Phân tích thực trạng ứng dụng CNTTTT tại công ty cổ phần đầu tư xây dựng dân dụng hà nội

PHÂN TÍCH THỰC TRẠNG ỨNG DỤNG CNTT&TT TẠI CÔNG TY CỔ
PHẦN ĐẦU TƯ XÂY DỰNG DÂN DỤNG HÀ NỘI
Trong những năm gần đây, việc sử dụng công nghệ thông tin (CNTT) trong hệ
thống sản xuất kinh doanh (SXKD) đã có nhiều thay đổi lớn về lượng và cả chất. Các
ứng dụng đầu tiên của CNTT đã được đưa vào vận hành từ những năm trước, hướng
đến hiệu quả trong quá trình quản lý. Với công nghệ thông tin (CNTT), các tính toán
truyền thống được thực hiện nhanh, tin cậy và chính xác hơn. Nhiều công đoạn trong
dây chuyền SXKD đã thay thế cho lao động của con người. Đến nay, CNTT đã thâm
nhập hết sức sâu rộng vào quá trình SXKD, không chỉ là việc tự động hóa sản xuất mà
chính sự phát triển của CNTT đã trở thành công cụ hỗ trợ quyết định đem đến ngày
càng nhiều lợi thế cho công tác chỉ đạo, điều hành toàn bộ các hoạt động SXKD. Nhờ
CNTT mà các phòng, xí nghiệp, trong công ty, được kết nối trực tuyến với nhau, đáp
ứng tốt nhất yêu cầu chỉ đạo, điều hành các hoạt động SXKD một nhanh chóng và
chính xác, tiết kiệm thời gian và chi phí.
Để áp dụng những thành tựu của CNTT vào các hoạt động sản xuất, kinh doanh
trong công ty mình đang làm việc, tôi xin trình bày chiến lược phát triển, nâng cấp cơ
sở hạ tầng và nguồn nhân lực về CNTT&TT tại Phòng kế hoạch kỹ thuật của Công
ty cổ phần đầu tư xây dựng dân dụng Hà Nội, Kế hoạch ứng dụng CNTT&TT nhằm
năng cao hiệu quả hoạt động của phòng trong giai đoạn 5 năm 2014 -2019 và Chương
trình hành động trong giai đoạn I từ tháng 6/2014 đến tháng 6/2015 với mục tiêu,
nguồn lực và các hoạt động cụ thể như sau.
I. Giới thiệu chung về công ty
I.1.

Giới thiệu về công ty:

Tên công ty: Công ty cổ phần Đầu tư
xây dựng dân dụng Hà Nội
Trụ sở Công ty: Số 292 Văn Chương –
Khâm Thiên – Đống Đa - Hà Nội.
1

ĐT: 04. 38513857 – 04. 38514957
Fax: 04. 38511715
Webside: hcci.com.vn
Email:
Công ty cổ phần Đầu tư xây dựng dân dụng Hà Nội được chuyển đổi từ một
doanh nghiệp Nhà nước hạng I trước đây là Công ty xây dựng dân dụng Hà Nội thành
công ty Cổ phần theo Quyết định số 1748/QQĐ-UBND ngày 04/05/2007 của UBND
Thành phố Hà Nội.
Lĩnh vực hoạt động:



Xây dựng công trình công nghiệp, dân dụng, nhà ở.
Xây dưng công trình kỹ thuật hạ tầng, công trình giao thông đường bộ, công
trình thuỷ lợi vừa và nhỏ.



Xây dựng lắp đặt đường dây và trạm biến áp đến 35KV.



Xây dựng và lắp đặt máy móc, thiết bị cho các công trình.



Sản xuất, mua bán vật liệu xây dựng, trang trí nội ngoại thất; Sản xuất tiêu thụ
bê tông thương phẩm và các sản phẩm bê tông;



Lập, quản lý và thực hiện các dự án đầu tư xây dựng cơ bản để phát triển các
khu đô thị và các cộng trình đô thị khác. Tư vấn cho các chủ đầu tư trong nước,
nước ngoài về lĩnh vực lập và tổ chức thực hiện các dự án, lĩnh vực đất đai, giải
phóng mặt bằng. Tư vấn thiết kế soạn thảo hồ sơ mời thầu. Giám sát quản lý
quá trình thi công xây lắp, quản lý chi phí xây dựng và nghiệm thu công trình.



Kinh doanh nhà, dùng quỹ nhà thuộc sở hữu của Công ty để cho thuê làm văn
phòng đại diện hoặc cư trú đối với các tổ chức, cá nhân trong và nhà nước.



Kinh doanh khách sạn, máy móc thiết bị và vật tư chuyên ngành xây dựng, vận
chuyển bằng ô tô.

Công ty đã được tổ chức QUACERT và AJA cấp chứng nhận hệ thống quản lý chất
lượng theo hệ thống ISO 9001 – 2000 và liên doanh với nhiều đối tác nước ngoài như
2


công ty TNHH Tháp Trung Tâm Hà Nội liên doanh với Singapo, Công ty xây dựng
Hà Nội - Bắc Kinh liên doanh với Hồng Kông, Trung Quốc…
Có truyền thống lâu năm trong lĩnh vực xây dựng, đội ngũ cán bộ quản lý kỹ
thuật, quản lý kinh tế giỏi, giàu kinh nghiệm, công nhân lành nghề, thiết bị máy móc
thi công hiện đại và chất lượng thi công công trình cao.
I.2.

Giới thiệu về Phòng kế hoạch kỹ thuật:

Phòng kế hoạch kỹ thuật nhân sự bao gồm 1 trưởng phòng, 1 phó phòng và 15
nhân viên, nhiệm vụ và chức năng chính của phòng như sau:
o Công tác quản lý và giám sát kỹ thuật, chất lượng các dự án trong và
ngoài nước;
o Công tác quản lý Vật tư, thiết bị theo tiêu chuẩn ISO ;
o Công tác quản lý an toàn, lao động, vệ sinh môi trường tại các dự án;
o Công tác soát xét, lập, trình duyệt thiết kế kỹ thuật, thiết kế bản vẽ thi
công kiểm định chất lượng thi công, chất lượng công trình.
o Soát xét trình duyệt hồ sơ hoàn công công trình;
o Thực hiện các nhiệm vụ khác do Giám đốc giao.
II. Phân tích thực trạng ứng dụng CNTT&TT tại Phòng kế hoạch kỹ thuật
Phòng kế hoạch kỹ thuật được công ty trang bị riêng một đường truyền internet
tốc độ cao, để phục vụ các công tác tra cứu thông tin, gửi hồ sơ có file đính kèm lớn,
hình ảnh thực tế tại các công trường gửi về của các đơn vị thi công, để làm báo cáo
tuần, báo cáo tháng trong các buổi giao ban. Phòng được trang bị 7 máy tính xách tay
có màn hình lớn, cấu hình cao, 10 máy tình để bàn, có 3 máy có cấu hình cao, màn
hình LCD, 7 máy tính còn lại có cấu hình thấp và màn hình cong. Có 4 máy in, 2 máy
in A4, 1 máy in màu A4 và 1 máy in A3, phòng được trang bị một máy chiếu để phục
vụ thuyết trình các dự án. Phòng kế hoạch kỹ thuật liên kết với các phòng ban khác
trong công ty bằng mạng nội bộ và email, các nhân viên trong phòng nói riêng và toàn
3


công ty nói chung ai cũng được lập một email cá nhân riêng để thuận tiện cho việc gửi
hồ sơ và các văn bản liên quan đến hoạt động của công ty.
Về các phần mềm ứng dụng cho các chuyên ngành riêng của phòng, công ty đã
đầu tư mua cho phòng các phần mềm bản quyền với các máy tính có cấu hình cao như

hệ điều hành Win 7, ứng dụng Microsort bản quyền 2007, các phần mềm chuyên
nghành như Autocad 2D và 3D bản quyền, phần mềm dự toán G8, ACITT 2012 bản
quyền, phần mềm tính toán kết cấu Sap, Etap bản quyền, phần mềm quản lý dự án
Microsort Project, phần mềm diệt virut Bka Pro bản quyền, đối với các máy tính có cấu

hình thấp hiện tại phòng vẫn đang sử dụng các phần mềm miễn phí.

Các phần mềm chuyên ngành hiện nay PKHKT đang sử dụng
Các nhân viên tại phòng là những người đã tốt nghiệp các trường đại học, cao
đẳng, và đều sử dụng thuần thục các ứng dụng tin học, VD gửi email, soạn thảo văn
bản Microsort như Word, Excell…. Ngoài ra còn phải sử dụng các thành thạo các
phần mềm chuyên ngành đối với từng cá nhân. Việc phòng được trang bị các máy
móc thiết bị, nhân lực kể trên, tuy còn sơ sài những cũng đã phần nào giải quyết được
các công việc yêu cầu có độ chính xác, chi tiết và mất nhiều thời gian, mà chỉ có máy
móc và các ứng dụng của CNTT mới đáo ứng được. Chính vì thế và đòi hỏi của
4


doanh nghiệp cần có những bước đi và đầu tư đúng đắn cho CNTT&TT trong những
năm tiếp theo khi đất nước đã bắt đầu hội nhập.
III.

Đánh giá so sánh PKHKT với PKHKT của đối thủ cạnh tranh
Các phòng ban của các công ty cùng ngành ngày càng được đầu tư kỹ lưỡng về

trang thiết bị, máy móc, nhân lực, cải tiến quy trình sản xuất, nhằm nâng cao hiệu quả
kinh doanh của công ty. Đối với phòng kế hoạch kỹ thuật của công ty cổ phần đầu tư
xây dựng dân dụng Hà Nội có rất nhiều đối thủ cạnh tranh ngang tầm, điển hình phải
kể đến một số phòng trực thuộc các công ty như sau:
Phòng kế hoạch kỹ thuật – Công ty xây dựng và dân dụng Delta

Phòng kế hoạch kỹ thuật – Công ty cổ phần xây dựng số 1 Hà Nội - HACC1
Phòng kế hoạch kỹ thuật – Công ty cổ phần đầu tư và xây dựng số 4- ICON4
Nội dung

+ Đường

PKHKT- HCCI

Đầu tư riêng

truyền internet;
+ Nhân lực

PKHKT-

PKHKT- ICON4

HACC1

Chung

với Đầu tư riêng

công ty

PKHKTDELTA

Chung
công ty

Không có

Không có

Có

Không có

+ Mạng nội

Đang hoạt

Đang lắp đặt

Sẵn có

Đang hoạt
động

bộ;

động, chưa
Còn thiếu

100%

Đang lập kế
hoạch

Có đội ngũ

quản lý theo
dõi riêng

quản lý về IT;

đồng bộ

Không có

+ Trang bị máy
tính xách tay

Còn thiếu

cho nhân viên;
+ Quy trình

Có, nhưng
5

Không có

với


theo dõi, bảo

chưa tốt

trì, thay thế

nâng cấp các
máy móc thiết
bị;

Không có

+ Kinh phí

Chưa đủ, cần
bổ sung

Luôn được dự
trù hàng năm

Không có

Đã thực hiện

Không có

hàng năm cấp
cho phòng để
nâng cấp thay
thế phần mềm;
+ Cho cán bộ

Không có
Đang lập kế
hoạch

đi bồi dưỡng
các lớp về
CNTT

IV.

Phân tích kinh nghiệm, bài học từ các doanh nghiệp trong và ngoài nước
Từ những tình hình thực tế cũng như so sánh các đối thủ cạnh tranh trong cùng

ngành, chúng ta có thể thấy các doanh nghiệp cũng rất chú trọng, quan tâm đến sự
phát triển CNTT&TT và biết áp dụng nó cho chính các phòng ban trong doanh nghiệp
của mình. Nhưng để thực hiện nó như thế nào cho đúng thì cần phải nghiên cứu và có
lộ trình thực hiện cụ thể như sau:
+ Không nên sử dụng các phần mềm miễn phí, vì nó là con dao hai lưỡi nếu
như doanh nghiệp sử dụng nó có thể sẽ bị đánh cắp dữ liệu, thông tin bảo mật…

6


+ Nên đầu tư mua mới và nâng cấp các phần mềm bản quyền, hệ thồng bảo
mật, để gúp các phòng ban luôn đảm bảo thông tin xuyên suốt mà không bị đánh cắp
dữ liệu;
+ Cần áp dụng những mô hình hoạt động đã rất thành công của các doanh
nghiệp trong nước hoặc nước ngoài;
+ Cần quản lý các các tài liệu, hồ sơ, văn bản, bản vẽ hoàn công bằng các phần
mềm được xây dựng riêng cho phòng;
+ Luôn cần dự trù kinh phí riêng cho việc phát triển CNTT &TT;
+ Nguồn nhân lực, ngoài việc biết sử dụng các phần mềm chuyên ngành, cần
được bồi dưỡng thêm về các nghiệp vụ tin học khác.
V.

Tìm hiểu các giải pháp ứng dụng CNTT&TT
 Giả pháp thứ nhất: Giải pháp về đổi mới cơ sở hạ tầng và trang thiết bị
Hiện nay tại công ty nói chung và phòng KHKTnói riêng, cơ sơ hạ tầng và các

máy móc chưa được đồng bộ, VD công ty có 2 đường truyền internet riêng, một
đường truyền cho PKHKT rất tốt, nhưng đường truyền còn lại thì rất chậm và hay bị
lỗi, cho nên việc trao đổi thông tin gặp khó khăn. Giải pháp đưa ra là nâng cấp đường
truyền, cả công ty dùng chung một đường truyền, để cho việc trao đổi thông tin qua
mạng nội bộ, hay gửi tài liệu trong các phòng ban được xuyên suốt. Ngoài việc nâng
cấp đường truyền phòng cũng đề nghị công ty trong nhưng năm tới đây sẽ thay toàn
bộ các máy tính có cấu hình thấp bằng máy tính có cấu hình cao, màn hình lớn để
thuận tiện cho sử dụng các phần mềm chuyên ngành như vẽ Autocad 2D, 3D, các
phần mềm tính kết cấu khác…
 Giải pháp thứ hai: Giải pháp về cung cấp bổ sung phần mềm
Khối lượng công việc nhiều, lượng hồ sơ, văn bản giấy tờ của các công trình và
các dự án ngày một tăng lên theo cấp số nhân, con người không thể nào có thể kiểm
soát và nhớ hết. Vì vậy việc cần có các phần mềm hỗ trợ riêng cho công tác lưu trữ hồ
sơ, quản lý hồ sơ theo tiêu chuẩn ISO 9001 – 2000, theo yêu cầu của phòng kế hoạch
7


kỹ thuật công ty cũng đã tìm hiểu và liên hệ với một số công ty chuyên cung cấp các
phần mềm, ứng dụng văn phòng để xây dựng riêng một phần mềm quản lý các hồ sơ,
theo các tiêu chí mà phòng đã đặt ra. Mục tiêu là quý II năm 2015 sẽ đưa vào hoạt
động, ngoài ra phòng cũng đề nghị công ty chậm nhất đến quý III năm 2015 sẽ 100%
sử dụng các phần mềm bản quyền, thay thế cho các phần mềm miễn phí đang sử dụng
hiện nay.
VI.

Lập kế hoạch ứng dụng CNTT&TT và chương trình hành động từ tháng 6
năm 2014 đến tháng 6 năm 2015 và kế hoach hành động 2014 đến 2019.
Để theo kịp với sự phát triển của CNTT, phòng kế hoạch kỹ thuật cũng đã xây

dựng một kế hoạch gắn liền với sự phát triển của khoa học công nghệ, thúc đẩy sự
phát triển của phòng nói riêng và công ty nói chung, giúp phòng làm việc trở lên
chuyên nghiệp hơn. Những việc cần thực hiện trong thời gian sắp tới như sau:
 Tìm hiểu và thuê các công ty chuyên cung cấp phần mềm, ứng dụng văn phòng,
xây dựng phần mềm riêng cho phòng về quản lý hồ sơ, giấy tờ, của các dự án
trong và ngoài nước;
 Thay thế toàn bộ hệ thống máy tính để bàn có cấu hình thấp, bằng các máy tính
có cấu hình cao, mua thêm máy tính xách tay để phục vụ công tác đi hiện
trường;
 Sử dụng 100% các phần mềm bản quyền, nâng cấp phẩn mềm chuyên ngành
lên phiên bản mới nhất hiện nay;
 Kế hoạch mua mới 1 máy in A1 phục vụ công tác in ấn bản vẽ hoàn công;
 Tìm hiểu, nghiên cứu lắp đặt hệ thống máy chủ, lưu trữ các thông tin của phòng
và toàn công ty trên server;
 Triển khai hệ lắp đặt camera quan sát tại các công trình thi công tại các dự án,
phòng chịu trách nhiệm theo dõi và quản lý;

8


 Tăng thời gian của các khóa đào tạo về các ứng dụng công nghệ thông tin cho
phòng từ 10 ngày lên 15 ngày;
 Cần tuyển 1 kỹ sư tin học để giải quyết các vấn đề về máy tính, phần mềm cho
phòng và toàn công ty.
Từ những kế hoạch cụ thể phòng sẽ xin công ty phê duyệt và cung cấp các thiết bị và
phần mềm theo giai đoạn, tùy vào mức độ và yêu cầu của công việc của các dự án.

Phấn đấu đến năm 2019 phòng kế hoạch kỹ thuật sẽ được trang bị đầy đủ máy tính,
máy in hiện đại, được sử dụng các sản phẩm phần mềm của CNTT mới nhất, đáp ứng
được nội dung công việc và theo kịp xu thế phát triển của các công ty cạnh tranh
trong và ngoài nước.
VII. Mục tiêu, nguồn lực, thời gian và chương trình hành động của năm
2015 đến 2016
Để thực hiện các mục tiêu phát triển của công ty cho các giai đoạn ngắn hạn và dài
hạn, phòng cũng đã tham mưu với ban lãnh đạo công ty về các định hướng, phát triển,
các chiến lược để làm tăng doanh thu, giảm chi phí, nâng cao hình ảnh của công ty,
ngoài việc áp dụng thực hiện đầu tư mua sắm trang thiết bị, máy móc phục vụ thi
công tại các dự án, cũng cần đầu tư về CNTT&TT vì nhờ nó mà các đối tác có thể
biết đến mình và quảng bá được các hình ảnh của công ty qua website của chính công
ty và các website liên kết khác. Phòng cũng đã xây dựng các mục tiêu riêng về CNTT
của phòng gắn liền với sự phát triển chung của công ty, cụ thể như sau:
 Về mục tiêu phát triển của phòng KHKT giai đoạn 2015 đến 2016:
- Nâng cấp các phần mềm chuyên ngành của phòng nên phiên bản mới nhất;
- Đưa các phần mềm được xây dựng riêng cho phòng vào hoạt động, điều
chỉnh và dùng thử;
- Mở rộng liên kết với các phòng kế hoạch kỹ thuật của các công ty liên kết
để trao đổi về kinh nghiệm kỹ năng sử dụng các phần mềm chuyên ngành,
9


VD các phần mềm dự toán, phần mềm về quản lý dự án hiệu quả, phần mềm
về tính toán kết cấu…
- Cần cung cấp thêm các máy tính xách tay để phục vụ những chuyển đi công
tác xuống các dự án đang xây dựng;
- Hoàn thành kế hoạch 100% máy tính sử dụng các phần mềm bản quyển mới
nhất;
- Xem xét kế hoạch và nghiên cứu lắp đặt hệ thống máy chủ, liên kết, chia sẻ

dữ liệu các phòng ban được ổn định.
 Về nguồn nhân lực cho mục tiêu phát triển của phòng KHKT giai
đoạn 2015 đến 2016:
- Hiện tại phòng có không có kỹ sư tin học, chỉ có các kỹ sư về xây dựng, kết
cấu, kiến trúc sư, nhưng người này cũng đã đươc bồi dưỡng về nghiệp vụ tin
học và được cấp chứng chỉ hoàn thành khóa đào tạo, nhưng đó chỉ là giải
quyết những vấn đề không phức tạp, như cài đặt, sao chép các phần mềm
đơn gian không đòi hỏi sự phức tạp. Kế hoạch trong những năm tới khi
công ty đầu tư cải tạo hệ thống hạ tầng, trang bị thêm nhiều máy tính và các
máy in ấn khác, nhu cầu về nhân lực giải quyết những vấn đề sửa chữa phần
cứng, cài đặt phần mềm phức tạp là chưa có. Phòng cũng đã đề nghị công ty
tuyển kỹ sư tin học, hoặc là thuê một công ty chịu trách nhiệm về bảo dưỡng
bảo trì theo từng giai đoạn và kế hoạch cụ thể.
 Về thời gian thực hiện và chi phí tạm tính kèm theo từng giai đoạn
STT

Chi phí

Nội Dung

Thời gian

1

Xây dựng phần mềm quản lý hồ sơ cho

Tháng

(triệu VND)
80 đến 120

2

phòng kế hoạch kỹ thuật
Nâng cấp cơ sở hạ tầng, mua máy tính

2/2015
Tháng

triệu
150 đến 200

xách tay, thay thế hệ thống máy tính để

6/2015

triệu

10


bàn có cấu hình cao.
3
4

Mua máy in A1

Năm 2015

Nâng cấp toàn bộ hệ thống phần mềm

chuyên ngành nên phiên bản mới nhất

5
6
7

Chi phí lắp đặt server

Tháng 4 đến
tháng 6 năm
2015
Năm 2016

200 đến 250
triệu
80 đến 100
triệu
180 đến 250

Hàng năm

triệu
20 đến 40

Kế hoạch bảo dưỡng, bảo trì, thay Hàng năm

triệu
30 đến 50

Chi phí bồi dưỡng nguồn nhận lực

thế…

triệu

KẾT LUẬN
Công nghệ thông tin đang ngày càng phát triển và có tác động mạnh mẽ đến
các hoạt động sản xuất và kinh doanh ở khắp các doanh nghiệp trên thế giới. Hiện nay
khách hàng của công ty bao gồm cả khách hàng trong nước và rất nhiều khách hàng
quốc tế, đặc biệt là tại thị trường Mỹ, vì vậy để thúc đẩy các hoạt động sản xuất và
kinh doanh của công ty hiệu quả và nhanh chóng, công ty cần đầu tư và nâng cấp các
ứng dụng của công nghệ thông tin trong kinh doanh, đồng thời áp dụng thương mại
điện tử trong tương lai cần được đẩy mạnh.

TÀI LIỆU THAM KHẢO
1. Giáo trình và bài giảng Quản trị hệ thống thông tin
2.

Các tài liệu của công ty

3.

Trang web: ,

4. Trang web: http://www. xaydung.us
11


5. Trang web: giaxaydung.vn
6. Và một số báo mạng khác

7. Information Technology is growing and has a strong impact to the production and

business enterprises throughout the world. Currently the company's customers,
including customers in the country and many international clients, particularly in the
U.S. market, so to promote the production and trading of fast and efficient company
rapidly, companies need to invest and upgrade the application of information
technology in business, and e-commerce application in the future should be promoted.
8.
9.
10.REFERENCES
11. 1. Syllabus and lecture Management Information System by Dr. Nguyen Van
Thoan.
12. 2. Corporate documents

13.3. Webpage: ,
14.4. The web page: http://www. xaydung.us
15.5. Webpage: giaxaydung.vn
6. And some other online media

12