Khóa học Powerpoint cơ bản dành cho người mới bắt đầu

LỜI MỞ ĐẦU
Chào bạn,
Bạn đọc những dòng này nghĩa là bạn đang muốn học cách sử dụng phần mềm
Microsoft Powerpoint để phục vụ cho công việc hoặc học tập của bạn. Tôi biết bạn rất
bận rộn nên tôi sẽ không làm mất thời gian của bạn thêm nữa.
Trước khi bắt đầu học, để bạn tin tưởng và thoải mái khi học, tôi xin tự giới
thiệu đôi chút về bản thân. Tôi tên Trương Thành Công, tôi đã tốt nghiệp Thạc sỹ
Quản trị kinh doanh, đồng thời cũng tốt nghiệp Thạc sỹ Hành chính công. Trong quá
trình học tập từ bậc đại học đến thạc sỹ, tôi rất nhiều lần sử dụng phần mềm Microsoft
Powerpoint để phục vụ cho việc thuyết trình các đề tài của mình. Đó có thể là thuyết
trình theo nhóm và thuyết trình cá nhân. Ngoài ra, trong quá trình công tác, tôi cũng
nhiều lần sử dụng phần mềm Microsoft Powerpoint phục vụ cho việc trình bày các kế
hoạch của đơn vị. Những kỹ năng về thuyết trình và thiết kế bài thuyết trình bằng
Powerpoint đã giúp tôi được sếp và đồng nghiệp ưu ái hơn. Do đó, tôi rất sẵn lòng
hướng dẫn cho bạn cách sử dụng phần mềm Powerpoint, cũng như chia sẻ cách học
Powerpoint nhanh nhất.
Trong quá trình học hoặc làm theo hướng dẫn trong sách, nếu bạn có thắc mắc
hoặc chưa hiểu điều gì, hãy đặt câu hỏi trên website www.hocpowerpoint.com hoặc
qua kênh Youtube hoặc qua fanpage trên Facebook, tôi và những cộng sự của tôi luôn
ở đây để giúp bạn ngay lập tức.

Chúc bạn học thật tốt, chúng ta hãy cùng bắt đầu nào!

Khóa học Powerpoint cơ bản dành cho người mới bắt đầu – Trương Thành Công


Cách tải phần mềm Microsoft Powerpoint về máy tính
Tại thời điểm tôi viết quyển sách này, Microsoft Office 365 là phần mềm tin
học văn phòng mới nhất. Bạn có thể tìm mua phần mềm này tại các cửa hàng tin học
với giá dao động từ 950.000 đồng đến 11.000.000 đồng cho một năm sử dụng. Đừng

lo lắng! Nếu bạn sử dụng cho mục đích cá nhân, bạn chỉ cần sử dụng phần mềm phiên
bản dành cho một người sử dụng với mức giá 950.000 đồng là được.

Đối với các phiên bản cũ hơn, bạn cũng có thể mua ở các cửa hàng tin học hoặc
tải trên các website Việt Nam. Quyển sách này tôi sẽ sử dụng phần mềm Microsoft
Powerpoint 2007 để hướng dẫn các bạn. Tôi sẽ cập nhật quyển sách này lên những
phiên bản Microsoft 2010, 2013, 2016 nếu bạn có nhu cầu. Hãy gửi thư về cho tôi nhé.

Khóa học Powerpoint cơ bản dành cho người mới bắt đầu – Trương Thành Công


Cách cài đặt phần mềm Powerpoint cho máy tính

Cách cài đặt phần
mềm Powerpoint rất đơn
giản. Bạn cho đĩa phần
mềm vào ổ đĩa máy tính.
Khi hệ thống khởi động cài
đặt, tại cửa sổ ‘Enter your
Product Key’, bạn gõ 25
ký tự trên đĩa vào và
nhấp nút Continue để tiếp
tục.

Tiếp theo, tại cửa sổ
‘Read the Microsoft
Software License Terms’,
bạn nhấp vào ô trống
trước dòng ‘I accept the
terms of this agreement’

và nhấp nút Continue để
tiếp tục.

Tại cửa sổ ‘Choose
the installation you want’,
nhấp nút Install Now để
cài đặt.

Khóa học Powerpoint cơ bản dành cho người mới bắt đầu – Trương Thành Công


Khóa học Powerpoint cơ bản dành cho người mới bắt đầu – Trương Thành Công


Cách mở Powerpoint trên máy tính

Tôi đang sử dụng máy tính
sử dụng Windows nên tôi sẽ hướng
dẫn bạn cách mở Powerpoint trên
máy tính sử dụng Windows.
Trên màn hình Desktop, bạn
chọn Start hoặc biểu tượng cửa sổ ở
góc trái bên dưới màn hình. Sau đó
bạn chọn Microsoft Office. Cuối
cùng bạn chọn Microsoft Office
Powerpoint.

Các bước làm Powerpoint
Đầu tiên, bạn sẽ chọn một hình ảnh để làm hình nền, hay còn gọi background,
cho bài thuyết trình của bạn.

Sau đó, bạn tạo slide tiêu đề và các slide nội dung.
Tiếp theo, bạn tạo hiệu ứng theo kịch bản cho các slide.
Cuối cùng, bạn trình chiếu thử.

Khóa học Powerpoint cơ bản dành cho người mới bắt đầu – Trương Thành Công


Cách tạo thêm trang slide mới trong Powerpoint
Khi bạn mở Powerpoint lên, chương trình sẽ tự động có 1 slide tiêu đề với 1 ô
text box dành để viết tiêu đề ‘title’ và 1 ô text box dành để viết phụ đề ‘subtitle’. Bạn
có thể xem thêm ở hình bên dưới.
Để tạo thêm trang mới trong Powerpoint, tại mục Home, bạn nhấp chuột phải
chọn New Slide.

Hoặc bạn nhấp chuột trái lên màn hình bên dưới slide, và chọn New Slide.

Khóa học Powerpoint cơ bản dành cho người mới bắt đầu – Trương Thành Công


Cách chèn video vào Powerpoint
Để chèn video vào trong bài thuyết trình Powerpoint, bạn hãy nhấp chuột trái
chọn chức năng Insert > Nhấp chuột trái chọn Movie > Nhấp chuột trái chọn file
video > Nhấp nút OK.

Phần mềm sẽ hiện lên một hộp thoại ‘How do you want the movie to start in
the slide show?’ để hỏi bạn muốn chạy file video này như thế nào. Bên dưới có 2 ô để
bạn chọn. Ô bên trái là ‘Automatically’ tức là file video sẽ tự động chạy khi đến slide
này. Ô bên phải là ‘When Clicked’ nghĩa là file video chỉ chạy khi bạn nhấn nút.

Khóa học Powerpoint cơ bản dành cho người mới bắt đầu – Trương Thành Công

Cách chạy video trong Powerpoint
Ở phần trên, bạn đã gặp hộp thoại mà Powerpoint hỏi bạn cách chạy video như
thế nào. Nếu bạn muốn video tự chạy khi bạn đến slide này, hãy nhấp chọn
‘Automatically’. Nếu bạn muốn video chỉ chạy khi bạn cho phép, hãy nhấp chọn
‘When Clicked’, nghĩa là video chỉ chạy khi bạn nhấn nút.
Trong trường hợp bạn đã chọn một trong hai nút ở trên nhưng bạn suy nghĩ lại
và muốn thay đổi lựa chọn, bạn hãy chọn công cụ ‘Options’ ( ô vuông màu đỏ trên
hình). Tại mục ‘Play Movie’ ( ô vuông màu xanh dương trên hình), bạn chọn nút
mũi tên hướng xuống, tại đây sẽ có 3 lựa chọn cho bạn ( Bạn được thêm một lựa chọn
nữa!) như sau:
‘Automatically’: Công dụng như trên nhưng tôi cũng nói lại để bạn nắm, chức
năng này cho phép video của bạn tự động chạy khi đến slide này.
‘When Clicked’: Công dụng như trên tôi đã nói, video của bạn sẽ chỉ được
chạy khi bạn cho phép bằng cách nhấn nút bất kỳ.
‘Play across slides’: Chức năng này cho phép bạn tiếp tục chiếu video cho dù
bạn đã nhấn nút qua slide tiếp theo.

Khóa học Powerpoint cơ bản dành cho người mới bắt đầu – Trương Thành Công


Cách chèn hình ảnh vào Powerpoint
Cách chèn hình ảnh cũng rất đơn giản. Bạn chọn ‘Insert’, chọn ‘Picture’, sau
đó chọn hình ảnh mà bạn muốn chèn vào.
Cách chỉnh kính thước ảnh trong Powerpoint
Để chỉnh kích thước hình ảnh, bạn chọn hình ảnh mà bạn muốn chỉnh kích
thước, bạn sẽ thấy có 4 hình tròn nhỏ ở 4 góc (tôi có đánh dấu bằng vòng tròn màu đỏ
trên hình) và 4 hình vuông nhỏ ở cạnh (tôi có đánh dấu bằng hình vuông màu xanh
dương trên hình).

Bạn nhấp chọn và giữ hình tròn nhỏ ở góc để kéo hình theo đường chéo.
Bạn nhấp chọn và giữ hình vuông ở cạnh để kéo hình theo đường ngang hoặc
đường dọc.
Tôi khuyến khích bạn chỉnh kích thước theo đường chéo để giữ tỷ lệ hình rõ nét
giúp người xem thích hơn.

Để chỉnh kích thước hình ảnh theo nhiều hình dạng khác nhau và phù hợp với
nội dung mà bạn đang trình bày thì bạn vui lòng xem thêm Bộ tài liệu hướng dẫn
Powerpoint nâng cao, có rất nhiều chức năng nâng cao hơn phục vụ nhu cầu của bạn.
Khóa học Powerpoint cơ bản dành cho người mới bắt đầu – Trương Thành Công


Cách chèn hình động vào Powerpoint
Cách chèn hình động trong Powerpoint cũng tương tự như cách chèn hình như
trên, bạn cần lưu ý là hình động sẽ không chạy liền khi bạn chèn vào mà hình động chỉ
chạy khi ở chế độ trình chiếu.
Cách chèn nhạc vào Powerpoint
Để chèn nhạc vào Powerpoint, bạn chọn ‘Insert’, sau đó bạn chọn tiếp ‘Sound’ (có
hình cái loa) và chọn file âm thanh mà bạn muốn chèn vào.

Cách làm hiệu ứng trong Powerpoint
Để tạo hiệu ứng chuyển slide hoặc hiệu ứng cho từng khung chữ hoặc hình ảnh, bạn
chọn chức năng ‘Animations’.

Khóa học Powerpoint cơ bản dành cho người mới bắt đầu – Trương Thành Công


Cách tạo hiệu ứng chạy từng chữ trong Powerpoint
Nếu bạn muốn tạo hiệu ứng chạy từng chữ khi thuyết trình, bạn sẽ làm theo các
bước rất đơn giản sau:

Bạn chọn khung chữ bạn muốn, sau đó bạn chọn ‘Animations’, nhấp chuột trái
chọn ‘Custom Animations’.
Ở khung ‘Custom Animations’, bạn nhấp chuột trái chọn ‘Add Effect’, nhấp
chuột trái chọn tiếp ‘Entrance’, nhấp chuột trái chọn ‘More Effect’, chọn ‘Color
Typewriter’ hoặc ‘Swish’ và nhấn nút OK.

Cách sử dụng Custom Animation trong Powerpoint
Bằng các thao tác tạo hiệu ứng chạy từng chữ như trên thì bạn đã vào chức năng
‘Custom Animation’, chức năng này có rất nhiều kiểu biểu diễn đẹp và chuyên
nghiệp để bạn lựa chọn, bạn hãy chạy thử từng cái để tìm ra cái mình thích và phù hợp
với bài thuyết trình nhất. Mỗi khi bạn chọn một hình biểu diễn, Powerpoint sẽ chạy
thử để bạn xem. Nếu bạn không biết nên chọn gì thì bạn có thể chọn mục ‘Random
Effects’, Powerpoint sẽ tự động chọn hiệu ứng cho bạn và không giống nhau.
Khóa học Powerpoint cơ bản dành cho người mới bắt đầu – Trương Thành Công


Cách chèn hình nền vào Powerpoint
Để chèn hình nền (hay còn gọi
là background) vào Powerpoint, bạn
chọn ‘Design’, chọn tiếp ‘Background
Styles’, chọn tiếp ‘Format
Background’.
Tại cửa sổ ‘Format
Background’, mục ‘Fill’, bạn chọn
‘Picture or texture fill’,
Tại mục ‘Insert from:’, chọn
‘File’, chọn hình nền bạn muốn chèn
vào, chọn ‘Apply to All’, nhấn nút
‘Close’.
Để thay đổi background trong Powerpoint, bạn cũng thực hiện tương tự.

Cách trình bày slide Powerpoint đẹp, ấn tượng và chuyên nghiệp

Khóa học Powerpoint cơ bản dành cho người mới bắt đầu – Trương Thành Công


Cách lưu Powerpoint
Sau khi đã hoàn thành bài thuyết trình trong Powerpoint, để lưu lại, bạn hãy
chọn chức năng có hình logo Office ở góc trên bên phải màn hình, chọn ‘Save’.

Ở cửa sổ ‘Save As’, bạn hãy chọn ‘Tools’, chọn tiếp ‘Save Option’.

Khóa học Powerpoint cơ bản dành cho người mới bắt đầu – Trương Thành Công


Bạn chọn tiếp ‘Embed fonts in the file’, chọn ‘Embed all characters (best for
editing by other people’. Điều này sẽ giúp các font chữ trong bài thuyết trình của bạn
không bị biến dạng khi chuyển sang máy tính khác.
 Tại sao lại như vậy? Bạn đã thực hiện lệnh đính kèm toàn bộ font chữ bạn
sử dụng vào file Powerpoint của bạn, vì vậy bạn có thể yên tâm mang file Powerpoint
sang các máy tính khác mà không sợ máy tính đó không có font của bạn.

Cách in slide trong Powerpoint
Để in các slide ra giấy để làm tài liệu, bạn chọn biểu tượng logo Office ở góc
trên bên phải, chọn ‘Print’. Hộp thoại ‘Print’ như hình dưới sẽ hiện ra.

Khóa học Powerpoint cơ bản dành cho người mới bắt đầu – Trương Thành Công


Tại ô ‘Print what:’ (tôi đã đánh dấu bằng ô vuông màu đỏ), chọn ‘Slides’ nếu

bạn muốn in 1 slide là 1 trang giấy.
Cách in nhiều slide trong Powerpoint
Để in 4 slide Powerpoint trong cùng 1 trang giấy, tại ô ‘Print what:’, bạn chọn
‘Handouts’. Tại mục ‘Handouts’ mà tôi đánh dấu bằng ô vuông màu xanh dương,
bạn chọn số 4 tại mục ‘Slides per page’.
Để in Powerpoint 6 slide trên 1 trang giấy, bạn làm tương tự như trên nhưng
chọn số 6 tại mục ‘Slides per page’.

Khóa học Powerpoint cơ bản dành cho người mới bắt đầu – Trương Thành Công


Cách chạy slide trong Powerpoint
Chạy slide trong Powerpoint có 2 cách: Một là chạy slide tự động trong
Powerpoint, tức là bạn cho phép Powerpoint tự chạy. Hai là Powerpoint chỉ chạy khi
bạn nhấn nút, hay nói cách khác là khi bạn cho phép.
Để chạy slide, bạn chọn ‘Slide Show’, bạn chọn ‘From Beginning’ nếu muốn
chạy slide từ đầu hoặc chọn ‘From Current Slide’ nếu bạn muốn bắt đầu chạy từ
slide bạn đang mở.

Cách chọn phông chữ cho Powerpoint
Trong phần này tôi sẽ giúp bạn chọn phông chữ cho bài thuyết trình của bạn.
Về cơ bản, bạn cần 2 phông chữ: Một cho title và subtitle, một cho phần chữ còn lại
của bài thuyết trình.
Tôi sẽ chỉ cho bạn 2 loại kiểu chữ cơ bản nhất, đó là phông chữ có chân, hay
còn gọi là Serif font, và phông chữ không có chân, hay còn gọi là San serif font. Dưới
đây là mô tả hai kiểu chữ này.

Khóa học Powerpoint cơ bản dành cho người mới bắt đầu – Trương Thành Công

Serif

San serif

HỌC POWERPOINT

HỌC POWERPOINT

Times New Roman

Tahoma

Cách tạo phông chữ đẹp cho Powerpoint
Sau khi cài đặt, phần mềm Powerpoint đã chứa rất nhiều phông chữ đẹp và đủ
dùng nếu bạn không quá cầu kỳ. Tuy nhiên khi gõ tiếng Việt có dấu, thì tôi khuyên
bạn chỉ nên chọn những font chữ Unicode phổ thông như Arial, Tahoma, Times New
Roman,…Điều này giúp bạn không mất nhiều thời gian chọn phông, người đọc cũng
không bị mỏi mắt và lạ lẫm với kiểu chữ của bạn.
Các font chữ đẹp trong Powerpoint
Tôi đã chọn lọc và tìm kiếm những font chữ đẹp nhất mà bạn có thể sử dụng
trong bài thuyết trình của mình. Ví dụ như Các font chữ đẹp cho thiết kế.
Bạn có thể sử dụng font chữ lớn cho tiêu đề và font chữ nhỏ hơn cho nội dung.
Bản thân tôi thường sử dụng Open Sans. Open Sans là một font chữ rất nổi tiếng trên
thế giới. Nó trông có vẻ dễ đọc và nhiều kiểu để tôi chọn cho tiêu đề và nội dung.
Tuy nhiên, không phải font chữ nào cũng sử dụng được trong Powerpoint. Do
đó, bạn hãy chọn 2 font chữ bạn thích nhất, cài đặt nó và kiểm tra xem nó có hiển thị
trong Powerpoint không và nếu nó hiển thị tốt, hãy chọn nó để sử dụng cho bài thuyết
trình của bạn.
Trong ví dụ bên dưới, bạn thấy rằng đây là font Campton, nó có thể là một font
chữ tuyệt vời cho tiêu đề lớn. Chữ to, đậm và cực kỳ dễ đọc.

Một điều quan trọng bạn nên nhớ là font chữ sẽ ảnh hưởng đến kiểu thuyết trình
và tâm trạng của bạn nên hãy chắc chắn rằng bạn đã chọn được font chữ phù hợp.
Ví dụ nếu bạn chuẩn bị bài thuyết trình có hơi hướng hoài cổ, có thể gọi là
retro, thì bạn chọn các font chữ cũ. Bạn chuẩn bị thuyết trình về công nghệ, bạn có thể
sử dụng font chữ Tesla. Điều này sẽ giúp bài thuyết trình của bạn thú vị hơn, cá tính
hơn và người đọc hứng thú hơn.

Khóa học Powerpoint cơ bản dành cho người mới bắt đầu – Trương Thành Công


Kích thước slide Powerpoint
Để thay đổi kích cỡ trang chiếu, bạn chọn mục ‘Design’, chọn tiếp ‘Page Setup’.
Tại hộp thoại ‘Page Setup’, ở mục ‘Slides sized for:’, nếu bạn muốn hiển thị màn
hình tiêu chuẩn 4:3 thì bạn chọn ‘On-screen Show (4:3)’, hoặc nếu bạn muốn hiển thị
màn hình rộng 16:9 thì bạn chọn ‘On-screen Show (16:9)’.

Cách download mẫu slide Powerpoint đẹp thuyết trình
Hiện tôi đang liên tục cập nhật bổ sung các mẫu slide Powerpoint đẹp trên
website chuyên đề Học Powerpoint tại www.hocpowerpoint.com, bạn có thể truy cập
vào website này để download các mẫu slide Powerpoint đẹp dành cho thuyết trình.
Bài tập Powerpoint
Các bài tập Powerpoint đang có tại website trên, tôi cũng đang cố gắng dành
thời gian để cập nhật các bài tập từ cấp độ dễ đến khó. Hi vọng sau khi hoàn thành các
bài tập, kỹ năng của bạn cũng được cải thiện đáng kể.

Khóa học Powerpoint cơ bản dành cho người mới bắt đầu – Trương Thành Công


LỜI KẾT
Giáo trình Powerpoint cơ bản đến đây đã kết thúc. Nếu bạn có bất kỳ thắc mắc

hay gặp khó khăn nào trong quá trình đọc quyển sách này, tôi rất sẵn lòng nhận những
phản hồi của các bạn để cải thiện nó tốt hơn. Bạn có thể liên lạc với tôi qua website
www.hocpowerpoint.com , tôi thường xuyên cập nhật thông tin và nhận các bình luận
trên đó.
Chúc bạn ngày càng hoàn thiện các kỹ năng và thành đạt trong cuộc sống!

HẾT.

Khóa học Powerpoint cơ bản dành cho người mới bắt đầu – Trương Thành Công