6- KỸ NĂNG QUẢN LÝ TIẾN ĐỘ - LÊ HUỆ
Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây (2.06 MB, 25 trang )
1/17/2019
Trình bày: KS LÊ HUỆ
Trung tâm đào tạo
Công ty APAVE ASIA PACIFIC
17/01/2019
1
MỤC TIÊU
Sau khi hoàn tất chuyên đề học viên có thể:
Thiết lập được tiến độ, phê duyệt tiến độ
Nhà thầu.
Kiểm soát, đo lường được tiến độ
Theo dõi và điều chỉnh tiến độ
Báo cáo tiến độ thực hiện
17/01/2019
2
1
1/17/2019
NỘI DUNG
1. Sự cần thiết việc quản lý tiến độ
2. Nội dung quản lý tiến độ
3. Áp dụng vào thực tiễn
17/01/2019
3
1. SỰ CẦN THIẾT ViỆC QUẢN LÝ TiẾN ĐỘ
Tiến độ là một trong 4 mục tiêu của dự án
Hầu hết các dự án thường bị trễ tiến độ
Việc chậm tiến độ sẽ ảnh hưởng đến các
mục tiêu khác
17/01/2019
4
2
1/17/2019
2. NỘI DUNG QUẢN LÝ TiẾN ĐỘ
CÁC TIẾN TRÌNH QUẢN LÝ TiẾN ĐỘ
1. KẾ HOẠCH TIẾN ĐỘ
2. XÁC ĐỊNH NHỮNG CÔNG ViỆC
3. TRÌNH TỰ NHỮNG CÔNG ViỆC
4. ƯỚC TÍNH NGUỒN LỰC
5. ƯỚC TÍNH THỜI GIAN CHO TỪNG ViỆC
6. VẼ TiẾN ĐỘ
7. KiỂM SOÁT TiẾN ĐỘ
17/01/2019
Page 4
5
2. NỘI DUNG QUẢN LÝ TiẾN ĐỘ
1. LẬP KẾ HOẠCH TIẾN ĐỘ:
Kế hoạch quản lý tiến độ là quá trình xây dựng các
chính sách, thủ tục và tài liệu hướng dẫn lập kế hoạch,
phát triển, quản lý, điều hành và kiểm soát tiến độ dự
án.
Các lợi ích quan trọng của quá trình này là nó cung
cấp hướng dẫn và chỉ đạo về cách tiến độ dự án sẽ
được quản lý trong suốt dự án.
17/01/2019
Page 4
6
3
1/17/2019
2. NỘI DUNG QUẢN LÝ TiẾN ĐỘ
CÔNG CỤ VÀ KỸ THUẬT:
Ý kiến chuyên gia
Kỹ thuật phân tích
Hội họp
17/01/2019
Page 4
7
2. NỘI DUNG QUẢN LÝ TiẾN ĐỘ
ĐẦU RA KẾ HOẠCH TIẾN ĐỘ :
Cách lập mô hình tiến độ
Phương pháp và công cụ được sử dụng
Mức độ gần đúng
Khoảng lệch có thể chấp nhận được
Đơn vị tính thời gian
Các liên kết Quy trình của tổ chức
Cấu trúc phân rả công việc
Sự duy trì mô hình tiến độ dự án
Quy trình được sử dụng để cập nhật
Ngưỡng kiểm soát
Các ngưỡng độ lệch theo dõi việc thực hiện tiến độ
Các quy tắc đo lường việc thực hiện
Định dạng báo cáo
Mô tả các Quy trình
17/01/2019
Page 4
8
4
1/17/2019
2. NỘI DUNG QUẢN LÝ TiẾN ĐỘ
2. XÁC ĐỊNH NHỮNG CÔNG ViỆC:
Xác định công việc là quá trình xác định và ghi lại các
công việc cụ thể được thực hiện để tạo ra sản phẩm
bàn giao. Lợi ích quan trọng của quá trình này là để
phân chia công việc cho việc lập dự toán, lập kế
hoạch, thực hiện, giám sát và kiểm soát công việc
của dự án.
17/01/2019
Page 4
9
2. NỘI DUNG QUẢN LÝ TiẾN ĐỘ
CÔNG CỤ & KỸ THUẬT:
Phân rả: Một kỹ thuật phân chia nhỏ phạm vi
công việc thành các phần nhỏ hơn để dễ theo dõi
và kiểm soát.
Lập kế hoạch chi tiết theo tiến trình: Một dạng
của việc lập kế hoạch kỹ lưởng theo tiến trình ở
mức thấp nhất của cấu trúc phân rả công việc.
Ý kiến chuyên gia: Đánh giá được đưa ra dựa
trên ý kiến của các chuyên gia trong lãnh vực
ứng dụng, kiến thức, ngành nghề... thích hợp
cho công việc đang thực hiện.
17/01/2019
Page 4
10
5
1/17/2019
2. NỘI DUNG QUẢN LÝ TiẾN ĐỘ
ĐẦU RA:
Danh sách các công việc: Một tài liệu dạng bảng
của các công việc trong tiến độ, trong đó trình
bày mô tả những công việc, và bao gồm khối
lượng cho từng công việc.
Thuộc tính của các công việc: Nhiều thuộc tính
gắn liền với mỗi công việc như mã số, các công
việc trước /sau, các quan hệ thời gian, nhu cầu
nguồn lực, mốc thời gian, các ràng buộc và giả
định.
Danh sách mốc thời gian: Một danh sách các
thời điểm hoặc sự kiện có ý nghĩa trong dự án.
17/01/2019
Page 4
11
2. NỘI DUNG QUẢN LÝ TiẾN ĐỘ
3. SẮP XẾP TRÌNH TỰ CÔNG VIỆC
Trình tự các công việc là quá trình xác định và ghi lại
các mối quan hệ giữa các công việc của dự án. Các lợi
ích quan trọng của quá trình này là nó xác định trình tự
hợp lý của công việc để có được hiệu quả lớn nhất cho
dự án.
17/01/2019
Page 4
12
6
1/17/2019
2. NỘI DUNG QUẢN LÝ TiẾN ĐỘ
CÔNG CỤ & KỸ THUẬT
Phương pháp Biểu đồ kế hoạch/PDM:
• Một kỹ thuật để xây dựng mô hình tiến độ
• Các công việc trình bày bằng nút
• Các công việc được liên kết bằng đồ thị
bởi một hay nhiều quan hệ.
• PDM gồm 4 loại phụ thuộc:
Finish to start
Start to finish
Start to start
Finish to finish
17/01/2019
Page 4
13
2. NỘI DUNG QUẢN LÝ TiẾN ĐỘ
CÔNG CỤ & KỸ THUẬT
Xác định các lệ thuộc:
• Các lệ thuộc bắt buộc
• Các lệ thuộc tùy ý
• Các lệ thuộc bên ngoài
Khoảng thời gian sớm trễ:
• Thời gia trể :Một sự thay đổi quan hệ dẫn đến
một thời gian trì hoãn công việc tiếp theo.
• Thời gian sớm: Một sự thay đổi quan hệ dẫn
đến sự tiến triển sớm của công việc tiếp theo.
17/01/2019
Page 4
14
7
1/17/2019
2. NỘI DUNG QUẢN LÝ TiẾN ĐỘ
CÔNG CỤ & KỸ THUẬT:
Phân rả: Một kỹ thuật phân chia nhỏ phạm vi
công việc thành các phần nhỏ hơn để dễ theo dõi
và kiểm soát.
Lập kế hoạch chi tiết theo tiến trình: Một dạng
của việc lập kế hoạch kỹ lưởng theo tiến trình ở
mức thấp nhất của cấu trúc phân rả công việc.
Ý kiến chuyên gia: Đánh giá được đưa ra dựa
trên ý kiến của các chuyên gia trong lãnh vực
ứng dụng, kiến thức, ngành nghề... thích hợp
cho công việc đang thực hiện.
17/01/2019
Page 4
15
2. NỘI DUNG QUẢN LÝ TiẾN ĐỘ
ĐẦU RA:
Biểu đồ mạng tiến độ dự án
17/01/2019
Page 4
16
8
1/17/2019
2. NỘI DUNG QUẢN LÝ TiẾN ĐỘ
4. ƯỚC TÍNH NGUỒN LỰC
Là ước tính vật tư, thiết bị và nhân lực để hoàn thành
công việc với thời gian qui định.
17/01/2019
Page 4
17
2. NỘI DUNG QUẢN LÝ TiẾN ĐỘ
CÔNG CỤ & KỸ THUẬT:
•Phân tích giải pháp thay thế: Như là sử dụng các
mức năng lực khác nhau như nhân lực, máy móc,
công cụ khác, các quyết định làm hay thuê mướn
hay mua...
•Dữ liệu ước tính được công bố: Các năng suất và
giá đơn vị của nguồn lực nhân lực, vật liệu, thiết bị
được công bố bởi các công ty.
•Ước tính từ dưới lên: Công việc được chia nhỏ
chi tiết hơn, các nhu cầu nguồn lực cũng được
tính, sau đó cộng dồn thành tổng cho từng công
việc.
•Phần mềm quản lý dự án: Nó giúp lập kế hoạch,
tổ chức và quản lý nguồn lực và lập ra các ước
tính về nguồn lực.
17/01/2019
Page 4
18
9
1/17/2019
2. NỘI DUNG QUẢN LÝ TiẾN ĐỘ
ĐẦU RA:
• Lịch nguồn lực: Đó là thời gian biểu làm việc
hay không làm việc của nguồn lực.
• Yêu cầu nguồn lực của công việc: Đó là các
chủng loại và số lượng yêu cầu của nguồn lực
cho từng công việc
• Cấu trúc phân rả nguồn lực: Một cấu trúc dạng
cây đã được nhận dạng phân chia theo nhân
công , vật liệu, thiết bị, nguồn cung ứng và
chủng loại.
17/01/2019
Page 4
19
2. NỘI DUNG QUẢN LÝ TiẾN ĐỘ
5. ƯỚC TÍNH THỜI GIAN CÔNG VIỆC
Ước tính thời lượng cho công việc là quá trình ước
tính số lượng thời gian làm việc cần thiết để hoàn
thành. Các lợi ích quan trọng của quá trình này là nó
cung cấp số lượng thời gian mỗi công việc sẽ thực
hiện để hoàn thành, đó là một đầu vào quan trọng vào
quá trình phát triển lịch.
17/01/2019
Page 4
20
10
1/17/2019
2. NỘI DUNG QUẢN LÝ TiẾN ĐỘ
CÔNG CỤ & KỸ THUẬT:
•Ý kiến chuyên gia.
• Ra quyết định nhóm: Như ý kiến cuộc họp, động
não hay Delphi.
•Phân tích dự phòng: Các ước tính khoảng thời
gian bao gồm các dự phòng bất trắc để dành cho
sự không chắc chắn của tiến độ. Nó có thể % của
số ước tính.
•Ước tính tương tự: Lấy từ các dự án tương tự.
•Ước tính tham số: Sử dụng số liệu thống kê trong
quá khứ và các biến số khác để ước tính thời gian.
•Ước tính 3 điểm: Bằng cách sử dụng 3 giá trị ước
tính để xác định một phạm vi gần đúng.
17/01/2019
Page 4
21
2. NỘI DUNG QUẢN LÝ TiẾN ĐỘ
ĐẦU RA:
Ước tính thời gian của công việc
• Sự ấn định gần đúng thời gian cần làm công
việc.
• Ước tính thời gian bao gồm cả dung sai
17/01/2019
Page 4
22
11
1/17/2019
2. NỘI DUNG QUẢN LÝ TiẾN ĐỘ
6. LẬP TIẾN ĐỘ
Lập tiến độ là quá trình phân tích trình tự công việc,
thời gian, yêu cầu nguồn lực, và những hạn chế lịch
trình để tạo ra các mô hình tiến độ dự án.
17/01/2019
Page 4
23
2. NỘI DUNG QUẢN LÝ TiẾN ĐỘ
CÔNG CỤ & KỸ THUẬT:
•Phân tích Biểu đồ mạng tiến độ: Một kỹ thuật tạo
ra tiến độ dự án.
•Lập mô hình/Modeling Techniques:
Phân tích kịch bản: đánh giá để dự đoán các tác
động tích cực hay tiêu cực đến các mục tiêu dự
án.
Giả lập: liên quan đến nhiều kết quả thời gian dự
án với các giả định khác nhau của công việc.
17/01/2019
Page 4
24
12
1/17/2019
2. NỘI DUNG QUẢN LÝ TiẾN ĐỘ
CÔNG CỤ & KỸ THUẬT:
• Phương pháp đường Gant/Critical Path Method:
PP này tính toán lý thuyết các ngày khởi đầu,
kết thúc, sớm/muộn mà không xét đến nguồn
lực. Trên bất cứ đường nào của biểu đồ mang
độ linh động tiến độ được đo bởi độ chênh
dương, gọi là thời gian thả nổi tổng cộng. Các
đường Gant có thời gian thả nổi bằng không
hoặc âm. Mạng tiến độ có thể có nhiều đường
Gant
17/01/2019
Page 4
25
2. NỘI DUNG QUẢN LÝ TiẾN ĐỘ
17/01/2019
Page 4
26
13
1/17/2019
2. NỘI DUNG QUẢN LÝ TiẾN ĐỘ
CÔNG CỤ & KỸ THUẬT:
• Phương pháp chuổi Gant/Critical Chain Method
Phương pháp chuỗi Gant (CCM) là một phương
pháp lịch trình cho phép các nhóm dự án để đặt
đệm trên bất kỳ con đường tiến độ dự án để
chiếm các nguồn lực hạn chế và không chắc
chắn dự án. Nó được phát triển từ cách tiếp cận
phương pháp đường Gant và xem xét những
ảnh hưởng của phân bổ nguồn lực, tối ưu hóa
nguồn lực, cân bằng nguồn lực và thời gian
công việc.
PP chuổi Gant thêm các khoảng đệm thời gian
ở cuối đường Gant.
17/01/2019
Page 4
27
2. NỘI DUNG QUẢN LÝ TiẾN ĐỘ
17/01/2019
Page 4
28
14
1/17/2019
2. NỘI DUNG QUẢN LÝ TiẾN ĐỘ
CÔNG CỤ & KỸ THUẬT:
• Tối ưu nguồn lực:
Cân bằng nguồn lực: Một kỹ thuật trong đó ngày
khởi đầu và kết thúc được cân bằng với nguồn lực
sẵn có. Cân bằng nguồn lực có thể gây thay đổi,
thường là tăng thời gian.
Làm mịn nguồn lực: Điều chỉnh các công việc sao
cho không vượt quá nguồn lực. Đường Gant
không bị thay đổi và ngày hoàn thành có thể
không bị trì hoãn.
17/01/2019
Page 4
29
2. NỘI DUNG QUẢN LÝ TiẾN ĐỘ
17/01/2019
Page 4
30
15
1/17/2019
2. NỘI DUNG QUẢN LÝ TiẾN ĐỘ
17/01/2019
Page 4
31
2. NỘI DUNG QUẢN LÝ TiẾN ĐỘ
CÔNG CỤ & KỸ THUẬT:
• Nén tiến độ: Rút ngắn tiến độ dự án mà không
giảm đi phạm vi công việc dự án.
17/01/2019
Page 4
32
16
1/17/2019
2. NỘI DUNG QUẢN LÝ TiẾN ĐỘ
ĐẦU RA:
Chuẩn tiến độ: Một phiên bản riêng của tiến độ
được sử dụng. Nó được chấp thuận và phê
duyệt bởi đội ngũ QLDA.
17/01/2019
Page 4
33
2. NỘI DUNG QUẢN LÝ TiẾN ĐỘ
7. KIỂM SOÁT TIẾN ĐỘ
Kiểm soát tiến độ là quá trình theo dõi tình trạng của
các công việc dự án để cập nhật tiến độ dự án và quản
lý các thay đổi đối tiến độ để đạt được tiến độ đã được
phê duyệt.
17/01/2019
Page 4
34
17
1/17/2019
2. NỘI DUNG QUẢN LÝ TiẾN ĐỘ
CÔNG CỤ & KỸ THUẬT:
Đánh giá thực hiện
• Phân tich xu thế/Trend analysis: Xem xét việc
thực hiện được cải thiện hay trở nên kém
hơn.
• Phương pháp đường Gant: bằng cách đánh
giá các công việc trên đường Gant để nhận
dạng rủi ro về tiến độ.
• Phương pháp chuổi Gant: bằng cách đánh
giá các công việc trên chuổi Gant để nhận
dạng rủi ro về tiến độ.
• Quản lý giá trị đạt được (EVM)/Earned value
management : Sử dụng độ lệch tiến độ SV và
chỉ số thực hiện tiến độ SPI.
17/01/2019
Page 4
35
2. NỘI DUNG QUẢN LÝ TiẾN ĐỘ
ĐẦU RA:
Thông tin thực hiện công việc
Lệnh thay đổi: Yêu cầu thay đổi chính sách,
chuẩn tiến độ, hoặc các thành phần khác. Chỉnh
sửa, ngăn ngừa.
Kế hoạch Quản lý dự án được cập nhật tiến độ.
Tài liệu dự án được cập nhật
Cập nhật tài sản tiến trình của tổ chức.
17/01/2019
Page 4
36
18
1/17/2019
3. ÁP DỤNG VÀO THỰC TIỄN
Trên đây là nội dung Kiến thức và Kỹ năng quản
lý tiến độ của PMI, bây giờ ta áp dụng vào quản
lý tiến độ của dự án tại Công ty:
Thiết lập Quy trình quản lý tiến độ
Lập Tổng tiến độ
Kiểm tra và phê duyệt tiến độ từng công
việc của nhà thầu
Kiểm tra và phê duyệt tiến độ Gói thầu
Kiểm tra các nguồn lực trước khi thi công
Tổng hợp tiến độ thi công công trình
Kiểm soát đo lường tiến độ theo biểu đồ và
bảng mốc tiến độ.
17/01/2019
37
3. ÁP DỤNG VÀO THỰC TIỄN
TỔNG TiẾN ĐỘ
BIỂU 1
17/01/2019
38
19
1/17/2019
3. ÁP DỤNG VÀO THỰC TIỄN
TỔNG TiẾN ĐỘ -TT
TỔNG TiẾN ĐỘ
BIỂU 1
17/01/2019
39
3. ÁP DỤNG VÀO THỰC TIỄN
Ví dụ: Biểu đồ theo dõi khối lượng công việc
TiẾN ĐỘ CÔNG VIỆC
- BIỂU 2
17/01/2019
40
20
1/17/2019
3. ÁP DỤNG VÀO THỰC TIỄN
Ví dụ: Biểu đồ theo dõi khối lượng công việc
TiẾN ĐỘ CÔNG VIỆC
- BIỂU 2
17/01/2019
41
3. ÁP DỤNG VÀO THỰC TIỄN
Tiến độ gói thầu
ĐO LƯỜNG TiẾN ĐỘ GÓI THẦU
BIỂU 3
17/01/2019
42
21
1/17/2019
3. ÁP DỤNG VÀO THỰC TIỄN
ĐO LƯỜNG TIẾN ĐỘ
Biểu đồ đo lường tiến độ giúp cho GĐDA phát hiện những
điểm chậm của dự án để đưa ra giải pháp xử lý
ĐO LƯỜNG TiẾN ĐỘ CÔNG TRÌNH
- BIỂU 4
17/01/2019
43
3. ÁP DỤNG VÀO THỰC TIỄN
ĐO LƯỜNG TiẾN ĐỘ CHI PHÍ
- BIỂU 5
Biểu đồ theo dõi chi phí
17/01/2019
44
22
1/17/2019
3. ÁP DỤNG VÀO THỰC TIỄN
ĐO LƯỜNG THEO MỐC TIẾN ĐỘ
Biểu này giúp cho việc kiểm soát tiến độ nhỏ nhất từ các
Sprint, kịp thời phát hiện sự chậm trễ sơ khai để có cách xử
lý kịp thời.
MỐC TiẾN ĐỘ
BIỂU 6
17/01/2019
45
TÓM TẮT
QUẢN LÝ TIẾN ĐỘ
1. LẬP TIẾN ĐỘ/ KIỂM TRA PHÊ DUYỆT TIẾN ĐỘ
a. Xác định các công việc
b. Trình tự công việc
c. Ước tính nguồn lực
d. Ước tính thời gian
e. Vẽ biểu đồ tiến độ - Biểu đồ 1
2. KIỂM SOÁT TIẾN ĐỘ
a. Kiểm soát tiến độ theo khối lượng
• Từng công việc - Biểu đồ 2
• Từng gói thầu - Biểu đồ 3
• Toàn bộ công trình - Biểu đồ 4
a. Kiểm soát tiến độ theo chi phí - Biểu đồ 5
b. Kiểm soát tiến độ theo mốc tiến độ - Biểu đồ 6
c. Điều chỉnh tiến độ
d. Thưởng phạt tiến độ
e. Báo cáo tiến độ (là một phần của BC dự án)
17/01/2019
46
23
1/17/2019
TÓM TẮT
NHỮNG GIẢI PHÁP QUẢN LÝ TIẾN ĐỘ
1. LẬP TIẾN ĐỘ THEO CÁC BÀI HỌC KINH NGHIỆM
2. LẬP TIẾN ĐỘ ĐÚNG VÀ ĐỦ
3. CHIA NHỎ CÔNG VIỆC VÀ QUẢN LÝ THEO SCRUM
4. KIỂM SOÁT TIẾN ĐỘ:
THEO KHỐI LƯỢNG CÔNG VIỆC
THEO KHỐI LƯỢNG GÓI THẦU
THEO KHỐI LƯỢNG TOÀN BỘ CÔNG TRÌNH
THEO CHI PHÍ
THEO MỐC TIẾN ĐỘ
THƯỞNG PHẠT MINH BẠCH
17/01/2019
47
KẾT LUẬN
NHỮNG CẢI TIẾN LẦN NÀY
1. ÁP DỤNG KHUNG QUẢN LÝ SCRUM;
2. CHIA NHỎ CÔNG VIỆC TRONG SPRINT SẼ NÂNG CAO
ĐỂ KIỂM SOÁT TIẾN ĐỘ;
3. ĐO LƯỜNG TIẾN ĐỘ QUA BIỂU % KHỐI LƯỢNG
THỰC HIỆN
4. TỔ CHỨC HỌP HÀNG NGÀY ĐỂ THÁO GỞ CẢN TRỞ
5. CUNG CẤP THÔNG TIN TIẾN ĐỘ DỰ ÁN ONLINE;
17/01/2019
48
24
1/17/2019
TÀI LIỆU THAM KHẢO
A GUIDE TO THE PROJECT MANAGEMENT BODY OF
KNOWLEDGE (PMBOK® Guide 6th Edition - 2017)
CONSTRUCTION EXTENSION TO THE PMBOK GUIDE 3th
Edition – 2007.
17/01/2019
49
25
