Kế toán công cụ dụng cụ

KẾ TOÁN CÔNG CỤ DỤNG CỤ:

= > Một: tổ chức công tác hồ sơ ch ứng t ừ và l ưu chuy ển ch ứng t ừ:
Đầu vào:
- Hợp đồng kinh tế
- Hóa đơn tài chính
- Biên bản giao nhận
- Thanh lý hợp đồng
- Chứng từ thanh toán
- …….
= > Hai: văn bản pháp quy hiện hành:
+ Về thời gian phân b ổ công c ụ d ụng c ụ không quá 3 n ăm = 36 tháng
THÔNG TƯ Số: 45/2013/TT-BTC ngày 25 tháng 4 năm 2013
H ướng d ẫn ch ế độ qu ản lý, s ử d ụng và trích kh ấu hao tài s ản c ố định
Chương II:
QUY ĐỊ NH V Ề QU ẢN LÝ TÀI S ẢN C Ố ĐỊ NH
Điều 3. Tiêu chuẩn và nhận bi ết tài sản c ố định:
1. Tư liệu lao động là những tài sản hữu hình có kết cấu độc lập, hoặc là m ột hệ
thống gồm nhiều bộ phận tài sản riêng l ẻ liên k ết v ới nhau để cùng th ực hi ện m ột hay
một số ch ức năng nhất định mà nếu thi ếu b ất k ỳ m ột b ộ ph ận nào thì c ả h ệ th ống


không thể hoạt động được, nếu tho ả mãn đồng th ời c ả ba tiêu chu ẩn d ưới đây thì
được coi là tài sản cố định:
a) Ch ắc ch ắn thu đượ c l ợi ích kinh t ế trong t ương lai t ừ vi ệc s ử d ụng tài s ản
đó;
b) Có thời gian sử dụng trên 1 năm trở lên;
c) Nguyên giá tài sản phải được xác định một cách tin cậy và có giá tr ị t ừ
30.000.000 đồng (Ba mươi triệu đồng) trở lên.
Những tài sản không đủ các điều kiện trên được xem là công c ụ d ụng c ụ và
được phân bổ dần vào chi phí

Thông tư số 203/2009/TT-BTC nay không đủ tiêu chu ẩn v ề nguyên giá tài s ản c ố
định theo quy định tại Điều 3 của Thông tư này thì giá tr ị còn l ại c ủa các tài s ản
này được phân bổ vào chi phí sản xuất kinh doanh c ủa doanh nghi ệp, thời gian
phân bổ không quá 3 năm kể từ ngày có hiệu l ực thi hành c ủa Thông t ư này

= > Ba: tổ chức hoạch toán:
Khi mua về:
Nợ TK 153
Nợ TK 1331
Có TK 331
Kết chuyển sử dụng:
- TT 200:
Nợ TK 242/ có TK 153
- QĐ 48:
Nợ TK 142,242/ có TK 153


+ Phân b ổ kh ấu hao hàng tháng
- TT 200:
Nợ 627,641,642/ có 242 = giá ch ưa thu ế/ s ố tháng s ử d ụng
- QĐ 48:
Nợ 154SXC,64223,64213/ có 142,242 = giá ch ưa thu ế/ s ố tháng s ử d ụng
= >B ốn là: t ổ ch ức công tác phân b ổ hàng k ỳ
Bảng phân b ổ 142-242-214:
M ẫu 01:
/> />thêm
Khấu hao 214: />Phân b ổ 142: />Phân b ổ 242: />
Phân b ổ công c ụ d ụng c ụ tài s ản c ố định ph ương pháp 02:
- Phân b ổ ccdc
- Phân b ổ cp ng ắn và dài h ạn

- Khấu hao tài sản cố định


/>
= > N ăm: là công tác ki ểm kê định k ỳ
I/ Quy trình ki ểm kê tài s ản:
- Vi ệc ki ểm kê tài s ản c ố đị nh hàng tháng, n ăm nh ằm báo cáo cho ng ười qu ản lý bi ết
được số lượng tài sản hiện có, tình hình quản lý, hi ệu qu ả s ử d ụng c ủa t ừng tài s ản
để đưa ra nh ững quy ết định nh ư s ửa ch ữa, nâng c ấp, đi ều chuy ển hay thay th ế tài
sản phù hợp với năng lực tài chính, chính sách đầu t ư c ủa doanh nghi ệp hay chính
sách qu ản lý tài s ản Nhà n ước hi ện hành. Nh ằm qu ản lý t ốt h ơn công tác qu ản lý
tránh thất thoát làm mất, gây h ư hỏng, thiếu h ụt trong công tác qu ản lý tài chính
doanh nghiệp
- Kiểm tra, ki ểm kê tất c ả các b ộ ph ận phòng ban b ệ thu ộc kh ối khách s ạn
- Hàng tháng:trước khi kết thúc tháng kế toán hàng hóa, nguyên v ật li ệu, tài s ản c ố
định ti ến hành ki ểm kê, tr ước khi ki ểm kê thông báo các b ộ ph ận t ự ki ểm kê tr ước 02
ngày = > sau đó k ế toán s ẽ đi ki ểm tra đối chi ếu l ại v ới các phòng ban
- Cuối năm: Th ời đi ểm thành l ập h ội đồng ki ểm kê thông th ường vào cu ối n ăm tài
chính, tổ ch ức s ở h ữu, s ử d ụng tài s ản thành l ập H ội đồng ki ểm kê tài s ản để th ống
kê, phân loại tài s ản; Vi ệc ki ểm kê c ũng có th ể t ổ ch ức b ất th ường để ph ục v ụ m ột s ố
m ục đích nh ất định nh ư mua bán, sáp nh ập, gi ải th ể, phá s ản ho ặc do y ếu c ầu c ủa c ơ
quan có th ẩm quy ền.
1. Quy trình, trình t ự ki ểm kê tài s ản:
Trình t ự th ủ t ục ki ểm kê tài s ản đượ c ti ến hành theo m ột s ố b ước nh ư sau
Bước 1:Kế toán thông báo cho b ộ ph ận s ẽ ti ến hành ki ểm kê tr ước 02 ngày
+ Trưởng các bộ phận trực tiếp sử dụng tài s ản;


+ Tr ưởng phòng qu ản lý tài s ản, và các nhân viên tr ực thu ộc b ộ ph ận ti ến hành ki ểm
kê, kê biên tài s ản theo m ẫu phòng k ế toán cung c ấp

Bước 2: Tiến hành ki ểm kê t ại các đơn v ị tr ực thu ộc phòng ban c ủa khách s ạn
+ Sau 02 ngày k ế toán s ẽ tr ực ti ếp đến t ừng các b ộ ph ận đối chi ếu ki ểm kê tài s ản
đối chiếu với bản do các bộ phận cung cấp
Tiến hành ki ểm kê tài s ản c ủa đơn v ị, b ộ ph ận tr ực ti ếp s ử d ụng tài s ản ti ến hành
ki ểm kê tài s ản vào th ời đi ểm k ết thúc tháng ho ặc th ời đi ểm c ụ th ể nh ằm ph ục v ụ cho
mục đích nhất định theo quy ch ế hoạt động của khách s ạn.
Việc kiểm kê phải d ựa trên s ố l ượng tài s ản th ực t ế hi ện còn l ưu gi ữ, s ử d ụng ho ặc
nh ận gi ữ - g ửi trông gi ữ h ộ tránh vi ệc ki ểm kê nh ững tài s ản không thu ộc s ở h ữu c ủa
doanh nghiệp như tài sản cá nhân, tài s ản do bên ngoài g ửi trông gi ữ t ạm th ời.
Bước 3: T ổng h ợp và th ống kê s ố li ệu
Căn c ứ kết qu ả ki ểm kê tài s ản th ực t ế t ại b ộ ph ận s ử d ụng và k ế toán theo b ảng bi ểu
phù h ợp v ới đặc đi ểm tài s ản, m ục đích ki ểm kê nh ưng ph ải đảm b ảo các n ội dung
chủ yếu để đánh giá tình hình qu ản lý, s ử d ụng tài s ản n ội b ộ g ồm:
- Tài sản thừa, thiếu;
- Chênh l ệch s ố l ượng, giá trị gi ữa s ổ sách và th ực t ế:
- Tài s ản cần s ửa ch ữa, nâng c ấp, đi ều chuy ển n ội b ộ...
- Tài sản cần thanh lý: do h ư h ỏng, chi phí s ửa ch ữa l ớn, tiêu hao nhi ều nhiên li ệu,
năng lượng, không hiệu quả …
Bước 4: X ử lý s ố li ệu, l ập Báo cáo k ết qu ả ki ểm kê
- Đánh giá tình hình qu ản lý tài s ản trong t ổ ch ức nói chung;
- Số li ệu chênh l ệch gi ữa ki ểm kê th ực t ế và s ố li ệu theo dõi c ủa các b ộ ph ận: nguyên
nhân, lý do, bi ện pháp kh ắc ph ục;


- Lập k ế ho ạch s ửa ch ữa, nâng c ấp, b ảo trì, đi ều chuy ển: trên c ơ s ở nguyên nhân c ụ
th ể do b ộ ph ận tr ực ti ếp s ử d ụng tài s ản báo cáo.
- Th ống kê, phân lo ại tài s ản đề nghị thanh lý: trên c ơ s ở nguyên nhân c ụ th ể do b ộ
phận trực tiếp sử dụng tài sản báo cáo.
- Kiến nghị sau khi ki ểm kê:
+ Ch ế độ luân chuy ển, l ưu gi ữ h ồ s ơ gi ữa các b ộ ph ận;

+ Chế độ bảo trì, bảo hành, sửa ch ữa tài sản;
+ Kiến nghị xử lý chênh lệch s ố li ệu;
+ Giao trách nhi ệm th ực hi ện, kh ắc ph ục

= > Sáu là Quy trình mua s ắm
Thanh toán sửa ch ữa, mua m ới thi ết bị trong VP - CCDC – TSCD
a/ Các chứng từ của quy trình
+ Gi ấy đề nghị thanh toán (theo m ẫu 05-TT)
+ Phi ếu chi ti ền n ếu là ti ền m ặt, Ủy nhi ệm chi n ếu là chuy ển kho ản
+ Bảng kê chi tiết từng khoản chi phí n ếu thanh toán cho nhi ều kho ản
+ Đề xuất của phòng ban(Bản g ốc)
+ Có biên bản bàn giao TSCĐ, CCDC giữa bên bán và bên mua (người giao người
nhận ký rõ họ tên)
+ Đề xuất t ổng h ợp v ật t ư, ccdc c ần mua c ủa Văn phòng


+ Báo giá: yêu cầu từ 3 nhà cung cấp tr ở lên s ẽ ch ọn nhà cung c ấp có giá th ấp nh ất
trong 3 nhà cung cấp
+ Hợp đồng, Thanh lý HĐ (nếu có)
+ Biên b ản bàn giao có xác nh ận c ủa Lãnh đạo Phòng Ban(theo m ẫu) n ếu tài s ản có
giá trị lớn
+ Hoá đơn tài chính (Bản gốc + bản copy)
+ B ảng thanh toán ti ền thuê ngoài theo M ẫu s ố: 07-L ĐTL
+ B ảng phân b ổ chi phí các phòng ban ch ưa bao g ồm thu ế (Theo m ẫu)
Ghi chú: n ếu hóa đơ n trên > 20.000.000 b ắt bu ộc ph ải có h ợp đồng và chuy ển kho ản
thanh toán cho nhà cung c ấp để đượ c kh ấu tr ừ thu ế GTGT đầu vào
Tông
̉ giá trị thanh toan
́ nêu:
́

- Dưới 10 triêu
̣ cân
̀ 1 – 2 bao
́ giá canh
̣ tranh.
- Từ 10 triêu
̣ -> dưới 50 triêu:
̣
phaỉ 3 bao
́ giá canh
̣ tranh, h ợp đông,
̀
biên ban
̉ ban
̀
giao, hoá đơ n taì chinh,
́
BB thanh lý h ợp đông.
̀
- Từ 50 triêu
̣ -> trên 100 triêu
̣ : 3 bao
́ gia,́ thanh
̀ lâp
̣ hôị đông
̀ l ựa chon
̣ đơn vi, quyêt́
đinh
̣ l ựa ch ọn, h ợp đông,
̀

biên ban
̉ ban
̀ giao, hoá đơn taì chinh,
́
BB thanh ly ́ h ợp đông.
̀
b/ Quy trình thực hiện chung:
Bước 01:Đơn vị, bộ phận có nhu cầu s ử dụng công c ụ d ụng c ụ, tài s ản c ố định,
và các công c ụ c ụng c ụ khác ph ục v ụ công tác h ỗ tr ợ cho c công vi ệc ác b ộ
phận lập: “Gi ấy đề đề xu ất, d ự trù chi phí mua s ắm ”.
- Giấy đề nghị của đơn vị, bộ phận phải do Tr ưởng đơn v ị, tr ưởng b ộ ph ận ký chính,
người đề xuất sẽ ký nháy


- Trong trường hợp phó tr ưởng đơn vị, b ộ ph ận ký c ần có " Giấy ủy quyền" theo m ẫu
của phòng T ổ ch ức Hành chính. Ho ặc tr ưởng b ộ ph ận ph ải có thông báo xác nh ận ủy
quy ền cho phó tr ưởng đơn vị ký thay b ằng công c ụ: email, sky, b ộ đàm, đi ện tho ại…
cho các phòng ban làm việc đựơc biết
- Bước 02:- Phòng Kế toán nhân viên thu mua sau khi đã xem xét k ỹ càng tính
hợp lệ và khả năng cung ứng = > ghi ngày nhận gi ấy đề ngh ị và ký nháy vào giấy đề
nghị góc trái hoặc bên phải của mục k ế toán tr ưởng b ộ ph ận phòng k ế toán, n ếu c ần
thiết thì có th ể photocopy tr ả l ại cho ng ười g ửi 01 b ản photo gi ấy đề ngh ị (gi ấy này
làm c ơ s ở để xem xét trách nhi ệm, ch ất l ượng ph ục v ụ c ủa phòng QTTB).
- Nhân viên thu mua l ập gi ấy đề ngh ị t ạm ứng theo m ẫu : căn cứ nghiệp vụ
chuyên môn và ước lượng giá cả thị tr ường cho các món hàng s ẽ mua s ẽ ước l ập s ố
tền T ẠM ỨNG
= > Nhân viên thu mua trình k ế toán tr ưởng ký chính
Bước 03:Kế toán trưởng ký chính giao lại Nhân viên thu mua trình “Giấy đề
nghị, đề xuất mua hàng, công c ụ d ụng c ụ, nguyên v ật li ệu…. ” và Giấy đề nghị
tạm ưng (kèm bảng báo giá – nếu có) trình Giám đốc xem xét chỉ đạo hướng giải

quyết (nếu giấy đề nghị hợp lệ)
Bước 04:
- Nhân viên thu mua hàng hoá, tài sản…. điện tho ại, fax ho ặc email đơn đặt hàng cho
nhà cung c ấp yêu c ầu cung c ấp hàng, xác định th ời gian giao hàng c ụ th ể.
- Nhân viên thu mua Ký nhận Biên bản bàn giao, hóa đơn ch ứng t ừ: hóa đơn l ẻ, hóa
đơn, bảng kê…và mang s ản ph ẩm hàng hóa v ề công ty, Người bán ký tá xác nhận
đầy đủ vào: hóa đơn lẻ, hóa đơn, bảng kê…
- Hàng v ề công ty Nhân viên b ảo v ệ ki ểm định v ới vai trò là ng ười giám sát và ghi s ổ
theo dõi xác nh ận vi ệc bàn giao trên vào s ổ l ưu.
Bước 05:Nhân viên thu mua liên h ệ phòng ban có nhu c ầu s ử d ụng và đề xu ất xu ống
nh ận và bàn giao và chuy ển ch ứng t ừ cho k ế toán kho ti ếp nh ận theo dõi nh ập xu ất
tồn kho nguyên v ật li ệu và phân b ổ theo dõi chi ti ết cho các phòng ban s ử d ụng


Nếu là tài sản: Lập biên bản bàn giao cho bộ ph ận s ử dụng và qu ản lý có ch ữ ký c ủa
cán bộ qu ản lý đơn vị để s ử d ụng.
Bước 06: Tiến hành làm thủ tục thanh toán, quy ết toán theo đầy đủ th ủ t ục nh ư m ục
a/
- Sau khi được duyệt, Phòng TC – KT lập phi ếu chi ti ền (theo M ẫu s ố: 02-TT), l ập
Ủy Nhi ệm chi ho ặc ch ứng t ừ ngân hàng khác cho người đề nghị thanh toán, thủ
qũy chi tiền ho ặc k ế toán ngân hàng làm các th ủ t ục chuy ển kho ản, ng ười nh ận ti ền
phải ký, ghi rõ họ tên đầy đủ. .
-Nếu mua N ợ thì chuy ển ch ứng t ừ cho k ế toán Nh ập li ệu đầu vào kiêm k ế toán
công n ợ tổng h ợp để theo dõi