KỸ THUẬT SOẠN THẢO VĂN BẢN KINH TẾ VÀ QUẢN TRỊ DOANH NGHIỆP

KỸ THUẬT SOẠN THẢO
VĂN BẢN KINH TẾ
VÀ QUẢN TRỊ DOANH NGHIỆP
Giảng viên: ThS. Lương Văn Úc

v2.2014108211

1


MỤC TIÊU MƠN HỌC

•

Hiểu được hệ thống văn bản sử dụng trong quản lý
doanh nghiệp.

•

Hiểu và sử dụng thành thạo ngơn ngữ dùng trong
văn bản.

•

Soạn thảo thành thạo các văn bản tác nghiệp
hành chính.

•

Soạn thảo thành thạo các văn bản hợp đồng dân sự
dùng trong quản trị doanh nghiệp.

•

Soạn thảo thành thạo các hợp đồng kinh tế cơ bản
trong doanh nghiệp.

•

Hiểu và soạn thảo được các văn bản quản lý tổ chức.

•

Hiểu và soạn thảo được các văn bản quản lý kinh tế
doanh nghiệp.

v2.2014108211

2


BÀI 1
NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ VĂN BẢN
Giảng viên: ThS. Lương Văn Úc

v2.2014108211

3


MỤC TIÊU BÀI HỌC

•

Hiểu được cách tạo lập nên một văn bản.

•

Hiểu được và sử dụng thành thạo những
phong cách ngơn ngữ trong văn bản.

•

Hiểu được các u cầu của văn bản đối với
ngôn ngữ.

v2.2014108211

4


CẤU TRÚC NỘI DUNG

v2.2014108211

1.1

Khái niệm chức năng của văn bản

1.2

Những yêu cầu chung về soạn thảo văn bản

1.3

Quy trình soạn thảo văn bản

5


1.1. KHÁI NIỆM, CHỨC NĂNG, PHÂN LOẠI VĂN BẢN

1.1.1. Khái niệm
về văn bản

1.1.2. Chức năng
của văn bản

1.1.3. Phân loại
văn bản

v2.2014108211

6


1.1.1. KHÁI NIỆM VỀ VĂN BẢN
Lịch sử phát triển của văn bản:
Từ xưa:
Các hoạt động cho vay, mua bán trao đổi
của con người đều khơng có bằng chứng.

Xung đột xã hội mạnh mẽ: Giữa quốc gia,
gia đình, bộ tộc.

Đặt ra vấn đề:
Phải có bằng chứng ràng buộc  Ký tự và
chữ viết ra đời  Các quan hệ mua bán,
trao đổi đã được ghi nhận bằng văn bản.

v2.2014108211

Hệ thống văn bản ra
đời, làm nền tảng của
xã hội, quốc gia.

7


1.1.1. KHÁI NIỆM VỀ VĂN BẢN (tiếp theo)
Khái niệm:
•

Khái niệm chung:
Văn bản là tập hợp những ngôn ngữ viết
nhằm truyền đạt những thơng tin nhất định
đến đời sống.

•

Khái niệm riêng:
Văn bản là tập hợp ngôn ngữ viết nhằm

truyền đạt ý chính của người soạn thảo đến
người sử dụng nhằm mục đích thơng tin,
thơng báo hay sai khiến đối tượng tiếp nhận
phải thực hiện những việc nhất định theo yêu
cầu của người soạn thảo.

v2.2014108211

8


1.1.1. KHÁI NIỆM VỀ VĂN BẢN (tiếp theo)
Vai trò của văn bản với quản trị doanh nghiệp:
•

Văn bản là phương tiện truyền đạt thơng tin.

•

Văn bản là phương tiện truyền đạt mệnh lệnh
quản lý.

•

Văn bản phản ánh trình độ quản lý của cán bộ
quản lý tổ chức.

•

Văn bản là cơ sở cho cơng tác thanh, kiểm tra.

•

Tóm lại văn bản là cơ sở nền tảng cho công tác
tổ chức quản lý doanh nghiệp.

v2.2014108211

9


1.1.2. CHỨC NĂNG CỦA VĂN BẢN

Chức năng
của văn bản

Chức năng
thông tin;

v2.2014108211

Chức năng

Chức năng

pháp lý;

quản lý và
điều hành;

Chức năng
văn hoá –
xã hội và
sử liệu.

10


1.1.2. CHỨC NĂNG CỦA VĂN BẢN (tiếp theo)
a. Chức năng thơng tin
•

Văn bản là phương tiện truyền tải tất cả các thơng tin trong quản lý doanh nghiệp.

•

u cầu đối với hệ thống thông tin:
 Thông tin phải đầy đủ;
 Thơng tin phải chính xác, trung thực;
 Thơng tin phải kịp thời;
 Thông tin phải được thu thập và xử lý khoa học.

v2.2014108211

11


1.1.2. CHỨC NĂNG CỦA VĂN BẢN (tiếp theo)
b. Chức năng quản lý và điều hành
•

Văn bản là phương tiện chứa đựng và truyền đạt các quyết định quản lý.

•

Yêu cầu đối với hệ thống văn bản:
 Phải có hệ thống văn bản thể hiện phương hướng hoạt động trong
ngắn hạn và dài hạn.
 Phải có hệ thống văn bản thể hiện những quy định đối với các hoạt
động của tổ chức.
 Phải có hệ thống văn bản thể hiện các hoạt động kiểm tra, giám sát,
điều chỉnh các hoạt động.
 Phải có hệ thống văn bản thể hiện các chế độ, chính sách đối với
người lao động.

v2.2014108211

12


1.1.2. CHỨC NĂNG CỦA VĂN BẢN (tiếp theo)
c. Chức năng văn hóa- xã hội và sử liệu
•

Chức năng văn hố thể hiện văn bản phải quán
triệt được các truyền thống văn hóa của xã hội.

•

Chức năng xã hội thể hiện văn bản xác lập các

mối quan hệ xã hội giữa cá nhân với tổ chức, tổ
chức với nhau và giữa cá nhân với nhau.

•

Chức năng sử liệu thể hiện văn bản phản ánh
bản chất của tổ chức trong các giai đoạn lịch sử
nhất định để phục vụ cho công tác nghiên cứu và
tra cứu.

v2.2014108211

13


1.1.2. CHỨC NĂNG CỦA VĂN BẢN (tiếp theo)
d. Chức năng pháp lý
•

Chức năng pháp lý xác lập hiệu lực của văn bản đối với người sử dụng:
 Mức độ pháp lý cao. Ví dụ: Các văn bản pháp quy của nhà nước như luật,
nghị định của Chính phủ, các quyết định, quan điểm của doanh nghiệp.
 Mức độ pháp lý hạn chế. Ví dụ như biên bản.

•

Đảm bảo giá trị pháp lý bằng: Tên văn bản, chữ ký và con dấu.

•

Yêu cầu với văn bản:
 Văn bản phải đúng thể thức.
 Ban hành văn bản phải đúng thẩm quyền.
 Văn bản của cơ quan cấp dưới không được trái, mâu thuẫn với văn bản của
cấp trên.

v2.2014108211

14


1.1.3. PHÂN LOẠI VĂN BẢN
Phân loại theo loại hình quản lý:
•

Văn bản quy phạm pháp luật: Hiến pháp, luật,
nghị quyết Quốc hội, pháp lệnh, nghị định của
Chính phủ, thơng tư v.v…

•

Văn bản tác nghiệp hành chính (quản lý hành
chính): Cơng văn, thơng báo, thơng cáo, báo cáo,
biên bản, tờ trình, cơng điện, phiếu gửi v.v…

•

Văn bản phải chuyển đổi: Đó là những loại văn
bản mà để ban hành nó, bắt buộc phải ban hành
một văn bản khác.

v2.2014108211

15


1.1.3. PHÂN LOẠI VĂN BẢN (tiếp theo)
•

Theo đặc trưng nội dung:
 Văn bản của các tổ chức chính trị, xã hội;
 Văn bản kinh tế;
 Văn bản kỹ thuật;
 Văn bản ngoại giao.

•

Phân loại theo kỹ thuật chế tác:
 Văn bản giấy;
 Văn bản điện tử.

v2.2014108211

16


1.2. NHỮNG YÊU CẦU CHUNG VỀ SOẠN THẢO VĂN BẢN

1.2.1. Các yêu cầu về
hình thức văn bản

1.2.2. Các yêu cầu về
nội dung văn bản

1.2.3. Yêu cầu
về thể thức văn bản

v2.2014108211

17


1.2.1. CÁC U CẦU VỀ HÌNH THỨC VĂN BẢN
•

Trình bày trên khổ A4 sạch sẽ, khơng nhàu nát;

•

Đảm bảo tn thủ quy định về thể thức của nhà nước;

•

Thống nhất cách trình bày nội dung. Hiện nay có hai cách trình bày văn bản
như sau:
 Trình bày theo kiểu luật pháp: Là cách trình bày có diễn đạt bao gồm:
Chương – Mục – Điều – Khoản… Trong chương có mục, trong mục có
điều, trong điều có khoản.
 Trình bày tự do: Là kiểu trình bày theo kết cấu:
Chương – Mục lớn – Mục nhỏ – Tiểu mục.

Chương I:....
I:...
1:…
a:…

v2.2014108211

Chương I:...
1.1:...
1.1.1:…
1.1.1.1:...

18


1.2.2. CÁC YÊU CẦU VỀ NỘI DUNG CỦA VĂN BẢN

Tính mục đích

Tính khoa học

Yêu cầu

Tính quy phạm

Tính khả thi

v2.2014108211

19

1.2.3. YÊU CẦU VỀ THỂ THỨC VĂN BẢN
•

Khái niệm: Thể thức văn bản là những thành phần cần thiết phải có cũng như cách
thức trình bày các thành phần đó trong một văn bản để đảm bảo tính thống nhất,
tính pháp lý, nội dung và hiệu lực thi hành.

•

Theo quy định chung của nhà nước thì một văn bản chuẩn gồm:
1. Quốc hiệu
2. Tên tác giả, nhóm tác giả
3. Số và ký hiệu văn bản
4. Địa danh, ngày tháng
5. Tên văn bản và trích yếu nội dung
6. Nội dung văn bản
7. Chữ ký
8. Dấu cơ quan
9. Nơi nhận
10. Dấu chỉ mức độ “mật” và “khẩn”
11. Địa chỉ, số điện thoại, telex, fax, email của cơ quan.

v2.2014108211

20


1.2.3. YÊU CẦU VỀ THỂ THỨC VĂN BẢN (tiếp theo)

a. Quốc hiệu
•

Quốc hiệu: Là tên nước, chế độ chính trị và mục tiêu của quốc gia:

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
----------------------------

•

Trình bày: Trên cùng, trang đầu và hơi lệch về bên phải.

v2.2014108211

21


1.2.3. YÊU CẦU VỀ THỂ THỨC VĂN BẢN (tiếp theo)
b. Tên tác giả, nhóm tác giả
•

Là tên của cơ quan đơn vị ban hành văn bản hay liên cơ quan ban hành văn bản.
Ví dụ:
SỞ XÂY DỰNG HÀ NỘI
TỔNG CƠNG TY XÂY DỰNG DÂN DỤNG
CƠNG TY XÂY DỰNG SỐ 4

•

Trong trường hợp hai, ba đơn vị ra chung văn bản thì ghi liên cơ quan ban hành
văn bản.
Ví dụ:
LIÊN BỘ GIÁO DỤC – TÀI CHÍNH
Tên tác giả, nhóm tác giả được ghi ở dòng đầu tiên, trang đầu tiên, 1/3 về phía trái
trong văn bản.

v2.2014108211

22


1.2.3. YÊU CẦU VỀ THỂ THỨC VĂN BẢN (tiếp theo)
c. Số và ký hiệu văn bản
Số của văn bản:
•

Khái niệm: Là số thứ tự của văn bản được ban hành trong năm.
 Đối với những cơ quan hoạt động theo nhiệm kỳ thì đánh số thứ tự theo thời gian
trong nhiệm kỳ.
 Văn bản quy phạm pháp luật bên cạnh số có năm ban hành.

Ký hiệu văn bản:
•

Khái niệm: Là chữ viết tắt tên loại văn bản và tên của đơn vị ban hành văn bản bao
gồm 2 phần: Chữ viết tắt của loại văn bản và phần chữ viết tắt của tên cơ quan ra
văn bản. Ví dụ: Số 15/QĐ-TCCB

•

Trong cơng văn, khơng ghi tên loại cơng văn, chỉ ghi ký hiệu đơn vị ban hành văn
bản. Ví dụ: Số 152/KTQD-TCCB
BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO
ĐẠI HỌC KINH TẾ QUỐC DÂN
Số: 152 /QĐ-TCCB

v2.2014108211

23


1.2.3. YÊU CẦU VỀ THỂ THỨC VĂN BẢN (tiếp theo)
d. Địa danh, ngày tháng
•

Địa danh: Là tên huyện, thị xã, thành phố, nơi đơn vị ra văn bản đóng trụ sở chính.
Tuỳ theo phạm vi hoạt động, cấp quản lý của cơ quan hoặc địa chỉ tiếp nhận văn
bản mà ta ghi địa danh thích hợp.

•

Ngày tháng năm:
 Khái niệm: Là thời điểm văn bản hoàn tất các thủ tục hành chính. Với những
ngày dưới 10 và tháng 1, 2 thì phải thêm số 0 vào trước ngày, tháng đó.
 Không được phép ghi:
Ngày 5/5/09
 Địa danh, ngày tháng được in nghiêng ngay dưới quốc hiệu và hơi lệch về bên
phải trang giấy.

Hà Nội, ngày 05 tháng 05 năm 2009
v2.2014108211

24


1.2.3. YÊU CẦU VỀ THỂ THỨC VĂN BẢN (tiếp theo)
e. Tên loại văn bản, trích yếu nội dung
•

Tên loại văn bản
Khái niệm: Là tên gọi văn bản theo phân loại. Ví dụ: Báo cáo, thơng báo, tờ trình...
Riêng cơng văn là văn bản khơng có tên gọi.

•

Trích yếu
 Khái niệm: Là một cụm từ thể hiện đầy đủ nội dung, bản chất của văn bản.
 Trích yếu nội dung được ghi ngay dưới tên loại văn bản.
Ví dụ:

•

QUYẾT ĐỊNH CỦA HIỆU TRƯỞNG
về việc điều động cán bộ

Chú ý: Đối với văn bản có tên và trích yếu hợp thành tổ hợp tên thống nhất
Ví dụ:
BÁO CÁO
TÌNH HÌNH THỰC HIỆN KẾ HOẠCH NĂM 2008

v2.2014108211

25