hàng)
hàng và được sự chấp thuận


của người quản lí bộ phận yêu
cầu
Phiếu đặt hàng - Được bộ phận mua hàng xác - Trở thành hợp đồng
định yêu cầu về mặt hàng, giá
Phiếu

cả…
nhập - Được bộ phận nhận hàng lập - Kiểm tra số lượng, chất lượng hàng hóa

kho

căn cứ số lượng, chất lượng
- Thông tin nhận hàng được

chuyển tới bộ phận liên quan.
Hóa đơn mua - Được lập bởi bên bán hàng

- Xác đinh quyền sở hữu hàng được

hàng

chuyển cho người mua và nghĩa vụ
thanh toán của người mua đối với bên

Chứng

bán
từ - Ghi lại các thông tin liên - Dựa vào để thanh toán của bên mua đối

thanh toán

quan đến ngày dự định trả với bên bán
tiền, số tiền phải trả, chi tiết

Thông báo nợ

việc trả tiền
-Được lập bởi bên bán, nội -Yêu cầu bên mua thanh toán tiền cho
dung bao gồm số tiền phải trả, bên bán.
lý do, tên người mua, thời hạn

Phiếu chi

thanh toán.
-Tên người nhận.

-Trình giám đốc xét duyệt và thanh toán

-Lý do chi.

cho người bán.

-Số tiền.