Giáo trình môn tin học đại cương: Chương 1

TIN HỌC CĂN BẢN


PHẦN 2: SOẠN THẢO VĂN
BẢN VỚI MICROSOFT (MS)
WORD
TRUNG TÂM TIN HỌC
TRƯỜNG ĐẠI HỌC TÂY ĐÔ


CHƯƠNG I: LÀM QUEN MS
WORD
 Mục tiêu bài học


Sinh viên bắt đầu làm quen với trình soạn thảo
văn bản MS Word.

Khởi động và tắt Word.

Nắm được các thành phần trong MS Word:

Thanh tiêu đề.

Thanh menu.

Thanh công cụ

………
3

I: GIỚI THIỆU


MS Word (gọi tắt là Word) là trình soạn thảo văn bản thuộc bộ MS
Offices của hãng Microsoft nổi tiếng.



Cung cấp một lượng lớn các tính năng độc đáo và đa dạng cho việc
soạn thảo.



Word có thể soạn thảo các tài liệu văn bản từ đơn giản như thư từ đến
việc tạo ra các ấn phẩm chuyên nghiệp như sách, báo, tạp chí, ….



Ngoài ra Word dùng để tạo các trang Web sinh động và nổi bật cho
Word Wide Web hay cho Intranet cục bộ.



Chia xẻ dữ liệu với MS Excel, MS PowerPoint, MS Access, MS Outlook.



Hiện nay, ở nước ta đa số các văn bản dùng trong giao dịch, các ấn
phẩm văn hóa, tạp chí, giáo trình... đều sử dụng Word để soạn thảo

và in ấn.

4


GIỚI THIỆU (tt)


Lợi thế của Word


Đọc và duyệt lại văn bản trên màn hình.



Thay đổi các định dạng để có được hiệu quả trực quan
mong muốn.



Nâng cao hiệu quả thông qua tự động hóa.



Tăng cường proof reading.



Tạo ra nhiều bản copy.



Lưu văn bản để làm việc sau này.

5


II: KHỞI ĐỘNG VÀ THOÁT KHỎI WORD


Khởi động: Có 3 cách khởi động


Cách 1:


Chọn Start  Programs  Microsoft Office 
Microsoft Office Word 2003.



Cách 2: Nhấp D-Click vào Shortcut của Word trên màn
hình Desktop.



Cách 3: Mở file Word đã soạn thảo trước đó.

6

Khởi động và thoát khỏi Word (tt)
 Thoát khỏi Word:




Có 4 cách:


Từ thanh menu, Chọn menu File  Exit.



Click vào nút



D_Click vào biểu tượng của Word ở góc trên bên trái của
thanh tiêu đề.



Sử dụng phím gõ tắt Alt + F4 (bấm giữ phím Alt, gõ phím
F4).

ở góc trên bên phải của thanh tiêu đề.

Khi thoát khỏi Word, ta thường gặp thông báo sau:

Thông báo nhắc nhở lưu văn bản

7


Khởi động và thoát khỏi Word (tt)





Yes: lưu văn bản hiện hành trước khi thoát khỏi Word.



No: thoát khỏi Word mà không cần lưu văn bản hiện
hành.



Cancel: bỏ qua thao tác thoát khỏi Word.

Lưu ý: Khi soạn thảo văn bản, ta nên liên tục lưu văn bản, để
tránh trường hợp văn bản soạn gần xong gặp sự cố (mất
điện, restart bất ngờ,…) dẫn đến máy tắt ngang, văn bản sẽ
bị mất.

8

III: CÁC THÀNH PHẦN CƠ BẢN CỦA
WORD
Title Bar

Menu
Bar

Standard
toolbar

Formatting
toolbar

Ruler

Status
Drawing Toolbar
Scroll Bar
Bar
Các thành phần cơ bản trên màn hình

9


1. Thanh tiêu đề (Title Bar)


Vị trí nằm ở trên cùng của cửa sổ Word.



Bên trái chứa biểu tượng của Word và tên tài liệu đang soạn thảo.



Bên phải của tiêu đề gồm các nút lệnh:

 Nút thu nhỏ (Minimize)

: hạ cửa sổ soạn thảo hiện hành

xuống thanh Task bar.

 Nút phục hồi (Restore)
(Maximize)

hoặc phóng to

:

 Nút phục hồi: nhấp vào cửa sổ soạn thảo Word thu nhỏ lại,
đồng thời nút Restore chuyển sang nút lệnh nút phóng to.

 Nút phóng to: nhấp vào cửa sổ soạn thảo Word mở lớn ra
bằng độ phân giải hiện hành của màn hình, đồng thời nút
phóng to chuyển sang nút lệnh nút phục hồi.

 Nút lệnh đóng cửa sổ (Close)
soạn thảo văn bản hiện hành.

: đóng và thoát khỏi cửa sổ
10


2. Thanh trình đơn (Menu Bar)
Thanh trình đơn chứa tất cả các lệnh của Word, từ xử lý văn bản đến
định dạng cũng như hiệu chỉnh lại các thông số Word, …


Các lệnh được bố trí theo chức năng, mỗi chức năng gom thành
nhóm:




File

: Nhóm lệnh xử lý tập tin.



Edit

: Nhóm lệnh dùng để soạn thảo văn bản.



View

: Nhóm lệnh chọn chế độ hiển thị văn bản.



Insert

: Nhóm lệnh dùng để chèn các đối tượng vào văn bản.



Format : Nhóm lệnh dùng để định dạng văn bản.



Tools

: Nhóm công cụ hỗ trợ cho việc soạn văn bản.



Table

: Nhóm lệnh xử lý trên biểu bảng.



Window
Word.



Help

: Nhóm lệnh liên quan đến cửa sổ làm việc của

: Nhóm lệnh trợ giúp sử dụng Word.

11


3. Thanh công cụ (Toolbars)


Các chức năng trên thanh công cụ được lấy từ thanh trình đơn.



Chứa các lệnh thường sử dụng nhất.



Thực hiện các thao tác tiện lợi và nhanh chóng.



Rê chuột ngay biểu tượng lệnh, khi đó dưới con trỏ chuột sẽ xuất
hiện tên lệnh và phím gõ tắt (nếu có).



Các thanh công cụ thường sử dụng như:



Thanh Formatting: thanh công cụ hỗ trợ định dạng văn bản.



Thanh Drawing: thanh công cụ hỗ trợ vẽ hình.

12


Thanh công cụ (tt)




Bật/tắt thanh công cụ:


Từ thanh menu, click chuột chọn menu View  Toolbars 
Click chọn thanh công cụ cần bật/ tắt.



Hoặc click chuột phải tại vị trí bất kỳ trên thanh công cụ,
danh sách các thanh công cụ sẽ xuất hiện, click chọn thanh
công cụ muốn bật/ tắt.

Tạo thanh công cụ mới:


Chọn menu View  Toolbars  Customize  click chọn thẻ
Toolbars  click chọn New.



Toolbars name: nhập tên thanh công cụ mới.



Make toolbars available to: chọn tập tin để đặt thanh công
cụ.



Click OK để hoàn thành.

13


Thanh công cụ (tt)


Gắn các chức năng lên thanh
công cụ mới:


Chọn
menu
View


Toolbars  Customize 
click chọn thẻ Comands.



Chọn nhóm lệnh trong
danh sách Categories, khi
chọn đến nhóm lệnh nào
thì các lệnh của nhóm đó
sẽ xuất hiện trong hộp
Commands.



Chọn nút lệnh và Drag lên
thanh công cụ.



Chọn Close để kết thúc.

Hộp hội thoại Customize

14


4. Thước đo (Ruler) và đơn vị đo trên
thước


Dùng để kiểm soát các lề, độ lệch so với các lề, điểm dừng của
các tab, ...



Trong Word có hai thước:







Thước ngang (Horizontal Ruler): nằm ngang phía trên màn
hình. Thước ngang chia theo đơn vị đo.



Thước dọc (Vertical Ruler): nằm dọc phía bên trái màn hình.

Đơn vị đo chia trên thước có thể là Inch (") hoặc Centimeters
(cm).


Đơn vị đo mặc định khi cài Word là Inch.



Đơn vị đo chuẩn ở VN là Centimeters.



Thay đổi đơn vị đo: Tools/ Options/ General/
Measurement units. Chọn đơn vị đo lại là cm và nhấp OK
để lưu lại thay đổi.

Để bật/ tắt thước, chọn lệnh: View/Ruler.

15


5. Thanh trạng thái (Status bar)


Thanh trạng thái cho biết thông tin về trang (Page) hiện
hành, tổng số trang trong tài liệu, dòng cột hiện hành, ...



Bật/tắt thanh trang thái: Từ thanh menu nhấp chọn Tools/
Options/ View và chọn mục  Status bar.

16


6. Thanh trượt ngang và thanh trượt
dọc




Trong màn hình của Word có hai thanh trượt:


Thanh trượt dọc (Vertical scroll bar) đặt ở bên phải cửa
sổ dùng để cuộn văn bản theo chiều đứng.



Thanh trượt ngang (Horizontal scroll bar) nằm ở đáy cửa
sổ dùng cuộn văn bản theo chiều ngang.

Bật/ tắt các thanh trượt bằng lệnh: Tools/ Options/ View,
check chọn  Horizontal scroll bar để bật/ tắt thanh trượt
ngang, và  Vertical scroll bar để bật/ tắt thanh trượt
đứng.

17


7. Điểm chèn và vùng soạn thảo văn
bản


Vùng soạn thảo văn bản: dùng để nhập văn bản vào.



Khi nhập văn bản, nếu có từ vượt quá lề phải qui định thì

Word sẽ tự động xuống dòng. Muốn chủ động xuống dòng
thì gõ phím Enter (ngắt đoạn).



Khi nhập văn bản đầy trang thì Word sẽ tự động cho qua
trang mới (ngắt trang mềm). Nếu muốn chủ động qua trang
mới trong khi trang hiện hành vẫn còn trống thì gõ tổ hợp
phím Ctrl + Enter (ngắt trang cứng).



Điểm chèn: dấu nhấp nháy của con trỏ trong vùng soạn thảo
cho biết vị trí văn bản (hay đối tượng) khi bạn nhập vào.



Để thay đổi điểm chèn ta click chuột trái vào cị trí cần thay
đổi.
18


8. Sử dụng phím tắt và cách thiết lập


File  Open = Ctrl + O; Edit  Copy = Ctrl + C;…



Phím gõ tắt giúp thực hiện lệnh một cách nhanh chóng và tiện

lợi.



Một lệnh có thể thiết đặt nhiều phím tắt. Có thể thiết đặt lại phím
tắt đã được đặt mặc định theo ý của mình.



Một số phím tắt thường sử dụng:
Phím tắt
Lệnh

Công dụng

Ctrl + N

File  New

Tạo mới tập tin văn bản

Ctrl + S

File  Save

Lưu tập tin văn bản

Ctrl + O

File  Open

Mở tập tin văn bản đã tồn tại

Ctrl + Z

Edit\Undo paste

Phục hồi lại thao tác vừa thực hiện

Ctrl + Y

Edit\Redo typing

Ngược lại với Undo
19


Sử dụng phím tắt và cách thiết lập
Ctrl + C

Edit  Copy

Sao chép

Ctrl + X

Edit  Cut

Cắt

Ctrl + V

Edit  Paste

Dán

Ctrl + A

Edit  Select All

Chọn tất cả

Ctrl + F

Edit  Find

Tìm kiếm

Ctrl + H

Edit  Replace

Tìm kiếm và thay thế

F7

Tools  Spelling and Grammar…

Kiểm tra lỗi chính tả, ngữ pháp

Shift + F3 Format  Change Case

Thay đổi chữ in hoa, in thường

Ctrl + B

Thay đổi kiểu chữ in đậm

Ctrl + I

Thay đổi kiểu chữ in nghiêng

Ctrl + U

Thay đổi kiểu chữgạch dưới
20


Sử dụng phím tắt và cách thiết lập
Ctrl + ]

Tăng kích thước của chữ

Ctrl + [

Giảm kích thước của chữ

Ctrl + L

Canh trái

Ctrl + R

Canh phải

Ctrl + E

Canh giữa

Alt + F3

Tạo Auto Text

F3

Sử dụng Auto Text

Ctrl + return

Chèn ngắt trang

Alt + F4

Đóng cửa sổ ứng dụng

21


Sử dụng phím tắt và cách thiết lập
(tt)



Cách thiết lập phím tắt:
 Vào hộp thoại View  Toolbars  Customize…
 Chọn Keyboard…

22


Sử dụng phím tắt và cách thiết lập
(tt)
 Xác định lệnh cần đặt phím tắt. VD: FileNew (tạo mới tập tin văn bản).
 Gõ phím tắt vào ô Press new shortcut key. VD: Alt + T.
 Nhấn nút Assign để thiết đặt.

Alt+T

Loại (menu
chính)

Lệnh (mục chọn
trên menu)

Phím nóng hiện tại

23


9. Hệ thống trợ giúp (Help) và cách sử
dụng



Hệ thống trợ giúp của Word rất hoàn hảo, các lệnh được giải
thích rất tường tận và chi tiết, một số lệnh còn có mục Show me
hướng dẫn từng bước sử dụng lệnh đó.



Tuỳ theo công việc bạn đang thực hiện mà Word sẽ cho hiển thị
hướng dẫn phù hợp với công việc đó.



Gọi trợ giúp bằng cách gõ F1 hoặc chọn lệnh trên menu Help.

24


Help và cách sử dụng (tt)
 Thẻ Contents: chọn trợ giúp theo chủ đề.
 Thẻ Answer Wizard: trợ giúp theo lệnh/ công việc muốn thực hiện.
 Thẻ Index: chọn các mục trợ giúp theo chỉ mục.
 Ô nhập Search: gõ nội dung cần hướng dẫn sử dụng.

Trợ giúp theo chủ đề

25