Hướng dẫn sử dụng WORD. Phần 1 giới thiệu

Bản tuyên bố dự án©
của dự án xây dựng hệ thống quản lí học
tập theo qui chế tín chỉ


Quản lí văn bản
Thông tin văn bản
©

Thông tin
N/A

Mã văn bản
Người sở hữu
Ngày viết
Ngày lưu trữ cuối cùng

04.10.2010
11.10.2010
Bản tuyên bố dự án của dự án xây dựng hệ thống quản lí học
tập theo hệ thống tín chỉ

Tên văn bản

Lịch sử văn bản
Phiên
bản
1
2

Ngày viết

Thay đổi

04.10.2010
11.10.2010

Tạo mới
Mục tiêu, phạm vi dự án, hạng mục bàn giao

Chấp thuận văn bản
Vai trò

Nhà tài trợ dự án
Giám đốc dự án
Thành viên Ban
quản lí dự án

Tên

Kí tên

Ngày


Mục lục

1 Tóm tắt (Executive Summary)
Nằm trong chương trình “Ứng dụng hệ thống thông tin nhằm nâng cao năng lực
quản lí, nghiên cứu và học tập của trường Đại Học xxx TPHCM” do Ngân Hàng Thế
Giới tài trợ, dự án “Xây dựng hệ thống quản lí học tập theo qui chế tín chỉ cho trường ĐH

xxx TPHCM “ được thực hiện nhằm hỗ trợ nhà trường cũng như sinh viên trong việc học
tập và hoạt động theo quy chế tín chỉ.
Việc xây dựng hệ thống này không chỉ đem lại lợi ích cho sinh viên trong việc tự
sắp xếp lịch học, nắm bắt thời gian học, kết quả học tập của mình qua đó có kế hoạch học
tập cho sinh viên mà còn giúp nhà trường trong việc quản lý sinh viên một cách thuận
tiện và nhanh chóng,cung cấp cho sinh viên thông tin về hoạt động của trường cũng như
nhận ý kiến đóng góp trực tiếp từ sinh viên.
Bản tuyên bố dự án này bao gồm mục đích,các mục tiêu,phạm vi ,cấu trúc tổ chức
lợi ích mà dự án mang lại cũng như phân tích các rủi ro và vần đề mà dự án gặp phải.Các
phân tích trong bản tuyên bố dự án cũng như kế hoạch của dự án đều được đưa ra và
thống nhất trong ban quản lý dự án
Dự án sẽ được bắt đầu từ ngày 01/11/2010, tiến hàng trong thời gian 8 tháng và
kết thúc vào ngày 01/07/2011

2 Mục đích dự án (Project Definition)
Xây dựng hệ thống quản lí học tập theo qui chế tín chỉ nhằm hỗ trợ nhà trường và
sinh viên có thể quản lí quá trình học tập của sinh viên một cách chính xác, nhanh chóng
và tiện lợi.
1
•
•

2
•

Tầm nhìn (Vision)
Xây dựng một trang web giúp sinh viên quản lí quá trình học tập theo qui chế tín chỉ
Xây dựng cơ sở dữ liệu sinh viên giúp nhà trường quản lí sinh viên dễ dàng, nhanh
chóng
Mục tiêu (Objectives)

Xây dựng trang web có chức năng : đăng kí tín chỉ, xem thông tin, thông báo, lịch
học, lịch thi, chương trình đào tạo, link liên kết với thư viện điện tử và bài giảng điện
tử phục vụ nhu cầu học tập của sinh viên.


•

•
•
•

•

Xây dựng hệ quản trị cơ sở dữ liệu giúp phòng đào tạo quản lý sinh viên theo lớp tín
chỉ, quản lý quá trình đăng kí tín chỉ, truy xuất, cập nhật thông tin của sinh viên.
Mô tả sản phẩm
Số lượng sinh viên cùng đăng nhập trong 1 thời điểm là 10000 sinh viên, thời gian tải
trang web là 4-6s
Bảo mật theo chuẩn ISO/IEC 27002:2005
Trang web có các mục:
 Đăng kí tín chỉ
 Thông báo
 Lịch học, lịch thi
 Bảng điểm
 Link liên kết với bài giảng điện tử, thư viện điện tử
 Chương trình đào tạo
Hệ quản trị CSDL có các chức năng:
 Nhập, lưu trữ, truy xuất thông tin sinh vien (thông tin cá nhân và thông tin học
tập)
 Quản lý việc đăng kí tín chỉ: các điều kiện theo bảng thiết kế

3
Phạm vi (Scope)
Những điều sau đây thuộc phạm vi dự án
• Xây dựng trang web hiển thị tất cả danh sách các lớp tín chỉ trong đó cung cấp các
thông tin về thời gian học, giáo viên giảng dạy và tình trạng của của lớp hiện tại.(Lớp
đã đủ sinh viên, lớp còn đăng ký được) khi đăng kí tín chỉ
• Liên kết với trang web bài giảng điện tử,hỗ trợ sinh viên trong việc tìm bài giảng trên
lớp
• Hệ thống quản lí được 15000 sinh viên ( Đại học, Cao đẳng và Tại chức)
Những điều sau đây không thuộc phạm vi dự án
• Xây dựng nội dung thông tin sinh viên,kết quả học tập
• Xây dựng nội dung thư viện điện tử,bài giảng điện tử
• Xây dựng thời khóa biểu và lịch học
• Xây dựng server cho hệ thống
4

Các hạng mục bàn giao (Deliverables)

Hạng
mục bàn
giao
Báo cáo
khảo sát
yêu cầu
của người
dùng

Thành phần

Chức năng

Miêu tả

Bảng thống kê và phân tích yêu cầu của
phòng đào tạo và sinh viên.


Bảng đặc tả chi tiết chức năng và thiết kế
của sản phẩm

Báo cáo
phân tích
thiết kế
hệ thống
Phần
mềm
quản lí

Giao diện
web

Thông tin
sinh viên

Bao gồm các thông tin cá nhân, thông tin
học tập và phòng đào tạo có thể sửa chữa
được và được cập nhật vào hệ thống.
thông tin học tập: bảng điểm, lịch học,
chương trình đào tạo ; phòng đào tạo có

thể sửa chữa khi có các văn bản yêu cầu.

Tài liệu học
tập

Liên kết với hệ thống thư viện điện tử và
bài giảng điện tử ,cung cấp tài liệu là bài
giảng điện tử, ebook, các đường link .
Sinh viên được download miễn phí các
tài liệu này. Tài liệu tự cập nhật khi hệ
thống thư viện điện tử và bài giảng điện
tử cập nhật.

Đăng kí tín
chỉ

Hệ thống tự cập nhật danh sách lớp khi
kết thúc thời gian đăng kí tín chỉ. Danh
sách lớp được ghi ra file excel.

Thông báo

Bao gồm : các quy chế. thông tin hoạt
động của trường, của các khoa, thông tin
khác . hệ thống tự động chuyển thông
báo đến các bộ phận sinh viên có liên
quan.

Hệ quản trị cơ Lưu trữ, truy
sở dữ liệu

xuất, và cập
nhật dữ liệu
Sao lưu và
phục hồi dữ
liệu
Quản lý đăng
kí tín chỉ

Tài liệu
hướng
dẫn sử
dụng

Hệ thống cho phép Phòng đào tạo có thể
lưu trữ, truy xuất và cập nhật thông tin
sinh viên.
Hệ thống có thể sao lưu các lần sửa đổi
thông tin và phục hồi lại khi cần thiết
Phòng Đào Tạo nhập dữ liệu về việc
đang kí tín chỉ: danh sách các lớp tín chỉ,
số lượng sinh viên trong lớp tín chỉ, thời
gian đăng kí phục vụ việc đăng kí tín chỉ
của sinh viên
Cách sử dụng phần mềm và các yêu cầu
đối với phần cứng khi cài đặt.


3 Tổ chức dự án (Project Organization)
1

Khách hàng (Customers)

Nhóm khách hàng

Đại diện khách hàng

Trường ĐH xxx TPHCM – khách Ông ABC, là khách hàng chính đại diện phê duyệt
hàng
dự án và cấp kinh phí cho dự án
Sinh viên trường ĐH xxx TPHCM Bộ phận sử dụng trực tiếp sản phẩm, phục vụ nhu
– người dùng
cầu học tập và đăng kí tín chỉ
Phòng đào tạo trường ĐH xxx Ông XYZ. Bộ phận sử dụng trực tiếp sản phẩm,
TPHCM – người dùng
phục vụ nhu cầu quản lý sinh viên theo hệ thống
tín chỉ
2

Các cá thể, tổ chức liên quan tới dự án (Stakeholders)

Tên cá thể, tổ chức

Sự quan tâm

Ngân Hàng Thế Giới

Vốn viện trợ được sử dụng có hiệu quả thể hiện
bằng việc chương trình hoàn thành tốt.

Trường Đại học xxx TPHCM – Đại Dự án thực hiện đúng tiến độ và thành công với

diện Ông ABX
chi phí hợp lý, hạn chế các rủi ro phát sinh. Quản
bá được hình ảnh của BU.
Giám đốc dự án – Ông OMN

Mọi thành viên trong PMO đều tham gia và chịu
trách nhiệm cho sự thành công của dự án. Kiểm
soát được chi phí và rủi ro.

Sinh viên trường Đại học xxx Dự án đem lại kết quả, sản phẩm, dịch vụ tốt cho
TPHCM
lợi ích của họ.
Nhân viên trường Đại học xxx Dự án hoàn thành tốt, mang lại tiện lợi trong công
TPHCM
việc hàng ngày của họ
Thành viên trong Ban Quản Lí dự Dự án của họ thực hiện thành công. Hợp tác với
án
Giám đốc dự án.
3

Vai trò (Roles)

Vai trò

Tên

Tổ chức

Nhà tài trợ

XYZ

Trường ĐH xxx TPHCM

Giám đốc dự án

AAA

Ban Quản Lí Dự Án

Thành viên PMO

A

Ban Quản Lí Dự Án


4

B

Ban Quản Lí Dự Án

C

Ban Quản Lí Dự Án

D

Ban Quản Lí Dự Án

E

Ban Quản Lí Dự Án

F

Ban Quản Lí Dự Án

Trách nhiệm (Responsibilities)

Nhà tài trợ:
• Phê chuẩn ngân quỹ, các yêu cầu, bảng thời gian và nguồn lực.
• Phê chuẩn nguồn lực dự phòng.
• Chấp nhận giải pháp cuối cùng mang lại bởi dự án.
• Xử lý mọi rủi ro, vấn đề phát sinh và yêu cầu thay đổi cơ bản.
• Giám sát tiến độ dự án
Giám đốc dự án:
• Nộp dự án đúng thời gian với chi phí hợp lý và cụ thể.
• Quản lý thành viên trong ban quản lý, khách hàng, nhà cung cấp, các PM trong
chương trình và các stakeholder.
• Đảm bảo các hoạt động cần thiết cho dự án thành công.
• Báo cáo thường xuyên tiến độ thực hiện dự án lên các stakeholders.
• Tham gia trực tiếp vào việc thực hiện dự án.
Các thành viên dự án:
• Đảm bảo thực hiện mọi công việc được đưa ra bởi giám đốc dự án
• Báo cáo tiến độ thực hiện thường xuyên cho giám đốc dự án
5

Cấu trúc (Structure)

Nhà tài trợ

XYZ

Trưởng dự án
AAA

Bộ phận thiết kế hệ thống

Bộ phận quản lí cơ sở dữ liệu

Bộ phận lập trình, ứng dụng Web

A

B

C

Nhân viên thiết kế

Bộ phận khảo sát, thu thập thông
tin
D

Lập trình viên

Nhân viên thống kê

Lập trình viên

Nhân viên thống kê

Nhân viên

Nhân viên
Nhân viên thiết kế

4 Kế hoạch thực thi (Implementation Plan)
1

Tiếp cận (Approach)
Sử dụng phương pháp thác nước truyền thống ( SDLC ) với 7 bước là : khởi tạo,
đánh giá khả thi, phân tích hệ thống, thiết kế hệ thống, xây dựng hệ thống, thực
thi hệ thống và đánh giá, bảo trì

Quá trình

Miêu tả chung

Khởi tạo

Tìm kiếm các ý tưởng cho hệ thống

Đánh giá khả thi

Đảm bảo tính khả thi của dự án, hệ thống

Phân tích hệ thống

Đặc tả chi tiết chức năng của hệ thống phần mềm

Thiết kế hệ thống

Đặc tả chi tiết thiết kế của hệ thống phần mềm

Xây dựng hệ thống

Tạo ra phần mềm, hướng dẫn sử dụng, tài liệu hệ thống

Thực thi hệ thống

Cài đặt và chạy phần mềm

Đánh giá, bảo trì

Xem xét mức độ thành công của dự án và chỉnh sửa phần
mềm nếu cần thiết


2

Lịch làm việc (Schedule)

Dự án dự kiến kéo dài 8 tháng, bắt đầu ngày 01/11/2010 và kết thúc ngày 01/07/2011, trải
qua 4 giai đoạn chính theo trình tự như sau:
• Khảo sát và phân tích ban đầu (1 tháng)
o Thực hiện khảo sát, lấy ý kiến của sinh viên và nhà trường về các tính

năng cần có của hệ thống.
o Thông qua cố vấn chuyên môn để biết cách thức, cơ cấu quản lý sinh viên,
quản lý điểm, quyền hạn của từng đối tượng sử dụng.
• Phân tích và thiết kế hệ thống (2 tháng)
o Dựa vào báo cáo phân tích và khảo sát các yêu cầu hệ thống, tiến hành xây
dựng phát thảo các mô hình của hệ thống.
o Đề ra các yêu cầu tối thiểu để hệ thống có thể vận hành tốt, thông báo cho
phía nhà trường.
• Xây dựng và hoàn chỉnh hệ thống (4 tháng)
o Dựa vào bản phát thảo các mô hình của hệ thống, tiến hành xây dựng hệ
thống trên nền ứng dụng web.
o Thiết kế và xây dựng bộ cơ sở dữ liệu cho hệ thống.
o Tiến hành cài đặt và vận hành thử trên hệ thống máy chủ của nhà trường.
• Bàn giao và hướng dẫn, tập huấn sử dụng (1 tháng)
o Bàn giao hệ thống và máy chủ cho phía nhà trường, tiến hành nghiệm thu
hệ thống với sự chứng kiến của đại diện các bên liên quan (Ngân Hàng
Thế Giới, Trường ĐH xxx, Ban Quản lý Dự án).
o Lập tài liệu hướng dẫn các thao tác và quyền hạn cụ thể của từng đối
tượng sử dụng gửi cho nhà trường.
o Tổ chức tập huấn, hướng dẫn cho các cán bộ quản lý, nhân viên kĩ thuật
cách thức sử dụng hệ thống.
o Tổ chức 2-3 buổi thuyết trình hướng dẫn chung cho sinh viên.
o Kết thúc dự án.
3

Biểu đồ cột mốc (Milestones)

Cột mốc

Ngày

Bản công bố dự án

04/11/2010

Báo cáo khảo sát và phân tích ban đầu

30/11/2010

Báo cáo phân tích và thiết kế hệ thống

31/01/2011

Báo cáo xây dựng và hoàn chỉnh hệ thống

30/05/2011

Báo cáo bàn giao và hướng dẫn, tập huấn sử dụng

30/06/2011

Biên bản đóng dự án và thanh lý hợp đồng

01/07/2011


4

Các vấn đề liên quan (Dependencies)

Hoạt động

Ảnh hưởng

Bị ảnh hưởng

Mức độ
hưởng

ảnh Ngày

Cấp giấy phép Toàn bộ dự án
thực hiện dự án

Rất cao

28/10/2010

Hoàn tất dự án Thông báo từ
cổng thông tin
nhà trường

Cao

24/3/2011

Hoàn tất dự án Chức năng tài
thư viện điện tử
liệu học tập

Cao

23/6/2011

Hoàn tất dự án Chức năng tài
bài giảng điện tử
liệu học tập

Cao

1/4/2011

5

Hoạch định nguồn lực (Resource Plan)

Vai trò

Ngày bắt đầu

Ngày kết thúc

Ban quản lý dự án 7 người

01/11/2010

01/07/2011

Nhà tài trợ dự án 1 người

01/11/2010

01/07/2011

Trưởng ban quản lý dự án 1 người

01/11/2010

01/07/2011

Đội trưởng của dự án 1 người

06/11/2010

01/07/2011

Nhân viên thống kê và thu thập ý kiến người dùng 3 01/11/2010
người

01/12/2010

Nhân viên phân tích và thiết kế hệ thống 4 người

01/12/2010

01/02/2011

Lập trình viên 7 người

01/02/2011

01/05/2011

Nhân viên quản trị mạng 2 người

01/05/2011

01/06/2011

Nhân viên kỹ thuật 2 người

01/06/2011

01/07/2011

Nhân viên hỗ trợ 3 người

01/06/2011

01/07/2011

6

Hoạch định tài chính (Financial Plan)

Các loại chi phí

Các khoản chi

Mức chi

Hệ thống

Hệ thống máy chủ server

40000$

Xây dựng hệ thống

160000$

Tiền lương

50000$

Các khoản khác


7

Hoạch định chất lượng (Quality Plan)

Quá trình

Miêu tả

Quản lí thời gian

Xác định và sắp xếp tuần tự các hoạt động, những việc
phải làm trong dự án; Lập hồ sơ ưu tiên những mối

phụ thuộc độc lập, ủy thác, bên ngoài; Ước lượng
nguồn lực, xác định kiểu và số lượng của vật liệu, con
người, thiết bị và mọi nguồn cung cần thiết; Ước
lượng thời gian cần thiết cho các hoạt động riêng lẻ
với nguồn lực đã trù bị; Xây dựng lịch làm việc; kiểm
soát lịch làm việc…

Quản lí chi phí

Xây dựng một tổng số gần đúng nguồn tiền cần thiết
để hoàn thành dự án; Xác định ngân sách; Tập hợp tất
cả chi phí đã được ước lượng của từng hoạt động riêng
lẻ hoặc gói công việc lập nên đường cơ sở chi phí qua
đó kiểm soát mọi thay đổi xuất hiện trong mỗi giai
đoạn của toàn bộ vòng đời dự án; Theo dõi tình trạng
dự án để cập nhật ngân sách và quản lí thay đổi đường
cơ sở chi phí…

Quản lí rủi ro

Xác định những rủi ro có ảnh hưởng đến dự án; Nhận
dạng rủi ro, phân tích chất lượng rủi ro, xác định xác
suất và ảnh hưởng của rủi ro để tìm ra ưu tiên trong xử
lý; Phân tích số lượng rủi ro; Lập kế hoạch phản ứng
với rủi ro; Theo dõi và kiểm soát rủi ro và có các giải
pháp giảm nhẹ rủi ro…

Quản lí sự thay đổi

Dư đoán tác động của môi trường bên ngoài, bên trong

và môi trường tự nhiên. Lập các phương án đối phó
khi xảy ra sự thay đổi, lập ban quản lí sự thay đổi để
đối phó với tình huống.

Quản lí chất lượng sản phẩm

Có quá trình kiểm tra, đánh giá sản phẩm khi hoàn
thành một chu trình sản xuất sản phẩm. Tuân thủ mọi
quy định về các tiêu chuẩn chất lượng của Việt Nam.
Lập ban quản lí chất lượng sản phẩm để chịu trách
nhiệm chính

Quản lí nhà đầu tư

Xác định rõ đâu là nhà đầu tư chính có khả năng quyết
định yêu cầu sản phẩm. Lập kế hoạch khiến nhà đầu tư
có trách nhiệm với dự án cũng như luôn ủng hộ cho sự
phát triển của dự án. Có kế hoạch gặp gỡ khách hàng
để nghe nhu cầu nhằm hoàn thiện sản phẩm.

Quản lí nhà cung cấp dịch vụ

Xác định và sắp xếp những dịch vụ, sản phẩm cần cho
dự án. Xác định những yêu cầu về sản phẩm và địch
vụ. Lập danh sách những nhà cung cấp dịch vụ và
chọn lọc ra nhà cung cấp đáp ứng được các nhu cầu


dịch vụ và sản phẩm của dự án.
8

Chỉ tiêu hoàn thành dự án (Completion Criteria)

Các tiêu chí

Miêu tả

Tầm nhìn

Tầm nhìn dự án được quy định ở đầu tài liệu phải đạt
được

Phạm vi

Dự án phải hoạt động trong phạm vi quy định của tài
liệu

Lợi ích của dự án

Dự án phải tạo ra được lợi ích như trong mục đích dự
án

Phân phối

Dự án phải phân phối thông tin theo quy định của tài
liệu này

Chấp nhận

Khách hàng (trường ĐH NH và sinh viên, nhân viên

trường)phải chấp nhận tổng thể của dự án khi hoàn
thành

Tổng thể

Dự án nếu có thể phải hoàn thành đúng thời gian,
trong chi phí cho phép và hoàn thành các yêu cầu đề ra

5 Các khía cạnh cần xem xét của dự án (Project Considerations)
1

Rủi ro (Risks)

Mô tả rủi ro

Khả năng
xuất hiện

Mức ảnh
hưởng

Cách quản lí rủi ro

Chi phí vượt quá Thấp
định mức

Cao

Quản lí chặt tài nguyên cũng như sử dụng
các công nghệ mới và hiệu quả để tiết

kiệm chi phí

Thay đổi cấu trúc Thấp
thượng tầng ở ĐH
NH

Cao

Đề ra chính sách quản lý nhà đầu tư hiệu
quả, luôn theo dõi mọi diễn biến để kịp
thời điều chỉnh

Sản phẩm làm ra Trung bình
không phù hợp
với các liên kết
chương
trình
khác.

Cao

Đề ra chính sách phối hợp và làm việc
cùng với các dự án khác để đảm bảo các
sản phẩm làm ra lien kết được với nhau

Sinh viên sử dụng Thấp
sản phẩm không
được.

Cao

Lập ra hướng dẫn sử dụng để tập huấn cho
sinh viên cách sử dụng sản phẩm.


Các tiêu chuẩn dự Trung bình
án đề ra ban đầu
không còn phù
hơp với thực tế
khách quan trong
quá trình thực
hiện dự án.

Cao

Xác định sự thay đổi và có các kế hoạch
khắc phục sự thay đổi. Lập ban quản lí sự
thay đổi

Nhà cung cấp dịch Trung bình
vụ, sản phẩm cho
dự án gặp vấn đề
không thể tiếp tục
dự án.

Trung
bình

Ghi rõ các điều khoản đền bù vào hợp
đồng nếu bên cung cấp dịch vụ không đáp

ứng các yêu cầu. Luôn có sẵn mối quan hệ
với các nhà cung cấp dịch vụ khác để đề
phòng hiện tượng ép giá khi cung cấp dịch
vụ thay thế.

2

Các vấn đề gặp phải (Issues)

Miêu tả vấn đề

Mức độ Cách giải quyết vấn đề
ưu tiên

Ý kiến các nhân viên, thành viên trong Rất cao
dự án bất đồng nhau

Họp ban thành viên lại và do trưởng
ban quyết định

Sinh viên và nhân viên chưa quen Cao
thuộc với qui chế học tín chỉ

Phổ biến thông tin và phương pháp
học tập, làm việc với qui chế tín chỉ

3
•
•
•

4
•
•
•
•

Giả định (Assumptions)
Trường đại học xxx đã được trang bị cơ sở hạ tầng.
Các dự án cổng thông tin,trục thông tin,bài giảng điện tử, thư viện điện tử đã hoàn
thành đúng thời hạn và thành công.
Ngân sách theo kế hoạch cho việc thực hiện dự án sẽ được chuyển đúng thời điểm.
Các điều kiện quyết định (Constraints)
Chi phí không được vượt quá so với dự kiến
Thời gian hoàn thành dự án không được vượt quá 2 tuần so với kế hoạch
Tất cả các thành viên trong dự án phải tuyệt đối tuân thủ mệnh lệnh của cấp trên và
không được rời bỏ công việc khi chưa có sự cho phép
Mọi sự thay đổi của dự án đều phải được công bố cho tất cả các thành viên trong dự
án biết