HƯỚNG dẫn CÔNG VIỆC KIỂM SOÁT KHO NGUYÊN LIỆU (kho vải)

HƯỚNG DẪN CÔNG VIỆC
KIỂM SOÁT KHO NGUYÊN
LIỆU
I.
ST
T
01

PHÂN PHỐI
BỘ PHẬN ĐƯỢC PHÂN PHỐI

TRÁCH NHIỆM

KÝ NHẬN

Đại diện lãnh đạo Nhà máy

02

Đại diện lãnh đạo về

03

Đại diện lãnh đạo về

04

Nhân viên Kế hoạch

05

Nhân viên PKT

06
07

Xưởng may
Nhà Cắt

08

Bộ phận Hoàn Thiện

09

QC Trong Chuyền

10

QC Cuối Chuyền

11

Bộ phận nhập hàng

12
13

Bộ phận Kho
Lưu trữ

II.
SỬA ĐỔI
STT
NGÀY

III.

Mã số TL:
Ngày phát hành :
Ngày hiệu lực :
Lần sửa đổi: 00
Trang
1/1

PHÊ DUYỆT
SOẠN THẢO

[Type text]

Factory Manager (GĐ Nhà
máy)
sản xuất
Production
Supervisor
( PGĐ)
chất lượng QA Supervisor (Quản lý
chất lượng)
Supervisor
(Trưởng
bộ

phận)
Supervisor
(Trưởng
bộ
phận)
Supervisor (Quản đốc)
Supervisor (Trưởng bộ
phận)
Supervisor (Trưởng bộ
phận)
Supervisor (Trưởng bộ
phận)
Supervisor (Trưởng bộ
phận)
Supervisor (Trưởng bộ
phận)

TRANG

NỘI DUNG SỬA ĐỔI

XÉT DUYỆT

LẦN SỬA
ĐỔI

PHÊ DUYỆT


HƯỚNG DẪN CÔNG VIỆC

KIỂM SOÁT KHO NGUYÊN
LIỆU

MỤC LỤC
STT
NỘI DUNG
01
Phần kiểm soát
02
Mục lục
03
Phạm vi áp dụng
04
Tài liệu tham khảo
05
Định nghĩa
06
Lưu đô
07
Mô tả
08
Miêu tả mẫu đính kèm

1.

Mã số TL:
Ngày phát hành :
Ngày hiệu lực :
Lần sửa đổi: 00
Trang

2/2

TRANG
1
2
2
2
2
3
4
9

Mục đích:
Hướng dẫn công việc nhằm mục đích xác định một trình tự làm việc thống nhất
tổ (hoặc nhóm) chuẩn bị sản xuất nhằm đáp ứng đầy đủ các yêu cầu kỹ thuật
của từng đơn hàng.

2.

Phạm vi áp dụng
Áp dụng cho tất cả các đơn hàng được triển khai tại xưởng may của Công ty.

3.

Tài liệu tham khảo
A.Q.L = ACCEPTABLE QUALITY LEVEL
Qui trình Kiểm vải
Qui trình Kiểm Tra Phụ Liệu

4.

Định nghĩa
BGĐ: Ban giám đốc

KHSX: Kế hoạch sản xuất

TLKT: Tài liệu kỹ thuật

KH: Khách hàng

QLCL: Quản lý chất lượng

PGĐ : Phó Giám Đốc

KH : Kế hoạch

SX : Sản xuất

[Type text]


HƯỚNG DẪN CÔNG VIỆC
KIỂM SOÁT KHO NGUYÊN
LIỆU
QC : Kiểm tra chất lượng

PL: Phụ liệu

P/L: Packing list.
QA: Nhân viên kiểm tra chất lượng sản phẩm

SP: Sản phẩm
BTP: Bán thành phẩm
NPL: Nguyên phụ liệu

[Type text]

Mã số TL:
Ngày phát hành :
Ngày hiệu lực :
Lần sửa đổi: 00
Trang
3/3


HNG DN CễNG VIC
KIM SOT KHO NGUYấN
LIU

Bửụ
ực

Traựch nhieọm

Lửu ủoa

Mó s TL:
Ngay phỏt hanh :
Ngay hiu lc :
Lõn sa ụi: 00
Trang

4/4

Hoa sụ/ Taứi lieọu
TLKT

0

Qun lý kho
nguyờn liu

1

Qun lý kho
nguyờn liu&
Nhõn viờn Kho

2

Nhõn viờn Kho NL

KHSX, n t hng

Packinglist
Cõn i nguyờn ph liu
n t hng
Packing list
H s hi quan (Nu cú)
Cõn i PKH
Packing list
Phiu nhp

Xe nõng

3

Tip nhn thụng
Nhõn viờntin
kho

Bng mu duyt PKT

4

Kim tra chng t v
Nhõnnhn
viờnhng
kho

Xe nõng

5

a hng v v trớ tm
QA Kho
Vi
nhp

6

Ct u cõy phõn LOT cõn
Cụng trng

nhõnlng
kim

vi

Packing List

Qui trỡnh Kim Vi
Packing list
Bỏo cỏo kim vi
Bng phõn loi li vi
Qui trỡnh Kim Vi
Packing list
Bỏo cỏo kim vi
Bng phõn loi li vi

a hng v v trớ ch kim

7

Nhõn viờn kho

Packing list
Th kho

8

Kim
tra cht
lng

Cụng
nhõn
kim
10 % mi Lot

Packing list
Phiu nhu cu t nh ct
Tiờu chun x vi ca khỏch
hng

9

Nhõn
viờn
kho
Cụng
nhõn
kim
vi kim

Packing list
Phiu nhu cu t nh ct

vi

a vi ra khu vc ch xut

10

Nhõn viờn kho

Cp phỏt nguyờn ph liu

Sp xp phõn lai hng húa v

[Type text]
Nhõn viờn qun lý
X vi
11
tn lý hng tn
Thanh hng
lý & qun
kho
12

NhõnLu
viờnskho
ụ

Packing list
Lnh xut hng
Bng kờ
Bng mu
Bng cõn i PKH
Th kho
Phiu nhp Phiu xut
-Lu s


HƯỚNG DẪN CÔNG VIỆC
KIỂM SOÁT KHO NGUYÊN

LIỆU

Mã số TL:
Ngày phát hành :
Ngày hiệu lực :
Lần sửa đổi: 00
Trang
5/5

MÔ TẢ CÁC BƯỚC CÔNG VIỆC
Bước 00:Tiếp nhận thông tin
Người chịu trách nhiêm: Quản lý kho nguyên liệu
Tiếp nhận thông tin từ phòng kế hoạch và phân công công việc cho
nhân viên kho.
Giám sát các bước thực hiện công việc của nhân viên trực thuộc kho
quản lý đảm bảo không bị sai sót trong quá trình thực hiện.
Tổng hợp các báo cáo, đề xuất...giải quyết trong phạm vi phân cấp
mà mình phụ trách.
Bước 01: Kiểm tra các chứng từ nhập hàng và nhận hàng
Người chịu trách nhiệm: Quản lý kho nguyên liệu
Kiểm tra các chứng từ liên quan lô hàng: Đơn đặt hàng, Packing list,
thủ tục nhập hàng, hô sơ hải quan…
Kiểm tra chủng loại & Kiểm tra nguôn gốc và kiểm tra sơ bộ về
ngoại quan hàng hóa: Có bị rách nát, bẹp, giúm…. Chụp lại ảnh làm
bằng chứng nếu có hỏng, sai sót trước khi nhận hàng
Chấm List kiểm tra và nhận số lượng theo kiện, thùng theo P/L, theo
khách hàng, theo mã hàng.
Đối chiếu thông tin giữa đơn đặt hàng, Packing list, hô sơ hải quan
và số lượng thực nhận. Nếu có sai sót hay chênh lệch phải ngay lập
tức báo lại cho PKH để làm việc ngay với các bên liên quan đông

thời kết hợp với bảo vệ và người giao nhận lập biên bản ngay lúc
đó, sau đó trình lên ban giám đốc để có hướng giải quyết.
Bước 02: Đưa hàng về vị trí tạm nhập
Người chịu trách nhiệm: Lái xe nâng và 3 công nhân bốc xếp
Sau khi đã hoàn tất thủ tục nhập hàng, hàng sẽ được đưa về khu
vực tạm nhập chờ : kiểm tra, phân LOT, cắt đầu cây.
[Type text]


HƯỚNG DẪN CÔNG VIỆC
KIỂM SOÁT KHO NGUYÊN
LIỆU

Mã số TL:
Ngày phát hành :
Ngày hiệu lực :
Lần sửa đổi: 00
Trang
6/6

Yêu cầu hàng phải được đặt trên ballet để đúng nơi quy định, theo
từng loại, ngay ngắn, gọn gàng, theo cùng 1 chiều.
Bước 03: Phân LOT- cắt đầu cây
Người chịu trách nhiệm: Nhân viên kho nguyên liệu
Sau khi hàng được đưa về vị trí tạm nhập và hoàn tất các thủ tục
liên quan tại khu vực này, thì phải tiến hành phân LOT cắt đầu cây.
Dựa vào packing list và tem trên cây vải để xếp vải theo từng LOT,
từng loại và từng màu.Tất cả các cây vải phải được cắt mẫu vuông
10cm x 10cm đầu cây, và gửi về phòng QA để so màu, phân nhóm
LOT.

Trên mỗi mẫu vải phải ghi lại đầy đủ số cây vải/ LOT vải/ chiều dài
cây vải theo quy ước xx/yy/zz trong đó xx: là số cây vải, yy: là số
LOT vải, zz: là chiều dài cây vải. (Ví dụ: 01/02/100 LOT01 cây số 02
dài 100 yards)
Bước 04: Đưa hàng về vị trí chờ kiểm
Người chịu trách nhiệm: Nhân viên kho nguyên liệu
Yêu cầu: toàn bộ vải sau khi phân LOT- cắt đầu cây sẽ được đưa về
vị trí chờ kiểm theo như quy định
Vải phải được sắp xếp theo chủng loại, theo màu và phân chia rõ
cho từng khách hàng
Các pallet vải phải được sắp xếp gọn gàng, thuận tiện cho việc sử
dụng.
Bước 05: QA kho vải kiểm tra 10%
Người chịu trách nhiệm: QA kho nguyên liệu
Căn cứ vào packing list, tài liệu kĩ thuật, mẫu đối, bảng màu do
phòng kĩ thuật ban hành, QA kiểm vải sẽ tiến hành kiểm tra chất

[Type text]


HƯỚNG DẪN CÔNG VIỆC
KIỂM SOÁT KHO NGUYÊN
LIỆU

Mã số TL:
Ngày phát hành :
Ngày hiệu lực :
Lần sửa đổi: 00
Trang
7/7

lượng 10% theo từng LOT vải, của mỗi lần nhập để đảm bảo chất
lượng sản phẩm và giảm thiểu sự cố phát sinh trong sản xuất.
Sau khi kiểm 10% của từng LOT vải mà chất lượng đạt theo tiêu
chuẩn 4 điểm, QA sẽ cắt những mẫu lỗi vải để lập thành bảng
hướng dẫn sử dụng các loại lỗi làm cơ sở để công nhân kiểm vải
trong kho kiểm tra 90% vải còn lại của tất cả các LOT vải QA đã
kiểm 10%.
Và nếu kết quả kiểm 10% đạt theo tiêu chuẩn kiểm vải 4 điểm, QA
sẽ làm báo cáo kiểm vải để thông báo với quản lý kho để kho tiến
hành kiểm 90% còn lại.
Nếu kết quả kiểm 10% không đạt theo tiêu chuẩn kiểm vải 4 điểm,
QA sẽ tiến hành kiểm thêm 10% . Nếu kết quả kiểm 10% không đạt,
công nhân kiểm vải sẽ tiến hành kiểm 60% vải còn lại để có kết quả
phần trăm lỗi sớm nhất báo cho khách.
QA thực hiện việc cắt, nối, kiểm tra độ khác màu của vải. Nếu vải có
độ khác màu rõ ràng bằng mắt thường thì thông báo cho quản lý
kho để có hướng xử lý.
Bước 06: Công nhân kiểm vải kiểm 90%
Người chịu trách nhiệm: Công nhân kiểm vải
Sau khi đã có kết quả kiểm vải 10% của QA và bảng hướng dẫn sử
dụng lỗi, công nhân kiểm vải sẽ tiến hành kiểm tra toàn bộ vải về
để kiểm tra chất lượng vải theo hệ thống 4 điểm.
Yêu cầu toàn bộ số cây vải đã được kiểm phải có tem chất lượng
theo như quy định, tem đỏ - xanh - vàng
Sử dụng báo cáo kiểm vải để ghi lại kết quả kiểm vải theo từng
ngày.
Bước 07: Sắp xếp vị trí và đưa vải đã kiểm lên kệ.
[Type text]

HƯỚNG DẪN CƠNG VIỆC
KIỂM SỐT KHO NGUN
LIỆU

Mã số TL:
Ngày phát hành :
Ngày hiệu lực :
Lần sửa đởi: 00
Trang
8/8

Người chịu trách nhiêm: Nhân viên kho ngun liệu
Căn cứ vào kết quả kiểm vải của QA và của cơng nhân kiểm vải,
nhân viên cấp phát vải sẽ sắp xếp vị trí vải theo đúng quy định:
- Toàn bộ các cây vải phải dán tem chất lượng: Tem đỏ, tem
-

vàng và tem xanh
Tem đỏ: Hàng khơng đạtTem vàng: Hàng khơng đạt chờ xử lý
Tem xanh: Hàng đạt
Đối với những cây vải có gắn tem đỏ và vàng sẽ đưa về

khu vực hàng lỗi theo quy định
- Đối với những cây vải có gắn tem xanh sẽ được đưa lên
kệ
u cầu 100% vải đưa lên kệ phải được gắn tem xanh.
Nội dung bảng cho từng kệ :
- Tên khách hàng
- Tên vải

- Item code
- Màu vải
- Số lượng Yards/ Cuộn
- Mã Hàng
Đầu kệ NPL phải có thẻ kho ghi rõ ngày nhập, xuất, thực hiện theo
ngun tắc FIFO ( ngun tắc FIFO/First In First Out: nhập trước xuất
trước, nhập sau xuất sau), số tơn cập nhật ngay sau mỗi lần cấp
theo từng chủng loại NPL.Xếp theo từng khách hàng, mã
hàng ,xêùp choàng thẳng hàng.
Xếp theo từng loại vải
Xếp theo từng LOT, từng màu
Xếp song song cây vải, và quay tem ra ngài theo cùng 1 chiều.
Thực hiện cơng việc sắp xếp xong phải cập nhật lại sơ đơ và báo
cáo với quản lý kho ngun liệu.
Bước 08: Xả Vải
Người chịu trách nhiệm: Cơng nhân xả vải
[Type text]


HƯỚNG DẪN CƠNG VIỆC
KIỂM SỐT KHO NGUN
LIỆU

Mã số TL:
Ngày phát hành :
Ngày hiệu lực :
Lần sửa đởi: 00
Trang
9/9

Căn cứ vào nhu cầu của bộ phận cắt chủn cho kho vải, và căn cứ
vào kế hoạch sản xuất, sẽ tiến hành xả vải trước đối với những
chủng loại vải cần phải xả, theo như quy định riêng của từng khách
hàng.
Bước 09: Đưa hàng ra khu vực chờ xuất
Người chịu trách nhiệm: Nhân viên kho
Căn cứ vào nhu cầu của bộ phận cắt chủn cho kho vải, và căn cứ
vào kế hoạch sản xuất, sẽ thực hiện chủn số lượng vải cần sử
dụng cấp phát trong ngày ra khu vực hàng chờ xuất.
Khu vực hàng chờ xuất: Nội dung cho bảng chờ cấp phát bao gơm 8
mục:
- Tên khách hàng
- Tên vải
- Item code
- Màu vải
- Số lượng Yards
- Mã hàng
- Ngày chuẩn bị
- Ngày cấp phát
Bước 10: Cấp phát
Người chịu trách nhiệm: Nhân viên kho
Xuất kho : Căn cứ vào lệnh cấp phát nguyên phụ liệu
theo đònh mức, thủ kho tiến hành cấp phát nguyên phụ
liệu cho các chuyeàn sản xuất ( đối với nguyên liệu hàng
FOB và phụ liệu , bao bì khi xuất kho đưa vào sản xuất
phải có biên bản kiểm tra xác nhận đạt chất lượng).

[Type text]

HƯỚNG DẪN CƠNG VIỆC
KIỂM SỐT KHO NGUN
LIỆU

Mã số TL:
Ngày phát hành :
Ngày hiệu lực :
Lần sửa đởi: 00
Trang
10/10

Khi cấp phát phải kiểm tra đối chiếu bảng màu đúng
chủng lọai , mã số & số lượng ghi trong lệnh cấp phát
hàng. Trường hợp số lượng cấp vượt qui đònh phải có lệnh
cấp bổ sung. (LCBS có xác nhận của QĐ xưởng và BGĐ
ký duyệt)
Các chủng lọai khi cấp phát theo hạn mức sử dụng trong
ngày phải có ký nhận giữa hai bên và vào sổ nhật ký
lũy kế sau mỗi laàn nhận.
Bước 11: Thanh lý & Tồn kho
Người chịu trách nhiệm: Thủ kho
Căn cứ vào bảng thanh lý & cân đối cấp phát thủ kho tiến hành thanh lý theo
hợp đồng với bộ phận kế hoạch.
Quy định thời gian 6 tháng 1 lần tiến hành đánh giá tình trạng sản phẩm
trong kho. Kết quả kiểm tra được ghi biên bản báo cáo BGĐ.
Hàng tháng căn cứ vào tình hình nhập xuất kho thủ kho lập báo cáo tồn kho
chuyển phòng KH
Kho phải có đầy đủ các dụng cụ, thiết bị chữa cháy, các quy định phòng
chống cháy nổ.
Thủ kho phải thực hiện đầy đủ các nội quy kho hàng và nội quy phòng cháy

chữa cháy.

[Type text]


HƯỚNG DẪN CÔNG VIỆC
KIỂM SOÁT KHO NGUYÊN
LIỆU

Mã số TL:
Ngày phát hành :
Ngày hiệu lực :
Lần sửa đổi: 00
Trang
11/11

Bước 07 . Các biểu mẫu đính kèm

Type of Doc
Loại Tài liệu
Báo cáo kiểm vải

DOC .Code No
Mã số Tài liệu

BM 06.13

Phiếu Nhập kho

PN-01

Phiếu xuất kho

PX-01

Bảng màu
Biên bản giao nhận xe tời vải giữa kho và nhà cắt

[Type text]

BM 05.38


HƯỚNG DẪN CÔNG VIỆC
KIỂM SOÁT KHO NGUYÊN
LIỆU

Mã số TL:
Ngày phát hành :
Ngày hiệu lực :
Lần sửa đổi: 00
Trang
12/12

Biên bản giao nhận nguyên – phụ liệu

BM 05.08

Biên bản kiểm tra nguyên liệu

BM 05.09

Báo cáo sản phẩm không phù hợp (SPKPH)

BM. 02

Báo cáo nhập xuất tôn

BM 05.15

Phiếu tời vải

BM 05.18

Biên bản kiểm tra hàng

BM 05.26

Tem dán xe tời vải

BM 05.35

Kế hoạch tời vải

BM 05.36

Bảng theo dõi tời vải hàng ngày

BM 05.37

Bảng quyết toán NPL

BM 05.02

Thẻ kho

BM 05.14

Phiếu ghi chép hàng lỗi

BM 01.34

[Type text]


HƯỚNG DẪN CÔNG VIỆC
KIỂM SOÁT KHO NGUYÊN
LIỆU

[Type text]

Mã số TL:
Ngày phát hành :
Ngày hiệu lực :
Lần sửa đổi: 00
Trang
13/13