Ứng dụng công nghệ thông tin trong việc quản lý dữ liệu và xử lý kết quả điều tra doanh nghiệp hàng năm

Sáng kiến kinh nghiệm:
øng dông C«ng nghÖ th«ng tin trong viÖc qu¶n lý
d÷ liÖu vµ xö lý kÕt qu¶ §iÒu tra Doanh nghiÖp
hµng n¨m t¹i Côc Thèng kª TP Hµ Néi
I/ LÝ DO CHỌN SÁNG KIẾN KINH NGHIỆM:

Với sự phát triển nhanh chóng, ngành khoa học và công nghệ đã đem lại
nhiều thành tựu to lớn trọng mọi ngành nghề, lĩnh vực. Nhờ có những ứng dụng
công nghệ thông tin (CNTT), mọi khoảng cách không gian được thu hẹp lại, thời
gian rút ngắn hơn. Nắm bắt được điều đó, từ những năm 1990, ngành Thống kê đã
tăng cường ứng dụng CNTT vào các hoạt động của mình và ngày càng đem lại hiệu
quả cao hơn, nhanh hơn và chính xác hơn.
Một trong những hoạt động quan trọng của ngành Thống kê nói chung và
Thống kê Hà Nội nói riêng là Điều tra Doanh nghiệp, đây là cuộc điều tra hàng năm
nhằm thu thập các thông tin cơ bản của doanh nghiệp phục vụ cho các báo cáo chuyên
ngành cũng như các công tác phân tích, tổng hợp khác. Nhận thức được tầm quan
trọng của việc ứng dụng CNTT vào cuộc điều tra này, qua công việc xử lý kết quả
ĐTDN hàng năm tôi đã đăng ký Sáng kiến: “Ứng dụng CNTT trong việc quản lý dữ
liệu và xử lý kết quả điều tra Doanh nghiệp hàng năm tại Cục Thống kê TP Hà
Nội” nhằm góp phần tăng hiệu quả xử lý dữ liệu ĐTDN, nâng cao chất lượng số liệu.
II/ TỔ CHỨC THỰC HIỆN SÁNG KIẾN KINH NGHIỆM:

1. Cơ sở lý luận
 Một số khái niệm liên quan đến Công nghệ thông tin:
- CNTT: là tập hợp các quan điểm và phương pháp khoa học, các phương
tiện và công cụ kỹ thuật hiện đại – chủ yếu là kỹ thuật máy tính và viễn thông nhằm
nghiên cứu, tổ chức, khai thác và sử dụng có hiệu quả các nguồn tài nguyên thông
tin phong phú và tiềm năng trong mọi lĩnh vực hoạt động của con người và xã hội.
- CNTT có bốn chức năng cơ bản là thu thập, xử lý, lưu trữ và truyền dữ liệu.
- CNTT có bốn ưu thế: tốc độ, nhất quán, chính xác và ổn định.
- CNTT có ba thành phần: máy tính (gồm phần cứng và phần mềm); mạng

truyền thông và kỹ năng sử dụng CNTT.
- CNTT là công nghệ tạo khả năng, có nghĩa là nó không làm thay công việc
của con người mà nó tạo ra những khả năng to lớn giúp con người phát huy năng
lực của mình để làm tốt hơn, hiệu quả hơn công việc của mình trong mọi lĩnh vực.
1


- CNTT có ba thành phần: máy tính (gồm phần cứng và phần mềm); mạng
truyền thông và kỹ năng sử dụng CNTT. CNTT là công nghệ tạo khả năng, có
nghĩa là nó không làm thay công việc của con người mà nó tạo ra những khả năng
to lớn giúp con người phát huy năng lực của mình để làm tốt hơn, hiệu quả hơn
công việc của mình trong mọi lĩnh vực.
 Khái niệm Điều tra Thống kê:
Điều tra thống kê là tổ chức, tiến hành việc thu thập tài liệu về các hiện
tượng, quá trình kinh tế xã hội một cách khoa học và theo một kế hoạch thống nhất.
2. Vai trò và ứng dụng CNTT trong công tác Thống kê:
Công tác thống kê bao gồm ba mảng công việc chính: thu thập thông tin; xử
lý và tổng hợp kết quả điều tra; phân tích và dự báo các hiện tượng kinh tế, xã hội.
Trong cả ba mảng công việc trên của ngành Thống kê công nghệ thông tin đều có
thể thâm nhập và phát huy vai trò của mình.
+ Thứ nhất: Khả năng ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác thu
thập thông tin thống kê
Công nghệ thông tin không chỉ làm giảm thời gian và tiền của trong khâu lập
dàn điều tra mà còn có thể tham gia vào khâu chọn mẫu. Cán bộ lập trình cùng với
cán bộ thiết kế mẫu lập ra một chương trình chuẩn cho phép sử dụng máy tính để
chọn các đơn vị vào mẫu. Cách làm đã tiết kiệm được khá nhiều công sức trong khâu
chọn, đồng thời cũng giúp cho việc chọn khách quan hơn và không bị nhầm lẫn.
+ Thứ hai: Khả năng ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác xử lý
và tổng hợp số liệu thống kê
Trước đây, khi công nghệ thông tin chưa phát triển, việc xử lý, tổng hợp kết

quả điều tra thống kê được tiến hành thủ công, tốn nhiều công sức, tiền của và thời
gian. Không những thế kết quả tổng hợp thu được lại thấp. Từ khi áp dụng công nghệ
thông tin trong khâu xử lý và tổng hợp số liệu thống kê, thời gian xử lý và tổng hợp
cho một cuộc điều tra được rút ngắn đáng kể. Hơn thế nữa, sử dụng các chương trình
máy tính trong khâu xử lý và tổng hợp số liệu còn cho phép nâng cao được chất
lượng số liệu thống kê thông qua các chương trình kiểm tra logic và sửa lỗi.
+ Thứ ba: Khả năng ứng dụng công nghệ thông tin trong khâu phân tích và
dự báo thống kê
+ Thứ 4: Khả năng áp dụng công nghệ thông tin trong công tác lưu trữ,
truyền đưa thông tin.

2


Trong phạm vi của Sáng kiến này, tôi xin chỉ đề cập đến ứng dụng CNTT vào
một phần của vai trò thứ hai, tức là ứng dụng CNTT vào xử lý số liệu thống kê từ kết
quả điều tra doanh nghiệp hàng năm.
3. Nội dung, biện pháp thực hiện các giải pháp của sáng kiến kinh nghiệm
a. Thuận lợi:
- Được sự chỉ đạo sâu sát, kịp thời của lãnh đạo Phòng và sự phối hợp tốt
của bộ phận CNTT trong việc thực hiện ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác
xử lý kết quả ĐTDN.
- Tập thể cán bộ trình độ chuyên môn vững vàng, nhiệt tình.
- Cơ sở vật chất đầy đủ, phục vụ tương đối tốt cho việc ứng dụng CNTT.
b. Khó khăn:
- Một số cán bộ lớn tuổi, khả năng ứng dụng CNTT còn hạn chế.
- Chất lượng của việc ứng dụng CNTT của một số đơn vị điều tra còn hạn
chế, số liệu vẫn còn một số sai sót cơ bản chưa được kiểm tra trước khi đưa đi
nghiệm thu, có một số đơn vị điều tra còn bị chậm gửi dữ liệu.
Từ những thực tế công việc và qua thời gian công tác tôi nhận thấy, để làm

tốt công việc quản lý dữ liệu điều tra DN đòi hỏi người làm công tác này cần phải
hiểu về chuyên môn, quy trình xử lý dữ liệu doanh nghiệp sau khi hoàn tất công tác
nghiệm thu. Người làm công tác này phải luôn năng động, sáng tạo để giúp cho
việc thu gom số liệu từ các đơn vị điều tra thuận lợi, xử lý những dữ liệu trên
chương trình một cách nhanh và chính xác. Một số nội dung của quy trình sau khi
đã có dữ liệu nghiệm thu này là:
+ Chạy kiểm tra những lỗi ban đầu.
+ Chạy kiểm tra những lỗi chuyên ngành.
+ Báo lỗi lại cho các đơn vị điều tra để tiến hành xác minh và chỉnh sửa dữ liệu
+ Lập hồ sơ và lưu trữ hồ sơ các file báo lỗi.
Từ chổ nắm được những nội dung cũng như yêu cầu cơ bản của công tác
quản lý và xử lý dữ liệu điều tra doanh nghiệp tôi đã mạnh dạn áp dụng vào thực
tiễn công tác trong công việc như sau:
+ Kiến nghị lãnh đạo áp dụng các biện pháp để hưỡng dẫn các đơn vị điều tra thực
hiện các khâu kiểm tra chặt chẽ số liệu trước khi gửi về bộ phận CNTT và phòng Công
nghiệp, đơn vị phụ trách kiểm tra dữ liệu trên máy trước khi nghiệm thu.
+ Phối kết hợp với bộ phận CNTT để ứng dụng các CNTT vào quản lý và xử
lý kết quả ĐTDN.

3


c. Ứng dụng CNTT trong xử lý dữ liệu kết quả điều tra doanh nghiệp
Sau khi dữ liệu nhập trên máy đã hoàn thành, tiến hành kiểm tra số liệu theo
chương trình phần mềm thông báo, dữ liệu nhập tin Phiếu điều tra (1A,1B và các
phiếu chuyên ngành phát sinh đi kèm) nằm trong thư mục Data_p1 trong chương
trình nhập tin ĐTDN.
Kết cấu tên file: “A01XXyy.DBF”. Trong đó:
A = Phiếu 1A (hoặc B = Phiếu 1B)
01 = Mã địa bàn hành chính TP Hà Nội

XX = Thông tin/Chỉ tiêu/Phiếu chuyên ngành của doanh nghiệp (vd: DN, TN,
BH…)
yy = Mã cặp nhập tin
Data_p1 sẽ bao gồm File thông tin chung của phiếu 1A và 1B và các File chuyên
ngành như: Vốn điều lệ, Vốn đầu tư, Xây dựng, Sản phẩm Công nghiệp, Thương mại,
Ăn uống Lưu trú, Tiêu dùng năng lượng,…ở dưới dang File có đuôi DBF.

Trước tiên sử dụng các tiện ích của chương trình ĐTDN chạy kiểm tra dữ
liệu: Rà soát, xem xét các thông báo lỗi và cảnh báo của chương trình đưa ra (thiếu
chỉ tiêu, sai chỉ tiêu, logic chỉ tiêu, doanh nghiệp trùng…)
Kiểm tra đối chiếu dữ liệu nhập tin (Doanh nghiệp; Loại hiếu điều tra) với
danh sách giao điều tra nhằm kiểm soát đảm bảo thực hiện điều tra đúng phạm vi
doanh nghiệp được giao và đúng loại phiếu điều tra được giao (Phiếu 1A, Phiếu
1B, Phiếu Mẫu)
4


+ Biện pháp 1: DN bị trùng mã số Thuế: Với số lượng doanh nghiệp lớn
trên địa bàn Hà Nội, tập trung nhiều Tập đoàn, Tổng công ty nên có rất nhiều các
trường hợp bị trùng Mã số Thuế. Để đảm bảo Mã số thuế của doanh nghiệp
“ma_thue” được ghi chính xác, không nhầm/lẫn với Doanh nghiệp khác, phải dựa
trên Danh sách giao ban đầu, so sánh với năm trước, dựa trên thông tin tra trên
trang web của Tổng cục Thuế, nên mất khá nhiều thời gian. Thông báo trùng mã số
Thuế theo chương trình ĐTDN chạy ra thường chỉ ra các cặp trùng, ko tiện ích.
Nên thay vào đó đã kết hợp với bộ phận CNTT để ứng dụng CNTT chạy ra danh
sách các đơn vị trùng của năm trước đã được xác minh, sử dụng hàm Vlookup đối
chiếu loại bỏ những trường hợp trùng đã được xác minh, và chỉ còn xác minh lại
những cặp trùng MST mới, giảm thời gian xác minh mã số thuế DN, đồng thời lưu
trữ các cặp trùng MST để tiến hành đối chiếu khi cần thiết.

Đây cũng là một cơ sở quan trọng cho việc xóa các trường hợp bị trùng danh
sách, hoặc điều tra nhầm đối tượng.
+ Biện pháp 2: Sai đối tượng phiếu Điều tra: Những trường hợp doanh
nghiệp thuộc ngành đặc thù, thay vì phải chiết xuất dữ liệu ra excel, đối chiếu thủ
công giữa tên ngành và mã ngành để tìm ra sai sót thì đã ứng dụng CNTT để tìm
trên ứng dụng ra những trường hợp sai sót do Điều tra viên không triển khai đúng
phương án, từ đó chuyển từ phiếu lập danh sách về phiếu 1A kịp thời và đúng
phương án.

5


+ Biện pháp 3: Sai mã hệ thống: bao gồm sai mã ngành kinh tế và mã Loại
hình DN, sẽ được ứng dụng CNTT tìm ra trên ứng dụng thay vì tìm trên bản dữ
liệu excel như trước.
+ Biện pháp 4: Hiệu chỉnh lại số liệu gốc cho cặp tài liệu ban đầu: Số liệu
điều tra doanh nghiệp của các đơn vị sau khi kết thúc nhập tin, được bộ phận CNTT
gom lại thành những cặp lớn do bộ phận CNTT quy định. Tuy nhiên trong quá trình
nghiệm thu và gom số liệu, vẫn có những trường trường hợp gom bị sót hoặc bị
nhầm, việc ứng dụng CNTT sẽ cho phép các cặp nhỏ bị gom sót ghép lại vào cặp
lớn mà vẫn đảm bảo số lượng phiếu và không phải thay đổi tên cặp hoặc phải tiến
hành ghép lại cặp lớn cho những đơn vị bị thiếu đó.

6


+ Biện pháp 5: Ứng dụng CNTT trên tiện ích Excel để kiểm tra xử lý dữ
liệu điều tra DN:
Yêu cầu máy tính có cài đặt chương trình Visual FoxPro. tiến hành thực hiện
mở các File DBF cần chuyển sang excel trong dữ liệu doanh nghiệp đổi từ file DBF

sang XLS.
File/Export…/(Sẽ bật ra hộp thoại Export) => Trong ô Type : bấm chuột
vào thanh cuộn chọn “Microsoft Excel 5.0 (XLS)” => Trong ô To : đánh tên file
chuyển (vd: a01dn) => nhấn OK để thực hiện. Việc chuyển dữ liệu từ file DBF
sang sử dụng các tiện tích của Excel để tiến hành các kiểm tra chuyên sâu từng nội
dung nghiệp vụ.

Sẽ chủ yếu dùng Hàm Vlookup để tham chiếu và các Hàm cộng trừ nhân chia
để kiểu tra các chỉ tiêu, cụ thể:
- Kiểm tra các chỉ tiêu Phiếu 1A
Câu 6: Doanh nghiệp có xuất, nhập khẩu hàng hóa trong năm không?
Câu 8: Các ngành thực tế hđsxkd năm 2015
Câu 9: Lao động năm 2015
Câu 10: Các khoản chi liên quan đến người lao động
Câu 11: Tài sản và Nguồn vốn năm 2015
Câu 12: Kết quả sản xuất kinh doanh năm 2015
Câu 13: Thuế và các nộp ngân sách nhà nước năm 2015
Câu 14: Thực hiện góp vốn điều lệ (A01VP.xls)
Câu 15: Tiêu dùng năng lượng (A01NL.xls)
7


Câu 17: Thực hiện vốn đầu tư phát triển năm 2015
- Kiểm tra các chỉ tiêu phiếu chuyên ngành
Phiếu 1A.2: Sản phẩm công nghiệp (A01SP.xls)
Phiếu 1A.3: Kết quả hoạt động xây dựng (A01XD.xls)
Phiếu 1A.4: Kết quả hoạt động Thương nghiệp (A01TN.xls)
Phiếu 1A.5.1 và 1A.5.1.2: Kết quả hoạt động Vận tải, Bưu chính, chuyển phát
và Kho bãi, bốc xếp, hỗ trợ vận tải
Phiếu 1A.6.1 và 1A.6.2: Kết quả hoạt động Lưu trú, Ăn uống và Du Lịch

Phiếu 1A.9: Kết quả hoạt động dịch vụ khác
Kiểm tra tính logic các chỉ tiêu trong nội dung phiếu điều tra 1A, giữa phiếu 1A
và các phiếu chuyên ngành: (Mã loại hình DN; Ngành kinh tế, Lao động, doanh
thu, lợi nhuận, chi phí, thuế); Các chỉ tiêu không ghi số âm (trừ chỉ tiêu lợi nhuận)
Kiểm tra tính cân đối, hợp lý của số liệu các chỉ tiêu về: Thu nhập bình quân
1lđ; Tỷ lệ đóng BHXH/ thu nhập; Tỷ suất lợi nhuận/Doanh thu; Tỷ suất thuế
VAT/Doanh thu; Giá Năng lượng; Giá sản phẩm; Giá hàng hóa vận chuyển; hiệu
suất sử dụng buồng giường….
Từ đó sẽ chạy ra File chạy lỗi kiểm tra, các File này sẽ được gửi cho các đơn vị
điều tra trước khi tiến hành nghiệm thu để các đơn vị điều tra tiến hành hiệu chỉnh.

+ Biện pháp 6: Chia tách cặp dữ liệu: Để quá trình xử lý số liệu được diễn
ra nhanh hơn, đã đề xuất bộ phận CNTT tách cặp để phân cùng lúc một số cán bộ
cùng sửa thay vì đợi từng người sửa dữ liệu, rút ngắn thời gian xử lý dữ liệu hơn.
8


+ Biện pháp 7: Lập Hồ sơ và lưu trữ Hồ sơ sửa lỗi doanh nghiệp: Để phục
vụ công tác kiểm tra các khâu phân công xử lý, chỉnh sửa số liệu, ngoài các tài liệu
sửa lỗi được in ra để phục vụ việc sửa lỗi, thì công tác lưu trữ trên máy theo thư
mục cũng đc chú trọng.
III/ HIỆU QUẢ CỦA SÁNG KIẾN

Trên đây chỉ là một số biện pháp cụ thể trong việc quản lý và xử lý dữ liệu
điều tra doanh nghiệp bên cạnh rất nhiều quy trình xử lý kết quả điều tra DN khác.
Công tác xử lý dữ liệu kết quả điều tra nếu làm tốt sẽ góp phần tích cực trong quá
trình hoàn thành cuộc điều tra doanh nghiệp hàng năm, bởi lẽ, làm tốt công tác
quản lý và xử lý dữ liệu doanh nghiệp sẽ đảm bảo tiến độ nghiệm thu số liệu của
Tổng cục Thống kê, đảm bảo nguồn số liệu chính xác cho các báo cáo tổng hợp của
các chuyên ngành cũng như báo cáo cáo của từng đơn vị theo kế hoạch công tác.

Việc ứng dụng công nghệ thông tin vào quản lý dữ liệu và xử lý kết quả điều
tra đã đem lại một số kết quả thiết thực, số liệu được kiểm tra và chỉnh sửa từ các
đơn vị điều tra theo quy trình kiểm tra, từ đó giảm thiểu những sai sót.
Việc thu gom số liệu và chia tách số liệu cũng được thực hiện dễ dàng hơn,
phân công từng khâu kiểm tra, xác minh và điều chỉnh số liệu đồng bộ, rút ngắn
thời gian và tiết kiệm công sức cán bộ.
Qua đó, tăng cường và phát huy tính sáng tạo khả năng ứng dụng CNTT của
các cán bộ, đáp ứng tốt hơn cho mọi yêu cầu nhiệm vụ của các cơ quan.
IV/ MỘT SỐ KIẾN NGHỊ ĐỂ TĂNG CƯỜNG ỨNG DỤNG CNTT

Trong những năm qua Cục Thống kê Hà Nội đã ứng dụng CNTT vào nhiều
khâu công tác của mình và thu được nhiều kết quả khả quan, song vẫn còn rất nhiều
công việc cần thiết có sự ứng dụng của CNTT, nhất là cuộc Điều tra Doanh nghiệp
hàng năm, do số lượng doanh nghiệp không ngừng tăng lên. Xin đề xuất một số
kiến nghị để nâng cao hiệu quả ứng dụng CNTT vào cuộc điều tra này:
- Công tác kiểm tra, ứng dụng CNTT để kiểm tra số liệu trên máy của một số
các đơn vị Quận, huyện vẫn còn hạn chế, tăng cường hướng dẫn tập huấn các khâu
kiểm tra số liệu trên máy cho các đơn vị này để hạn chế những sai sót trước khi tiến
hành nghiệm thu.
- Tăng cường đào tạo nghiệp vụ về điều tra doanh nghiệp cho các cán bộ
được phân công phụ trách nghiệm thu trên máy, tránh trường hợp kiểm tra qua loa
- Xây dựng và phát triển thêm các ứng dụng CNTT cho mỗi quy trình triển
khai điều tra doanh nghiệp như: Khâu lập danh sách điều tra, khâu nghiệm thu,…
9


- Tăng cường phối hợp với cơ quan Thuế và Sở kế hoạch đầu tư để liên tục
cập nhật danh mục doanh nghiệp, làm danh sách nền cho cuộc điều tra doanh
nghiệp hàng năm.
- Tiếp tục nghiên cứu đề xuất các ứng dụng CNTT trong khâu phân tích và

dự báo dựa trên dữ liệu doanh nghiệp hàng năm, bao gồm cả công tác lưu trữ và
truyền thông tin dữ liệu.

Hà Nội, ngày 03 tháng 9 năm 2016
Người viết sáng kiến kinh nghiệm

Nguyễn Thị Mai Lan

10


NHẬN XÉT, ĐÁNH GIÁ, CHẤM ĐIỂM CỦA HỘI ĐỒNG XÉT DUYỆT
(Kèm theo Sáng kiến kinh nghiệm đăng ký danh hiệu “Chiến sỹ thi đua cơ sở”)
1. Nhận xét, chấm điểm của Uỷ viên Hội đồng:
- Nhận xét:
……………………………………………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………………………………………
………………………………………….....................................................……………………………………
- Số điểm:
Hà Nội, ngày tháng năm
2016
Người đánh giá
(ký ghi rõ họ tên)

2. Nhận xét, đánh giá của Lãnh đạo Cục :
……………………………………………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………....................................................………………………
Đạt yêu cầu:

Không đạt yêu cầu:

Đạt loại:
Hà Nội, ngày tháng năm 2016
Người đánh giá
(ký ghi rõ họ tên)

11