Áp dụng hệ thống QLCL theo TCVN ISO 90012008 tại UBND huyện đắk rlấp tỉnh đăk nông

Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây (1.31 MB, 39 trang )

BỘ NỘI VỤ
HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA CƠ SỞ TP.HỒ CHÍ MINH
----------

BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP
Đề tài:

ÁP DỤNG HTQLCL THEO TCVN ISO
TẠI UBND HUYỆN ĐẮK R’LẤP,
TỈNH ĐĂK NÔNG

Họ và tên sinh viên
:
Lớp
:
MSSV :051
Chuyên ngành
:
Khóa :2010-2014
Đoàn thực tập số
:
Trưởng đoàn thực tập :
Giảng viên hướng dẫn :
Địa điểm thực tập
: Văn phòng huyện Đắk’R lấp
Thời gian thực tập
: Từ 10/2/2014 đến 4/4/2014

Tp.Hồ Chí Minh, tháng 4 năm 2014

NHẬN XÉT CỦA CƠ QUAN THỰC TẬP
.........................................................................................................................................
.........................................................................................................................................
.........................................................................................................................................
.........................................................................................................................................
.........................................................................................................................................
.........................................................................................................................................
.........................................................................................................................................
.........................................................................................................................................
.........................................................................................................................................
.........................................................................................................................................
.........................................................................................................................................
.........................................................................................................................................
.........................................................................................................................................
.........................................................................................................................................
.........................................................................................................................................
.........................................................................................................................................
.........................................................................................................................................
.........................................................................................................................................
.........................................................................................................................................
.........................................................................................................................................
.........................................................................................................................................
.........................................................................................................................................
.........................................................................................................................................
.........................................................................................................................................
.........................................................................................................................................
.........................................................................................................................................
.........................................................................................................................................
.........................................................................................................................................

.........................................................................................................................................
.........................................................................................................................................
.........................................................................................................................................
.........................................................................................................................................
.........................................................................................................................................

NHẬN XÉT CỦA GIẢNG VIÊN HƯỚNG DẪN
.........................................................................................................................................
.........................................................................................................................................
.........................................................................................................................................
.........................................................................................................................................
.........................................................................................................................................
.........................................................................................................................................
.........................................................................................................................................
.........................................................................................................................................
.........................................................................................................................................
.........................................................................................................................................
.........................................................................................................................................
.........................................................................................................................................
.........................................................................................................................................
.........................................................................................................................................
.........................................................................................................................................
.........................................................................................................................................
.........................................................................................................................................
.........................................................................................................................................
.........................................................................................................................................
.........................................................................................................................................
.........................................................................................................................................
.........................................................................................................................................

 CQHCNN : Cơ quan hành chính Nhà nước
 CQCM

: Cơ quan chuyên môn

 MTCL

: Mục tiêu chất lượng

 ĐDLĐ

: Đại diện lãnh đạo

 VP

: Văn phòng

 KPH

: Không phù hợp

 HĐPN

: Hành động phòng ngừa

MỤC LỤC
LỜI MỞ ĐẦU1
PHẦN 1: BÁO CÁO TÌNH HÌNH THỰC TẬP

2

I. KẾ HOẠCH THỰC TẬP....................................................................................................2
1. Thời gian thực tập...........................................................................................................2
2. Địa điểm thực tập............................................................................................................2
3. Kế hoạch thực tập cụ thể.................................................................................................2
II. NHỮNG CÔNG VIỆC CỤ THỂ TRONG THỜI GIAN THỰC TẬP...............................3
III. KẾT QUẢ THỰC TẬP.....................................................................................................4
1. Kỹ năng,kinh nghiệm......................................................................................................4
2. Kiến nghị.........................................................................................................................4
2.1.Đối với cơ quan thực tập...........................................................................................4
2.2.Đối với Học viện.......................................................................................................5
PHẦN 2: BÁO CÁO CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP 5
I. TỔNG QUAN VỀ HUYỆN ĐẮK R’LẤP..........................................................................5
1. Vị trí địa lý......................................................................................................................5
2. Dân số, tôn giáo..............................................................................................................5
II. TỔNG QUAN VỀ UBND HUYỆN ĐẮK R’LẤP.............................................................5
1. Chức năng ,nhiệm vụ ,quyền hạn....................................................................................6
1.1. Vị trí, chức năng.......................................................................................................6
1.2. Nhiệm vụ, quyền hạn của Văn phòng......................................................................6
1.3. Cơ cấu tổ chức.........................................................................................................8
1.4. Nhân sự....................................................................................................................9
1.5. Các mối quan hệ.......................................................................................................9
1.6. Một số quy trình, thủ tục của cơ quan thực tập......................................................10
III. TỔNG QUAN VỀ CHUYÊN ĐỀ“ÁP DỤNG HTQLCL THEO TCVN ISO TẠI UBND
HUYỆN ĐẮK R’LẤP ”........................................................................................................10
1. Tổng quan về HTQLCL theo tiêu chuẩn ISO...............................................................10
1.1. ISO và hệ thống quản lý chất lượng ISO 9000......................................................10
1.2. Hệ thống QLCL theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2008.......................................11

2. Xây dựng và áp dụng HTQLCL theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2008 vào CQHCNN
...........................................................................................................................................12
2.1. Đối tượng áp dụng.................................................................................................12
2.2. Các nguyên tắc về Quản lý chất lượng..................................................................12
2.3. Quy trình xây dựng HTQLCL theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2008.................12
3. Một số lợi ích khi áp dụng TCVN ISO 9001:2008.......................................................14

4. Những khó khăn khi xây dựng, thực hiện và duy trì HTQLCL theo TCVN ISO..................14
IV. THỰC TRẠNG ÁP DỤNG HTQLCL THEO TCVN ISO TẠI UBND HUYỆN ĐẮK
R’LẤP...................................................................................................................................15
1. Kế hoạch triển khai thực hiện.......................................................................................15
1.1. Họat động tư vấn - xây dựng, đánh giá :................................................................15
1.2. Thời gian thực hiện:...............................................................................................15
1.3. Kinh phí thực hiện:................................................................................................16
1.4. Biện pháp tổ chức thực hiện:.................................................................................16
2. Danh mục hệ thống taì liệu và phạm vi áp dụng HTQLCL theo TCVN ISO tại UBND
huyện Đắk R’lấp...............................................................................................................17
2.1. Danh mục hệ thống tài liệu HTQLCL theo TCVN ISO áp dụng tại UBND huyện
Đắk R’lấp......................................................................................................................17
2.2. Phạm vi áp dụng.....................................................................................................17
3. Quy trình hệ thống tài liệu quản lý chất lượng theo TCVN ISO tại UBND huyện Đắk
R’lấp..................................................................................................................................17
3.1. Chính sách chất lượng............................................................................................17
3.2. Mục tiêu chất lượng...............................................................................................17
3.3. Quy trình xem xét lãnh đạo....................................................................................19
3.4. Quy trình đánh giá nội bộ và kiểm tra quá trình cung cấp dịch vụ........................21
3.5. Quy trình kiểm soát tài liệu....................................................................................22
3.6. Quy trình quản lý hồ sơ..........................................................................................23
3.7. Quy trình kiểm soát dịch vụ không phù hợp (sau kiểm tra)..................................24

3.8. Quy trình khắc phục phòng ngừa...........................................................................24
V. ĐÁNH GIÁ KẾT QUẢ THỰC HIỆN HTQLCL THEO TIÊU CHUẨN TCVN ISO
9001:2008 TẠI UBND HUYỆN ĐẮK R’LẤP....................................................................25
1. Thành tựu......................................................................................................................25
2. Hạn chế.........................................................................................................................27
3. Nguyên nhân.................................................................................................................27
VI. GIẢI PHÁP VÀ KIẾN NGHỊ.........................................................................................28
1. Giải pháp.......................................................................................................................28
2. Kiến nghị.......................................................................................................................28
KẾT LUẬN 30
TÀI LIỆU THAM KHẢO

31

BÁO CÁO THỰC TẬP

GVHD: …………………………

LỜI MỞ ĐẦU
Trong những năm qua, nhằm xây dựng một nền hành chính dân chủ, trong sạch,
vững mạnh, chuyên nghiệp, hoạt động thật sự có hiệu quả , Thủ tướng Chính Phủ ban
hành Quyết định số 144/2006/QĐ-TTg ngày 20/6/2006, về áp dụng tiêu chuẩn Quốc
gia TCVN ISO 9001:2008 vào hoạt động của các cơ quan hành chính nhà nước và
Quyết định 118/2009/QĐ-TTg ban hành ngày 30/9/2009 của Thủ tướng Chính phủ về
việc sửa đổi, bổ sung một số điều của Quyết định 144/2006/QĐ-TTg. Áp dụng hệ
thống QLCL theo TCVN ISO 9001:2008 là công cụ hỗ trợ đắc lực cho công cuộc cải
cách hành chính, đây được xem là nhiệm vụ trọng tâm và cấp bách ,tác động trực tiếp
đối với sự phát triển toàn diện của đất nước và của từng địa phương.
Đắk R'lấp là một huyện nằm ở phía Tây Nam tỉnh Đăk Nông, được thành lập

theo quyết định số 19-QĐ/HĐBT ngày 22/02/1986 của Hội đồng Bộ trưởng (nay là
Thủ tướng Chính phủ). Năm 2007 huyện Đắk R’Lấp được chia thành 2 huyện Đắk
R’Lấp và Tuy Đức . Từ khi thành lập tỉnh Đăk Nông đến nay, tình hình kinh tế, xã hội
của huyện Đắk R'Lấp đã có những bước phát triển vượt bậc, quốc phòng - an ninh
được giữ vững và tăng cường, đời sống của nhân dân ngày càng được nâng cao, đặc
biệt là việc thực hiện và áp dụng các chính sách về cải cách hành chính ,trong đó có áp
dụng HTQLCL theo TCVN ISO 9001:2008 trên địa bàn huyện,bên cạnh thành tựu đạt
được thì vẫn còn tồn tại một số hạn chế trong mục tiêu đề ra của Đảng, Nhà nước và
địa phương. Để làm rõ hơn về cơ sở lý luận và thực tiễn cho việc áp dụng ISO
9001 :2008, tôi chọn đề tài “ Áp dụng hệ thống QLCL theo TCVN ISO 9001:2008
tại UBND huyện Đắk R'lấp tỉnh Đăk Nông” để nghiên cứu và làm báo cáo thực tập
cuối khóa,qua đó tôi có thể vận dụng kiến thức 4 năm học vào thực tiễn,đồng thời
thuận tiện cho công việc thực tập của mình. Rất mong nhận được sự đóng góp ý kiến
của quý thầy cô để báo cáo được hoàn thiện.

SVTT :

Trang 1

BÁO CÁO THỰC TẬP

GVHD: …………………………

PHẦN 1: BÁO CÁO TÌNH HÌNH THỰC TẬP
I. KẾ HOẠCH THỰC TẬP
Căn cứ Quyết định số 1918/QĐ-HCQG ngày 30 tháng 12 năm 2005 của giám
đốc Học viện Hành chính về việc ban hành quy chế tổ chức thực tập cho sinh viên Đại
học hành chính hệ chính quy.
Theo kế hoạch thực tập của Phòng Đào tạo Học viện Hành chính cơ sở Thành

phố Hồ Chí Minh.
1. Thời gian thực tập
Thời gian thực tập 02 tháng
Từ ngày: từ ngày 10/02/2014 đến ngày 04/04/2014
2. Địa điểm thực tập
Văn phòng UBND huyện Đắk’R’lấp, tỉnh ĐăkNông.
3. Kế hoạch thực tập cụ thể
Thời gian
Nội dung công việc
Tuần 1
- Báo cáo lãnh đạo UBND huyện Đắk’R’lấp về đề tài và
Từ ngày 10/02/2014 kế hoạch thực tập.
đến 15/02/2014
- Học quy chế cơ quan thực tập.
- Tìm hiểu về Văn phòng huyện Đắk’R’lấp
Tuần 2
- Chọn đề tài báo cáo thực tập trình Giảng viên hướng
Từ ngày 17/02/2014 dẫn.
đến 22/02/2014
- Viết đề cương báo cáo thực tập.
- Thực hiện nội dung thực tập theo quy chế thực tập.
Tuần 3
- Thực hành soạn thảo một số văn bản.
Từ ngày 24/02/2014
- Tìm hiểu các văn bản chỉ đạo của Trung ương và địa
đến 01/03/2014
phương về áp dụng hệ thống QLCL theo TCVN ISO
9001:2008.
- Thực hiện tốt những công việc mà người hướng dẫn
thực tập giao cho.

Tuần 4
- Tìm hiểu thực trạng việc áp dụng hệ thống QLCL theo
Từ ngày 03/03/2014 TCVN ISO 9001:2008 tại địa bàn huyện Đắk’Rlấp
đến 08/03/2014
- Thống kê số liệu iên quan đến đề tài.
- Tiến hành viết báo cáo thực tập.
Tuần 5
- Thu thập thêm các tài liệu cần thiết để hoàn chỉnh báo
Từ ngày 10/03/2014 cáo thực tập.
đến 15/03/2014
- Nhận nhiệm vụ và hoàn thành tốt nhiệm vụ do người
hướng dẫn giao cho.
- Viết báo cáo thực tập.
Tuần 6
Từ ngày 17/03/2014
đến 22/03/2014
SVTT :

Trang 2

- Tổng hợp tài liệu, số liệu thu thập.
- Hoàn thành báo cáo thực tập.
- Trình giảng viên hướng dẫn xem báo cáo và hướng dẫn
chỉnh sửa báo cáo thực tập.

BÁO CÁO THỰC TẬP

GVHD: …………………………

Tuần 7
- Hoàn chỉnh báo cáo thực tập.
Từ ngày 24/03/2014
- Gửi Email cho Giảng viên hướng dẫn xem trước bản
đến 29/03/2014
báo cáo thực tập.
Tuần 8
- Xin ý kiến của lãnh đạo Văn phòng UBND huyện
Đắk’R’lấp về quá trình thực tập.
Từ ngày 31/03/2014
- Tổng kết kinh nghiệm cho bản thân.
đến 04/04/2014
- Trình giảng viên hướng dẫn xem trước báo cáo thực tập.
- Nộp báo cáo thực tập.
II. NHỮNG CÔNG VIỆC CỤ THỂ TRONG THỜI GIAN THỰC TẬP
Thời gian
Ngày 07/02/2014
Tuần 1
Từ
ngày
10/02/2014
đến
15/02/2014
Tuần 2
Từ ngày 17/02/2014
đến 22/02/2014

Nội dung công việc
Đến cơ quan liên hệ thực tập
- Đến Văn phòng liên hệ thực tập,

tìm hiểu quy chế, nội quy của cơ
quan, làm quen với công việc của
Văn phòng.
- Nghiên cứu tài liệu văn bản pháp
luật liên quan đến nội vụ;
- Xem một số hồ sơ về công tác
nội vụ trên địa bàn huyện, tiến hành
vào sổ văn bản đến, văn bản đi của
phòng nội vụ.
- Tiếp tục nghiên cứu các văn bản
về pháp luật trong hoạt động công vụ;
Tuần 3
- Tham khảo về phân loại đơn vị
Từ ngày 24/02/2014
hành chính;
đến 01/03/2014
- Tiến hành soạn thảo một số văn
bản hành chính thông thường,
Tuần 4
- Tham gia vào việc phân loại sắp
Từ ngày 03/03/2014
xếp hồ sơ cán bộ, công chức
đến 08/03/2014
- Tham gia vào phân loại sắp xếp
hồ sơ CBCC;
Tuần 5
- Tham gia hoạt động tập thể như
Từ ngày 10/03/2014 giao lưu bóng đá, bóng chuyền với
đến 15/03/2014
các phòng ban trong cơ quan

UBND, với UBND các xã, các
trường trong huyện.
Tuần 6
- Nghiên cứu tài liệu đề cương viết
Từ ngày 17/03/2014 báo cáo thực tập, nhập hồ sơ CBCC,
đến 22/03/2014
xin các số liệu về vấn đề cải cách
TTHC trên địa bàn huyện
Tuần 7
- Nghiên cứu tài liệu viết báo cáo
Từ ngày 24/03/2014 thực tập;
đến 29/03/2014
- Tiếp tục hoàn thành nhiệm vụ
SVTT :

Trang 3

Người hướng dẫn
Chánh văn phòng
Các anh chị Văn phòng

Các anh chị Văn phòng

Các anh chị Văn phòng

Các anh chị Văn phòng

Các anh chị
phòng

Văn

Các anh chị Văn phòng
Các anh chị Văn phòng

BÁO CÁO THỰC TẬP

GVHD: …………………………

được giao
Tuần 8
- Hoàn thành báo cáo thực tập;
- Xin ý kiến lãnh đạo của lãnh đạo
Lãnh đạo Văn phòng
Từ ngày 31/03/2014 cơ quan về báo cáo thực tập;
đến 04/04/2014
- Nộp báo cáo thực tập.
III. KẾT QUẢ THỰC TẬP.
1. Kỹ năng,kinh nghiệm.
Qua 2 tháng thực tập tại UBND huyện Đắk’Rlấp, tôi đã học và cũng cố những
kiến thức cơ bản về hoạt động và quy trình làm việc của Văn phòng; về công tác cải
cách hành chính nói chung và áp dụng hệ thống ISO 9001:2008 nói riêng, có thêm
những kinh nghiệm trong việc hoàn thiện các kĩ năng như xử lý công văn đến, công
văn đi, các kĩ năng về soạn thảo văn bản hành chính, cụ thể:
- Hiểu biết thêm về vị trí, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của
UBND cấp huyện và Văn phòng trong việc quản lý nhà nước;
- Nắm được quy trình xử lý văn bản đến, văn bản đi;
- Biết được thực trạng, từ đó tìm hiểu được nguyên nhân và nắm được các yếu tố
liên quan ảnh hưởng đến chất lượng áp dụng hệ thống QLCL theo TCVN ISO

9001:2008 tại UBND huyện Đắk’Rlấp;
- Trong việc soạn thảo văn bản hành chính, nắm rõ các quy định liên quan là điều
kiện tiên quyết đối với người soạn thảo, tạo điều kiện thực hiện đúng và nhanh chóng.
Cần nắm được văn bản mẫu.
- Trong quá trình xử lý công việc, cần phải tiến hành một cách khoa học, có sự
hình dung về những bước cần làm và giải quyết công việc theo đúng trình tự khoa học;
- Thực hành tốt kỹ năng thao tác với máy tính, rút ngắn được thời gian giải quyết
trong công việc.
Tuy nhiên, do kiến thức còn hạn chế nhiều mặt nên tôi chưa được các cô chú, anh
chị tại cơ quan thực tập phân công công việc đi sâu vào chuyên môn.
Tôi nhận thấy việc nắm vững những kiến thức chuyên môn và kỹ năng hành
chính là rất cần thiết, vì vậy bản thân tôi sẽ không ngừng nỗ lực học tập nâng cao trình
độ chuyên môn nghiệp vụ để phục vụ nhân dân, phát huy vai trò quan trọng của người
CBCC trong việc quản lý nhà nước, là cầu nối giữa nhân dân với nhà nước.
2. Kiến nghị.
2.1.Đối với cơ quan thực tập.
Trong thời gian thực tập ,tôi đã nhận được sự giúp đỡ nhiệt tình của các anh chị
Văn phòng UBND huyện Đắk R'lấp,tôi được đi tham quan thực tế ,giao lưu Văn
phòng các huyện trên địa bàn tỉnh Đăk Nông tại huyện Đắk Glong để hiểu rõ thêm về
quy trình làm việc ,giải quyết công việc,giao tiếp trong văn hoaq công sở,đồng thời
cung cấp các thông tin , tài liệu ,số liệu cần thiết liên quan tới chuyên đề báo cáo thực
tập.
Tuy nhiên cơ quan chưa mạnh dạn giao những công việc cụ thể thuộc chuyên
môn cho sinh viên nói chung và bản thân tôi nói riêng, để tôi có thể học hỏi, bổ sung
kiến thức và nâng cao trình độ chuyên môn cho bản thân.

SVTT :

Trang 4

BÁO CÁO THỰC TẬP

GVHD: …………………………

Vì vậy, tôi xin kiến nghị với cơ quan trong thời, khi tiếp nhận sinh viên thực
tập, cần giao những công việc cụ thể phù hợp với chuyên môn, và hướng dẫn cho sinh
viên, để giúp nâng cao trình độ, năng lực cho sinh viên sau khi ra trường.
2.2.Đối với Học viện.
- Trong quá trình đào tạo sinh viên, Học viện nên tăng thêm thời gian thực tập,
kiến tập cho sinh viên: tạo điều kiện cho sinh viên năm hai được đi kiến tập giúp sinh
viên có thể tiếp xúc, cọ sát với thực tế trong các cơ quan HCNN trước khi bước vào
học kiến thức chuyên ngành.
- Với những giáo trình cũ, cần bổ sung, thay đổi nội dung mới, phù hợp với
thực tế, hướng dẫn và cung cấp đầy đủ tài liệu chuyên ngành cho sinh viên. Giáo trình
còn nặng về lý thuyết, mang tính lý luận cao, nên kết hợp giữa lý thuyết với thực tế, để
sinh viên có thể tiếp cận được với thực tiễn nhiều hơn
- Hoàn thiện hệ thống giáo trình đang thiếu về lĩnh vực chuyên ngành mới như:
Quản lý công ,Tổ chức nhân sự, Thanh tra nhằm tạo cho sinh viên một cơ sở lý luận
vững chắc về chuyên ngành mình học.
PHẦN 2: BÁO CÁO CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP

I. TỔNG QUAN VỀ HUYỆN ĐẮK R’LẤP
Đắk R’lấp có tổng diện tích tự nhiên 63.584,64ha . Đắk R’lấp có 11 đơn vị hành
chính cấp xã, gồm 1 thị trấn (Kiến Đức - huyện lị) và 10 xã (Quảng Tín, Đắk Wer,
Nhân Cơ, Kiến Thành, Nghĩa Thắng, Đạo Nghĩa, Đắk Sin, Hưng Bình, Đắk Ru, Nhân
Đạo) với 108 thôn, bon, tổ dân phố.
1. Vị trí địa lý
Đắk R’lấp là huyện nằm phía Nam của tỉnh Đắk Nông, trung tâm huyện cách
thị xã Gia Nghĩa 25km về phía Tây theo hướng quốc lộ 14; là cửa ngõ của Tây

Nguyên nối với Thành phố Hồ Chí Minh theo quốc lộ 14, nơi tiếp giáp giữa Nam Bộ,
Trung Bộ và Đông Bắc Campuchia. Huyện Đắk R’lấp phía Bắc giáp huyện Tuy Đức;
phía Tây giáp tỉnh Bình Phước; phía Đông giáp thị xã Gia Nghĩa; phía Nam giáp tỉnh
Lâm Đồng. Đắk R’lấp là cửa ngõ thuận lợi cho việc khai thác các tiềm năng kinh tế,
xã hội của tỉnh Đắk Nông. Thế mạnh của huyện là đất đỏ bazan, rừng và khoáng sản
dưới lòng đất (như vàng sa khoáng, đá saphir và chủ yếu là các mỏ bôxít lộ thiên, được
điều tra dự báo với trữ lượng lớn ở Nhân Cơ, Đạo Nghĩa…).
2. Dân số, tôn giáo.
Huyện Đăk R’lấp có tổng diện tích đất tự nhiên 63.585 ha, gồm: 10 xã, 1 thị
trấn với 108 thôn, bon, tổ dân phố, có 25 đồng bào dân tộc anh em sinh sống. Dân số
toàn huyện 80.515 khẩu.Theo báo cáo số 35/BC-NV, ngày 22 tháng 11 năm 2013 của
phòng Nội vụ huyện Đăk R’lấp về công tác tôn giáo năm 2013 trên toàn huyện có 3
đạo chính: Tin Lành, Công giáo, Phật giáo với 18.962 tín đồ.
II. TỔNG QUAN VỀ UBND HUYỆN ĐẮK R’LẤP

SVTT :

Trang 5

BÁO CÁO THỰC TẬP

GVHD: …………………………

1. Chức năng ,nhiệm vụ ,quyền hạn
Các căn cứ pháp lý quy định về cơ cấu, chức năng, nhiệm vụ của Văn phòng:
- Căn cứ Luật Tổ chức Hội đồng nhân dân và Uỷ ban nhân dân ngày 26 tháng
11 năm 2003;
- Căn cứ Nghị định số 14/2008/NĐ-CP ngày 04 tháng 02 năm 2008 của Chính
phủ quy định tổ chức các cơ quan chuyên môn thuộc Uỷ ban nhân dân huyện, quận, thị

xã, thành phố thuộc tỉnh;
- Quyết định số : 10/2010/QĐ-UBND ngày 01tháng 6 năm 2010 của UBND
huyện ĐăkR’lấp về Ban hành Quy định vị trí, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, tổ
chức bộ máy và mối quan hệ công tác của Văn phòng Hội đồng nhân dân và Uỷ ban
nhân dân huyện ĐăkR’lấp
1.1. Vị trí, chức năng.
1. Văn phòng Ủy ban nhân dân huyện là cơ quan chuyên môn, bộ máy giúp việc
của Ủy ban nhân dân huyện.
2. Văn phòng UBND huyện có chức năng tham mưu tổng hợp cho Ủy ban nhân
dân về hoạt động của Ủy ban nhân dân; tham mưu cho Chủ tịch Ủy ban nhân dân về
chỉ đạo, điều hành của Chủ tịch Ủy ban nhân dân; cung cấp thông tin phục vụ quản lý
và hoạt động của Ủy ban nhân dân và các cơ quan nhà nước ở địa phương; bảo đảm cơ
sở vật chất, kỹ thuật cho hoạt động của Ủy ban nhân dân.
3. Văn phòng UBND huyện là đơn vị có tư cách pháp nhân, có con dấu riêng và
được mở tài khoản tại Kho bạc Nhà nước theo quy định của pháp luật.
1.2. Nhiệm vụ, quyền hạn của Văn phòng
1. Tham mưu,tổ chức soạn thảo các văn bản do Chủ tịch UBND giao trực tiếp.
Giúp Thường trực UBND huyện theo dõi, đôn đốc các cơ quan chuyên môn thuộc
UBND huyện và UBND xã thị trấn trong việc tham mưu chuẩn bị các văn bản báo cáo
chuyên đề do thường trực UBND huyện giao và tham gia đóng góp ý kiến về thủ tục,
thẩm quyền và nội dung trong quá trình sọan thảo văn bản trước khi trình thường trực
UBND huyện xem xét, quyết định.
Tổ chức phục vụ các kỳ họp và làm việc của Thường trực UBND huyện và các
phòng ban chuyên môn huyện.
Giúp thường trực UBND huyện thực hiện đầy đủ chế độ thông tin báo cáo lên thường
trực UBND tỉnh và các cơ quan có liên quan cấp trên theo quy định và thẩm quyền.
2. Tham mưu giúp UBND huyện chỉ đạo, điều hành chung, thống nhất của bộ
máy hành chính nhà nước ở địa phương theo quy định của pháp luật và thẩm quyền
của UBND huyện, cụ thể:
Thẩm tra về thủ tục hành chính, nội dung, hình thức và thể thức hồ sơ về đề án,

văn bản do phòng ban chuyên môn, phòng ban thuộc UBND huyện, UBND xã thị trấn
soạn thảo và trình Chủ tịch, Phó Chủ tịch UBND huyện ban hành nhằm thực hiện chức
năng quản lý hành chính nhà nước ở địa phương theo quyết định của UBND tỉnh và
quy định của Chính phủ.
Kiểm tra, đôn đốc các phòng ban chuyên môn, phòng ban thuộc UBND huyện,
UBND xã thị trấn thực hiện các chương trình, kế hoạch công tác của UBND huyện;
giúp Chủ tịch, Phó Chủ tịch UBND huyện theo dõi, đôn đốc việc chuẩn bị đề án, văn
bản trình UBND huyện.

SVTT :

Trang 6

BÁO CÁO THỰC TẬP

GVHD: …………………………

Xây dựng chương trình, kế hoạch công tác (tuần, tháng, quí, 6 tháng, 9 tháng,
năm và đột xuất), giúp Chủ tịch và Phó Chủ tịch UBND huyện tổ chức việc điều hành,
phối hợp hoạt động thống nhất trong các cơ quan chuyên môn huyện và UBND xã thị
trấn trong việc triển khai thực hiện các kế hoạch của UBND huyện. Đồng thời, tổng
hợp báo cáo kiểm điểm chỉ đạo, điều hành của UBND định kỳ (tháng, quý, 6 tháng và
năm), báo cáo tổng kết nhiệm kỳ và các báo cáo đột xuất theo quy định;
Dự kiến chương trình và thành phần phiên họp UBND định kỳ, đột xuất trình
Chủ tịch UBND huyện quyết định; đôn đốc và kiểm tra các cơ quan gửi hồ sơ, đề án,
và các tài liệu liên quan trình UBND tại phiên họp; gửi giấy mời, tài liệu kỳ họp đến
các thành viên UBND huyện và đại biểu, chuẩn bị các điều kiện phục vụ phiên họp.
Tổ chức việc ghi biên bản và thông báo kịp thời bằng văn bản về ý kiến kết luận của
chủ tọa phiên họp, gửi các thành viên Ủy ban nhân dân huyện, các tổ chức, cá nhân

liên quan biết, thực hiện.
3. Ðảm bảo các điều kiện vật chất, kỹ thuật cho hoạt động của UBND theo quy
định của pháp luật.
4. Thực hiện công tác thống kê, thu thập, cung cấp thông tin, xử lý thông tin kịp
thời, chính xác phục vụ công tác giám sát nắm tình hình và chỉ đạo điều hành của Chủ
tịch, Phó Chủ tịch UBND huyện. Xây dựng hệ thống dữ liệu, bảo mật, lưu trữ hồ sơ tài
liệu, biên bản các phiên họp của UBND và Chủ tịch UBND huyện theo quy định của
pháp luật.
5. Ðề xuất UBND huyện chủ trì, phối hợp với các cơ quan chức năng, chuyên
môn, Mặt trận các Đòan thể cùng cấp tuyên truyền, phổ biến tập huấn và triển khai
thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật của cơ quan nhà nước cấp trên và của
UBND huyện cho các ngành, xã, thị trấn và cơ quan thông tin đại chúng theo quy định
của UBND tỉnh, của Chính phủ.
6. Tiếp nhận và trả kết quả hồ sơ hành chính một số lĩnh vực theo quy định của
tỉnh và UBND huyện; trình UBND huyện và chịu trách nhiệm theo dõi thực hiện, kiểm
tra công tác cải cách hành chính nhà nước theo cơ chế một cửa, một cửa liên thông tại
Văn phòng UBND huyện.
7. Tham mưu giúp UBND huyện và chịu trách nhiệm theo dõi thực hiện và kiểm
tra quy chế làm việc của UBND huyện, của các phòng, ban chuyên môn huyện, của
UBND xã thị trấn và các quy chế liên tịch của UBND huyện với Mặt trận, các Đoàn
thể huyện và các cơ quan chức năng khác trên địa bàn huyện.
8. Thực hiện chế độ trách nhiệm ủy nhiệm của Chủ tịch UBND huyện đối với
Chánh Văn phòng UBND huyện:
Tổ chức truyền đạt các chủ trương, chính sách của Đảng, pháp luật của nhà nước;
truyền đạt thông tin, ý kiến của Chủ tịch UBND huyện theo sự ủy nhiệm đến các
phòng, ban, xã, thị trấn; và tổ chức kiểm tra, theo dõi, báo cáo kết quả thực hiện với
UBND huyện, Chủ tịch UBND huyện.
Thừa lệnh Chủ tịch UBND ký ban hành các văn bản hành chính nhà nước thông
thường theo sự ủy nhiệm của Chủ tịch UBND huyện và theo quy định của pháp luật
(xử lý văn bản đầu vào, giấy mời họp, công văn sao lục, sao y, giấy giới thiệu công tác

và một số loại công văn hành chính nhà nước khác được Chủ tịch UBND huyện ủy
nhiệm).
9. Tham mưu giúp UBND huyện quản lý Nhà nước về công tác chuyên môn:
công tác dân tộc, tiếp dân.
SVTT :

Trang 7

BÁO CÁO THỰC TẬP

GVHD: …………………………

10. Quản lý thống nhất việc ban hành, công bố văn bản của UBND và Chủ tịch
UBND huyện. Quản lý, cập nhật, khai thác văn bản phát hành, văn bản đến của UBND
huyện theo quy định của pháp luật về văn thư, lưu trữ và Quy chế làm việc của UBND
huyện.
11. Quản lý tổ chức bộ máy, biên chế, thực hiện chế độ, chính sách, chế độ đãi
ngộ, khen thưởng, kỷ luật, đào tạo và bồi dưỡng về chuyên môn nghiệp vụ đối với cán
bộ, công chức thuộc phạm vi quản lý của Văn phòng theo quy định của pháp luật.
12. Tổ chức ứng dụng tiến bộ khoa học, công nghệ; là đầu mối xây dựng hệ
thống thông tin, lưu trữ, tin học hóa phục vụ công tác quản lý nhà nước và chuyên môn
nghiệp vụ của các cơ quan chuyên môn thuộc UBND huyện.
13. Thực hiện quản lý tài chính, tài sản của cơ quan theo quy định của pháp luật
và quyết định của UBND huyện.
14. Thực hiện một số nhiệm vụ khác do UBND huyện giao.
1.3. Cơ cấu tổ chức.
Văn phòng UBND huyện Đắk’Rlấp làm việc theo chế độ Thủ trưởng, cơ cấu
tổ chức Văn phòng gồm có: 01 Chánh Văn phòng, 02 Phó Chánh Văn phòng giúp việc
Chánh Văn phòng và các bộ phận giúp việc cho Văn phòng :

a) Chánh Văn phòng là người đứng đầu của cơ quan Văn phòng, lãnh đạo Văn
phòng theo chế độ thủ trưởng, điều hành chung mọi hoạt động của Văn phòng, chịu
trách nhiệm trước Ủy ban nhân dân huyện và Chủ tịch Ủy ban nhân dân huyện về toàn
bộ công tác của Văn phòng UBND huyện; đồng thời, là chủ tài khoản của cơ quan Văn
phòng UBND huyện, Chánh Văn phòng UBND huyện được thừa lệnh, thừa ủy quyền
của Chủ tịch Chủ tịch Ủy ban nhân dân huyện ký các văn bản của Ủy ban nhân dân
huyện theo quy định của pháp luật hoặc ủy quyền của Chủ tịch Ủy ban nhân dân
huyện.
b) Phó Chánh Văn phòng UBND huyện được Chánh Văn phòng phân công theo
dõi từng khối công việc. Các Phó Chánh Văn phòng chịu trách nhiệm cá nhân trước
pháp luật, trước Chánh Văn phòng UBND huyện về các lĩnh vực công việc được phân
công phụ trách. Khi Chánh Văn phòng vắng mặt, một Phó Chánh Văn phòng được
Chánh Văn phòng ủy nhiệm điều hành các hoạt động của Văn phòng UBND huyện.
c) Bộ phận nghiên cứu tổng hợp:
Bộ phận nghiên cứu tổng hợp thuộc Văn phòng HĐND và UBND huyện gồm
có các chuyên viên phụ trách các lĩnh vực sau đây: văn hóa - xã hội; kinh tế; sản xuất;
công tác tổng hợp Hội đồng nhân dân; nội chính - công tác giải quyết đơn thư khiếu
nại tố cáo; công tác dân tộc; công nghệ thông tin.
b) Bộ phận Văn thư lưu trữ;
c) Bộ phận Tiếp nhận và trả kết quả;
d) Bộ phận hành chính quản trị gồm có:
- Kế toán - Tài vụ;
- Tổ lái xe;
- Tổ bảo vệ;
- Tạp vụ.

SVTT :

Trang 8

BÁO CÁO THỰC TẬP

GVHD: …………………………

CHÁNH VĂN PHÒNG

Phó chánh văn phòng

Bộ phận nghiên
cứu tổng hợp

Phó chánh văn phòng

Bộ phận văn thư
lưu trữ
Kế toán
- Tài vụ

Bộ phận hành
chính quản trị
Tổ lái xe

Tổ bảo
vệ

Bộ phận tiếp nhận
và trả kết quả
Tạp
vụ

1.4. Nhân sự.
Văn phòng UBND huyện Đắk’Rlấp gồm 01 chánh văn phòng ,02 phó chánh
văn phòng, 12 chuyên viên,có 9 nữ và 14 nam.
Xét về trình độ đào tạo, chuyên môn, nghiệp vụ đội ngũ CBCC tại Văn phòng
đã và đang từng bước được nâng lên, hầu hết được đào tạo ở trình độ cao, cùng với
điều kiện phương tiện làm việc, thông tin liên lạc ngày càng phát triển, góp phần nâng
cao năng lực thực hiện công việc của CBCC. Trong đó:

Thứ tự
Trình độ
Số lượng
01
Trên đại học
01 người
02
Đại học
16 người
03
Cao đẳng
2 người
04
Trung cấp
3 người
05
Sơ cấp
1 người
Tùy theo quy mô hoạt động, tính chất công việc và nhân sự cụ thể, Văn phòng
có thể bố trí công chức được phân công đảm nhận các chức danh công việc trên các
mặt công tác của Văn phòng, phụ trách riêng từng lĩnh vực hoặc kiêm nhiệm các lĩnh

vực trên cơ sở tinh gọn, hiệu quả và tiết kiệm.
1.5. Các mối quan hệ.
1. Đối với Ủy ban nhân dân huyện:
Văn phòng UBND huyện chịu sự lãnh đạo trực tiếp, toàn diện của Ủy ban nhân
dân huyện; thực hiện các nhiệm vụ tham mưu, giúp việc cho Ủy ban nhân dân huyện
theo sự chỉ đạo của Chủ tịch và Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân huyện.
2. Đối với Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh:
SVTT :

Trang 9

BÁO CÁO THỰC TẬP

GVHD: …………………………

Văn phòng UBND huyện chịu sự chỉ đạo, hướng dẫn của Văn phòng Ủy ban
nhân dân tỉnh về công tác nghiệp vụ văn phòng.
Văn phòng UBND huyện có mối quan hệ chặt chẽ với Văn phòng Ủy ban nhân
dân tỉnh để giúp Ủy ban nhân dân huyện chỉ đạo thực hiện kịp thời các chủ trương của
Ủy ban nhân dân tỉnh, của Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ, các bộ, ngành Trung
ương ở địa phương; tổ chức các cuộc họp làm việc giữa Ủy ban nhân dân huyện với cơ
quan trực thuộc huyện, Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã, với Chủ tịch, Phó Chủ tịch
Ủy ban nhân dân tỉnh và lãnh đạo các sở, ngành của tỉnh.
3. Đối với Văn phòng Huyện ủy: Văn phòng UBND huyện quan hệ phối hợp
chặt chẽ trong việc xây dựng chương trình làm việc của Huyện ủy, Ủy ban nhân dân
huyện để tránh chồng chéo ảnh hưởng đến sự chỉ đạo chung.
Văn phòng UBND huyện chủ động nắm tình hình các mặt ở địa phương và phối
hợp với Văn phòng Huyện ủy chuẩn bị cho Chủ tịch Ủy ban nhân dân huyện giải
quyết các công việc đúng trách nhiệm và thẩm quyền mỗi bên.

4. Đối với các cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân huyện, các cơ quan
có liên quan, Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân cấp xã:
Quan hệ giữa UBND huyện với các cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân
dân huyện, các cơ quan có liên quan và Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân cấp xã là
mối quan hệ phối hợp về công tác, cùng hợp tác hỗ trợ lẫn nhau hoàn thành tốt nhiệm
vụ do Ủy ban nhân dân huyện phân công. Các cơ quan nói trên có nhiệm vụ phối hợp
chặt chẽ với UBND huyện để nắm bắt kịp thời ý kiến chỉ đạo của Chủ tịch, Phó Chủ
tịch Ủy ban nhân dân huyện, thông tin về tình hình mọi mặt trong huyện, giúp Ủy ban
nhân dân huyện tổ chức thực hiện những chủ trương, nghị quyết, quyết định, chỉ thị
của Ủy ban nhân dân.
1.6. Một số quy trình, thủ tục của cơ quan thực tập.
Văn phòng UBND Đắk’Rlấp thực hiện nhiều quy trình, thủ tục như:
- Quy trình tham mưu lập đề án, dự thảo các văn bản cho UBND;
- Quy trình quản lý văn bản đến và đi, quy trình xử lý tài liệu cho hội họp;
- Quy trình quản lý tài liệu, văn bản nội bộ và bên ngoài;
- Quy trình quản lý hệ thống hồ sơ;
III. TỔNG QUAN VỀ CHUYÊN ĐỀ“ÁP DỤNG HTQLCL THEO TCVN
ISO TẠI UBND HUYỆN ĐẮK R’LẤP ”.
1. Tổng quan về HTQLCL theo tiêu chuẩn ISO.
1.1. ISO và hệ thống quản lý chất lượng ISO 9000
Tổ chức Tiêu chuẩn hoá quốc tế (The International Organisation for
Standardization, viết tắt là ISO) là một tổ chức quốc tế phi chính phủ được thành lập
và hoạt động từ năm 1947, có trụ sở tại Geneva (Thuỵ Sĩ) nhằm mục đích nghiên cứu
để xây dựng và công bố các tiêu chuẩn thuộc nhiều lĩnh vực khác nhau.
Những tiêu chuẩn mà ISO ban hành và công bố không có giá trị bắt buộc phải áp
dụng nhưng do tính hiệu quả khi áp dụng mà nó được hầu hết các quốc gia coi trọng
và vận dụng.
Tham gia ISO hiện nay có trên 120 nước trên toàn cầu. Việt Nam là thành viên
chính thức thứ 72 của ISO từ năm 1977. Cơ quan đại diện quốc gia của Việt Nam hiện
nay là Tổng cục tiêu chuẩn đo lường chất lượng.

SVTT :

Trang 10

BÁO CÁO THỰC TẬP

GVHD: …………………………

ISO 9000 là bộ tiêu chuẩn về HTQLCL do Tổ chức ISO ban hành lần đầu tiên
vào năm 1987, được phát triển và hoàn thiện năm 1994, 2000 và 2008. ISO 9000 là
một bộ chuẩn mực hệ thống chất lượng có thể áp dụng rộng rãi trong sản xuất, kinh
doanh và dịch vụ.
Cấu trúc ISO 9000 gồm 4 bộ tiêu chuẩn chủ yếu:
- Bộ ISO 9000: mô tả cơ sở của HTQLCL và giải thích các thuật ngữ.
- Bộ ISO 9001: quy định những yêu cầu cơ bản của HTQLCL của một tổ chức
(thay thế các Bộ tiêu chuẩn ISO 9001/9002/9003:94 được ban hành năm 1994).
- Bộ ISO 9004: hướng dẫn cải tiến việc thực hiện HTQLCL.
- Bộ ISO 19011: hướng dẫn đánh giá HTQLCL và hệ thống quản lý môi trường.
Bộ ISO 9000 được áp dụng trong 4 trường hợp:
- Hướng dẫn để QLCL trong các tổ chức;
- Chuẩn mực trong hợp đồng giữa tổ chức (bên thứ nhất) và khách hàng (bên
thứ hai);
- Căn cứ để khách hàng (bên thứ hai) thừa nhận;
- Tiêu chuẩn để đánh giá phù hợp của việc cấp chứng nhận (bên thứ ba).
Trong bốn bộ tiêu chuẩn nói trên, ISO 9001 quy định những yêu cầu cơ bản của
HTQLCL của một tổ chức bất kỳ (có thể là một cơ quan nhà nước, một doanh nghiệp
hay một tổ chức phi chính phủ). Tiêu chuẩn này tập trung vào mục đích nhằm nâng
cao hiệu lực và hiệu quả của HTQLCL trong việc thoả mãn yêu cầu của khách hàng.
1.2. Hệ thống QLCL theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2008

Tại Việt Nam, ISO 9001 được chấp nhận dưới tên gọi TCVN ISO 9001 và được
thúc đẩy triển khai áp dụng mạnh mẽ trong giai đoạn thập niên chất lượng đầu tiên của
Việt Nam 1996 – 2005.
Từ các phiên bản của bộ tiêu chuẩn quốc tế như ISO 9001:2000 (phiên bản
2000); ISO 9001:2008 (phiên bản 2008 – mới nhất), bộ tiêu chuẩn TCVN ra đời tương
ứng. Phiên bản hiện hành áp dụng ở Việt Nam là tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2008.
Việc áp dụng ISO 9000 vào cơ quan nhà nước muộn hơn rất nhiều so với doanh
nghiệp.
Ngày 12 tháng 8 năm 2003 Thủ tướng Chính phủ ban hành Quyết định
169/2003/QĐ-TTg về “Đề án đổi mới phương thức điều hành và hiện đại hoá công sở
của hệ thống hành chính nhà nước giai đoạn I (2003-2005)” trong đó có một Tiểu đề
án về “Thí điểm về triển khai áp dụng HTQLCL vào hoạt động của các CQHCNN”.
Ngày 20 tháng 6 năm 2006 Thủ tướng Chính phủ ban hành Quyết định
144/2006/QĐ-TTg về việc áp dụng HTQLCL theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2000
vào hoạt động của các CQHCNN.
Ngày 30 tháng 9 năm 2009, Thủ tướng Chính phủ ban hành Quyết định
118/2009/QĐ-TTg sửa đổi, bổ sung một số điều của Quyết định 144/2006/QĐ-TTg
quy định áp dụng hệ thống QLCL (HTQLCL) theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2008
trong hoạt động của các CQHCNN.
Đây là cơ sở pháp lý quan trọng để các CQHCNN từng bước áp dụng tiêu chuẩn
QLCL vào nâng cao chất lượng hoạt động của mình.

SVTT :

Trang 11

BÁO CÁO THỰC TẬP

GVHD: …………………………

2. Xây dựng và áp dụng HTQLCL theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2008
vào CQHCNN

2.1. Đối tượng áp dụng.
- Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ.
- UBND tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương, UBND huyện, thị xã, thành
phố thuộc tỉnh.
- CQCM thuộc UBND cấp tỉnh, CQCM thuộc UBND cấp huyện.
Các CQHCNN trên phải thực hiện việc xây dựng và áp dụng HTQLCL đối với
toàn bộ hoạt động liên quan đến giải quyết thủ tục hành chính cho cá nhân, tổ chức.
- Các CQHCNN thuộc lĩnh vực quốc phòng và an ninh có hoạt động liên quan
đến giải quyết thủ tục hành chính cho công dân, tổ chức dân sự.
- Khuyến khích UBND các xã, phường, thị trấn xây dựng và áp dụng HTQLCL.
2.2. Các nguyên tắc về Quản lý chất lượng.
Nguyên tắc định hướng bởi khách hàng: việc QLCL phải hướng tới sự thỏa
mãn các yêu cầu, mong đợi của khách hàng.
Nguyên tắc lãnh đạo thống nhất: QLCL phải được đặt dưới một sự lãnh đạo
thống nhất, đồng bộ về mục đích, đường lối và môi trường nội bộ trong tổ chức. Lôi
cuốn mọi người tham gia trong việc đạt được các mục tiêu của tổ chức.
Nguyên tắc hợp tác triệt để: phải có sự tham gia đông đủ, tự nguyện của mọi
người vì lợi ích chung của tổ chức và của bản thân mình.
Nguyên tắc hoạt động theo quá trình: việc QLCL phải được tiếp cận theo quá
trình.
Nguyên tắc hệ thống: việc QLCL phải được tiếp cận một cách hệ thống.
Nguyên tắc cải tiến liên tục: việc QLCL phải được thường xuyên cải tiến.
Nguyên tắc quyết định dựa trên dữ liệu: các quyết định phải dựa trên cơ sở
phân tích đầy đủ các thông tin và số liệu thực tế.
Nguyên tắc hợp tác bên trong và bên ngoài: việc QLCL phải được tiến hành
trên các quan hệ hợp tác chặt chẽ bên trong và bên ngoài.

2.3. Quy trình xây dựng HTQLCL theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2008.
SVTT :

Trang 12

BÁO CÁO THỰC TẬP

GVHD: …………………………

Giai đoạn thứ nhất: Lập kế hoạch áp dụng
Bước 1. Tuyên bố chính sách chất lượng, mục tiêu chất lượng và cam kết của
Lãnh đạo cao nhất. Đây là tiền đề cho quá trình xây dựng và áp dụng HTQLCL theo
ISO.
Bước 2. Thành lập Ban chỉ đạo: Đây là bộ phận giúp Lãnh đạo điều hành toàn bộ
quá trình xây dựng, tổ chức, thực hiện HTQLCL. Cơ cấu gồm Trưởng Ban, Phó Ban,
Thư ký, Người đại diện lãnh đạo về chất lượng (QMR) và các Thành viên.
Bước 3. Đào tạo về ISO 9001:2008: Mọi thành viên trong đơn vị phải có được sự
hiểu biết cơ bản để có thể tham gia và vận hành HTQLCL vì họ chính là các mắt xích
không thể khiếm khuyết trong hệ thống ấy.
Bước 4. Đánh giá thực trạng công việc: Bước này giúp tổ chức có thể đánh giá
được thực tế hoạt động của mình và so sánh với các yêu cầu của HTQLCL theo tiêu
chuẩn TCVN ISO 9001:2008 nhằm phát hiện những điểm yếu kém, chưa phù hợp; từ
đó phục vụ công tác lập kế hoạch xây dựng các thủ tục, tài liệu phù hợp và cần thiết.
Bước 5. Lập kế hoạch thực hiện:
- Xác định mục tiêu và phạm vi áp dụng HTQLCL.
- Những văn bản, tài liệu cần bổ sung, xây dựng cho phù hợp yêu cầu.
- Thời gian và tiến độ thực hiện.
Giai đoạn thứ hai: Biên soạn và phổ biến các tài liệu của HTQLCL
Bước 1. Biên soạn các tài liệu: Xây dựng Sổ tay chất lượng, xây dựng các qui

trình và thủ tục, xây dựng hướng dẫn công việc.
Bước 2. Phổ biến tài liệu trong tổ chức
Giai đoạn thứ ba: Áp dụng và đánh giá HTQLCL
Bước 1. Tổ chức áp dụng:
- Công bố áp dụng HTQLCL.
- Thực hiện việc áp dụng: Vận hành các quá trình hoạt động theo đúng các văn
bản, tài liệu đã được biên soạn và phổ biến trong đơn vị.
Bước 2. Đánh giá nội bộ: Sau một thời gian thực hiện (thường khoảng 3 tháng),
cơ quan áp dụng cần tiến hành đánh giá nội bộ xem HTQLCL có phù hợp và hiệu quả
không; tiếp đó, có các hành động khắc phục, điều chỉnh nếu cần; ngoài ra, có thể đánh
giá nhiều lần cho đến khi hệ thống vận hành tốt, hiệu quả trước khi đăng ký chứng
nhận chất lượng.
Giai đoạn 4: Chứng nhận HTQLCL
Trên cơ sở đã xây dựng được một HTQLCL phù hợp với tiêu chuẩn TCVN ISO
9001:2008, cơ quan hành chính sẽ lựa chọn và đăng ký xin đánh giá cấp chứng nhận
HTQLCL tại một tổ chức chứng nhận độc lập. Công việc tiếp theo sẽ do tổ chức chứng
nhận đảm trách. Quyết định chứng nhận sẽ được tổ chức chứng nhận cấp cho đơn vị
hành chính nếu thỏa mãn các yêu cầu qui định.
Giai đoạn 5: Duy trì, cải tiến HTQLCL
Sau khi được cấp Quyết định chứng nhận, cơ quan hành chính được công nhận
áp dụng thành công HTQLCL và có trách nhiệm duy trì, cải tiến HTQLCL để đảm bảo
hệ thống này vẫn tiếp tục hoạt động hiệu quả và phù hợp với tiêu chuẩn ISO
9001:2008. Bên cạnh đó, tổ chức chứng nhận cũng sẽ đánh giá lại định kỳ (2 lần/năm)
hoặc đột xuất nếu cần để đảm bảo các yêu cầu về chất lượng.

SVTT :

Trang 13

BÁO CÁO THỰC TẬP

GVHD: …………………………

3. Một số lợi ích khi áp dụng TCVN ISO 9001:2008
- Các quy trình xử lý công việc trong các CQHCNN được tiêu chuẩn hóa theo
hướng cách khoa học, hợp lư, mang tính hệ thống; minh bạch và công khai hóa quy
tŕnh và thủ tục xử lư công việc cho tổ chức và công dân để tạo cho dân cơ hội kiểm
tra; củng cố được lòng tin, cải thiện mối quan hệ và hình ảnh của CQHCNN các cấp
đối với tổ chức và công dân phù hợp bản chất của nhà nước ta là của dân, do dân và vì
dân;
- Người đứng đầu CQHCNN kiểm soát được quá trình giải quyết công việc
trong nội bộ của cơ quan để có chỉ đạo kịp thời;
- Nâng cao hiệu lực và hiệu quả của công tác quản lý và cung cấp dịch vụ công
theo mục tiêu cải tiến thường xuyên theo yêu cầu của tiêu chuẩn.
Bên cạnh đó còn có các lợi ích cụ thể trong cơ quan như:
- Nối kết HTQLCL vào các quá trình của CQHCNN;
- Hệ thống văn bản các quy trình và thủ tục hành chính được kiện toàn tạo cơ
hội xác định rõ người rõ việc, nâng cao hiệu suất giải quyết công việc đồng thời có
được cơ sở tài liệu để đào tạo và tuyển dụng công chức, viên chức;
- Lãnh đạo không sa vào công tác sự vụ, ủy thác trách nhiệm nhiều hơn cho cấp
thuộc quyền và có nhiều thời gian để đầu tư cho công tác phát triển cơ quan;
- Đo lường, đánh giá được hệ thống, quá trình, chất lượng công việc và sự hài
lòng của khách hàng theo các chuẩn mực hay mục tiêu chất lượng cụ thể;
- Khuyến khích công chức, viên chức chủ động hướng đến việc nâng cao thành
tích của đơn vị và cơ quan; làm cho công chức, viên chức có nhận thức tốt hơn về chất
lượng công việc và thực hiện các thủ tục nhất quán trong toàn cơ quan vì mục tiêu
CCHC;
- Đánh giá được hiệu lực và tác dụng của các chủ trương, chính sách và các văn
bản pháp lý được thi hành trong thực tế để đề xuất với cơ quan chủ quản có các biện

pháp cải tiến hoặc đổi mới cho thích hợp với tình hình phát triển; thúc đẩy nhanh việc
thực hiện quy chế dân chủ trong các mặt hoạt động của cơ quan và tạo cơ hội để các
thành viên có liên quan tham gia góp ý các định hướng, mục tiêu, chiến lược và các
thủ tục và quy trình giải quyết công việc hành chính.
Với các tác dụng nói trên, việc áp dụng tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2008 trong
lĩnh vực hành chính nhà nước đã góp phần đáng kể trong việc cải cách thủ tục hành
chính và có thể xem nó là một công cụ hữu hiệu để thực hiện mục tiêu CCHC hiện
nay.
4. Những khó khăn khi xây dựng, thực hiện và duy trì HTQLCL theo TCVN ISO
Ngoài những lợi ích thu được, khi xây dựng, thực hiện, đăng ký chứng nhận, duy
trì và cải tiến HTQLCL theo ISO 9001 cũng còn một số khó khăn:
- Cần sự quyết tâm và nỗ lực rất cao từ phía lãnh đạo cũng như công nhân viên
khi tổ chức thực hiện;
- Có thể có lực cản về tổ chức khi thay đổi cách thức quản lý; phải dành chi phí,
thời gian và công sức đáng kể để xây dựng, thực hiện, duy trì và cải tiến liên tục hệ
thống;
- Một số nhân viên có thể không hài lòng vì bị đụng chạm đến lợi ích, thói quen
cá nhân; khó duy trì sự nhiệt tình của nhân viên đối với hệ thống trong suốt quá trình
áp dụng;
SVTT :

Trang 14

BÁO CÁO THỰC TẬP

GVHD: …………………………

- Xây dựng khá nhiều văn bản. Các văn bản quy phạm pháp luật của Nhà nước
ban hành chưa được cải cách theo sự thống nhất, còn chồng chéo giữa các văn bản với

nhau;
- Công nghệ thông tin chưa được phổ biến và khai thác triệt để. Nhiều khâu vẫn
còn sử dụng phương pháp làm việc thủ công làm lãng phí thời gian và nguồn lực của
cơ quan.
IV. THỰC TRẠNG ÁP DỤNG HTQLCL THEO TCVN ISO TẠI UBND
HUYỆN ĐẮK R’LẤP.
1. Kế hoạch triển khai thực hiện.
Bắt đầu từ tháng 7-2009, UBND huyện Đắk R’lấp đã tiến hành thực hiện việc
áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo TCVN ISO 9001:2008 (ISO) vào hoạt động
của cơ quan hành chính Nhà nước trên địa bàn huyện giai đoạn 1 tại UBND huyện và
đạt được một số kết quả tốt. Nhằm tiếp tục phát huy và nâng cao hiệu quả công tác
quản lý hành chính nhà nước và đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của công dân và tổ
chức đối với bộ máy hành chính nhà nước nói chung và UBND huyện nói riêng,
UBND huyện tiếp tục duy trì, mở rộng việc xây dựng, áp dụng hệ thống QLCL theo
TCVN ISO 9001-2008.
Để đạt kết quả, huyện đã thành lập Ban chỉ đạo thực hiện ISO do Phó Chủ tịch
UBND huyện làm Trưởng ban, có trách nhiệm chỉ đạo, điều hành chung, theo dõi và
đánh giá kết quả thực hiện của các đơn vị trên địa bàn. Bên cạnh đó, khi bắt đầu triển
khai thực hiện, huyện đã phối hợp với các chuyên gia tư vấn của Công ty Á Châu tổ
chức tập huấn, bồi dưỡng nghiệp vụ cho tất cả đội ngũ cán bộ, công chức trên địa bàn.
Nội dung:
- Rà soát, sửa đổi và ban hành lại các quy trình đảm bảo tính phù hợp để duy trì
áp dụng, không ngừng nâng cao chất lượng hiệu quả công tác giải quyết thủ tục hành
chính tại các đơn vị.
- Xây dựng mở rộng các quy trình để áp dụng trong hoạt động giải quyết thủ tục
hành chính liên quan đến tổ chức và công dân.
1.1. Họat động tư vấn - xây dựng, đánh giá :
Hoạt động tư vấn, xây dựng:
- Đối với quy trình đã được ban hành áp dụng: Trên cơ sở các quy trình đã được
ban hành áp dụng các cơ quan, đơn vị nghiên cứu, rà soát đề xuất Ban chỉ đạo ISO ban

hành lại quy trình (các bước thực hiện theo Quy trình Kiểm soát hồ sơ, tài liệu QTLĐ.01 ) đảm bảo quy trình luôn phù hợp khi thực hiện.
- Đối với các quy trình xây dựng mới: Trên cơ sở Bộ thủ tục hành chính được
Ban hành kèm theo Quyết định số 1306/QĐ-UBND ngày 27/8/2009 của Ủy ban nhân
dân tỉnh Đắk Nông, lãnh đạo đơn vị phân công CBCC am hiểu chuyên môn chủ động
phối hợp với Ban chỉ đạo ISO 9001-2008 huyện xây dựng các quy trình theo yêu cầu
của hệ thống QLCL để triển khai áp dụng theo đúng tiến độ đã đề ra.
Hoạt động đánh giá chứng nhận:
Sau khi xây dựng và triển khai áp dụng các quy trình, Ban chỉ đạo ISO 90012008 chịu trách nhiệm tổ chức hoạt động kiểm tra, đánh giá chất lượng nội bộ, phối
hợp với đơn vị có liên quan đánh giá chứng nhận mở rộng.
1.2. Thời gian thực hiện:
SVTT :

Trang 15

BÁO CÁO THỰC TẬP

GVHD: …………………………

- Thời gian xây dựng:
+ Đối với việc rà soát, ban hành lại các quy trình: các đơn vị hoàn thành trước
ngày 30/11/2013
+ Đối với các quy trình được xây dựng mới: Hoàn thành và được phê duyệt
trước ngày 30/3/2014.
- Thời gian đánh giá chất lượng nội bộ: vào tháng 6 và tháng 11 hàng năm
- Thời gian đánh giá chứng nhận mở rộng: Căn cứ vào hiệu quả việc xây dựng
và áp dụng ISO 9001-2008, Ban chỉ đạo ISO đề xuất UBND huyện thời điểm tổ chức
đánh giá chứng nhận mở rộng.
1.3. Kinh phí thực hiện:
Thực hiện theo quy định tại Thông tư 159/2010/TT-BTC ngày 15/10/2010 của

Bộ Tài chính quy định công tác quản lý tài chính đối với việc xây dựng, áp dụng và
duy trì hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2008
vào hoạt động của các cơ quan hành chính nhà nước và đề xuất của Ban chỉ đạo ISO,
các cơ quan, đơn vị liên quan.
1.4. Biện pháp tổ chức thực hiện:
Ban chỉ đạo ISO huyện:
Xây dựng lịch làm việc chi tiết đối với từng đơn vị, đề xuất kinh phí cho việc
xây dựng và áp dụng hệ thống QLCL tại các cơ quan đơn vị theo tiến độ đã đề ra, tổ
chức các buổi tập huấn, phổ biến và đào tạo CBCC các đơn vị (nếu cần)
Hỗ trợ các cơ quan, đơn vị liên quan trong xây dựng và áp dụng các quy trình
đã được ban hành theo hệ thống QLCL.
Thực hiện việc kiểm tra đánh giá chất lượng nội bộ tại các đơn vị theo quy trình
QTLĐ.03
Đối với lãnh đạo, CBCC các cơ quan, đơn vị:
Lãnh đạo các cơ quan, đơn vị phân công, giao trách nhiệm cụ thể cho CBCC
đơn vị mình trong việc xây dựng và áp dụng các quy trình.
Chuẩn bị các điều kiện cần thiết khác cho việc xây dựng và áp dụng HT QLCL
theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001-2008 tại đơn vị.
Lãnh đạo các đơn vị chịu trách nhiệm trực tiếp trước lãnh đạo UBND, Ban chỉ
đạo ISO huyện về tiến độ, hiệu quả việc xây dựng và áp dụng hệ thống QLCL tại đơn
vị mình.
Phòng Tài chính – Kế hoạch:
Trên cơ sở quy định tại Thông tư 159/2010/TT-BTC ngày 15/10/2010 của Bộ
Tài chính, đề xuất của Ban chỉ đạo ISO 9001, các đơn vị liên quan, nghiên cứu đề xuất
UBND huyện hỗ trợ nguồn kinh phí để Ban Chỉ đạo ISO, các cơ quan, đơn vị xây
dựng và áp dụng ISO theo nội dung kế hoạch này.
Phòng Nội vụ:
Trên cơ sở nội dung kế hoạch này, Phòng Nội vụ có trách nhiệm xây dựng các
tiêu chí thi đua để áp dụng cho việc chấm điểm thi đua hàng năm đối với hoạt động
xây dựng và áp dụng ISO 9001 của các cơ quan, đơn vị.

Huyện cũng phấn đấu đến hết năm nay, Triển khai xây dựng, áp dụng Hệ thống
quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2008 đối với toàn bộ
hoạt động liên quan đến giải quyết thủ tục hành chính cho các cá nhân, tổ chức đã
được công bố.
SVTT :

Trang 16

BÁO CÁO THỰC TẬP

GVHD: …………………………

Thực hiện việc giải quyết thủ tục hành chính cho tổ chức và công dân đúng quy
trình, phù hợp với hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008. Phấn
đấu giải quyết không quá 5% hồ sơ trễ hạn, 98% hồ sơ trả cho người dân, tổ chức
không có khiếu nại trở lại.
2. Danh mục hệ thống taì liệu và phạm vi áp dụng HTQLCL theo TCVN
ISO tại UBND huyện Đắk R’lấp
2.1. Danh mục hệ thống tài liệu HTQLCL theo TCVN ISO áp dụng tại
UBND huyện Đắk R’lấp
STT
1
2
3
4
5
6
7
8

9
10
11
12
13
14

Tên tài liệu
Sổ tay chất lượng
Chính sách chất lượng
Quy trình kiểm soát tài liệu
Kiểm soát hồ sơ
xem xét cỦalãnh đạo
Đánh giá nội bộ
Kiểm soát văn bản không phù hợp
Khắc phục phòng ngừa
Giải quyết hồ sơ cấp giấy chứng nhận quyền sử
dụng đất
Thẩm tra phê duyệt quyết toán vốn đầu tư công
trình hoàn thành
Cấp giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh
Cấp giấy phép xây dựng nhà ở tư nhân
Thẩm đỊnh thiết kế bản vẽ thi công, dự toán công
trình
Cấp lại bản chính giấy khai sinh

Kí hiệu
UBND – STCL
UBND_CSCL
QT_LĐ_02

QT_LĐ_03
QT_LĐ_04
QT_LĐ_05
QT_LĐ_06
QT_LĐ_07
QT- TNMT- 01
QT - TC - 01
QT - TC - 02
QT- CT - 01
QT- CT - 02
QT - TP - 01

2.2. Phạm vi áp dụng.
Địa điểm áp dụng: Tại UBND Huyện ĐắkR’lấp - Tỉnh Đắk Nông.
Địa chỉ : Khối 3 - thị trấn Kiến Đức - huyện ĐắkR’lấp - tỉnh Đăk Nông.
Hệ thống quản lý chất lượng dịch vụ hành chính công áp dụng theo các điều
khoản của tiêu chuẩn ISO 9001:2008.
3. Quy trình hệ thống tài liệu quản lý chất lượng theo TCVN ISO tại UBND
huyện Đắk R’lấp.
3.1. Chính sách chất lượng.
Nhằm nâng cao hiệu lực, hiệu quả quản lý nhà nước trong các lĩnh vực trên địa
bàn huyện Đăk R’lấp, hướng tới mục tiêu đáp ứng nhu cầu nhiệm vụ công tác và phục
vụ nhân dân tốt hơn theo đúng chức năng, quyền hạn và nhiệm vụ của UBND huyện
đã được pháp luật quy định.
Ủy ban nhân dân huyện Đăk R’lấp đề ra phương châm hoạt động:
“Công khai, minh bạch và đúng pháp luật, kịp thời, hiệu quả”.
3.2. Mục tiêu chất lượng.
SVTT :

Trang 17

BÁO CÁO THỰC TẬP
Mục
ST tiêu
Đo
T chất
lường
lượng
Đảm
bảo
hoàn
thành
tốt
nhiệm
vụ
tham
mưu
cho
Lãnh
100%
đạo Sở nhiệm
theo
vụ
1
quyết
được
định số phân
38/QĐ công
SKHC

N,
ngày
06/5/2
009.

2

Tài
liệu,
hồ sơ
liên
quan
đến
các
quy
trình
của Hệ
thống
tài liệu
nội bộ
thường
xuyên
được

SVTT :

100%
Tài
liệu,
hồ sơ

Trang 18

GVHD: …………………………

Biện pháp thực hiện

Thời gian Thời gian
bắt đầu
hoàn thành

 Hàng tháng xây dựng và tổ
chức triển khai thực hiện kế
hoạch công việc của phòng;
 Phân công nhiệm vụ, sắp xếp
công việc cụ thể cho các Cán
01/6/2013 31/12/2013
bộ trong Phòng để thực hiện;
 Cuối mỗi tháng tổng hợp xem
xét, đánh giá kết quả tình hình
thực hiện kế hoạch công việc
trong tháng của phòng

 Tiến hành rà soát, sắp xếp lại 01/6/2013 31/12/2013
tài liệu, hồ sơ, lập các danh
 mục và tuân thủ các bước theo
quy trình kiểm soát tài liệu,
 kiểm
soát hồ
sơ

 Đảm bảo tài liệu, hồ sơ không
bị thất lạc, dễ nhận biết và
thuận tiện cho việc truy cập sử
dụng;
 Đề xuất và trang bị đầy đủ các
phương tiện, thiết bị văn phòng
phẩm phục vụ cho công tác lưu
trữ.
 Định kỳ kiểm tra, đánh giá và

Áp dụng hệ thống QLCL theo TCVN ISO 90012008 tại UBND huyện đắk rlấp tỉnh đăk nông

Tài liệu liên quan

Tài liệu bạn tìm kiếm đã sẵn sàng tải về