Phân tích thực trạng và giải pháp cho hoạt động tuyển dụng tại ngân hàng TMCP hàng hải việt nam (maritime bank)

Phân tích thực trạng và giải pháp cho hoạt động tuyển dụng tại Ngân
hàng TMCP Hàng Hải Việt nam (Maritime Bank)

BÀI LÀM:

Nhân sự ngành ngân hàng tài chính hiện nay cũng như dự báo thời gian
ngắn sắp tới vẫn còn khá “nóng”, với tốc độ phát triển quy mô, mở rộng mạng
lưới của các ngân hàng thương mại Việt nam như hiện nay yêu cầu các ngân hàng
cần tăng số lượng nhân sự nhanh chóng, trên thị trường lao động công việc tuyển
dụng nhân sự của các ngân hàng luôn luôn “nóng”.
Ngân hàng TMCP Hàng Hải Việt nam (Maritime Bank) thành lập từ 1991,
qua 20 năm thành lập, những năm vừa qua đã hướng tới Top 5 trong khối các
ngân hàng TMCP. Việc Maritime Bank cấu trúc lại hệ thống, xây dựng chiến lược
kinh doanh từ đầu 2010 càng yêu cầu ngân hàng cần đặc biệt quan tâm đến công
tác tuyển dụng, với kế hoạch năm 2011 nhân sự tăng thêm 3.000 người so với
năm 2010 (từ 3.000 người lên 6.000 người), công tác tuyển dụng đã được
Maritime Bank coi nhưng một công tác quan tâm hàng đầu của Maritime bank
trong thời gian qua cũng như sắp tới.
Tuy nhiên thực trạng công tác tuyển dụng tại Maritime Bank vẫn còn nhiều
nội dung cần cải thiện, tuyển dụng tại một tổ chức liên quan rất nhiều vấn đề, kể


cả thương hiệu của tổ chức cũng ảnh hưởng tới tuyển dụng rất nhiều. Trong giới
hạn bài biết dưới đây đề cập chính đến phân tích thực trạng tuyển dụng đồng thời
đưa ra các giải pháp tăng năng lực tuyển dụng của Maritime Bank trên một số
khía cạnh chính là: Tổ chức, Quy trình, Cán bộ tuyển dụng, Công cụ tuyển dụng
và nguồn ứng viên.

1- Tổ chức, cơ cấu bộ phận tuyển dụng:
Mặc dù có Phòng Tuyển dụng thuộc Khối Nhân sự nhưng chức năng nhiệm vụ
của phòng chưa rõ ràng, bị trùng lắp với phòng khác, phụ thuộc nhiều bộ phận

khác như Uỷ ban nhân sự thuộc Hội đồng quản trị, các Khối kinh doanh, Phòng
quản lý nhân sự... điều này dẫn đến thự tế cơ cấu tuyển dụng phức tạp, liên quan
đến nhiều Phòng ban, việc chậm trễ xảy ra khó xác định được nguyên nhân ở
khâu nào, phòng nào. Đầu mối công tác tuyển dụng cho toàn hệ thống bị phân
quyền do các thủ tục hành chính nội bộ, ma sát nội bộ lớn. Việc này có thể cải
thiện với giải pháp ban hành chức năng nhiệm vụ Phòng tuyển dụng rõ ràng,
phân định rõ trách nhiệm của các bộ phận trong công tác tuyển dụng như xây
dựng định biên, tổ chức tuyển dụng, phỏng vấn, tiếp nhận. Đồng thời xây dựng
bộ KPI cho Phòng Tuyển dụng và cán bộ tuyển dụng liên kết với chỉ tiêu để đo
lường hiệu suất, qua đó giám sát chất lượng, tiến độ tuyển dụng.
Cơ cấu Phòng Tuyển dụng chia ra thành 2 nhóm lớn: Nhóm miền bắc và
Nhóm miền nam để phụ trách tuyển dụng cho các đơn vị kinh doanh theo địa bàn
(nhóm tuyển dụng miền nam phụ trách tuyển dụng cho các chi nhánh từ Đà nẵng


trở và phía nam và Nhóm tuyển dụng miền bắc tuyển cho các chi nhánh từ Huế
trở ra phía Bắc), trong các Nhóm lớn này chia thành các Tổ chuyên theo đối
tượng ứng viên, cụ thể Tổ tuyển nhân sự cấp cao, Tổ tuyển nhân sự cấp chung và
Tổ tuyển dụng chuyên viên/nhân viên; việc chia nhóm, chia tổ này sẽ tạo ra sự
chuyên sâu cho công tác tuyển như tìm nguồn, tạo nguồn, phỏng vấn, thủ tục tiếp
nhận. Chỉ tiêu số lượng tuyển dụng của các nhóm chia đến từng cán bộ tuyển
dụng thuộc nhóm, và KPI đánh giá theo chỉ tiêu được chia này.

2- Quy trình tuyển dụng:
Quy trình tuyển dụng hiện nay đã được ban hành từ lâu trước đây, chưa cập nhật
chỉnh sửa với thị trường tuyển dụng hiện nay của ngành ngân hàng và sự đổi mới
cũng như nhu cầu của Maritime Bank, quy trình này vẫn quá nhiều thủ tục rườm
rà, có nhiều khe hở tạo ra sức ỳ như: Phân quyền cho các Đơn vị kinh doanh,
chưa có quy trình tuyển dụng hàng loạt, Quy trình về giám sát tham nhũng tiêu
cực trong tuyển dụng chưa chặt chẽ, các quy trình yêu cầu tuyển dụng, phối hợp

giữa các bộ phận chưa có, chưa có quy trình tuyển dụng ứng viên nội bộ, chưa có
quy trình hỗ trợ tuyển dụng. Trong quy trình hiện tại, các khâu chưa phân định
trách nhiệm rõ ràng. Giải pháp cho vấn đề này đó là:
- Quy trình tuyển dụng hàng loạt phải được thiết kế lại để nâng cao hiệu suất
chung, tính hiệu quả cũng như giảm thiểu rủi ro hoạt động và tham nhũng. Tuyển
dụng hàng loạt áp dụng cho các đối tượng ứng viên là nhân viên, chuyên viên
đang có nhu cầu tuyển dụng số lượng rất nhiều, tuyển dụng tổ chức liên tục như


tuyển nhân viên cho Lực lượng bán hàng trực tiếp (DSF), đây là mô hình bán
hàng rất mới của Maritime Bank khác với các ngân hàng khác, lực lượng DSF
với số lượng yêu cầu tăng lên 1.000 ngươì trong năm 2011, trong khi tỷ lệ nghỉ
việc của DSF do nhân viên bán hàng không đạt chỉ tiêu là khá lớn. Do vậy cần
thiết kế quy trình tuyển dụng hàng loạt để nhanh chóng đáp ứng được nhu cầu
của các “đơn đặt tuyển nhân sự này”.
- Quy trình yêu cầu tuyển dụng được thiết lập để tăng cường phối hợp giữa
ĐVKD và tuyển dụng: Kế hoạch và định biên nhân sự cần được xây dựng tốt,
định biên này cần gửi Phòng tuyển dụng như một yêu cầu. Yêu cầu này xuất phát
từ các Khối kinh doanh, Khối hỗ trợ khi tăng quy mô hay khi mở rộng mạng lưới
(mở chi nhánh mới). Quy trình yêu cầu nêu có các mẫu biểu chi tiết, thời hạn
tuyển dụng, cấp đề nghị, cấp phê duyệt và các nội dung để phòng Tuyển dụng
cũng như Khối Nhân sự nắm bắt chính xác nhu cầu và xử lý nhanh.
- Quy trình tuyển dụng nội bộ được thắt chặt để đảm bảo quy hoạch nhân sự
công bằng và hiệu quả: Hiện tại công tác tuyển dụng nội bộ còn nhiều bất cập,
đôi khi gây mâu thuẫn nội bộ do những ý chí chủ quan, định kiến do chưa có quy
trình riêng. Do vậy việc thăng tiến cũng như điều chuyển nội bộ, tuyển dụng nội
bộ cần có Quy trình cụ thể, đảm bảo sự công bằng cũng như tạo ra động lực tốt
cho người lao động.
- Quy trình hỗ trợ tuyển dụng được đơn giản hóa để đẩy nhanh quy trình hội
nhập: Hỗ trợ tuyển dụng bao gồm sàng lọc hồ sở, nhập thông tin ứng viên, thông

báo thi tuyển, các thông tin liên hệ giữa ngân hàng và ứng viên, hâu cần cho


tuyển dụng cần được đơn giản hoá, hỗ trợ công nghệ thông tin có phần mềm quản
lý, thông báo hàng loạt qua hệ thống tin nhắn SMS, email.

3- Nhân sự (Cán bộ) của Phòng Tuyển dụng:
Hiện số lượng cán bộ tuyển dụng, cán bộ hỗ trợ tuyển dụng quá ít (10 người
tuyển dụng cho toàn quốc), mặt khác chất lượng (trình độ) của một số cán bộ
phòng tuyển dụng chưa tốt. Cần đào tạo liên tục cho cán bộ tham gia công tác
tuyển dụng vì tuyển dụng thể hiện rất nhiều uy tín của ngân hàng, đồng thời tăng
số lượng cán bộ tuyển dụng, đẩy mạnh thu hút các ứng viên đang làm cho các
công ty “săn đầu người” về công tác tại Phòng tuyển dụng của Maritime Bank.
Phân công Cán bộ chuyên điều phối công việc để tăng tốc công việc. Tiến hành tổ
chức các Hội thảo nhóm chuyên đề tuyển dụng được tổ chức để thống nhất về
tầm nhìn, mục tiêu và kế hoạch hành động. Họp đánh giá hiệu suất hàng tuần
được thực hiện để thúc đẩy hiệu suất. Dần dần giao thêm trách nhiệm cho
những nhân viên có kết quả làm việc xuất sắc. Các hoạt động nhóm được tổ chức
hàng tháng để nâng cao tính đoàn kết.

4- Công cụ tuyển dụng:
Hiện nay công cụ cho tuyển dụng còn rất yếu, hầu như các công cụ rất
“thô sơ” mang tính truyền thống. Chưa có các bảng câu hỏi, Mẫu đánh giá ứng
viên ở nhiều vị trí cần tuyển. Giải pháo cho khía cạnh này đó là: Cần xây dựng


mô hình số lượng được thiết kế để dự báo nhu cầu và nguồn cung cấp năng lực.
Bảng hiệu suất cần được thực hiện để theo dõi hiệu suất chặt chẽ . Thực hiện báo
cáo đơn giả và chú trọng vào kết quả đạt được, không bị phân tán quá nhiều bởi
các yếu tố khác, lan man và không đúng trọng tâm. Triển khai thước đo nhóm để

cải thiện hiệu suất và tính năng động của nhóm. Thiết kế biểu mẫu đánh giá ứng
viên cho các vị trí cấp trung.
Với các vị trí tuyển dụng hàng loạt xây dựng công cụ tuyển dụng hàng loạt
bằng các các câu hỏi phỏng vấn tự động để sàng lọc ứng viên theo cách thức
“công nghiệp” thay vì tổ chức thi tuyển, phỏng vấn truyền thống. Bản câu hỏi này
được thiết kế linh trên Web của ngân hàng, ứng viên vào điền mẫu gửi đến ngân
hàng, sẽ có chấm điểm tự động ứng viên trên các tiêu chí mà vị trí tuyển dụng
yêu cầu tiêu chuẩn tối thiểu ứng viên được mời dự tuyển. Ban hành sổ tay hướng
dẫn tuyển dụng cho các đối tượng tham gia công tác phỏng vấn, tuyển dụng,
Thiết kế danh mục các câu hỏi bắt buộc, các câu hỏi lựa chọn và Mẫu đáng giá
ứng viên cho người tuyển dụng dễ dàng đồng thời chọn đúng ứng viên đáp ứng
nhu cầu.
Tổng hợp tập trung nhu cầu tuyển dụng cũng như rà soát thường xuyên các
công cụ tuyển dụng để đáp ứng nhu cầu.
Thiết kế lại Trang Web chuyên cho tuyển dụng cho Maritime Bank, giao diện
đẹp, dễ sử dụng, dề tìm kiếm, dễ link đến từ các trang web chuyên về tuyển dụng.
Truy cập nhanh và dễ nhập thông tin.
Xây dựng ngân hàng câu hỏi phục vụ thi tuyển, nâng cao chuẩn mực nhưng


phù hợp với yêu cầu công việc, sát với bản mô tả công việc.

5- Nguồn ứng viên:
Tạo nguồn ứng viên để tuyển dụng hiện nay vẫn thụ động, chưa thật sự linh hoạt
và sáng tạo, mặc dù đã tăng sử dụng dịch vụ của các công ty chuyên “Săn đầu
người” nhưng chưa hiệu quả, đặc biệt nguồn tuyển dụng cho các vị trí lãnh đạo từ
cấp trung trở lên chất lượng không đáp ứng kỳ vọng, chủ yếu hiện nay vẫn dựa
trên nguồn ứng viên trên đăng tuyển web của ngân hàng, các ứng viên tự gửi hồ
đến ngân hàng và tìm kiếm trên trang VietnamWork. Với nhu cầu nhân sự tăng
đột biến, không những ở các vị trí nhân viên, chuyên viên tuyển dụng hàng loạt

mà các vị trí khó tìm kiếm trên thị trường Việt nam như lãnh đạo khối Quản lý rủi
ro, Giám đốc Tài chính, các vị trí đặc thù riêng cần có cách thức tạo nguồn tốt
hơn. Giải pháp cho vấn đề này đó là:
- Thống nhất lại các chương trình tìm nguồn ứng viên.
- Thiết kế lại tài liệu marketing dành cho tuyển dụng hàng loạt
- Triển khai Chương trình giới thiệu tuyển dụng tại các trường đại học và
quảng cáo tuyển dụng trên các phương tiện thông tin đại chúng truyền thống.
- Tăng cường hợp tác với các Trung tâm giới thiệu việc làm uy tín
- Tăng cường, chủ động tìm kiến ứng viên tiềm năng trên thị trường
- Ban hành chính sách thưởng cho nội bộ giới thiệu ứng viên


Với những phân tích thực trạng, cũng như các giải pháp nhằm tăng năng lực
tuyển dụng tại Maritime Bank, chắc chắn rằng công tác tuyển dụng Maritime
Bank sẽ được cải thiện nhanh chónh, nhằm đáp ứng nhu cầu của hệ thống, với
một số lượng nhân sự tuyển dụng thêm đông đảo nhưng đảm bảo chất lượng và
yêu cầu công tác./.