Các nguyên tắc làm việc nhóm – bài học và liên hệ thực tiễn

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ TP. HỒ CHÍ MINH
KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH
-----  -----

BÀI TIỂU LUẬN

MÔN HỌC: HÀNH VI TỔ CHỨC
Đề tài:
CÁC NGUYÊN TẮC LÀM VIỆC NHÓM – BÀI HỌC VÀ
LIÊN HỆ THỰC TIỄN
Sinh viên thực hiện (Nhóm 1) :
Họ và tên
1. Trần Thế Vinh
2. Huỳnh Cao Vân
3. Cái Hoàng Thuý Anh
4. Lê Thị Nga
5. Lê Huy Thanh
6. Vũ Đình Hường
7. Ngô Thạnh
8. Nguyễn Minh Sang
9. Nguyễn Lê Công Thiện

Mã số SV

Lớp

33111021747
VB14QT005
33111023554
VB14QT005
33111021662

VB14QT005
……………
……………?
33111022104 VB14QT005
33101022277 VB13QT007
33111027201 VB14QT007
33101024580 VB13QT006
33101024591 VB13LA003

Tp.HCM, Tháng 05/2012


Mục Lục
I. Lời mở đầu
II. Nội dung
1. Nội dung đoạn clip
2. Phân tích
a. Nguyên tắc sai lầm khi làm việc nhóm
b. Nguyên tắc hiến kế hiệu quả
3. Liên hệ thực tiễn
III. Kết luận

2


I.

Lời mở đầu

Trong thời đại ngày nay, khi khoa học kỹ thuật ngày càng phát triển thì yêu cầu làm việc

theo nhóm là cần thiết hơn bao giờ hết. Đơn giản vì không ai là hoàn hảo, làm việc theo nhóm sẽ
tập trung những mặt mạnh của từng người và bổ sung cho nhau. Hơn nữa, chẳng ai có thể cáng
đáng hết mọi việc. Người phương Tây luôn xem công việc và bạn bè khác nhau do đó trong khi
làm việc rất thoải mái. Tuy nhiên, không khí làm việc khá căng thẳng đôi khi mâu thuẩn với
nhau gay gắt do họ rất coi trọng cá nhân.
Hành vi của các cá nhân trong nhóm là một cái gì đó lớn hơn tổng thể của các hành vi cá
nhân trong nhóm đó. Nói cách khác, khi các cá nhân hợp lại thành nhóm họ hành động khác với
khi họ đứng đơn lẻ. Vì vậy trong tổ chức, việc hình thành nhóm thảo luận đưa ra ý kiến đóng góp
chung có tầm ảnh hưởng quan trọng đến sự phát triển của toàn doanh nghiệp đó. Chính tầm quan
trọng này mà trong các cuộc thảo luận nhóm người lãnh đạo phải nắm rõ các quy tắc, cũng như có
cách ứng xử hợp lý trước các ý kiến mà nhân viên của nhóm mình đưa ra để từ đó có sự chọn lọc
cân nhắc cho ra ý kiến chung phù hợp với mục tiêu mà doanh nghiệp đang theo đuổi.

II. Nội dung
1. Nội dung đoạn clip
Đoạn clip với vấn đề cần thảo luận về hội nghị hiến kế của công ty sản xuất đồng hồ đeo tay.
Nội dung clip như sau:
Đồng hồ đeo tay thiết kế theo kiểu thể thao đang thịnh hành vào lúc này vì vậy nhu cầu sử
dụng nó ngày càng tăng dẫn đến cung không đáp ứng được với cầu. Vì vậy bộ phận marketing cần
phải tìm ra giải pháp nào để tăng năng suất, đáp ứng nhu cầu của thị trường trước khi đối thủ cạnh
tranh là đồng hồ Nhật Bản gia nhập vào. Đứng trước yêu cầu bức thiết như vậy, công ty tổ chức
một buổi hội nghị nhằm tìm biện pháp cung ứng trong khi phân xưởng đang thực hiện dây chuyền
sản xuất mới.
Trong cuộc họp, lần lượt các đại biểu phát biểu ý kiến của mình.
Đại biểu 1 là một cán bộ tiếp thị vừa đi học ở Úc về cho ý kiến rằng: “Nên tạm dừng sản
xuất đồ hồ nữ mà chuyển sang sản xuất loại đồng hồ thể thao này”.
Trưởng nhóm lên tiếng: “Không được, vì nó gây khó khăn cho bộ phận cung ứng”
Đại biểu 2 là trợ lý giám đốc bán hàng phát biểu: “ Thuê nhân công làm việc ban đêm”
Trưởng nhóm lại lên tiếng: “ Không được vì phải cho thôi việc một số bộ phận và phải giải
quyết vấn đề về luật lao động”

Cứ như vậy bao nhiêu ý kiến được nêu ra đều bị bác bỏ, làm cho hội nghị hiến kế diễn ra khô
cứng.
Cuối cùng trưởng nhóm quyết định tăng tốc độ sản xuất ngay trên dây chuyền sản xuất hiện
tại và kết quả dẫn đến là hàng loạt đồng hồ được kiểm tra với chất lượng kém.

2. Phân tích
a. Nguyên tắc sai lầm khi làm việc nhóm
3


Thông qua nội dung clip trên có thể thấy nguyên tắc làm việc nhóm này như sau;
Nhóm làm việc một cách độc đoán, và chỉ dựa trên ý kiến chủ quan của nhóm trưởng mà
không có sự xem xét, thảo luận kỹ trước mỗi ý kiến được đưa ra. Phản bác ý kiến của các cá nhân
ngay giữa lúc họ đang đưa ra ý kiến, làm cho mỗi nhân viên cảm thấy bị mất mặt và không có
hứng thú tham gia hiến kế.
Vi phạm nguyên tắc hiến kế tập thể, thiếu việc xây dựng danh mục để bàn bạc, cùng nhau
giải quyết vấn đề, hội nghị mang tính chất nhóm nhưng quyết định sau cùng lại thuộc về cá nhân
(trưởng nhóm) dẫn đến hiệu quả sản xuất kém.
- Nhóm làm việc một cách khô cứng
Ý kiến đưa ra không được ghi nhận, cám ơn dẫn đến buổi hiến kế không có những ý tưởng
hay
Sáng kiến không được liệt kê để cả nhóm cùng phân tích xem lại vì vậy làm cho buổi hiến kế
trở nên nhạt nhẽo, hiệu quả làm việc không cao.
Hội nghị hiến kế mang tính chất nhóm nhưng lại gắn cá nhân với những ý tưởng đề ra.
Vì vậy, có thể nhận ra răng chính những nguyên tắc sai lầm trong khi làm việc nhóm, đã dẫn đến
hiệu quả làm việc kém, mục tiêu đặt ra không những không đạt được mà nó càng làm cho vấn đề
càng tồi tệ hơn.

b. Nguyên tắc hiến kế hiệu quả
Thông qua nguyên tắc làm việc của nhóm này, có thể rút ra một số nguyên tắc hiến kế hiệu quả

như sau:
- Không được vội vàng đánh giá ý kiến được đưa ra
Vì mục đích của buổi hiến kế là thu thập ý tưởng, nhưng một khi ý tưởng bị bác bỏ ngay khi nó
được hình thành sẽ dễ khiến mọi người cụt hứng cũng như không dám đưa ra ý kiến của mình,
điều này dẫn tới sự khô cứng và thiếu sáng tạo về ý tưởng . Có những ý tưởng tưởng chừng điên
rồ, nhưng có thể trong trường hợp nào đó nó lại là ý kiến mang tính sáng tạo, vì vậy không nên
đánh đồng, thiên kiến về một ý tưởng nào.
Hội nghị kết thúc mới phê phán bình phẩm, việc tán thưởng không đúng lúc trong lúc hội
nghị đang diễn ra có khi cũng là điều bất lợi.
Tất cả các ý kiến phải được ghi nhận và cám ơn chân thành, chính nó sẽ là động lực khơi gợi
những ý tưởng hay, sáng tạo
Không nên đánh giá nội suy, vì có thể ngăn cản suy nghĩ của mọi người
Sáng kiến phải được liệt kê để được mọi người xem lại, cùng nhau bàn bạc phân tích từ đó
có sự chọn lọc đưa ra ý kiến chung.
Liệt kê ý tưởng nêu lên lúc theo dõi ý tưởng của mọi người , từ đó xây dựng biểu mẫu với
những ý tưởng xuất sắc.
Hội nghị không mang kiểu thi đua phải mang ý nghĩa hợp tác, và làm tiền đề cho những ý
kiến khác. Ý kiến hay sẽ gợi ý thêm nhiều ý tưởng mới.
Hội nghị hiến kế phải là một hoạt động tập thể trí óc, không tiến hành riêng lẻ
Sau khi ý tưởng được liên hệ thì phải chấm dứt ý tưởng đó với tác giả của nó vì không được
để ai trong hội nghị được tôn vinh, vì có thể đó chưa phải là ý kiến hay nên người đưa ra ý kiến có
4


thể bị kỳ thị.
Trân trọng những ý tưởng điên rồ vì có khi nó lại là những suy nghĩ sáng tạo và có hiệu quả
nhất.
Hội nghị kết thúc phải ghi lại ý kiến là của tập thể, chứ không phải của riêng cá nhân nào,
không gắn cá nhân với các ý tưởng đề ra.

3. Liên hệ thực tiễn
a. Tình huống 1
Trước đây mình từng làm trong 1 công ty sản xuất& thương mại kinh doanh trong lĩnh vực
nội thất. Những sản phẩm của công ty sản xuất chỉ là một phần nhỏ trong khi những mặc hàng
khác thì lại phải ra thị trường tìm hiểu đặt hàng. Điều này gây khó khăn cho nhân viên kinh doanh
lẫn nhân viên thu mua vì mỗi lần tiếp xúc công việc đều là những cái mới, nên kinh nghiệm
chuyên môn chưa cao. Mình là một nhân viên thuộc bộ phận kinh doanh mới vào công ty nên
kinh nghiệm trong lĩnh vực nội thất chưa nhiều. Vì vậy việc làm việc nhóm là thường xuyên xảy
ra trong công ty mình mỗi khi có dự án mới cần sự góp ý của các nhân viên. Tuy vậy trong các
cuộc họp đề xuất phương hướng thực hiện dự án lớn, trưởng phòng luôn đưa ra ý kiến của mình
và áp đặt các nhân viên trong phòng kinh doanh thực hiện theo nó, đồng thời phản bát ý kiến của
các đồng nghiệp làm họ không có cơ hội thể hiện năng lực bản thân, và làm cho mình cũng gặp
khó khăn khi đề xuất quan điểm của mình. Trong nhóm mình lại có một nhân viên rất “khôn lỏi”,
lại là bạn thân của trưởng phòng. Người nhân viên này thường xuyên nói chuyện với trưởng
phòng về ý tưởng cũng như kế hoạch của nhóm. Điều này khiến người trưởng phòng nghĩ rằng
những ý tưởng đó hoàn toàn là của người nhân viên này và không đánh giá đúng năng lực làm
việc của cả một nhóm. Trưởng phòng của mình vốn là người độc đoán, lại thêm có mối quan hệ
tốt với một nhân viên trong nhóm, nên hầu như các buổi họp nếu có khen ngợi thì chỉ nhắm vào
mỗi nhân viên đó. Chính điều này, làm cho hiệu quả làm việc của nhóm mình không những không
cao, mà dẫn đến mối quan hệ giữa trưởng phòng và nhân viện cũng ngày càng xấu hơn.

* Cách giải quyết của nhóm
- Đặt mình vào vị trí của người trưởng nhóm, trong tình huống này việc đầu tiên phải làm là
ghi lại nhật ký công việc của toàn nhóm để biết được ý tưởng này là của ai, nội dung công việc
này là do ai thực hiện. Qua những đợt báo cáo giao ban với trưởng phòng, thậm chí với các cấp
lãnh đạo cao hơn, trưởng nhóm sẽ đưa bản báo cáo công việc đó ra để trưởng phòng cũng như
lãnh đạo đánh giá được năng lực làm việc của từng thành viên trong nhóm.
- Biết được lợi thế của cô nhân viên này là thân thiết với trưởng phòng và thường xuyên “đi
cửa sau”, nên nhóm sẽ lờ đi, coi như không biết, đồng thời họp toàn nhóm, phổ biến cho nhân
viên về quy trình làm việc cũng như việc mình sẽ báo cáo ý tưởng, công việc của nhóm lên các

cấp lãnh đạo cao hơn. Nếu cô nhân viên đó là người biết ý, cô ấy sẽ hiểu rằng là nhóm đã ngầm
nhắc cho cô ấy rằng làm như thế là không đúng, là qua mặt nhóm, là “cướp công” của các đồng
nghiệp khác.
- Nhóm cũng cho rằng không nhất thiết phải gặp riêng trưởng phòng để báo cáo việc này bởi
trong bản báo cáo công việc khi giao ban đã chỉ rõ ai làm việc gì, ý tưởng này là của ai. Nếu
trưởng phòng là người tinh ý sẽ nhận ra cô bạn thân của mình đang “qua mặt” trưởng nhóm để
5


“đi cửa sau” nhằm “ghi điểm” với trưởng phòng.
- Đối với trưởng phòng: Bản thân mình phải luôn chứng tỏ năng lực bản thân cho mọi người
thấy. Trong các cuộc họp thường xuyên đề xuất ý kiến tham gia, cố gắng thử sức các công việc
khó, càng va chạm lỗi nhiều thì càng có nhiều kinh nghiệm xử lý công việc. Luôn chứng tỏ khả
năng đối phó với những tình huống mới trong công việc đồng thời xây dựng các quy trình làm
việc có sự phê duyệt của cấp trên từ việc xây dựng qua sự tham khảo ý kiến của đồng nghiệp.

b. Tình huống 2
Hiện mình đang làm việc tại phòng dự án của Công Ty CP Thực Phẩm Á Châu. Công việc
cũng khá nhiều trong giai đoạn này. Vì công ty mình đang mở rộng nhà máy ở khu công nghiệp
Đại Đồng ( Bắc Ninh ), và nhà máy ở khu công nghiệp Hòa Khánh ( tp. Đà Nẵng ). Trong những
ngày cận lễ ngày 30/04, và ngày 01/05 vừa rồi tình hình công việc rất nhiều. Tuy nhiên các nhân
viên rơi vào tâm lý chuẩn bị cho các chuyến vui chơi nên thường hoàn thành công việc một cách
hình thức và đùn đẩy công việc cho nhau. Do vậy công việc thường bị trỳ hoãn và thậm chí có
việc còn dẫn đến hậu quả không mấy tốt đẹp. Anh trưởng phòng thì thường xuyên phải đứng ra
giải quyết những công việc đang chưa hoàn thành hoặc không đạt yêu cầu của các thành viên.

* Cách giải quyết của nhóm
- Với tư cách là người trưởng phòng, công việc đầu tiên chúng ta cần làm để không xảy ra
tình trạng như tình huống trên là phải vạch ra được bảng mô tả công việc cụ thể của từng người
phù hợp với năng lực công việc và tính cách của người được phân công. Đồng thời cũng đưa ra

chỉ tiêu đánh giá công việc với các thành viên.
- Trong trường hợp vẫn có thành viên hoàn thành công việc một cách hình thức không đạt
yêu cầu, mình phải có hành động quyết đoán yêu cầu nhân viên đó làm lại, và nếu công việc quá
nhiều thì mình có thể chia sẽ bằng cách liên kết các thành viên ít việc hơn hỗ trợ để cùng hoàn
thành công việc đúng chỉ tiêu đề ra.
- Và trong giai đoạn hiện nay số lượng công việc nhiều nên mình cũng phải tạo được không
khí vui vẽ trong phòng, và đồng thời cũng động viên nói với họ sẽ có thời gian với gia đình và
bạn bè trong ngày lễ nếu hoàn thành tốt công việc thì niềm vui đó sẽ nhân đôi và đầy đủ ý nghĩa
hơn, nên làm gương trong công việc để truyền nhiệt huyết đến các thành viên.

6


c. Tình huống 3
Mình đang làm trong phòng mua hàng của một công ty sản suất thức ăn gia súc. Trong
phòng có một cô nhân viên rất giỏi về chuyên môn, nhiệt tình với công việc, cô thường phải làm
việc muộn mỗi lúc công ty nhiều việc. Tuy nhiên, chồng cô lại không hiểu và thông cảm với
công việc của vợ nên đã có những xung đột nhỏ giữa hai vợ chồng, cô đi gặp trưởng phòng và
tâm sự với anh về việc này, nếu tình trạng này còn tiếp diễn cô sẽ nghỉ việc để đảm bảo hạnh
phúc gia đình.

* Cách giải quyết của nhóm:
- Trong vai trò là người trưởng phòng, để công việc chung của phòng không bị đình trệ,
mình sẽ vẫn thực hiện thời gian làm việc như trước đối với các nhân viên khác, tức vẫn phải tăng
ca binh thường. Nếu công việc nhiều mình sẽ trực tiếp tham gia vào một số công việc của nhân
viên để có thể rút ngắn thời gian làm việc của họ để hạn chế việc tăng ca của cô lại. Khuyên cô
tiếp tục đi làm và cố giải thích cho chồng cô để anh ta hiểu được vấn đề.
- Đồng thời về lâu dài mình cũng chọn và đào tạo một vài người khác để có thể đảm bảo các
công việc chủ chốt để cố thể làm thay và chia sẽ bớt công việc cho cô nhân viên này trong lúc
cần thiết nhất.

III. Kết luận
Tục ngữ Việt Nam có câu: “ Một cây làm chẳng nên non, ba cây chụm lại nên hòn núi cao”.
Có thể dễ dàng nhận thấy ngay từ thời xa xưa, tính đoàn kết - làm việc nhóm đã được đúc kết và
cho nhiều bài học có giá trị. Đúng vậy, ngày nay bất cứ doanh nghiệp nào, nếu chỉ đơn lẻ từng cá
nhân hoạt động, đưa ý kiến mà không có sự đồng lòng, hợp tác của các nhân viên khác thì cho dù
7


kế hoạch đó có hay và triển vọng đến đâu cũng khó đạt được kết quả như mong muốn. Làm việc
nhóm giúp phát huy được khả năng hiến kế của mọi thành viên, giúp họ có hứng thú làm việc, và
điều quan trọng nó là động lực thúc đẩy mọi sự thành công của doanh nghiệp. Thông qua các
buổi họp nhóm- hội nghị hiến kế, có thể chắc lọc được ý tưởng, tập hợp những ý tưởng hay sáng
tạo từ đó định hướng cho doanh nghiệp con đường đạt mục tiêu có hiệu quả nhất.
Tuy nhiên nhóm có thể không đồng đều về nguồn lực như trình độ, năng lực, tính cách các
thành viên, vì vậy là trưởng nhóm cần có cách nhìn bao quát, đúng đắn, và góp ý xây dựng một
nhóm phát triển chứ không nên áp đặt, hay có cách nhìn phiến diện khi một nhân viên nào đó
trong nhóm có ý tưởng không tốt./.

8