Phân tích và thiết kế phân hệ kế toán chi phí và giá thành cho nhà máy ống thép việt đức

Chuyên đề thực tập tốt nghiệp

Khoa Tin học Kinh Tế

LỜI MỞ ĐẦU
Đất nước ta đang trên đà phát triển, và lĩnh vực công nghệ thông tin cũng theo đà đó
đang ngày càng phát triển và ảnh hưởng sâu rộng tới mọi lĩnh vực kinh tế - xã hội –
chính trị - văn hoá…Đặc biệt là trong lĩnh vực kinh tế, thì tin học dường như là một
bộ phận không thể thiếu trong mỗi doanh nghiệp, mỗi cơ quan - tổ chức. Tin học
ngày càng trở nên quan trọng với đời sống, thì các phần mềm tin học cũng ngày
càng trở nên quan trọng trong việc quản lý hoạt động, tổ chức, kinh doanh,… của
các doanh nghiệp, các tổ chức. Để tồn tại và phát triển, thì mỗi doanh nghiệp đều
phải có định hướng phát triển riêng cho mình, và một trong những yếu tố giúp đem
lại sự thành công chính là thông tin, thông tin chính xác, kịp thời, đầy đủ sẽ giúp
quyết định của doanh nghiệp trở nên hiệu quả và hữu ích. Sự phát triển mạnh mẽ
của ngành công nghệ thông tin sẽ giúp cho doanh nghiệp, tổ chức có thể nhanh
chóng thu thập thông tin một cách chính xác, kịp thời, và đầy đủ, xử lý và lưu trữ
thông tin một cách nhanh gọn và chuyên nghiệp hơn, phân phát thông tin đến các
đối tượng cần thiết.
Riêng với lĩnh vực kế toán, thì thông tin luôn là yếu tố hàng đầu, tất cả các nghiệp
vụ phát sinh đều phải được phản ánh một cách chính xác, kịp thời và đầy đủ. Vì
thông tin kế toán là cơ sở để ra quyết định quản lý của mỗi doanh nghiệp. Đó chính
là lý do vì sao em quyết định tham gia, tiến hành phân tích và thiết kế hệ thống
thông tin kế toán mà cụ thể ở đây là phân hệ kế toán chi phí giá thành.
Mục đích của đề tài: đề tài này nhằm phân tích thiết kế phân hệ kế toán chi phí giá
thành cho Nhà máy Ống thép Việt Đức - một thành viên thuộc tập đoàn chuyên sản
xuất và kinh doanh thép.
Ý nghĩa của đề tài: đề tài này sẽ giúp cho công việc tính giá thành sản phẩm của
Nhà máy nhanh gọn hơn và chính xác hơn.
Nội dung của đề tài gồm:
Chương I: Tổng quan về Công ty Cổ phần Tin học Tân Dân và Nhà máy Ống thép

Việt Đức.
Chương này sẽ giới thiệu tổng quan về quá trình hình thành và phát triển, cơ cấu tổ
chức, các lĩnh vực hoạt động chủ yếu của Tân Dân, và các dự án mà công ty đã,
đang và sẽ tham gia thực hiện và triển khai.
Chương II: Phương pháp luận chung phát triển một hệ thống thông tin quản lý và
hệ thống thông tin kế toán.
Chương này sẽ nêu ra phương pháp để phát triển một hệ thống thông tin nói chung
và hệ thống thông tin kế toán nói riêng.
Chương III: Phân tích và thiết kế phân hệ kế toán chi phí và giá thành cho Nhà
máy Ống thép Việt Đức.

1


Chuyên đề thực tập tốt nghiệp

Khoa Tin học Kinh Tế

Chương này nhằm phân tích và thiết kế phân hệ kế toán chi phí và giá thành để tập
hợp chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm cho Nhà máy Ống thép Việt Đức.
Em xin chân thành cảm ơn Thầy Trương Văn Tú đã hướng dẫn, chỉ bảo em.
Em xin chân thành cảm ơn toàn thể cán bộ nhân viên của Công ty Cổ phần tin học
Tân Dân, đặc biệt là anh Ngô Tuấn Anh - Trưởng nhóm phần mềm xí nghiệp vừa và
nhỏ đã tận tình giúp đỡ em hoàn thành đề tài.
Do thời gian và khả năng có hạn nên đề tài của em còn nhiều thiếu sót, em rất mong
nhận được sự giúp đỡ, chỉ bảo tận tình của Thầy, các anh chị ở cơ quan để em có thể
hoàn thành tốt hơn nữa đề tài của mình và phát triển lên thành đề tài bảo vệ luận
văn.

2

Chuyên đề thực tập tốt nghiệp

Khoa Tin học Kinh Tế

CHƯƠNG I: TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN TIN
HỌC TÂN DÂN VÀ NHÀ MÁY ỐNG THÉP VIỆT ĐỨC.
I.1. Lịch sử hình thành Công ty và các hoạt động chính.
I.1.1.Lịch sử hình thành và phát triển của Công ty Cổ Phần Tin học Tân Dân.
Ra đời năm 1996 với tên gọi ban đầu là Công ty TNHH Phát Triển Kỹ Thuật và
Thương Mại Tân Dân, số đăng ký kinh doanh là 0103001206-15/072002 của Uỷ
ban nhân dân Thành phố Hà Nội, số vốn điều lệ ban đầu là trên 1 tỷ đồng, với trụ sở
nằm ở 20B Lê Thánh Tông, sau đó 10/1998 thì chuyển về 16 Thuỵ Khê – Tây Hồ.
Lĩnh vực hoạt động chủ yếu của công ty lúc bấy giờ là sản xuất các phần mềm ứng
dụng, cung cấp các giải pháp công nghệ thông tin, cung cấp các trang thiết bị công
nghệ thông tin và các dịch vụ tin học, tư vấn xây dựng hệ thống mạng. Cho đến
tháng 1/2000, thì công ty chuyển hẳn sang làm phần mềm và các công việc tư vấn
đào tạo công nghệ thông tin.
Khi mới thành lập, công ty có 11 nhân viên trong đó có 1 Giám đốc phụ trách
chung, 1 Phó giám đốc phụ trách kỹ thuật, 4 nhân viên, 1 kế toán, 4 người làm về
mạng và phần cứng. Hiện nay Công ty có 40 cán bộ nhân viên, 100% đều đã tốt
nghiệp các trường đại học về công nghệ thông tin và các chuyên ngành khác, trong
đó có 29 cử nhân công nghệ thông tin, 1 tiến sỹ khoa học, 3 tiến sỹ, 2 kỹ sư, 2 cử
nhân kinh tế, 1 cử nhân ngoại ngữ.
I.1.2. Chức năng và nhiệm vụ của Công ty.
Với phương châm hoạt động của Công ty là “ Thoả mãn tốt nhất nhu cầu của khách
hàng, đảm bảo chất lượng sản phẩm và dịch vụ đã cung cấp”. Tân Dân trở thành
một công ty có uy tín trong lĩnh vực công nghệ thông tin, cung cấp các sản phẩm
phần mềm, các dịch vụ tư vấn và hỗ trợ đào tạo với chất lượng đảm bảo và phù hợp

với yêu cầu của khách hàng.
I.1.3. Các đối tác của Tân Dân.
- Viện Công nghệ thông tin thuộc Trung tâm Khoa học Tự nhiên và Công nghệ
Quốc gia.
- Khoa Công nghệ Thông tin thuộc Trường Đại học Quốc gia Hà Nội.
- Phòng Thương Mại và Công nghệ Việt Nam (VCCI).
- Ủy ban sông Mêkông Việt Nam.
- Bộ Kế hoạch và Đầu tư.
- Bộ Thương mại.
- Viện Ngôn ngữ.
- Viện Thi đua Khen thưởng Nhà nước.
- UBND các tỉnh Hưng Yên, Lạng Sơn, Lào Cai, Thái nguyên, Hà Nam.
- Công ty Công nghệ mới – MITEC ( Bộ Khoa học Công nghệ và Môi trường).

3


Chuyên đề thực tập tốt nghiệp

Khoa Tin học Kinh Tế

- Trung tâm đào tạo của Microsoft ở Việt Nam ( EDT).
- Liên hiệp Khoa học sản xuất Công nghệ phần mềm – CSE.
- Công ty Tin học School@net, Công ty Tin học Minh Việt.
- Công ty Phần mềm Doanh nghiệp BSC.
- Bộ Xây dựng.
- Viện Khoa học và Công nghệ Việt Nam….

I.2. Cơ cấu tổ chức của Công ty.
I.2.1. Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Công ty.

4


Chuyên đề thực tập tốt nghiệp

Khoa Tin học Kinh Tế

Ban lãnh đạo
Nhóm quản lý dự án
và phân tích thiết kế
hệ thống

Cộng tác
viên

Nhóm
Domino

Nhóm
phần
mềm Y
tế

Nhóm
Quản trị
hệ thống
và dịch vụ

5

Nhóm
lập trình
Web

Nhóm
phần mềm
xí nghiệp

Nhóm hỗ
trợ, dự
phòng và
sinh viên
thực tập


Chuyên đề thực tập tốt nghiệp

Khoa Tin học Kinh Tế

I.2.2. Các bộ phận, phòng ban của Công ty.
Ban lãnh đạo gồm:
TS. Nguyễn Văn Hùng – Giám đốc.
TSKH. Nguyễn Minh Hải – Phó giám đốc.
TS. Nguyễn Dũng Tiến – Phó giám đốc phụ trách kinh doanh.
Có nhiệm vụ chỉ đạo toàn bộ hoạt động của Công ty.
Phòng hành chính gồm:
Có nhiệm vụ quản lý và thực hiện công tác quản lý nhân sự, tiền lương, kế toán
như việc giám sát tình hình làm việc của từng nhân viên trong công ty, tính ra
lương phải trả cho công nhân viên,… ngoài ra còn chỉ đạo việc thực hiện chế độ,

chính sách đối với công nhân viên.
Nhóm Quản lý Dự án và phân tích thiết kế hệ thống gồm:
Có nhiệm vụ nắm bắt tình hình công việc của toàn bộ nhân viên trong công ty, từ
việc nghỉ phép, xếp lịch công tác… và còn có nhiệm vụ hỗ trợ phân tích thiết kế
cho các nhóm còn lại.
Nhóm Quản trị hệ thống và dịch vụ gồm:
Có nhiệm vụ quản trị mạng toàn công ty như việc cấp tài khoản người sử dụng
cho nhân viên,…làm nhiệm vụ bán sản phẩm của công ty.
Ngoài ra, do công ty là đại lý đại diện cho hãng Microsoft, nên nhóm này còn có
nhiệm vụ bán phần mềm của Microsoft.
Nhóm Lập trình Web gồm:
Xây dựng các trang web theo đơn đặt hàng của khách hàng.
Nhóm phần mềm xí nghiệp gồm:
Xây dựng các phần mềm dành cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ như các phần
mềm thuộc lĩnh vực quản lý, kinh tế.

I.3. Các kinh nghiệm dự án tiêu biểu của Công ty.
 Nhóm quản lý dự án và phân tích thiết kế hệ thống.
- Triển khai 03 phần mềm dùng chung thuộc Đề án 112 tại các tỉnh Hà Nam,
Hưng Yên, Lạng Sơn, Thanh Hoá và Vĩnh Phúc ( 2005).
- Xây dựng “ Dự án khả thi tin học hoá quản lý hành chính Nhà nước” tỉnh Hà
Nam, giai đoạn 2001 – 2005( 2001- 2002).
- Xây dựng “ Dự án khả thi tin học hoá quản lý hành chính Nhà nước” tỉnh Hưng
Yên, giai đoạn 2001- 2005( 2001- 2002).
- Xây dựng “ Dự án Tổng thể về phát triển công nghệ thông tin “ cho tỉnh Lao Cai
giai đoạn 2001 – 2005 ( 2000 – 2001).
- Xây dựng “ Dự án khả thi tin học hoá quản lý hành chính “ cho Viện thi đua
Khen thưởng Nhà nước giai đoạn 2001 – 2005.

6

Chuyên đề thực tập tốt nghiệp

Khoa Tin học Kinh Tế

- Xây dựng “ Dự án khả thi xây dựng hệ thống mạng và các phần mềm kiểm định
“ cho Viện Kiểm nghiệm ( Bộ Y tế).
- Cung cấp giải pháp cho “ Dự án quản lý các dự án đầu tư” tại tỉnh Hà Tây
( 2000).
- Cung cấp giải pháp cho “ Hệ thống thông tin phục vụ tin học hoá các hoạt động”
của Xí nghiệp Cổ phần Dược Nam Hà (2000).
- Cung cấp giải pháp xây dựng mạng cho Tổng Công ty Dịch vụ Điện - Điện lực
Việt Nam ( 1999).
- Cung cấp giải pháp xây dựng mạng diện rộng cho Dự án quản lý tài nguyên biển
- Viện nghiên cứu tài nguyên biển Hải Phòng ( 1998).
 Nhóm Quản trị hệ thống và dịch vụ.
- Xây dựng “ Hệ các phần mềm thống kê chuyên dụng” cho Ủy ban sông Mê
Công ( 2002).
- Xây dựng chương trình tạo các CD tra cứu văn bản, công ướng, quy ước đàm
phán cho cán bộ thuộc Ủy ban Mê Công Việt Nam ( 2002).
- Thiết kế và xây dựng hệ thống “ Phần mềm phục vụ thương mại điện tử” cho Xí
nghiệp Dược phẩm Nam Hà ( 2001-2002).
- Xây dựng một số phần mềm thống kê, hỗ trợ quyết định ở dạng mẫu dùng để
nhúng vào các ứng dụng hoặc quảng cáo ( 2001 – 2002).
- Xây dựng CSDL và phần mềm khai thác số liệu cho Ủy ban sông Mê Công
( 2001).
- Phần mềm “ Quản lý thi đua khen thưởng “ cho các Ban thi đua của các Văn
Phòng UBND tỉnh Hưng Yên ( 2001 – 2002).
- Phần mềm “ Quản lý nguồn tài nguyên biển “ - Dự án hợp tác với Đan Mạch

( 1999 – 2000).
- Phần mềm “ Quản lý chế độ cấp phát huân, huy chương” - Viện thi đua khen
thưởng ( 1999).
- Phần mềm “ Quản lý các doanh nghiệp vừa và nhỏ”, làm theo đơn đặt hàng của
Ngân hàng Thế giới ( WB – 1998).
- Phần mềm “ Quản lý khách hàng và sản phẩm” của Văn phòng Microsoft tại
Việt Nam ( 1998).
- Với các sản phẩm phần mềm đóng gói thì khách hàng chủ yếu là Văn phòng
Chính phủ, Bộ Công an, Bộ Thương Mại, Sở Kế Hoạch và Đầu tư Hà Nội, Công
ty Điện lực Hà Nội, Công ty Công nghệ mới ( Bộ Khoa học, Công nghệ và Môi
trường), Liên hiệp sản xuất phần mềm ( CSE), Trường Quốc tế Hà nội, UBND
tỉnh Hà Nam, Quảng Ngãi… và các công ty nước ngoài như Công ty Taipei ( Nhật
Bản), Công ty Oxfam ( Hồng Kông), Văn phòng Dự án Cầu Thanh Trì ( JICA Nhật Bản), Công ty VSL ( Thuỵ Sỹ)…

7


Chuyên đề thực tập tốt nghiệp

Khoa Tin học Kinh Tế

- Với nhiệm vụ cung cấp các dịch vụ hệ thống Tân Dân đã thiết kế và cài đặt các
mạng LAN, WAN, cung cấp các trang thiết bị máy tính hàng đầu thế giới. Những
công việc mà Công ty đã thực hiện như:
+ Thiết kế và cài đặt hệ thống mạng cho trường Cao đẳng Công nghiệp Hà Nội
( 6/2002).
+ Thiết kế và cái đặt hệ thống mạng cho Liên hiệp sản xuất phần mềm ( CSE)
( 5/2002).
+ Thiết kế và cài đặt hệ thống mạng cho Viện ngôn ngữ ( 2001).
+ Thiết kế và cài đặt hệ thống mạng cho Công đoàn ngành Bưu Điện ( 10/2001).

+ Thiết kế và cài đặt hệ thống mạng cho Trung tâm Việt - Nhật thuộc Khu công
nghệ cao Láng – Hoà Lạc ( 2001).
+ Thiết kế cài đặt hệ thống mạng giao dịch cho Sàn Chứng khoán thuộc Ngân
hàng Nông nghiệp ( 2001).
+ Thiết kế và cài đặt mạng máy tính cho Trường Quốc tế Hà Nội ( 2001).
+ Thiết kế và cài đặt mạng máy tính cho Cục Sở hữu Công nghiệp ( 10/2000).
+ Thiết kế và cài đặt mạng máy tính cho Ủy ban Sông Mê Công Việt Nam
( 2000).
+ Cài đặt theo thiết kế của Nhật Bản cho mạng máy tính của khoa Hồi sức cấp
cứu bệnh viện Bạch Mai ( 1999).
+ Thiết kế và cài đặt mạng WAN cho Viện nghiên cứu hải sản Hải Phòng có kết
nối với Bộ Hải sản và 46 tỉnh ven biển ( 1998).
+ Cài đặt và thiết kế mạng máy tính phục vụ công tác quản lý và giảng dạy cho
trường Cao đẳng Sư phạm Nam Định ( 1998).
+ Thiết kế và cài đặt mạng LAN phục vụ các hoạt động trao đổi thông tin cho
Công ty dịch vụ thuộc Tổng Công ty Điện lực Việt Nam ( 1997).
+ Thiết kế cài đặt các mạng dạy học cho trường SOS Hà Nội ( 1996) và trường
SOS tại Thành phố Vinh, Nghệ An ( 1997).
 Nhóm phần mềm phục vụ các bài toán kinh tế.
- Xây dựng “ Chương trình bán hàng “ tại Siêu thị 152A Lạc Trung ( 2002).
- Xây dựng “ Chương trình kế toán “ tại Siêu thị 152A Lạc Trung ( 2002).
- Khảo sát và xây dựng Đề án tin học hoá Bệnh viện Bà mẹ và Trẻ sơ sinh ( 2002).
- Xây dựng “ Chương trình quản lý bệnh nhân và tiền viện phí” cho Bệnh viện
103 ( 2002).
- “ Chương trình kế toán” cho Khoa Công nghệ Thông tin, Đại học Quốc gia Hà
Nội ( 2002).
- “ Chương trình kế toán” cho trường Cao đẳng Sư phạm Nam Định ( 2001).
- Một số chương trình quản lý khách hàng, quản lý công nợ cho Khách sạn Kim
Liên – Hà Nội ( 2001).

8


Chuyên đề thực tập tốt nghiệp

Khoa Tin học Kinh Tế

- Xây dựng “ Chương trình quản lý đặt phòng, thanh toán tiền phòng” cho Khách
sạn Kim Liên – Hà Nội ( 2002).
- Xây dựng “ Chương trình kế toán, quản lý sản phẩm và khách hàng “ cho Công
ty Thực phẩm Miền Bắc và một số đại lý độc lập ( 2000 – 2001).
- Kết hợp với Phòng Thương mại và Công nghiệp Việt Nam ( VCCI) xây dựng
một số phần mềm kế toán như Kế toán chủ đầu tư, Kế toán hành chính sự nghiệp,
Kế toán doanh nghiệp (2000 – 2001).
- Xây dựng “ Chương trình quản lý các đại lý thuốc tân dược “ cho Công ty Dược
Đông Đô ( 1999).
- Xây dựng “ Chương trình quản lý khách hàng sử dụng điện “ cho Tổng Công ty
Điện lực ( 1998).
- Xây dựng “ Chương trình quản lý khách hàng “ của Microsoft Việt Nam thông
qua OutLook ( 1997).
 Nhóm lập trình Web.
- Xây dựng Website cho tỉnh Hưng Yên ( 2004).
- Xây dựng Website cho cho tỉnh Hà Nam ( 2003).
- Xây dựng Website cho Ủy ban sông Mê Công Việt Nam ( 2002).
- Xây dựng “ Chương trình quản lý công văn giấy tờ, phần luồng công việc” cho
hệ thống bưu điện tỉnh Hải Dương ( 6, 7 – 2002).
- Xây dựng “ Chương trình tra cứu các chỉ tiêu kinh tế thế giới trên web” cho
chương trình thí điểm của Văn phòng Chính phủ” ( 2002).
- Triển khai “ Chương trình quản lý công văn giấy tờ” cho các Văn phòng UBND
các tỉnh Hưng Yên, Hà Nam, sở Giáo dục Quảng Nam, các trường cao đẳng Sư

phạm Hà Nội, Nam Định và Văn phòng Đảng uỷ tỉnh Thái Nguyên ( 2001 –
2002).
- Xây dựng “ Website tra cứu văn bản pháp quy và tổ chức CSDL tổng hợp thông
tin Kinh tế - Xã hội” cho Bộ Kế hoạch và Đầu tư ( 6/2002).
- Xây dựng các chương trình quản lý sinh viên, quản lý điểm thi, quản lý nhân sự,
quản lý tài sản cho các trường Cao đẳng Sư phạm Hà Nội, Cao đẳng Sư phạm
Nam Định ( 2002).
- Xây dựng “ Chương trình quản lý nhân sự trên Web” ( 2001).
- Xây dựng “ Chương trình tra cứu và quản lý đơn thư khiếu tố “ ( thuộc Đề án
112).
- Xây dựng Website tra cứu tài liệu chuyên môn cho Ủy ban sông Mê Công
( 2001).
- Xây dựng bộ từ điển tổng hợp tích hợp từ 8 cuốn từ điển tiếng Việt hiện có cho
Viện Ngôn ngữ ( 2000).
- Xây dựng Website cho Ủy ban Khoa học Xã hội ( 1998 – 1999).

9


Chuyên đề thực tập tốt nghiệp

Khoa Tin học Kinh Tế

 Nhóm Domino.
Công việc chủ yếu nhằm vào các bài toán quản lý công văn giấy tờ và theo dõi
luồng công việc. Các ứng dụng đã thực hiện bao gồm:
- Chương trình quản lý công văn, báo cáo ( 2001 – 2002).
- Chương trình quản lý đơn thư khiếu tố ( 2001 – 2002).
- Chương trình quản lý báo cáo ( 2001 – 2002).
- Với các Đề án Tin học hoá quản lý hành chính Nhà nước (Đề án 112), nhóm

cũng đã xây dựng được một số đề án:
+ Xây dựng “Đề án tin học hoá quản lý Hành chính Nhà nước tỉnh Hà Nam giai
đoạn 2001 – 2005” ( 2001-2002).
+ Xây dựng “Đề án tin học hoá quản lý Hành chính Nhà nước tỉnh Hưng Yên giai
đoạn 2001 – 2005” ( 2001-2002).
+ Xây dựng “Đề án tin học hoá quản lý Hành chính Nhà nước tỉnh Hà Tây giai
đoạn 2001 – 2005” ( 2001-2002).
+ Xây dựng “Dự án tổng thể về phát triển Công nghệ thông tin tỉnh Lao Cai giai
đoạn 2001 – 2005” ( 2000-2001). Kết hợp với VCCI, Trung tâm Điện tử - Tin học
thuộc UBND thành phố Hồ Chí Minh ).
+ Xây dựng “Đề án Tin học hoá quản lý hành chính Viện thi đua Khen thưởng
Nhà nước giai đoạn 2001 – 2005”.
+ Xây dựng Dự án khả thi “Tin học hoá quản lý hành chính” cho Viện thi đua
Khen thưởng Nhà nước giai đoạn 2001-2005.
+ Xây dựng “Đề án phát triển công nghệ thông tin” cho Viện Kiểm Nghiệm ( Bộ
Y tế ) ( 2001).
+ Xây dựng Dự án khả thi cho phần mềm dùng chung “Hệ thống thông tin tổng
hợp kinh tế - xã hội”.
+ Xây dựng Dự án khả thi “ Xây dựng Hệ thống thông tin Sở Thương mại và du
lịch tỉnh Lạng Sơn “ ( 2003).
+ Xây dựng Dự án khả thi “ Xây dựng Hệ thống thông tin Sở tư pháp tỉnh Hà
Nam” ( 2003).
+ Xây dựng một số Dự án khả thi cho UBND các tỉnh Hưng Yên, Hà Nam, Hà
Tây, trong khuôn khổ “Đề án tin học hoá quản lý hành chính Nhà nước năm 2001
– 2005” của các tỉnh nói trên.
+ Xây dựng Trung tâm tích hợp dữ liệu tỉnh Hà Nam (2002).
+ Xây dựng Trung tâm tích hợp dữ liệu tỉnh Hưng Yên ( 2002).
+ Đề án “Xây dựng CSDL quốc gia nguồn lợi sông Cửu Long” kết hợp với UB
sông Mêkông (1999).
+ Đề án “Xây dựng CSDL quốc gia nghiên cứu biển” kết hợp với Viện Nghiên

cứu Hải sản Hải Phòng ( 1998).

10


Chuyên đề thực tập tốt nghiệp

Khoa Tin học Kinh Tế

 Nhóm phần mềm Y tế
Đây là nhóm dự án mới thành lập, vì thế các dự án mà nhóm dự định xây dựng và
triển khai còn đang trong quá trình tìm hiểu, và nghiên cứu.
 Nhóm Hỗ trợ, dự phòng và sinh viên thực tập.
- Viết giáo trình theo đơn đặt hàng của Microsoft Việt Nam về quản trị mạng
Windows NT 4.0, giáo trình tin học văn phòng dựa trên bộ Office và giáo trình tin
học phổ thông.
- Tham gia giảng dạy tại Trung tâm đào tạo của hãng Microsoft ở Việt Nam
( EDT).
- Tham gia giảng dạy các giáo trình CNTT tại các Khoa CNTT thuộc các Trường
Đại học Bách Khoa Hà Nội, Đại học Quốc gia Hà Nội, Đại học Thái Nguyên, Cao
đẳng Sư phạm Hà Nội, Cao đẳng Sư phạm Nam Định.
- Thực hiện một số công việc giảng dạy và hướng dẫn làm Khoá luận tốt nghiệp
cho sinh viên thuộc các Khoa CNTT của trường Đại học Quốc gia Hà Nội, Đại
học Bách Khoa Hà Nội.
 Một số dự án mà nhóm Domino và Nhóm Lập trình Web cùng xây
dựng:
- “Hệ thống thông tin tổng hợp kinh tế - xã hội” (2004) thuộc Đề án Tin học hoá
Quản lý hành chính Nhà nước ( theo đơn đặt hàng của BĐH 112 Chính phủ).
- “Chương trình quản lý văn bản và hồ sơ công việc” ( 2004) thuộc Đề án Tin học
hoá Quản lý hành chính Nhà nước ( làm theo đơn đặt hàng của BĐH 112 Chính

phủ).
- “Website phục vụ điều hành tác nghiệp cho UBND tỉnh và các đơn vị trong tỉnh”
(2004) thuộc Đề án Tin học hoá Quản lý hành chính Nhà nước ( làm theo đơn đặt
hàng của BĐH 112 Chính phủ).
- “Chương trình quản lý các dự án đầu tư “ ( 2004) thuộc dự án Tin học hoá Quản
lý hành chính Nhà nước tỉnh Hưng Yên triển khai tại Sở Kế hoạch đầu tư tỉnh
Hưng Yên.
- “Chương trình quản lý các dự án đầu tư” (2003) thuộc dự án Tin học hoá Quản
lý hành chính Nhà nước tỉnh Lạng Sơn triển khai tại Sở Kế hoạch đầu tư tỉnh
Lạng Sơn.
- “Chương trình quản lý các dự án đầu tư “ (2002) thuộc đề án Tin học hoá Quản
lý hành chính Nhà nước tỉnh Hà Nam triển khai tại Sở Kế hoạch đầu tư tỉnh Hà
Nam.
- Xây dựng “Chương trình quản lý nhân sự trên Web” (2001) theo quy trình
chuẩn của Ban chỉ đạo Đề án 112 của Chính phủ.
- “Chương trình quản lý đơn thư khiếu nại” (2001 – 2002), “Chương trình quản lý
công văn “ (2001 – 2003), “Chương trình quản lý báo cáo “ (2001 – 2002): Song

11


Chuyên đề thực tập tốt nghiệp

Khoa Tin học Kinh Tế

hành với một số chương trình trên Web, các chương trình này được phát triển
nhằm đáp ứng yêu cầu của Đề án 112 Chính phủ.
- Xây dựng “Website tra cứu văn bản pháp quy và tổ chức CSDL tổng hợp thông
tin Kinh tế - Xã hội” cho Bộ Kế hoạch và Đầu tư ( chưa triển khai). Website này
sử dụng thông tin từ các CD do Văn phòng Quốc hội cung cấp. CSDL tổng hợp

thông tin KT – XH có cấu trúc tương tự như CSDL xây dựng cho các Bộ, tỉnh
theo Đề án 112.
- Xây dựng “Chương trình tổng hợp thông tin báo cáo” cho các Văn phòng UBND
tỉnh ( 2001 – 2002).
- Xây dựng “CSDL tổng hợp thông tin KT – XH” (2001 – 2002). Dựa trên các chỉ
tiêu chuẩn của Chính phủ cho tất cả các ngành nghề, chương trình này cho phép
các tỉnh có được một CSDL lưu trữ tất cả các số liệu theo các chỉ tiêu. Dựa trên
CSDL này, tỉnh có thể tìm thấy rất nhiều câu trả lời đáp ứng các đòi hỏi liên quan
đến tất cả các khía cạnh KT – XH của tỉnh.
 Một số phần mềm dùng chung đã được Tân Dân xây dựng và triển
khai.
- Ba phần mềm dùng chung thuộc Đề án Tin học hoá Quản lý hành chính Nhà
nước ( theo đơn đặt hàng của BĐH 112 Chính phủ).
+ “Hệ thống thông tin tổng hợp kinh tế - xã hội”.
+ “Chương trình quản lý văn bản và hồ sơ công việc”.
+”Website phục vụ điều hành tác nghiệp cho UBND tỉnh và các đơn vị
trong tỉnh”.
Đã được:
Tân Dân trực tiếp triển khai tại các tỉnh Hà Nam, Hưng Yên, Lạng Sơn,
Thanh Hoá, và Vĩnh Phúc.
Các công ty và trung tâm tin học tiếp nhận và triển khai tại Bắc Giang và
Tuyên Quang, Nam Định, Thái Nguyên, Bắc Cạn, Thành phố Hồ Chí Minh, Cần
Thơ, Vĩnh Long, Mỹ Tho, Bà Rịa – Vũng Tàu, Bạc Liêu, Long An, Thừa Thiên Huế, Gia Lai và Kon Tum, Sóc Trăng, Bình Định, An Giang, Khánh Hoà, Bình
Thuận, Ninh Thuận…
Được Bộ Kế hoạch và Đầu tư, Viện Khoa học và Công nghệ Việt Nam, Đại
học Quốc gia Hà nội triển khai.
- Một số phần mềm dùng chung khác thuộc đề án 112 Chính phủ mà Tân Dân
đang thực hiện như:
+ Phân tích thiết kế và chạy thử nghiệm phần mềm “ Hệ thống thông tin quản lý
cấp giấy phép kinh doanh cấp tỉnh “ tại Hà Tây (2005).

+ Khảo sát, phân tích thiết kế phần mềm “ Hệ thống thông tin phục vụ quản lý hộ
tịch cấp tỉnh “ tại tỉnh Hà Nam ( 2005).

12


Chuyên đề thực tập tốt nghiệp

Khoa Tin học Kinh Tế

+ Điều chỉnh phân tích, thiết kế và phần mềm dùng chung “hệ thống hỗ trợ điều
hành tác nghiệp” tại Bộ Xây dựng (2005).
+ Xây dựng chương trình tích hợp các hệ thống thông tin lưu trữ tại trung tâm
thông tin tư liệu viện Khoa học và Công nghệ Việt Nam ( 2005).

I.4. Tổng quan về đề tài thực tập.
I.4.1.Giới thiệu về Nhà máy Ống thép Việt Đức.
I.4.1.1.Khái quát về Nhà máy.
Nhà máy Ống thép Việt Đức ( VGPIPE ) - thành viên thuộc SIMCO GROUP, một
tập đoàn có trên 10 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực sản xuất và kinh doanh thép.
VGPIPE đang vận hành dây truyền sản xuất ống thép cộng hoà Liên bang Đức,
với công suất 60.000 tấn/năm, chuyên sản xuất các loại ống thép mạ kẽm nóng,
theo tiêu chuẩn Anh Quốc BS1387-1985 từ 1/2inch đến 8 inch, với độ dày từ
1,9mm đến 9mm, ống thép đen, ống thép vuông, hình chữ nhật theo tiêu chuẩn
Hàn Quốc KSD3568-1986.
VGPIPE có đội ngũ cán bộ kỹ thuật và quản lý được đào tạo chuyên nghiệp bởi
các chuyên gia hàng đầu. Nhà máy luôn cải tiến, ứng dụng công nghệ sản xuất,
quy trình quản lý và tổ chức sản xuất hiện đại, cung cấp cho thị trường những sản
phẩm với chất lượng và dịch vụ hoàn hảo.
Nhằm tiêu chuẩn hoá tổ chức sản xuất và kinh doanh, trong thời gian qua VGPIPE

đang vận hành hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2000, do tổ chức đa quốc
gia Det Norske Veritas (DNV) đánh giá và cấp chứng chỉ.
Địa chỉ: Nhà máy Ống thép Việt Đức
Khu Công nghiệp Bình Xuyên – Vĩnh Phúc
Tel: (84211) 887863
Fax: (84211) 887912
Email:
Địa chỉ giao dịch: SIMCOTOWER - Đường Phạm Hùng – Hà Nội
Tel: ( 844) 7846444
Fax: (844) 7846446
Website: www.vgpipe.com
I.4.1.2.Các phòng ban chính của VGPIPE.
Sơ đồ tổ chức của Nhà máy.

13


Chuyên đề thực tập tốt nghiệp

P.Kế
toán –
Tài
chính

P.Tổ
chức
hành
chính

P.Kỹ

thuật –
Công
nghệ

Ban giám đốc

P.Kinh
doanh

Phân
xưởng
ống
đen

Khoa Tin học Kinh Tế

Phân
xưởng
Ống
mạ

P.Vật
tư Xuất
nhập
khẩu

Chức năng, nhiệm vụ của các phòng ban.
Ban giám đốc điều hành toàn bộ quá trình sản xuất kinh doanh của Nhà máy.
Phòng Tổ chức hành chính là đơn vị hoạt động trực tiếp dưới sự lãnh đạo của
trực tiếp của Giám đốc Nhà máy, là cơ quan tham mưu giúp Giám đốc về công tác

nội chính. Nó làm nhiệm vụ xây dựng và tổ chức bộ máy sản xuất kinh doanh của
Nhà máy; quản lý và thực hiện công tác nhân sự, lao động tiền lương đào tạo, bảo
vệ an ninh của Nhà máy, chỉ đạo thực hiện chế độ chính sách pháp luật của Nhà
nước, thực hiện các nội quy – quy chế của Nhà máy; thực hiện tốt hệ thống quản
lý chất lượng ISO của Nhà máy.
Phòng kỹ thuật – công nghệ làm tham mưu cho Giám đốc Nhà máy về kỹ thuật
công nghệ sản xuất và công tác khoa học kỹ thuật nói chung, mang tính chất then
chốt quyết định chất lượng sản phẩm và tính hiệu quả kinh tế trong sản xuất.
Phòng kinh doanh làm tham mưu, giúp cho Giám đốc Nhà máy trong việc tổ
chức sản xuất được nhịp nhàng cân đối, đúng kế hoạch; nó còn làm nhiệm vụ giao
dịch, ký kết hợp đồng và tiêu thụ hàng hoá đảm bảo doanh thu của Nhà máy.
Phòng kế toán – tài chính: do Nhà máy là một đơn vị trực thuộc Công ty nên
không có tư cách pháp nhân độc lập, do đó việc hạch toán kinh tế của Nhà nước là
chế độ hạch toán báo sổ, vì thế nhân sự phòng này rất tinh giảm gọn nhẹ với
nhiệm vụ chủ yếu thực hiện toàn bộ công việc kế toán phát sinh trong Nhà máy và
định kỳ báo cáo kế toán thống kê gửi về phòng kế toán của Công ty.
Phòng vật tư – xuất nhập khẩu hoạt động dưới sự chỉ đạo của Giám đốc Nhà
máy, có chức năng bảo đảm cung ứng vật tư, nguyên liệu, các công cụ phương
tiện cho sản xuất, quản lý kho hàng ( bao gồm vật tư và sản phẩm hàng hoá); tổ
chức hạch toán và quyết toán vật tư hàng hoá trong phạm vi Nhà máy.
Các xưởng sản xuất là bộ phận hợp thành hệ thống sản xuất của Nhà máy, mang
tính chất quyết định trong hoạt động sản xuất kinh doanh. Các xưởng chịu sự lãnh
đạo trực tiếp của Giám đốc Nhà máy, sản xuất ra các sản phẩm theo sự chỉ đạo
của Nhà máy và của Công ty.

14


Chuyên đề thực tập tốt nghiệp

Khoa Tin học Kinh Tế

I.4.1.3.Các sản phẩm chính.
Ống tròn mạ kẽm nóng đạt tiêu chuẩn Anh BS1387-1985
Đường kính từ 1/2inch – 8 inch.
Độ dày thành ống từ 1,9mm – 9mm.
Ống tròn đen đạt tiêu chuẩn Anh BS1387-1985
Đường kính từ 5/8inch – 8 inch.
Độ dày thành ống từ 0.9mm – 9mm.
Ống thép đen vuông và chữ nhật đạt tiêu chuẩn Hàn Quốc KSD3568-1986
Kích thước từ 12*12 – 100*100 mm.
Độ dày từ 0,8mm – 9mm.
I.4.1.4.Mạng lưới phân phối của VGPIPE.
Sản phẩm của VGPIPE được phân phối trên thị trường cả nước, bởi các nhà phân
phối chuyên nghiệp, do chính VGPIPE lựa chọn, nhằm đáp ứng kịp thời nhu cầu
khách hàng với dịch vụ hoàn hảo.
VGPIPE nhận thức rằng “ chất lượng và dịch vụ “ là nhân tố quyết định tạo nên
uy tính của thương hiệu VGPIPE - đẳng cấp Châu Âu. Do đó VGPIPE luôn chú
trọng công tác kiểm soát chất lượng khắt khe ở mọi công đoạn từ nguyên liệu đầu
vào đến chất lượng thành phẩm. Đội ngũ cán bộ kinh doanh năng động, tận tuỵ,
với nhiều năm kinh nghiệm, luôn có mặt kịp thời để giúp khách hàng lựa chọn sản
phẩm phù hợp và hiệu quả.
I.4.2. Lý thuyết chung về hạch toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản
phẩm.
I.4.2.1.Chi phí sản xuất kinh doanh.
Chi phí sản xuất kinh doanh là biểu hiện bằng tiền của toàn bộ hao phí mà
doanh nghiệp phải tiêu dùng trong một kỳ để thực hiện quá trình sản xuất, tiêu thụ
sản phẩm. Thực chất nó là sự dịch chuyển vốn - chuyển dịch giá trị của các yếu tố
sản xuất vào các đối tượng tính giá sản phẩm – lao vụ - dịch vụ.
Chi phí sản xuất kinh doanh bao gồm tất cả các khoản chi phí phải chi ra trong kỳ

để thực hiện quá trình sản xuất kinh doanh, vì thế xuất phát từ mục đích và yêu
cầu khác nhau của quản lý, chi phí sản xuất kinh doanh được phân loại theo nhiều
tiêu thức khác nhau. Có hai cách phân loại phổ biến được áp dụng để hạch toán
chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm đó là phân theo yếu tố chi phí và phân
theo khoản mục chi phí.
Phân theo các yếu tố chi phí, thì toàn bộ chi phí sản xuất kinh doanh bao
gồm: yếu tố chi phí nguyên - vật liệu, yếu tố chi phí nhiên liệu động lực sử dụng
trong kỳ, yếu tố chi phí tiền lương và các khoản phụ cấp lương, yếu tố chi phí bảo
hiểm xã hội - bảo hiểm y tế - kinh phí công đoàn, yếu tố chi phí khấu hao tài sản
cố định, yếu tố chi phí dịch vụ mua ngoài và yếu tố chi phí khác bằng tiền.

15


Chuyên đề thực tập tốt nghiệp

Khoa Tin học Kinh Tế

Phân theo khoản mục chi phí trong giá thành sản phẩm thì chi phí sản xuất
kinh doanh bao gồm 5 khoản mục phí: chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, chi phí
nhân công trực tiếp, chi phí sản xuất chung, chi phí bán hàng, chi phí bán hàng, và
chi phí quản lý doanh nghiệp.
I.4.2.2.Giá thành sản phẩm.
Giá thành sản phẩm là biểu hiện bằng tiền của toàn bộ các khoản hao phí về
lao động sống và lao động vật hoá có liên quan đến khối lượng công tác, sản
phẩm, lao vụ đã hoàn thành.
Theo khái niệm trên giá thành sản phẩm sẽ được tính theo công thức:
Tổng giá thành sản phẩm hoàn thành = Chi phí sản xuất dở dang đầu kỳ + chi phí
sản xuất phát sinh trong kỳ ( đã trừ các khoản thu hồi ghi giảm chi phí) – chi phí
sản xuất dở dang cuối kỳ.

Cũng giống như chi phí sản xuất, khi xét dưới nhiều góc độ khác nhau, giá thành
sản phẩm cũng được chia thành nhiều loại.
Nếu xét theo thời điểm tính và nguồn số liệu thì giá thành được chia thành:
Giá thành kế hoạch được xác định trước khi bước vào kinh doanh trên cơ sở giá
thành thực tế kỳ trước và các định mức, các dự toán chi phí của kỳ kế hoạch.
Giá thành định mức cũng được xác định khi bắt đầu sản xuất, nhưng nó được xây
dựng trên cơ sở các định mức chi phí hiện hành tại từng thời điểm nhất định trong
kỳ kế hoạch, vì thế nó luôn thay đổi phù hợp với sự thay đổi của các định mức chi
phí đạt được trong quá trình sản xuất sản phẩm.
Giá thành thực tế là chỉ tiêu được xác định sau khi kết thúc quá trình sản xuất sản
phẩm trên cơ sở các chi phí phát sinh trong quá trình sản xuất sản phẩm.
Nếu xét theo phạm vi phát sinh chi phí thì giá thành được chia thành:
Giá thành sản xuất ( giá thành công xưởng ) là chỉ tiêu phản ánh tất cả những chi
phí phát sinh liên quan đến việc sản xuất, chế tạo sản phẩm trong phạm vi phân
xưởng, bộ phận sản xuất, nó gồm chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, chi phí nhân
công trực tiếp và chi phí sản xuất chung.
Giá thành tiêu thụ ( giá thành toàn bộ) là chỉ tiêu phản ánh toàn bộ các khoản chi
phí phát sinh liên quan đến việc sản xuất, tiêu thụ sản phẩm.
I.4.2.3.Trình tự hạch toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm.
Bước 1: tập hợp các chi phí cơ bản có liên quan trực tiếp cho từng đối tượng sử
dụng.
Bước 2: Tính toán và phân bổ lao vụ của các ngành sản xuất kinh doanh phụ từng
đối tượng sử dụng trên cơ sở khối lượng lao vụ phục vụ và giá thành đơn vị lao
vụ.
Bước 3: Tập hợp và phân bổ chi phí sản xuất chung cho các loại sản phẩm có liên
quan.

16

Chuyên đề thực tập tốt nghiệp

Khoa Tin học Kinh Tế

Bước 4: Xác định chi phí sản xuất dở dang cuối kỳ, tính ra tổng giá thành và giá
thành đơn vị sản phẩm.
I.4.2.4.Tài khoản sử dụng.
TK 152: nguyên vật liệu.
TK 153: công cụ, dụng cụ.
TK 154: chi phí sản xuất kinh doanh dở dang.
TK 155: thành phẩm.
TK 156: hàng hoá.
TK 621: chi phí nguyên vật liệu trực tiếp.
TK 622: chi phí nhân công trực tiếp.
TK 627: chi phí sản xuất chung.
TK ….

17


Chuyên đề thực tập tốt nghiệp

Khoa Tin học Kinh Tế

CHƯƠNG II. PHƯƠNG PHÁP LUẬN CHUNG PHÁT
TRIỂN HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ VÀ HỆ
THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN TRONG DOANH
NGHIỆP.
II.1.Phương pháp luận về phát triển một hệ thống thông tin.
Để hoạt động quản lý của bất kỳ một tổ chức, một doanh nghiệp hay đoàn thể nào

đạt hiệu quả cao thì vấn đề chất lượng thông tin vẫn luôn được đặt lên hàng đầu.
Thông tin được thu thập, lưu trữ, xử lý và phân phát đến đối tượng cần thông qua
chính con người trong tổ chức và máy móc thiết bị của tổ chức đó. Hệ thống
thông tin quản lý chính là một tập hợp gồm con người, các thiết bị
phần cứng, phần mềm, dữ liệu… thực hiện hoạt động thu thập, lưu trữ, xử lý, và
phân phối thông tin trong một tập các ràng buộc được gọi là môi trường.
Người ta thu thập thông tin từ những nguồn khác nhau như qua khảo sát, phỏng
vấn, nghiên cứu tài liệu… sau đó lưu trữ và xử lý chúng, cuối cùng sẽ phân phát
cho các đầu ra phù hợp với mỗi loại thông tin.
Mô hình của hệ thống thông tin được biểu hiện bằng hình vẽ sau:
Đích
( Destination)

Nguồn
( Sources)

Thu thập

Xử lý và lưu
trữ

Phân phát

Kho dữ liệu
( Storage)

Một hệ thống thông tin hoạt động tốt hay xấu, hiệu quả hay không hiệu quả được
đánh giá qua chất lượng thông tin. Vì thế chất lượng thông tin phải đảm bảo tính
tin cậy, đầy đủ, thích hợp, dễ hiểu, được bảo vệ và đúng thời điểm. Tức là thông
tin phải có tính xác thực, chính xác, phải thể hiện sự bao quát các vấn đề đáp ứng

yêu cầu của nhà quản lý, thông tin phải thích hợp và dễ hiểu để tạo cho người
dùng có một phản xạ tốt với hệ thống, thông tin phải được bảo vệ - chỉ có những
người có quyền mới có thể sử dụng được vào lúc cần thiết, tránh gây sự chậm chễ.

18


Chuyên đề thực tập tốt nghiệp

Khoa Tin học Kinh Tế

II.1.1. Nguyên nhân dẫn đến việc phát triển một hệ thống thông tin.
Để một tổ chức luôn tồn tại và phát triển, thì hệ thống thông tin của tổ chức đó
phải luôn hoạt động tốt, tức là nó phải luôn cung cấp cho các thành viên trong tổ
chức những công cụ quản lý đạt hiệu quả nhất. Để khắc phục những tồn tại của hệ
thống thông tin của tổ chức, thì việc phát triển một hệ thống thông tin mới phù
hợp với yêu cầu của tổ chức được đặt ra. Việc phát triển một hệ thống thông tin
bao gồm cả việc phân tích hệ thống thông tin hiện tại, thu thập dữ liệu và đưa ra
chuẩn đoán về tình hình thực tế, việc thiết kế một hệ thống thông tin mới nhằm
xác định các bộ phận của hệ thống mới có khả năng cải thiện tình hình hiện tại và
xây dựng mô hình logíc và mô hình vật lý ngoài của hệ thống mới đó. Tuy nhiên
việc phát triển một hệ thống thông tin còn do rất nhiều nguyên nhân khác. Các
nguyên nhân dẫn đến việc phát triển một hệ thống thông tin phải kể đến:
Thứ nhất đó là vấn đề về quản lý: những yêu cầu mới của quản lý không còn phù
hợp với hệ thống thông tin đang tồn tại đôi khi cũng dẫn đến sự phát triển của một
hệ thống thông tin mới.
Thứ hai là những yêu cầu mới của nhà quản lý: như sự thay đổi luật của chính
phủ, hay sự thay đổi hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp do nhà quản lý đặt ra
nhằm tăng sức cạnh tranh…
Thứ ba là sự thay đổi của công nghệ: việc xuất hiện các công nghệ mới cũng có

thể dẫn đến việc một tổ chức phải xem xét lại những trang thiết bị hiện có trong
hệ thống thông tin của tổ chức mình.
Thứ tư là sự thay đổi sách lược chính trị: đôi khi chỉ vì người quản lý muốn mở
rộng quyền lực của họ mà một hệ thống thông tin mới có thể ra đời.
II.1.2. Phương pháp phát triển hệ thống thông tin.
Phương pháp như là một tập hợp các bước và các công cụ cho phép tiến hành một
quá trình phát triển một hệ thống nhưng dễ quản lý hơn. Mục đích cuối cùng của
việc phát triển một hệ thống thông tin là có được một sản phẩm đáp ứng được yêu
cầu của người sử dụng, hoà hợp được vào các hoạt động của tổ chức, chính xác về
mặt kỹ thuật, tuân thủ các giới hạn về tài chính và thời gian định trước. Phương
pháp để phát triển một hệ thống thông tin được dựa vào ba nguyên tắc:
Nguyên tắc 1: sử dụng các mô hình.
Nguyên tắc 2: chuyển từ cái chung sang cái riêng.
Nguyên tắc 3: chuyển từ mô hình vật lý sang mô hình lôgíc khi phân tích
và từ mô hình lôgíc sang mô hình vật lý khi thiết kế.
Nguyên tắc thứ nhất là sử dụng các mô hình gồm mô hình logíc, mô hình vật lý
ngoài và mô hình vật lý trong. Việc phát triển hệ thống luôn phải sử dụng tới khái
niệm của 3 mô hình này một cách rõ ràng và dưới 3 góc độ khác nhau.
Nguyên tắc thứ hai là chuyển từ cái chung sang cái riêng. Để có thể hiểu tốt một
hệ thống thì hiểu một cách tổng quát nhất về hệ thống rồi mới đi xem xét hệ thống

19


Chuyên đề thực tập tốt nghiệp

Khoa Tin học Kinh Tế

ở các mức cụ thể hơn. Vì thế phương pháp phát triển hệ thống hiển nhiên là phải
tuân theo nguyên tắc này.

Nguyên tắc thứ 3 là chuyển từ mô hình vật lý sang mô hình logíc khi phân tích và
từ mô hình logíc sang mô hình vật lý khi thiết kế. Phân tích được bắt đầu với việc
thu thập dữ liệu về hệ thống đang tồn tại và khung cảnh của nó từ những người sử
dụng, các tài liệu và quan sát, những nguồn dữ liệu này cung cấp chủ yếu ở sự mô
tả mô hình vật lý ngoài của hệ thống. Vì thế phân tích chính là chuyển từ mô hình
vật lý sang mô hình lôgíc.
 Các giai đoạn phát triển hệ thống thông tin.
Phát triển một hệ thống thông tin được tiến hành qua 7 giai đoạn, giai đoạn sau
được gối đầu bởi giai đoạn trước, và giai đoạn sau chỉ được tiến hành khi giai
đoạn trước đã hoàn tất.
1. Giai đoạn 1: Đánh giá yêu cầu.
2. Giai đoạn 2: Phân tích chi tiết.
3. Giai đoạn 3: Thiết kế lôgíc.
4. Giai đoạn 4: Đề xuất các phương án của giải pháp.
5. Giai đoạn 5: Thiết kế vật lý ngoài.
6. Giai đoạn 6: Triển khai kỹ thuật hệ thống.
7. Giai đoạn 7: Cài đặt và khai thác.
Giai đoạn 1: Đánh giá yêu cầu.
Giai đoạn này nhằm mục đích cung cấp cho lãnh đạo của tổ chức những dữ liệu
cần thiết để ra quyết định về thời cơ, tính khả thi và hiệu quả của một dự án phát
triển hệ thống. Đánh giá yêu cầu bao gồm các công việc:
1.1.Lập kế hoạch đánh giá yêu cầu.
1.2.Làm rõ yêu cầu.
1.3.Đánh giá khả năng thực thi.
1.4.Chuẩn bị và trình bày báo cáo đánh giá yêu cầu.
Giai đoạn 2: Phân tích chi tiết.
Giai đoạn này nhằm mục đích hiểu rõ các vấn đề của hệ thống đang nghiên cứu,
xác định những nguyên nhân đích thực của vấn đề đó, xác định những đòi hỏi và
những ràng buộc áp đặt đối với hệ thống và xác định mục tiêu mà hệ thống thông
tin mới phải đạt được. Phân tích chi tiết bao gồm các công việc:

2.1.Lập kế hoạch phân tích chi tiết.
2.2.Nghiên cứu môi trường của hệ thống đang tồn tại.
2.3.Nghiên cứu hệ thống thực tại.
2.4.Đưa ra chuẩn đoán và xác định các yếu tố giải pháp.
2.5.Đánh giá lại tính khả thi.
2.6.Thay đổi đề xuất của phương án.
2.7. Chuẩn bị và trình bày báo cáo.

20


Chuyên đề thực tập tốt nghiệp

Khoa Tin học Kinh Tế

Giai đoạn 3: Thiết kế lôgíc.
Giai đoạn này nhằm mục đích xác định tất cả các thành phần lôgíc của hệ thống
thông tin mới bao gồm thông tin mà hệ thống mới sẽ sản sinh ra, nội dung của cơ
sở dữ liệu, các xử lý và hợp thức hoá sẽ phải thực hiện và các dữ liệu sẽ được
nhập vào. Thiết kế lôgíc bao gồm:
3.1.Thiết kế cơ sở dữ liệu.
3.2.Thiết kế xử lý.
3.3.Thiết kế các luồng dữ liệu vào.
3.4.Chỉnh sửa tài liệu cho mức lôgíc.
3.5.Hợp thức hoá mô hình lôgíc.
Giai đoạn 4: Đề xuất các phương án của giải pháp.
Sau khi thiết kế lôgíc xong sẽ được người dùng xem xét và chuẩn y. Và phân tích
viên phải đưa ra các phương án khác nhau để cụ thể hoá mô hình lôgíc. Đề xuất
bao gồm:
4.1.Xác định các ràng buộc tin học và ràng buộc tổ chức.

4.2.Xây dựng các phương án của giải pháp.
4.3.Đánh giá các phương án của giải pháp.
4.4.Chuẩn bị và trình bày báo cáo của giai đoạn đề xuất các phương án của
giải pháp.
Giai đoạn 5: Thiết kế vật lý ngoài.
Giai đoạn này nhằm mục đích cung cấp tài liệu chứa các đặc trưng của hệ thống
mới cần cho việc thực hiện kỹ thuật và tài liệu dành cho người sử dụng. Thiết kế
vật lý ngoài bao gồm:
5.1.Lập kế hoạch thiết kế vật lý ngoài.
5.2.Thiết kế chi tiết các giao diện ( vào / ra).
5.3.Thiết kế cách thức tương tác với phần tin học hoá.
5.4.Thiết kế các thủ tục thủ công.
5.5.Chuẩn bị và trình bày báo cáo về thiết kế vật lý ngoài.
Giai đoạn 6: Triển khai kỹ thuật hệ thống.
Giai đoạn này nhằm mục đích cung cấp các tài liệu như các bản hướng dẫn sử
dụng và thao tác cũng như các tài liệu mô tả về hệ thống. Các công việc bao gồm:
6.1.Lập kế hoạch thực hiện kỹ thuật.
6.2.Thiết kế vật lý trong.
6.3.Lập trình.
6.4.Thử nghiệm hệ thống.
6.5.Chuẩn bị tài liệu.
Giai đoạn 7: Cài đặt và khai thác.
Giai đoạn này mục đích chuyển từ hệ thống cũ sang hệ thống mới, việc chuyển
đổi phải đảm bảo với những va chạm ít nhất. Các công việc cần làm:

21


Chuyên đề thực tập tốt nghiệp

Khoa Tin học Kinh Tế

7.1.Lập kế hoạch cài đặt.
7.2. Chuyển đổi.
7.3.Khai thác và bảo trì.
7.4.Đánh giá.
II.1.3. Các công cụ mô hình hoá hệ thống thông tin.
II.1.3.1.Mô hình biểu diễn hệ thống thông tin.
Dưới mỗi góc nhìn khác nhau, hệ thống thông tin lại được mô tả khác nhau. Dưới
góc nhìn của những nhà quản lý, thì hệ thống thông tin được mô tả để nắm bắt
được những việc mà hệ thống phải làm. Dưới góc nhìn của những nhân viên kỹ
thuật, hệ thống thông tin lại được mô tả để nắm bắt được các các yếu tố cấu thành
nên hệ thống thông tin đó, giúp nó hoạt động để đạt được những mục tiêu đặt ra.
Còn dưới góc nhìn của người sử dụng, thì hệ thống thông tin lại được mô tả để
nắm bắt được các phương tiện để thao tác với hệ thống…Để mô tả một hệ thống
thông tin dưới nhiều góc nhìn khác nhau, người ta đưa ra các mô hình để biểu
diến nó. Các mô hình được đề cập ở đây bao gồm mô hình lôgíc, mô hình vật lý
ngoài và mô hình vật lý trong.
Mô hình logíc trả lời cho câu hỏi “ Cái gì?” và “Để làm gì”, nó mô tả hệ thống
làm gì bao gồm việc dữ liệu mà nó thu thập, xử lý mà nó phải thực hiện, các kho
để chứa các kết quả hoặc dữ liệu để lấy ra cho các xử lý và thông tin mà hệ thống
sản sinh ra. Mô hình này không quan tâm tới phương tiện được sử dụng cũng như
địa điểm hoặc thời điểm mà dữ liệu được xử lý.
Mô hình vật lý ngoài trả lời cho câu hỏi “Cái gì ?”, “Ai ?”, “Ở đâu ?”, “Khi
nào?”, nó chú ý đến các vật mang dữ liệu và vật mang kết quả, phương tiện để
thao tác với hệ thống, những dịch vụ, bộ phận, con người và vị trí công tác trong
hoạt động xử lý, các thủ tục thủ công cũng như những yếu tố về địa điểm thực
hiện xử lý dữ liệu, loại màn hình hay bàn phím được sử dụng, đều là những khía
cạnh nhìn thấy được của hệ thống.
Mô hình vật lý trong trả lời câu hỏi “Như thế nào ?”, nó liên quan tới khía cạnh

vật lý của hệ thống dưới góc nhìn của nhân viên kỹ thuật, như những thông tin
liên quan tới loại trang thiết bị được dùng để thực hiện hệ thống, dung lượng kho
lưu trữ và tốc độ xử lý của thiết bị, tổ chức vật lý của dữ liệu trong kho chứa, cấu
trúc của các chương trình và ngôn ngữ thể hiện.
Ba mô hình là 3 góc nhìn tới một hệ thống thông tin, mô hình lôgíc là mô hình
dưới góc nhìn của nhà quản lý, mô hình vật lý ngoài là mô hình dưới góc nhìn của
người sử dụng, còn mô hình vật lý trong là mô hình dưới góc nhìn của người sử
dụng.
II.1.3.2. Sơ đồ luồng thông tin ( IFD).

22


Chuyên đề thực tập tốt nghiệp

Khoa Tin học Kinh Tế

Sơ đồ luồng thông tin là sơ đồ dùng để mô tả hệ thống thông tin theo cách thức
động, mô tả sự di chuyển của dữ liệu, việc xử lý, việc lưu trữ trong thế giới vật lý
bằng các sơ đồ.
Các ký pháp được sử dụng:
- Xử lý:

Thủ công
Giao tác người – máy
- Kho lưu trữ dữ liệu:

Thủ công
- Dòng thông tin

Tin học hoá hoàn toàn

Tin học hoá
- Điều khiển

Tài liệu
Các đối tượng biểu diễn trên sơ đồ được mô tả chi tiết hơn bằng các phích vật lý
bao gồm phích luồng thông tin, phích kho chứa dữ liệu, phích xử lý.
II.1.3.3. Sơ đồ phân rã chức năng ( BFD).
Sơ đồ phân rã chức năng kinh doanh là sơ đồ mô tả các chức năng nghiệp vụ của
một tổ chức và những mối quan hệ bên trong giữa các chức năng đó cũng như các
mối quan hệ của chúng với môi trường bên ngoài.
Sơ đồ cho phép xác định phạm vi các chức năng cần nghiên cứu của tổ chức, nó
cho thấy vị trí của mỗi công việc trong toàn hệ thống, tránh sự trùng lặp, giúp phát
hiện các chức năng còn thiếu, và nó là cơ sở để cấu trúc hệ thống chương trình sau
này.
Ví dụ về sơ đồ chức năng kinh doanh

23


Chuyên đề thực tập tốt nghiệp

Khoa Tin học Kinh Tế

Tên chức năng

Chức năng 1

Chức năng 2

Chức năng 1.1

Chức năng 2.1

Chức năng 1.2

Chức năng 2.2

Chức năng 1.3

Chức năng 2.3

II.1.3.4. Sơ đồ luồng dữ liệu (DFD).
Sơ đồ luồng dữ liệu là sơ đồ dùng để mô tả hệ thống thông tin làm gì và để làm gì,
nó bao gồm các luồng dữ liệu, các xử lý, các lưu trữ dữ liệu, nguồn và đích.
Một số quy ước và quy tắc liên quan tới sơ đồ DFD
1. Mỗi luồng dữ liệu phải có một tên trừ luồng giữa xử lý và kho dữ liệu.
2. Dữ liệu chứa trên hai vật mang khác nhau nhưng luôn đi cùng nhau thì có thể
tạo ra chỉ một luồng duy nhất.
3. Xử lý luôn phải được đánh mã số.
4. Vẽ lại các kho dữ liệu để các luồng dữ liệu không cắt nhau.
5. Tên cho xử lý phải là một động từ.
6. Xử lý buộc phải thực hiện một biến đổi dữ liệu. Luồng vào phải khác với luồng
ra từ một xử lý.
Đối với việc phân rã DFD
7. Thông thường một xử lý mà lôgic xử lý của nó được trình bày bằng ngôn ngữ
có cấu trúc chỉ chiếm một trang giấy thì không phân rã tiếp.
8. Cố gắng chỉ để tối đa 7 xử lý trên một trang DFD.
9. Tất cả các xử lý trên một DFD phải thuộc cùng một mức phân rã.

10. Luồng vào của một DFD mức cao phải là luồng vào của một DFD con mức
thấp nào đó. Luồng ra tới đích của một DFD con phải là luồng ra tới đích của một
DFD mức lớn hơn nào đó. Đây gọi là nguyên tắc cân đối của DFD.
11. Xử lý không phân rã tiếp thêm thì được gọi là xử lý nguyên thuỷ. Mỗi xử lý
nguyên thuỷ phải có một phích xử lý lôgíc trong từ điển hệ thống.

24


Chuyên đề thực tập tốt nghiệp

Khoa Tin học Kinh Tế

Các ký pháp của sơ đồ luồng dữ liệu.
Tên người/ bộ phận
phát/ nhận thông tin

Nguồn hoặc đích

Tên dòng dữ liệu

Dòng dữ liệu

Tên tiến
trình xử
lý

Tiến trình xử lý

Kho dữ liệu

Tệp dữ liệu

II.1.3.5. Mô hình quan hệ thực thể.
 Một số khái niệm cơ bản.
Thực thể (entity) được dùng để biểu diễn những đối tượng cụ thể hoặc trừu
tượng trong thế giới thực mà ta muốn lưu trữ thông tin về chúng. Nó chính là một
tập hợp các đối tượng có cùng các đặc trưng, chứ không phải là một đối tượng
riêng biệt. Mỗi thực thể đều có những đặc điểm và tính chất mà người ta gọi đó là
các thuộc tính.
Thuộc tính dùng để mô tả các đặc trưng của một thực thể hoặc một mối quan hệ.
Có ba loại thuộc tính:
Thứ nhất là thuộc tính định danh (Identifier) là thuộc tính dùng để xác định
một cách duy nhất mỗi lần xuất của thực thể.
Thứ hai là thuộc tính mô tả (Description) dùng để mô tả về thực thể.
Thứ ba là thuộc tính quan hệ dùng để chỉ đến một lần xuất nào đó trong
thực thể có quan hệ.
Liên kết (association) được dùng để thể hiện những mối liên hệ tồn tại giữa các
thực thể. Bởi mỗi thực thể không thể tồn tại độc lập với các thực thể khác, mà
luôn có sự qua lại giữa các thực thể với nhau.
Mối quan hệ giữa các thực thể có thể phân làm 3 mức độ:
Thứ nhất là liên kết loại 1 –1 : một lần xuất của thực thể này được liên kết
với chỉ một lần xuất của thực thể kia và ngược lại.
Thứ hai là liên kết loại một - nhiều: mỗi lần xuất của thực thể này được
liên kết với một hoặc nhiều lần xuất của thực thể kia và ngược lại một lần xuất
của thực thể kia chỉ liên kết với duy nhất một lần xuất của thực thể này.

25