Kỹ năng lắng nghe

K nng lng nghe

Giới thiệu
Ước tính trung bình, con ngời dùng 80% thời gian khi thức cho các hoạt động giao
tiếp. Trong đó, khoảng 45% thời gian l để lắng nghe.
Điều thú vị l khi yêu cầu một ngời đánh giá xem anh ta có phải l ngời biết lắng
nghe hay không, 85% số ngời đợc hỏi cho rằng họ ở mức trung bình hay kém trong
khi cha tới 5% cho rằng họ có thể lắng nghe rất tốt, hay l xuất sắc.
Quan trọng phải hiểu rằng nghe khác với lắng nghe. Nghe l một hoạt động thụ
động trong khi lắng nghe bao hm những nỗ lực v sử dụng tất cả các giác quan
khác, đặc biệt l dùng mắt. Để nhấn mạnh sự khác biệt, ngời ta thờng sử dụng khái
niệm chủ động lắng nghe.
Đối với ngời phỏng vấn, một trong những kỹ năng then chốt cần phát triển đó l kỹ
năng chủ động lắng nghe. Rất tiếc l phần lớn những ngời phỏng vấn đều nghĩ rằng
kỹ năng quan trọng nhất l đặt câu hỏi chứ không phải lắng nghe các câu trả lời. Xu
hớng tự nhiên của chúng ta l luôn luôn nói quá nhiều trong lúc phỏng vấn v lm
cho ngời đợc phỏng vấn quá tải bởi các câu hỏi đóng v phức tạp. Kết quả l ngời đ-
ợc phỏng vấn có rất ít cơ hội để cung cấp thông tin.

Quy tắc 70/30
Quy tắc cơ bản m bạn phải tuân theo nếu bạn l ngời phỏng vấn l: bạn phải dnh
70% thời gian cho lắng nghe v 30% để nói. Không may l trong phần lớn các trờng
hợp ngời phỏng vấn vận dụng ngợc lại, tức l 70% thời gian để nói v 30% có vẻ để
nghe!!
Vì bạn có thể suy nghĩ nhanh gấp 4 hay 6 lần tốc độ nói ra nên khuynh hớng chung
l bạn tắt điện v không lắng nghe ngời khác khi họ đang nói. Vì vậy trên thực tế,
chúng ta dùng rất ít thời gian để lắng nghe thực sự. Đó chỉ l một trong các hnh vi
cản trở việc chúng ta trở thnh ngời có kỹ năng lắng nghe tốt.

Ro cản cho việc lắng nghe
Ngoi những ro cản hữu hình cho việc lắng nghe nh l tiếng ồn v những tiếng

động lm sao lãng sự chú ý nh l tiếng chuông điện thoại, còn có những hnh vi của
con ngời cản trở họ trở thnh ngời biết lắng nghe tốt. Đó l:

Chấm điểm
Khi lắng nghe một ai đó, chúng ta thờng đánh giá những gì nghe đợc dựa trên kinh
nghiệm bản thân v cố gắng để tỏ ra mình hơn hẳn ngời khác.

Hnh vi c xử nh vậy thờng đợc nói ra nh thế ny:
A tôi có biết một doanh nghiệp ở đó họ đã tăng doanh thu của mình đến 75%
thông qua tiếp thị trực tiếp!
Hoặc l bằng cách suy nghĩ ồ ta chắc rằng ta có thể nghĩ ra một chiến lợc tiếp thị
khá hơn nh thế nhiều!

Đọc ý nghĩ
L khi bạn nghĩ rằng bạn biết ngời đối thoại với mình đang thực sự nghĩ gì, ngay cả
khi họ đã nói một điều hon ton khác v bạn thực sự không có bằng chứng no cho
kết luận của mình.
Ví dụ bằng cách tự nói với mình rằng Tôi cá l nguyên nhân thật sự khiến giám
đốc kinh doanh thôi việc l do anh ta đã bị đối xử không công bằng!!

Lặp lại câu hỏi
Nhẩm lại hoặc chuẩn bị cho câu hỏi tiếp theo bạn định hỏi trong khi ngời đối thoại
vẫn còn đang trả lời câu hỏi trớc. Những ngời phỏng vấn thờng quá chú tâm vo việc
nghĩ ra các câu hỏi thông minh đến mức họ quên mất việc phải lắng nghe câu trả lời.
Chúng ta thờng thấy l ngời phỏng vấn hỏi câu hỏi m ngời đối thoại đã trả lời rồi.
Chỉ vì ngời phỏng vấn thờng chuẩn bị trớc các câu hỏi thăm dò trong kế hoạch
phỏng vấn, đừng có máy móc sử dụng chúng!

Chỉ lắng nghe có chọn lọc
Đây l việc chỉ lắng nghe mẩu tin chính, v khi bạn nghe đợc, bạn không nghe tiếp

nữa. Ví dụ bạn có thể hỏi xem công ty có quỹ phúc lợi cho nhân viên không v khi
bạn nghe đợc l có, bạn không nghe chi tiết nữa.

Mơ mng
Để cho tâm trí bạn lơ lửng với những chuyện khác trong khi ngời đối thoại đang
nói.

Gán nhãn
Dự đoán về ngời đợc phỏng vấn ngay từ ấn tợng đầu tiên. Ví dụ, ngay lập tức bạn
cho rằng ngời đợc phỏng vấn không thể l một doanh nhân tốt bởi vì anh ta ăn mặc
xuềnh xong hay có một giọng nói nh quê. Bạn sau đó sẽ chỉ chăm chăm tìm những
bằng chứng để chứng minh cho nhận xét ban đầu đó.

Khuyên bảo
Đó l khi ngời phỏng vấn quên mất mục đích thực của cuộc phỏng vấn v liên tục
ngắt lời để cho lời khuyên thay vì phải lắng nghe.

Chìa khoá cho việc chủ động lắng nghe

1. Tập trung 100% vo ngời đợc phỏng vấn

Bạn chỉ một khoảng thời gian ngắn để tìm hiểu cng nhiều cng tốt về ngời ny cũng
nh việc kinh doanh của anh ta. Một bản kế hoạch kinh doanh đẹp sẽ không có nghĩa
l một hoạt động kinh doanh tuyệt vời nếu nó không đợc điều hnh bởi một doanh
nhân giỏi!
Trong một khoảng thời gian ngắn, bạn phải cố gắng tìm hiểu ngời đó đằng sau
những kế hoạch của họ. Có nghĩa l bạn phải dùng mọi giác quan của mình để lắng
nghe:

Điều họ nói

Cách họ nói

Các thông điệp m ngôn ngữ cơ thể mách bảo

2. Giữ tiếp xúc nhạy cảm bằng mắt
Việc hình thnh v giữ đợc tiếp xúc bằng mắt phù hợp trong suốt thời gian phỏng
vấn l một trong những chìa khoá để có đợc một giao tiếp hiệu quả. Thời lợng tiếp
xúc mắt đợc coi l bình thờng khác nhau ở những nền văn hoá khác nhau. Ví dụ, ở
Châu Âu, nghiên cứu cho thấy rằng trung bình một ngời lắng nghe nhìn ngời đối
thoại 75% thời gian, trong khi ngời nói nhìn ngời nghe 40% thời gian. Họ cùng nhìn
vo mắt nhau khoảng 30% thời gian!
Có thể những con số đó sẽ khác đối với văn hoá của Việt nam, nhng vẫn sẽ có
chuẩn mực văn hóa đợc chấp nhận. Vì vậy ngời phỏng vấn phải giữ đợc chuẩn
mực để ngời đợc phỏng vấn cảm thấy thoải mái.
Bạn cũng nên nhạy cảm với hnh vi tiếp xúc mắt của ngời đợc phỏng vấn. Chúng
ta biết rằng những ngời giấu đôi mắt sau cặp kính râm l những ngời đáng ngờ. Một
ngời đợc phỏng vấn không muốn tiếp xúc mắt có thể l họ đang lo lắng hoặc muốn
che giấu một điều gì đó về công việc kinh doanh của mình. Hãy chú ý đến những câu
hỏi m họ không muốn nhìn vo mắt của bạn v cố gắng thăm dò nhiều hơn.

3. Giữ sự cân bằng tâm lý
Hãy nhớ rằng khi phỏng vấn đánh giá cho vay thì ngời đợc phỏng vấn l ngời quan
trọng nhất trong phòng!
Đừng sắp xếp bối cảnh phỏng vấn gây bất lợi về trạng thái tâm lý cho ngời đợc
phỏng vấn. Hãy ngồi cùng một loại nghế để bạn cao bằng ngời đợc phỏng vấn ;
không nên có những đồ vật ngăn cách hai ngời nh một cái bn chẳng hạn v đừng để
ánh sáng chiếu thẳng vo mắt ngời đối thoại.
Nhìn ngời đối thoại từ trên xuống qua một chiếc bn rộng với cửa sổ sáng chói sau l-

ng bạn sẽ lm cho ngời đợc phỏng vấn cảm thấy bất lợi về tâm lý v họ sẽ không sẵn
lòng trò chuyện cởi mở với bạn về công việc kinh doanh của họ.

4. Hãy l tấm gơng phản chiếu ngời đợc phỏng vấn

a. T thế
Khi bạn ngồi cùng với một ai đó m bạn thích thì bạn sẽ vô tình lm theo những cử
chỉ điệu bộ của ngời đó. Bạn có thể vơn ngời lên trớc nếu họ lm nh vậy, bạn bắt
chéo chân khi họ lm thế. Một ngời biết lắng nghe thì cần tích cực lm tấm gơng
phản chiếu những ngôn ngữ cơ thể của ngời đối thoại, ngay cả khi họ không phải l
bạn thân của bạn!!

b.Tốc độ nói
Một ngời phỏng vấn giỏi sẽ điều chỉnh tốc độ nói của mình cho phù hợp với tốc
độ của ngời đợc phỏng vấn . Điều đó sẽ khuyến khích ngời đợc phỏng vấn tiếp
tục nói vì họ cảm thấy rằng bạn có cùng cảm xúc về đề ti họ đang đề cập tới.
Nếu họ quá hứng khởi về công việc kinh doanh họ sẽ nói rất nhanh v nếu bạn
cũng tỏ ra nhiệt tình lắng nghe thì họ sẽ tiếp tục kể về điều đó.

5. Khuyến khích ngời đợc phỏng vấn tiếp tục khi bạn muốn họ cung cấp thêm thông
tin

a. Dùng ngôn ngữ cơ thể khuyến khích