5- KỸ NĂNG QUẢN LÝ PHẠM VI CÔNG VIỆC DỰ ÁN- LÊ HUỆ

1/17/2019

Trình bày: KS LÊ HUỆ
Trung tâm đào tạo
Công ty APAVE ASIA PACIFIC

MỤC TIÊU

 Không để thiếu công việc trong dự án;
 Những công việc thật sự cần thiết thì phải thay đổi;
 Quản lý sự thay đổi phạm vi phù hợp với yêu cầu;

1


1/17/2019

NỘI DUNG

 NỘI DUNG QUẢN LÝ PHẠM VI DỰ ÁN
 ÁP DỤNG VÀO THỰC TIỄN

NỘI DUNG QUẢN LÝ PHẠM VI DỰ ÁN

QUẢN LÝ PHẠM VI DỰ ÁN
Lãnh vực kiến thức Quản lý phạm vi dự án bao gồm
những Quy trình để đảm bảo rằng dự án đã có đủ tất
cả những công việc, và chỉ những công việc đó mới
yêu cầu hoàn thành.
Chủ yếu liên quan tới những công việc nào ở bên
trong và bên ngoài phạm vi công việc.

2


1/17/2019

NỘI DUNG QUẢN LÝ PHẠM VI DỰ ÁN
TIẾN TRÌNH QUẢN LÝ PHẠM VI
Hoàn thành các phạm vi dự án được so sánh với kế
hoạch quản lý dự án. Hoàn thành các phạm vi sản
phẩm được so sánh với yêu cầu sản phẩm. Các quy
trình quản lý phạm vi dự án cần phải được tích hợp
tốt với các tiến trình khác, để các công việc của dự
án được bàn giao phù hợp với phạm vi quy định.

NỘI DUNG QUẢN LÝ PHẠM VI DỰ ÁN

TIẾN TRÌNH QUẢN LÝ PHẠM VI
Tiến trình Quản lý phạm vi dự án bao gồm:
1. Kế hoạch quản lý phạm vi
2. Thu thập yêu cầu
3. Xác định phạm vi
4. Tạo cấu trúc phân rã công việc
5. Phê chuẩn phạm vi
6. Kiểm soát phạm vi

3


1/17/2019

NỘI DUNG QUẢN LÝ PHẠM VI DỰ ÁN
1. KẾ HOẠCH QUẢN LÝ PHẠM VI
Kế hoạch Quản lý phạm vi là quá trình của việc tạo
ra một kế hoạch quản lý với những tài liệu như
phạm vi dự án sẽ được xác định, đánh giá và kiểm
soát. Các lợi ích quan trọng của quá trình này là
cung cấp hướng dẫn và chỉ đạo về cách phạm vi sẽ
được quản lý trong suốt dự án.

NỘI DUNG QUẢN LÝ PHẠM VI DỰ ÁN

ĐẦU VÀO
 Kế hoạch Quản lý dự án
 Dự án đầu tư
 Nhân tố môi trường doanh nghiệp
 Tài sản của tổ chức
CÔNG CỤ & KỸ THUẬT
 Chuyên gia/ Expert Judgment
 Hội họp/ Meetings

4


1/17/2019

NỘI DUNG QUẢN LÝ PHẠM VI DỰ ÁN
ĐẦU RA
 Kế hoạch Quản lý phạm vi: Các kế hoạch phạm
vi quản lý là một phần của Kế hoạch dự án nhằm

mô tả cách thức phạm vi sẽ được xác định, phát
triển, giám sát, kiểm soát, và xác minh. Các kế
hoạch phạm vi quản lý là một đầu vào quan
trọng vào Xây dựng kế hoạch quản lý dự án, quy
trình, và các quá trình phạm vi quản lý khác. Các
thành phần của một kế hoạch phạm vi quản lý
bao gồm:

NỘI DUNG QUẢN LÝ PHẠM VI DỰ ÁN

• Quá trình chuẩn bị cho chi tiết phạm vi;
• Quá trình cho phép việc tạo ra các WBS từ các
chi tiết phạm vi dự án;
• Quá trình thiết lập như thế nào WBS sẽ được duy
trì và đã được phê duyệt;
• Quy trình xác định cách chấp nhận chính thức
của sản phẩm bàn giao;
• Quá trình để kiểm soát cách yêu cầu thay đổi;

5


1/17/2019

NỘI DUNG QUẢN LÝ PHẠM VI DỰ ÁN

ĐẦU RA
 Kế hoạch Quản lý yêu cầu: Kế hoạch quản lý
yêu cầu này là một phần của Kế hoạch quản lý
dự án mô tả cách thức yêu cầu sẽ được phân

tích, tài liệu, và quản lý.

NỘI DUNG QUẢN LÝ PHẠM VI DỰ ÁN
2. THU THẬP YÊU CẦU
Thu thập yêu cầu là quá trình xác định, tài liệu, và
quản lý các nhu cầu của các bên liên quan và yêu
cầu để đáp ứng mục tiêu dự án. Các lợi ích quan
trọng của quá trình này là nó cung cấp cơ sở cho
việc xác định và quản lý phạm vi dự án bao gồm cả
phạm vi sản phẩm.

6


1/17/2019

NỘI DUNG QUẢN LÝ PHẠM VI DỰ ÁN

CÔNG CỤ & KỸ THUẬT
1. Expert Judgment: Phán đoán chuyên gia thường
được sử dụng để đánh giá các yếu tố đầu vào
được sử dụng để thiết lập dự án đầu tư. Trong dự
án xây dựng người thuê các nhà tư vấn.
2. Meetings: Các cuộc họp được sử dụng để thảo
luận và giải quyết các chủ đề thích hợp của dự án.
Tham dự cuộc họp có thể bao gồm Chủ dự án,
Ban QLDA và các bên liên quan.
3. Interview: Một cuộc phỏng vấn là một cách tiếp
cận chính thức hoặc không chính thức để tìm ra
thông tin từ các bên liên quan bằng cách nói

chuyện trực tiếp với họ.

NỘI DUNG QUẢN LÝ PHẠM VI DỰ ÁN

Những công cụ sử dung -TT:
3. Focus groups: Những nhóm tập trung mang các
bên liên quan và chuyên gia cùng tìm hiểu về
những kỳ vọng và thái độ của họ về một sản phẩm,
dịch vụ, hoặc kết quả được đề xuất.
4. Facilitated workshops: Hội thảo tạo điều kiện cho
những buổi tập trung mang lại cho các bên liên
quan xác định yêu cầu sản phẩm. Hội thảo được
coi là một kỹ thuật chính để nhanh chóng xác định
các yêu cầu chức năng chéo và hòa giải các bên
liên quan khác nhau.

7


1/17/2019

NỘI DUNG QUẢN LÝ PHẠM VI DỰ ÁN

Những công cụ sử dung -TT:
5. Observations: Quan sát cung cấp một cách trực
tiếp xem các cá nhân trong môi trường của họ và
cách họ thực hiện công việc hoặc nhiệm vụ của
mình và thực hiện quy trình. Nó đặc biệt hữu ích
cho quá trình chi tiết khi những người sử dụng
sản phẩm gặp khó khăn hoặc không muốn nói rõ

yêu cầu của họ.
5. Questionaire and surveys: Bảng câu hỏi khảo sát
được viết bằng bộ câu hỏi, được thiết kế để
nhanh chóng tích lũy thông tin từ một số lượng
lớn những người được hỏi.

NỘI DUNG QUẢN LÝ PHẠM VI DỰ ÁN

7. Composition: Phân rả là một kỹ thuật được sử
dụng để phân chia phạm vi và dự án thành công
việc hay bộ phận nhỏ hơn để quản lý.
8. Inspection: Kiểm tra bao gồm các hoạt động như
đo lường, kiểm tra, và xác nhận để xác định xem
công việc và sản phẩm bàn giao có đáp ứng các
yêu cầu và tiêu chí chấp nhận sản phẩm.
9. Variance analysis: Phân tích phương sai là một kỹ
thuật để xác định nguyên nhân và mức độ của sự
khác biệt giữa kế hoạch và thực tế. Các phép đo
thực hiện dự án được sử dụng để đánh giá mức
độ của sự thay đổi so với ban đầu.

8


1/17/2019

NỘI DUNG QUẢN LÝ PHẠM VI DỰ ÁN

ĐẦU RA
Tài liệu yêu cầu/ Requirement Documentation: Tài

liệu yêu cầu mô tả cách yêu cầu cá nhân đáp ứng
các nhu cầu kinh doanh cho dự án. Yêu cầu có thể
bắt đầu ra ở mức cao và trở thành dần dần chi tiết
hơn như thêm về các yêu cầu được biết. Trước khi
được duyệt, yêu cầu cần phải được rõ ràng, truy
xuất nguồn gốc, hoàn chỉnh, nhất quán và có thể
chấp nhận của các bên liên quan.

NỘI DUNG QUẢN LÝ PHẠM VI DỰ ÁN
ĐẦU RA
Ma trận truy nguyên các yêu cầu/ Requirements
Traceability Matrix: Ma trận các yêu cầu truy xuất
nguồn gốc là một mạng lưới liên kết yêu cầu sản
phẩm từ nguồn gốc để phân phôi rằng họ hài lòng.
Việc thực hiện một ma trận các yêu cầu truy xuất
nguồn gốc sẽ giúp đảm bảo rằng mỗi yêu cầu bổ
sung thêm giá trị kinh doanh bằng việc liên kết với
các mục tiêu kinh doanh và dự án.

9


1/17/2019

NỘI DUNG QUẢN LÝ PHẠM VI DỰ ÁN

ĐẦU RA
Nó cung cấp một phương tiện để theo dõi yêu cầu
trong suốt vòng đời dự án, giúp đảm bảo rằng các yêu
cầu đã được phê duyệt trong các tài liệu. Cuối cùng,

nó cung cấp một cấu trúc để quản lý những thay đổi
trong phạm vi sản phẩm. RMT bao gồm nhưng không
giới hạn:
•Nhu cầu kinh doanh, cơ hội, mục tiêu, và mục đích;
•Yêu cầu dự án/ chuyển giao WBS
•Thiết kế sản phẩm;
•Phát triển sản phẩm;
•Chiến lược thử nghiệm;

NỘI DUNG QUẢN LÝ PHẠM VI DỰ ÁN
3. XÁC ĐỊNH PHẠM VI
Xác định phạm vi là quá trình phát triển mô tả chi tiết
dự án và sản phẩm. Các lợi ích quan trọng của quá
trình này là nó mô tả các dự án, dịch vụ, hoặc biên
giới kết quả bằng cách xác định yêu cầu nào được
thu thập sẽ được đưa vào hay loại trừ khỏi phạm vi
dự án.

10


1/17/2019

NỘI DUNG QUẢN LÝ PHẠM VI DỰ ÁN

CÔNG CỤ & KỸ THUẬT
 Expert Judgment
 Product Analysis
 Alternatives Generation
 Facilitated Workshops

NỘI DUNG QUẢN LÝ PHẠM VI DỰ ÁN
ĐẦU RA
Bảng tổng hợp phạm vi dự án/ Project Scope
Statement: Là mô tả về phạm vi dự án, những sản
phẩm bàn giao chính, giả định, và những ràng buộc.
Bảng tổng hợp yêu cầu dự án chú thích toàn bộ phạm
vi, bao gồm phạm vi dự án và phạm vi sản phẩm. Nội
dung bao gồm:
• Mô tả
• Tiêu chí chấp nhận
• Nguồn tài nguyên yêu cầu
• Bàn giao
• Ngân sách
• Ràng buộc & giả định
• Làm hay mua

11


1/17/2019

NỘI DUNG QUẢN LÝ PHẠM VI DỰ ÁN
4. CẤU TẠO CẤU TRÚC PHÂN RÃ CÔNG VIỆCWBS
Tạo WBS là quá trình phân chia, bàn giao dự án và
công việc dự án thành phần nhỏ hơn, dễ quản lý
hơn. Các lợi ích quan trọng của quá trình này là nó
cung cấp một tầm nhìn có cấu trúc của những gì đã
được giao.

NỘI DUNG QUẢN LÝ PHẠM VI DỰ ÁN

CÔNG CỤ & KỸ THUẬT
Decomposition: Phân hủy là một kỹ thuật được sử
dụng để phân chia phạm vi dự án và giao phẩm dự
án thành nhỏ hơn. Các công việc được xác định ở
mức thấp nhất của WBS. Mức độ phân hủy thường
được hướng dẫn bởi mức độ kiểm soát cần thiết
để quản lý hiệu quả dự án. Mức độ chi tiết cho gói
công việc sẽ khác nhau với kích thước và độ phức
tạp của dự án.

12


1/17/2019

NỘI DUNG QUẢN LÝ PHẠM VI DỰ ÁN

Dự án
Ví dụ: WBS cho một Dự án xây dựng:

GĐ 1

 Một dự án có thể chia ra nhiều giai đoạn;
 Mỗi giai đoạn có thể chia ra nhiều công

Công trinh 1

trình;

 Mỗi công trình chia ra nhiều hạng mục;

Hạng mục 1

 Mỗi hạng mục chia ra nhiều bộ phận;
 Mỗi bộ phân chia ra nhiều công việc;

BP 1

CV 1

NỘI DUNG QUẢN LÝ PHẠM VI DỰ ÁN

ĐẦU RA
Scope baseline: Phạm vi cơ bản là tài liệu đã
được phê duyệt của phạm vi, cấu trúc phân chia
công việc (WBS), và thư mục WBS liên quan của nó,
có thể được thay đổi chỉ thông qua tiến trình kiểm
soát thay đổi chính thức và được sử dụng như một
cơ sở để so sánh. Nó là một phần của Kế hoạch
quản lý dự án.

13


1/17/2019

NỘI DUNG QUẢN LÝ PHẠM VI DỰ ÁN

Thư mục của WBS bao gồm:

 Mã số
 Mô tả công việc
 Những giả định và ràng buộc
 Tổ chức chịu trách nhiệm
 Các mốc tiến độ
 Nguồn lực cần thiết
 Ước lượng chi phí
 Yêu cầu chất lượng
 Tiêu chí nghiệm thu
 Tài liệu kỹ thuật tham khảo

NỘI DUNG QUẢN LÝ PHẠM VI DỰ ÁN
5. PHÊ DUYỆT PHẠM VI
Phê duyệt phạm vi là quá trình chính thức hóa sự chấp
nhận của các giao phẩm dự án hoàn thành. Các hình
thức phê duyệt phạm vi như Nội dung công việc trong
Dự án đầu tư, Dự toán, Tổng dự toán, Khối lượng thi
công và nghiệm thu, khối lượng thay đổi…

14


1/17/2019

NỘI DUNG QUẢN LÝ PHẠM VI DỰ ÁN
CÔNG CỤ & KỸ THUẬT
 Kiểm traInspection: Kiểm tra là bao gồm các hoạt
động như đo lường, kiểm tra, và xác nhận để xác
định xem công việc và giao phẩm đáp ứng các
yêu cầu và tiêu chí chấp nhận sản phẩm. Kiểm

tra thường được gọi là đánh giá, đánh giá sản
phẩm, kiểm toán, và walkthrough.
 Kỹ thuật quyết định theo nhóm/ Group DecisionMaking Techniques

NỘI DUNG QUẢN LÝ PHẠM VI DỰ ÁN

ĐẦU RA
Sản phẩm được nghiệm thu: Sản phẩm đáp ứng các
tiêu chuẩn chấp nhận và sự chấp thuận của khách
hàng hoặc nhà tài trợ. Tài liệu chính thức bàn giao từ
khách hàng hoặc nhà tài trợ cho các bên liên quan
chính thức thừa nhận.
Những yêu cầu thay đổi/ Change requests

15


1/17/2019

NỘI DUNG QUẢN LÝ PHẠM VI DỰ ÁN
6. KIỂM SOÁT PHẠM VI
Kiểm soát phạm vi là quá trình theo dõi tình trạng của
các dự án và phạm vi sản phẩm và quản lý thay đổi
trong phạm vi cơ bản. Phạm vi kiểm soát phải nằm
trong dự án, phù hợp với dự toán được duyệt, khối
lượng nghiệm thu phải phù hợp với hợp đồng, mọi
thay đổi phải được phê duyệt.

NỘI DUNG QUẢN LÝ PHẠM VI DỰ ÁN

CÔNG CỤ & KỸ THUẬT
 Phân tích phương sai / Variance Analysis: Phân
tích phương sai là một kỹ thuật để xác định
nguyên nhân và mức độ của sự khác biệt giữa
các cơ bản và hoạt động thực tế. Các phép đo
thực hiện dự án được sử dụng để đánh giá mức
độ của sự biến đổi từ phạm vi cơ bản ban đầu.

16


1/17/2019

NỘI DUNG QUẢN LÝ PHẠM VI DỰ ÁN

ĐẦU RA
Thông tin hiệu suất công việc: Thông tin hiệu suất
công việc sản xuất bao gồm các thông tin tương quan
và các phạm vi dự án được thực hiện so với phạm vi
cơ bản. Nó có thể bao gồm các loại của các thay đổi
nhận được, phạm vi xác định phương sai và nguyên
nhân của chúng, làm thế nào chúng ảnh hưởng đến
lịch trình hoặc chi phí, và các dự báo về phạm vi hoạt
động trong tương lai. Thông tin này cung cấp một nền
tảng cho việc ra quyết định phạm vi.
Những yêu cầu thay đổi/ Change Requests

ÁP DỤNG VÀO THỰC TIỄN
Bước

Lưu đồ Quản lý sự thay đổi

1

Đệ trình văn bản yêu cầu thay đổi

2

Tiếp nhận yêu cầu thay đổi

3
4

Chuyển cho TVTK
xem xét

Trực tiếp giải quyết

Xem xét phù hợp với KH, TK, giá thành

Biểu mẫu
•Phiếu đề nghị thay đổi
• Biên nhận hồ sơ

•Phiếu chuyển hồ sơ

• Ý kiến của tư vấn GSTC về đề xuất thay đổi

5

Tư vấn để chấp thuận

6

Tiếp nhận và trình duyệt

7

Thẩm tra

• Ý kiến thẩm tra

8

Phê duyệt

•Quyết định duyệt thay đổi

9

Thiết kế và dự toán phần thay đổi

10

Kết thúc

• Ý kiến của TVTK về đề xuất thay đổi
• Ý kiến của Ban QLDA về đề xuất thay đổi

•Thiết kế & dự toán về các thay đổi

•Phê duyệt thiết kế & DT thay đổi
• Hợp đồng bổ sung thay đổi
•Danh mục những thay đổi
• Nghiệm thu & Thanh toán phần thay đổi

17


1/17/2019

TÓM TẮT
Phạm vi công việc là một trong 4 Mục tiêu của dự án,
vì thế cần:
 Xác định rõ phạm vi không để dư hoặc thiếu;
 Trong xây dựng, do nhiều nguyên nhân thường
dẫn đến việc thay đổi phạm vi;
 Ta luôn cập nhật và hiệu chỉnh kịp thời phạm vi
của dự án;
 Ta thiết lập Quy trình để quản lý sự thay đổi phạm
vi, nếu làm tốt việc này sẽ giúp cho dự án tháo gỡ
khó khăn khi có sự thay đổi và giúp cho dự án đẩy
nhanh tiến độ.
 Tại Việt Nam Tư vấn đã giúp cho CĐT từ bước lập
Dự án, đến thiết kế - dự toán được phân rã công
việc một cách rõ ràng và chi tiết.

TÓM TẮT

Chúng ta quản lý & Kiểm soát phạm vi dự án:
• Từ bước khảo sát yêu cầu và nội dung công việc

của Dự án;
• Lập, thẩm định và phê duyệt Dự toán, Tổng dự
toán;
• Nội dung công việc trong hợp đồng;
• Xác định phạm vi thay đổi và phê duyệt;
• Nghiệm thu khối lượng thi công và quyết toán;

18


1/17/2019

THÔNG TIN LIÊN LẠC

Để trao đổi thông tin xin liên hệ:
Mr. LÊ – HUỆ
Công ty Apave Châu Á-Thái Bình Dương
ĐT: 0907.545253
Email:

19