NHỮNG NGUYÊN tắc cơ bản TRONG đàm PHÁN

NHỮNG NGUYÊN TẮC CƠ BẢN TRONG ĐÀM PHÁN
Đàm phán là một hành vi và quá trình, trong đó các bên tham gia sẽ cùng nhau tiến hành
trao đổi, thảo luận những điều kiện và các giải pháp để cùng nhau đạt dược thỏa thuận
chung và thống nhất những vấn đề liên quan đến những mâu thuẫn, lợi ích và quyền lợi
của các bên liên quan.

Thiện Chí

Mâu Thuẫn

Thống Nhất
(Win – Win)

Công thức chung của đàm phán.
Các Nguyên Tắc Trong đàm phán
Bản chất của đàm phán là sự kết hợp giữa khoa học và nghệ thuật. Việc chúng ta nắm
vững các nguyên tắc của đàm phán là những bước cơ bản để đảm bảo sự thành công của
cuộc đàm phán khi các cá nhân hoặc tập thể tham gia đều đạt được lợi ích mong muốn và
giải quyết được mâu thuẫn ban đầu. Đây cũng chính là một trong những khía cạnh khoa
học của đàm phán.

Lựa chọn thời gian và địa điểm hợp lý
Ấn tượng ban đầu tốt - Xây dựng quan hệ
Luôn có phương án dự phòng - BATNA
Xác định các thành viên trong đoàn đàm
phán
Tôn trọng các nguyên tắc “bất thành văn”
Linh Hoạt trong mọi tình huống
Kềm chế cảm xúc

Thời Gian và Địa Điểmi mà cuộc đàm phán diễn ra đóng vai trò quan trọng đến kết
quả sau cùngii.
Không có quy định về thời gian diễn ra cuộc đàm phán, nhưng tốt nhất là nên tổ chức
vào buổi sáng. Sẽ không lịch sự nếu ấn định cuộc đàm phán vào sáng sớm tinh mơ
hay tối muộn. Hãy tránh đi trễ, nếu không sẽ bị xem là không chuyên nghiệp, thậm
chí bị đối tác quy kết tội thiếu tôn trọng họ. Thông thường, một buổi đàm phán kéo
dài khoảng 2 tiếng. Nếu đàm phán diễn ra dài hơn, cần phải có thời gian nghỉ giải lao
ít nhất 30 phút. Trong khoảng thời gian này có thể mời khách uống trà hoặc cà phê.
Thông thường, địa điểm diễn ra đàm phán là do bên tổ chức đưa ra nhưng phải được
sự đồng ý của khách mời. Nếu muốn có lợi thế về tâm lý, tốt nhất hãy tổ chức đàm
phán ở công ty của chính mình. Chiếc bàn là điểm chính của phòng đàm phán. Tốt
nhất nên dùng bàn tròn hoặc oval. Bàn có góc cạnh có thể tạo cảm giác đối đầu cho
các thành viên tham gia đàm phán. Trong trường hợp chỉ có bàn hình chữ nhật, tuyệt
đối không được xếp chỗ ngồi ở hai cạnh nhỏ vì các thành viên của hai phái đoàn luôn
phải ngồi đối diện, mặt đối mặt theo chức danh.
Ấn tượng ban đầu iiitrong đàm phán có ảnh hưởng không nhỏ đến quá trình giao tiếp
về sau, nó có thể làm chuyển đổi cả thái độ, cả hành vi, cảm xúc của các bên. Ấn
tượng ban đầu tốt đẹp chính là chìa khoá thành công trong đàm phániv.
Cách ăn mặc của các thành viên thể hiện tính nghiêm túc và chuyên nghiệp. Vì vậy,
trong các buổi đàm phán quan trọng nên ăn mặc trang trọng và lịch sự. Đàn ông nên
mặc com-lê màu đen, xám hoặc xanh tím than, áo sơ mi dài tay một màu hay có
những đường sọc nhỏ màu nhạt, cravat lụa, tất cùng màu với quần, giày buộc dây. Phụ
nữ cũng có thể mặc com-lê, đi giày thấp cổ, không mặc váy ngắn, trang điểm nhẹ, tóc
gọn gàng, bàn tay phải được chăm sóc, các đồ trang sức càng ít càng tốt và tránh gây
cảm giác lố lăng.
Ngôn ngữ cơ thể:Chú ý tới các cử chỉ, thái độ và động tác của cơ thể trong khi đàm
phán. Ít nhất một nửa thông tin định truyền đạt trong đàm phán được thông qua và
tiếp nhận qua cử chỉ , thái độ và động tác của cơ thể. Ít nhất một phần ba thông tin
được tiếp nhận thông qua tiếng nói, giọng điệu và cách nói.
Sử dụng đúng ngôn từ: Không nên lập tức vào chủ đề chính ngay khi bắt đầu cuộc

nói chuyện. Nên bắt đầu bằng đề tài thời tiết, các hoạt động văn hóa hoặc tình hình
kinh tế. không nên lạm dụng những lời khen. Chỉ nên khen ngợi trong những vấn đề
có liên quan đến nội dung đang được thảo luận. Đôi khi bạn có thể khen bộ com-lê
của đối tác là đẹp nhưng đừng đi xa hơn. Nên giữ bầu không khí trang trọng khi nói
chuyện. Có thể thể hiện những cảm xúc tích cực như: “Rất vui được gặp anh/chị”,
hoặc “Cảm ơn vì anh/chị đã dành thời gian cho cuộc họp mặt này”. Không nên nói
rằng mình chắc chắn đúng, hay đưa ra những tuyên bố mang tính khẳng định .Không


đưa ra các lời khuyên cũng như ngắt lời người khác. Trả lời đối tác lịch sự và bình
tĩnh, nếu cảm thấy khó chịu thì nên giữ thái độ im lặng. Không nên bắt đầu câu nói
bằng sự phản đối vì điều này dễ dẫn đến sự đối lập và mâu thuẫn. Trước khi nói
“không” bắt buộc bạn phải nêu ra những lý do mà đối tác có thể chấp nhận được.
Tránh dùng từ cộc lốc “Hiểu rồi!” “Tại sao?” “Cái gì?”; “Như thế nào?”...
Luôn có phương án dự phòng trong trường hợp cuộc đàm phán không diễn ra theo ý
định ban đầu. Điều này giúp ta tránh được sự lúng túng và gia tăng cơ hội thành công.
Trong đàm phán có một thuật ngữ BATNA - Best alternative to a negotiated
agreement. Hiểu dơn giản là những phương thức chúng ta sẽ thực hiện nếu không thể
đạt được thỏa thuận.
Xác định các thành viên trong phái đoàn đàm phán.
Trước buổi gặp mặt, đầu tiên cần xác định rõ chức danh và nhiệm vụ của tất cả các
thành viên trong đoàn đàm phán của đối tác. Phải biết ai thực sự là người có quyền
quyết định cuối cùng để dành sự chú ý đến người này nhiều nhất. Nhiều khi, đó không
phải là trưởng đoàn mà là người lãnh đạo bộ phận có liên quan nhiều nhất đến cuộc
đàm phán. Sau khi xác định được thông tin trên, bạn sẽ chỉ định những thành viên
trong phái đoàn của mình. Nếu chọn đúng các thành viên tham gia, ta sẽ nắm trong
tay 80% thành công. Những thành viên trong phái đoàn phải thực sự cần thiết cho
cuộc đàm phán, nếu không hiệu quả của cuộc đàm phán sẽ tỷ lệ nghịch với số thành
viên trong phái đoàn.
Tôn trọng các nguyên tắc “bất thành văn”v Trước khi đàm phán, hai bên phải

thống nhất trước những vấn đề sẽ thảo luận và xác định mục tiêu của cuộc đàm phán.
Không xếp chỗ cho khách ngồi quay mặt về hướng cửa ra vào hoặc đối diện với cửa
sổ. Đại diện của ban tổ chức phải ngồi đối diện với cửa ra vào để tiện ra hiệu cho thư
ký mang thêm nước hay thay bình trà. Bắt tay và tự giới thiệu là những hành động
chính thức để làm quen. Đối với danh thiếp, sẽ rất bất lịch sự nếu sau khi nhận danh
thiếp đút ngay vào túi hoặc ví. Ta cần phải đọc danh thiếp trước khi cất đi. Nếu các
thành viên trong buổi đàm phán không biết trước về nhau, bạn nên đặt trước mặt mỗi
người một bản tên để tiện giao tiếp. Khoảng cách giữa hai ghế ngồi ít nhất là 1,5 đến
3m. Đây được gọi là “cự ly xã hội”. Một khoảng cách quá rộng có thể tạo cho các
thành viên cảm giác bị “loại ra” khỏi cuộc đàm phán. Tránh thái độ suồng sã trong
cuộc đàm phán. Không nên vươn người sang phía không gian của người ngồi cạnh để
lấy đồ hoặc tài liệu của họ mà chưa được phép. Số thành viên của hai đoàn đàm phán
nên bằng nhau. Nếu trong một phái đoàn, người lãnh đạo đi cùng với trợ lý thì trong
phái đoàn đối tác cũng nên như vậy. Nếu muốn ghi âm hoặc thu hình lại cuộc đàm
phán, bạn phải được sự đồng ý của phía đối tác.
Linh Hoạt trong mọi tình huống: Bản chất của đàm phán là sự kết hợp giữa khoa
học và nghệ thuật. Chúng ta cần phải nắm được những qui luật, qui tắc để có thể đưa


ra chiến thuật hợp lý. Tuy nhiên, đàm phán lại là một hoạt động, quá trình hết sức
phức tạp, đòi hỏi chúng ta phải có một nghệ thuật ứng xử một cách linh hoạtvi. Đây
chính là khía cạnh nghệ thuật của đàm phán.
Kềm chế cảm xúc: Không nên biểu lộ cảm xúc “hỉ nộ ái ố” quá mức nhưng cũng
không nên giữ một bộ mặt lạnh băng. Không nên nói to quá, nhưng cũng không nên
nói nhỏ đến mức thì thầm.vii Ta có thể kiểm soát được bầu không khí của cuộc thương
lượng hướng theo chiều hướng vui vẻ, nghiêm trang…. Ngoài ra nếu kiểm soát được
cảm xúc bản thân, ta sẽ không bị cuốn theo cảm xúc của đối phương và duy trì được
sự khách quan.

Tài Liệu Tham Khảo

i />ii />iii />iv />v />vi Kỹ năng giao tiếp và thương lượng trong kd – TS Thái Trí Dũng
vii />