ky nang lam viec hieu qua full

LÀM THẾ NÀO ĐỂ ĐẠT
HIỆU QUẢ TRONG CÔNG VIỆC
hay
Làm Thế Nào Để Ăn Hết Con Voi
… Mà Không Bị Sói Ăn Thịt


Willkommen

Bienvenue

Welcome
welkom
yôkoso
Benvenuto
Bienvenida

tervetuloa


Vui lòng
Tắt chuông điện thoại!


Phần 1:
Thiết Lập và Triển Khai Mục Tiêu
Hay
Làm Thế Nào Để Ăn Hết Con Voi


Tài Liệu

Tài liệu huấn luyện dựa theo:
1.

2.

3.
4.

Hoàn Thành Mọi Việc Không Hề Khó (Getting Things
Done) - David Allen
Phương Pháp Lập Kế Hoạch Nhanh Chóng (Rapid
Planning Method) - Anthony Robbin
Tư Duy Tối Ưu (First Thing First) - Stephen Covey
Làm Ít Được Nhiều (Work Less Do More) – Jan Yager


Quy trình
1 Mô Tả Tầm
Nhìn và Nhiệm
Vụ Chủ Yếu

6 Đánh Giá

2 Xác Định Vai
Trò

5 Nhất Quán
Thực Hiện

3 Lựa Chọn

Các Mục Tiêu
cho mỗi vai trò

4 Bố Trí Công
Việc Trong Tuần


Tầm Nhìn
Mô tả tầm nhìn và nhiệm vụ chủ yếu:

• Điều gì là Quan Trọng Nhất?
• Điều gì đem lại ý nghĩa cho cuộc sống của bạn?
• Bạn muốn trở thành con người như thế nào và muốn làm
gì trong cuộc sống?


Tầm Nhìn
Mô tả tầm nhìn và nhiệm vụ chủ yếu:

 10000m: Tầm Nhìn dài hạn – Sự Nghiệp/Lý
Tưởng/Phong Cách Sống (hàng năm hoặc hơn)
 8000 m: Mục tiêu trung hạn 3-5 năm (hàng năm)
 6000 m: Mục tiêu ngắn hạn 1-2 năm (hàng quý)
 4000 m: Khu vực trách nhiệm (hàng tháng)
 2000 m: Dự án hiện tại/Công việc trong tuần (hàng tuần)
 Đường băng: Công việc trước mắt (hàng ngày)


Tầm Nhìn
Mô tả tầm nhìn và nhiệm vụ chủ yếu:

Bài tập:
Hãy suy nghĩ và viết ra (Sự Nghiệp & Cá Nhân)

 10000m: Tầm Nhìn dài hạn – Sự Nghiệp/Lý Tưởng/Cách
Sống
 8000 m: Mục tiêu trung hạn 3-5 năm
 6000 m: Mục tiêu ngắn hạn 1-2 năm


Vai Trò

Sức Khỏe

Tài Chính
Phát
Triển Sự
Nghiệp

Trí Tuệ

Tinh Thần

Quan Hệ:
GĐ & bạn
Cống Hiến


Mục Tiêu
Xem xét Vai Trò: Tùy thuộc vị trí & cá nhân
VD: Trưởng Phòng Kỹ Thuật

VAI TRÒ

Mục Tiêu trong tuần

Thời Gian

Quản lý Phòng Kỹ Thuật

Theo dõi hoạt động chung

Hàng ngày

Hỗ trợ bộ phận Sản Xuất
Quản lý dự án Cơ Sở Hạ Tầng

Hỗ trợ DA sản phẩm mới
Phát triển nhân viên

Theo dõi và hỗ trợ khi có sự
cố
Tiến hành dự án theo lịch
trình
Theo dõi hoạt động, hỗ trợ
nếu cần
Xem xét đánh giá thành tích
nhân viên quý 2

Ghi Chú

Hàng tuần / Đột Xuất

Theo lịch trình dự án

Đến tháng 6 2013

Hàng tháng
Hàng quý

Phát triển nghề nghiệp

Tham gia lớp CEO

Hàng tuần

Quan Hệ - GĐ & bạn bè

Đưa con đi dã ngoại cuối tuần Hàng tháng

Trong 6
tháng


Bố Trí
Xếp lịch trong tuần
Tuần 28
Monday, July 09, 2012

Tuesday, July 10, 2012

Wednesday, July 11, 2012

Thursday, July 12, 2012

Friday, July 13, 2012

Saturday, July 14, 2012

6

6

6

6

6

6

7

7

7

7

7

7

8

8

8

8

8

8

Sunday, July 15, 2012
6

7

Tennis
Họp phòng KT/ phòng SX

Họp phòng KT/ phòng SX

Họp phòng KT/ phòng SX

Họp phòng KT/ phòng SX

Tennis
8

Họp phòng KT/ phòng SX

9

9

9

9

9

9

9

10

10

10

10

10

10

10

11

11

11

11

11

11

12

12

12

12

12

12

12

1

1

1

1

1

1

1

2

2

2

2

2

2

2

3

3

3

3

3

3

Dã Ngoại
11

`
Họp tuần các Trưởng
Phòng

Họp dự án SP mới

Họp dự án SP mới

Họp tuần hỗ trợ SX

Họp đánh giá công tác quý 2

Họp dự án CSHT

Xem xét tổng kết tuần

4

4

4

4

4

5

5

5

5

5

3

Tennis DDA
4

4

Lên kế hoạch tuần sau
5

5

Pick Na & No
Even
ing

Evening

Học CEO

Eveni
ng

Evening

Học CEO

Eveni
ng

Evening

Evening

Học CEO

Việc công ty:
Việc 1
Việc 2
Việc 3
Việc 4

Việc 1
Việc 2
Việc 3
Việc 4

Việc 1
Việc 2
Việc 3
Việc 4

Việc 1
Việc 2
Việc 3
Việc 4

Việc 1
Việc 2
Việc 3
Việc 4

Việc nhà:
Nhà 1
Nhà 2
Nhà 3
Nhà 4

Nhà 1
Nhà 2
Nhà 3
Nhà 4

Nhà 1
Nhà 2
Nhà 3

Nhà 4

Nhà 1
Nhà 2
Nhà 3
Nhà 4

Nhà 1
Nhà 2
Nhà 3
Nhà 4

Việc 1
Việc 2
Việc 3
Việc 4

Nhà 1
Nhà 2
Nhà 3
Nhà 4

Nhà 1
Nhà 2
Nhà 3
Nhà 4


Bố Trí
Sắp xếp:

Không Quan
Trọng

Quan
Trọng

Khẩn

Không
Khẩn


Bố Trí
Sắp xếp:

Không Quan
Trọng

Quan
Trọng

Khẩn

Không
khẩn

Khủng hoảng
Sự Cố
Báo cáo đến

hạn chót

Chuẩn bị
Lâp kế hoạch
Thể thao
Giao lưu

Báo cáo, họp,
điện thoại không
cần thiết

Chuyện tầm
phào
Internet, chơi
gảm quá nhiều


Bố Trí
Sắp xếp:


Bố Trí
Thông Thường:

M

T

W

Th

F

Sa

Su


Bố Trí
Ưu tiên việc Quan Trọng:
M

T

W

Th

F

Sa

Su


Bố Trí
Khẩn

Khủng hoảng

Sự Cố
Báo cáo đến
hạn chót

Chuẩn bị
Lâp kế hoạch
Thể thao
Giao lưu

Báo cáo, họp,
điện thoại
không cần
thiết

Chuyện tầm
phào
Internet
Game

Quan Trọng

Không Khẩn

Không Quan
Trọng

Không Quan
Trọng

Quan Trọng

Khẩn

Không khẩn

20- 25%

65-80%

15%

Ít hơn 1%
2 – 3%

25-30%

50-60%

15%


Bố Trí
Phân loại công tác:
 Thường nhật (hàng ngày, hàng tuần, hàng tháng …)
 Theo dự án (có thời điểm bắt đầu và kết thúc)
 Đột xuất (xuất hiện không theo kế hoạch, không có thời gian cụ
thể)
 Cá nhân
Xác định hoạt động cần thiết cho công tác Thường Nhật
Xác định khung thời gian cho công tác Dự Án (băt đầu/kết thúc)

Dành thời gian cho việc đột xuất
Tương tự cho việc Cá Nhân


Bố Trí
1. Nhóm & kết hợp các công việc theo:
 Thời gian
 Địa điểm (công trường, nhà máy, văn phòng)
 Nguồn lực (người, công cụ)
Ví dụ:
 Họp nhóm, họp dự án
 Kiểm tra, giám sát, xử lý tại công trường
 Báo cáo
Lợi ích:
 Tiết kiệm thời gian


Bố Trí
2. Bố trí khung thời gian cho hoạt động cố định:
 Họp bộ phận 8:30 am – 9:00 am (hàng ngày)
 Họp hỗ trợ Sản Xuất 2:30 – 4:00 pm thứ Hai hàng tuần
 Họp tổng kết nhà máy 10:00 – 12:00 thứ Hai đầu hàng tháng
 Đi học thêm 7:00 – 9:00 thứ Hai, Tư, Sáu
Lợi ich:
 Việc quan trọng thực hiện đúng thời hạn
 Có thời gian dự phòng linh động cho việc đột xuất
 Không căng thẳng


Bố Trí

3. Dành đủ thời gian cho công tác chuẩn bị:
 Tài liệu, số liệu cho cuộc họp
 Dữ liệu để báo cáo
 Động não tìm ý tưởng/ giải pháp để giải quyết vấn đề
Lợi ích:
 Hiệu quả cao, tiết kiệm thời gian
 Nâng cao khả năng suy nghĩ phân tích và lập kế hoạch


Bố Trí
4. Dự phòng cho việc đột xuất:
 Khoảng 1 – 2 giờ/ ngày
 Tùy vị trí, công việc
Lợi ích:
 Không bị động
 Đủ thời gian cho việc quan trọng


Bố Trí
5. Công tác cho dự án:
• Lớn, phức tạp: Theo lịch trình dự án
• Nhỏ, đơn giản : Liệt kê công tác
• Vừa vừa: PLAN AHEAD


Bố Trí
5. Công tác cho dự án: PLAN AHEAD
 P: Pre-determine a course of actions – Xác định trước mọi công tác
 L: Layout your goals – Xác định mục tiêu
 A: Adjust your priorities – Sắp xếp theo thứ tự ưu tiên

 N: Notify key personels – Báo cho những người chủ chốt
 A: Allow time for acceptance – Dành thời gian để chấp nhận
 H: Heading to action – Hướng đến hành động
 E: Expect problems – Nhìn trước vấn đề có thể xảy ra
 A: Always point to successors – Luôn hướng đến nhân tố thành công
 D: Daily review your plan – Xem xét cập nhật kế hoạch mỗi ngày