Hướng dẫn công việc kiểm soát kho Công ty may Warehouse

HƯỚNG DẪN CƠNG VIỆC KIỂM
SỐT KHO
I.
STT
01
02
03
04
05
06
07
08
09
10
11
12

PHÂN PHỐI
BỘ PHẬN ĐƯỢC PHÂN PHỐI
Đại diện lãnh đạo Nhà máy
Đại diện lãnh đạo về chất lượng
Nhân viên Kế hoạch
Nhân viên PKT
Xưởng may
Xưởng Cắt
Xưởng Hồn Thành
QC Chuyền
QC Hồn Thành
Chun dùng
Bộ phận Kho
Lưu trử

II.
SỬA ĐỔI
NGÀY
TRANG

III.

PHÊ DUYỆT
SOẠN THẢO

VM-01
Ngày hiệu lực:
Lần sửa đổi: 00
Trang 1/1

TRÁCH NHIỆM
Factory Manager (GĐ Nhà máy)
QA Manager (GĐ Chất lượng)
MA Manager
Leader (Tổ trưởng)
Pr.Manager,Supervisor, Leader
Supervisor (Quản Lý)
Supervisor (Quản Lý)
Supervisor (Quản Lý)
Supervisor (Quản Lý)
Supervisor (Quản Lý)
Supervisor (Quản Lý)

NỘI DUNG SỬA ĐỔI

XÉT DUYỆT

KÝ NHẬN

LẦN SỬA
ĐỔI

PHÊ DUYỆT

MỤC LỤC
STT
01
02
03
04
05
06
07
08

NỘI DUNG
Phần kiểm sốt
Mục lục
Phạm vi áp dụng
Tài liệu tham khảo
Định nghĩa
Lưu đồ
Mơ tả
Miêu tả mẫu đính kèm

HƯỚNG DẪN CÔNG VIỆC KIỂM SOÁT KHO

TRANG
1
2
2
2
2
3
4
5
Trang 1/1


HƯỚNG DẪN CƠNG VIỆC KIỂM
SỐT KHO

1.

VM-01
Ngày hiệu lực:
Lần sửa đổi: 00
Trang 2/2

Mục đích:
Hướng dẫn cơng việc nhằm mục đích xác định một trình tự làm việc thống nhất tổ
(hoặc nhóm) chuẩn bị sản xuất nhằm đáp ứng đầy đủ các u cầu kỹ thuật của từng
đơn hàng.

2.

Phạm vi áp dụng
Áp dụng cho tất cả các đơn hàng được triển khai tại xưởng may của Cơng ty.

3.

Tài liệu tham khảo
TCVN ISO 9001 : 2000
A.Q.L = ACCEPTABLE QUALITY LEVEL
Qui trình Kiểm vải (TV-01/1)
Qui trình Kiểm Tra Phụ Liệu (TV-01/2)

4.

Định nghĩa
BGĐ: Ban giám đốc

KHSX: Kế hoạch sản xuất

TLKT: Tài liệu kỹ thuật

KH: Khách hàng

QLCL: Quản lý chất lượng

GĐSX : Giám Đốc Sản Xuất

KDKH : Kinh doanh Kế hoạch

SX : Sản xuất

QC : Kiểm tra chất lượng
P/L: Packing list.
KCS: Nhân viên kiểm tra chất lượng sản phẩm
SP: Sản phẩm
BTP: Bán thành phẩm
NPL: Ngun phụ liệu
PL: Phụ liệu

HƯỚNG DẪN CÔNG VIỆC KIỂM SOÁT KHO

Trang 2/2


HƯỚNG DẪN CƠNG VIỆC KIỂM
SỐT KHO

Bước

0

1

2

Trách nhiệm

Lưu đồ

Thủ kho
Tiếp nhận thông tin

Thủ kho

Kiểm tra chứng từ
nhận hàng

QC KHO
Kiểm tra chất lượng số
lượng tổng thể

3

Tổ trưởng Ngun liệu
Tổ trưởng phụ liệu

Thủ tục nhập hàng
4

Nhân viên kho
Sắp xếp phân lọai hàng hóa

5

Nhân viên cấp phát

6

Tổ trưởng Ngun liệu

Tổ trưởng phụ liệu

7

Nhân viên thống kê

HƯỚNG DẪN CÔNG VIỆC KIỂM SOÁT KHO

Cấp phát ngun phụ liệu

Thanh lý & quản lý hàng tồn
kho
Lưu sơ đồ

VM-01
Ngày hiệu lực:
Lần sửa đổi: 00
Trang 3/3

Hồ sơ/ Tài liệu
 TLKT
 KHSX
 Packinglist
 Cân đối ngun phụ
liệu
 Chứng từ nhập-Xuất
 Cân đối PKH
 Báo cáo kiểm tra chất
lượng
 Báo cáo Kiểm tra số

lượng
 Bảng màu
 Phiếu nhập
 Xác nhận khách hàng
 Bảng màu
 Qui trình Kiểm Vải
 Qui trình Kiểm tra phụ
liệu
 Thẻ kho
 Bảng màu
 Lệnh cấp phát
 Phiếu cấp phát bổ
sung
 Cân đối PKH
 Thẻ kho
 Thẻ đỏ

 Lưu hồ sơ

Trang 3/3


HƯỚNG DẪN CƠNG VIỆC KIỂM
SỐT KHO

VM-01
Ngày hiệu lực:
Lần sửa đổi: 00
Trang 4/4

MƠ TẢ CÁC BƯỚC CƠNG VIỆC
Bước 00: tiếp nhận thơng tin và phân cơng cơng việc cho nhân viên Kho
Căn cứ vào kế hoạch sản xuất do Giám Đốc SX giao. Lập kế hoạch Triển khai
các bước cơng việc cho nhân viên mình phụ trách.
Giám sát thực hiện các bước cơng việc trực thuộc kho quản lý nhằm đáp ứng
nhu cầu sản xuất.
Tổng hợp các báo cáo, đề xuất...giải quyết trong phạm vi phân cấp mà mình
phụ trách.
Bước 01: Kiểm tra các chứng từ nhập hàng
 Kiểm tra các chứng từ liên quan lơ hàng
 Kiểm tra chủng loại & Kiểm tra nguồn gốc.
 Kiểm tra sơ bộ số lượng theo kiện, thùng theo P/L, theo khách hàng,
theo mã hàng.
 Kiểm tra sơ bộ số lượng theo bảng kế hoạch mua hàng, theo đơn hàng.
Bước 02: Kiểm tra số lượng chất lượng tổng thể
 Kiểm tra số lượng tổng thể theo cụm chi tiết chủng lọai.
 Khi kiểm tra thấy số lượng khơng thực tế khơng khớp với Packing list hay
đơn đặt hàng hoặc phiếu xuất thì thủ kho kết hợp với bảo vệ và người

HƯỚNG DẪN CÔNG VIỆC KIỂM SOÁT KHO

Trang 4/4


HƯỚNG DẪN CƠNG VIỆC KIỂM
SỐT KHO

VM-01
Ngày hiệu lực:
Lần sửa đổi: 00

Trang 5/5

giao nhận lập biên bản ngay lúc đó, sau đó trình lên ban giám đốc để có
hướng giải quyết.
1. Đối với vật tư do khách hàng cung cấp để gia cơng:
 Hàng mẫu do khách hàng cung cấp.
 Kiểm tra theo u của đơn vị nhập (Cần kiểm số lượng Kiện hàng, thùng,
gói bao. Kg)
 Các tài liệu kỹ thuật của sản phẫm & Tiêu chuẩn của sản phẩm.
 Packing list nhập, Phiếu nhập do đơn vị cung cấp giao tại kho Cty.
2. Đối với vật tư mua trong nước:
 Căn cứ vào các tiêu chuẩn được qui định trong hợp đồng (nếu có) hoặc
trong đơn đặt hàng.
 Hàng mẫu khi đặt hàng đã được hai bên thỏa thuận.
 Các tài liệu kỹ thuật của sản phẩm & Tiêu chuẩn sản phẩm.
Khi hàng nhập về QC phải xác định tình trạng chất lượng tổng thể, (làm báo
cáo kiểm tra Ngun phụ liệu theo biểu mẫu In sẳn) nếu có vấn đề thì báo
ngay cho lãnh đạo cơng ty để có hướng giải quyết.
Kiểm tra vải theo tiêu chuẩn AQL 2.5 (Tài liệu đính kèm & đã được đào tạo)

HƯỚNG DẪN CÔNG VIỆC KIỂM SOÁT KHO

Trang 5/5


HƯỚNG DẪN CƠNG VIỆC KIỂM
SỐT KHO

VM-01
Ngày hiệu lực:

Lần sửa đổi: 00
Trang 6/6

Test Vải, Phụ liệu, Thun...theo biểu mẫu In sẳn. Tính độ co trút, Cấu trúc vải,
trọng lượng, độ bền màu, Màu sắc, mã số...
Tất cả phải kiểm tra chi tiết theo phương pháp so sánh cho tất cả các lọai
Phụ liệu.
Bước 03: Thủ tục nhập kho
 Thủ kho căn cứ vào hoá đơn nhập kho của đơn vò cung cấp , biên bản kiểm tra
chất lượng cuối cùng của Phòng QLCL tiến hành nhập kho và cập nhật vào
sơ đồ kho.

 Trên cơ sở phiếu nhập kho thủ kho tổng hợp lại số liệu nhập theo từng chủng
loại, tinh trạng hàng hoá. Căn cứ vào tình hình thực tế thủ kho cập nhật vào
bảng khách hàng( treo đầu kệ)

 Đối với thành phẩm nếu hàng chưa đủ số lượng của mỗi mã hàng thủ kho cho
tiến hành tậm nhập kho và để vào khu vực hàng chờ kiểm khi đủ số lượng
tiến hành kiểm tra chất lượng nếu đạt tiến hành làm phiếu nhập

 Khi nhập hàng vào kho, thủ kho phải sắp xếp NPL: theo từng khu vực đã
phác thảo sơ đồ kho, theo khách hàng, mã hàng, P.O, chủng loại, LOT và
phải có bảng ghi rỏ ràng chi tiết để mọi người nhận biết treo ở đầu kệ.

HƯỚNG DẪN CÔNG VIỆC KIỂM SOÁT KHO

Trang 6/6


HƯỚNG DẪN CƠNG VIỆC KIỂM

SỐT KHO

VM-01
Ngày hiệu lực:
Lần sửa đổi: 00
Trang 7/7

 Khi NPL nhập vào, phải kiểm tra số lượng và chất lượng trong vòng 1- 7
ngày, tính từ ngày nhập hàng (tùy theo u cầu của khách hàng, tùy
theo kế hoạch vào chuyền)
 Thủ kho và phụ kho kiểm tra số lượng NPL, lập hồ sơ “BIÊN BẢN KIỂM
TRA THỰC NHẬP” báo về phòng kế họach cân đối.
 Kiểm tra chất lượng khoảng 20% để xác định % lỗi và thiếu so với List.
Nếu % lỗi vượt q 10% thì phải kiểm tra 100% và làm việc cụ thể với
khách hàng những lỗi nào, vị trí nào chấp nhận, những lỗi nào vị trí nào
khơng chấp nhận bằng biên bản cụ thể để làm bằng chứng về khuyết tật
của sản phẩm, KCS phải có thơnng tin cho phòng kế hoạch triển khai
trong cuộc họp triển khai 1 đơn hàng cho các bộ phận có liên quan để
nắm bắt và thực hiện đúng
 NPL đã kiểm tra phải có nhãn nhận biết tình trạng chất lượng của sản
phẩm.
 Sắp xếp NPL đạt chất lượng và khơng đạt chất lượng ở từng kệ riêng
biệt, có bảng nhãn nhận biệt rỏ ràng chi tiết.
 Sau khi lập hồ sơ “BÁO CÁO KIỂM TRA CHẤT LƯỢNG PHỤ LIỆU NHẬP”
và hồ sơ “BÁO CÁO KIỂM VẢI”. Đối với những khách hàng có hồ sơ kiểm
vải đặc thù riêng thì có thể sử dụng theo biểu mẫu khách hàng thay cho
hồ sơ này.
HƯỚNG DẪN CÔNG VIỆC KIỂM SOÁT KHO

Trang 7/7

HƯỚNG DẪN CƠNG VIỆC KIỂM
SỐT KHO

VM-01
Ngày hiệu lực:
Lần sửa đổi: 00
Trang 8/8

 Sau đó phải tiến hành kiểm tra TEST độ loang màu của vải, độ co rút vải
khi ép keo và phà hơi các Phụ liệu như Thun, Dây luồng, Bo Tay,
Cổ...theo các qui định về kiểm tra chất lượng trong bản cáo kiểm tra.
 Phải thử tất cả các màu vải để tính tốn độ rút chính xác, % cần thiết
phải tăng rập khi thiết kế, lập hồ sơ “BIÊN BẢN ĐỘ RÚT VẢI” và triển
khai cho KCS để theo dõi tiếp.
 Nhân viên KCS thực hiện việc cắt, nối, kiểm tra độ khác màu của vải. Nếu
vải có độ khác màu rõ ràng bằng mắt thường thì thơng báo cho xưởng
trưởng để có hướng xử lý.
Bước 04: Sắp xếp (Tham khảm theo hệ thống 5S đã được đào tạo, hướng
dẫn thực hiện)
 Lên sơ đồ kho theo hướng của thủ kho trước khi sắp xếp hàng hóa vào
kệ.
 Đầu kệ NPL phải có thẻ kho ghi rõ ngày nhập, xuất, thực hiện theo
ngun tắc FIFO ( ngun tắc FIFO/First In First Out: nhập trước xuất
trước, nhập sau xuất sau), số tồn cập nhật ngay sau mỗi lần cấp theo
từng chủng loại NPL.

HƯỚNG DẪN CÔNG VIỆC KIỂM SOÁT KHO

Trang 8/8


HƯỚNG DẪN CƠNG VIỆC KIỂM
SỐT KHO

VM-01
Ngày hiệu lực:
Lần sửa đổi: 00
Trang 9/9

 Trong kho phân từng khu vực quy đònh khu tạm nhập , khu kiểm tra đạt, khu
giao nhận hàng chuyền may, và để riêng từng khách hàng, từng mã hàng theo
bảng nhận dạng.

 Xếp theo từng khách hàng, mã hàng ,xêùp chồng thẳng hàng.
 Xếp theo từng chủng loại.
 Xếp song song quay tem ra ngoài.
 Xếp theo từng PO, Art, từng màu,từng lót màu…
 Xếp theo từng khu vực cho từng mã hàng.
 Thực hiện cơng việc sắp xếp xong phải cập nhật lại sơ đồ kho gởi về thủ
kho.
Bước 05: Cấp phát
 Xuất kho : Căn cứ vào lệnh cấp phát nguyên phụ liệu theo đònh mức, thủ kho
tiến hành cấp phát nguyên phụ liệu cho các chuyền sản xuất ( đối với nguyên
liệu hàng FOB và phụ liệu , bao bì khi xuất kho đưa vào sản xuất phải có biên
bản kiểm tra xác nhận đạt chất lượng).

 Khi cấp phát phải kiểm tra đối chiếu bảng màu đúng chủng lọai , mã số & số
lượng ghi trong lệnh cấp phát hàng. Trường hợp số lượng cấp vượt qui đònh

HƯỚNG DẪN CÔNG VIỆC KIỂM SOÁT KHO

Trang 9/9


HƯỚNG DẪN CƠNG VIỆC KIỂM
SỐT KHO

VM-01
Ngày hiệu lực:
Lần sửa đổi: 00
Trang 10/10

phải có lệnh cấp bổ sung. (LCBS có xác nhận của QĐ xưởng và Nhân viên
theo dỏi đơn hàng trước khi chuyển cho GĐSX ký duyệt)

 Các chủng lọai khi cấp phát theo hạn mức sử dụng trong ngày phải có ký
nhận giữa hai bên và vào sổ nhật ký lũy kế sau mỗi lần nhận.

Bước 06: Thanh lý & Tồn kho
- Căn cứ vào bảng thanh lý & cân đối cấp phát thủ kho tiến hành thanh lý

theo hợp đồng với bộ phận kế họach.
- Quy đònh thời gian đònh kỳ 6 tháng 1 lần thủ kho và nhân viên KCS tiến
hành đánh giá tình trạng sản phẩm trong kho. Kết quả kiểm tra được ghi biên
bản báo cáo BGĐ.
- Hàng tháng căn cứ vào tình hình nhập xuất kho thủ kho nguyên liệu , phụ
liệu , bao bì lập báo cáo tồn kho và chuyển cho phòng KH
- Kho phải có đầy đủ các dụng cụ , thiết bò chữa cháy , các qui đònh phòng

chống cháy nổ.
- Thủ kho phải thực hiện đầy đủ các nội qui kho hàng và nội qui phòng cháy
chữa cháy .
- Chống đột : thủ kho tiến hành kiểm tra thường xuyên ( nhất là trong mùa
mưa) nếu có hiện tượng gây dột phải báo cáo cho lảnh đạo để sửa chữa .
HƯỚNG DẪN CÔNG VIỆC KIỂM SOÁT KHO

Trang 10/10


HƯỚNG DẪN CƠNG VIỆC KIỂM
SỐT KHO

HƯỚNG DẪN CÔNG VIỆC KIỂM SOÁT KHO

VM-01
Ngày hiệu lực:
Lần sửa đổi: 00
Trang 11/11

Trang 11/11


HƯỚNG DẪN CƠNG VIỆC KIỂM
SỐT KHO

VM-01
Ngày hiệu lực:
Lần sửa đổi: 00
Trang 12/12

Bước 07 . Các biểu mẫu đính kèm

DOC .Code No
Mã số Tài liệu

Date of
broadcast
Ngày phát hành

NON CONFORMING AREA INVENTORY LIST
Danh sách hàng khơng phù hợp

RANCM - 01

Oct/01/2012

Non Conforming Material Report
Báo Cáo Phụ liệu khơng phù hợp

RANCM - 01

Oct/01/2012

Fabric Inspection Report
Báo cáo kiểm vải

RAW-01

Oct/01/2012

Kho vải - Kiểm
vải

Fabric Relaxation time record
Biên bản ghi nhận thời gian xả Vải

RAW-02

Oct/01/2012

Kho vải

Fabric Warehouse Information
Báo cáo Vải

RAW-03

Oct/01/2012

Kho vải-Thống kê

Relaxation Warehouse information
Báo cáo Xả vải

RAW-04

Oct/01/2012

Kho vải-Thống kê

RAA-01

Oct/01/2012

Kho phụ liệu

RAA-02

Oct/02/2014

Kho phụ liệu

RAA-03

Oct/02/2014

Kho phụ liệu

Incoming Accessories Status chart
Phiếu Nhập kho

AS-001

Oct/02/2014

Kho phụ liệu

Outgoing Accessories Status
Phiếu xuất kho

AS-002

Oct/02/2014

Kho phụ liệu

Phiếu xuất kho điền tay

DR-01

Oct/02/2014

Kho phụ liệu

Accessory Inventory report stock
Báo cáo phụ liệu tồn kho

AAC-01

Oct/02/2014

Kho phụ liệu

Color Swatch Card
Bảng màu

AAC-02

Oct/02/2014

Kho phụ liệu

In-House Fabric Lab Test Report
Báo cáo Test vải ở Kho

RAL-01

Oct/02/2014

Kho vải - Kiểm
vải (QA)

RAL-02

Oct/02/2014

Kho vải - Kiểm
vải (QA)

Type of Doc
Loại Tài liệu

Trim Inpsection Report
Báo cáo kiểm tra phụ liệu
Monthly Trim & Accessories Supplier
Performance Analysis
Đánh giá hàng tháng nhà cung cấp phụ liệu
Metal Component Contamination Log
Nhật ký thành phần nhiễm Kim loại

In-House Garment Lab Test Report
Báo cáo Test Sản phẩm thành phẩm
Request Form
Bảng u cầu cấp phát ngun phụ liệu

HƯỚNG DẪN CÔNG VIỆC KIỂM SOÁT KHO

Người thực hiện
& Kiểm sốt

Oct/02/2014

Trang 12/12