Công tác kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán của khách hàng tại công ty kiểm toán hà nội

Khoa kế toán
Sơn - Kiểm toán 41

Phạm Xuân
Phần I

cơ sở lý luận của kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán trong kiểm
toán báo cáo tài chính

I. chu trình mua hàng và thanh toán với vấn đề kiểm toán

1. Bản chất và chức năng của chu trình mua hàng và
thanh toán ảnh hởng tới công tác kiểm toán.
a. Bản chất của chu trình.
Trong nền kinh tế thị trờng hiện nay, hoạt động kiểm
toán đã phát triển và ngày càng trở thành một nhu cầu không
thể thiếu đối với các hoạt động kinh doanh. Đối tợng chủ yếu
của hoạt động kiểm toán là kiểm toán báo cáo tài chính.
Trong quá trình thực hiện kiểm toán báo cáo tài chính, các
kiểm toán viên thờng chia công việc kiểm toán theo các chu
trình, theo cách này các nghiệp vụ và các tài khoản có liên
quan chặt chẽ với nhau đợc xếp vào cùng một phần hành.
Chu trình mua hàng và thanh toán là một chu trình
quan trọng cần phải đợc kiểm toán trong các cuộc kiểm toán,
bởi vì quá trình mua vào và thanh toán ảnh hởng trực tiếp
đến chi phí, giá thành và tính kịp thời trong sản xuất kinh
doanh của doanh nghiệp.
Quá trình mua vào của hàng hoá và dich vụ bao gồm
các khoản mục nh mua nguyên liệu, máy móc, thiết bị, vật t,
điện, nớc, sửa chữa bảo trì và nghiên cứu phát triển. Chu
trình không bao gồm quá trình mua vào và thanh toán các

dịch vụ lao động hoặc những sự chuyển nhợng và phân bổ
của chi phí ở bên trong tổ chức, chu trình mua hàng và
thanh toán cũng không bao gồm qua trình thu hút và hoàn
trả vốn.

1


Khoa kế toán
Phạm Xuân
Sơn - Kiểm toán 41
Chu trình mua hàng và thanh toán gồm các quyết
định và các quá trình cần thiết để có hàng hoá và dịch vụ
cho quá trình hoạt động của doanh nghiệp. Chu trình thờng
bắt đầu bằng việc lập một đơn đặt mua của ngời có trách
nhiệm tại bộ phận cần hàng hoá hay dich vụ và kết thúc bằng
việc thanh toán cho nhà cung cấp về hàng hoá hay dich vụ
nhận đợc.
b. Chức năng của chu trình.
Đối với các đơn vị sản xuất, quá trình kinh doanh bao
gồm 3 giai đoạn: cung ứng, sản xuất và tiêu thụ. Còn ở doanh
nghiệp thơng mại, quá trình kinh doanh cũng gồm hai giai
đoạn: mua hàng và bán hàng. Nh vậy, dù ở loại hình doanh
nghiệp nào thì quá trình mua hàng cũng là quá trình
cung cấp các yếu tố đầu vào, nó quyết định đến khả năng
sản xuất và duy trì sản xuất của đơn vị, bên cạnh đó khả
năng thanh toán các khoản chi phí mua hàng cũng đánh giá
tình hình tài chính của doanh nghiệp là tốt hay xấu.
Mặc dù ở các doanh nghiệp khác nhau, nhu cầu về hàng
hoá là khác nhau, nhng chu trình mua hàng và thanh toán

vẫn phải đảm bảo đầy đủ 4 chức năng:
- Xử lý đơn đặt mua hàng hoá hay dịch vụ.
- Nhận hàng hoá hay dịch vụ.
- Ghi nhận các khoản nợ phải trả ngời bán.
- Xử lý và ghi sổ các khoản thanh toán cho ngời bán.
Xử lý đơn đặt mua hàng hoá hay dịch vụ.
Căn cứ vào nhu cầu về hàng hoá, dịch vụ của các bộ
phận hay kế hoạch, phòng cung ứng sẽ lập duyệt đặt hàng

2


Khoa kế toán
Phạm Xuân
Sơn - Kiểm toán 41
sau đó trình cho ngời có thẩm quyền phê duyệt. Đơn đặt
hàng sau khi

phê duyệt sẽ đợc chuyển cho bộ phận mua

hàng, bộ phận này căn cứ vào đơn đặt hàng lựa chọn nhà
cung cấp phù hợp.
Mẫu của đơn đặt hàng và sự phê chuẩn quy định phụ
thuộc vào bản chất của hàng hoá dịch vụ và quy định của
công ty.
Sự phê chuẩn đúng đắn nghiệp vụ mua hàng là phần
chính của chức năng này vì nó đảm bảo hàng hoávà dịch
vụ đợc mua theo các mục đích đã đợc phê chuẩn của công ty
và tránh việc mua quá nhiều hoặc mua các mặt hàng không
cần thiết. Hầu hết các công ty cho phép một sự phê chuẩn

chung cho việc mua phục vụ các nhu cầu hoạt động thờng
xuyên nh hàng tồn kho ở mức cho phép.
Đơn đặt hàng sẽ đợc lập thành 3 liên ( 1 liên giao cho
nhà cung cấp, 1 giao cho phòng kế toán và 1 giao cho bộ
phận kho), đợc đánh số thứ tự, đơn đặt hàng giao cho ngời
bán phải ghi rõ mặt hàng cụ thể ở một mức giá nhất định,
đợc giao vào một ngày quy định. đơn đặt hàng đợc coi là
một chứng từ hợp pháp và đợc xem nh một đề nghị mua
hàng hóa hay dịch vụ. Trong những trờng hợp mà các bên
thực hiện các giao dịch lớn thì cần phải lập hợp đồng.
Nhận hàng hoá hay dịch vụ.
Việc nhận hàng hóa từ ngời bán là một điểm quyết
định trong chu trình nghiệp vụ vì đây là thời điểm mà
tại đó bên mua thừa nhận khoản nợ liên quan đối với bên bán
trên sổ sách của họ. Khi hàng hóa nhận đợc đòi hỏi phải có

3


Khoa kế toán
Phạm Xuân
Sơn - Kiểm toán 41
sự kiểm tra mẫu mã, số lợng, thời gian đến và các đIều kiện
khác.
Hầu hết các công ty có phòng tiếp nhận để đa ra một
báo cáo nhận hàng nh một bằng chứng của sự nhận hàng và
sự kiểm tra hàng hoá. Một bản sao thờng đợc gửi cho thủ kho
và một bản khác gửi cho kế toán các khoản phải tra thông
báo. để ngăn chặn sự mất mát và sự lạm dụng thì hàng hóa
phải đợc kiểm soát chặt chẽ từ khâu nhận hàng đến khi

chuyển đi.
Để tiện cho việc kiểm tra chéo thì nhân viên phòng
tiếp nhận phải độc lập với thủ kho và phòng kế toán. Cuối
cùng, sổ sách kế toán sẽ phản ánh việc chuyển giao trách
nhiệm đối với hàng hoá khi hàng hoá đợc từ phòng tiếp nhận
qua kho và từ kho vào quá trình sản xuất hay đa đi tiêu thụ.

Ghi nhận các khoản nợ ngời bán.
Sự ghi nhận đúng đắn khoản về hàng hoá hay dịch vụ
nhận đợc đòi hỏi việc ghi sổ chính xác và nhanh chóng.
Việc ghi sổ ban đầu có ảnh hởng quan trọng đến các báo
cáo tài chính và đến các khoản thanh toán thực tế nên kế
toán chỉ đợc phép ghi vào các lần mua có cơ sở hợp lý theo
đúng số tiền.
Kế toán các khoản phải trả thờng có trách nhiệm kiểm
tra tính đúng đắn của các lần mua và ghi chúng vào sổ
nhật kí và sổ hạch toán chi tiết các khoản phải trả. Khi kế
toán các khoản phải trả nhận đợc hóa đơn của ngời bán thì
phải so sánh mẫu mã, giá, số lợng, phơng thức và chi phí vận

4


Khoa kế toán
Phạm Xuân
Sơn - Kiểm toán 41
chuyển ghi trên hóa đơn với thông tin trên Đơn đặt mua
(hoặc hợp đồng) và Báo cáo nhận hàng (nếu hàng đã về).
Thờng thì các phép nhân và các phép tổng cộng đợc kiểm
tra lại và đợc ghi vào hóa đơn. Sau đó số tiền đợc chuyển

vào sổ hạch toán chi tiết Các khoản phải trả.
Một quá trình kiểm soát quan trọng đối với các khoản
phải trả là quy định tất cả những ai ghi sổ các khoản chi
tiền mặt không đợc dính líu với tiền mặt, và các chứng
khoán thị trờng và các tài sản khác.
Xử lý và ghi sổ các khoản thanh toán cho ngời bán.
Đối với hầu hết các công ty, các hóa đơn do kế toán các
khoản phải trả lu giữ cho đến khi thanh toán. Thanh toán thờng đợc thực hiện bằng uỷ nhiệm chi, séc hoặc phiếu chi
làm thành nhiều bản mà một đợc gửi cho ngời thanh toán,
một bản sao đợc lu giữ lại trong hồ sơ theo ngời đợc thanh
toán.
Các quá trình kiểm soát quan trọng nhất của chức năng
này bao gồm việc ký chi phiếu do đúng cá nhân có trách
nhiệm, tách biệt trách nhiệm kí chi phiếu với thực hiện chức
năng các khoản phải trả và xem xét lỹ lỡng các chứng từ
chứng minh của ngời ký chi phiếu vào lúc chi phiếu đợc ký.

5


Khoa kế toán
Sơn - Kiểm toán 41

Phạm Xuân

Quy trình tổ chức chứng từ mua hàng và thanh toán
Với nghiệp vụ mua vào

Nhu
cầu

vật
liệu
hàng
hoá

Bộ
phận
kế
hoạc
h

Bộ
phận
cung
ứng

Kế
hoạc
h
cung
ứng

Khai
thác
hàng

Cán
bộ
thu
mua

Lập
chứn
g từ
kho

Trởng
bộ
phận
cung
ứng

Thủ
kho

Ký
duyệt
chứng
từ

Nhập
kho

Kế
toán

Lu
trữ
và
bảo

quản
chứn
g từ

Ghi
sổ
chứn
g từ

Với nghiệp vụ thanh toán
Kế
toán
quỹ
Nhu
cầu
than
h
toán

Lập
chứn
g từ
chi
quỹ

Thủ
trởng
kế
toán
trởng

Thủ
quỹ

Duy
ệt
chứn
g từ

Chi
quỹ

Nhâ
n
viên
than
h
toán

Kế
toán

Nhận
tiền
và
than
h
toán

Ghi

sổ

Lu
chứn
g từ

2. Chứng từ và sổ sách có liên quan đến chu trình
mua hàng và thanh toán.

6


Khoa kế toán
Phạm Xuân
Sơn - Kiểm toán 41
Trong chu trình mua hàng và thanh toán , hầu hết các
doanh nghiệp sử dụng các loại chứng từ và sổ sách sau:
- Yêu cầu mua: tài liệu đợc lập bởi bộ phận đợc sử dụng
(nh bộ phận sản xuất) để đề nghị mua hàng hóa
dịch vụ. Trong một số trờng hợp, các bộ phận trong
doanh nghiệp có thể trực tiếp lập đơn đặt hàng,
trình phê duyệt và gửi cho nhà cung cấp.
- Đơn đặt hàng: lập lại các chi tiết có trong đề nghị
mua, đợc gửi cho nhà cung cấp hàng hóa hay dịch vụ.
- Phiếu giao hàng (biên bản giao nhận hàng hóa hoặc
nghiệm thu dịch vụ): tài liệu đợc chuẩn bị bởi nhà
cung cấp. Phiếu giao nhận phảI đợc kí nhận bởi
khách hàng để chứng minh sự chuyển giao hàng hóa
hay dịch vụ thực tế.
- Báo cáo nhận hàng: đợc bộ phận nhận hàng lập nh

một bằng chứng của việc nhận hàng và sự kiểm tra
hàng hoá (dấu hiệu của sự kiểm soát).
- Hóa đơn của ngời bán: chứng từ nhận đợc từ ngời
cung cấp hàng đề nghị thanh toán cho các hàng hóa
dịch vụh đã đợc chuyển giao.
- Nhật ký mua hàng: đây là những ghi chép đầu tiên
trong hệ thống kế toán để ghi lại các khoản mua.
Nhật ký phải liệt kê danh sách các hàng hoá (tong cái
một), cùng với việc chỉ ra tên ngời cung cấp hàng,
ngày hoá đơn và các khoản tiền của hoá đơn đó.
- Sổ hạch toán chi tiết nợ phải trả nhà cung cấp: danh
sách các khoản tiền phải trả cho mỗi nhà cung cấp.
Tổng số của tài khoản ngời cung cấp hàng trong sổ

7


Khoa kế toán
Phạm Xuân
Sơn - Kiểm toán 41
hạch toán chi tiết phảI bằng khoản tiền ghi trên khoản
mục phải trả ngời bán.
- Bảng đối chiếu của nhà cung cấp: báo cáo nhận đợc
của nhà cung cấp hàng (thờng là hàng tháng) chỉ ra
các hóa đơn cha thanh toán vào một ngày đối chiếu
nhất định.
Thông tin, số liệu vận động từ các chứng từ vào sổ sách
kế toán thông qua hệ thống tài khoản. Đối với chu trình mua
hàng và thanh toán, các tài khoản chịu ảnh hởng của chu
trình gồm có các tài khoản trong khoản mục vốn bằng tiền,

hàng tồn kho, nợ phải trả, Nhìn chung đa số các tài khoản
chịu ảnh hởng trong chu trình mua hàng và thanh toán có
liên quan đến các chu trình nghiệp vụ khác.
3. Mục tiêu kiểm toán của chu trình mua hàng và
thanh toán.
Trong bất kỳ một cuộc kiểm toán nào thì việc đa ra các
mục tiêu kiểm toán là rất cần thiết. Việc xây dựng các mục
tiêu kiểm toán nhằm mục đích giúp KTV thu thập các bằng
chứng đầy đủ, có giá trị và đúng lúc cho những khoản mục
trọng yếu trong chu trình mua hàng và thanh toán. Mục tiệu
kiểm toán cho chu trình này đợc chia ra: mục tiêu kiểm toán
chung và mục tiêu kiểm toán đặc thù. Mục tiêu kiểm toán
chung gồm hai loại là mục tiêu về tính hợp lý chung và mục
tiêu khác. Mục tiêu kiểm toán chung giúp KTV đánh giá các số
d tài khoản đã hợp lý cha còn mục tiêu kiểm toán chung khác
gồm 6 mục tiêu: tình hiện hữu, tính đầy đủ, tính chính
xác, tính đánh giá, tính trình bày. Các mục tỉêu kiểm toán

8


Khoa kế toán
Phạm Xuân
Sơn - Kiểm toán 41
đặc thù cho chu trình mua hàng và thanh toán xuất phát từ
6 mục tiêu kiểm toán trên.
Chu trình mua hàng và thanh toán là một chu trình
quan trọng, tạo đầy đủ các yếu tố đầu vào cho hoạt động
sản xuất kinh doanh của doanh của doanh nghiệp. Không
những thế chu trình này còn liên quan đến nhiều tài khoản,

cần nhiều thời gian kiểm tra chi tiết trong một cuộc kiểm
toán . Chính vì vậy kiểm toán

chu trình mua hàng và

thanh toán là một bộ phận không thể tách rời của tronh kiểm
toán báo cáo tài chính . Mục đích chung của kiểm toán chu
trình mua hàng và thanh toán là đánh giá xem liệu số d các
tài khoản liên quan có đợc trình bày trung thực hợp lý hay
không. Các mục tiêu đặc thù của kiểm toán chu trình mua
hàng và thanh toán bao gồm.
- Hiện hữu: hàng hóa, dịch vụ mua vào cũng nh các
khoản nợ ngời bán phải đúng với ý nghĩa thông tin
phản ánh tài sản hoặc công nợ phải đợc đảm bảo
bằng sự tồn tại của tài sản cũng nh công nợ đó.
- Đầy đủ: việc nghi nhận các hàng hóa gay dịch vụ
mua vào và các khoản phải trả ngời bán phải đúng với
ý nghĩa thông tin phản ánh trên sổ sách, tài liệu kế
toán không bị bỏ sót trong quá trình xử lý.
- Chính xác: việc tính giá vốn thực tế hàng nhập kho
đợc tính theo chi phí thực tế thực hiện nghiệp vụ,
việc tính toán các khoản phải trả ngời bán phù hợp với
hợp đồng mua bán, phù hợp với hóa đơn ngời bán và
biên lai giao nhận hàng hóa hay dịch vụ.

9


Khoa kế toán
Phạm Xuân

Sơn - Kiểm toán 41
- Trình bày và công bố: việc phân loại và trình bày
các tài sản mua vào cũng nh các khoản phải trả ngời
bán phải đúng với ý nghĩa tuân thủ các quy định
trong việc phân loại các tài sản và công nợ cùng việc
thể hiện chúng qua hệ thống tài khoản tổng hợp và
chi tiết.
- Quyền và nghĩa vụ: phải đúng với ý nghĩa tài sản
mua vào phản ánh trên báo cáo tài chính thuộc quyền
sở hữu của doanh nghiệp và nợ phải trả ngời bán thê
hiện đúng nghĩa vụ của đơn vị này.
- Đánh giá: các tài sản, hàng hóa mua về hay các khoản
nợ phải trả ngời bán phải ghi chép theo giá trị thích
hợp trên cơ sở chuẩn mực và chế độ kế toán hiện
hành (hoặc đợc thừa nhận).
- Phát sinh: Một nghiệp vụ hay một sự kiện đã ghi
chép thì phải đã xảy ra và có liên quan đến đơn vị
trong thời kỳ xem xét.
Các mục tiêu nêu trên chính là khung tham chiếu cho
việc xác định các thủ tục kiểm toán chu trình mua hàng và
thanh toán để thu thập bằng chứng kiểm toán. Căn cứ vào
các mục tiêu đó, kiểm toán viên phải thiết kế các thử nghiệm
tuân thủ để nhận diện đợc cơ cấu, các quá trình kiểm soát
hiện có và các nhợc điểm theo từng mục tiêu. Từ đó, đánh
giá rủi ro kiểm soát theo tong mục tiêu và xây dựng các thủ
tục kiểm tra chi tiết các số d và các nghiệp vụ một cách tơng
ứng.
II. Nội dung kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán trong
quá trình kiểm toán báo cáo tài chính

10


Khoa kế toán
Phạm Xuân
Sơn - Kiểm toán 41
1. Các phơng pháp tiếp cận kiểm toán đối với chu
trình mua hàng và thanh toán .
Chu trình mua hàng và thanh toán cũng nh các chu
trình khác khi tiến kiểm toán thờng có hai cách tiếp cận
- Sử dụng chủ yếu các thử nghiệm tuân thủ.
- Sử dụng chủ yếu các thử nghiệm cơ bản.
Thử nghiệm tuân thủ: hay còn gọi là thử nghiệm
kiểm soát là loại thử nghiệm để thu thập bằng chứng kiểm
toán chứng minh rằng hệ thống kiếm soát nội bộ hoạt động
hữu hiệu. Đặc trng của thử nghiệm tuân thủ là chúng đợc
thực hiện dựa vào quy chế kiểm soát trong hệ thống kiểm
soát nội bộ nhằm trả lời cho câu hỏi: liệu KTV có thể dựa vào
hệ thống kiểm soát nội bộ của đơn vị hay không?
Số lợng các thử nghiệm tuân thủ dựa vào việc đánh giá
rủi ro kiểm soát. Nếu rủi ro kiểm soát trong chu trình đợc
đánh giá là cao, có nghĩa là hệ thống kiểm soát nội bộ
không có khả năng ngăn chặn các gian lân và sai sót thì
không cần thiết phải sử dụng các thử nghiệm tuân thủ nữa.
Nếu rủi ro trong chu trình đợc đánh giá ở mức thấp thì số lọng các thử nghiệm tuân thủ sẽ đợc thực hịên càng nhiều và
các thử nghiệm cơ bản có thể đợc thu hẹp.
Thử nghiệm cơ bản:
Thử ngiệm cơ bản là loại thử nghiệm đợc thiết kế để
thu thập các bằng chứng về sự hoàn chỉnh, chính xác và
hiệu lực của các dữ kiện do hệ thông kế toán xử lý. Thử

nghiệm cơ bản thờng đợc sử dụng với số lợng lớn khi mà rủi ro
kiểm soát của chu trình đó đợc đánh giá là cao. Tuy nhiên
thử nghiệm cơ bản cũng đợc sử dụng ngay khi rủi ro kiểm

11


Khoa kế toán
Phạm Xuân
Sơn - Kiểm toán 41
soát đợc đánh giá là thấp bởi vì một hệ thống kiểm soát nội
bộ mạnh cũng không có nghĩa là nó có thể ngăn chặn mọi
gian lận và sai sót có thể xảy ra. Do đó, trong quá trình tìm
kiểm bằng chứng kiểm toán, các thử ngiệm cơ bản vẫn đợc
các kiểm toán viên sử dụng bởi tính hiệu quả của nó, tuy
nhiên thì các thử nghiệm cơ bản thờng phải tốn nhiều công
sức nên phải sử dụng cho hợp lý.
2. Kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán .
Mỗi cuộc kiểm toán dù quy mô lớn hay nhỏ, đơn giản hay
phức tạp thì quy trình kiểm toán thờng tuân theo trình tự
chung. Cụ thể kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán
đợc tiến hành qua 3 bớc sau:
- Bớc 1: Lập kế hoạch kiểm toán chu trình mua hàng và
thanh toán.
- Bớc 2: Thực hiện kiểm toán chu trình mua hàng và thanh
toán.
- Bớc 3: Kết thúc kiểm toán chu trình mua hàng và thanh
toán.
a. Lập kế hoạch kiểm toán chu trình mua hàng và
thanh toán.

Lập kế hoạch kiểm toán là giai đoạn đầu tiên mà các
kiểm toán viên cần thực hiện trong các cuộc kiểm toán nhằm
tạo các điều kiện pháp lý cũng nh các điều kiện cần thiết
khác cho kiểm toán. Mục đích của giai đoạn này là xây
dựng kế hoạch kiểm toán chung và phơng pháp kiểm toán cụ
thể phù hợp với phạm vi, bản chất, thời gian của quy trình
kiểm toán sẽ thực hiện.
12


Khoa kế toán
Phạm Xuân
Sơn - Kiểm toán 41
Theo chuẩn mực kiểm toán Việt Nam số 300 kiểm toán
viên và công ty kiểm toán phải lập kế hoạch kiểm toán, trong
đó mô tả phạm vi dự kiến và cách thức tiến hành công việc
kiểm toán. Kế hoạch kiểm toán phải đầy đủ, chi tiết làm cơ
sở để lập chơng trình kiểm toán
Cũng nh các chu trình khác, việc lập kế hoạch kiểm
toán chu trình mua hàng và thanh toán cũng tuân theo các
bớc nh sau:
Chuẩn bị kế hoạch kiểm toán
Thu thập thông tin về khách hàng
và thực hiện các thủ tục phân
tích
Đánh giá tính trọng yếu, rủi ro
kiểm toán
Tìm hiểu hệ thống KSNB và
đánh giá rủi ro kiểm soát.
Lập kế hoạch kiểm toán toàn

Chuẩn bị cho
hoạch
diện kế
và soạn
thảokiểm
chơngtoán.
trình
kiểm toán

Đánh giá khả năng chấp nhận kiểm toán.
Trên thực tế không phải bất cứ một lời mời kiểm toán
nào cũng đợc chấp nhận ngay mà phải căn cứ vào khả năng
của công ty và các điều kiện của khách hàng. Trong giai
đoạn này kiểm toán viên đánh giá rủi ro có thể gặp phải khi
tiến hành kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán của
doanh nghiệp, sau đó kết hợp vơí việc đánh giá các chu
trình khác để đa ra quyết định có chấp nhận kiểm toán
cho doanh nghiệp hay không.

13


Khoa kế toán
Phạm Xuân
Sơn - Kiểm toán 41
Nhận diện các lý do kiểm toán của công ty khách hàng.
Sau khi đã chấp nhận kiểm toán, công ty kiểm toán tiến
hành xem xét các lý do kiểm toán của khách hàng để từ đó
tiến hành xác định số lợng bằng chứng kiểm toán phải thu

thập và mức độ chính xác của các ý kiến mà kiểm toán viên
đa ra trong báo cáo kiểm toán.
Lựa chọn đội ngũ nhân viên thực hiện kiểm toán.
Thông qua việc nhận diên các lý do kiểm toán của khách
hàng, công ty kiểm toán ớc lợng đợc quy mô phức tạp của cuôc
kiểm toán , từ đó lựa chọn đội ngũ nhân viên thích hợp để
thực hiện kiểm toán. Cụ thể công ty kiểm toán sẽ lựa chọn
những nhân viên có nhiều kinh nghiệm trong kiểm toán chu
trình mua hàng và thanh toán để kiểm toán chu trình này.
Số lợng và trình độ của các kiểm toán viên phụ thuộc vào
tính phức tạp và mức rủi ro của chu trình.
Hợp đồng kiểm toán.
Công viêc cuối cùng của giai đoạn này là kí kết hợp
đồng kiểm toán, ghi rõ trách nhiệm,nghĩa vụ và quyền lợi
của mỗi bên.

Thu thập thông tin về khách hàng
Sau khi kí kết hợp đồng kiểm toán, kiểm toán viên bắt
đầu thu thập thông tin đối với phần hành kiểm toán mà
mình đảm nhận.Trong giai đoạn này, kiểm toán viên tiến

14


Khoa kế toán
Phạm Xuân
Sơn - Kiểm toán 41
hành tìm hiểu các mặt hoạt động kinh doanh của khách
hàng và các quy trình mang tính pháp lý có ảnh hởng đến
các mặt hoạt động kinh doanh này từ đó ảnh hởng đến

phần hành kiểm toán của mình.
Các thông tin cơ sở
Tìm hiểu ngành nghề và hoạt động kinh doanh của
khách hàng :
Chuẩn mực kiểm toán Việt Nam số 300, quy định kiểm
toán viên phải tìm hiểu ngành nghề và hoạt động kinh
doanh của khách hàng. Việc tìm hiểu ngành nghề và hoạt
động kinh doanh của khách hàng giúp kiểm toán viên nhận
định về chủng loại hàng hoá mà doanh nghiệp mua vào
cũng nh cách thức thanh toán và mục đích sử dụng đối với
từng loại hàng hóa có đúng với mục đích đã cam kết bằng
van bản không. Ngoài ra việc tìm hiểu ngành nghề kinh
doanh của khách hàng cũng cho kiểm toán viên biết đợc cách
thức tổ chức hệ thống kế toán và các nguyên tắc kế toán
đặc thù của ngành nghề này.
Xem xét lại kết quả cuộc kiểm toán năm tr ớc và hồ sơ
kiểm toán chung.
Việc xem xét lại kết quả cuộc kiểm toán năm trớc và hồ
sơ kiểm toán chung giúp cho kiểm toán viên xác định và
khoanh vùng các khoản mục chứa đựng rủi ro cao trong chu
trình, những bớc mà ở đó hệ thống KSNB yếu kém. Thông
thờng những điểm yếu này cha khắc phục đợc trong thời
gian ngắn.

15


Khoa kế toán
Sơn - Kiểm toán 41

Phạm Xuân

Tham quan nhà xởng.
Tham quan nhà xởng là sẽ cung cấp cho kiểm toán viên
những điều mắt thấy tai nghe về quy trình sản xuất kinh
doanh của khách hàng, giúp cho kiểm toán viên đánh giá
tình trạng bảo quản, nhập và xuất hàng hoá từ đó đánh giá
khả năng của bộ phận mua hàng và những gian lận gian sai
sót có thể xảy ra trong quá trình mua hàng. Cụ thể, nếu
việc sản xuất diễn ra đều dặn, hàng hóa không bị ứ đọng,
chất lợng sản phẩm không giảm sút có nghĩa là việc mua
hàng tiến triển tốt, hàng hóa mua vào có chất lợng đạt yêu
cầu. Ngợc lại, nếu sản xuất bị đình trệ thì đó là dấu hiệu
cho thấykhả năng đầu vào cung cấp không kịp thời, nếu
hàng hóa tồn kho quá nhiều có nghĩa là mua không phù hợp
với nhu cầu, chất lợng giảm sút cho thấy chất lợng các yếu tố
đầu vào không tốt.
Nhận diện các bên hữu quan.
Các bên hữu quan đợc hiểu là: các bộ phận trực thuộc
(các chi nhánh, các đại lý...), các nhà cung cấp, các cá nhân
tổ chức mà công ty có quan hệ. Trong quy trình kiểm toán
chu trình mua hàng và thanh toán các bên hữu quan mà
kiểm toán viên quan tâm chủ yếu là nhà cung cấp, đại lý,
các tổ chức có ảnh hởng đến quyết định mua của công ty
khách hàng.
Việc nhận diện các bên hữu quan sẽ giúp cho kiểm toán
viên trong quá trình thu thập bằng chứng kiểm toán có nhiều
thuận lợi hơn.

16

Khoa kế toán
Sơn - Kiểm toán 41

Phạm Xuân

Dự kiến nhu cầu chuyên gia bên ngoài.
Trong khi kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán,
sẽ có những trờng hợp phải giám định giá trị của những hàng
hóa mà doanh nghiệp mua vào nếu trong nhóm kiểm toán
không ai có khả năng giám định thì họ sex phải sử dụng các
chuyên gia trọng những lĩnh vực nói trên.
Sau khi có đợc những thông tin cơ sở về quy trình mua
vào và thanh toán thì kiểm toán viên tiến hành thu thập các
thông tin về các nghĩa vụ pháp lý của khách hàng, điều này
sẽ giúp cho kiểm toán viên nắm bắt đợc các quy trình mang
tính pháp lý có ảnh hởng đến quá trình mua hàng và thanh
toán. Đây sẽ là những căn cứ để kiểm toán viên dựa vào
trong quá trình thu thập bằng chứng kiểm toán cung nh đa
ra các ý kiến kiểm toán sau này.

Các thông tin về nghĩa vụ pháp lý của khách
hàng.
Nếu các thông tin cơ sở đợc thu thập ở trên giúp cho
kiểm toán viên hiểu đợc về các mặt hoạt động kinh doanh
của khách hàng thì việc thu thập các thông tin về nghĩa vụ
pháp lý của khách hàng giúp cho kiểm toán viên nắm bắt đợc các quy trình pháp lý có ảnh hởng đến các mặt hoạt
động kinh doanh của khách hàng, những thông tin này đợc
thu thập trong quá trình tiếp xúc với Ban Giám Đốc của công

ty khách hàng bao gồm các loại sau:
- Giấy phép thành lập và Điều lệ công ty.

17


Khoa kế toán
Phạm Xuân
Sơn - Kiểm toán 41
- Các báo cáo tài chính, báo cáo kiểm toán, thanh tra hay
kiểm tra của các năm hiện hành hay trong vài năm trớc .
- Biên bản các cuộc họp cổ đông, Hội đồng quản trị và
Ban Giám Đốc.
- Các hợp đồng cam kết quan trọng.
Thực hiện thủ tục phân tích.
Trong giai đoạn lập kế hoạch kiểm toán, sau khi đã thu
thập các thông tin cơ sở và thông tin về nghĩa vụ pháp lý
của khách hàng, kiểm toán viên tiến hành thực hiện các thủ
tục phân tích đối với các thông tin đã thu thập để hỗ trợ cho
việc lập kế hoạch về bản chất, thời gian và nội dung các thủ
tục kiểm toán sẽ đợc sử dụng để thu thập bằng chứng kiểm
toán. Đối với chu trình mua hàng và thanh toán các thủ tục
phân tích sử dụng có thể là :
- So sánh tỷ lệ chi phí mua hàng trên doanh thu của công
ty khách hàng với các công ty khác trong cùng nghành, so
sánh tỷ lệ này qua các năm để đánh giá tính hợp lý của
việc mua hàng.
- So sánh số d tài khoản phải trả nhà cung cấp năm nay so
với năm trớc, đối chiếu số chênh lệch đó với lợng hàng
hoá mua vào của năm nay tăng hay giảm hơn so với năm

trớc để tìm ra những điều không hợp lý.
- Xác định hệ số quay vòng của hàng tồn kho để xác
định chất lợng, tính kịp thời, tính lỗi thời của hàng hoá
mua vào.

18


Khoa kế toán
Phạm Xuân
Sơn - Kiểm toán 41
Ngoài những thủ tục trên còn rất nhiều những thủ tục
khác đợc kiểm toán viên sử dụng trong quá trình phân tích
sơ bộ.
Đánh giá tính trọng yếu, rủi ro kiểm toán.
Đánh giá tính trọng yếu:
Trọng yếu là khái niệm chỉ về tầm cỡ, bản chất các sai
phạm (kể cả bỏ sót) thông tin tài chính hoặc là đơn lẻ hoặc
là từng nhóm, mà trong bối cảnh cụ thể nếu dựa vào các
thông tin này để xét đoán thì không chính xác hoặc là sẽ
rút ra những kết luận sai lầm.
Tuy nhiên tính trọng yếu là một khái niệm tơng đối.
Một sai sót có quy mô nhất định, ví dụ bỏ sót không phản
ánh 1 khoản chi mua hàng trị giá 3 triệu có thể là trọng yếu
đối với một công ty nhỏ nhng có thể không là trọng yếu đối
với công ty lớn. Do đó, việc ớc lợng trọng yếu phần lớn phụ
thuộc vào kinh nghiệm của KTV. Thông thờng việc đánh giá
tính trọng yếu bao gồm hai bớc cơ bản:
Bớc 1: ớc lợng ban đầu về tính trọng yếu.
Bớc 2: Phân bổ ớc lợng ban đầu về tính trọng yếu cho

các khoản mục kiểm toán.
Việc đánh giá tính trọng yếu đối với chu trình mua
hàng và thanh toán cũng không nằm ngoài các bớc công việc
trên. Trong giai đoạn này kiểm toán viên cần ớc lợng mức trọng
yếu cho toàn bộ chu trình sau đó phân bổ mức trọng yếu
cho các nhóm nghiệp vụ.
Đánh giá rủi ro:

19


Khoa kế toán
Phạm Xuân
Sơn - Kiểm toán 41
Theo định nghĩa trong chuẩn mực kiểm toán số 400
rủi ro kiểm toán là rủi ro do công ty kiểm toán và các kiểm
toán viên đa ra ý kiến nhận xét không thích hợp khi báo cáo
tài chính đã đợc kiểm toán còn có những sai sót trọng yếu.

Rủi ro tiềm tàng:
Bản thân chu trình mua hàng và thanh toán là một chu
trình phức tạp, liên quan đến nhiều tài khoản, ảnh hởng trực
tiếp đến chi phí và việc thực hiện nghĩa vụ về thuế với nhà
nớc đồng thời nó cũng phản ánh khả năng tài chính của
doanh nghiệp do đó dễ xảy ra những gian lận và sai sót. Rủi
ro tiềm tàng của chu trình thờng đợc đánh giá là cao
Để đánh giá rủi ro tiềm tàng, kiểm toán viên có thể dựa
vào các yếu ảnh hởng sau: bản chất kinh doanh của khách
hàng, tính liêm chính của Ban Giám Đốc, kết quả của các
cuộc kiểm toán lần trớc, các nghiệp vụ kinh tế không thờng

xuyên, các hợp đồng kiểm toán lần đầu và dài hạn, các ớc
tính kế toán, quy mô số d tài khoản.
Rủi ro kiểm soát:
Nói lên khả năng hạn chế gian lận sai sót của hệ thống
kiểm soát nội bộ, rủi ro kiểm soát càng lớn có nghĩa là hệ
thống kiểm soát nội bộ càng yếu kém và ngợc lại. Việc đánh
giá rủi ro phát hiện thông qua việc đánh giá hệ thống kiểm
soát nội bộ
Rủi ro phát hiện:
Là khả năng xảy ra các sai sót hoặc gian lận trên báo
cáo tài chính mà không đợc ngăn chặn hay phát hiện bởi hệ

20


Khoa kế toán
Phạm Xuân
Sơn - Kiểm toán 41
thống kiểm soát nội bộ vàcúng không đợc kiểm toán viên phát
hiện trong quá trình kiểm toán.
Viêc đánh giá rủi ro phát hiện phụ thuộc việc đánh giá
rủi ro tiềm tàng, rủi ro kiểm soát và khả năng chuyên môn
của kiểm toán viên, nếu rủi ro tiềm tàng và rủi ro kiểm soát
càng cao thì rủi ro phát hiện có thể đánh giá ở mức thấp và
ngợc lại, nếu mức rủi ro tiềm tàng và rủi ro kiểm soát đợc
kiểm toán viên đánh giá là thấp thì có thể xác định mức rủi
ro phát hiện là cao nhất nhng vẫn đảm bảo là mức rủi ro
kiểm toán có thể chấp nhận đợc. Khả năng chuyên môn của
kiểm toán viên tôt sẽ là nhân tố tích cực làm giảm rủi ro phát
hiện.

Đánh giá của kiểm toán viên
về rủi ro kiểm soát
Cao
Trung
Thấp
Đánh giá của

tiềm tàng.

Trung

Cao

Thấp

Trung bình

nhất
Thấp

Trung

bình
Cao

Trung

bình
Cao

Cao

kiểm toán
viên về rủi ro

bình
Thấp

Thấp

bình

nhất

Theo chuẩn mực kiểm toán số 400:Kiểm toán viên phải
dựa vào đánh giá mức độ rủi ro tiềm tàng và rủi ro kiểm
soát để xác định nội dung, lịch trình và phạm vi thử

21


Khoa kế toán
Phạm Xuân
Sơn - Kiểm toán 41
nghiệm cơ bản để giảm rủi ro phát hiện và giảm rủi ro kiểm
toán đến mức có thể chấp nhận đợc.
Tìm hiểu hệ thống KSNB và đánh giá rủi ro kiểm
soát.
Theo chuẩn mực số 400 (hệ thống chuẩn mực Việt

Nam) kiểm toán viên phải có đủ hiểu biết về bốn yếu tố của
hệ thống kiểm soát nội bộ của khách hàng để lập kế hoạch
và chơng trình kiểm toán thích hợp, có hiệu quả. Kiểm toán
viên phải sử dụng khả năng xét đoán chuyên môn của mình
để đánh giá rủi ro kiểm toán và xác định các thủ tục kiểm
toán nhằm giảm các rủi ro kiểm toán thấp tới mức có thể chấp
nhận đợc.
Trong giai đoạn này, kiểm toán viên phải xem xét các
thủ tục kiểm soát nội bộ mà doanh nghiệp áp dụng trong chu
trình mua hàng và thanh toán về mặt thiết kế, và tính khả
thi của các thủ tục kiểm soát đó.
Các thủ tục kiểm soát nội bộ đối với chu trình mua
hàng và thanh toán đợc thiết kế dựa trên 3 nguyên tắc chủ
yếu:
- Nguyên tắc phân công phân nhiệm.
Công việc của chu trình đợc phân chia cho từng ngời
để tạo ra sự chuyên môn hoá, giảm thiểu các sai soát có
thể xảy ra. Mức độ chuyên môn hoá càng cao thì công
việc càng đợc thực hiện tốt
- Nguyên tắc bất kiêm nhiệm.

22


Khoa kế toán
Phạm Xuân
Sơn - Kiểm toán 41
Nguyên tắc này quy định sự cách ly trách nhiệm thích
hợp về trách nhiệm trong các nghiệp vụ có liên quan
nhằm ngăn ngừa các hành vi gian lận và lạm dụng quyền

lực. Ví dụ cách ly trách nhiệm giữa ngời nhận hàng và
kế toán mua hàng, giữa ngời phê duyệt và ngời lập đơn
xin mua hàng
- Nguyên tắc uỷ quyền phê chuẩn.
Không phải lúc nào việc kí duyệt các đơn xin mua
hàng hay phiếu chi thanh toán công nợ cũng phải do ngời
đứng đầu doanh nghiệp thực hiện. Trong quá trình
mua hàng và thanh toán để công việc tiến hành đợc
nhanh chóng việc kí duyệt đợc giao cho các cấp với một
phạm vi nhất định
Ngoài các thủ tục kiểm soát đối với chu trình mua hàng
và thanh toán chúng ta cũng cần phải có sự hiểu biết về các
yếu tố của hệ thống kiểm soát nội bộ nh : Môi trờng kiểm
soát, hệ thống kế toán và bộ phận kiểm toán nội bộ. Các yếu
tố này đảm bảo cho tính khả thi của các thủ tục kiểm soát
và thờng đợc tìm hiểu chung trớc khi đi xem xét các thủ tục
kiểm soát cụ thể của mỗi chu trình.
Sau khi đánh giá về các thủ tục kiểm soát nội bộ, chúng
ta có thể đa ra mức đánh giá về rủi ro kiểm soát là cao hay
thấp đối với chu trình này.
Lập kế hoạch kiểm toán toàn diện và soạn thảo chơng trình kiểm toán
Đây là bớc cuối cùng trong quá trình lập kế hoạch kiểm
toán, với những thông tin đã thu thập đợc kiểm toán viên sẽ
xây dựng kế hoạch kiểm toán. theo chuẩn mực số 300,

23


Khoa kế toán
Phạm Xuân

Sơn - Kiểm toán 41
những vấn đề chủ yếu kiểm toán viên phải trình bày trong
kế hoạch kiểm toán bao gồm: hiểu biết về hoạt động của
đơn vị đợc kiểm toán, hiểu biết về hệ thống kế toán và hệ
thống kiểm soát nội bộ, rủi ro và mức trọng yếu, nội dung,
lịch trình và phạm vi thực hiện các thủ tục kiểm toán, phối
hợp, chỉ đạo, giám sát và kiểm tra các vấn đề khác.
Chơng trình kiểm toán là sự chi tiết hoá của kế hoạch
kiểm toán, việc thiết kế chơng trình kiểm toán bao gồm
việc thiết kế các thử nghiệm tuân thủ và các thử nghiệm cơ
bản nhằm thu thập bằng chứng kiểm toán trong quá trình
kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán.
b. Thực hiện kiểm toán chu trình mua hàng và
thanh toán.
Thực hiên kiểm toán là việc cụ thể hóa chơng trình
kiểm toán đã thiết kế trong quá trình lập kế hoạch kiểm
toán , đây là quá trình sử dụng các phơng pháp kỹ thuật
kiểm toán thích ứng với đối tợng kiểm toán để thu thập bằng
chứng kiểm toán một cách đầy đủ và tin cậy nhằm đa ra
những ý kiến xác thực về mức độ trung thực và hợp lý của
báo cáo tài chính.
Việc thu thập bằng chứng kiểm toán đợc tiến hành
thông qua việc thực hiện các thủ tục kiểm toán. Các thủ tục
kiểm toán bao gồm 3 loại: các thủ tục kiểm soát, các thủ tục
kiểm tra chi tiết, các thủ rục phân tích. Thòng thì nếu kiểm
toán viên tin tởng vào hệ thống kiểm soát nội bộ thì bằng
chứng kiểm toán sẽ đợc thu thập chủ yếu thông qua các thủ
tục kiểm soát còn ngợc lại việc thu thập bằng chứng kiểm toán
sẽ chủ yếu thông qua các thủ tục kiểm tra chi tiết.
24

Khoa kế toán
Sơn - Kiểm toán 41

Phạm Xuân

Thực hiện thủ tục kiểm soát đối với chu trình mua
hàng và thanh toán
Trong chu trình mua hàng và thanh toán, việc kiểm tra
hệ thống kiểm soát nội bộ đợc chia thành hai phần hành cơ
bản là thực hiện các thủ tục kiểm soát đối với các nghiệp vụ
mua hàng và thực hiện các thủ tục kiểm soát đối với các
nghiệp vụ thanh toán.
Bảy mục tiêu kiểm soát nội bộ đợc sử dụng nh là một
khung tham chiếu của việc thiết kế các thủ tục kiểm soát các
nghiệp vụ mua vào và các nghiệp vụ thanh toán.
Trình tự thiết kế các thủ tục kiểm soát của
chu trình mua hàng và thanh toán
Tìm hiểu cơ cấu
KSNB của chu
trình
Đánh giá mức độ
rủi ro kiểm soát
của chu trình
Đánh giá quan hệ
chi phí- lợi ích của
các thủ tục kiểm

Thiết kế các thủ tục

kiểm soát nhằm đạt
đợc các mục tiêu của
chu trình

Các thủ tục kiểm toán
Quy mô mẫu
Các khoản mục đợc
chọn
Thời gian

Đối với các nghiệp vụ mua hàng

25