báo cáo kiến tập về công tác văn thư của công ty cổ phần đầu tư xây dựng số 1 hà nội

LỜI CAM ĐOAN
Em xin cam đoan đây là bài báo cáo của em trong thời gian kiến tập.Mọi
số liệu trong đề tài là trung thực và do em tự tìm hiểu phân tích. Em xin chịu
hoàn toàn trách nhiệm nếu có sự không trung thực về thông tin sử dụng trong bài
báo cáo này.
Hà Nội, ngày 02 tháng 6 năm 2018


LỜI CẢM ƠN
Để có thể hoàn thành bài báo cáo này em xin chân thành cảm ơn Khoa
Quản trị văn phòng Trường Đại học Nội vụ Hà Nội đã tạo điều kiện cho chúng
em được học một học phần rất thực tế và bổ ích.
Em xin cảm ơn sự hướng dẫn tận tình của thầy Nguyễn Mạnh Cường –
Trưởng khoa Quản trị văn phòng.
Cuối cùng en xin cảm ơn ban lãnh đạo, cán bộ, nhân viên của Công ty Cổ
phần Đầu tư và Xây dựng số 1 Hà Nội và đặc biệt là cô Ngyễn Thị Xuân –
Trưởng Phòng Hành chính nhân sự đã dành thời gian quý báu của mình để trả
lời các câu hỏi, tìm kiếm và cung cấp tư liệu giúp em hoàn thành bài báo cáo
này.
Trong quá Trình làm báo cáo tuy đã cố gắng nhưng bài báo cáo của em
không thể tránh khỏi những thiếu xót. Em rất mong nhận được sự đóng góp ý
kiến của các thầy cô để bài báo cáo của em được hoàn thiện hơn.
En xin chân thành cảm ơn!


DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT
STT

Từ viết tắt

Nghĩa của từ viết tắt

1

HICC1

2

BGĐ

Công ty Cổ phần Đầu tư và Xây dựng số
1 Hà Nội
Ban giám đốc

3

CNV

Công nhân viên

4

CTVT

Công tác văn thư


MỤC LỤC
LỜI CAM ĐOAN
LỜI CẢM ƠN

NỘI DUNG
PHẦN 1. TÌM HIỂU CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ VÀ CƠ CẤU TỔ CHỨC
CỦA CƠ QUAN VÀ VĂN PHÒNG(PHÒNG HÀNH CHÍNH NHÂN SỰ)
CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ VÀ XÂY DỰNG SỐ 1 HÀ NỘI
1.1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của công ty
Cổ phần Đầu tư và Xây dựng số 1 Hà Nội
*Giới thiệu về công ty
Tên công ty viết bằng tiếng việt: CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ VÀ
XÂY DỰNG SỐ 1 HÀ NỘI
Tên công ty viết bằng tiếng tiếng nước ngoài: HA NOI INVESTMENT
AND CONSTRUCTION JOINT STOCK COMPANY NO1
Tên công ty viết tắt: HICC1
Mã số doanh nghiệp/ Mã số thuế: 0100105398
Địa chỉ trụ sở chính: Tầng 2 tòa nhà CT2A khu đô thị mới Nghĩa Đô,
Phường Cổ Nhuế 1, Quận Bắc Từ Liêm, Thành phố Hà Nội, Việt Nam
Vốn điều lệ: 35.000.000.000 đồng
Người đại diện theo pháp luật của công ty: HÀ HUY CHINH, chức danh:
Tổng giám đốc
Công ty Cổ phần Đầu tư và Xây dựng số 1 Hà Nội tiền thân là Công ty
xây dựng nhà ở Hà Nội được thành lập năm 1972, trên cơ sở sáp nhập công ty
lắp ghép nhà ở số 1 và số 2. Năm 1993, công ty được đổi tên thành Công ty xây
dựng số 1 Hà Nội;
Tháng 1/2007, công ty đi vào hoạt động theo mô hình cổ phần và chính
thức trở thành Công ty Cổ phần Đầu tư và Xây dựng số 1 Hà Nội (HICC1).
Dưới công ty là các đơn vị trực thuộc, bao gồm 7 xí nghiệp, 2 đội xây dựng, Ban
quản lý tòa nhà 25 Láng Hạ, Trung tâm tư vấn đầu tư và xây dựng, Trung tâm
xuất khẩu lao động và khách sạn Phương Nam.
HICC1 hoạt động chính trong các lĩnh vực sau:
5

1. Nhận thầu thi công xây dựng công trình dân dụng công nghiệp, hạ tầng
kỹ thuật ( cấp thoát nước, chiếu sáng), giao thông, thủy lợi, thể dục thể thao,
công trình văn hóa, vui chơi giải trí, xây lắp đường dây trạm biến áp dưới 35KV
và lắp đặt máy móc thiết bị cho các công trình trên;
2. Tư vấn xây dựng trong các lĩnh vực:
- Lập, quản lý và thực hiện các dự án đầu tư xây dựng: khu đô thị mới,
khu công nghiệp, hạ tầng kỹ thuật, khu dân cư, văn phòng cho thuê và dịch vụ
công cộng;
-Thiết kế lập dự toán các công trình đến nhóm B;
- Tư vấn soạn thảo hồ sơ mời thầu và đánh giá hồ sơ dự thầu;
- Tư vấn giám sát thi công và tư vấn quản lý dự án.
3. Các lĩnh vực khác bao gồm:
Sản xuất và kinh doanh vật liệu xây dựng gồm: Các loại bê tông, gạch
không nung và đá ốp lát, các kết cấu gỗ, thép, khung nhôm nhựa phục vụ xây
dựng.
4.Xuất khẩu lao động;
5.Kinh doanh khách sạn và tổ chức các dịch vụ trong khách sạn như: tắm
hơi, nhà hàng ăn uống; kinh doanh dịch vụ du lịch và lữ hành trong nước và lữ
hành quốc tế.
6.Mở cửa hàng và làm đại lý kinh doanh vật liệu xây dựng như sắt, thép,
xi măng, gạch xây dựng các loại, đồ trang trí nội thất; buôn bán, thuê và cho
thuê máy móc, thiết bị và vật tư chuyên ngành: xây dựng, thể dục thể thao, vui
chơi giải trí; kinh doanh hàng hóa mỹ phẩm và hàng tiêu dung kinh doanh rượu (
không bao gồm kinh doanh quán bar)
7. Kinh doanh bất động sản
Với bề dày hơn 30 năm quản lý và tổ chức thi công và đội ngũ cán bộ
gồm các kỹ sư, kiến trúc sư, kỹ thuật viên, công nhân kỹ thuật tay nghề cao cùng
với máy móc thiết bị hiện đại, HICC1 để lại dấu ấn với nhiều công trình xây

dựng có quy mô lớn của thủ đô và các tỉnh thành phía Bắc. Đó là khách sạn 11
tầng Giảng Võ, chợ Đồng Xuân, làng du lịch Việt - Nhật, khu nhà ở Trương
6


Định, Giảng Võ, Thành Công, Yên Lãng, Vĩnh Hồ, Bách Khoa, Quỳnh Lôi,
Nghĩa Tân, Nghĩa Đô, khu nhà ở ngoại giao đoàn Vạn Phúc, Khu biệt thự dự án
Ciputra, nhà ở cao tầng Xuân La, trung tâm dịch vụ thương mại Yên Hòa, khu
biệt thự Thụy Khuê, tòa nhà 25 tầng Láng Hạ, trường quay truyền hình ngoài
trời và hầm để xe – Đài truyền hình Việt Nam, Sở kế hoạch và Đầu tư tỉnh Sơn
La, Nhà di sản thủy điện Sơn La…
Bên cạnh đó, các dịch vụ khác của công ty như kinh doanh khách sạn, tư
vấn xây dựng, xuất khẩu lao động,…hoạt động có hiệu quả và là thương hiệu có
uy tín trên thị trường.
Nhận thức rõ: chất lượng là sự sống còn, quyết định sự tồn tại và phát
triển, HICC1 đã và đang áp dụng Hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn
quốc tế ISO 9001:2008 trong mọi hoạt động sản xuất kinh doanh với mục tiêu
hướng đến sự thỏa mãn cao nhất của khách hàng.
Chuyên nghiệp và năng động, HICC1 đã và đang khẳng định thế mạnh
của mình trên thị trường: một nhà thầu, nhà đầu tư chuyên nghiệp và là đối tác
tin cậy của khách hàng trong và ngoài nước.
* Một số hình ảnh về Công ty Cổ phần Đầu tư và Xây dựng số 1 Hà
Nội (phụ lục 01)
1.1.Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Công ty
Cổ phần Đầu tư và Xây dựng số 1 Hà Nội
1.1.1. Chức năng của công ty
- Nhận thầu thi công xây dựng công trình: dân dụng, công nghiệp, hạ tầng
kỹ thuật ( cấp thoát nước, chiếu sáng), giao thông, bưu điện, nông nghiệp, thủy
lợi, thể dục thể thao, công trình văn hóa, vui chơi giải trí, xây lắp đường dây và
trạm biến áp dưới 35KV và lắp đặt máy móc, thiết bị cho các công trình trên.

- Tư vấn xây dựng trong các lĩnh vực:
+ Lập và quản lý các dự án dầu tư xây dựng: khu đô thị mới, khu công
nghiệp, hạ tầng kỹ thuật, khu dân cư, văn phòng cho thuê vầ dịch vụ công cộng.
+ Thiết kế lập dự toán các công trình đến nhóm B.
+ Tư vấn soạn thảo hồ sơ mời thầu và đánh giá hồ sơ dự thầu.
7


+ Tư vấn giám sát thi công và tư vấn quản lý dự án.
Các lĩnh vực bao gồm:sản xuất và kinh doanh vật liệu xây dựng gồm: các
loại bê tông, gạch không nung và đá ốp lát, các kết cấu gỗ, thép, khung nhôm
nhựa phục vụ xây dựng.
-

Xuất khẩu lao động.
- Kinh doanh khách sạn và tổ chức các dịch vụ trong khách sạn như : xoa
bóp, tắm hơi, nhà hàng ăn uống, kinh doanh dịch vụ du lịch và lữ hành trong
nước và lữ hành quốc tế ( không bao gồm kinh doanh phòng hát caraoke, vũ
trường, quán bar).
- Mở cửa hàng và làm đại lý kinh doanh vật liệu xây dựng như sắt, thép,
xi măng, gạch xây dựng các loại, đồ trang trí nội thất; buôn bán và cho thuê máy
móc thiết bị và vật tư chuyên ngành: xây dựng, thể dục thể thao, vui chơi giải
trí; kinh doanh hàng hóa mỹ phẩm và hàng tiêu dùng, kinh doanh rượu ( không
bao gồm kinh doanh quán bar).
1.1.2.Nhiệm vụ, quyền hạn của công ty
- Công ty có quyền quản lý, sử dụng, định đoạt tài sản của công ty theo
luật định.
- Tổ chức bộ máy quản lý, tổ chức đơn vị kinh doanh phù hợp với mục
tiêu, nhiệm vụ của công ty.
- Đổi mới công nghệ, trang thiết bị phù hợp với yêu cầu phát triển của

công ty.
- kinh doanh các ngành nghề theo đúng quy định của nhà nước.
- Được quyền bảo hộ sở hữu công nghiệp.
- Đầu tư liên doanh, liên kết, góp vốn cổ phần.
- Tuyển chọn, thuê, sử dụng và đào tạo lao động, lựa chọn các hình thức
trả lương theo quy định của Bộ luật Lao động.
- Quyền quản lý tài chính của công ty.
- Sử dụng vốn và các quỹ của công ty để phục vụ các nhu cầu kinh doanh
theo nguyên tắc bảo toàn và sinh lãi.

8


1.1.3. Cơ cấu tổ chức của Công ty Cổ phần Đầu tư và Xây dựng số 1
Hà Nội
* Cơ cấu tổ chức của Công ty Cổ phần Đầu tư và Xây dựng số 1 Hà
Nội bao gồm:
- Đại hội đồng cổ đông
- Ban kiểm soát
- Hội đồng quản trị
- Ban giám đốc: 01 Tổng giám đốc, 01 Phó tổng giám đốc
- Các phòng chức năng:
+ Phòng Kiểm soát nội bộ
+ Phòng Tài chính Kế toán
+ Phòng Hành chính Nhân sự
+ Phòng Kinh tế Kỹ thuật
- Khối các xí nghiệp xây dựng ( xí nghiệp xây dựng 1,2,3)
- Các ban quản lý:
+ Ban quản lý tài sản
+ Ban quản lý khu đô thị mới Nghĩa Đô

+ Ban quản lý tòa nhà Thành Công
+ Ban quản lý tòa nhà CT1A, CT1B
+ Khách sạn Phương Nam
* Sơ đồ cơ cấu tổ chức của công ty ( phụ lục 02)
1.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Phòng
Hành chính Nhân sự
1.2.1. Chức năng của Phòng Hành chính nhân sự
- Thực hiện công tác tuyển dụng nhân sự đảm bảo chất lượng theo yêu
cầu, chiến lược của công ty.
- Tổ chức và phối hợp với các đơn vị khác thực hiện quản lý nhân sự, đào
tạo và tái đào tạo.
- Tổ chức quản lý nhân sự toàn công ty.
- Xây dựng chế độ lương thưởng, các biện pháp khuyến khích người lao
9


động làm việc, thực hiện các chế độ cho người lao động.
- Chấp hành và tổ chức thực hiện các chủ trương, quy định,chỉ thị của
BGĐ
- Nghiên cứu, soạn thảo và trình duyệt các quy định áp dụng trong công
ty, xây dựng cơ cấu tổ chức của công ty – Các bộ phận và tổ chức thực hiện.
- Phục vụ các công tác hành chính để BGĐ thuận tiện trong chỉ đạo – điều
hành, phục vụ hành chính để các bộ phận khác có điều kiện hoạt động tốt.
- Quản lý việc sử dụng và bảo vệ các loại tài sản của công ty, đảm bảo an
ninh trật tự, an toàn lao động, vệ sinh lao động và phòng chống cháy nổ trong
công ty.
- Tham mưu đề xuất cho BGĐ để xử lý các vấn đề thuộc lĩnh vực Tổ chức
– Hành chính – Nhân sự.
- Hỗ trợ bộ phận khác trong việc quản lý nhân sự và là cầu nối giữa BGĐ
và người lao động trong công ty.

1.2.2. Nhiệm vụ, quyền hạn của Phòng Hành chính Nhân sự
- Lập kế hoạch tuyển dụng hàng năm, hàng tháng theo yêu cầu của công
ty và các bộ phận liên quan.
- Lên chương trình, tổ chức tuyển dụng.
- Quản lý hồ sơ, lý lịch của CNV toàn công ty.
- Đánh giá, phân tích tình hình chất lượng, số lượng đội ngũ CNV lập các
báo cáo định kỳ, đột xuất theo yêu cầu cụ thể của BGĐ.
- Lập chương trình đào tạo định kỳ, tổ chức thực hiện việc đào tạo trong
công ty và đánh giá kết quả đào tạo.
- Điều động nhân sự theo yêu cầu sản xuất kinh doanh.
- Lập quyết định bổ nhiễm, bãi nhiệm cán bộ quản lý điều hành.
- Lập ngân sách nhân sự.
- Giải quyết khiếu nại kỷ luật của CNV công ty.
- Xây dựng và thực hiện các chế độ chính sách đối với người lao động.
- Thực hiện việc kiểm tra, xếp bậc lương, điều chỉnh mức lương theo đúng
quy định của công ty.
10


- Giao dịch với cơ quan nhà nước để thực hiện chế độ cho người lao động.
- Lập phương án, tổ chức thực hiện các quyết định, quy định của BGĐ.
- Xây dựng hệ thống các quy chế, quy trình, quy định cho công ty và giám
sát việc chấp hành các nội quy đó.
- Xây dựng, tổ chức và quản lý hệ thống thông tin.
- Chuyển giao công văn, tài liệu, báo chí, báo cáo đến các bộ phận liên
quan.
- quản lý hồ sơ các loại tài sản của công ty.
- Tham mưu cho BGĐ về việc xây dựng cơ cấu tổ chức, điều hành; công
tác đào tạo tuyển dụng; công tác hành chính của công ty và xây dựng các
phương án về lương bổng, khen thưởng, chế độ phúc lợi cho người lao động.

- Hỗ trợ các bộ phận liên quan về công tác hành chính, công tác đào tạo
nhân viên, cách thức tuyển dụng nhân sự…
1.2.3. Cơ cấu tổ chức của Phòng Hành chính Nhân sự
*Cơ cấu tổ chức của phòng hành chính Nhân sự bao gồm:
- Trưởng phòng Hành chính Nhân sự
- Phó phòng Hành chính Nhân sự
- Nhân viên Hành chính – Văn thư lưu trữ
- Nhân viên công nghệ thông tin và mua sắm trang thiết bị văn phòng, văn
phòng phẩm.
- Nhân viên lái xe
* Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Phòng Hành chính Nhân sự (phụ lục 03)

11


PHẦN 2. TÌM HIỂU NGHIỆP VỤ CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI CÔNG TY
CỔ PHẦN ĐẦU TƯ VÀ XÂY DỰNG SỐ 1 HÀ NỘI
Chương 1. CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ
1.1.

Khái niệm

1.1.1. Khái niệm văn thư
Thuật ngữ văn thư là từ gốc Hán, “văn” là văn bản, giấy tờ, “thư” là thư
từ, thư tín. Thuật ngữ này được sử dụng phổ biến ở Việt Nam từ thời Nguyễn.
Trong hoạt dộng của mỗi cơ quan, tổ chức hiện nay, văn bản là phương tiện
quan trọng và cần thiết trong hoạt động quản lý, có ảnh hưởng trực tiếp đến chất
lượng, hiệu quả công tác của cơ quan.
1.1.2. Khái niệm công tác
Theo danh từ, công tác có nghĩa là công việc của nhà nước hoặc của đoàn

thể. Theo động từ, công tác được hiểu là làm công việc cuả nhà nước, của đoàn
thể.
1.1.3. Khái niệm công tác văn thư
Công tác văn thư là khái niệm dùng để chỉ toàn bộ công việc liên quan
đến soạn thảo, ban hành văn bản, tổ chức quản lý, giải quyết văn bản, lập hồ sơ
hiện hành nhằm đảm bảo thông tin văn bản cho hoạt động quản lý của cơ quan,
tổ chức.
1.2.

Nội dung công tác văn thư
Là công tác đảm bảo thông tin bằng văn bản cho hoạt động quản lý, công

tác văn thư bao gồm những nội dung sau đây:
-

Soạn thảo văn bản, ban hành văn bản;
Quản lý và giải quyết văn bản;
Quản lý và sử dụng con dấu;
Lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan.
1.3.

Vai trò của công tác văn thư
Công tác văn thư được xác định là một hoạt động của bộ máy quản lý nói

chung và hoạt động quản lý của từng cơ quan nói riêng. Trong văn phòng, công
tác văn thư không thể thiếu được và là nội dung quan trọng, chiếm một phần rất
lớn trong nội dung hoạt động của văn phòng.
12

Công tác văn thư có những vai trò sau:
-CTVT đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý.
- Làm tốt CTVT sẽ góp phần nâng cao hiệu suất và chất lượng công tác,
giữ gìn bí mật của Đảng và Nhà nước; hạn chế được bệnh quan liêu giấy tờ.
-CTVT đảm bảo giữ giữ lại đầy đủ chứng cứ về mọi hoạt động của cơ
quan và cá nhân.
-CTVT đảm bảo giữ gìn đầy đủ hồ sơ, tài liệu, tạo điều kiện làm tốt công
tác lưu trữ.
1.4.

Trách nhiệm của các cá nhân trong việc thực hiện công tác văn thư
Công tác văn thư bao gồm nhiều nội dung với mức độ phức tạp khác

nhau.
Tùy theo vị trí và khả năng, mỗi người trong cơ quan được giao phụ trách
những công việc nhất định. Để cho tất cả mọi công việc đều được thực hiện, cần
phải có sự phân công trách nhiệm rõ ràng.
1.4.1. Trách nhiệm của Thủ trưởng cơ quan
* Trách nhiệm chung
Thủ trưởng cơ quan là người chịu trách nhiệm quản lý công tác văn thư
trong phạm vi cơ quan và chỉ đạo nghiệp vụ công tác văn thư ở các cơ quan cấp
dưới và các đơn vị trực thuộc.
Công tác văn thư của cơ quan có làm tốt hay không, trước hết thuộc trách
nhiệm của thủ trưởng cơ quan. Để thực hiện nhiệm vụ này, thủ trưởng cơ quan
có thể giao cho Chánh Văn phòng hoặc trưởng phòng Hành chính (ở cơ quan
không có văn phòng) tổ chức quản lý công tác văn thư trong phạm vi trách
nhiệm của mình.
* Những nhiệm vụ cụ thể
Thủ trưởng cơ quan có trách nhiệm chỉ đạo giải quyết kịp thời và chính
xác các văn bản đến cơ quan. Thủ trưởng cơ quan có thể giao cho cán bộ cấp

dưới giải quyết những văn bản cần thiết nhưng vẫn phải chịu trách nhiệm chung
về việc giải quyết văn bản đó. Thủ trưởng cơ quan phải ký những văn bản quan
trọng của cơ quan theo quy định của Nhà nước. Thủ trưởng cơ quan có thể giao
13


cho cấp phó của mình ký thay những văn bản mà theo quy định thì mình phải ký
và những văn bản thuộc phạm vi lĩnh vực công tác đã giao cho cấp phó phụ
trách hoặc giao cho Chánh Văn phòng (Trưởng phòng Hành chính) của cơ quan
ký thừa lệnh những văn bản có nội dung không quan trọng.
Ngoài hai nhiệm vụ chính nêu trên, tùy theo điều kiện cụ thể của mỗi cơ
quan, Thủ trưởng cơ quan có thể làm một số việc khác như: xem xét và cho ý
kiến về việc phân phối, giải quyết văn bản đến của cơ quan, tham gia vào việc
soạn thảo văn bản, duyệt văn bản, kiểm tra việc chấp hành các chế độ quy định
về công tác văn thư ở các cơ quan cấp dưới, các đơn vị trực thuộc.
1.4.2. Trách nhiệm của Chánh Văn phòng (hoặc Trưởng phòng Hành chính)
Chánh Văn phòng ( hoặc Trưởng phòng Hành chính ở cơ quan không có
Văn phòng) là người trực tiếp giúp Thủ trưởng cơ quan tổ chức thực thực hiện
các nhiệm vụ CTVT của cơ quan và trực tiếp chỉ đạo nghiệp vụ CTVT ở các cơ
quan cấp dưới và các đơn vị trực thuộc.
Chánh Văn phòng ( hoặc Trưởng phòng Hành chính) phải trực tiếp làm
các công việc sau:
- Xem xét toàn bộ văn bản đến để phân phối cho các đơn vị, cá nhân và
báo cáo Thủ trưởng cơ quan về những công việc quan trọng;
- Ký thừa lệnh Thủ trưởng cơ quan một số văn bản được Thủ trưởng giao
và ký những văn bản do Văn phòng hoặc phòng Hành chính trực tiếp ban hành;
- Tham gia vào việc thảo, duyệt văn bản theo yêu cầu của Thủ trưởng cơ
quan;
- Xem xét về mặt thủ tục, thể thức đối với tất cả văn bản trước khi ký gửi
đi;

- Tổ chức việc đánh máy văn bản đi;
- Trong những điều kiện cụ thể, có thể được Thủ trưởng giao làm một số
việc thuộc nhiệm vụ của văn thư chuyên trách.
Chánh Văn phòng (hoặc trưởng phòng hành chính) có thể giao cho cấp
phó hoặc cấp dưới của mình thực hiện một số nhiệm vụ cụ thể trong phạm vi
quyền hạn của mình.
14


1.4.3. Trách nhiệm của Thủ trưởng đơn vị
Thủ trưởng các đơn vị trong cơ quan chịu trách nhiệm trước Thủ trưởng
cơ quan về toàn bộ CTVT của đơn vị và là người trực tiếp chỉ đạo, đôn đốc và
kiểm tra công chức, viên chức trong phạm vi đơn vị thực hiện tốt các nhiệm vụ
quản lý văn bản, tài liệu ở đơn vị. Cụ thể là:
-

Tổ chức giải quyết văn bản đến thuộc phạm vi đơn vị;
Tổ chức soạn thảo văn bản trong phạm vi đơn vị;
Tổ chức lập hồ sơ và nộp hồ sơ của đơn vị vào lưu trữ cơ quan;
Thực hiện một số nhiệm vụ khác do Thủ trưởng cơ quan giao.
1.4.4. Trách nhiệm của cán bộ công chức, viên chức
Tất cả công chức, viên chức của cơ quan phải thực hiện đầy đủ những nội
dung CTVTcó liên quan đến phần việc của mình. Cụ thể là:

-

Giải quyết kịp thời những văn bản đến theo yêu cầu của thủ trưởng và cán bộ

-

phụ trách đơn vị;
Soạn thảo các văn bản thuộc phạm vi trách nhiệm của mình;
Lập hồ sơ công việc mình làm và nộp hồ sơ vào lưu trữ theo quy định của cơ

-

quan;
Bảo đảm giữ gìn bí mật, an toàn văn bản, tài liệu;
Thực hiện nghiêm túc mọi quy định cụ thể trong chế độ CTVT của cơ quan.
1.4.5. Trách nhiệm của văn thư cơ quan
* Đối với việc quản lý và giải quyết văn bản đến
- Tiếp nhận văn bản đến;
- Kiểm tra, phân loại, bóc bì, đóng dấu đến, ghi số đến, ngày đến;
- Trình văn bản đến;
- Đăng ký văn bản đến;
- Chuyển giao văn bản đến;
- Giúp Chánh Văn phòng hoặc Trưởng phòng Hành chính theo dõi việc
giải quyết văn bản đến.
* Đối với việc quản lý và giải quyết văn bản đi
- Tiếp nhận các dự thảo văn bản trình người có thẩm quyền xem xét,
duyệt, ký ban hành;
- Kiểm tra thể thức kỹ thuật trình bày văn bản, ghi số, ngày, tháng…;
- Đóng dấu văn bản đi;
15


- Đăng ký văn bản đi;
- Chuyển giao văn bản đi;
- Sắp xếp, bảo quản và phục vụ nghiên cứu sử dụng bản lưu;
- Quản lý và làm thủ tục cấp giấy giới thiệu, giấy đi đường;

- Lập và bảo quản sổ sách của cơ quan như sổ đăng ký văn bản đi, đến, sổ
chuyển giao văn bản.
* Đối với việc lập hồ sơ và nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan
- Giúp Chánh Văn phòng (hoặc Trưởng phòng Hành chính) làm danh mục
hồ sơ và hướng dẫn việc lập hồ sơ theo danh mục;
- Giúp Chánh Văn phòng (hoặc Trưởng phòng Hành chính) kiểm tra đôn
đốc việc lập hồ sơ và nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan;
- Thu thập, quản lý hồ sơ và làm thủ tục nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan;
- Hoàn chỉnh các tập lưu văn bản để nộp vào lưu trữ cơ quan.
* Đối với việc quản lý và sử dụng cong dấu của cơ quan
- Bảo quản an toàn con dấu của cơ quan (bao gồm dấu cơ quan, dấu văn
phòng, dấu chức danh) và các loại con dấu khác;
- Trực tiếp đóng dấu vào văn bản đi và các văn bản, giấy tờ khác của cơ
quan.
* Đối với những công việc khác có liên quan
Ngoài những nhiệm vụ chính nói trên, tùy theo năng lực và yêu cầu cụ thể
của cơ quan, văn thư chuyên trách có thể được giao kiêm nhiệm thêm một số
công việc như đánh máy, trực điện thoại, một số công việc trong văn phòng và
công tác lưu trữ của cơ quan nếu công việc văn thư ít, chưa sử dụng hết thời gian
làm việc.
Chương 2. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI CÔNG TY CỔ
PHẦN ĐẦU TƯ VÀ XÂY DỰNG SỐ 1 HÀ NỘI
2.1. Cơ cấu tổ chức và loại hình văn thư tại Công ty Cổ phần Đầu tư
và Xây dựng số 1 Hà Nội
Trong cơ quan, bộ phận Văn phòng (hoặc phòng Hành chính) thường là
đơn vị trực tiếp giúp thủ trưởng cơ quan về công tác văn thư. Vì vậy, Văn phòng
(phòng Hành chính) là đơn vị đầu mối của công tác văn thư, có nhiệm vụ đảm
16

bảo thông tin cho hoạt động của cơ quan, chịu trách nhiệm tiếp nhận , tổ chức
xử lý, chuyển giao văn bản đến tới các đơn vị và làm tủ tục phát hành văn bản đi
do cơ quan ban hành. Bộ phận hay người làm văn thư cơ quan thường trực thuộc
văn phòng, phòng hành chính.
Qua khảo sát tại Công ty Cổ phần Đầu tư và Xây dựng số 1 Hà Nội, em
được biết nhân viên văn thư của công ty là bà Phạm Thu Thủy thuộc phòng
Hành chính Nhân sự. Ngoài làm công tác văn thư bà Phạm Thu Thủy còn đảm
nhận các công việc về công tác lễ tân, công tác lưu trữ tài liệu, công tác hành
chính, công việc làm thủ tục cấp sổ đỏ.
Loại hình văn thư tại Công ty Cổ phần Đầu tư và Xây dựng số 1 Hà Nội
là văn thư tập trung. Ngoài việc soạn thảo, giải quyết văn bản và lập hồ sơ hiện
hành, các khâu nghiệp vụ khác của công tác văn thư được thực hiện tại phòng
Hành chính Nhân sự của công ty. Tại công ty chỉ có văn thư của công ty, không
bố trí văn thư ở các đơn vị khác.
2.2. Công tác văn thư tại Công ty Cổ phần Đầu tư và Xây dựng số 1
Hà Nội
2.2.1. Soạn thảo và ban hành văn bản
Công tác soạn thảo văn bản của Công ty Cổ phần Đầu tư và Xây dựng số
1 Hà Nội đã đảm bảo giải quyết được những công việc được giao. Trình tự, thủ
tục soạn thảo văn bản được thực hiện theo đúng quy định của pháp luật.
Việc soạn thảo và ban hành văn bản do các phòng, ban theo từng lĩnh vực
chuyên môn phụ trách thực hiện hoặc phối hợp để thực hiện. Trong quá trình
giải quyết công việc các phòng, ban có nhiệm vụ soạn thảo, ban hành văn bản
liên quan đến phạm vi giải quyết công việc đó.
* Các loại văn bản Công ty Cổ phần Đầu tư và Xây dựng số 1 Hà Nội
ban hành
Các loại văn bản mà Công ty Cổ phần Đầu tư và Xây dựng số 1 Hà Nội
ban hành gồm: Quyết định, tờ trình, báo cáo, thông báo, kế hoạch, hợp đồng,
công văn, giấy chứng nhận, giấy ủy nhiệm, giấy mời, giấy giới thiệu, giấy nghỉ
phép, giấy biên nhận hồ sơ…

17


* Thẩm quyền ban hành văn bản của Công ty Cổ phần Đầu tư và Xây
dựng số 1 Hà Nội
Căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, Công ty Cổ phần Đầu tư và
Xây dựng số 1 Hà Nội chỉ có thẩm quyền ban hành các văn bản hành chính
thông thường à quyết định cá biệt, không ban hành văn bản quy phạm pháp luật.
* Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản của Công ty Cổ phần Đầu
tư và Xây dựng số 1 Hà Nội
Qua khảo sát tại Công ty Cổ phần Đầu tư và Xây dựng số 1 Hà Nội, em
thấy thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản được trình bày theo Thông tư số
01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội vụ về hướng dẫn thể
thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính.
Tuy nhiên bên cạnh những văn bản được trình bày đúng thể thức và kỹ
thuật thì một số văn bản hành chính được ban hành vẫn còn những sai sót cơ bản
không tuân thủ theo quy định như: ghi tên loại công văn vào ký hiệu văn bản,
trích yếu nội dung không khái quát được nội dung văn bản, viết tắt, viết hoa tùy
tiện, sử dụng sai dấu câu, sử dụng không thống nhất loại chữ, kiểu chữ…Về
ngôn ngữ còn dử dụng câu chữ rườm rà, tối nghĩa, diễn đạt câu thiếu mạch lạc rõ
ràng.
*Quy trình soạn thảo văn bản
Qua khảo sát thực tế em thấy rằng trong việc giải quyết công việc của
công ty và các phòng, ban thì Công ty Cổ phần Đầu tư và Xây dựng số 1 Hà Nội
chủ yếu ban hành các văn bản hành chính thông thường.
Quy trình soạn thảo văn bản của công ty gồm các bước sau:
Bước 1: Chuẩn bị soạn thảo văn bản
Khi nhân viên được phân công soạn thảo văn bản, đầu tiên phải xác định
hình thức, nội dung và độ mật, độ khẩn của văn bản cần soạn thảo.
Thu thập, xử lý các thông tin có liên quan tới nội dung văn bản.

Bước 2: Xây dựng dự thảo trên cơ sở các thông tin có chọn lọc, soạn
thảo văn bản
Đảm bảo thể thức theo Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011
18


của Bộ Nội vụ về hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hánh chính.
Trong trường hợp cần thiết người soạn thảo có thể đề xuất với người lãnh đạo cơ
quan việc tham khảo ý kiến các cơ quan, tổ chức, đơn vị, cá nhân có liên quan;
nghiên cứu tiếp thu để hoàn chỉnh bản thảo.
Bước 3: Thông qua lãnh đạo, trình duyệt bản thảo và tài liệu có liên
quan
Bản thảo do người có thẩm quyền (người kí văn bản) duyệt. Trường hợp
có sửa chữa, bổ sung bản thảo văn bản đã được duyệt phải trình người duyệt
xem xét, quyết định.
Bước 4: Sau khi được sự đồng ý của lãnh đạo thì đánh máy, nhân bản
Đánh máy đúng nguyên bản thảo, đúng thể thức và kỹ thuật trình bày văn
bản. Nhân bản đúng số lượng quy định ở mục “Nơi nhận” văn bản. Người đánh
máy phải giữ bí mật nội dung văn bản và thực hiện đánh máy, nhân bản đúng
thời gian quy định của người lãnh đạo cơ quan. Trong trường hợp nếu phát hiện
có lỗi của bản thảo đã được duyệt, người đánh máy báo lại cho người duyệt văn
bản hoặc người thảo văn bản biết để kịp thời điều chỉnh.
Bước 5: Kiểm tra văn bản trước khi ban hành
Thủ trưởng đơn vị hoặc cá nhân được giao chủ trì soạn thảo văn bản phải
kiểm tra và chịu trách nhiệm về độ chính xác của nội dung văn bản mà mình
soạn thảo.
Trưởng phòng, người được giao trách nhiệm giúp người đứng đầu cơ
quan quản lý công tác văn thư phải kiểm tra và chịu trách nhiệm về hình thức,
thể thức, kỹ thuật trình bày và thủ tục ban hành văn bản.
Bước 6: Trình, ký văn bản

Văn bản đã được hoàn chỉnh, kiểm tra, trình người có thẩm quyền ký theo
quy định phân công của người đứng đầu cơ quan (người đã duyệt bản thảo).
Bước 7: Vào sổ, đóng dấu và phát hành văn bản
Văn bản sau khi ký chính thức chuyển cho văn thư cơ quan, nhân viên văn
thư thực hiện các công việc sau:
- Kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày văn bản; ghi số, ký
19


hiệu và ngày, tháng, năm của văn bản;
- Đóng dấu cơ quan và dấu mức độ khẩn, mật (nếu có);
- Đăng ký vào sổ công văn đi;
- Làm thủ tục chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi. Văn
bản đã làm thủ tục văn thư và chuyển phát ngay trong ngày văn bản đó được ký,
chậm nhất là ngày làm việc tiếp theo;
- Lưu văn bản đã phát hành: mỗi văn bản lưu ít nhất hai bản chính: một
bản lưu tại văn thư cơ quan, một bản lưu tại đơn vị hoặc cá nhân chủ trì soạn
thảo.
- Tại công ty công tác soạn thảo các văn bản hành chính trong thời gian
qua đã đảm bảo được các yêu cầu về quy trình, trình tự các bước khi soạn thảo.
Qua đó, góp phần nhằm nâng cao hiệu quả, chất lượng mà các văn bản soạn thảo
ra trong quá trình ban hành văn bản của mình. Việc soạn thảo văn bản của công
ty cũng dựa trên các nguyên tắc cơ bản như: nguyên tắc đảm bảo tính pháp lý,
nguyên tắc đảm bảo tính khoa học, nguyên tắc đảm bảo tính đại chúng, nguyên
tắc đảm bảo tính khả thi.
Ưu, nhược điểm của công tác soạn thảo và ban hành văn bản tại Công
ty Cổ phần Đầu tư và Xây dựng số 1 Hà Nội
Ưu điểm:
Công tác soạn thảo và ban hành văn bản của Công ty Cổ phần Đầu tư và
Xây dựng số 1 Hà Nội nhìn chung được thực hiện tương đối tốt. Thể thức và kỹ

thuật trình bày của các văn bản dã được trình bày theo Thông tư số 01/2011/TTBNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội vụ vềhướng dẫn thể thức và kỹ
thuật trình bày văn bản hành chính. Các văn bản được ban hành theo đúng trình
tự, thủ tục, có hiệu lực pháp lý, thông tin của văn bản được đảm bảo an toàn.
Nhược điểm:
Bên cạnh hầu hết những văn bản được trình bày đúng thể thức và kỹ thuật
thì một số văn bản ban hành vẫn còn những lỗi sai cơ bản về thể thức, chính tả,
ngôn ngữ.
2.2.2. Quản lý văn bản đi – đến
20


a) Quản lý văn bản đi
Các văn bản đi của công ty Cổ phần Đầu tư và Xây dựng số 1 Hà Nội
thường do các phòng, ban soạn thảo theo đúng chức năng, nhiệm vụ của mình.
* Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày; ghi số, ngày tháng văn bản
Trước khi phát hành văn bản, nhân viên văn thư công ty thực hiện kiểm
tra lại thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản theo đúng quy định của thông tư
số01/2011/TT_BNV ngày 19/01/2011của Bộ Nội vụ về hướng dẫn về thể thức,
kỹ thuật trình bày văn bản hành chính.
Khi tiếp nhận văn bản đã được lãnh đạo ký ban hành: Văn thư công ty có
trách nhiệm kiểm tra thẩm quyền ký, thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản theo
quy định hiện hành. Nếu văn bản đã đúng và đầy đủ theo quy định thì làm thủ
tục phát hành. Nếu phát hiện thấy văn bản có sai sót thì yêu cầu đơn vị soạn thảo
văn bản sửa lại theo đúng quy định mới làm thủ tục phát hành. Về thủ tục phát
hành văn bản, nhân viên văn thư ghi số, ngày, tháng, năm ban hành văn bản,
nhân bản, đóng dấu, phát hành theo nơi nhận, lưu văn bản tại văn thư cơ quan và
đơn vị soạn thảo văn bản.
Ghi số, ngày, tháng, năm của văn bản là công việc bắt buộc vì nó có tính
chính xác để quản lý văn bản.Việc ghi số, ngày, tháng, năm của văn bản được
quy định trong Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của

Bộ Nội vụ vềhướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính.
* Đăng ký văn bản
Tại công ty có 2 hình thức đăng ký văn bản là: đăng ký vào sổ đăng ký
văn bản đi và đăng ký thông qua cơ sở dữ liệu quản lý văn bản đi trên máy tính.
-

Đăng ký vào sổ đăng ký văn bản đi
Văn bản của Công ty Cổ phần Xây dựng số 1 Hà Nội sau khi được kiểm
tra về thể thức, nhân viên văn thư ghi số, ký hiệu, ngày, tháng, năm lên văn bản
rồi tiến hành đăng ký sổ văn bản được lấy theo năm và theo tên loại văn bản.
Mẫu sổ đăng ký văn bản đi (xem phụ lục 04)
Phần đăng ký bên trong sổ là bảng bao gồm 8 cột: Cột thứ 1 là số, ký hiệu
văn bản; cột thứ 2 là ngày, tháng văn bản; cột thứ 3 là tên loại và trích yếu nội
21


dung văn bản; cột thứ 4 là người ký; cột thứ 5 là nơi nhận văn bản; cột thứ 6 là
đơn vị, người nhận bản lưu; cột thứ 7 là số lượng bản; cột thứ 8 là ghi chú.
Số, ký

-

Ngày Tên loại và Người Nơi nhận Đơn vị,
ký

văn bản

Số

Ghi

người

lượng

chú

hiệu

tháng

trích yếu

văn bản

văn

nội dung

nhận bản

bản

(1)

bản
(2)

văn bản
(3)

lưu
(6)

(7)

(4)

(5)

(8)

Đăng ký thông qua cơ sở dữ liệu quản lý văn bản đi trên máy tính.
Tại Công ty việc đăng ký văn bản đi vào Cơ sở dữ liệu quản lý văn bản đi
sử dụng phần mềm quản lý văn bản của Công ty được phụ trách bởi nhân viên
văn thư
Văn bản đi được đăng ký vào Cơ sở dữ liệu quản lý văn bản đi phải được
in ra giấy để ký nhận bản lưu hồ sơ và đóng sổ để quản lý.
* Nhân bản, đóng dấu cơ quan và dấu mật, dấu khẩn

-

Nhân bản
Tại Công ty Cổ phần Đầu tư và Xây dựng số 1 Hà Nội văn bản đi được
nhân bản theo số lượng yêu cầu xác định tại phần nơi nhận của văn bản và theo
đúng thời gian quy định.

-

Đóng dấu cơ quan

Qua khảo sát thực tế, em thấy rằng tại công ty chưa ban hành văn bản
chung cho công ty hướng dẫn về đóng dấu văn bản. Việc đóng dấu văn bản được
thực hiện theo Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của
Bộ Nội vụ về hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính.
Việc đóng dấu lên chữ ký và các phụ lục kèm theo văn bản phải rõ ràng,
ngay ngắn, đúng chiều, và đúng mực dấu quy định. Khi đóng dấu lênchữ ký thì
dấu đóng phải chùm lên khoảng 1/3 chữ ký về phía bên trái.
Việc dóng dấu giáp lai, đóng dấu nổi trên văn bản, tài liệu chuyên ngành
và phụ lục kèm theo quy định của Thủ trưởng cơ quan.
Dấu giáp lai được đóng vào khoảng giữa mép phải của văn bản hoặc phụ
22


lục văn bản, trùm lên một phần các tờ giấy; mỗi dấu đóng tối đa 5 trang.
-

Đóng dấu mật, dấu khẩn
Việc đóng dấu chỉ mức độ mật (“Tuyệt mật”, “Tối mật” và “Mật”), dấu
“Tài liệu thu hồi” trên văn bản được thực hiện theo quy định tại Khoản 2 thông
tư số 12/2002/TT-BCA(A11).
Việc đóng dấu chỉ các mức độ khẩn (“Hỏa tốc”, “Hỏa tốc hẹn giờ”,
“Thượng khẩn” và “Khẩn”) trên văn bản được thực hiện theo quy định tại Điểm
b, Khoản 2, Điều 15 Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội
vụ về hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính.
* Làm thủ tục chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi
Tại Công ty Cổ phần Đầu tư và Xây dựng số 1 Hà Nội việc làm thủ tục
chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi được tiến hành theo các
bước sau:
Bước 1: Lựa chọn bì
Tùy theo số lượng, độ dày và khổ giấy của văn bản, nhân viên văn thư sẽ

chọn các loại bì kích thước cho phù hợp. Bì văn bản luôn có kích thước lớn hơn
so với văn bản.
Bước 2: Viết bì
Nhân viên văn thư sẽ có nhiệm vụ viết các thông tin sau:

-

Tên công ty gửi văn bản;
Địa chỉ công ty;
Số điện thoại;
Địa chỉ Email, website của công ty;
Ghi số, ký hiệu các văn bản có trong bì;
Ghi tên cơ quan, tổ chức hoặc đơn vị, cá nhân nhận văn bản;
Địa chỉ của cơ quan, tổ chức hoặc đơn vị, cá nhân nhận văn bản;
Logo của công ty nếu có.
Bước 3: Vào bì, dán bì
Khi vào bì cần tránh làm nhàu văn bản. Khi dán bì cần lưu ý không để keo
dán dính vào văn bản, keo phải dính đều và không bị nhăn, keo dính phải có độ
kết dính cao và khó bóc.
Bước 4: Đóng dấu độ khẩn, dấu chữ ký hiệu độ mật và dấu khác lên
bì nếu có
23


Sau khi đã giải quyết xong phần bì văn bản, nhân viên văn thư công ty sẽ
chuyển giao trực tiếp cho các đơn vị, cá nhân trong nội bộ cơ quan, người nhận
văn bản sẽ phải ký vào sổ nhận.
* Lưu văn bản đi
Mỗi văn bản đi phải được lưu 2 bản: Bản gốc lưu tại văn thư của công ty
và một bản chính lưu trong hồ sơ công việc. Bản gốc lưu tại văn thư công ty

phải có chữ ký trực tiếp của người có thẩm quyền, được đóng dấu và sắp xếp
theo thứ tự đăng ký.
Nhân viên văn thư có trách nhiệm lập sổ theo dõi và phục vụ kịp thời yêu
cầu sử dụng bản lưu tại văn thư theo quy định của pháp luật và quy định cụ thể
của công ty.
Ưu điểm và nhược điểm của công tác quản lý văn bản đi tại công ty Cổ
phần Đầu tư và Xây dựng số 1 Hà Nội
Ưu điểm:
Công tác quản lý văn bản đi của công ty được thực hiện tương đối đúng
theo quy trình, về công tác này em thấy văn thư của công ty thực hiện khá tốt ở
tất cả các khâu đánh máy, in văn bản, trình ký, đóng dấu. Giải quyết vấn đề
nhanh gọn, ít có sai xót trong việc thực hiện công việc. Văn bản được lưu trong
sổ quản lý văn bản đi và lưu trong phần mềm quản lý văn bản riêng của công ty
để thuận tiện cho việc tìm kiếm văn bản.
Nhược điểm:
Bên cạnh những ưu điểm vẫn còn tồn tại một số hạn chế như: giải quyết
thủ tục ban hành văn bản đi hơi lâu, nhiều khi được thực hiện vắn tắt không theo
đúng quy trình.
b) Quản lý và giải quyết văn bản đến
* Tiếp nhận văn bản đến
Khi có văn bản đến nhân viên văn thư công ty tiếp nhận văn bản đến và
kiểm tra xem văn bản có gửi nhầm cơ quan không. Nếu có nhân viên văn thư trả
lại ngay cho nhân viên bưu điện và kí, trả lại phiếu gửi cho nhân viên bưu điện.
24


Tất cả các khâu phải đảm bảo nhanh chóng chính xác, giữ gìn bí mật.
Sau đó nhân viên văn thư sẽ phân loại, bóc bì văn bản, văn bản có dấu
hỏa tốc phải bóc trước. Đối chiếu số, kí hiệu, số lượng văn bản ghi ngoài bì với
thành phần tương ứng của văn bản lấy trong phong bì và đối chiếu với phiếu

gửi…Sau khi nhận văn bản, văn thư phải đóng dấu đến, ghi số đến, ngày tháng
năm đến của văn bản. Dấu phải được đóng rõ ràng và thống nhất vào khoảng
trống dưới số, kí hiệu và trích yếu.
* Đăng ký văn bản đến
Văn bản đến sẽ được chuyển đến đúng đối tượng chịu trách nhiệm giải
quyết và đối tượng đó phải kí nhận vào sổ chuyển giao văn bản của văn thư. Văn
bản chuyển đến ngày nào phải chuyển giao vào đúng ngày đó. Nếu nhiều người
giải quyết, văn bản phải được sao gửi cho nhiều đơn vị, cá nhân, văn bản gốc
lưu Văn thư.
Mẫu sổ đăng ký văn bản đến [ xem phụ lục 05]
Phần đăng ký bên trong sổ là bảng gồm 9 cột: Cột thứ 1 là ngày đến; cột thứ
2 là số đến; cột thứ 3 là tác giả; cột thứ 4 là số, ký hiệu; cột thứ 5 là ngày tháng ; cột
thứ 6 là tên loại và trích yếu nội dung; cột thứ 7 là người nhận; cột thứ 8 là ký nhận;
cột thứ 9 là ghi chú.
Đơn vị
Ngày Số
đến
(1)

Tác Số, ký Ngày

đến giả
(2)

(3)

hiệu
(4)

tháng

Tên loại và trích

hoặc

Ký

Ghi

yếu nội dung

người

nhận

chú

(6)

nhận
(7)

(8)

(9)

(5)

* Trình, chuyển giao văn bản đến
Sau khi đăng ký văn bản đến, nhân viên văn thư phải trình kịp thời cho người

có thẩm quyền xem xét và cho ý kiến phân phối, chỉ đạo giải quyết. Văn bản đến có
dấu chỉ mức độ khẩn phải phải được trình và chuyển giao ngay sau khi nhận được.
Căn cứ nội dung của văn bản đến, căn cứ quy chế làm việc của công ty, chức
năng, nhiệm vụ và kế hoạch công tác được giao cho các đơn vị cá nhân, người có
25