Quy trình tác nghiệm tại công ty tài chính cổ phần xi măng

Quy trình tác nghiệm tại Công ty tài chính cổ phần Xi măng

1. Hoạt động tác nghiệp thông thường nhất tại doanh nghiệp:
Ra đời năm 2008, Công ty tài chính cổ phần Xi măng - một tổ chức
tín dụng phi ngân hàng - tự hào được khách hàng đánh giá cao trong việc
cung cấp các dịch vụ tài chính. Lý do chủ yếu là hầu hết các nhà ngân hàng
đều cho rằng ngân hàng là loại công nghiệp tài chính chứ hông phải là
công nghiệp dịch vụ. Khuynh hướng cạnh tranh của họ dựa trên năng lực
về tài chính nhiều hơn là chất lượng dịch vụ.
Các dòng sản phẩm của Công ty Tài chính cổ phần Xi măng là: Tín
dụng cá nhân (khách hàng là các cá nhân); tín dụng doanh nghiệp (khách
hàng là các tổ chức, doanh nghiệp); đầu tư tài chính; bảo lãnh; thanh tóan
quốc tế…
Trong khuôn khổ bài tập này, tôi lựa chọn hoạt động tác nghiệp tín
dụng doanh nghiệp để phân tích quy trình quản lý. Hoạt động tín dụng
doanh nghiệp bao gồm các bước sau:
Bước 1: Lập hồ sơ vay vốn:
Bước này cán bộ tín dụng thực hiện ngay sau khi tiếp xúc khách
hàng. Dựa trên bộ hồ sơ khách hàng trình, cán bộ tín dụng kiểm tra và thu
thập thông tin như: năng lực pháp lý, năng lực hành vi dân sự của khách
hàng, khả năng sử dụng vốn vay, khả năng hoàn trả nợ vay (vốn vay + lãi)
Bước 2: Phân tích tín dụng:
Trên cơ sở bộ hồ sơ khách hàng trình, cán bộ tín dụng dựa vào các
quy chế, quy định của công ty để xác định khả năng hiện tại và tương lại
của khách hàng trong việc sử dụng vốn vay + hoàn trả nợ vay.
Cán bộ tín dụng cần: tìm kiếm những tình huống có thể xảy ra dẫn
đến rủi ro cho ngân hàng; dự đoán khả năng khắc phục những rủi ro; dự
kiến những biện pháp giảm thiểu rủi ro và hạn chế tổn thất cho ngân hàng.
Bên cạnh đó cán bộ tín dụng cũng cần phân tích tính chân thật của
những thông tin đã thu thập được từ phía khách hàng, từ đó nhận xét thái
độ, thiện chí của khách hàng làm cơ sở cho việc ra quyết định cho vay.

Bước 3: Ra quyết định tín dụng:
Sau khi phân tích khả năng tài chính, tình hình sản xuất kinh doanh,
cán bộ tín dụng trình hồ sơ lên hội đồng thẩm định. Hội đồng thẩm định
của công ty sẽ ra quyết định đồng ý hoặc từ chối cho vay đối với một hồ sơ
vay vốn của khách hàng.
Vấn đề thẩm định hồ sơ để ra quyết định nhằm tránh 2 sai lầm cơ
bản về quyết định tín dụng:
- Đồng ý cho vay với một khách hàng không tốt (hoạt động sản xuất
kinh doanh không tốt, naăg lực tài chính yếu…)
- Từ chối cho vay với một khách hàng tôt.
Cả 2 sai lầm đều ảnh hưởng đến hoạt đông kinh doanh tín dụng,
thậm chí sai lầm thứ 2 còn ảnh hưởng đến uy tín của ngân hàng.
Bước 4: Ký kết hợp đồng tín dụng:
Sau qúa trình thẩm định hồ sơ, quyết định cấp tín dụng, Công ty và
khách hàng sẽ tiến hành ký kết hợp đồng tín dụng. Trên cơ sở hợp đồng tín
dụng, Công ty tài chính cổ phần Xi măng cam kết một số tiền cụ thể với
các điều khỏan về thời hạn, lãi suất, thưởng phạt…
Bước 5: Giải ngân:
Công ty tài chính cổ phần Xi măng sẽ tiến hành cung cấp tín dụng
cho khách hàng theo hạn mức đã ký kết trong hợp đồng tín dụng.
Nguyên tắc giải ngân của Công ty tài chính cổ phần Xi măng: phải
gắn liền sự vận động của tín dụng với kế hoạch sử dụng tín dụng của khách
hàng, nhằm kiểm tra mục đích sử dụng vốn vay của khách hàng và đảm
bảo khả năng thu nợ. Đồng thời công ty cũng tạo mọi điều kiện thuận lợi,
không gây phiền hà cho công việc sản xuất kinh doanh của khách hàng.
Bước 6: Giám sát tín dụng:
Nhân viên tín dụng thường xuyên kiểm tra việc sử dụng tín dụng
thực tế của khách hàng, hiện trạng tài sản đảm bảo, tình hình tài chính của

khách hàng,.. để đảm bảo khả năng thu nợ.
Bước 7: Thanh lý hợp đồng tín dụng:


Hết thời hạn hợp đồng tín dụng, các bên liên quan sẽ tiến hành thanh
lý hợp đồng nếu khách hàng thanh tóan hết nợ. Trường hợp khách hàng
chưa thanh tóan hết khi đến hạn tín dụng, công ty sẽ xem xét gia hạn hoặc
sử dụng quyền như đã thỏa thuận trong hợp đồng để bảo tòan tín dụng.
* Các rào cản đối với việc triển khai chiến lược cạnh tranh:
Xét trên khía cạnh phân tích thị trường, có hai loại rào cản đối với
các doanh nghiệp là rào cản bên trong và rào cản bên ngoài doanh nghiệp:
+ Rào cản từ bên ngoài doanh nghiệp:
- Cạnh tranh giữa các doanh nghiệp có cùng dịch vụ. Là doanh
nghiệp ra đời sau, Công ty tài chính cổ phần Xi măng có lợi thế về nắm bắt
công nghệ mới, đi tắt đón đầu những công nghệ, sản phẩm mới. Tuy nhiên,
kinh nghiệm hoạt động là vấn đề mà công ty cần quan tâm để có thể cạnh
tranh với các doanh nghiệp khác.
- Một số chính sách về tài chính trong giai đoạn kinh tế khó khăn
cũng là trở ngại không nhỏ trong hoạt động của doanh nghiệp
+ Rào cản từ bên trong doanh nghiệp:
Bản thân trong doanh nghiệp, một số yếu tố như: theo lối mòn, ngại
thay đổi, chuyên môn nghiệp vụ không đồng đều sẽ dẫn đến việc quản lý
và điều hành rất khó khăn, hoạt động không hiệu quả.
Từ việc nhìn thấy các rào cản của doanh nghiệp do đó chúng tôi đã
có một số biện pháp để khắc phục sau:
- Từng bước nâng cao tiềm lực về tài chính, củng cố và nâng cao
chất lượng dịch vụ để cạnh tranh với các doanh nghiệp khác.
- Nâng cao năng lực cán bộ quản lý dự báo, thích ứng với tình hình
khó khăn hiện tại, tạo đà cho phát triển trong tương lai.
- Mở rộng hợp tác không những trong nước mà cả các doanh nghiệp

nước ngoài để cùng hợp tác trên cơ sở hai bên cùng có lợi, học tập, trao đổi
kinh nghiệm quản lý điều hành.
2. Loại bỏ lãng phí trong doanh nghiệp:


Phương pháp sản xuất Lean (Lean Manufacturing – Lean
Production) là
một phương pháp sản xuất được xem là mang lại hiệu quả nhất hiện nay.
Phương thức sản xuất Lean cũng có nhiều tên gọi và cách nh.n nhận khác
nhau,chẳng hạn có thể còn được gọi là phương thức sản xuất Toyota (TPS),
phương thức Just In Time (JIT), phương thức sản xuất không dự trữ (Zero
Inventory).
Mục tiêu của phương thức sản xuất Lean là hoàn toàn loại bỏ các lãng phí
xảy ra trong quá trình sản xuất từ đó cho phép cải thiện hệ thống sản xuất
tối ưu, tinh gọn (theo đúng nghĩa của từ Lean). Với phương pháp Lean,
doanh nghiệp sản xuất có thể giảm chi phí sản xuất, tăng sản lượng đầu ra,
và rút ngắn thời gian sản xuất. Nhiều khái niệm về Lean Manufacturing
đều bắt nguồn từ Hệ thống sản xuất Toyota (TPS) và đã được dần triển
khai xuyên suốt các hoạt động của Toyota từ những năm 1950. Cụm từ
“Lean Manufacturing” hay “Lean Production” bắt đầu được h.nh thành khi
có những nghiên cứu của các học giả Mỹ tại đại học công nghệ
Massachusset tiến hành vào cuối những năm 80 của thế kỷ trước. Nghiên
cứu này tập trung đánh giá những thành công trong phương thức sản xuất
của các doanh nghiệp Nhật đặc biệt là của công ty ô tô Toyota.
Khái niệm Lean đ. xuất hiện lần đầu tiên trong cuốn Cỗ máy làm thay đổi
Thế
giới (The Machine that Changed the World) xuất bản năm 1990.
Vì là doanh nghiệp chuyên về dịch vụ và có những một số riêng biệt
nhưng công ty có mốt số lãng phí kể trên. Trong 07 loại lãng phí nêu trên,
tôi thấy doanh nghiệp tôi có một số loại sau:

- Đợi chờ
Đặc thù của dịch vụ tài chính là phải tuân thủ chặt chẽ các quy định,
thủ tục hành chính, do đó đòi hỏi khách hàng phải chờ đợi. Công ty luôn
tìm cách đơn giản hóa các thủ tục cho khách hàng, nhưng vẫn phải đảm
bảo các điều kiện về quản lý chất lượng.


- Thao tác
Trong quá trình hoạt động kinh doanh luôn ẩn chứa những yếu tố
bên ngoài tác động. Trong một số tình huống, cán bộ của công ty có thể có
những thao tác chủ quan, gây lãng phí.
Mặc dù không phải là một doanh nghiệp chuyên về sản xuất nhưng
doanh nghiệp chúng tôi cũng nhận thức đầy đủ về các loại lãng phí trong
toàn bộ hoạt động của mình. Chúng tôi lựa chọn một số giải pháp nhằm
hạn chế các loại lãng phí đó:
1. Giáo dục CBCNV trong Công ty nhận thức rõ về lãng phí:
Mỗi thành viên phải nhận thức được các loại lãng phí và trách nhiệm
của mình trong việc loại bỏ nó. Bản thân những người lãnh đạo trong công
ty phải thực hiện nghiêm túc để nhân viên noi gương học tập.
2. Nguyên nhân gây ra lãng phí và nhận dạng nó bằng cách nào:
Lãng phí có thể phát sinh trong bất kỳ khâu nào của điều hành sản xuất.
Muốn nhìn ra lãng phí đòi hỏi phải nhận thức được những bất cập trong
các khâu quản lý điều hành của doanh nghiệp: Đây là một trong việc quan
trọng để xác định ra lãng phí, vì khó nhất đó là không xác định được
những bất cập trong quy trình sản xuất kinh doanh của mình, không biết
mình đang lãng phí gì, lãng phí ở khâu nào.
3. Cách làm để loại bỏ các lãng phí không cần thiết:
a, Thực hiện tốt nguyên tắc 7S trong điều hành sản xuất:
- Sort (Sàng lọc): Luôn luôn sàng lọc để xác định những gì không
cần dùng đến thì bỏ đi hoặc điều chuyển đến nơi cần thiết.

- Simplify (Sắp xếp) : Sắp xếp bộ máy phòng ban và sắp xếp các
công cụ, dụng cụ một cách khoa học
- Shine (Sạch sẽ) : Luôn luôn bảo đảm sạch sẽ nới làm việc và môi
trường làm việc.
- Standardize (Sẵn sàng): Khi cần thiết cho sản xuất và sẵn sàng loại
bỏ các biến động trong sản xuất cũng như thay đổi khi cần thiết.


- Sustain (Sâu sát): Sâu sát và chống quan liêu nhằm duy trì việc đã
thực hiện và nhận diện được các nhu cầu phát triển cũng như các bất cập
trong hoạt động sản xuất.
- Safety: (An toàn): Đảm bảo an toàn lao động cũng như an toàn về
con người cũng như phương tiện sử dụng nhằm đạt hiệu quả cao.
- Support (Hỗ trợ): Xây dựng được lực lượng phản ứng nhanh sẵn
sàng hỗ trợ cho các đơn vị.
b, Kết hợp chặt chẽ giữa việc hoàn thiện quy trình với việc khoán
sản phẩm, thúc đẩy nhân viên có động lực cống hiến. Tuy nhiên, vẫn chú
trọng việc quản lý linh hoạt, thay đổi quy trình hoạt động cho phù hợp với
ngành nghề và điều kiện thực tiễn, áp dụng Công nghệ thông tin vào điều
hành và quản lý các hoạt động của Công ty.
c, Tổ chức thực hiện tốt phong trào sáng kiến, ý tưởng cải tiến
phong cách làm việc và phục vụ khách hàng.
d, Thoả mãn các yêu cầu của khách hàng một cách hợp lý: Cung cấp
các dịch vụ phục vụ cho từng loại khách hàng (Không dùng một chính
sách cho tất cả các loại khách hàng khác nhau).
Tóm lại: Một doanh nghiệp muốn tồn tại và phát triển trong cơ chế
thị trường không có gì hơn là phải lựa chọn được một chiến lược cạnh
tranh hợp lý, tìm ra những điểm bất cập trong hoạt động của bộ máy điều
hành và phải biết tối ưu nó nhằm loại bỏ những lãng phí không cần thiết
để đạt hiệu quả cao nhất. Hy vọng rằng với kinh nghiệm của bản thân kết

hợp với các kiến thức thu được trong môn học, tôi sẽ áp dụng linh hoạt và
hiệu quả trong điều hành nhằm đưa Doanh nghiệp ngày một phát triển.
Người trình bày

Đặng Văn Triều