Nâng cao chất lượng hoạt động của văn phòng học viện chính trị khu vực i giai đoạn hiện nay (2)

BỘ GIAO THÔNG VẬN TẢI
TRƯỜNG CÁN BỘ QUẢN LÝ GIAO THÔNG VẬN TẢI

KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP
TRUNG CẤP LÝ LUẬN CHÍNH TRỊ - HÀNH CHÍNH

NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG HOẠT ĐỘNG CỦA
VĂN PHÒNG HỌC VIỆN CHÍNH TRỊ KHU VỰC I
GIAI ĐOẠN HIỆN NAY

Học viên: NGUYỄN ĐĂNG TÙNG
Lớp: Trung cấp lý luận CT-HC K48
Đơn vị công tác: Học viện Chính trị khu vực I

Hà Nội, 2018


LỜI CAM ĐOAN
Tôi xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu của tôi. Những số liệu,
kết quả trong khóa luận là trung thực và chưa được công bố trong các công
trình khác. Nếu không đúng như trên, tôi xin hoàn toàn chịu trách nhiệm về
đề tài khóa luận của mình.
Người cam đoan

Nguyễn Đăng Tùng


LỜI CẢM ƠN
Trong quá trình học tập và thực hiện khóa luận tốt nghiệp, tôi đã nhận
được sự quan tâm giúp đỡ của Ban Giám hiệu và các thầy giáo, cô giáo
trường Cán bộ Quản lý giao thông vận tải và trường Đại học Công nghệ giao

thông vận tải, cùng với sự nhiệt tình giúp đỡ của Ban Giám đốc, các cán bộ
viên chức, đồng nghiệp ở Học viện Chính trị khu vực I. Đến nay, tôi đã hoàn
thành khóa luận tốt nghiệp Trung cấp lý luận chính trị - hành chính của mình.
Tôi xin trân trọng cảm ơn!
Tôi xin chân thành cảm ơn ThS. Nguyễn Kim Dung, người đã trực tiếp
hướng dẫn tôi trong suốt thời gian thực hiện khóa luận!
Xin trân trọng cảm ơn!
Hà Nội, ngày 15 tháng 8 năm 2018
Học viên thực hiện

Nguyễn Đăng Tùng


MỤC LỤC
Trang
Trang phụ bìa
Lời cam đoan
Lời cảm ơn
Mục lục
A. MỞ ĐẦU

1

1. Lý do lựa chọn đề tài

1

2. Mục tiêu, nhiệm vụ của khóa luận

3

3. Phương pháp nghiên cứu

4

4. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

4

5. Giá trị của khóa luận

4

6. Kết cấu của khóa luận

5

B. NỘI DUNG

6

CHƯƠNG I - CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ VĂN PHÒNG VÀ CÔNG
TÁC VĂN PHÒNG

6

1.1. Khái niệm chất lượng và nâng cao chất lượng

6

1.2. Khái niệm văn phòng

7

1.3. Công tác văn phòng

9

1.4. Vị trí, vai trò của Văn phòng Học viện Chính trị khu vực I

10

1.5. Chức năng, nhiệm vụ của Văn phòng Học viện

10

1.6. Nội dung và yêu cầu của công tác Văn phòng Học viện

12

CHƯƠNG II - THỰC TRẠNG TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG
CỦA VĂN PHÒNG HỌC VIỆN CHÍNH TRỊ KHU VỰC I
HIỆN NAY

18

2.1. Khái quát về Học viện Chính trị khu vực I

18

2.2. Về cơ cấu, tổ chức bộ máy của Văn phòng

19

2.3. Chức năng nhiệm vụ của Văn phòng - Học viện Chính trị kv I

21

2.4. Kết quả đạt được trong hoạt động của Văn phòng tại Học viện
Chính trị khu vực I hiện nay

23

2.5. Đánh giá chung hoạt động của Văn phòng tại Học viện Chính
trị khu vực I

26

2.6. Những hạn chế và nguyên nhân

27


CHƯƠNG III - MỘT SỐ PHƯƠNG HƯỚNG VÀ GIẢI PHÁP
NHẰM NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG HOẠT ĐỘNG CỦA
VĂN PHÒNG HỌC VIỆN CHÍNH TRỊ KHU VỰC I THỜI
GIAN TỚI

29

3.1. Yêu cầu đặt ra đối với hoạt động của Văn phòng

29

3.2. Phương hướng

30

3.2.1. Kiện toàn tổ chức bộ máy, nâng cao năng lực, trình độ của
đội ngũ cán bộ làm công tác văn phòng

30

3.2.2. Nâng cao chất lượng, hiệu quả công tác đào tạo, bồi dưỡng
cán bộ

30

3.2.3. Đổi mới, nâng cao chất lượng công tác tham mưu, phục vụ

31

3.2.4. Nâng cao trình độ ứng dụng công nghệ thông tin cho cán bộ
công chức phục vụ tốt nhiệm vụ chính trị của Văn phòng

32

3.3. Các giải pháp thực hiện

32

3.3.1. Nâng cao chất lượng công tác tham mưu phục vụ và tổ chức
sắp xếp lại bộ máy và nhân sự Văn phòng

32

3.3.2. Chú trọng đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ cho đội ngũ cán bộ,
công chức làm công tác Văn phòng

32

3.3.3. Phân công, sắp xếp, bố trí cán bộ cho phù hợp với chuyên
môn (mô tả vị trí làm việc); bố trí các phòng làm việc hợp lý theo
mô hình khép kín

33

3.3.4. Phổ cập ứng dụng công nghệ thông tin cho cán bộ, công
chức Văn phòng

33

3.3.5. Đầu tư, nâng cấp cơ sở vật chất, trang thiết bị làm việc

34

C. KIẾN NGHỊ, KẾT LUẬN

35

1. Kiến nghị

35

2. Kết luận

35

TÀI LIỆU THAM KHẢO

37

A. MỞ ĐẦU


1. Lý do lựa chọn đề tài
Văn phòng là bộ phận quan trọng không thể thiếu và gắn liền với
quá trình hoạt động, phát triển của cơ quan, đơn vị. Văn phòng là trung
tâm quản lý, điều hành của cơ quan, là bộ phận đắc lực của lãnh đạo.
Trong tổ chức bộ máy nhà nước, Văn phòng - dù ở cấp nào và lĩnh vực
nào cũng đóng một vai trò quan trọng trong việc tham mưu, giúp việc, đề
xuất những giải pháp quản lý, góp phần thúc đẩy sự đổi mới, phát triển
của cơ quan, đơn vị phù hợp với xu hướng chung của thời đại.
Trong tổ chức và hoạt động của nhà nước ta hiện nay nói chung và
trong từng cơ quan, đơn vị hành chính, sự nghiệp nói riêng thì vấn đề
nâng cao năng lực quản lý hành chính nhà nước là một tất yếu khách
quan. Các cơ quan, tổ chức muốn thực hiện tốt chức năng, nhiệm vụ của
mình thì khâu đầu tiên là phải tổ chức tốt công tác văn phòng bởi Văn
phòng là bộ phận tổ chức tham mưu, giúp việc trực tiếp cho lãnh đạo cơ
quan, là nơi tổng hợp, xử lý, phân tích thông tin phục vụ việc ra các

quyết định quản lý điều hành của lãnh đạo. Vì vậy, nếu Văn phòng được
tổ chức và làm việc khoa học, chính quy, nền nếp thì việc quản lý và điều
hành công việc của cơ quan, tổ chức sẽ thông suốt, chất lượng, thúc đẩy
việc triển khai các nhiệm vụ chính trị, chuyên môn của cơ quan, tổ chức,
đơn vị thu được kết quả tích cực.
Trong các đơn vị của Học Viện Chính trị khu vực I (thuộc Học
viện Chính trị Quốc gia Hồ Chí Minh) thì Văn phòng Học viện là một
đơn vị (sau đây gọi tắt là Văn phòng) có chức năng tham mưu, tổng hợp,
giúp việc cho Ban Giám đốc Học viện.
Hoạt động của Văn phòng với các nghiệp vụ: tham mưu tổng hợp;
thông tin truyền thông; hành chính văn thư lưu trữ; đối ngoại- lễ tân;
tiếp nhận và đôn đốc giải quyết đơn thư khiếu nại, tố cáo; xây dựng
chương trình kế hoạch đầu tư; quản lý phương tiện; công tác khám chữa


bệnh ban đầu;bảo vệ an ninh cơ quan… đã trực tiếp giúp Ban giám đốc
Học viện tổ chức, điều hành công việc của lãnh đạo, góp phần nâng cao
hiệu quả thực hiện nhiệm vụ chính trị của Học viện hàng ngày. Có thể
nói, hoạt động của Văn phòng có vai trò quan trọng, có ảnh hưởng lớn và
tác động trực tiếp đến hầu hết các lĩnh vực trong lãnh đạo, chỉ đạo, điều
hành của Ban Giám đốc Học viện.
Tuy nhiên, hoạt động Văn phòng vẫn còn nhiều khó khăn, hạn chế,
bất cập trong việc đáp ứng yêu cầu nhiệm vụ mới, đó là: tình hình xây
dựng đội ngũ cán bộ viên chức còn hạn chế; trình độ năng lực viên chức
Văn phòng chưa đồng đều, kỹ năng soạn thảo, thẩm định văn bản, kỹ
năng tham mưu, tổng hợp, kỹ năng hành chính còn hạn chế. Công tác
phối kết hợp giữa Văn phòng với các đơn vị đôi khi chưa nhịp nhàng,
chưa chặt chẽ nên công tác tham mưu, tổng hợp kết quả chưa cao, điều
đó đã ít nhiều ảnh hưởng đến việc nắm bắt thông tin, lãnh đạo chỉ đạo
quản lý, điều hành của lãnh đạo Học viện.

Để công tác lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành của Ban giám đốc Học
viện đạt hiệu quả trong việc thực hiện mục tiêu, nhiệm vụ xây dựng và
phát triển Học viện thời kỳ mới, yêu cầu đặt ra đối với các đơn vị giảng
dạy, đơn vị chức năng khác trong Học viện, thì trong đó có Văn phòng đơn vị tham mưu có vai trò rất quan trọng.
Từ thực tiễn công tác của Văn phòng Học viện trong công tác tham
mưu, tổng hợp, phục vụ các hoạt động của Học viện; trên cơ sở phân
tích vị trí, vai trò, tầm quan trọng của công tác Văn phòng. Sau thời gian
học tập, nghiên cứu lý luận chính trị - hành chính chương trình trung
cấp tại Trường Cán bộ quản lý Giao thông vận tải - Bộ Giao thông vận
tải, tôi chọn vấn đề:


“Nâng cao chất lượng hoạt động của Văn phòng Học viện Chính trị
khu vực I giai đoạn hiện nay” làm nội dung khóa luận tốt nghiệp trung
cấp lý luận chính trị - hành chính.

2. Mục tiêu, nhiệm vụ của khóa luận
2.1. Mục tiêu
Nâng cao chất lượng hoạt động của văn phòng Học viện Chính trị
khu vực I nhằm đổi mới phương pháp làm việc theo hướng cải cách hành
chính; xây dựng chuẩn hoá, chuyên nghiệp hoá công tác Văn phòng cho
đội ngũ cán bộ, viên chức văn phòng đáp ứng yêu cầu tham mưu, tổng
hợp, giúp việc cho lãnh đạo Học viện đạt hiệu quả cao giai đoạn 2018 2020.
2.2. Nhiệm vụ
* Làm rõ cơ sở pháp lý về chất lượng công tác văn phòng hiện nay,
hướng tới mục tiêu cải cách hành chính phục vụ tốt hơn cho hoạt động
công vụ.
* Nghiên cứu thực trạng hoạt động của công tác Văn phòng Học
viện Chính trị khu vực I trong giai đoạn hiện nay.
* Đề xuất một số phương hướng và giải pháp nhằm nâng cao chất

lượng công tác văn phòng tại Học viện Chính trị khu vực I nhằm:
- Phát huy tính chủ động, sáng tạo, nhạy bén trong công tác tham
mưu tổng hợp, phục vụ sự lãnh đạo chỉ đạo, điều hành, quản lý của Ban
Giám đốc Học viên.
- Nâng cao chất lượng đội ngũ cán bộ, viên chức và đủ số lượng
biên chế theo quy định; xây dựng đội ngũ cán bộ, viên chức Văn phòng
thực sự vững mạnh về tư tưởng chính trị, có phẩm chất đạo đức tốt, có


lối sống chuẩn mực, thực hiện tốt đức tính cần, kiệm, liêm, chính, chí
công, vô tư.
- Phấn đấu đạt 100% đội ngũ nâng cao trình độ chuyên môn,
nghiệp vụ;
- Hằng năm tổ chức các lớp tập huấn nghiệp vụ công tác văn phòng
đối với cán bộ, viên chức Văn phòng.
- Phấn đấu đảm bảo có đầy đủ trang thiết bị cho văn phòng theo
hướng hiện đại hóa, thuận lợi trong tiếp cận thông tin, nhằm nâng cao hiệu
quả công tác tham mưu tổng hợp.
- Nâng cao trình độ lý luận chính trị và năng lực thực tiễn cho cán
bộ, viên chức làm công tác tham mưu, tổng hợp của Văn phòng, 100 %
cán bộ viên chức văn phòng được tham gia các lớp tập huấn bồi dưỡng
nghiệp vụ văn phòng, được bố trí việc làm theo đúng trình độ năng lực và
gần sát chuyên môn đã được đào tạo.
- Nâng cao hiệu quả việc ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt
động văn phòng. Thực hiện hiện có hiệu quả phần mềm quản lý văn bản
và hồ sơ công việc.
3. Phương pháp nghiên cứu
Trên cơ sở vận dụng phương pháp logich và lịch sử, tiểu luận còn
sử dụng phương pháp phân tích tổng hợp để làm rõ mục tiêu, nhiệm vụ
của vấn đề nghiên cứu.

4. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu
* Về đối tượng: Nâng cao chất lượng hoạt động công tác văn phòng
;
* Về phạm vi nghiên cứu:
- Về không gian: tại Văn phòng Học viện Chính trị khu vực I.


- Về thời gian: Từ năm 2018 đến năm 2020
5. Giá trị của khóa luận
- Giá trị về khoa học: Giúp lãnh đạo có kinh nghiệm trong tham
mưu điều hành công tác Văn phòng và ban hành các văn bản phù hợp
với yêu cầu nhiệm vụ mới đối với hoạt động của Văn phòng;

- Giá trị về thực tiễn: Khóa luận nhằm chỉ ra yêu cầu đổi mới, tinh
gọn tổ chức bộ máy Văn phòng, đồng thời sắp xếp lại đội ngũ viên chức
cho phù hợp với nhiệm vụ nhằm nâng cao chất lượng tham mưu, tổng
hợp phục vụ thắng lợi nhiệm vụ chính trị của Học viện;
6. Kết cấu của khóa luận
Ngoài mở đầu, kết luận và danh mục tài liệu tham khảo, khóa luận
gồm 3 chương, 14 tiết.
Chương 1: Cơ sở lý luận về văn phòng và công tác văn phòng
Chương 2: Thực trạng tổ chức và hoạt động của Văn phòng Học
viện Chính trị khu vực I hiện nay
Chương 3: Một số phương hướng và giải pháp nhằm nâng cao chất
lượng hoạt động của Văn phòng Học viện trong thời gian tới


B. NỘI DUNG
CHƯƠNG I
CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ VĂN PHÒNG

VÀ CÔNG TÁC VĂN PHÒNG
1.1. Khái niệm chất lượng và nâng cao chất lượng
- Chất lượng: Theo Đại từ điển Tiếng Việt: “ Chất lượng - cái làm
nên phẩm chất, giá trị của con người, sự vật... cái tạo nên bản chất sự vật,
làm cho sự vật này khác với sự vật kia; phân biệt với số lượng”1
Từ điển Triết học chỉ rõ: “ Chất lượng (chất) là tính quy định bản
chất của sự vật, tính quy định những đặc điểm và tính cách vốn có của sự
vật; do tính quy định đó, sự vật là sự như nó đang tồn tại chứ không phải
là sự vật nào khác; tính quy định đó, phân biệt sự vật ấy với những sự
vật khác”2
Giáo trình Triết học Mác-Lênin định nghĩa: Chất là một phạm trù
triết học dùng để chỉ tính quy định khách quan vốn có của sự vật và hiện
tượng, là sự thống nhất hữu cơ các thuộc tính làm cho nó là nó mà không
phải là cái khác.
Trong lĩnh vực kinh tế, “chất lượng” được quan niệm là tập hợp
những tính chất của sản phẩm thể hiện mức độ thỏa mãn những yêu cầu
định trước cho nó, trong điều kiện xác định về kỹ thuật, kinh tế, xã hội.
1
2

Nguyễn Như Ý , chủ biên, đại Từ điển tiếng Việt, NXB Văn hóa-Thông tinTừ điển Triết học,Nxb Sự Thật, Hà Nội. 1976,tr.150


Mỗi lĩnh vực khác nhau như lĩnh vực tham mưu, phục vụ lãnh đạo
cũng có phương pháp khác nhau để đánh giá chất lượng sự vật, sự việc,
sản phẩm, song có điểm chung là: chất lượng của đối tượng được đánh
giá là tổng hợp các yếu tố tạo nên bản chất của đối tượng, làm nên tác
dụng, giá trị của đối tượng đó. Nói đến chất lượng là phải nói tới 2
phương pháp: thứ nhất, chất lượng là tổng hợp những phẩm chất, tính

chất (thuộc tính) tạo nên giá trị của một con người, một sự vật; thứ hai,
những phẩm chất,tính chất đó đáp ứng đến đâu những yêu cầu đã đặt ra.
Nói đến chất lượng là nói đến tốt hay xấu, đạt hay không đạt một chuẩn
mực nào đó.
Có thể định nghĩa như sau: Chất lượng công tác (hoạt động) là tổng
hợp của các yếu tố làm cho công tác đó phát huy tác dụng đối với mọi hoạt
động của lãnh đạo, góp phần để thực hiện tốt chức năng nhiệm vụ của
mình đã đặt ra.
- Và như vậy, Nâng cao chất lượng là phát huy những giá trị về chất
lượng của mặt công tác đó; đồng thời khắc phục những hạn chế, bất cập
của nó nhằm mang lại hiệu quả cao cho việc thực hiện thắng lợi nhiệm vụ
chính trị đã đề ra.
1.2. Khái niệm Văn phòng
Theo Từ điển Tiếng Việt, thuật ngữ "văn phòng" là bộ phận phụ
trách công việc giấy tờ, hành chính trong một cơ quan đơn vị. Nhưng
hiểu như vậy là chưa đủ, vì trong thực tế, văn phòng có rất nhiều mô
hình và có những văn phòng có cơ cấu tổ chức chặt chẽ, được giao nhiều
chức trách quan trọng khác. Văn phòng là một tổ chức gắn liền với quá
trình tồn tại và phát triển của cơ quan đơn vị; văn phòng là bộ mặt của
cơ quan đơn vị, là nơi đầu tiên trực tiếp giao dịch với các đơn vị khác;
hiệu quả hoạt động của văn phòng ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng,
hiệu quả hoạt động chung của toàn bộ cơ quan đơn vị.


Để giúp các nhà lãnh đạo, quản lý có thông tin đầy đủ, chính xác,
kịp thời cho việc ra các quyết định quản lý, văn phòng từ quan niệm
“công văn, giấy tờ” đã đảm nhiệm thêm chức năng, nhiệm vụ mới là thu
thập, xử lý, bảo quản, chuyển tải thông tin đảm bảo cho việc ra quyết
định của nhà quản lý cũng như những điều kiện vật chất cho các nhà
quản lý hoạt động.

Văn phòng tồn tại gắn liền với mỗi cơ cấu, loại hình tổ chức và
tham mưu, giúp việc cho các nhà quản lý, nên việc xác định phạm vi độc
lập của văn phòng chỉ mang tính chất tương đối. Thông thường có thể
xác định văn phòng theo các cách sau:
Văn phòng theo nghĩa rộng bao gồm bộ máy quản lý của đơn vị từ
cấp cao đến cơ sở với các nhân sự làm tham mưu cho hệ thống quản lý nói
riêng.
Văn phòng theo nghĩa hẹp chỉ bao gồm bộ máy tham mưu giúp việc
cho nhà quản lý trong những công việc theo chức năng được giao; là cấu
thành trong cơ cấu tổ chức, chịu sự điều hành của nhà quản lý lãnh đạo các
cấp.
Dù theo nghĩa rộng hay hẹp thì văn phòng cũng là một thực thể
tồn tại khách quan có hệ thống cơ cấu tổ chức, được quản lý, điều hành
theo mục tiêu nhất định. Tuy nhiên, thông thường văn phòng tồn tại theo
nghĩa hẹp được chấp nhận nhiều hơn để tránh trùng lặp với một tổ chức,
cơ quan (cơ quan, đơn vị...) trong việc xác định chức năng, nhiệm vụ và
địa vị pháp lý của văn phòng.
Trên thực tế, văn phòng tồn tại như một thực thể, nên có nhiều
cách tiếp cận khác nhau, chính vì vậy mà hiện nay người ta có nhiều
quan niệm về văn phòng.


Theo phương diện tổ chức, văn phòng là một đơn vị cấu thành của
tổ chức bao gồm các yếu tố cấu thành phù hợp với chức năng nhiệm vụ
được giao theo định hướng hoạt động chung của tổ chức.
Theo chức năng tổ chức, văn phòng là một thực thể tồn tại để thực
hiện các hoạt động tham mưu, tổng hợp, hành chính hậu cần theo yêu
cầu của các nhà quản lý.
Theo tính chất hoạt động, văn phòng là một thực thể tồn tại để thực
hiện việc quản lý thông tin phục vụ cho sự điều hành của các nhà lãnh

đạo quản lý.
Với cách tiếp cận khác nhau trên đây, có thể hiểu: Văn phòng là
một thực thể tồn tại khách quan trong mỗi cơ quan (tổ chức), để thực hiện
các chức năng tham mưu, tổng hợp, thu nhận và xử lý thông tin... nhằm
phục vụ cho sự lãnh đạo quản lý của cơ quan (tổ chức đó).
1.3. Công tác văn phòng
Nếu xem xét công tác văn phòng theo quan điểm hệ thống thì:
- Ở đầu vào bao gồm các hoạt động trợ giúp lãnh đạo tổ chức, quản
lý, sử dụng toàn bộ các nguồn thông tin trên các lĩnh vực chính trị, kinh
tế, xã hội, hành chính, môi trường... theo các phương án sử dụng khác
nhau nhằm thu được kết quả tối ưu trong từng hoạt động của đơn vị.
- Ở đầu ra là những hoạt động phân phối, chuyển tải, thu thập, xử
lý các thông tin phản hồi trong nội bộ và bên ngoài đơn vị theo yêu cầu
của lãnh đạo. Toàn bộ hoạt động này sẽ góp phần hoàn thiện từng bước
công tác tổ chức, điều hành thông tin trong đơn vị nhằm nâng cao hiệu
quả khai thác, sử dụng thông tin trong quá trình tổ chức điều hành cơ
quan đạt những mục tiêu mong muốn.


Vậy công tác văn phòng là một chỉnh thể gồm việc tổ chức, quản lý
và sử dụng thông tin, dữ liệu để duy trì hoạt động của một cơ quan, tổ
chức nhằm đạt được kết quả mong muốn.
Nâng cao chất lượng công tác văn phòng là công tác quan trọng
không thể thiếu trong hoạt động của tất cả các cơ quan, tổ chức. Các cơ
quan, tổ chức muốn thực hiện tốt chức năng, nhiệm vụ của mình thì
khâu đầu tiên là phải tổ chức tốt công tác văn phòng bởi Văn phòng là bộ
phận tổ chức giúp việc trực tiếp cho lãnh đạo cơ quan, là nơi tổng hợp,
xử lý, phân tích thông tin phục vụ việc ra các quyết định quản lý điều
hành của lãnh đạo. Vì vậy, nếu Văn phòng được nâng cao chất lượng về
mặt sắp xếp tổ chức nhân sự và làm việc khoa học, trật tự, nền nếp; đẩy

mạnh ứng dụng công nghệ thông tin thì việc quản lý và điều hành công
việc của cơ quan, tổ chức sẽ thông suốt, chất lượng, thúc đẩy việc triển
khai hiệu quả các nhiệm vụ chuyên môn của cơ quan, tổ chức, đơn vị.
1.4. Vị trí, vai trò của Văn phòng Học viện Chính trị khu vực I
- Vị trí:
+ Là bộ phận gần gũi, có quan hệ mật thiết với Lãnh đạo và các
đơn vị trong Học viện.
+ Là bộ phận trung gian thực hiện việc nối ghép các mối quan hệ
trong quản lý, điều hành của Học viện.
+ Là bộ phận thực hiện nhiệm vụ mang tính thường xuyên, liên
tục trong Học viện.
- Vai trò:
+ Văn phòng là trung tâm thực hiện quá trình quản lý, điều hành
của Lãnh đạo .
+ Là nơi tiếp nhận tất cả các mối quan hệ, nhất là quan hệ đối
ngoại.


+ Là trung tâm khâu nối các hoạt động quản lý, điều hành của
Lãnh đạo Học viện.
+ Là cầu nối giữa các đơn vị với Ban Giám đốc Học viện; giữa Ban
Giám đốc với bên ngoài Học viện.
1.5. Chức năng, nhiệm vụ của Văn phòng Học viện
- Chức năng: Văn phòng Học viện (gọi tắt là Văn phòng) là đơn vị
của Học viện, có chức năng tham mưu tổng hợp cho Ban Giám đốc về
hoạt động của Học viện; tham mưu cho Ban Giám đốc về chỉ đạo, điều
hành của Học viện; cung cấp thông tin phục vụ quản lý; đảm bảo cơ sở
vật chất, kỹ thuật cho hoạt động của Học viện.
- Nhiệm vụ:
+ Xây dựng các chương trình, kế hoạch công tác, báo cáo sơ kết,

tổng kết, báo cáo kiểm điểm công tác chỉ đạo, điều hành của Học viện;
giúp lãnh đạo tổ chức theo dõi, đôn đốc các đơn vị thực hiện chương
trình, kế hoạch đó.
+ Giúp lãnh đạo Học viện đôn đốc các đơn vị trong việc chuẩn bị
các báo cáo, đề án (bao gồm dự thảo văn bản quy phạm pháp luật, các
dự án khác) và tham gia ý kiến về nội dung trong quá trình soạn thảo các
đề án đó để lãnh đạo xem xét quyết định.
+ Đảm bảo việc thu thập, cung cấp thông tin, xử lý thông tin được
thường xuyên, kịp thời, chính xác phục vụ cho công tác của Học viện và
chỉ đạo điều hành của lãnh đạo Học viện và thực hiện chế độ thông tin
báo cáo lên cơ quan Nhà nước cấp trên theo quy định của pháp luật,
+ Phối hợp với Thanh tra giúp Ban Giám đốc trong việc tổ chức
tiếp nhận và giải quyết đơn thư khiếu nại, tố cáo theo quy định của pháp
luật.


+ Chuẩn bị nội dung và phục vụ các phiên họp của Ban Giám đốc;
các cuộc họp và làm việc của Giám đốc, các Phó Giám đốc với các cơ
quan, đơn vị tổ chức trong Học viện.
+ Quản lý về mặt hành chính bộ phận tiếp nhận và trả kết quả hồ
sơ hành chính; áp dụng tiêu chuẩn ISO 9002/2008.
+ Quản lý, thống nhất việc ban hành văn bản của Học viện đảm
bảo đúng chủ trương, đường lối của Đảng và các quy định của pháp luật.
+ Quản lý con dấu Học viện, tổ chức quản lý công tác văn thư, lưu
trữ, hành chính; thực hiện thống nhất chỉ đạo công tác thông tin truyền
thông ( Website ).
+ Quản lý, tổ chức đội ngũ cán bộ viên chức, kinh phí, tài sản, vật
tư, hàng hóa được giao theo đúng quy định của Nhà nước; đảm bảo các
điều kiện về vật chất, kỹ thuật cho các hoạt động của Học viện.
+ Thực hiện những nhiệm vụ và lĩnh vực công tác khác được Học

viện giao.
1.6. Yêu cầu cấp thiết của công tác Văn phòng Học viện hiện nay
Để nâng cao chất lượng hoạt động của Văn phòng hiện nay, vấn đề
đặt ra phải thực hiện cho được một số yêu cầu có tính cấp thiết :
- Xây dựng chương trình, kế hoạch công tác của Học viện có tính khả
thi:
Chương trình, kế hoạch làm việc là hình ảnh tương lai của một cơ
quan, tổ chức, sau một khoảng thời gian hoạt động nhất định. Chương
trình, kế hoạch là phương tiện hoạt động quan trọng của người lãnh đạo
hoặc của mỗi cá nhân, cơ quan, đơn vị để đảm bảo cho những hoạt động
được thực hiện theo đúng mục tiêu và yêu cầu đặt ra.


Kế hoạch là sự sắp xếp, bố trí các công việc, các hoạt động, các giải
pháp để sử dụng và phối hợp các nguồn lực theo trình tự thời gian nhằm
thực hiện các chức năng, nhiệm vụ và đạt tới các mục tiêu của mỗi tổ chức
hoặc mỗi cá nhân.
Mỗi cơ quan, đều có nhiều kế hoạch do các bộ phận, phòng ban
khác nhau xây dựng nhằm thực hiện mục tiêu, định hướng phát triển cơ
quan, đơn vị. Văn phòng chính là một bộ phận tổng hợp thành kế hoạch
tổng thể cho cơ quan, đơn vị và đôn đốc các bộ phận, phòng ban thực hiện
theo chương trình, kế hoạch đó. Qua kế hoạch tổng thể mà Văn phòng
tổng hợp đôn đốc thực hiện thì các bộ phận, phòng ban chức năng của cơ
quan, sẽ được kết nối mật thiết và hoạt động đồng bộ hơn, phối hợp tốt
trong công việc.
Mặt khác, Văn phòng phải trực tiếp xây dựng chương trình, kế
hoạch công tác hàng tháng, hàng quý, hàng tuần cho lãnh đạo, giúp lãnh
đạo triển khai thực hiện kế hoạch đó. Việc lập kế hoạch này hết sức quan
trọng vì sẽ tránh được tình trạng bị lôi kéo của công việc hàng ngày mà
làm ảnh hưởng đến những chương trình cần thiết hơn. Trong quá trình

lập kế hoạch tháng, quý, 6 tháng và năm thì văn phòng phải thường
xuyên tổng kết đưa ra những việc đã làm, chưa làm để có biện pháp bổ
sung kịp thời. Do đó kế hoạch luôn phải được lập đầu tiên.
- Thu thập, xử lý, quản lý và tổ chức sử dụng thông tin và truyền
thông:
Thông tin hiểu theo một cách khái quát nhất là quá trình trao đổi
giữa người gửi và người nhận, là sự truyền tín hiệu, truyền tin tức về
những sự kiện, hoạt động đã, đang và sẽ xảy ra cho nhiều người cùng
biết. Trong hoạt động quản lý, thông tin là sự phản ánh nội dung và hình
thức vận động liên lạc giữa các đối tượng, yếu tố của một hệ thống và
giữa hệ thống đó với môi trường xung quanh.


Trong cơ quan hành chính Nhà nước thì thông tin là phương tiện
để ra các quyết định, xác định phương hướng chỉ đạo sát thực với thực
tế, nâng cao hiệu quả hoạt động: Thông tin kinh tế, chính trị, văn hoá, xã
hội, thông tin nội bộ, thông tin bên ngoài, thông tin phản hồi…nhưng
mỗi cơ quan, đơn vị cũng cần phải có những yêu cầu cơ bản về thông tin.
Bởi vì thông tin là nguồn, là căn cứ để lãnh đạo đưa ra những quyết định
kịp thời, chính xác.
Thông tin lại có nhiều loại, trong khi lãnh đạo không thể tự thu
thập, xử lý tất cả mọi thông tin nên cần có bộ phận trợ giúp, đó chính là
Văn phòng. Văn phòng là bộ lọc thông tin vì tất cả các thông tin đến, đi
đều được thu thập, xử lý, chuyển phát tại Văn phòng.
Văn phòng sẽ phân loại thông tin theo các kênh thích hợp để
chuyển tải và lưu trữ. Hoạt động này có ý nghĩa quan trọng đối với Lãnh
đạo, bởi vì có liên quan đến sự thành bại, liên quan đến hoạt động không
những của Văn phòng mà còn cả cơ quan, đơn vị nên Văn phòng cần
phải tuân thủ nghiêm ngặt những quy định về văn thư, lưu trữ trong
quản lý thông tin.

Công tác thông tin của Văn phòng phải được cập nhật và tổng hợp
được tình hình hoạt động hàng ngày, hàng tuần trên tất cả các lĩnh vực
của cơ quan, đơn vị, của ngành, lĩnh vực hoạt động kinh doanh để kịp
thời báo cáo cho lãnh đạo, giúp lãnh đạo quyết định các chủ trương, biện
pháp lớn nhằm thực hiện chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, đơn vị mình
và tổng hợp báo cáo định kỳ lên cơ quan cấp trên hoặc công khai trong
cơ quan, đơn vị mình.
Khi thông tin được thu thập kịp thời, đầy đủ, chính xác, được xử lý
khoa học, đáp ứng yêu cầu quản lý sẽ giúp cho lãnh đạo cơ quan, giải
quyết công việc hàng ngày, điều hoà, phối hợp với các cơ quan hữu quan


giải quyết kịp thời có hiệu quả những công việc thuộc chức năng, nhiệm
vụ của cơ quan mình.
Vận hành có hiệu quả trang thông tin điện tử nhằm cung cấp cho
cán bộ, học viên khai tác thông tin các mặt công tác hàng ngày ( đào tạo,
nghiên cứu khoa học…)
- Soạn thảo, phát hành, lưu trữ và quản lý văn bản đảm bảo chất
lượng
Văn bản là phương tiện ghi tin, chuyển tin hữu hiệu và chính xác.
Thông tin trong văn bản gồm có các thông tin về chính trị, kinh tế, xã hội,
pháp luật, chuyên môn… Các cơ quan, đơn vị sử dụng văn bản như một
phương tiện hữu hiệu để thực hiện và truyền đạt các quyết định quản lý.
Tuy vậy công việc soạn thảo, ban hành, xử lý và lưu trữ văn bản trong
nhiều cơ quan, đơn vị còn bộc lộ nhiều sai sót cả về nội dung và hình thức.
Hiện nay đã có Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật năm 1996, được
bổ sung, sửa đổi năm 2002 và các văn bản dưới luật hướng dẫn thống nhất
việc soạn thảo và ban hành văn bản như Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLTBNV-VPCP ngày 06 tháng 5 năm 2005 của Bộ Nội vụ và Văn phòng Chính
phủ, Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ hướng
dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính.

Văn phòng là bộ phận chịu trách nhiệm chính trong công việc trợ
giúp lãnh đạo về công tác tổ chức giải quyết và quản lý văn bản; soạn
thảo và ban hành văn bản đúng thẩm quyền, đúng trình tự thủ tục, thực
hiện các yêu cầu về nội dung, thể thức văn bản. Do đó văn phòng phải
nắm vững thông tin đầu vào, xử lý và sử dụng thông tin, thực hiện soạn
thảo văn bản, đây là nhiệm vụ quan trọng của văn phòng.
Việc tổ chức lưu trữ thông tin, văn bản là biện pháp trợ giúp đắc
lực cho hoạt động của người làm công tác quản lý. Công việc này gồm có


phân loại, chọn lọc, đánh giá, sắp xếp thông tin một cách có hệ thống
theo những phương pháp khoa học để bảo quản an toàn và phục vụ việc
tra cứu, khai thác sử dụng phục vụ các nhu cầu khác nhau.
Công tác lưu trữ thông tin, văn bản được tổ chức tốt còn là việc
đảm bảo an toàn, bí mật thông tin theo quy định.
- Tổ chức giao tiếp, đối nội, đối ngoại chặt chẽ
Văn phòng là bộ mặt của cơ quan, vì vậy việc tổ chức các phòng
làm việc, tiếp khách và sắp xếp từng người phù hợp với từng loại công
việc là rất quan trọng. Mức độ giao tiếp rộng hay hẹp, nhiều hay ít tuỳ
thuộc vào mức độ hoạt động quản lý của mỗi cơ quan nhưng chủ yếu
diễn ra tại văn phòng và do Văn phòng tổ chức. Đây là công việc đầu tiên
của cơ quan khi giao lưu, giao tiếp, hợp tác, vì vậy nếu tổ chức tốt hoạt
động này thì cơ quan đó sẽ tạo được ấn tượng ban đầu tốt đẹp và có thiện
cảm với khách hàng, đối tác. Thấy được tầm quan trọng của hoạt động
này thì mỗi cơ quan cần chú ý quan tâm hơn để luôn tạo dựng được ấn
tượng tốt với các đối tác, khách hàng. Để có được thành công này thì
công việc lễ tân, tiếp khách vừa phải đảm bảo trang trọng, văn minh lịch
sự vừa phải đảm bảo tiết kiệm, thực thi đúng chế độ.
- Bảo đảm nhu cầu hậu cần, kinh phí chi tiêu, quản lý vật tư, tài sản của cơ
quan minh bạch, rõ ràng, đúng nguyên tắc

Đây là nhiệm vụ mang tính đặc thù của Văn phòng. Làm tốt công tác
hậu cần, văn phòng sẽ góp phần quan trọng vào việc nâng cao hiệu quả của
cơ quan. Việc lập kế hoạch nhu cầu, dự trù kinh phí, tổ chức mua sắm
trang thiết bị hiện đại, cấp phát, theo dõi sử dụng nhằm quản lý chặt chẽ
các chi phí văn phòng để kịp thời điều chỉnh cho phù hợp và lập kế hoạch
tài chính mới theo yêu cầu của lãnh đạo cơ quan.


Đảm bảo cả về vật chất và kinh phí chính là đảm bảo việc diễn ra
các hoạt động trong cơ quan. Sử dụng một cách có hiệu quả và tiết kiệm
có ảnh hưởng trực tiếp đến chính hoạt động của cơ quan đó nên cần có sự
quản lý chặt chẽ, khoa học. Do đó các cơ quan cần tạo điều kiện thuận lợi
cho văn phòng hoàn thành tốt nhiệm vụ của mình.
- Tổ chức cuộc họp, hội nghị, hội thảo đảm bảo quy chế
Họp là một hình thức của hoạt động quản lý nhà nước, một cách
thức giải quyết công việc, thông qua đó thủ trưởng cơ quan trực tiếp
thực hiện sự lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành hoạt động trong việc giải quyết
các công việc thuộc chức năng, thẩm quyền của cơ quan theo quy định
của của pháp luật.
Họp là hoạt động phổ biến cả trong đời sống hàng ngày lẫn trong
hoạt động quản lý. Nó phản ánh và đáp ứng những nhu cầu quan trọng
trong đời sống cộng đồng: Nhu cầu tập hợp, giao tiếp và quản lý.
Việc tổ chức cuộc họp dù có khác nhau về mục đích cụ thể, quy mô
cũng như tính chất phức tạp nhưng đều hướng tới mục tiêu chung như:
Là một kênh giao tiếp chính thức trong cơ quan, đơn vị; để trao đổi thông
tin, quan điểm nhằm đạt được sự nhất trí về quan điểm, nhận thức, làm
cơ sở cho sự thống nhất trong hành động và tăng cường sự ủng hộ cũng
như phối hợp; để phát huy dân chủ nói chung và cụ thể là thực hiện các
quy chế dân chủ; để phát huy trí tuệ tập thể; là một cơ hội để đánh giá
nhân viên và phát hiện nhân tài

Cuộc họp là một yếu tố quan trọng trong hoạt động của mỗi cơ
quan, đơn vị. Đây là phương pháp tốt nhất để lấy được ý kiến của nhiều
người cùng một lúc, là cơ hội cho các thành viên thảo luận các vấn đề
chung và cùng tham gia tiến trình ra quyết định.


Trên đây là những nội dung chủ yếu của công tác văn phòng để
phục vụ yêu cầu chung nhằm đạt được mục tiêu của cơ quan, đơn vị một
cách có hiệu quả nhất. Tuy nhiên, do đặc trưng, tính chất hoạt động của
các cơ quan, đơn vị khác nhau mà văn phòng có những nhiệm vụ khác
phù hợp với hoạt động của cơ quan, đơn vị đó. Vì vậy, các nội dung này
cũng đồng thời là những yêu cầu rất cấp thiết đáp ứng cho công tác tham
mưu, phục vụ lãnh đạo cơ quan hiện nay.


CHƯƠNG II
THỰC TRẠNG TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG
CỦA VĂN PHÒNG - HỌC VIỆN CHÍNH TRỊ KHU VỰC I
HIỆN NAY
2.1. Khái quát về Học viện Chính trị khu vực I
Căn cứ Quyết định số 224-QĐ/TW ngày 6/1/2014 của Bộ Chính trị
và Nghị định số 48/2014/NĐ-CP ngày 19/5/2014 của Chính phủ quy định
về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức bộ máy của Học
viện Chính trị Quốc gia Hồ Chí Minh;
Căn cứ Quyết định số 2952/QĐ- HVCTQG ngày 27/6/2014 của
Giám Đốc HVCTQG Hồ Chí Minh về chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ
chức của Học viện Chính trị khu vực I và quy định Văn phòng Học viện
một trong những đơn vị của Học viện.
Học viện Chính trị khu vực I là trung tâm đào tạo, bồi dưỡng cán
bộ lãnh đạo, quản lý, cán bộ khoa học lý luận chính trị của Đảng, Nhà

nước, các tổ chức chính trị xã hội, các doanh nghiệp Nhà nước và các đơn
vị sự nghiệp công lập ở khu vực phía Bắc; nghiên cứu khoa học lý luận và
các đoàn thể chính trị - xã hội trên địa bàn các tỉnh phía Bắc, các Ban,
Ngành Trung ương theo phân cấp của Học viện Chính trị quốc gia Hồ
Chí Minh.
Học viện có nhiệm vụ:
- Đào tạo, bồi dưỡng cán bộ lãnh đạo, quản lý chủ chốt và dự
nguồn cho cấp trưởng, phó phòng và tương đương của các Bộ, Ban,
Ngành Trung ương và các Sở, Huyện, Quận, Thị xã; đào tạo để chuẩn
hóa chức danh công chức cho cán bộ không thuộc diện quy hoạch cán bộ
lãnh đạo, quản lý; đào tạo, bồi dưỡng chức danh Bí thư Đảng ủy, Giám
đốc doanh nghiệp Nhà nước trên địa bàn được phân công; đào tạo cán bộ


lãnh đạo, quản lý và cán bộ lý luận chính trị cho nước bạn Lào; đào tạo
cao học một số chuyên ngành theo sự phân công của Học viện Chính trị
quốc gia Hồ Chí Minh.
- Nghiên cứu khoa học lý luận Mác - Lênin, tư tưởng Hồ Chí Minh,
đường lối, chính sách của Đảng, Nhà nước, khoa học chính trị, hành
chính và một số ngành khoa học xã hội - nhân văn khác theo hướng:
phục vụ việc nâng cao chất lượng đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, cung cấp
luận cứ khoa học cho việc xây dựng và hoàn thiện đường lối, chính sách
của Đảng, Nhà nước, tổng kết, làm sáng tỏ những vấn đề lý luận và thực
tiễn mới nảy sinh; chú trọng cả nghiên cứu cơ bản và nghiên cứu ứng
dụng, gắn lý luận với thực tiễn…
- Hợp tác quốc tế trong đào tạo, nghiên cứu khoa học theo quy định
của Đảng, Nhà nước và của Học viện Chính trị quốc gia Hồ Chí Minh.
Hiện nay, Học viện có 13 khoa, 10 đơn vị ban/phòng và tương
đương, trong đó gồm: Văn phòng; Ban Tổ chức Cán bộ; Ban Đào tạo;
Ban Quản lý khoa học; Trung tâm Khảo thí và Đảm bảo chất lượng đào

tạo; Trung tâm Thông tin khoa học; Tạp chí Giáo dục lý luận chính trị;
Viện Nghiên cứu chính sách và Phát triển; Thanh tra; Văn phòng Đảng
đoàn thể. Tính đến tháng 01 năm 2016, Học viện Chính trị khu vực I có
359 cán bộ, viên chức. Đội ngũ cán bộ khoa học của Học viện có 17 PGS,
TS; 51 TS; 127 Ths.
2.2. Về cơ cấu, tổ chức bộ máy của Văn phòng
+ Về cơ cấu tổ chức, Văn phòng Học viện có các đơn vị:
- Phòng Tổng Hợp : 12 người
- Phòng Hành Chính – Đối ngoại: 20 người
- Phòng Tài vụ: 10 người
- Phòng Quản Trị và quản lý KTX: 15 người