Giáo trình môn tin học đại cương: Chương 2
Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây (543.27 KB, 38 trang )
CHƯƠNG II: CÁC THAO TÁC CƠ
BẢN VỚI MS WORD
Mục tiêu bài học
Sinh viên bắt đầu làm quen các thao tác căn bản soạn
thảo văn bản với việc sử dụng menu Edit, Insert.
Định lề trang văn bản.
Nhập và hiệu chỉnh văn bản.
Lưu, đóng, mở, xóa văn bản.
Trình bày màn hình - trang in.
Làm việc với khối văn bản và các lệnh xử lý khối.
1
I: ĐỊNH LỀ TRANG VĂN BẢN
Mục đích:
Nhằm chọn loại giấy soạn thảo và in ấn.
Qui định lề soạn thảo văn bản làm cho văn bản đẹp mắt hơn,
tránh trường hợp văn bản được soạn 1 cách lung tung.
Cách thực hiện:
Bước 1: trên thanh menu nhấp chọn menu File Page Setup.
Bước 2: trong hộp thoại Page Setup, xác lập thông tin ở các
thẻ:
Thẻ Margins: định lề vùng soạn thảo văn bản.
Thẻ Paper size: chọn loại giấy soạn thảo văn bản.
Bước 3:
Nhấp OK: áp dụng các xác lập ở các thẻ cho tài liệu hiện
hành.
Nhấp Default: các xác lập vừa làm trở thành mặc nhiên.
2
Nhấp Cancel: bỏ qua các xác lập ở các thẻ.
Top: dòng đầu văn bản cách đỉnh.
1. Thẻ Margins
Bottom: dòng đầu văn bản cách
đáy.
Left: nội dung văn bản cách bên
trái.
Right: nội dung văn bản cách bên
phải.
From Edge:
Header: độ rộng của vùng
header.
Footer: độ rộng của vùng footer.
Apply to: áp dụng các xác lập trên
cho:
Whole Document:toàn văn bản.
This Section: phần đang định
dạng.
Hộp thoại Page Setup
3
2. Thẻ Pager Size
Paper size: chọn khổ giấy soạn
thảo, thường là A4 (21 x 29.7 cm)
và letter.
Orientation: chọn kiểu giấy soạn
thảo:
Portrait: giấy soạn thảo nằm
đứng (mặc định).
Landscape: giấy soạn thảo nằm
ngang.
Apply to: áp dụng các xác lập trên
cho
o Whole Document: toàn văn bản.
o This Section: phần đang định
dạng.
o This point forward: từ vị trí con
Hộp thoại Page Setup: chọn kiểu
giấy soạn thảo
4
II: NHẬP VÀ HIỆU CHỈNH VĂN BẢN
Các bước cần làm trước khi nhập văn bản.
Cách viết một văn bản.
Cách di chuyển dấu nháy trong tài liệu.
Viết chèn và viết đè văn bản.
Chèn ký tự đặc biệt.
5
1. Các bước cần làm trước khi nhập văn
bản
Bước 1: khởi động chương trình soạn thảo văn bản.
Bước 2: từ thanh Fortmatting, chọn font muốn sử dụng (Times
New Roman, Arial, VNI-Times).
Bước 3: khởi động bộ gõ soạn thảo tiếng Việt (Vietkey, Unikey,...).
Chọn chế độ gõ tiếng Việt
Chọn bảng mã thích hợp với Font được chọn ở bước 2:
.
Nếu font Times New Roman, Arial bảng mã phải là
UNICODE.
Nếu font VNI-Times bảng mã phải là VNI Windows.
………………
Chọn kiểu gõ sử dụng (Telex hoặc Vni).
Bước 4: định lề trang văn bản.
Bước 5: bắt đầu nhập văn bản.
6
2. Cấu trúc một văn bản
Một văn bản (Document) có thể có một hoặc nhiều trang (Page).
Trong một trang có thể có nhiều đoạn (Paragraph).
Trong một đoạn có thể có nhiều câu (Sentence).
Trong một câu có thể có một hoặc nhiều từ (Word).
Trong một từ có thể có một hoặc nhiều ký tự (Character).
Câu: bắt đầu bằng ký tự in hoa và kết thúc bằng dấu chấm
câu (: . ! ?).
Giữa các từ phải có ít nhất một khoảng trắng (space).
Các dấu kết thúc câu, đoạn (. , ! ? : … /) phải viết liền với từ
cuối cùng và sau nó phải là ký tự khoảng trắng.
Giữa các đoạn cách nhau bởi phím Enter.
Văn bản sẽ tự động sẽ qua trang mới hoặc để chủ động qua
7
trang mới ta sử dụng tổ hợp phím Ctrl + Enter.
3. Cách soạn thảo một văn bản
Khi nhập văn bản, các ký tự nhập vào luôn được chèn vào bên trái
của điểm chèn (con trỏ, dấu nháy).
Khi văn bản được nhập đầy dòng, Word tự động xuống dòng tiếp
theo.
Soạn xong một đoạn, để soạn đoạn tiếp theo ta gõ phím Enter. Nếu
là đoạn cuối cùng của văn bản thì kết đoạn là dấu chấm (“.”).
Khi nhập văn bản đầy trang thì Word sẽ tự động cho qua trang mới.
Để chủ động qua trang mới, ta sử dụng tổ hợp phím Ctrl + Enter.
Xoá các ký tự, câu, đoạn, khối,… :
Phím Delete: xóa ký tự liền phải con trỏ. Sử dụng nhiều lần để xóa
liên tiếp các ký tự.
Phím Backspace (): xóa ký tự liền trái con trỏ. Sử dụng nhiều
lần để xóa liên tiếp các ký tự.
Đánh dấu khối các từ, câu, đoạn, khối,… sau đó bấm phím
8
Delete.
4. Cách di chuyển dấu nháy trong tài
liệu
Sử dụng nhóm phím di chuyển qua lại:
←, →: di chuyển dấu nháy hiện hành sang trái, sang phải 1 ký tự.
↑, ↓ : di chuyển dấu nháy hiện hành lên, xuống 1 dòng.
Ctrl + ←, Ctrl + →: di chuyển dấu nháy qua trái, qua phải 1 từ.
Ctrl + ↑, Ctrl + ↓
bản.
: di chuyển dấu nháy lên, xuống 1 đoạn văn
PageUp, PageDown: di chuyển lên, xuống 1 trang màn hình.
Ctrl + Home, Ctrl + End: di chuyển đến trang đầu, trang cuối tài liệu.
Di chuyển dấu nháy đến vị trí bất kỳ trong tài liệu bằng cách Click chuột
trái vào vị trí muốn di chuyển đến
Sử dụng thanh trượt dọc để xem các trang tiếp theo.
Sử dụng lệnh Edit Goto (Ctrl+G, F5): dùng để di chuyển nhanh đến
trang được nhập từ bàn phím.
9
Cách di chuyển dấu nháy trong tài
liệu (tt)
Hộp thoại di chuyển nhanh với Edit/
Goto
10
5. Chèn ký tự đặc biệt (Symbol)
Là những ký tự không có trên bàn phím như: ♣ ♦ ♥ ♠ ↑→ ± ≥
∝©…
Các bước chèn ký tự đặc biệt:
Bước 1: đặt con trỏ tại vị trí cần chèn Symbol.
Bước 2: trên thanh menu chọn menu Insert Symbol.
Bước 3: Trong hộp thoại Symbol:
Thẻ Symbol: chèn các symbol
Thẻ Special Characters: chèn các ký tự đặc biệt.
Bước 4: chọn Symbol, Special Characters cần chèn nhấp
Insert.
Bước 5: nhấp Close đóng hộp thoại Symbol, trở về cửa sổ Word.
11
Thay đổi kích cỡ của Symbol tương tự như đối với ký tự.
Thay đổi Font trong hộp thoại Font để xem danh sách các
symbol (Wingdings, Wingdings1, Symbol,…).
III: LƯU, ĐÓNG, MỞ, XÓA VĂN BẢN
Mở văn bản hiện hành.
Lưu văn bản hiện hành.
Chèn văn bản cũ vào văn bản hiện hành.
Đóng văn bản hiện hành.
12
1. Mở văn bản để soạn thảo
Mở văn bản mới:
Trên thanh menu, chọn menu File New.
Hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl + N.
Hoặc nhấn nút
.
Mở văn bản đã tồn tại:
Bước 1: mở hộp thoại Open:
Trên thanh menu, chọn menu File Open.
Hoặc từ bàn phím, nhấn tổ hợp phím Ctrl + O.
Hoặc trên thanh Formatting, nhấn nút
.
Bước 2: trong hộp thoại Open, chọn đường dẫn đến tập tin
cần mở (xem hộp thoại Open).
Bước 3: nhấp chọn tập tin cần mở nhấp Open.
13
Mở văn bản để soạn thảo (tt)
Chọn ổ đĩa/ thư mục
chứa tập tin cần mở
Chọn tập tin cần
mở
Có thể nhập đầy đủ
đường dẫn và tên
tập tin cần mở
Hộp thoại Open
14
2. Lưu văn bản hiện hành
Lưu văn bản lần đầu tiên:
Bước 1: mở hộp thoại Save:
Trên thanh menu, chọn menu File Save.
Hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl + S.
Hoặc nhấn nút
.
Bước 2: trong hộp thoại Save, nhấp chọn đường dẫn chứa
tập tin (xem hộp thoại Open).
Bước 3: nhập tên tập tin cần lưu, nhấp chọn Save.
Lưu văn bản lần thứ 2 trở đi:
Trên thanh Formatting, nhấp chọn
.
Hoặc trên thanh menu, nhấp chọn menu File Save.
15
Lưu văn bản hiện hành (tt)
Save in: chọn ổ
đĩa, thư mục chứa
tập tin cần lưu.
File name: nhập
tên tập tin cần lưu.
Files of type: chọn
kiểu tập tin cần
lưu.
Chọn ổ đĩa,
thư mục
chứa tập tin
cần lưu
Nhập tên tập
tin cần lưu
Hộp hội thoại Save As
16
3. Chèn văn bản cũ vào văn bản hiện
hành
Bước 1: đặt trỏ tại vị trí cần chèn.
Bước 2: từ thanh menu nhấp chọn menu Insert File, hộp hội
thoại Insert File xuất hiện (giống hộp thoại Open).
Hộp hội thoại Insert File
Bước 3: chọn đường dẫn chứa tập tin cần chèn trong khung Look
in.
Bước 4: chọn tập tin cần chèn.
17
Bước 5: click chọn Insert để chèn.
4. Đóng văn bản hiện hành
Từ thanh menu, chọn menu File Close hoặc nhấp vào
trên thanh tiêu đề.
Khi đó xuất hiện hộp thông báo sau:
Hộp thoại nhắc nhở lưu văn
bản
Yes: lưu văn bản và đóng lại tập tin hiện hành.
No: đóng văn bản hiện hành mà không lưu thay đổi.
Cancel: bỏ qua thao tác đóng văn bản hiện hành.
18
IV: LÀM VIỆC VỚI KHỐI VĂN BẢN
Chọn khối văn bản.
Xóa khối văn bản.
Sử dụng lệnh cut (cắt), copy (sao chép), và Paste (dán).
Sử dụng lệnh Undo, Redo và Repeat.
Nhập văn bản tự động.
Tìm kiếm và thay thế văn bản.
Tách trang và phần.
19
1. Chọn khối văn bản
Chọn từ: nhấp double click lên từ cần chọn.
Chọn câu: nhấn giữ phím Ctrl, sau đó click chuột vào vị trí kết
thúc câu cần chọn.
Chọn dòng: di chuyển chuột đến đầu dòng cần chọn, khi con
trỏ chuột có dạng thì click chuột trái chọn.
Chọn đoạn: giống chọn dòng, nhưng nhấp double click thay vì
click trái.
Chọn khối (đoạn, câu) văn bản bất kỳ:
Đây là trường hợp tổng quát, áp dụng được trong việc
chọn từ, chọn câu, chọn dòng và chọn đoạn.
Có 3 cách:
20
Chọn khối văn bản (tt)
Dùng bàn phím: đặt dấu nháy ở đầu khối văn bản cần
chọn, nhấn và giữ phím Shift kết hợp với phím di chuyển.
Dùng chuột: click vào vị trí đầu khối văn bản cần chọn,
nhấn giữ chuột trái và kéo đến vị trí cuối khối cần chọn.
Dùng chuột kết hợp với phím Shift: click chuột ở vị trí bắt
đầu khối văn bản cần chọn, nhấn giữ phím Shift, click
chuột vào vị trí kết thúc khối văn bản cần chọn.
Chọn toàn bộ văn bản:
Dùng tổ hợp phím Ctrl + A.
Hoặc chọn lệnh Edit/Select All.
Hoặc nhấn giữ phím Ctrl rồi Click chọn lên đầu dòng bất
kỳ.
21
2. Xóa khối văn bản
Cách 1:
Chọn khối văn bản cần xóa.
Nhấn phím Delete hoặc phím Backspace.
Cách 2:
Click chuột ở vị trí cần xóa
Bấm giữ phím Delete: xóa liên tiếp các ký tự sau điểm chèn.
Bấm giữ phím Backspace: xóa liên tiếp các ký tự trước điểm
chèn.
22
3. Sử dụng lệnh cut (cắt), copy (sao
chép), và Paste (dán)
Dùng để chỉnh sửa, thay đổi khối văn bản hay đồ họa
(hình ảnh, hình vẽ).
Được thực hiện thông qua chức năng Edit của Word.
Cu
t
Paste
Copy
23
Sử dụng lệnh cắt, sao chép và dán (tt)
Cắt/ sao chép khối văn bản hay đồ họa:
Chọn khối văn bản hay đồ họa cần Cắt/ sao chép.
Chọn lệnh Cắt/ sao chép.
Chọn menu Edit Cut/ Copy.
Hoặc click phải chuột chọn menu Cut/ Copy.
Hoặc nhấp chọn lệnh
Hoặc nhấn phím tắt Ctrl+X/ Ctrl+C để Cut/ Copy.
/
trên thanh công cụ.
Dán khối văn bản hay đồ họa:
Click chuột chọn nơi cần dán.
Chọn lệnh dán: có 4 cách sau:
Chọn menu Edit Paste.
Hoặc click phải chuột chọn menu Paste.
24
Sử dụng lệnh cắt, sao chép và dán (tt)
Hoặc nhấp chọn lệnh
trên thanh công cụ.
Hoặc nhấn phím tắt Ctrl+V để dán.
Lưu ý:
Khi ra lệnh cắt/ sao chép, Word sẽ lưu trữ khối văn bản hay đồ
họa được cắt/ sao chép trong Clipboard.
Khi nhận được lệnh dán, Word chép khối văn bản hay đồ họa từ
Clipboard vào văn bản.
Clipboard lưu trữ tối đa 12 lệnh cut/ copy, các lệnh này là mới
nhất.
Cắt và sao chép thao tác hoàn toàn giống nhau, nhưng khác
nhau ở điểm đối tượng bị xóa đối với cắt, vẫn còn nguyên đối với
sao chép.
Khối văn bản hay đồ họa có thể được dán nhiều lần với 1 thao
tác cut, copy.
25
