QUẢN lý CÔNG văn TRÊN nền TẢNG WEB

ĐẠI HỌC QUỐC GIA TP. HỒ CHÍ MINH

TRƢỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHỆ THÔNG TIN
KHOA CÔNG NGHỆ PHẦN MỀM

KHOÁ LUẬN TỐT NGHIỆP

QUẢN LÝ CÔNG VĂN TRÊN
NỀN TẢNG WEB
DOCUMENT MANAGEMENT ON WEB-BASE

Giảng viên hướng dẫn

: Ths. Nguyễn Hữu Thƣơng

Sinh viên thực hiện

: LÊ ĐĂNG HẢI - 06520135
VŨ NGỌC HƢNG - 06520197

Lớp

: CNPM01

Khoá

: 2006 - 2010

TP. Hồ Chí Minh, tháng 3 năm 2011

Abstract
Information technology sector of Vietnam has developed rapidly. Especially,
information technology is being applied on business processes to promote the
development of economic and technical. Vietnam’s government determined to help
information technology becoming one of the key industries of Vietnam in coming
years. Nowadays, most ministries have e-offices to support them solve their
documents. Besides, businesses are also taking steps to build and use information
technology as one of the competitive advantage of their company. In addition, they
step by step to computerize the business process to decrease working time and make
their works more effective. In particular, employees need tools to support them solve
document and improve their performance.
Therefore, our project was developed to get the targets that make the document
process go smoothly. And the most important feature of our project was flexible
document processes. Users could define their document processes which suite their
businesses. Besides, we built many features to improve interaction between users and
application. In conclusion, we hope my project will be continued to develop and satisfy
the demand of companies.


MỞ ĐẦU
Trong xã hội hiện nay, đi cùng với sự phát triển của nền kinh tế Việt Nam,
ngành công nghệ thông tin cũng đang có những bước tiến vượt bậc. Đặc biệt, hiện nay
ngành công nghệ thông tin đang được ứng dụng rất nhiều vào các quy trình nghiệp vụ
để góp phần thúc đẩy sự phát triển của các khối ngành kinh tế lẫn kỹ thuật. Nhận thấy
được vai trò ngày càng quan trọng của ngành công nghệ thông tin, chính phủ ta đã định
hướng phát triển ngành non trẻ này trở thành một trong những ngành công nghiệp mũi
nhọn của nước ta trong những năm sắp tới. Đặc biệt, các phần mềm đang được nhà
nước và các doanh nghiệp đang từng bước được ứng dụng để hổ trợ công tác quản lý,
nghiệp vụ và quá trình kinh doanh.
Hiện nay các bộ và phần lớn các sở ban ngành đều có văn phòng điện tử cho để

hổ trợ xử lý công văn cho riêng mình. Bên cạnh đó, các doanh nghiệp cũng đang từng
bước xây dựng và xem công nghệ thông tin là một trong những thế mạnh cạnh tranh
của công ty mình. Họ đang từng bước tin học hóa các quy trình nghiệp vụ để rút ngắn
thời gian xử lý công việc và để thực hiện công việc được hiệu quả hơn. Trong số những
quy trình nghiệp vụ đó, quản lý và xử lý công văn là một công việc gần như các nhân
viên phải tiếp xúc hàng ngày. Do đó, họ cần phải có công cụ để hổ trợ mình trong việc
xử lý công văn để nâng cao hiệu suất công việc.
Do đó, đề tài của chúng em sẽ được xây dựng với định hướng giúp cho quá
trình xử lý công văn đạt hiệu quả hơn. Và một trong những điểm nổi bật là chúng em
sẽ xây dựng ứng dụng với quy trình xử lý công văn linh động. Các doanh nghiệp, cơ
quan có thể tự định nghĩa quy trình công văn phù hợp với đặc thù của mình. Ngoài ra,
chúng em sẽ phát triển ứng dụng này thành một sản phẩm mã nguồn mở với hy vọng
rằng ứng dụng sẽ tiếp tục được phát triển và đáp ứng được nhu cầu của các doanh
nghiệp vừa và nhỏ.


Nội dung đề tài được tổ chức thành 5 chương:
 Chƣơng 1: Giới thiệu đề tài
Trong chương này chúng em giới thiệu về thực trạng quản lý công văn
hiện tại và một số yêu cầu chính khi tin học hóa quy trình quản lý công
văn.
 Chƣơng 2: Khảo sát kỹ thuật
Nội dung chương này chúng em trình bày về việc lựa chọn môi trường
phát triển và giới thiệu sơ lược các công nghệ sử dụng để phát triển ứng
dụng.
 Chƣơng 3: Phân tích hệ thống
Nội dung chương này trình bày mô hình quan niệm dữ liệu CDM, mô tả
xử lý của ứng dụng qua các use case và lược đồ sequence.
 Chƣơng 4: Thiết kế hệ thống
Trong chương 4 chúng em trình bày về các nội dung của thiết kế hệ

thống ứng dụng.
 Chƣơng 5: Kết luận
Chương cuối này, chúng em ghi nhận lại kế quả đạt được và hạn chế của
ứng dụng. Ngoài ra, chúng em cũng trình bày định hướng phát triển tiếp
theo của ứng dụng.


LỜI CẢM ƠN
Chúng em xin gửi lời cảm ơn sâu sắc đến thầy Nguyễn Hữu Thương, đã tạo
điều kiện cho nhóm hoàn thành tốt khóa luận tốt nghiệp này. Thầy đã tận tình hướng
dẫn và hổ trợ nhóm trong thời gian thực hiện khóa luận.
Chúng em cũng xin chân thành cảm ơn thầy Phạm Thi Vương đã giúp đỡ, và
đưa ra những nhận xét vô cùng quý giá để đề tài ngày càng hoàn thiện hơn. Những góp
ý của thầy giúp cho chúng em tiếp cận, hiểu rõ và giải quyết vấn đề dễ dàng hơn.
Đồng thời, chúng em cũng xin bày tỏ lòng biết ơn đến quý thầy, cô Trường Đại
Học Công Nghệ Thông Tin – Đại Học Quốc Gia Thành Phố Hồ Chí Minh, đặc biệt là
các thầy, cô khoa Kỹ Thuật Phần Mềm đã tận tình truyền đạt kiến thức, kinh nghiệm
cho chúng em từ những ngày đầu học tập tại trường. Sự nhiệt tình của các thầy, cô đã
giúp cho chúng em có kiến thức nền tảng vững chắc cũng như kinh nghiệm thực tiễn
quý báo để chúng em có thể hoàn thành tốt các nhiệm vụ học tập, làm việc và nghiên
cứu.
Bên cạnh đó, chúng em cũng gửi lời cảm ơn đến gia đình, các anh, chị, bạn bè
đã động viên, giúp đỡ chúng em rất nhiều trong quá trình học tập cũng như trong cuộc
sống.
Thành phố Hồ Chí Minh, ngày 29, tháng 3, năm 2011
Nhóm sinh viên thực hiện
Lê Đăng Hải - Vũ Ngọc Hưng


NHẬN XÉT CỦA GIẢNG VIÊN HƢỚNG DẪN

........................................................................................................................................
........................................................................................................................................
........................................................................................................................................
........................................................................................................................................
........................................................................................................................................
........................................................................................................................................
........................................................................................................................................
........................................................................................................................................
........................................................................................................................................
........................................................................................................................................
........................................................................................................................................
........................................................................................................................................
........................................................................................................................................
........................................................................................................................................
........................................................................................................................................
........................................................................................................................................
........................................................................................................................................
........................................................................................................................................
........................................................................................................................................
........................................................................................................................................
........................................................................................................................................


NHẬN XÉT CỦA GIẢNG VIÊN PHẢN BIỆN
...........................................................................................................................................
...........................................................................................................................................
...........................................................................................................................................
...........................................................................................................................................
...........................................................................................................................................
...........................................................................................................................................

...........................................................................................................................................
...........................................................................................................................................
...........................................................................................................................................
...........................................................................................................................................
...........................................................................................................................................
...........................................................................................................................................
...........................................................................................................................................
...........................................................................................................................................
...........................................................................................................................................
...........................................................................................................................................
...........................................................................................................................................
...........................................................................................................................................
...........................................................................................................................................
...........................................................................................................................................
...........................................................................................................................................


MỤC LỤC
MỞ ĐẦU
LỜI CẢM ƠN
Chƣơng 1 GIỚI THIỆU ĐỀ TÀI .................................................................................. 1
1.1 Khảo sát hiện trạng ............................................................................................... 1
1.2 Phạm vi đề tài ......................................................................................................... 2
1.3 Yêu cầu chức năng ................................................................................................. 3
1.3.1 Chức năng quản lý công văn ................................................................................ 3
1.3.2 Chức năng quản lý quy trình ................................................................................ 4
1.3.3 Chức năng quản lý loại công văn ......................................................................... 5
1.3.4 Chức năng xem danh sách tác vụ ......................................................................... 5
1.3.5 Chức năng quản lý phòng ban .............................................................................. 5
1.3.6 Chức năng quản lý tài khoản ................................................................................ 5

1.3.7 Chức năng tin nhắn ............................................................................................... 5
1.3.8 Chức năng cảnh báo .............................................................................................. 6
1.3.9 Chức năng lịch công việc ..................................................................................... 6
1.3.10 Chức năng bàn làm việc cá nhân ........................................................................ 6
1.3.11 Chức năng tài khoản của tôi ............................................................................... 7
1.3.12 Chức năng thông báo .......................................................................................... 7
1.3.13 Chức năng thống kê/ báo cáo.............................................................................. 7
1.3.14 Chức năng phân quyền ....................................................................................... 7
1.4 Yêu cầu phi chức năng .......................................................................................... 8
1.4.1 Tính tiện dụng ....................................................................................................... 8
1.4.2 Khả năng phát triển bổ sung ................................................................................. 8
1.4.3 Yêu cầu bảo mật ................................................................................................... 8
Chƣơng 2 KHẢO SÁT KỸ THUẬT ............................................................................ 9
2.1. Lựa chọn môi trƣờng phát triển .......................................................................... 9
2.2. Các công nghệ sử dụng ....................................................................................... 10


2.3 Kiến trúc và đặc tả hoạt động ứng dụng ........................................................... 13
2.3.1 Mô hình kiến trúc nền tảng ................................................................................. 13
2.3.2 Đặc tả hoạt động của ứng dụng .......................................................................... 14
Chƣơng 3 PHÂN TÍCH HỆ THỐNG ........................................................................ 19
3.1 Mô hình quan niệm dữ liệu CDM ...................................................................... 20
3.2 Sơ đồ use case ....................................................................................................... 21
3.2.1 Danh sách Actor ................................................................................................. 21
3.2.2 Danh sách Use case ............................................................................................ 22
3.2.3 Đặc tả use case .................................................................................................... 23
3.3 Lƣợc đồ sequence ................................................................................................. 49
3.3.1 Lược đồ tạo công văn ......................................................................................... 49
3.3.2 Lược đồ tạo quy trình ......................................................................................... 50
3.3.3 Lược đồ xử lý công văn ...................................................................................... 51

3.3.4 Lược đồ thống kê trạng thái công văn ................................................................ 52
3.3.5 Lược đồ thống kê công văn theo phòng ban ....................................................... 53
Chƣơng 4 THIẾT KẾ HỆ THỐNG ............................................................................ 54
4.1 Mô hình quan hệ .................................................................................................. 54
4.2 Mô tả chi tiết thực thể dữ liệu ............................................................................. 55
4.3 Thiết kế giao diện ................................................................................................. 68
4.3.1 Danh sách màn hình............................................................................................ 68
4.3.2 Mô tả giao diện người dùng ................................................................................ 72
Chƣơng 5 KẾT LUẬN ................................................................................................. 97
5.1 Kết quả đạt đƣợc.................................................................................................. 97
5.2 Hạn chế và định hƣớng phát triển ..................................................................... 98
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO .................................................................... 99


DANH MỤC CÁC BẢNG, SƠ ĐỒ, HÌNH
Sơ đồ 3.1: Sơ đồ use case tổng quát ............................................................................... 21
Sơ đồ 3.2 : Lược đồ sequence – Tạo công văn .............................................................. 49
Sơ đồ 3.3: Lược đồ sequence – Tạo quy trình ............................................................... 50
Sơ đồ 3.4: Lược đồ sequence – Xử lý công văn ............................................................ 51
Sơ đồ 3.5: Lược đồ sequence – Thống kê trạng thái công văn ...................................... 52
Sơ đồ 3.6: Lược đồ sequence – Thống kê công văn theo phòng ba .............................. 53
Bảng 3.1: Danh sách Actor ............................................................................................ 21
Bảng 3.2: Danh sách use case ........................................................................................ 23
Bảng 4.1: Thực thể Accounts ......................................................................................... 55
Bảng 4.2: Thực thể Activities ........................................................................................ 56
Bảng 4.3: Thực thể Departments ................................................................................... 56
Bảng 4.4: Thực thể DocAsgAttachments....................................................................... 57
Bảng 4.5: Thực thể DocAssignments............................................................................. 58
Bảng 4.6: Thực thể DocAttachments ............................................................................. 58
Bảng 4.7: Thực thể DocMessages .................................................................................. 59

Bảng 4.8: Thực thể DocType ......................................................................................... 59
Bảng 4.9: Thực thể Documents ...................................................................................... 61
Bảng 4.10: Thực thể Events ........................................................................................... 61
Bảng 4.11: Thực thể Alerts ............................................................................................ 62
Bảng 4.12: Thực thể Messages ...................................................................................... 63
Bảng 4.13: Thực thể Privileges ...................................................................................... 63
Bảng 4.14: Thực thể Role_Privileges ............................................................................ 64
Bảng 4.15: Thực thể Roles ............................................................................................. 64
Bảng 4.16: Thực thể Steps ............................................................................................. 65
Bảng 4.17: Thực thể Workflows .................................................................................... 65
Bảng 4.18: Thực thể Announces .................................................................................... 66
Bảng 4.19: Thực thể AnnounceAttachments ................................................................. 67


Bảng 4.21: Danh sách màn hình .................................................................................... 71
Hình 1.1: Mô hình chức năng quản lý công văn .............................................................. 4
Hình 1.2: Mô hình quy trình quản lý công văn ................................................................ 4
Hình 2.1 : Mô hình kiến trúc ASP.NET MVC............................................................... 10
Hình 2.2: Mô hình kiến trúc nền tảng ứng dụng ............................................................ 13
Hình 2.3: Đặc tả hoạt động ứng dụng ............................................................................ 14
Hình 2.4: Quy trình xử lý trạng thái công văn ............................................................... 16
Hình 2.5: Quy trình tính thời gian trễ hạn của công văn và việc xử lý công văn .......... 18
Hình 3.1: Mô hình quan niệm dữ liệu CDM .................................................................. 20
Hình 4.1: Mô hình dữ liệu vật lý .................................................................................... 54
Hình 4.3: Màn hình đăng nhập ....................................................................................... 72
Hình 4.4: Thông báo lỗi đăng nhập ................................................................................ 72
Hình 4.5: Màn hình bàn làm việc ................................................................................... 73
Hình 4.6: Màn hình lịch xử lý công văn ........................................................................ 74
Hình 4.7: Màn hình danh sách quy trình ........................................................................ 75
Hình 4.8: Màn hình thêm mới quy trình-1 ..................................................................... 75

Hình 4.9: Màn hình thêm mới quy trình-2 ..................................................................... 76
Hình 4.10: Màn hình thêm mới giai đoạn cho quy trình ................................................ 76
Hình 4.11: Màn hình cập nhật quy trình ........................................................................ 77
Hình 4.12: Thông báo yêu cầu xác nhận xóa quy trình ................................................. 77
Hình 4.13: Màn hình danh sách công văn ...................................................................... 78
Hình 4.14: Màn hình thêm mới công văn ...................................................................... 78
Hình 4.15: Màn hình thêm tập tin đính kèm .................................................................. 79
Hình 4.16: Màn hình cập nhật thông tin công văn ......................................................... 79
Hình 4.17: Màn hình quy trình xử lý của công văn ....................................................... 80
Hình 4.18: Màn hình xử lý công văn ............................................................................. 81
Hình 4.19: Thông báo yêu cầu xác nhận xóa công văn ................................................. 82
Hình 4.20: Màn hình danh sách tài khoản ..................................................................... 82


Hình 4.21: Màn hình thêm mới tài khoản ...................................................................... 83
Hình 4.22: Màn hình cập nhật tài khoản ........................................................................ 83
Hình 4.23: Màn hình xóa tài khoản ................................................................................ 84
Hình 4.24: Màn hình tài khoản của tôi........................................................................... 84
Hình 4.25: Màn hình đổi mật khẩu ................................................................................ 85
Hình 4.26: Màn hình danh sách phòng ban ................................................................... 85
Hình 4.27: Màn hình thêm mới phòng ban .................................................................... 86
Hình 4.28: Màn hình cập nhật phòng ban ...................................................................... 86
Hình 4.29: Thông báo yêu cầu xác nhận xóa phòng ban ............................................... 87
Hình 4.30: Thông báo lỗi xóa phòng ban....................................................................... 87
Hình 4.31: Màn hình danh sách vai trò hệ thống ........................................................... 88
Hình 4.32: Màn hình cập nhật quyền hệ thống .............................................................. 88
Hình 4.33: Màn hình danh sách loại công văn ............................................................... 89
Hình 4.34: Màn hình thêm loại công văn....................................................................... 89
Hình 4.35: Màn hình cập nhật loại công văn ................................................................. 89
Hình 4.36: Thông báo yêu cầu xác nhận xóa loại công văn .......................................... 90

Hình 4.37: Màn hình danh sách tác vụ........................................................................... 90
Hình 4.38: Màn hình danh sách tin nhắn ....................................................................... 91
Hình 4.39: Màn hình gửi tin nhắn .................................................................................. 91
Hình 4.40: Thông báo yêu cầu xác nhận xóa tin nhắn ................................................... 92
Hình 4.41: Màn hình danh sách thông báo .................................................................... 92
Hình 4.42: Màn hình gửi thông báo ............................................................................... 93
Hình 4.43: Màn hình danh sách cảnh báo từ hệ thống ................................................... 93
Hình 4.44: Popup cảnh báo ............................................................................................ 93
Hình 4.45: Màn hình thống kê theo loại công văn ......................................................... 94
Hình 4.46: Màn hình thống kê công văn theo phòng ban .............................................. 95
Hình 4.47: Màn hình thông báo lỗi quyền thực hiện chức năng .................................... 95
Hình 4.48: Danh sách dữ liệu tài khoản được xuất ........................................................ 96
Hình 4.49: Biểu mẫu xuất dữ liệu công văn .................................................................. 96


1

Chƣơng 1 GIỚI THIỆU ĐỀ TÀI
1.1 Khảo sát hiện trạng
Hiện nay, quản lý công văn luôn là một vấn đề khó khăn đối với hầu hết các
công ty, phòng ban. Bên cạnh đó, số lượng công văn cần xử lý hàng ngày của cơ quan
hay doanh nghiệp là rất nhiều đã làm cho các cá nhân, cũng như bộ phận luôn gặp
nhiều khó khăn trong việc phân loại, tìm kiếm …
Đặc biệt, đối với những công ty có quy mô lớn thì việc giải quyết số lượng công
văn lưu chuyển hàng ngày tốn rất nhiều thời gian. Những phương pháp quản lý công
văn truyền thống đang ngày càng trở nên lạc hậu và không đáp ứng được những yêu
cầu trong thời điểm hiện tại.
Hiện nay, trên thế giới và Việt Nam đã có một số phần mềm hổ trợ doanh
nghiệp, cơ quan nhà nước vận hành quy trình xử lý công văn cũng như theo dõi tình
trạng vận hành, cùng với nhiều chức năng tiện dụng khác. Tuy nhiên, các phần mềm

này cũng còn một số hạn chế:
 Đối với các phần mềm nước ngoài hổ trợ quy trình xử lý công văn thì chỉ
hổ trợ ngôn ngữ tiếng Anh: infoRouter Workflows (Active Innovations
Company).
 Đối với một số phần mềm trong nước thì một số phần mềm chỉ hổ trợ xử
lý công văn với quy trình tĩnh: phần mềm quản lý công văn CVSoft
(Phòng Thương mại và Công nghiệp Việt Nam – Viện Tin học Doanh
nghiệp), phần mềm quản lý công văn – văn bản (Công ty cổ phần phần
mềm D.O.M.I.N.O).
 Đặc biệt là hầu hết các phần mềm hổ trợ vận hành quy trình xử lý công
văn linh động đều là các phần mềm thương mại. Đối với các doanh
nghiệp và các cơ quan tại Việt Nam, chi phí dành cho đầu tư ứng dụng
công nghệ thông tin là khá thấp. Đặc biệt, đối với các doanh nghiệp nhỏ

GVHD: Ths. Nguyễn Hữu Thương

SVTH: Lê Đăng Hải – Vũ Ngọc Hưng


2

thì việc sử dụng phần mềm có bản quyền, hay dành một khoản chi phí
cho việc nâng cấp hệ thống thông tin là gần như không có.
Với thực trạng như trên, thì việc phát triển một ứng dụng hổ trợ quản lý công
văn theo quy trình linh động là thực sự cần thiết.

1.2 Phạm vi đề tài
Xây dựng ứng dụng đáp ứng được phần lớn quy trình nghiệp vụ xử lý công văn
và phân công xử lý công văn một cách tiện lợi và nhanh chóng. Phần mềm phải đảm
bảo các giai đoạn xử lý trong luồng công văn phải được thực hiện theo đúng quy trình,

tác vụ, thời gian và người thực hiện. Ngoài ra, phần mềm cho phép người sử dụng định
nghĩa các luồng công văn khác nhau cho phù hợp với từng quy trình nghiệp vụ của
công ty. Hệ thống cũng phải hổ trợ người dùng tự động cập nhật trạng thái của công
văn dựa trên những thao tác xử lý được thực hiện.
Bên cạnh những tác vụ trên, phần mềm cần phải có thêm những chức năng để
hổ trợ để người dùng quản lý công văn của mình cũng như người quản lý kiểm soát
được hoạt động của các phòng ban.
Ngoài những yêu cầu chung về phía người dùng, ứng dụng còn phải đáp ứng các yêu
cầu về tính thẩm mỹ, tính tiện dụng, tính bảo mật, tính tiến hóa cao …
Như vậy, các yêu cầu cơ bản của ứng dụng gồm có:
-

Tự động hóa quá trình nhận, gửi công văn và phân công công tác xử lý công
văn theo những luồng công văn khác nhau.

-

Hổ trợ người quản lý theo dõi, đánh giá năng lực xử lý công văn của các
phòng ban.

-

Các quá trình xử lý công văn đều được hệ thống ghi nhận, và cảnh báo để
người quản lý điều chỉnh hoạt động của các phòng ban cho phù hợp.

-

Lưu trữ công văn an toàn và tìm kiếm dễ dàng.

-

Tin học hóa quy trình nghiệp vụ của quản lý công văn: lưu trữ và xử lý công
văn.

GVHD: Ths. Nguyễn Hữu Thương

SVTH: Lê Đăng Hải – Vũ Ngọc Hưng


3

-

Nâng cao hiệu quả làm việc dựa trên việc giảm thiểu các chi phí lưu trữ, tìm
kiếm, thời gian và phân công xử lý công văn.

1.3 Yêu cầu chức năng
1.3.1 Chức năng quản lý công văn
Chức năng quản lý công văn giúp cho phép người sử dụng có thể tạo mới công
văn theo quy trình linh động (mục 3.1.2). Với chức năng này, người dùng có thể cập
nhật công văn cũng như theo dõi trạng thái hiện tại của công văn để có những xử lý kịp
thời. Trong chức năng quản lý công văn, người dùng có cập nhật bổ sung, cũng như sẽ
có cái nhìn tổng quát về quy trình thực hiện của công văn.
Chức năng tra cứu cũng là một chức năng thiết yếu, hổ trợ người dùng nhanh
chóng tìm được công văn theo yêu cầu của mình. Với chức năng này người dùng sẽ
được hổ trợ:
 Tra cứu theo tên công văn.
 Tra cứu theo phòng ban.
 Tra cứu theo ngày lập công văn.
 Tra cứu theo ngày ban hành công văn.

 Tra cứu theo trạng thái công văn (chưa xử lý, đang xử lý hay hoàn
thành).
 Tra cứu theo loại công văn
 Tra cứu công văn theo nơi nhận
 Tra cứu công văn theo nơi gửi.
Ngoài ra, trong từng công văn các cá nhân liên quan có thể trao đổi với nhau
ngay trên hệ thống khi quá trình xử trình công văn xảy ra vấn đề ảnh hưởng đến công
tác xử lý. Chức năng quản lý công văn sẽ kết hợp với lịch sự kiện để giúp người sử
dụng biết được các công văn mình cần phải xử lý và đã xử lý.
Bên cạnh đó, chức năng này còn lưu lại các thời điểm hoàn thành của từng giai
đoạn xử lý công văn, và giúp cho người quản lý có thể nắm được thời gian bắt đầu,

GVHD: Ths. Nguyễn Hữu Thương

SVTH: Lê Đăng Hải – Vũ Ngọc Hưng


4

thời gian kết thúc cũng như thời gian hoàn thành của từng công văn. Đặc biệt, trạng
thái công văn luôn luôn được cập nhật khi các giai đoạn xử lý được hoàn thành.

Hình 1.1: Mô hình chức năng quản lý công văn
1.3.2 Chức năng quản lý quy trình
Các quy trình xử lý công văn cần được tin học hóa để nâng cao hiệu quả xử lý.
Và chức năng quản lý quy trình có nhiệm vụ cho phép người dùng tạo ra và định nghĩa
những quy trình nghiệp vụ xử lý công văn. Trong đó, một quy trình công văn được tạo
thành bởi các giai đoạn xử lý. Và một quy trình chỉ hoàn thành khi tất cả giai đoạn xử
lý của công văn đó được hoàn thành. Mỗi giai đoạn xử lý trong quy trình phải xác định
được người xử lý, tên của giai đoạn xử lý, thứ tự của nó trong quy trình cũng như thời

gian để hoàn thành xử lý giai đoạn đó.

Hình 1.2: Mô hình quy trình quản lý công văn
GVHD: Ths. Nguyễn Hữu Thương

SVTH: Lê Đăng Hải – Vũ Ngọc Hưng


5

1.3.3 Chức năng quản lý loại công văn
Chức năng quản lý loại công văn cho phép người dùng định nghĩa các loại công
văn. Bên cạnh đó, chức năng sẽ giúp cho quá trình phân loại công văn của người sử
dụng trở nên nhanh chóng và dễ quản lý. Tên của loại công văn có thể được định nghĩa
khác nhau tùy mỗi cơ quan, doanh nghiệp. Do đó, với chức năng này, người dùng có
thể đặt tên loại công văn để phù hợp với tên thực tế đang sử dụng.
1.3.4 Chức năng xem danh sách tác vụ
Chức năng này cho phép người sử dụng xem danh sách các tác vụ đã được định
nghĩa sẵn trong hệ thống. Các tác vụ đại diện cho các nghiệp vụ xử lý. Và các tác vụ
này sẽ được sử dụng trong các giai đoạn xử lý của quy trình.
1.3.5 Chức năng quản lý phòng ban
Chức năng quản lý phòng ban cho phép người dùng tạo mới, cập nhật phòng
ban, cũng như xóa phòng ban. Một phòng ban được hình thành bởi các thông tin cơ
bản như: tên phòng ban, danh sách thư điện tử của nhân viên trong phòng ban. Danh
sách thư điện tử này được dùng cho chức năng gửi thư điện tử thông báo đến các nhân
viên trong một phòng ban một cách nhanh chóng.
1.3.6 Chức năng quản lý tài khoản
Chức năng quản lý tài khoản hổ trợ người dùng tạo tài khoản mới, cập nhật
thông tin và xóa tài khoản. Tài khoản sẽ bao gồm các thông tin cơ bản như: họ tên, địa
chỉ thư điện tử, chức vụ, phòng ban, và mật khẩu. Khi nhân viên sử dụng quên hoặc

mất mật khẩu, nhân viên có quyền quản lý tài khoản có thể cài đặt lại mật khẩu mới
cho tài khoản bị mất. Hoặc khi nhân viên đã nghỉ việc và không còn sử dụng hệ thống,
người quản lý tài khoản có thể xóa tài khoản này trong hệ thống.
1.3.7 Chức năng tin nhắn
Chức năng tin nhắn giúp cho nhân viên có thể trao đổi thông tin với nhau trong
hệ thống. Với chức năng này, nhân viên có thể quản lý tin nhắn của mình như tạo tin
GVHD: Ths. Nguyễn Hữu Thương

SVTH: Lê Đăng Hải – Vũ Ngọc Hưng


6

nhắn, gửi tin nhắn vào xóa tin nhắn của mình cũng như xem danh mục các tin nhắn, đã
nhận, đã gửi.
1.3.8 Chức năng cảnh báo
Trong bối cảnh mỗi nhân viên phải xử rất nhiều công văn khác nhau, nếu không
có sự sắp xếp công việc thì sẽ dễ dành dẫn đến các công văn bị xử lý chậm. Bên cạnh
đó, nhân viên cũng có thể bị lãng quên công văn mình cần phải xử lý. Chức năng cảnh
báo sẽ giống như một thư ký riêng của nhân viên, hổ trợ nhắc nhở họ xử lý các công
văn để mọi thứ vận hành tốt hơn. Chức năng cảnh báo của hệ thống sẽ tự động gửi
cảnh báo đến nhân viên khi họ có những công văn bị trễ thời gian xử lý, hoặc khi họ
nhận được tin nhắn mới, thông tin trao đổi từ các thành viên khác trong hệ thống.
1.3.9 Chức năng lịch công việc
Chức năng lịch công việc được xây dựng với mục đích giúp cho người sử dụng
có cái nhìn tổng quát các công việc cần phải xử lý của mình. Chức năng này sẽ được
phối hợp cùng với chức năng quản lý công văn để tạo ra lịch xử lý công văn chính xác,
và tiện dụng. Với lịch sự kiện, nhân viên có thể nắm được thời gian nào mình cần phải
xử lý những công văn gì. Lịch công việc hổ trợ nhân viên xem những công việc xử lý
của mình theo các giao diện: các công văn cần xử lý trong ngày, trong tháng, trong

năm.
1.3.10 Chức năng bàn làm việc cá nhân
Chức năng bàn làm việc bao gồm các thể hiện tóm tắt của các chức năng trong
hệ thống. Trên bàn làm việc sẽ thể hiện các chức năng thường được sử dụng cũng như
thường được nhân viên chú ý nhất. Chức năng này sẽ giúp nhân viên có được những
thông tin mình quan tâm mà không cần phải vào chi tiết từng chức năng. Bàn làm việc
sẽ gồm có những khung thông tin như:
 Danh sách các công văn cần xử lý sắp tới và liên kết nhanh xử lý công văn.
 Lịch xử lý công văn trong tháng.
 Các tin nhắn chưa được đọc mới nhất.
GVHD: Ths. Nguyễn Hữu Thương

SVTH: Lê Đăng Hải – Vũ Ngọc Hưng


7

 Các thông báo mới nhất.
 Liên kết nhanh đến chức năng tạo công văn, chức năng gửi tin nhắn.
 Biểu đồ tỷ lệ trạng thái công văn xử lý trong tháng hiện tại.
 Biểu đồ trạng thái công văn xử lý theo tháng của năm hiện tại.
1.3.11 Chức năng tài khoản của tôi
Chức năng này hổ trợ người cập nhật các thông tin cá nhân trong hệ thống.
1.3.12 Chức năng thông báo
Để giao tiếp trong hệ thống ngoài phương thức trao đổi tin nhắn giữa hai cá
nhân với nhau hệ thống cần có một kênh thông báo để hổ trợ người quản lý trong việc
thông gửi thông báo đến tất cả mọi người, đến từng phòng ban hay dến một cá nhân cụ
thể nào đó. Khi thông báo được gửi ứng dụng sẽ gọi một sự kiện nhắc nhở và gửi mail
cho người dùng trong hệ thống được thông báo.
1.3.13 Chức năng thống kê/ báo cáo

1.3.13.1 Thống kê công văn theo trạng thái
Chức năng thống kê công văn theo trạng thái cho phép người quản lý biết được
trình trạng các công văn được xử lý trong khoảng thời gian thống kê. Qua đó, họ có thể
nắm được tháng nào phải xử lý nhiều công văn, hoặc tháng nào có nhiều công văn trễ
hạn. Qua đó, họ sẽ có những biện pháp kịp thời để khắc phục tình trạng này.
1.3.13.2 Thống kê công văn theo phòng ban
Đối với những người quản lý, thì việc thống kê theo từng phòng ban sẽ giúp cho
họ có được cách nhìn tổng quát về tình trạng xử lý công văn của từng phòng ban.
Ngoài ra, thống kê theo phòng ban sẽ giúp người quản lý so sánh, đánh giá khả năng
xử lý công văn của các phòng ban.
1.3.14 Chức năng phân quyền
Chức năng giúp cho quản trị hệ thống ràng buộc quyền truy cập các chức năng
của nhân viên. Với chức năng này, hệ thống sẽ ngăn chặn được những truy cập thông
GVHD: Ths. Nguyễn Hữu Thương

SVTH: Lê Đăng Hải – Vũ Ngọc Hưng


8

tin trái phép khi người sử dụng đó chưa có quyền. Chức năng này cũng giúp cho các
thông tin riêng tư của các cá nhân được giữ bí mật.

1.4

Yêu cầu phi chức năng

1.4.1 Tính tiện dụng
Các thành phần của ứng dụng phải được bố trí hợp lý giúp cho người dùng
không quá nhiều thao tác để thực hiện chức năng. Giao diện phải thân thiện, và trực

quan với người sử dụng. Đặc biệt, giao diện phải nâng cao hiệu quả tương tác của
người dùng. Ví dụ: các thành phần giao diện có chức năng tương tự sẽ được bố trí
thành nhóm để dễ dàng phân biệt, các thành phần thường sử dụng sẽ được làm nổi bật
và đặt tại vị trí dễ nhận thấy…
1.4.2 Khả năng phát triển bổ sung
Ứng dụng phải cho phép người sử dụng nâng cấp hệ thống trong tương lai
nhưng đảm bảo không ảnh hưởng đến các dữ liệu đã được lưu trữ cũng như không ảnh
hưởng đến các chức năng đang được sử dụng.
1.4.3 Yêu cầu bảo mật
Ứng dụng phải đảm bảo người sử dụng chỉ được thao tác trên những chức năng
trong giới hạn quyền của mình. Mật khẩu của người sử dụng phải được mã hóa trước
khi lưu trữ xuống cơ sở dữ liệu để chắc chắn mật khẩu của người dùng không bị đánh
cắp dù cho bị đánh cắp cơ sở dữ liệu. Hệ thống bảo mật phải đảm bảo ứng dụng hạn
chế được các tấn công từ bên ngoài với mục đích phá hoại.

GVHD: Ths. Nguyễn Hữu Thương

SVTH: Lê Đăng Hải – Vũ Ngọc Hưng


9

Chƣơng 2 KHẢO SÁT KỸ THUẬT
2.1.

Lựa chọn môi trƣờng phát triển
Qua quá trình tìm hiểu về các môi trường hổ trợ các phát triển ứng dụng luồng

xử lý công văn, chúng em nhận thấy nền tảng .NET Framework của Microsoft là nổi
trội hơn cả. Trong đó, điển hình là công nghệ Window Workflow Foundation và phần

mềm dành cho doanh nghiệp Microsoft SharePoint. Tuy nhiên, với mục tiêu xây dựng
phần mềm với chi phí triển khai thấp và mang tính linh động thì Window Workflow
Foudation hoàn toàn đáp ứng được yêu cầu này. Bên cạnh đó, Window Workflow
Foundation nổi bật bởi:
-

Window Workflow Foundation là một thành phần của .Net Framework của
Microsoft và có thể phối hợp với các thành phần khác của .Net Framework
trong phát triển ứng dụng. Đặc tính nổi bật này của Window Workflow
Foundation giúp cho thời gian phát triển phần mềm giảm đi rất nhiều.

-

Window Workflow Foundation là một công nghệ mới nhưng được xây dựng
với định hướng dễ dàng mở rộng, nâng cấp và tái sử dụng.

-

Window Workflow Foundation là một nền tảng hoạt động độc lập. Nền tảng
này có thể hoạt động tốt cả trên nền tảng web ứng dụng và phần mềm ứng
dụng.

-

Window Workflow Foundation cho phép mô hình hóa một cách trực quan
các luồng điều khiển của một ứng dụng. Thay vì biểu diễn logic ứng dụng
bằng một mã nguồn phức tạp, thì chúng ta có thể khai báo logic bằng mô
hình trực quan.

Hiện nay, web ứng dụng đang phát triển mạnh mẽ và đang đóng vai trò nền tảng

với những đặc trưng như:
-

Có thể truy cập mọi lúc, mọi nơi.

-

Có thể chạy trên nhiều thiết bị.

GVHD: Ths. Nguyễn Hữu Thương

SVTH: Lê Đăng Hải – Vũ Ngọc Hưng


10

-

Ứng dụng có thể được cung cấp dưới dạng dịch vụ và thường xuyên được
cập nhật mới.

-

Giao diện ứng dụng phong phú.

Với những thế mạnh như trên, chúng em quyết định sẽ phát triển web quản lý
công văn dựa trên hai nền tảng chính là ASP.NET MVC 2 và Window Workflow
Foundation.
2.2.

Các công nghệ sử dụng
ASP.NET MVC 2
ASP.NET MVC là framework phát triển ứng dụng web của Microsoft, nó kết

hợp giữa sự hiệu quả và gọn nhẹ của kiến trúc model-view-controller.1 Ngoài ra,
ASP.NET MVC 2 còn có thể phối hợp với các thành phần khác để tạo thành một ứng
dụng hoàn chỉnh.

2

Hình 2.1 : Mô hình kiến trúc ASP.NET MVC

1

Pro ASP.NET MVC 2 Framework 2nd.Edition

2

/>
GVHD: Ths. Nguyễn Hữu Thương

SVTH: Lê Đăng Hải – Vũ Ngọc Hưng


11

Jquery Framework
Jquery là javascript framework hổ trợ trong phần xử lý giao diện cũng như các
tương tác tại trình duyệt của người dùng. Trong ứng dụng quản lý công văn này, thư
viện Jquery được dùng trong phần View trong kiến trúc MVC.

Thƣ viện Telerik ASP.NET MVC Extension (phiên bản mã nguồn mở)
Thư viện này được xây dựng với mục đích giúp cho việc kết nối giữa Controller
và View dễ dàng cũng như giúp cho giao diện của ứng dụng ấn tượng hơn. Tuy cũng
được sử dụng trong phần View trong ứng dụng quản lý công văn, nhưng thư viện này
chủ yếu được sử dụng cho mục đích hiển thị, kết nối và truyền tải dữ liệu với
Controller.
LINQ
LINQ là viết tắt của từ Language Intergrade Query. LINQ được Microsoft phát
triển với kỳ vọng sẽ trở thành một giải pháp truy vấn dữ liệu tổng quát. Trong ứng
dụng này, LINQ được sử dụng trong tầng Model để hổ trợ việc tương tác cơ sở dữ liệu
dễ dàng và nhanh chóng.
Workflow Foundation (WF)
Windows Workflow Foundation (WF) là một công nghệ của Microsoft cho
phép định nghĩa, thực thi và quản lý các workflow. Công nghệ này được ra đời vào
tháng 11 năm 2006 như là một phần của nền tảng .NET framework 3.0 (còn gọi là
WinFX).3
Windows Workflow Foundation (WF) cho phép mô hình hóa một cách trực
quan và rõ ràng các luồng điều khiển của một ứng dụng. Thay vì biểu diễn logic ứng
dụng bằng một mớ mã phức tạp, thì khai báo logic đó bằng luồng công việc rõ ràng là
làm đơn giản hơn. Nhờ đó, ta có thể kiểm tra logic ứng dụng, làm trực quan hóa nó,
theo vết nó khi thực thi và kể cả thay đổi nó khi đang chạy.

3

Microsoft Vietnam – DPE Team | WF – Bài mở đầu: Giới thiệu về Windows Workflow Foundation

GVHD: Ths. Nguyễn Hữu Thương

SVTH: Lê Đăng Hải – Vũ Ngọc Hưng

12

Ngoài ra Windows Workflow Foundation (WF) còn cho phép phối hợp làm việc giữa
con người và phần mềm bằng các loại giao diện tương tác khác nhau: email, web-form,
winform, instant message.
Windows Workflow Foundation (WF) là nền tảng cho phép các nhà phát triển
xây dựng các ứng dụng có các luồng công việc trở nên đơn giản hơn. Thực tế hiện nay
có rất nhiều nhà phát triển đã phát triển framework của riêng họ, điều này cho thấy sự
cần thiết phải có một framework đủ tốt hỗ trợ cho các ứng dụng về luồng công việc. Sự
ra đời của WF đã giải quyết được nhu cầu này. Một workflow trong WF được cấu
thành từ các activity. Theo quan điểm của người lập trình thì workflow hay activity đều
là các đối tượng được hình thành từ các lớp, do vậy có thể định nghĩa được các
workflow hay activity tùy ý. Cũng giống winform hoặc webform có điều khiển chuẩn
thì Microsoft cũng cung cấp các activity cơ bản gọi là BAL (Base Activity Library),
hầu hết các workflow đều được xây dựng chỉ từ các activity này. Nhà phát triển có thể
thiết kế workflow rất trực quan qua công cụ thiết kế workflow đồ họa trên (Workflow
Designer) Visual Studio. Rất nhiều người thích tính trực quan và dễ dàng nắm bắt của
giao diện đồ họa này nhưng cũng có người thích những dòng mã hơn, vì thế WF cho
phép họ làm như thế hoặc phối hợp cả hai cách. Như vậy WF cho hiệu quả phát triển
workflow luôn ở mức cao nhất, thuận tiện nhất với tất cả mọi người. Workflow được
WF hỗ trợ phát triển nhanh chóng và dễ dàng như vậy nên chi phí phát triển sẽ giảm
đáng kể mà chất lượng vẫn được đảm bảo.

GVHD: Ths. Nguyễn Hữu Thương

SVTH: Lê Đăng Hải – Vũ Ngọc Hưng


13

Các activity cơ bản (Base Activity Library):

2.3

Kiến trúc và đặc tả hoạt động ứng dụng

2.3.1 Mô hình kiến trúc nền tảng

Hình 2.2: Mô hình kiến trúc nền tảng ứng dụng
Ứng dụng được xây dựng trên nền tảng chính là .NET Framework 4.0 của
Microsoft. Trong bộ Framework này, các thành phần LINQ, Workflow Foundation và
ASP.NET MVC sẽ được sử dụng như thành phần cốt lõi của hệ thống.
Bên cạnh đó, hệ thống cũng sử dụng các ứng dụng phiên bản mã nguồn mở của
các hãng thứ 3 để hổ trợ việc xây dựng hệ thống. Các thành này bao gồm : Telerik –
ASP MVC Extension, Jquery Framework, và thư viện biểu đồ Fusion Chart trên nền
tảng Flash.

GVHD: Ths. Nguyễn Hữu Thương

SVTH: Lê Đăng Hải – Vũ Ngọc Hưng