QUY TRÌNH KIỂM SOÁT CÁC KHOẢN THU VÀ CHI TRONG TOUR TẠI CÔNG TY LIÊN DOANH DU LỊCH APEX VIỆT NAM

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO
ĐẠI HỌC NÔNG LÂM TP.HỒ CHÍ MINH

QUY TRÌNH KIỂM SOÁT CÁC KHOẢN THU VÀ CHI TRONG
TOUR TẠI CÔNG TY LIÊN DOANH DU LỊCH APEX
VIỆT NAM

ĐÀM ĐĂNG DUY

KHOÁ LUẬN VĂN TỐT NGHIỆP
ĐỂ NHẬN VĂN BẰNG CỬ NHÂN
NGÀNH KINH TẾ
CHUYÊN NGÀNH KẾ TOÁN

Thành phố Hồ Chí Minh
Tháng 07/2010


Hội đồng chấm báo cáo khóa luận tốt nghiệp đại học khoa Kinh Tế, trường Đại
học Nông Lâm Thành phố Hồ Chí Minh xác nhận khóa luận “Quy trình kiểm soát
các khoản mục thu và chi trong tour tại công ty LDDL Apex Việt Nam”. Do Đàm
Đăng Duy, sinh viên khóa 32, ngành Kế TOÁN, đã bảo vệ thành công trước hội đồng
vào ngày

GV. NGUYỄN Ý NGUYÊN HÂN
Người hướng dẫn,

Ngày

tháng

Chủ tịch hội đồng chấm báo cáo

Ngày

tháng

năm

Thư ký hội đồng chấm báo cáo

năm

Ngày

ii

tháng

năm


LỜI CẢM TẠ
Tôi rất trân trọng cảm ơn Ban Lãnh Đạo công ty LDDL Apex Việt Nam, cùng
toàn thể anh chị phòng kế toán kiểm tour, trong đó có chị Tố Nga, chị Trang, chị Hà và
anh Toàn đã giúp đỡ và tạo điều kiện thuận lợi cho tôi tiếp cận các hoạt động thực tế
của công ty để hoàn thành khóa luận tốt nghiệp. Xin cảm ơn cô Lê Kim Lan – Kế
Toán Trưởng công ty, người đã tận tình giúp đở và chỉ bảo tôi trong thời gian qua.
Tôi xin chân thành cảm ơn Ban Giám Hiệu trường Đại học Nông Lâm, Ban
Chủ Nhiệm Khoa Kinh Tế cùng toàn thể quý Thầy Cô trường Đại học Nông Lâm đã
truyền đạt kiến thức cho tôi trong suốt thời gian học tập tại trường.

Xin chân thành cảm ơn cô Nguyễn Ý Nguyên Hân, với vai trò là giáo viên
hướng dẫn, giải đáp những thắc mắc trong suốt thời gian học tập và viết bài. Nhờ sự
truyền đạt và chỉ dẫn tận tình của cô giúp tôi hoàn thành đề tài này đúng thời hạn.
Cảm ơn tập thể anh em nhà hàng Định Ý, và tất cả bạn bè lớp DH06KEA đã
giúp tôi trong quá trình thực hiện đề tài này.
Cuối cùng tôi xin chúc quý thầy cô trường Đại Học Nông Lâm, cô Nguyễn Ý
Nguyên Hân cùng cô Lê Kim Lan luôn mạnh khỏe và công tác tốt.
Kính chúc công ty LDDL Apex Việt Nam ngày càng thịnh vựng, phát triển và
khẳng định vị trí của mình trong ngành.
Sinh viên
Đàm Đăng Duy

iii


NỘI DUNG TÓM TẮT
ĐÀM ĐĂNG DUY, Khoa Kinh Tế, Đại Học Nông Lâm Thành Phố Hồ Chí
Minh. Tháng 07 năm 2010. “Quy Trình Kiểm Soát Các Khoản Mục Thu Và Chi
Trong Tour Tại Công Ty Liên Doanh Du Lịch Apex Việt Nam”.
ĐÀM ĐĂNG DUY, Faculty of Economics, Nong Lam University – Ho Chi
Minh City. July 2010. “The Controlling Procedure Of The Tour’s Receipts And
Expenses At Apex Vietnam Co., LTD”.
Khóa luận tìm hiểu thực tế quy trình kiểm soát nội bộ các hoạt động thu và chi
trong tour tại công ty LDDL Apex Việt Nam. Qua những vấn đề nghiên cứu đưa ra các
ưu điểm và nhược điểm, trên cơ sở đó đề xuất một số giải pháp và kiến nghị nhằm
hoàn thiện hệ thống kiểm soát tại công ty.

iv

MỤC LỤC
Trang
Danh mục các chữ viết tắt

viii

Danh mục các bảng

xi

Danh mục các hình

x

Danh mục phụ lục

xi

CHƯƠNG 1: MỞ ĐẦU

1

1.1. Đặt vấn đề

1

1.2. Mục tiêu nghiên cứu

1

1.3. Phạm vi nghiên cứu

1

1.4. Cấu trúc của khóa luận

2

CHƯƠNG 2: TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY LDDL APEX VIỆT NAM
2.1. Lịch sử hình thành và phát triển công ty

3
3

2.1.1. Sơ lượt về công ty

3

2.1.2. Lịch sử ra đời và phát triển của công ty

3

2.2. Chức năng nhiệm vụ của công ty

5

2.2.1. Chức năng

5

2.2.2. Nhiệm vụ

5

2.3. Tổ chức bộ máy của công ty

5

2.3.1. Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý

5

2.3.2. Chức năng, nhiệm vụ của từng phòng ban

6

2.4. Đặc điểm nhân sự công ty

9

2.4.1. Chế độ đãi ngộ

9

2.4.2. Cơ cấu nhân sự

9

2.5. Đặc điểm ngành nghề kinh doanh

11

2.6. Những thuận lợi và khó khăn

12

2.6.1. Thuận lợi

12

2.6.2. Khó khăn

12

2.7. Định hướng và mục tiêu phát triển trong tương lai
CHƯƠNG 3: NỘI DUNG VÀ PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU
3.1. Cơ sở lý luận

12
14
14

v


3.1.1. Khái niệm về kiểm soát nội bộ

14

3.1.2. Mục tiêu của kiểm soát nội bộ

14

3.1.3. Ý nghĩa và vai trò của kiểm soát nội bộ

14

3.1.4. Các thành phần của hệ thống KSNB

15

3.1.5. Kiểm soát hệ thống tài khoản và qui trình hoạch toán

22

3.1.6. Kiểm soát nội bộ đối với doanh nghiệp nhỏ

22

3.1.7. Những hạn chế tiềm tàng của kiểm soát nội bộ

23

3.1.8. Kiểm soát nội bộ đối với chu trình doanh thu

23

3.1.9. Kiểm soát nội bộ đối với chu trình chi phí

25

3.1.10. Kiểm soát nội bộ đối với giá vốn hàng bán

27

3.2. Phương pháp nghiên cứu

27

3.2.1. Phỏng vấn các nhà quản lý, nhân viên giám sát

27

3.2.2. Kiểm tra số liệu và sổ sách

27

3.2.3. Quan sát các hoạt động kiểm soát thực tế tại công ty

28

CHƯƠNG 4: KẾT QUẢ VÀ THẢO LUẬN
4.1. Tổng quan về quy trình làm tour và KSNB tại công ty

29
29

4.1.1. Mô tả quy trình làm tour

29

4.1.2. Tổng quan về KSNB của công ty

30

4.2. Kiểm soát quy trình thu tiền

30

4.2.1. Kiểm soát quy trình thu tiền mặt

30

4.2.2. Kiểm soát thu tiền qua ngân hàng (từ Apex Nhật)

33

4.2.3. Kiểm soát lại số tiền thu trong tháng

36

4.3. Kiểm soát quy trình chi tiền

36

4.3.1. Kiểm soát quy trình chi tiền mặt trong tour

36

4.3.2. Kiểm soát các khoản phải trả trong tour

38

4.4. Đánh giá hoạt động kiểm soát nội bộ tại công ty LDDL Apex Việt Nam 40
4.4.1. Đánh giá môi trường kiểm soát

40

4.4.2. Đánh giá các hoạt động kiểm soát

41

4.4.3. Đánh giá các rủi ro của kiểm soát nội bộ tại công ty

43

4.4.5. Đánh giá chung về hoạt động kiểm soát của công ty

44

CHƯƠNG 5: KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ
vi

45


5.1. Kết luận

45

5.2.Kiến nghị

45

5.2.1. Kiến nghị trong kiểm soát thu

46

5.2.2. Kiến nghị trong kiểm soát chi

49

5.2.3. Kiến nghị chung cho kiểm soát nội bộ tại công ty

49

TÀI LIỆU THAM KHẢO

51

PHỤ LỤC

vii


DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT
BCTC

báo cáo tài chính

BP

bộ phận

BPGH

bộ phận gửi hàng

CNV

công nhân viên

GĐ

giám đốc

GTGT

giá trị gia tăng

LBH

lệnh bán hàng

LDDL

liên doanh du lịch

MTKS

môi trường kiểm soát

NH

ngân hàng

KH

khách hàng

KHDT

Kế Hoạch Đầu Tư

KT

kế toán

KTT

kế toán trưởng

KS

kiểm soát

KSNB

kiểm soát nội bộ

HDV

hướng dẫn viên

TNCN

thu nhập cá nhân

TP.HCM

thành phố Hồ Chí Minh

viii


DANH MỤC CÁC BẢNG
Trang
Bảng 2.1. Cơ Cấu Nhân Sự Công Ty LDDL Apex Việt Nam

10

Bảng 4.1. Mẫu Thu Tiền Optional Tour

31

Bảng 4.2. Mẫu Phiếu Đề Nghị Chi Tiền

36

ix

DANH MỤC CÁC HÌNH
Trang
Hình 2.1. Sơ Đồ Cơ Cấu Tổ Chức Công Ty

5

Hình 2.2. Sơ Đồ Bộ Máy Kế Toán Công Ty

8

Hình 2.3. Sơ Đồ Hình Thức Kinh Doanh

11

Hình 4.1. Sơ đồ Kiểm Soát Việc Thu Tiền Mặt Trong Tour

32

Hình 4.2. Sơ Đồ Kiểm Soát Thu Tiền Qua Ngân Hàng

33

Hình 4.3. Sơ Đồ Kiểm Soát Chi Tiền Mặt Trong Tour

37

Hình 5.1. Sơ Đồ Hoàn Thiện Hệ Thống Kiểm Soát Quy Trình Thu Qua Ngân Hàng 47

x


DANH MỤC PHỤ LỤC
Phụ lục 01. Chứng Từ Đặt Tour Từ Apex Nhật
Phụ lục 02. Các Mail Đặt Chổ Với Nhà Cung Cấp
Phụ lục 03. Các Bảng Báo Giá Của Nhà Cung Cấp
Phụ lục 04. Bảng Tính Giá Tour Gửi Apex Nhật
Phụ lục 05. Hóa Đơn Gửi Đi Apex
Phụ lục 06. Chứng Từ Nộp Tiền Mặt Trong Tour
Phụ lục 07. Phiếu Thu
Phụ lục 08. Bảng Giá Các Địa Điểm Tham Quan
Phụ lục 09. Các Vé Vào Cửa Tham Quan
Phụ lục 10. Phiếu Chi
Phụ lục 11. Bảng Kê Chi Tiết Công Nợ
Phụ lục 12. Hóa Đơn GTGT Đầu Vào
Phụ lục 13. Bảng Ước Tính Của Điều Hành Tour
Phụ lục 14. Ủy Nhiệm Chi
Phụ lục 15. Bảng Kê Đi Tour Của HDV

xi


CHƯƠNG 1
MỞ ĐẦU

1.1. Đặt vấn đề
Hoạt động kinh doanh hiện nay phải đặt trong môi trường cạnh tranh hết sức dữ
dội và môi trường kinh doanh luôn thay đổi nhanh chóng. Bên cạnh những thuận lợi và
cơ hội phát triển, nền kinh tế vẫn luôn mang lại cho doanh nghiệp rất nhiều rủi ro. Rủi

ro là một yếu tố khó nắm bắt, nó chịu ảnh hưởng không chỉ môi trường bên ngoài như
các thể chế luật pháp, lạm phát, lãi suất,…mà còn tùy thuộc vào khả năng quản lý,
kiểm soát và năng lực thích nghi của doanh nghiệp. Khi môi trường thay đổi nhanh,
khó dự đoán hơn và sự cạnh tranh mang tính toàn cầu thì việc phân tích, kiểm soát và
thích nghi với môi trường là vô cùng quan trọng. Phát triển một doanh nghiệp năng
động, đủ sức thích ứng và cạnh tranh là một yếu tố quyết định sự tồn tại và phát triển.
Nhận thấy tầm quan trọng của vấn đề trên cùng điều kiện thực tế tại công ty.
Được sự đồng ý của công ty LDDL Apex Việt Nam và sự hướng dẫn của cô Nguyễn Ý
Nguyên Hân, tôi đã quyết định chọn đề tài “Quy Trình Kiểm Soát Các Khoản Mục
Thu Và Chi Trong Tour Tại Công Ty LDDL Apex Việt Nam”.
1.2. Mục tiêu nghiên cứu
Tìm hiểu thực trạng về hoạt động kế toán và công tác kiểm soát. Từ đó tìm ra
những điểm mạnh cũng như các hạn chế của KSNB Công Ty.
Đưa ra một số kiến nghị nhằm hoàn thiện KSNB Công Ty.
Tiếp cận thực tế để nâng cao kiến thức chuyên ngành.
1.3. Phạm vi nghiên cứu
Đề tài được thực hiện trong phạm vi nghiên cứu như sau:
Phạm vi không gian: Bộ phận kế toán kiểm tour công ty LDDL Apex Việt
Nam.
Phạm vi thời gian: Từ 01/05/2010 đến 01/06/2010


Nội dung nghiên cứu: Công tác kiểm soát nội bộ các khoản mục thu và chi trong
tour tại công ty LDDL Apex Việt Nam.
1.4. Cấu trúc của khoá luận
Luận văn gồm 5 chương
- Chương 1. Mở đầu
Chương này nêu rõ sự cần thiết của đề tài, mục tiêu nghiên cứu và các giới hạn
về không gian, thời gian của đề tài.
- Chương 2. Tổng quan

Giới thiệu tổng quan về công ty LDDL Apex Việt Nam.
- Chương 3. Cơ sở lý luận và phương pháp nghiên cứu
Chương này trình bày chi tiết về những cơ sở lí luận và lí thuyết có liên quan
đến vấn đề nghiên cứu và giới thiệu một cách có hệ thống các phương pháp nghiên
cứu mà luận văn sử dụng để đạt được các mục tiêu nghiên cứu hoặc tìm ra các kết quả
nghiên cứu.
- Chương 4. Kết quả và thảo luận
Trình bày nội dung của những kết quả đã thu thập được trong thời gian thực
tập.
- Chương 5. Kết luận và đề nghị
Trình bày những nhận xét về nội dung. Đồng thời đưa ra những nhận xét về
công tác tổ chức và quản trị tại công ty.

2


CHƯƠNG 2
TỔNG QUAN

2.1. Lịch sử hình thành và phát triển của công ty
2.1.1. Sơ lượt về công ty
Tên công ty:

Công Ty LDDL Apex Việt Nam

Tên giao dịch:

Apex Vietnam Co., LTD

Địa chỉ:

Số 16 Ngô Thời Nhiệm, Phường7, Quận3, TP.HCM

Tel:

39309811

Fax:

39309833

E-mail:

hcmapexvietnam.com

Website:

www.vietnam-sketch.com

Lĩnh vực kinh doanh :

Cung cấp dịch vụ du lịch lữ hành quốc tế

Niên độ kế toán:

Bắt đầu từ ngày 1/1 đến 31/12

2.1.2. Lịch sử ra đời và phát triển của công ty
Quá trình hình thành và phát triển Công Ty có thể chia ra thành 5 giai đoạn sau:
a) Giai đoạn 1: Từ năm 1992 đến 1997

Công Ty được thành lập và chính thức đi vào hoạt động từ năm 1992 căn cứ
giấy phép đầu tư số 318/GP ngày 31/01/1992 của Ủy Ban Nhà Nước về hợp tác đầu
tư, cho phép hai bên gồm:
- Bên Việt Nam: “TRUNG TÂM DỊCH VỤ ĐẦU TƯ VÀ ỨNG DỤNG
KHOA HỌC” thuộc trường “ĐẠI HỌC KINH TẾ TP.HCM” trụ sở tại số 17 Phạm
Ngọc Thạch, Quận 3, TP. HCM
- Bên nước ngoài: “COMING HOME TOUR (MỸ)”, trụ sở tại 5708S.Gessner
DR.HOUSTON, TX77036, USA.
- Công ty có tên gọi là “CÔNG TY LDDL VỀ NGUỒN”, nhiệm vụ chính là để huấn
luyện cán bộ nghiệp vụ, kỹ thuật ngành du lịch và kinh doanh dịch vụ du lịch cho


khách từ Mỹ vào Việt Nam. Thành lập công ty với mục đích ban đầu là tổ chức huấn
luyện nghiệp vụ, kỹ thuật mới trong ngành du lịch và kinh doanh dịch vụ du lịch cho
khách Mỹ vào Việt Nam.
b) Giai đoạn 2: Từ năm 1997 đến năm 1998
Căn cứ giấy phép điều chỉnh ngày 10/05/2007 của Bộ Trưởng Bộ KHĐT về
việc chuyển nhượng toàn bộ nghĩa vụ và quyền lợi của công ty “COMING HOME
TOUR” sang cho công ty APEX INTERNATIONAL INC (NHẬT BẢN). Công ty
được thay đổi tên gọi là: “ CÔNG TY LIÊN DOANH DU LỊCH APEX – CESAIS”
Căn cứ giấy phép điều chỉnh ngày 13/01/1998 Công Ty chuyển trụ sở sang số
64 Phạm Ngọc Thạch, Quận 3, TP.HCM.
c) Giai đoạn 3: Từ năm 1998 đến năm 2002
Căn cứ giấy phép điều chỉnh số 318/GPC3 ngày 27/03/1998 về việc chuyển
nhượn một phần quyền và nghĩa vụ của “CÔNG TY APEX INTERNATIONAL”
trong “CÔNG TY LIÊN DOANH DU LỊCH APEX –CESAIS” cho “CÔNG TY
HOÀNG VIỆT”. Công Ty được đổi tên thành: “CÔNG TY LIÊN DOANH DU LỊCH
APEX VIỆT NAM”, tên giao dịch là “APEX-VIETNAM CO.LTD”.
d) Giai đoạn 4: Từ năm 2002 đến năm 2007
Căn cứ giấy phép số 846/KHDT-DN ngày 12/03/2002 của Sở Kế Hoạch và Đầu

Tư. Công Ty chuyển lên trụ sở mới đặt tại: số 41 Đinh Tiên Hoàng, Phường Bến
Nghé, Quận 1, TP.HCM.
Trong điều kiện nền kinh tế ngày càng hội nhập và phát triển, công ty đã quyết
định mở rộng qui mô kinh doanh. Căn cứ giấy phép số 1798/KHDT-DN ngày
26/04/2004 của Sở Kế Hoạch và Đầu Tư, công ty mở thêm văn phòng giao dịch tại số
40 Mạc Thị Bưởi, Quận 1, TP.HCM.
Căn cứ giấy phép số 345 /KHDT-DN ngày 20/01/2005 Sở Kế Hoạch và Đầu
Tư. Công Ty chuyển sang trụ sở mới đặt tại: số 393B Trần Hưng Đạo, Phường Cầu
Kho, Quận 1, TP.HCM.
e) Giai đoạn 5: Từ năm 2007 đến nay
- Căn cứ giấy phép số 318/GCND9C4- BKH-HCM ngày 16 tháng 03 năm 2007
cho phép việc chuyển nhượng toàn bộ quyền và nghĩa vụ của “CÔNG TY HOÀNG
VIỆT” trong “CÔNG TY LIÊN DOANH DU LỊCH APEX VIỆT NAM” cho
4


“TRUNG TÂM NGHIÊN CỨU VÀ ỨNG DỤNG KHOA HỌC KINH TẾ” thuộc
trường “ĐẠI HỌC KINH TẾ TP.HCM”.
Tăng vốn điều lệ và vốn đầu tư của “CÔNG TY LIÊN DOANH DU LỊCH
APEX VIỆT NAM”. Tổng vốn đầu tư là 1.052.631 USD.Trong đó: “TRUNG TÂM
NGHIÊN CỨU VÀ ỨNG DỤNG KHOA HỌC KINH TẾ” góp 515.798 USD chiếm
49%, “CÔNG TY APEX INTERNATIONAL INC” góp 536.842 USD chiếm 51%.
- Căn cứ giấy phép số 5403/SKHĐT-ĐT ngày 26/10/2009 của Sở Kế Hoạch Và
Đầu Tư cho phép công ty chuyển sang trụ sở mới đặt tại: số 16, đường Ngô Thời
Nhiệm, phường 7, quận 3, TP.HCM.
Từ năm 2009 cho đến nay, công ty đã từng bước hoàn thiện cơ cấu tổ chức và
điều chỉnh phù hợp hơn với xu hướng thị trường, hoạt động kinh doanh ngày càng ổn
định, lấy lĩnh vực kinh doanh dịch vụ du lịch lữ hành quốc tế làm nồng cốt.
2.2. Chức năng nhiệm vụ của công ty
2.2.1. Chức năng

- Công Ty Liên Doanh Du lịch Apex Việt Nam là một đơn vị liên doanh giữa
“Trung Tâm Nghiên Cứu và Ứng Dụng Khoa Học Kinh Tế” (thuộc Trường Đại Học
Kinh Tế) và “Công Ty Apex International Inc” ( Nhật Bản), có chức năng hoạt động
trong lĩnh vực dịch vụ du lịch lữ hành quốc tế, chuyên về thị trường Nhật Bản.
2.2.2. Nhiệm vụ
- Công Ty được thành lập với nhiệm vụ là huấn luyện cán bộ nghiệp vụ, kỹ
thuật ngành du lịch, trao đổi thông tin, kỹ thuật mới trong ngành du lịch và kinh doanh
dịch vụ du lịch lữ hành cho khách Nhật vào Việt Nam.
- Quảng bá hình ảnh đất nước Việt Nam đến du khách Nhật Bản và thế giới.
2.3. Tổ chức bộ máy của công ty
2.3.1. Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý
Cơ cấu tổ chức của Công Ty gồm: Hội đồng quản trị, Ban tổng giám đốc (gồm một
Tổng Giám Đốc và ba Phó Tổng Giám Đốc) và các phòng ban như: Phòng hành chính, phòng
kế toán, phòng điều hành tour, phòng marketing, phòng vé, ngoài ra còn có các phòng phụ
như: đội xe, guide.

Sau đây là sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý tại công ty:

5


Hình 2.1. Sơ Đồ Tổ Chức Bộ Máy Quản Lý

HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ

TỔNG GIÁM ĐỐC

PHÓ TỔNG GĐ

PHÒNG

HÀNH
CHÍNH

PHÒNG
KẾ TOÁN

PHÓ TỔNG GĐ

PHÒNG
MARKETING

PHÓ TỔNG GĐ

PHÒNG
ĐIỀU
HÀNH
TOUR

PHÒNG
VÉ

Nguồn tin: Phòng Hành Chính Nhân Sự
2.3.2. Chức năng, nhiệm vụ của từng phòng ban
a) Hội đồng quản trị
- Lập chương trình, tài liệu và nội dung họp hội đồng thành viên cũng như nhận
ý kiến từ các thành viên.
- Lập kế hoạch hoạt động của hội đồng thành viên, giám sát việc tổ chức thực
hiện quyết định của hội đồng thành viên.
- Triệu tập chủ tọa cuộc họp và thay mặt hội đồng thành viên ký các quyết định
quan trọng.

b) Ban giám dốc
Ban giám đốc gồm một Tổng Giám Đốc và ba Phó Tổng Giám Đốc điều hành
tổ chức hoạt động. Tổng Giám Đốc và hai Phó Tổng Giám Đốc làm việc tại TP.HCM,
Phó Tổng Giám Đốc còn lại làm việc tại chi nhánh Hà Nội.

6


- Tổng Giám Đốc là người chịu trách nhiệm chung trước nhà nước và mọi hoạt
động của Công Ty. Chịu trách nhiệm điều hành những công việc then chốt, quan trọng
phát sinh, tổ chức thực hiện các chỉ tiêu kế hoạch cấp trên giao theo đúng chủ trương
và luật pháp nhà nước. Tạo dựng các mối quan hệ liên kết kinh doanh trong và ngoài
đơn vị, vì lợi ích phát triển của Công Ty.
- Các Phó Tổng Giám Đốc chịu trách nhiệm tổ chức thực hiện tour du lịch trong
nước, được phân quyền và uỷ quyền giải quyết công việc khi Tổng Giám Đốc đi vắng.
Khi được phân quyền, các Phó Tổng Giám Đốc phải đảm bảo hoàn thành nhiệm vụ và
chịu trách nhiệm trước Tổng Giám Đốc. Phải thường xuyên báo cáo kết quả công việc
lên cấp trên, đề xuất và xin ý kiến nếu vấn đề vượt quá quyền hạn được giao.
c) Phòng hành chính
Quản lý và giải quyết các công việc hành chính của công ty như:
- Đào tạo, tuyển dụng, bố trí nhân sự theo yêu cầu thực tế của Công Ty.
- Tham mưu cho cấp trên về chính sách đối với CBCNV trong việc: đào tạo,
phương thức trả lương, khen thưởng, kỷ luật…
- Ký kết các hợp đồng lao động, lập các sổ lao động, BHXH cho nhân viên, lưu
trữ hồ sơ, tiếp khách, quản lý tài sản cơ sở vật chất.
- Làm các thủ tục xin cấp giấy phép theo yêu cầu một số tour đặc biệt.
d) Phòng điều hành tour
- Nhận các lịch trình du lịch (booking) từ Apex Nhật gửi sang (từ các chi nhánh
Tokyo, Osaka, Fukuoka,…) hoặc từ khách đặt tour du lịch trực tiếp đang tham quan tại
Việt Nam.

- Đặt khách sạn, nhà hàng và các điểm tham quan du lịch theo yêu cầu từng đơn
đặt hàng.
- Ký kết hợp đồng với các nhà hàng, khách sạn, và các nhà cung cấp cho Công
Ty.
- Khi các chương trình tour đã chuẩn bị xong và sẳn sang phục vụ khách Nhật,
phòng điều hành tour sẽ thông báo cho Apex Nhật.
e) Phòng vé
- Nhận đặt vé các chương trình tour từ phòng điều hành chuyển sang.

7


- Lập bảng báo giá cho phòng điều hành, báo cáo tình hình sử dụng vé của đại
lý cho hàng không Việt Nam.
- Báo cáo tài chính phòng vé về cho phòng kế toán định kỳ.
f) Phòng marketing
- Ký kết hợp đồng quảng cáo với khách hàng.
- Lập các chiến lượt quảng cáo, tiếp thị du lịch cho công ty, thiết kế các tour
quảng cáo.
- Nghiên cứu khai thác thị trường tiềm năng trong và ngoài nước.
- Đánh giá, đo lường chất lượng dịch vụ cung cấp cho khách, từ đó đề xuất các
phương án hoàn thiện phục vụ khách ngày càng tốt hơn.
- Thăm dò các thị trường mới, thị trường tiềm năng.
- Thiết kế và hợp tác để xuất bản tạm chí có tên “VietNam Sketch” nhằm quảng
bá đến khách du lịch.
g) Phòng kế toán
Phòng kế toán chịu sự quản lý và điều hành trực tiếp của kế toán trưởng. Phòng
kế toán được tổ chức thành nhiều bộ phận thực hiện các công việc kế toán khác nhau.
Bộ máy kế toán công ty được tổ chức theo sơ đồ sau:
Hình 2.2. Sơ Đồ Bộ Máy Kế Toán Công Ty

KẾ TOÁN TRƯỞNG

KẾ TOÁN TỔNG HỢP

KẾ TOÁN
THANH TOÁN

KẾ TOÁN
THUẾ

THỦ QUỸ

KẾ TOÁN
KIỂM TOUR

Nguồn tin: Phòng Kế Toán
8


- Kế toán trưởng: Điều hành chung công tác kế toán, tài chính trong công ty,
lên kế hoạch thu chi, bảo lưu chứng từ, sổ sách và chịu trách nhiệm chung trước giám
đốc về công tác tổ chức.
- Bộ phận kế toán tổng hợp: Theo dõi sổ phụ ngân hàng, theo dõi nộp thuế,
nhận dữ liệu, chứng từ, sổ chi tiết từ các kế toán phần hành để làm cơ sở hoạch toán
tổng hợp, lập báo cáo tài chính và phân tích tài chính cho công ty.
- Bộ phận kế toán thanh toán: Lập chứng từ thanh toán, kiểm tra chứng từ của
các nhà cung cấp xem có đúng với ước chi của điều hành tour hay không. Theo dõi
thanh toán lương, theo dõi các khoản phải trả nhà cung cấp, nhập máy các chứng từ
thu chi đồng thời lập các ủy nhiệm chi theo lệnh kế toán trưởng.

- Bộ phận kế toán thuế: Theo dõi tình hình khai báo thuế và nộp thuế theo quy
định của nhà nước.
- Thủ quỹ: Thu chi tiền theo các phiếu đề nghị chi và phiếu nộp tiền, lập phiếu
thu, phiếu chi và kiểm tra tính hợp lệ các chữ ký người có liên quan, kiểm quỹ hàng
ngày báo cáo cho kế toán trưởng.
- Bộ phận kế toán kiểm tour: Đây là bộ phận đảm nhận công tác kiểm soát nội
bộ tại công ty, chịu trách nhiệm kiểm tra, kiểm soát tất cả các khoản mục thu chi trong
tour.
2.4. Đặc điểm cơ cấu nhân sự của công ty
2.4.1. Chế độ đãi ngộ
- Công ty có chính sách ổn định thu nhập hàng tháng cho CNV.
- Hàng năm công ty tổ chức cho CNV đi tham quan du lịch miễn phí, cùng các
mức khen thưởng, nghỉ lễ theo qui định của nhà nước.
- Thường xuyên tổ chức cho CNV đi học các lớp nâng cao chuyên môn, nghiệp
vụ.
2.4.2. Cơ cấu nhân sự
Tổng nhân sự hiện tại là 100 người, do đặc điểm là công ty liên doanh với Nhật
Bản nên số CNV có cơ cấu như sau:
- CNV người nước ngoài chiếm 30% nhân sự công ty.
- CNV người Việt Nam chiếm 70% nhân sự công ty.

9


- Do đặc thù là công ty du lịch lữ hành, nên ngoài nhân viên làm việc theo hợp
đồng thì Công Ty còn có thêm một lượng nhân viên hợp đồng làm theo thời vụ.
Sau đây là bảng tổng hợp cơ cấu nhân sự và biểu đồ nhân sự toàn công ty:
Bảng 2.1. Cơ Cấu Nhân Sự Công Ty LDDL Apex Việt Nam
STT

BỘ PHẬN

CÁN BỘ QUẢN LÝ

NHÂN VIÊN

1

Ban điều hành

5

0

2

Phòng điều hành tour

2

30

3

Phòng hành chánh

2

5

4

Phòng kế toán

2

20

5

Phòng Marketing

2

6

6

Phòng vé

1

4

7

Phòng HDV

2

8

8

BP kỹ thuật, Đội xe

0

11

Tổng Cộng

16

84
CÁN BỘ QUẢN LÝ

BIỂU ĐỒ NHÂN SỰ

NHÂN VIÊN

35
30
25
20
15
10
5

de

ui
g

G

òn

Ph

òn

g

Ph

M

òn

ar

Ph

ke

g

g
ti n

h
án
ch
nh
hà
g
òn
Ph

vé

0

Nguồn tin: Phòng Hành Chính Nhân Sự
10


2.5. Đặc điểm sản xuất kinh doanh
Hình thức kinh doanh của công ty được mô tả tóm lược theo sơ đồ sau:
Hình 2.3. Sơ Đồ Hình Thức Kinh Doanh Tại Công Ty

APEX NHẬT

OUTBOUND
TOUR+SKETCH

OPTIONAL
TOUR

OTHER

TOUR

APEX VIỆT NAM

ĐẶT VÉ CHO
KHÁCH

Chú thích

ĐẶT CHỔ
THAM QUAN
DU LỊCH

ĐẶT NHÀ
HÀNG
KHÁCH SẠN

ĐIỀU XE VÀ
HDV

Nguồn tin: Phòng Hành Chính Nhân Sự
Chú thích
- APEX NHẬT: đưa tour sang Apex Việt Nam
- OUTBOUND TOUR: các công ty Nhật ở Việt Nam đặt tour
- SKETCH: bán tour qua mạng
- OPTIONAL TOUR: khách mua tour tại Việt Nam
- OTHER TOUR: nhận tour qua các hãng du lịch khác
Ngành nghề kinh doanh chính của công ty là nhận và cung cấp dịch vụ du lịch
từ các chương trình tour của Apex Nhật chuyển sang cho Apex Việt Nam (còn gọi là
main tour).

Công ty còn nhận các tour qua các hãng du lịch khác như: Siam Express,
Nippon Express, Sankei Travel, Tour Desk Nhật, Apex Thái Lan, Apex Myanmar,
Apex Lào.
11


Một nguồn khách cũng không kém phần quan trọng là bán tour qua mạng. Các
dịch vụ mà khách thường đặt là: vé máy bay, khách sạn, nhà hàng và các tour đi
Cambochia, Thái Lan.
Ngoài ra, các công ty Nhật hoạt động kinh doanh tại Việt Nam cũng thường
xuyên đặt tour qua Apex Việt Nam.
Khi nhận được các lịch trình từ các nguồn trên, phòng điều hành tour sẽ tiến
hành liên hệ các nhà cung cấp, các địa điểm du lịch để đặt chổ theo yêu cầu của khách.
2.6. Những thuận lợi và khó khăn
2.6.1. Thuận lợi
Công ty kinh doanh trong lĩnh vực nhà nước ưu tiên và khuyến khích phát triển
để quảng bá hình ảnh đất nước Việt Nam đến với du khách. Việt Nam là một thị
trường du lịch giàu tiềm năng và cơ hội phát triển.
Sự hợp tác hiệu quả với các đối tác du lịch trong và ngoài nước.
Đội ngủ nhân viên nhiệt tình, trình độ chuyên môn cao và giàu kinh nghiệm
trong lĩnh vực du lịch lữ hành quốc tế.
Vị thế công ty ngày càng được nâng cao. Công ty LDDL Apex Việt Nam được
Tổng Cục Du Lịch tặng danh hiệu “ Doanh Nghiệp Lữ Hành Hàng Đầu Việt Nam”
trong nhiều năm liền. Đây là doanh hiệu cao quý nhất trong ngành du lịch.
Qui mô hoạt động và doanh thu công ty không ngừng tăng qua các năm.
2.6.2. Khó Khăn
Sự cạnh tranh về du lịch của một số nước khu vực Đông Nam Á như: Thái Lan,
Campuchia, Malaysia, Singapore, các công ty du lịch trong nước như: Bến Thành
Tourist, Vietravel, Saigontourist và đối thủ cạnh tranh trực tiếp là công ty LDDL JTBTNT.
2.7. Định hướng và mục tiêu phát triển trong tương lai

Các định hướng năm 2009-2010: mở rộng và đa dạng hóa loại hình, địa điểm
tham quan du lịch trong nước như: văn hóa lễ hội, lịch sử, du lịch sinh thái,…kết hợp
du lịch với các dịch vụ trị bệnh, an dưỡng, chăm sóc sắc đẹp, nghiên cứu khảo sát các
điểm đến mới thông qua chương trình “Con Đường Di Sản Miền Trung”. Mở rộng thị
trường cung cấp khách du lịch từ Trung Quốc và các nước Châu Âu, cụ thể là thị

12


trường Pháp, Úc, Bắc Mỹ. Đầu tư thêm đội ngủ xe chủ động đưa đón khách, huấn
luyện đội ngũ hướng dẫn viên chuyên nghiệp.
Bên cạnh các tour tham quan, nghỉ dưỡng, chăm sóc sắc đẹp….Apex Việt Nam
đang hướng tới giới thiệu thị trường chứng khoán Việt Nam đến với các nhà đầu tư
Nhật. Hiện nay các nhà đầu tư Nhật Bản rất quan tâm nhưng lại chưa hiểu và thiếu
thông tin về thị trường này, thị trường chứng khoán Việt Nam sẽ gia tăng theo sự phát
triển của nền kinh tế. Các nhà đầu tư Nhật hiện nay vẫn mong muốn tìm cơ hội trong
các lĩnh vực cơ sở hạ tầng, tài chính, ngân hàng.
Apex Việt nam đã cùng công ty du lịch Sông Hàn hợp tác thực hiện dự án khu nghỉ
mát năm sao tại tỉnh Quảng Nam, đây là một dự án lớn, hứa hẹn sẽ thu hút rất nhiều du
khách trong và ngoài nước.
Song song các dự án tại Miền Trung, nếu được sự cho phép của Bộ KHĐT và
Tổng Cục Du Lịch Việt Nam, công ty sẽ bổ sung các dịch vụ du lịch nội địa, đưa
người Việt Nam đi du lịch nước ngoài, bên cạnh đó mở rộng hoạt động sang các thị
trường tiềm năng như: Hàn Quốc, Trung Quốc, Châu Âu và Bắc Mỹ.
Apex Việt Nam muốn gửi thông điệp đến khách du lịch với lời cam kết “hiệu
quả từ sự chuyên nghiệp”. Đồng thời với phương chăm “khách hàng là thượng đế”
trong việc phục vụ và “chất lượng Nhật Bản giá cả Việt Nam” trong chiến lược cạnh
tranh.

13

CHƯƠNG 3
CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU

3.1. Cơ sở lý luận
3.1.1. Khái niệm kiểm soát nội bộ
Kiểm soát nội bộ là một quá trình do người quản lý, hội đồng quản trị và các
nhân viên của đơn vị chi phối, nó được thiết lập để cung cấp một sự đảm bảo hợp lý
nhằm thực hiện ba mục tiêu:
- BCTC đáng tin cậy
- Các luật lệ vả qui định được tuân thủ
- Hoạt động hữu hiệu và hiệu quả
3.1.2. Mục tiêu của kiểm soát nội bộ
- Đối với BCTC, kiểm soát nội bộ phải đảm bảo tính trung thực và đáng tin cậy,
bởi vì chính người người quản lý đơn vị phải có trách nhiệm lập BCTC phù hợp với
chuẩn mực và chế độ kế toán hiện hành.
- Đối với tính tuân thủ, KSNB trước hết phải đảm bảo việc chấp hành luật pháp
và các qui định nội bộ của đơn vị, qua đó đảm bảo đạt được các mục tiêu của đơn vị.
- Đối với mục tiêu hữu hiệu và hiệu quả của các hoạt động, kiểm soát nội bộ
giúp đơn vị bảo vệ và sử dụng hiệu quả các nguồn lực, bảo mật thông tin, nâng cao uy
tín, thực hiện các chiến lược kinh doanh của đơn vị.
3.1.3. Ý nghĩa và vai trò của hệ thống kiểm soát nội bộ
Các yếu tố bất ổn trong môi trường kinh doanh tác động đến doanh nghiệp
khiến cho các nhà quản trị chiến lược ngày càng quan tâm nhiều đến vấn đề thể chế
doanh nghiệp. Nhiều doanh nghiệp thường chờ đợi sự hướng dẫn của nhà nước mà
không chủ động thiết kế cho mình hệ thống kiểm soát hữu hiệu. Bên cạnh đó luật tài
chính và kế toán thường xuyên thay đổi sẽ tác động trực tiếp đến doanh nghiệp, đòi hỏi
doanh nghiệp phải thay đổi chính sách và các hoạt động kiểm soát.