Kỹ năng điều hành cuộc họp

DONG HOI URBAN DEVELOPMENT PROJECT
D ÁN PHÁT TRI N Ô TH
NG H I

COOPERATION SWITZERLAND-VIETNAM
H P TÁC VI T NAM-TH Y S

TRUNG TÂM PH BI N KI N TH C
D ÁN PT T H

1. i u hành cu c h p

Tháng 11, 2003

D a theo tài li u c a tr

ng Harvard Business


Trung tâm ph bi n ki n th c - d án PT T H: 1. i u hành cu c h p

I U HÀNH CU C H P
T ch c thành công cu c h p là công vi c mà b t c ng

i lãnh đ o

có n ng l c nào c ng c n ph i có kh n ng th c hi n.

ây là m t

vi c không d dàng gì. Các cu c h p nên đ

nào đ

làm th

bi t ch c ch n ng

Truy n đ t cho m i ng

c t ch c nh th nào?

i tham d

s

đ n đúng gi ?

i nh th nào? T ch c th c hi n công vi c

sau cu c h p ra sao?

Trong tài li u này, b n s h c cách xây d ng m c tiêu cho cu c h p,
hình thành n i dung sát v i th c t , ti p xúc v i nh ng ng

i khác

trong cu c h p, và l p k ho ch đ bi n nh ng quy t đ nh thành hành
đ ng.

1. Lo i hình và m c đích cu c h p
Có th

t

ch c m t cu c h p v i nhi u m c đích. Lo i hình

trong cu c h p có th phân chia thành ba l nh v c nh sau:
• Cu c h p đ gi i quy t v n đ
• Cu c h p đ đ a ra quy t đ nh
•

Các lo i hình khác: Truy n đ t, báo cáo và h p đ ti p nh n
ý ki n ph n h i...

2. 14 b
1.

c l p k ho ch, tri n khai th c hi n và theo dõi
m b o là cu c h p th c s

c n thi t.

Tri u t p cu c h p khi:
• b n c n c nhóm cung c p thông tin ho c t v n.

D án Phát tri n

ô th

ng H i

1


Trung tâm ph bi n ki n th c - d án PT T H: 1. i u hành cu c h p

• b n mu n Nhóm tham gia đ a ra quy t đ nh ho c gi i quy t
v nđ .
• b n mu n làm rõ m t v n đ mà trao đ i v i t ng ng

im t

không mang l i k t qu .
• b n mu n chia s thông tin, thành công ho c quan tâm đ n
c nhóm.
Không nên t ch c cu c h p n u:
• ch liên quan đ n nh ng v n đ cá nhân
• b n không có th i gian chu n b
• có cách khác hi u qu h n nh nh c nh , th đi n t ho c
đi n tho i
• v n đ đã đ

c gi i quy t

• n i dung cu c h p không h u ích đ i v i m i ng

i.

2. Xác đ nh và làm rõ các m c tiêu và ti n trình cu c h p.
• D a vào m c tiêu c th c a cu c h p b n s quy t đ nh ai
là ng

i b n mu n m i đ n d

ch c nh

và cu c h p nên đ

c t

th nào. (đ thông báo, gi i quy t v n đ , khuy n

khích m i ng

i đóng góp ý ki n ho c đi đ n k t lu n?)

• M c tiêu c a cu c h p c n ph i c th , rõ ràng và kh thi.
• Phân công vai trò và trách nhi m và đ m b o là nh ng vai
trò quan tr ng đ

c đ m nhi m chu đáo:

o lãnh đ o: nên đi u khi n cu c h p và gi i thích rõ m c
đích, m c tiêu, khó kh n và ph m vi quy n h n. Ch u
trách nhi m và theo dõi tình hình th c hi n sau cu c
h p
o chuyên gia: H

ng d n nhóm thông qua cu c th o

lu n, gi i quy t v n đ và quá trình đ a ra quy t đ nh

D án Phát tri n

ô th

ng H i

2


Trung tâm ph bi n ki n th c - d án PT T H: 1. i u hành cu c h p

trong cu c h p.
đ

c yêu c u. Có th

vi c h u c n tr
o th

óng góp ki n th c chuyên môn khi
ch u trách nhi m đ i v i công

c và sau cu c h p.

ký: ghi l i các n i dung, ý ki n và quy t đ nh chính

c a cu c h p. Th

ký c ng có th

d

th o các biên

b n ho c b n ghi chép sau cu c h p.
i c ng tác: tham gia m t cách tích c c vào cu c

o ng

h p b ng cách đóng góp ý ki n và th o lu n đúng
h

ng.

• Xác đ nh rõ ai là ng

i ra quy t đ nh

• Xác đ nh cách th c đ a ra các quy t đ nh nh

th nào: do

lãnh đ o, do b phi u nhóm, ho c th ng nh t ý ki n chung.
• Xây d ng n i dung h p và s

d ng danh m c ki m tra đ

xây d ng n i dung c th . (Xem m c 2.4).

3. Thu hút s

tham gia c a nh ng ng

Cu c h p nên bao g m nh ng ng
• nh ng ng

i c n thi t.

i nh sau tham gia:

i s đ a ra quy t đ nh cu i cùng

• có quy n l c trong vi c ng h ho c ng n c n các quy t đ nh
• có th cung c p ngu n thông tin liên quan
• cam k t gi i quy t các v n đ ho c th c hi n quy t đ nh
• có th trình bày quan đi m c a các bên tham gia quan tr ng.
M i các thành viên ch ch t tham gia vào cu c h p b ng cách:
• m i riêng t ng ng

i và t ch c cu c h p phù h p v i th i

gian c a h
• trao cho h vai trò ch đ ng ho c khai thác l i ích khi h
tham gia cu c h p.
D án Phát tri n

ô th

ng H i

3


Trung tâm ph bi n ki n th c - d án PT T H: 1. i u hành cu c h p

4. Cung c p tr

a vào ch

c ch

ng trình cu c h p.

ng trình nh ng n i dung thích h p nh sau:

• m c đích cu c h p
• k t qu ho c m c tiêu đ t ra
• ngày, gi và đ a đi m
• đ it

ng tham gia

• vai trò c a ng

i tham gia

• n i dung công vi c cùng v i trách nhi m c a t ng cá nhân
và b trí th i gian th c hi n
• các tài li u c b n v cu c h p ho c k ho ch chu n b
• th i gian cu c h p.

N i dung th o lu n ch bao g m nh ng v n đ mà nhóm có th
th c hi n đ

c trong kho ng th i gian cho phép.

i v i cu c

h p kéo dài trong hai ti ng đ ng h thì ch nên th o lu n không
qúa n m v n đ chính, ho c trong cu c h p kéo dài 30 phút thì
ch nên th o lu n m t v n đ .
Trình t các n i dung th o lu n:
• tìm các nhân t có nh h

ng l n nhau

• tách nh ng ý ki n thu c lo i chia s thông tin v i nh ng ý
ki n c n ph i th o lu n gi i quy t
• đi t các v n đ d đ n các v n đ ph c t p và gây tranh cãi
nh t.

5. Th m dò tr

c ý ki n c a nh ng ng

i tham d

B n có th chu n b cu c h p t t h n n u b n:

D án Phát tri n

ô th

ng H i

4

chính


Trung tâm ph bi n ki n th c - d án PT T H: 1. i u hành cu c h p

• Bi t tr

cđ

c ý ki n c a nh ng ng

i tham d chính c a

cu c h p v các v n đ quan tr ng
• th o lu n v i h nh ng ý ki n mà b n mu n h chia s v i
nh ng ng

i tham gia khác.

B n có th ch n l a đ đi u ch nh n i dung cu c h p c a b n
d a trên thông tin t nh ng ng
b n tr

i tham gia chính cung c p cho

c cu c h p.

6. Chu n b cho cu c th o lu n và quy t đ nh s đ a ra
• Thu th p tài li u và d li u liên quan
• Nói chuy n v i nh ng ng

i tham gia v ý ki n c ng nh

các m c tiêu c a h
•

ng viên nh ng ng

i tham gia phát huy vai trò c a mình

và cho h th y r ng b n quan tâm đ n ý ki n c a h .
• Tóm t t n i dung cu c h p v i lãnh đ o và c p trên c a b n,
nh ng ng

i không th tham gia cu c h p nh ng r t quan

tâm đ n k t qu cu c h p này.
• Phân phát ch

ng trình và các thông tin liên quan

7. Nêu rõ m c đích và m c tiêu c a cu c h p
N u b n trình bày rõ m c đích và m c tiêu c a cu c h p ngay
vào đ u cu c h p, b n có th gi m thi u đ

c vi c đi l c đ

ho c tránh s đ c p đ n các v n đ không liên quan.
8.

t t c m i ng

•

i có c h i phát bi u

i u ch nh m c đ đóng góp c a b n đ đ m b o r ng b n
không quá áp đ t

D án Phát tri n

ô th

ng H i

5


Trung tâm ph bi n ki n th c - d án PT T H: 1. i u hành cu c h p

• Ki m soát nh ng ng

i hay c t ngang và nh ng ng

áp đ o trong cu c h p; t o c h i cho nh ng ng

i hay

i ít nói

c ng tham gia ý ki n
• C n có thái đ tích c c và đ ng viên v nh ng v n đ mà
m i ng

i phát bi u

• Can thi p n u có m t ng
c a nh ng ng

i phê bình ho c công kích ý ki n

i khác

• Ghi l i các ý ki n đóng góp vào m t t gi y kh r ng đ m i
ng

i cùng nhìn th y

• Khi b n c m th y có nhi u ý ki n mu n đóng góp cho m t
v n đ , c n quan sát và l ng nghe t t c nh ng ý ki n c a
i mu n đóng góp

ng

• H i nh ng ng
nh ng ng

i tham gia xem h đang ngh gì. Yêu c u

i ch a đóng góp ý ki n phát bi u

• Chia thành các nhóm hai ho c ba ng

i và yêu c u các

nhóm có báo cáo tr l i
•

ng quá v i vàng b phi u hay đ a ra quy t đ nh.

9. Có k t lu n cho t ng v n đ
Khi ra quy t đ nh, nhóm có th b phi u ho c dung hoà ý ki n
(hai bên cùng th ng nh t) ho c ng

i lãnh đ o có th t đ a ra

quy t đ nh:
• B phi u cho b n k t qu nhanh h n
• Dung hoà ý ki n th

ng khó h n và m t nhi u th i gian

h n. Trong dung hoà ý ki n, không ph i t t c m i ng

iđ u

đ ng ý v i quy t đ nh nh ng v n nh t trí là ng h quy t
đ nh đó.

D án Phát tri n

ô th

ng H i

6


Trung tâm ph bi n ki n th c - d án PT T H: 1. i u hành cu c h p

• Quy t đ nh c a lãnh đ o th
áp d ng ph

ng t n ít th i gian nh t. Khi

ng pháp này, đi u quan tr ng là t t c các

thành viên đ u c m th y quan đi m c a h đ

c l ng nghe.

10. K t thúc cu c h p v i m t K ho ch hành đ ng và
truy n đ t
Các cu c h p k t thúc không có m t k ho ch hành đ ng và

truy n đ t s không đ ra đ

c m t hành đ ng nào sau khi

cu c h p k t thúc. M t k ho ch hành đ ng và truy n đ t c n
có ba y u t :
• Nh ng quy t đ nh và k t qu c th nào đã đ t đ
trong cu c h p và nh ng công vi c nào c n đ

c

c th c hi n

sau cu c h p?
• Ai ch u trách nhi m đ i v i nh ng nhi m v này?
• Khi nào nh ng nhi m v này đ

c hoàn thành?

11. Biên b n h p

M t biên b n bao g m:
• Danh sách nh ng ng

i tham gia

• M c tiêu cu c h p
• Các ch đ chính đã đ

c th o lu n

• Các quy t đ nh chính đã đ
• Các b
•

c đ a ra

c ti p theo ho c các k ho ch hành đ ng

Th i gian cu c h p ti p theo ho c ch

ng trình theo dõi ti p

M t biên b n cho các cu c h p gi i quy t v n đ c ng có th
bao g m:
D án Phát tri n

ô th

ng H i

7


Trung tâm ph bi n ki n th c - d án PT T H: 1. i u hành cu c h p

• Xác đ nh v n đ c n gi i quy t
• Ph

ng pháp phân tích

• Các gi i pháp
• Tiêu chí đ đ a ra quy t đ nh
• Quy t đ nh đ

c đ a ra

• Ai theo dõi vào th i gian nào
• K t qu mong đ i
Sau khi cu c h p k t thúc, hoàn ch nh biên b n và k ho ch
hành đ ng, sau đó g i cho t t c nh ng ng
h p, và c nh ng ng

i tham gia cu c

i không tham gia cu c h p, nh ng c n

đ

c thông báo. Các k ho ch hành đ ng có nhi u kh

đ

c th c hi n n u đ

n ng

c xem thu c v trách nhi m th c t ,

b n ph n và các h p đ ng.

12. T ch c h p không chính th c v i nh ng ng
đ

i ch a

c nghe ho c không hài lòng v i k t qu c a cu c h p.

Trong quá trình h p, c n chú ý đ n các d u hi u không hài lòng
c a nh ng thành viên v các quy t đ nh và c n tìm g p h sau
cu c h p. Các cu c trao đ i sau cu c h p có th s cung c p
cho b n nhi u đóng góp quý báu và có th tránh làm nh ng v n
đ đ n gi n tr nên ph c t p không c n thi t.
13. Cung c p đ các ngu n l c đã h a
C n đ m b o các thành viên s đ
h c nđ đ tđ

c các nhi m v đ

không th cung c p đ

D án Phát tri n

ô th

ng H i

c cung c p các ngu n l c
c giao. Trong tr

c, c n gi i thích t i sao.

8

ng h p


Trung tâm ph bi n ki n th c - d án PT T H: 1. i u hành cu c h p

14. Th c hi n các quy t đ nh c a b n
Th c hi n ngay các quy t đ nh đã đ a ra trong cu c h p càng
s m càng t t.
v it

i u này s cho th y hi u qu làm vi c c a b n

cách là ng

i ch trì cu c h p. Cu i cùng, b n s đ

c

đánh giá thông qua nh ng gì b n làm nhi u h n là thông qua
nh ng gì b n nói.

3.

Các g i ý cho vi c chu n b và t ch c m t cu c
h p
• Ch m i nh ng ng

i c n ph i tham d và nh ng ng

th đóng góp đ đ t đ

i có

c các m c tiêu c a cu c h p.

• N u làm vi c v i m t nhóm l n, c n chu n b nhi u ph

ng

th c.
• Ch n l a m t không gian h p thích h p và c n ki m tra đ a
đi m h p và các thi t b c n thi t
• Chu n b ch

ng trình h p. M t cu c h p không có ch

ng

trình c ng nh m t đ i quân tìm ki m không có b n đ .
• Lên k ho ch th i gian t 30 phút đ n 2 gi đ i v i các cu c
h p cho nhóm nh và th

ng nên d tính th p kh i l

ng

công vi c m t nhóm có th hoàn thành.

• T ch c cu c h p càng ít th i gian càng t t trong khi v n đ t
đ

c các m c tiêu c a cu c h p

• Thu th p các thông tin và tài li u liên quan đ n cu c h p
• B t đ u và k t thúc h p đúng gi
• B t đ u v i các v n đ đ n gi n h n. Nh ng thành công
bu c đ u th

ng s t o thu n l i cho nh ng thành công ti p

theo

D án Phát tri n

ô th

ng H i

9


Trung tâm ph bi n ki n th c - d án PT T H: 1. i u hành cu c h p

• Biên b n h p: Ghi l i t t c nh ng v n đ x y ra trong cu c
h p
• Yêu c u m i ng

4.

i cung c p tài li u

Các g i ý cho vi c k t thúc m t cu c h p
• Ghi l i các b

c ti p theo ho c xây d ng m t ch

ng trình

hành đ ng và ph bi n đ thông báo cho nh ng ng

i tham

gia và các bên liên quan khác.
• K t thúc cu c h p khi đã đ t đ

c các m c tiêu, khi cu c

h p không ti n tri n ho c khi đã h t th i gian.
• Tóm t t nh ng v n đ đã th o lu n trong cu c h p: nh ng
v n đ đã hoàn thành
•

m b o vi c theo dõi

• C ng c t m quan tr ng c a nh ng quan đi m và ý t
đã đ
đ
•

5.

ng

c chia s và nh ng cam k t góp ph n cho cu c h p

c t ch c thành công

Cám n s tham gia nhi t tình c a m i ng

i

Các g i ý đ gi i quy t v i các hành vi gây khó

kh n
Các thành viên đ n mu n
• B t đ u cu c h p đúng gi
• Tìm hi u nh ng gì có th khi n ng

i đ n mu n tham d

đúng gi .
• Giao cho ng

i hay đ n mu n này m t công vi c ph i làm

trong cu c h p
• Sau cu c h p và khi ch có 2 ng
đ n mu n

D án Phát tri n

ô th

ng H i

10

i, h i t i sao ng

i này l i


Trung tâm ph bi n ki n th c - d án PT T H: 1. i u hành cu c h p

Nh ng thành viên v s m
• Tìm hi u t i sao nh ng ng

i này th

ng v s m

• Khi b t đ u cu c h p, h i xem li u m i ng
h p cho đ n khi k t thúc đ

i có th

l id

c không. N u không, c n xem

xét đi u ch nh l i th i gian c a cu c h p.
Các thành viên luôn l p đi l p l i m t v n đ
• Ghi các ý ki n đóng góp c a nh ng ng

i này lên gi y l t

• Nói cho h bi t r ng b n đã nghe ý ki n c a h
•

v n đ này l i th o lu n sau

Các thành viên làm vi c riêng trong cu c h p
•

t m t câu h i và yêu c u nh ng ng

•

i m danh nh ng này trong gi gi i lao

i này tr l i

• Nh c l i n i quy khi b t đ u cu c h p
Nói chuy n riêng
• Yêu c u m i ng

i t p trung b ng câu h i nh “li u chúng

ta có th t ch c m t cu c h p

• H i nh ng ng

đây đ

c không”?

i nói chuy n riêng li u h có th chia s

cu c nói chuy n cho m i ng

i nghe ho c h ti p t c câu

chuy n sau khi cu c h p đã k t thúc
• Trong gi ngh gi i lao, h i xem chuy n gì đã x y ra
Nh ng thành viên luôn t ra là h bi t t t c
• Ghi nh n s hi u bi t c a h
•

Yêu c u h kiên nh n và l ng nghe ý ki n c a nh ng ng
khác.

D án Phát tri n

ô th

ng H i

11

i

Trung tâm ph bi n ki n th c - d án PT T H: 1. i u hành cu c h p

6.

Các b

c đ th o lu n m t v n đ

Khi các thành viên tham gia h p g p ph i v n đ khó kh n, có
th đ t nh ng câu h i d n d t nh sau:
1. Các thành viên hi u nh th nào v v n đ này? V n đ này
đã x y ra trong bao lâu? hi n nay v n đ này di n ra nh th
nào?
2. Th ng nh t v cách xác đ nh v n đ
3. Các nguyên nhân c a nh ng v n đ này là gì?
4. Có nh ng gi i pháp nào cho v n đ này? Nh ng h u qu gì
có th x y ra n u v n đ không đ

c gi i quy t?

5. Chúng ta s ch n l a m t gi i pháp nh th nào? Các nhân
t chính nh th i gian, ngu n l c, tài chính, giá tr .v.v.
6. Th ng nh t v m t gi i pháp

D án Phát tri n

ô th

ng H i

12


Mu n bi t thêm thông tin và tài li u:
ELECT ROWAT T -I N FRA V I ET N AM
D án Phát tri n ô th ông H i
19 Quang Trung –
ng H i, Qu ng Bình
T: 052 821 378; Fax: 052 821 374
Email:
D án Phát Tri n ô th
ng H i do
C quan H p tác và Phát tri n Thu S tài tr