Bài giảng khảo sát hiện trạng và xác lập dự án

Chương 2:

KHẢO SÁT HIỆN TRẠNG VÀ XÁC LẬP D.ÁN



Đại cương về khảo sát và đánh giá hiện trạng



Các phương pháp khảo sát



Các bước thực hiện sau khảo sát


2.1. ĐẠI CƯƠNG
Giai đoạn đầu tiên của quá trình phát triển hệ thống.
- Các bước thực hiện:
–

Khảo sát sơ bộ: nhằm hình thành dự án phát triển HTTT;

–

Khảo sát chi tiết: nhằm xác định chính xác các chức năng,
nhiệm vụ và mục tiêu

-Yêu cầu:
–

Khảo sát, đánh giá hoạt động của hệ thống hiện tại.

–

Đề xuất mục tiêu cho hệ thống mới.

–

Đề xuất ý tưởng về giải pháp.

–

Vạch kế hoạch cho dự án.


2.2. KHẢO SÁT VÀ ĐÁNH GIÁ HIỆN TRẠNG
2.2.1. Mục đích
Khảo sát và đánh giá hiện trạng nhằm:
–

Tiếp cận với nghiệp vụ chuyên môn, môi trường hoạt động của
hệ thống

–

Tìm hiểu các chức năng, nhiệm vụ và cách thức hoạt động của
hệ thống

–

Phát hiện các ưu điểm của hệ thống cần được kế thừa và các
nhược điểm cơ bản của hệ thống cần được khắc phục.


2.2. KHẢO SÁT VÀ ĐÁNH GIÁ HIỆN TRẠNG
2.2.2. Nội dung khảo sát và đánh giá hiện trạng
–

Tìm hiểu môi trường xã hội, kinh tế và kỹ thuật của hệ thống,
nghiên cứu cơ cấu tổ chức của cơ quan chủ quản hệ thống đó.

–

Nghiên cứu các chức trách, nhiệm vụ, các trung tâm ra quyết
định và điều hành, sự phân cấp quyền hạn.

–

Thu thập và nghiên cứu hồ sơ, sổ sách, các tệp cùng với
phương thức xử lý thông tin trong đó.

–

Thu thập và mô tả các quy tắc quản lý

–

Thu tập các chứng từ giao dịch và mô tả các chu trình lưu
chuyển, xử lý thông tin và tài liệu giao dịch.

2.2. KHẢO SÁT VÀ ĐÁNH GIÁ HIỆN TRẠNG
2.2.2. Nội dung khảo sát và đánh giá hiện trạng (tiếp)
–

Thống kê các phương tiện và tài nguyên đã và có thể sử dụng.

–

Thu tập các yêu cầu về thông tin, các ý kiến phê phán về hiện
trạng, các dự kiến, nguyện vọng và kế hoạch cho tương lai.

–

Đánh giá, phê phán hiện trạng, đề xuất hướng giải quyết

–

Lập hồ sơ tổng hợp về hiện trạng.


2.2. KHẢO SÁT VÀ ĐÁNH GIÁ HIỆN TRẠNG
2.2.3. Yêu cầu của việc khảo sát hiện trạng
Việc khảo sát hiện trạng phải đạt được các yêu cầu sau:
–

Trung thực, khách quan, phản ánh đúng thực trạng của hệ
thống

–

Không bỏ sót thông tin

–

Các thông tin thu tập phải được lượng hoá (số lượng, tần suất,
độ chính xác, . . .)

–

Không trùng lặp

–

Không gây cảm giác xấu hay phản ứng tiêu cực cho người bị
điều tra


2.2. KHẢO SÁT VÀ ĐÁNH GIÁ HIỆN TRẠNG
2.2.3. Yêu cầu của việc khảo sát hiện trạng (tiếp)



Muốn có một kết quả khảo sát tốt, người khảo sát phải: xông
xáo (hỏi mọi điều), chủ động (tìm giải pháp cho mọi vấn đề),
nghi ngờ (xem mọi hoạt động đều có những hạn chế, giải pháp
có thể không khả thi), chú ý đến mọi chi tiết (mọi sự việc liên
quan cần được ghi nhận), biết đặt ngược vấn đề.

2.2. KHẢO SÁT VÀ ĐÁNH GIÁ HIỆN TRẠNG
2.2.4. Phương pháp khảo sát hiện trạng
2.2.4.1. Các mức khảo sát
Có bốn mức khảo sát sau:
–

Thao tác thừa hành (tác vụ)

–

Điều phối quản lý (điều phối)

–

Quyết định, lãnh đạo (lãnh đạo)

–

Chuyên gia cố vấn (chuyên gia)


2.2. KHẢO SÁT VÀ ĐÁNH GIÁ HIỆN TRẠNG
2.2.4. Phương pháp khảo sát hiện trạng (tiếp)
2.2.4.2. Các phương pháp khảo sát
a) Nghiên cứu tài liệu viết
Nghiên cứu các loại tài liệu: Chứng từ giao dịch, sổ sách, tệp
máy tính, tài liệu tổng hợp, các văn bản quy định, . . . Việc nghiên
cứu tài liệu viết gồm các công việc chính sau:


Xác đinh tài liệu chính, báo cáo chính cần thu thập



Sao chép tài liệu, báo cáo thu thập và tổng hợp lại



Ghi lại các dữ liệu chính của mỗi tài liệu, báo cáo: Tên mục,
định dạng, số lượng, tần suất sử dụng , cấu trúc, nơi phát sinh,
nơi sử dụng.



Tiến hành phân tích, tổng hợp


2.2. KHẢO SÁT VÀ ĐÁNH GIÁ HIỆN TRẠNG
2.2.4.2. Các phương pháp khảo sát (tiếp)
b) Phỏng vấn
Trao đổi trực tiếp với một người hoặc một nhóm người. Kết quả
phỏng vấn phụ thuộc vào các yếu tố sau:
 Sự

chuẩn bị

 Chất

lượng câu hỏi

 Kinh

nghiệm và khả năng của người phỏng vấn


2.2. KHẢO SÁT VÀ ĐÁNH GIÁ HIỆN TRẠNG
b) Phỏng vấn (tiếp)
Chuẩn bị phỏng vấn
–

Để phỏng vấn cần phải làm quen lần đầu với người được

phỏng vấn, sau đó hẹn gặp để phỏng vấn. Nội dung hẹn gặp
thường bao gồm thời điểm, địa điểm, nội dung dự kiến, và thời
gian thực hiện. Trước hết cần liệt kê và lựa chọn người cần
phỏng vấn. Với đối tượng dự kiến, cần tìm hiểu về họ để có cơ
sở chuẩn bị câu hỏi và cách thức làm việc thích hợp.


2.2. KHẢO SÁT VÀ ĐÁNH GIÁ HIỆN TRẠNG
b) Phỏng vấn (tiếp)
Chuẩn bị phỏng vấn
–

Cùng với việc chuẩn bị câu hỏi là chuẩn bị các phương tiện

để ghi chép, như máy ghi âm, các biểu mẫu ghi chép,… và đặc
biệt phải có kế hoạch phỏng vấn. Trong đó vạch rõ trình tự thực
hiện các công việc, dự kiến thời gian và kết quả thực hiện mỗi

công việc đó. Ngoài ra, có hai công cụ thường dùng nhất để ghi
chép khi phỏng vấn là phiếu phỏng vấn và lưu đồ công việc.


2.2. KHẢO SÁT VÀ ĐÁNH GIÁ HIỆN TRẠNG
b) Phỏng vấn (tiếp)


2.2. KHẢO SÁT VÀ ĐÁNH GIÁ HIỆN TRẠNG
b) Phỏng vấn (tiếp)


2.2. KHẢO SÁT VÀ ĐÁNH GIÁ HIỆN TRẠNG
b) Phỏng vấn (tiếp)


2.2. KHẢO SÁT VÀ ĐÁNH GIÁ HIỆN TRẠNG
b, Phỏng vấn (tiếp)
Lựa chọn câu hỏi
Có hai loại câu hỏi được sử dụng:
–

Câu hỏi đóng → chỉ cho một câu trả lời

–

Câu hỏi mở → có nhiều cách trả lời.


2.2. KHẢO SÁT VÀ ĐÁNH GIÁ HIỆN TRẠNG

b, Phỏng vấn (tiếp)
Tiến hành phỏng vấn
Phỏng vấn nên có ít nhất 2 người và tiến hành phỏng vấn theo
nhóm. Khi phỏng vấn một người hỏi, một người ghi. Phỏng vấn theo
nhóm giúp ta tiết kiệm được thời gian. Hơn nữa khi nghe nhiều ý kiến,
mỗi người có thể đồng ý, không đồng ý với người khác, kích thích sự
suy nghĩ của mỗi người và tích cực tham gia thảo luận. Nhược điểm
của việc phỏng vấn theo nhóm là phải bố trí, sắp xếp trình tự trình bày,
bố trí thời gian thích hợp, có thể có người e ngại khi phát biểu ý kiến.


2.2. KHẢO SÁT VÀ ĐÁNH GIÁ HIỆN TRẠNG
b, Phỏng vấn (tiếp)
Nhận xét, đánh giá
–

Phỏng vấn là phương pháp tốt để thu thập thông tin chi tiết,
phong phú, cho phép giải thích hay bổ sung khi cần thiết. Tuy
nhiên phương pháp này căng thẳng và bị động do phụ thuộc
vào điều kiện của người được hỏi. Nó đòi hỏi người phỏng
vấn phải được đào tạo và có những kinh nghiệm nhất định.


2.2. KHẢO SÁT VÀ ĐÁNH GIÁ HIỆN TRẠNG
b, Phỏng vấn (tiếp)
Nhận xét, đánh giá
–

Câu hỏi cần tập trung vào lĩnh vực nghiên cứu, ngắn gọn, trực
tiếp, ở dạng mở với nhiều khả năng trả lời, tránh hỏi chuyện

nội bộ, cá nhân. Câu hỏi không nên áp đặt, hướng dẫn hay
khẳng định vấn đề. Chú ý lắng nghe và quan sát người được
hỏi để có thích ứng với tình thế khi cần thiết: thay đổi câu hỏi,
cách hỏi, chuyển sang chủ đề khác hoặc im lặng. Nên kết thúc
phỏng vấn sớm nếu có thể.

–

Cuối buổi phỏng vấn cần nhắc lại nội dung chính để khẳng
định kết quả, thoã thuận lần làm việc tiếp theo (nếu cần)..


2.2. KHẢO SÁT VÀ ĐÁNH GIÁ HIỆN TRẠNG
c) Sử dụng các bảng hỏi, mẫu điều tra
Đây là phương pháp được sử dụng để điều tra trên phạm vi rộng,
ít tốn kém về thời gian và chi phí, dễ tổng kết. Tuy nhiên kết quả có độ
chính xác thấp và đánh giá bằng con số trung bình thống kê. Do vậy
những nội dung thăm dò có thể là các vấn đề sau:
–

Những khó khăn mà tổ chức đang gặp phải

–

Những yếu tố có tính quyết định đến sự hoạt động thành công

–

Giải pháp xây dựng hệ thống thông tin có phải là giải pháp tốt
nhất

–

Khó khăn chính khi triển khai một hệ thống thông tin

–

Sự hiểu biết và quan niệm của người dùng về hệ thống thông
tin.


2.2. KHẢO SÁT VÀ ĐÁNH GIÁ HIỆN TRẠNG
d) Quan sát theo dõi:
Quan sát và theo dõi hoạt động của hệ thống hiện tại. Có hai hình
thức:
–

Quan sát trực tiếp

–

Sử dụng phương tiện

Ưu điểm: Bổ sung và chính xác hóa các thông tin khi người sử
dụng có những hạn chế về:
-

Mô tả lại công việc (chủ quan, không chi tiết);

-

Trí nhớ (không nhớ những sự kiện ít xảy ra, hay đã xảy ra lâu
trong quá khứ)

Hạn chế:
-

Mất thời gian;

-

Bị động;

-

Thông tin thu được có tính bộ phận.


2.2. KHẢO SÁT VÀ ĐÁNH GIÁ HIỆN TRẠNG
2.2.4. Phương pháp khảo sát hiện đại


2.3. CÁC BƯỚC THỰC HIỆN SAU KHẢO SÁT
2.3.1. Xử lý sơ bộ kết quả khảo sát
Sau khi phỏng vấn, điều tra, nghiên cứu tài liệu, ta cần xem lại và hoàn
thiện tài liệu thu được, bao gồm việc phân loại, sắp xếp, trích rút dữ liệu, tổng
hợp dữ liệu, làm cho nó trở nên đầy đủ, chính xác, cân đối, gọn gàng dễ kiểm
tra và dễ theo dõi. Phát hiện những chỗ thiếu để bổ sung, những chỗ sai hay
không lôgic để sửa đổi. Hoàn chỉnh biểu đồ phân cấp chức năng thu được.
Quá trình này thường được lặp lại nhiều lần và tiến hành song song với các

hoạt động xác định yêu cầu.

Trong số các hoạt động đó thường bao gồm:
–

Lập các bảng mô tả chi tiết tài liệu

–

Lập các bảng mô tả chi tiết về công việc
 Các bảng này là một hình thức làm tài liệu để lấy ý kiến của

người sử dụng


2.3. CÁC BƯỚC THỰC HIỆN SAU KHẢO SÁT
2.3.1. Xử lý sơ bộ kết quả khảo sát (tiếp)


2.3. CÁC BƯỚC THỰC HIỆN SAU KHẢO SÁT
2.3.1. Xử lý sơ bộ kết quả khảo sát (tiếp)