Báo cáo thực tập tốt nghiệp khoa công nghệ thông tin topica Phần mềm quản lý nhân sự

VIỆN ĐẠI HỌC MỞ HÀ NỘI
TRUNG TÂM ĐÀO TẠO E-LEARNING

BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP

Đề tài:
XÂY DỰNG PHẦN MỀM QUẢN LÝ NHÂN SỰ TẠI CÔNG TY CỔ
PHẦN THƯƠNG MẠI - DỊCH VỤ ……

Họ và tên:
Lớp:
Ngành:
Thời gian thực tập:
Giảng viên hướng dẫn:

Hồ Chí Minh 07/2018

Hà Nội - tháng 8 năm 2015


CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
------------o0o------------XÁC NHẬN CỦA ĐƠN VỊ THỰC TẬP
Đơn vị thực tập : Công ty Cổ Phần Thương Mại - Dịch Vụ ….
Có trụ sở tại:
Điện thoại:
Website:
Email:
Xác nhận:
Anh :
Sinh ngày:

Số CMT:
Sinh viên lớp:
Mã Sinh viên:
Có thực tập tại công ty trong khoảng thời gian: 01/05/2018 đến ngày :
10/06/2018.
Nhận xét:
............................................................................................................................................
Tp. Hồ Chí Minh, Ngày

tháng

năm 2018

Xác nhận của đơn vị thực tập
Chữ ký và dấu xác nhận của cơ quan

2


NHẬN XÉT BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP
...................................................................................................................................
...................................................................................................................................
...................................................................................................................................
...................................................................................................................................
...................................................................................................................................
...................................................................................................................................
...................................................................................................................................
...................................................................................................................................
...................................................................................................................................
...................................................................................................................................

...................................................................................................................................
...................................................................................................................................
...................................................................................................................................
...................................................................................................................................
...................................................................................................................................
...................................................................................................................................
...................................................................................................................................
...................................................................................................................................
...................................................................................................................................
...................................................................................................................................
................., Ngày…... Tháng…... Năm
2018
Giảng viên hướng dẫn

3


PHIẾU BÀI TẬP VẬN DỤNG TRƯỚC TỐT NGHIỆP

I. Yêu cầu
- Anh/Chị hãy nêu từ 3 đến 5 vấn đề và giải pháp tương ứng có thể vận dụng tại
doanh nghiệp nơi Anh/Chị đang công tác hoặc thực tập.
II. Thông tin học viên:
Họ và tên sinh viên :
Mã sinh viên:
Lớp:
Ngành: Công Nghệ Thông Tin
Đơn vị thực tập: Công ty CP Thương Mại - Dịch Vụ …
Cán bộ quản lý trực tiếp:
Chức vụ : Phó Giám đốc

Tên báo cáo thực tập tốt nghiệp: Xây dựng phần mềm quản lý nhân sự tại Công ty
Cổ Phần Thương Mại-Dịch Vụ ….

4


III. Nội dung bài tập

STT

1

2

3

VẤN ĐỀ ĐÃ GẶP

GiẢI PHÁP ĐÃ
NÊU

Nghiên cứu và
tìm ra phương
Thời gian đầu, công
pháp quản lý
ty gặp khó khăn
nhân sự, thương
trong việc quản lý
lượng đàm phán
nhân sự, khó tìm ra

để chốt lại khâu
giải pháp nhằm tối
quản lý giải
ưu trong khâu quản
pháp tối ưu
lý nhân sự.
nhân sự cho
công ty.
Ban Giám đốc gặp
Tham Mưu , hỗ
1 số vướng mắc
trợ Ban Giam
trong quá trình thực
đốc về việc xây
hiện dự án (Phân
dựng và quản trị
tích hệ thống thông
dự án.
tin)
Xây dựng
Phòng hành chính
phương án quản
gặp 1 số vấn đề
lý nhân sự với
trong việc quản lý
những tính năng
nhân sự bằng thủ
tối ưu để giải
công
quyết những vấn

đề của phòng.

MÔN HỌC
LIÊN QUAN

GiẢNG
VIÊN

KIẾN THỨC
THỰC TẾ
ĐÃ HỌC LIÊN
QUAN
-Khảo

Phân tích và
thiết kế hệ
thống thông tin
– TH203

ThS.
Nguyễn
Mạnh
Sơn

sát sơ bộ: tìm
hiểu các yếu tố cơ
bản.
- Đặt ra các vấn đề
trọng tâm cần phải
giải quyết

Phân tích và
thiết kế hệ
thống thông tin
- TH203

ThS.
Nguyễn
Mạnh
Sơn

Xác định các thông
tin và chức năng xử
lý của hệ thống

Phân tích và
thiết kế hệ
thống thông tin
- TH203

ThS.
Nguyễn
Mạnh
Sơn

Chuyển đổi hoạt
động của hệ thống
cũ sang hệ thống
mới

…..ngày …. tháng …. năm ….
Sinh viên

Xác nhận của đơn vị công tác
(Ký tên và đóng dấu)

(Ký và ghi rõ họ tên)

5


MỤC LỤC
CHƯƠNG I: TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI DỊCH VỤ
QUỐC TẾ NGỌC VIỄN ĐÔNG.............................................................................11
1.2. Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức và tình hình nhân sự..............................11
c. Cơ cấu tổ chức.....................................................................................................12
CHƯƠNG II: CƠ SỞ VÀ PHƯƠNG PHÁP LUẬN ĐỂ THỰC HIỆN ĐỀ TÀI.....15
2.1. Hệ thống thông tin quản lý nhân sự..............................................................15
2.1.1. Thông tin...............................................................................................15
2.1.2. Khái niệm hệ thống thông tin quản lý nhân sự.......................................15
2.1.3. Hệ thống thông tin trong một tổ chức....................................................17
2.1.4. Phân loại hệ thống thông tin quản lý nhân sự........................................17
2.1.5. Phát triển hệ thống thông tin quản lý.....................................................19
CHƯƠNG III: PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ NHÂN
SỰ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI DỊCH VỤ QUỐC TẾ NGỌC VIỄN
ĐÔNG..................................................................................................................... 25
3.1. Mô tả hệ thống..............................................................................................25
3.2. Xác định yêu cầu của hệ thống.....................................................................25
3.3. Sơ đồ............................................................................................................. 27
3.3.1. Sơ đồ phân cấp chức năng.....................................................................27

3.3.2. Sơ đồ luồng dữ liệu ngữ cảnh................................................................28
3.3.3. Sơ đồ luồng dữ liệu................................................................................29
3.3.3.1. Sơ đồ luồng dữ liệu mức đỉnh.............................................................29
3.3.3.2. Sơ đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh.....................................................30
CHƯƠNG IV: GIAO DIỆN CHƯƠNG TRÌNH.....................................................33
4.1. Giới thiệu tổng quan về Microsoft Access....................................................33
4.2. Các bảng trong chương trình.........................................................................35
4.3. Xây dựng các mô hình thực thể liên kết........................................................39
4.4. Các form chương trình chính........................................................................40
4.4.1 Form đăng nhập......................................................................................40
4.4.2 Form chính..............................................................................................41
4.5 Thiết kế form trong chức năng hệ thống........................................................41
4.5.1 Form đăng ký..........................................................................................41
4.5.2 Form danh sách user...............................................................................42
Khi đăng ký tài khoản để đăng nhập vào hệ thống thì tài khoản đó sẽ hiện vào bảng
Danh sách user.....................................................................................................42
4.6 Thiết kế form trong chức năng cập nhật.........................................................43
4.6.1 Form cập nhật chức vụ............................................................................43
4.6.2 Form cập nhật hồ sơ nhân viên...............................................................44
4.6.3 Form cập nhật chuyên môn.....................................................................45
4.6.4 Form cập nhật lương...............................................................................46
4.6.5 Form cập nhật chấm công.......................................................................47
4.6.6 Form cập nhật phòng ban........................................................................48
4.7 Thiết kế form trong chức năng tìm kiếm........................................................49
4.7.1 Form tìm kiếm theo phòng ban...............................................................49
4.7.2 Form tìm kiếm theo chức vụ...................................................................50
4.7.4 Form tìm kiếm theo mã nhân viên..........................................................52
4.8 Thiết kế form trong chức năng báo cáo..........................................................53
6

7


DANH MỤC BẢNG BIỂU, SƠ ĐỒ, HÌNH VẼ
Hình 3.1: Sơ đồ phân cấp chức năng
Hình 3.2: Sơ đồ ngữ cảnh
Hình 3.3: Sơ đồ luồng dữ liệu mức đỉnh
Hình 3.4: Sơ đồ luồng dữ liệu mức đỉnh - chức năng quản lý hệ thống
Hình 3.5: Sơ đồ luồng dữ liệu mức đỉnh - chức năng cập nhật thông tin
Hình 3.6: Sơ đồ luồng dữ liệu mức đỉnh - chức năng tìm kiếm
Hình 3.7: Sơ đồ luồng dữ liệu mức đỉnh - chức năng báo cáo
Bảng 4.1: Bảng hồ sơ nhân viên
Bảng 4.2: Bảng chức vụ
Bảng 4.3: Bảng phòng ban
Bảng 4.4: Bảng chuyên môn
Bảng 4.5: Bảng chấm công
Bảng 4.6: Bảng hợp đồng
Bảng 4.7: Bảng bảo hiểm
Bảng 4.8: Bảng lương
Bảng 4.9: Bảng đăng nhập
Bảng 4.10: Mô hình thực thể liên kết
Hình 4.1: Form đăng nhập vào chương trình
Hình 4.2: Form chính của chương trình
Hình 4.3: Form đăng ký
Hình 4.4: Form danh sách user
Hình 4.5: Form cập nhật chức vụ
Hình 4.6: Form cập nhật hồ sơ nhân viên
Hình 4.7: Form cập nhật chuyên môn
Hình 4.8: Form cập nhật lương

Hình 4.9: Form cập nhật chấm công
Hình 4.10: Form cập nhật phòng ban
Hình 4.11: Form tìm kiếm theo phòng ban
Hình 4.12: Form tìm kiếm theo chức vụ

8


Hình 4.13: Form tìm kiếm theo tên nhân viên
Hình 4.14: Form tìm kiếm theo phòng ban
Hình 4.15: Form báo cáo lương
Hình 4.16: Form báo cáo chức vụ
Hình 4.17: Form báo cáo hồ sơ nhân viên
Hình 4.18: Form báo cáo chuyên môn
Hình 4.19: Thông báo yêu cầu nhập tháng
Hình 4.19: Form báo cáo chấm công
Hình 4.20: Form báo cáo phòng ban

9


LỜI MỞ ĐẦU
Chúng ta đang sống trong thời đại mà cuộc cách mạng công nghệ thông tin
(CNTT) đang diễn ra mạnh mẽ hầu như khắp nơi trên thế giới. “Làn sóng thứ ba”
này đã tác động tích cực đến hầu hết mọi hoạt động kinh tế - xã hội, làm thay đổi
không chỉ lối sống, phong cách làm việc cũng như tư duy của con người mà còn tạo
ra sự thay đổi lớn trong phương thức điều hành, quản lý của các tổ chức cũng như
việc sản xuất, kinh doanh của các doanh nghiệp. Nhờ ứng dụng CNTT mà việc quản
lý của các tổ chức, các cơ quan trở nên gọn nhẹ và hiệu quả hơn. Hiện nay, theo xu
thế chung của thế giới và vì những lợi ích to lớn được đem lại, không chỉ ở những

nước phát triển mà ở các nước đang phát triển, không chỉ những công ty lớn mà
ngay cả những tổ chức nhỏ đều đang cố gắng tự xây dựng, thuê hay mua những
chương trình tin học phù hợp với yêu cầu, điều kiện của tổ chức mình. Cũng theo
xu thế chung đó của thế giới, các công ty lớn nhỏ của Việt Nam cũng đang dần đưa
vào sử dụng các chương trình quản lý phù hợp với công ty, tổ chức mình. Đó có thể
là những chương trình quản lý hoạt động kinh doanh, quản lý kho bãi, quản lý
khách hàng… hay những chương trình quản lý hoá đơn, quản lý hồ sơ …Việc sử
dụng những chương trình này không những đem lại những lợi ích về mặt kết quả
công việc mà còn giảm tối đa các chi phí phát sinh, như: chi phí về nhân sự, chi phí
về lưu trữ, chi phí về thời gian…
Em xin chân thành cảm ơn Ban Giám đốc và tập thể nhân viên trong Công ty
Cổ Phần Thương Mại Dịch Vụ Quốc Tế Ngọc Viễn Đông đã giúp đỡ để em có thể
hoàn thành báo cáo thực tập này. Nhưng do kiến thức còn hạn hẹp nên bài báo cáo
không tránh khỏi nhiều sai sót, em rất mong được sự đóng góp ý kiến của thầy cô
để bài báo cáo của em được hoàn thiện tốt hơn.
Tp. Hồ Chí Minh , ngày

tháng

Người thực hiện

10

năm 2018


CHƯƠNG I: TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI DỊCH
VỤ QUỐC TẾ NGỌC VIỄN ĐÔNG
1.1. Quá trình hình thành và phát triển của công ty
jgjfgjgfj

Các loại hình kinh doanh:

1.2. Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức và tình hình nhân sự
a. Mục tiêu
 Năm 2018 tăng trưởng năm ít nhất là 40%, từ năm 2018 đạt lợi nhuận trước thuế
là 20 tỉ đồng mỗi năm.
 Ngày càng nâng cao đời sống cán bộ công nhân viên, thu nhập đạt từ khá đến cao
nhất trong cùng ngành nghề; tạo ra đội ngũ nhân viên giỏi, làm cho họ tự hào
trong ngành Logistics.
 Có đại diện tại các nước phát triển như Hoa Kỳ, Úc, Châu âu, Nhật bản, Trung
Quốc và Singapore trong năm 2018
 Nghiên cứu mở văn phòng tại Campuchia, Lào, Myamar
 Làm thành viên chính thức của IATA, có giấy phép vận tải đa phương thức.
 Mở thêm văn phòng tại các trung tâm công nghiệp tại Việt Nam- ít nhất là 3 văn
phòng nữa.
b. Nhiệm vụ
Phát triển đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp để cung cấp giải pháp, dịch vụ
nhằm tối thiểu hóa chi phí, nâng cao năng lực cạnh tranh và tạo nên sự liên kết cho

11


các nhà sản xuất, xuất nhập khẩu tại Việt nam với Thế giới.
c. Cơ cấu tổ chức
GIÁM ĐỐC

PHÓ GIÁM
ĐỐC

Phòng
tổ
chức
-hành chính

Phòng tài

Phòng kinh

Phòng vật

chính-kế

doanh

tư dịch vụ

toán

Quản lý kho

Bộ phận
Kỹ thuật

Bộ phận
Giao hàng

Hình 1.1: Cơ cấu tổ chức bộ máy của Chi nhánh Công Ty Cổ Phần Thương
Mại Dịch Vụ Quốc Tế Ngọc Viễn Đông

Chức năng nhiệm vụ của các phòng ban
 Giám đốc: Là người quản lý điều hành các công việc chung của các phòng
ban và chịu trách nhiệm về những công việc có tầm quan trọng, mang tính chất
chiến lược của công ty.
 Phó giám đốc trợ giúp cho giám đốc là người chịu trách nhiệm quản lý
những công việc bao gồm:
-

Điều hành trực tiếp về chiến lược phát triển thị trường, quản lý vấn đề nhân

sự bao gồm việc tuyển dụng hay sa thải nhân viên.
-

Nghiên cứu thị trường, tìm kiếm đối tác mở rộng thị trường kinh doanh

-

Chia sẻ công việc quản lý công ty cùng giám đốc.

12


 Phòng kinh doanh là bộ phận chịu trách nhiệm về những công việc sau:
-

Tổ chức bán hàng và bán hàng, lập kế hoạch về doanh thu doanh số.

-

Có trách nhiệm tập hợp các nhu cầu nhập hàng, lập phiếu đề nghị nhận hàng

chuyển cho phòng kế toán xử lý.
-

Có trách nhiệm chăm sóc khách hàng hiện tại và phát triển khách hàng tương

lai, bao gồm những công việc tư vấn về sản phẩm, các dịch vụ sau bán hàng.
-

Thường xuyên cập nhật kiến thức về sản phẩm mới, giá mới và các đối thủ

trên thị trường. Định kỳ họp tổng kết kết quả bán hàng của từng nhân viên, đưa ra
chính sách thưởng phạt thích hợp.
-

Đôn đốc công nợ của khách hàng.

-

Có trách nhiệm thực hiện tất cả những công việc liên quan đến vấn đề tài

chính của công Kết hợp cùng với phòng kế toán tổ chức giải quyết công nợ tồn
đọng.
 Phòng kế toán: chịu trách nhiệm về những công việc bao gồm:
-

Những công việc liên quan đến kế toán, thuế, lập báo cáo tài chính cuối năm,

lập các báo cáo quản trị, doanh thu cho Ban giám đốc khi được yêu cầu…
-

Kết hợp với bộ phận kinh doanh trong công ty.

 Phòng tổ chức hành chính: Các công việc chủ yếu của bộ phận này bao gồm:
-

Quản lý và trả lời điện thoại các cuộc gọi từ bên ngoài vào công ty, gửi báo

giá tới khách hàng.
-

Tiếp nhận bưu kiện , bưu phẩm, chuyển fax nhanh tài liệu.

-

Trả lời và tư vấn cho khách hàng, PR thương hiệu…

-

Những công việc hành chính khác khi có sự phân công của Ban giám đốc

 Bộ phận quản lý kho: Có nhiệm vụ quản lý kho hàng hoá, khi có lệnh nhập
xuất hàng của trên đưa xuống thì làm theo và cuối tháng cùng với bộ phận kế toán
kiểm kê kho hàng hoá.
 Bộ phận giao hàng thực hiện việc giao hàng hoá đến khách hàng khi có lệnh
giao hàng chuyển xuống.
 Bộ phận kỹ thuật có trách nhiệm sửa chữa bảo dưỡng máy móc thiết bị của
công ty và của khách hàng khi có yêu cầu.

13

14


CHƯƠNG II: CƠ SỞ VÀ PHƯƠNG PHÁP LUẬN ĐỂ THỰC HIỆN ĐỀ TÀI
2.1. Hệ thống thông tin quản lý nhân sự
2.1.1. Thông tin
Hệ thông tin quản lý có thể gồm 4 thành phần: các lĩnh vực quản lý, dữ liệu,
thủ tục xử lý (mô hình) và các quy tắc quản lý.
a. Các lĩnh vực quản lý:
Mỗi lĩnh vực quản lý tương ứng những hoạt động đồng nhất (lĩnh vực
thương mại, lĩnh vực hành chính, kỹ thuật, kế toán - tài vụ, v.v…).
b. Dữ liệu:
Là nguyên liệu của hệ thông tin quản lý được biểu diễn dưới nhiều dạng
(truyền khẩu, văn bản, hình vẽ, ký hiệu, v.v…) và trên nhiều vật mang tin (giấy,
băng từ, đĩa từ, đối thoại trực tiếp hoặc thông qua điện thoại, bản sao, fax, v.v…).
c. Các mô hình:
Là nhóm tập hợp các thủ tục ở từng lĩnh vực. Ví dụ:
- Kế hoạch và hoạch đồ kế toán cho lĩnh vực kế toán - tài vụ.
- Quy trình sản xuất.
- Phương pháp vận hành thiết bị.
- Phương pháp quy hoạch dùng cho quản lý dự trữ hoặc quản lý sản
xuất.
d. Quy tắc quản lý:
Sử dụng biến đổi / xử lý dữ liệu phục vụ cho các mục đích xác định.
2.1.2. Khái niệm hệ thống thông tin quản lý nhân sự
Nhân sự là một trong các nguồn lực quan trọng quyết định đến sự tồn tại và
phát triển của bất kỳ một doanh nghiệp nào. Vì vậy vấn đề nhân sự luôn được quan
tâm hàng đầu.

Có rất nhiều cách phát biểu khác nhau về quản trị nhân sự:
Theo giáo sư người Mỹ Dimock “Quản trị nhân sự bao gồm toàn bộ các biện
pháp và thủ tục áp dụng cho nhân viên của một tổ chức và giải quyết tất cả các
trường hợp xảy ra có liên quan tới một loại công việc nào đó”.

15


Còn giáo sư Felix Migro thì cho rằng: “Quản trị nhân sự là một nghệ thuật
chọn lựa nhân viên mới và sử dụng các nhân viên cũ sao cho năng suất và chất
lượng công việc của mỗi người đều đạt mức tối đa có thể”.
Vậy quản trị nhân sự được hiểu là một trong các chức năng cơ bản của quá
trình quản trị, giải quyết tất cả các vấn đề liên quan tới con người gắn với công việc
của họ trong bất cứ tổ chức nào.
Quản trị nhân sự là một hoạt động vừa mang tính khoa học vừa mang tính
nghệ thuật vì quản trị nhân sự là một lĩnh vực gắn bó nhiều đến văn hoá tổ chức và
chứa đựng nhiều giá trị nhân văn hơn bất cứ một lĩnh vực quản trị nào khác.
Vai trò của quản trị nhân sự
Yếu tố giúp ta nhận biết được một xí nghiệp hoạt động tốt hay không hoạt
động tốt, thành công hay không thành công chính là lực lượng nhân sự của nónhững con người cụ thể với lòng nhiệt tình và óc sáng kiến. Mọi thứ còn lại như:
máy móc thiết bị, của cải vật chất, công nghệ kỹ thuật đều có thể mua được, học hỏi
được, sao chép được, nhưng con người thì không thể. Vì vậy có thể khẳng định rằng
quản trị nhân sự có vai trò thiết yếu đối với sự tồn tại và phát triển của doanh
nghiệp.
Trong doanh nghiệp quản trị nhân sự thuộc chức năng chính của nhà quản trị,
giúp nhà quản trị đạt được mục đích thông qua nỗ lực của người khác. Các nhà quản
trị có vai trò đề ra các chính sách, đường lối, chủ trương có tính chất định hướng
cho sự phát triển của doanh nghiệp do đó nhà quản trị phải là người biết nhìn xa
trông rộng, có trình độ chuyên môn cao. Người thực hiện các đường lối chính sách
mà nhà quản trị đề ra là các nhân viên thừa hành, kết quả công việc hoàn thành tốt

hay không phụ thuộc rất nhiều vào năng lực của nhân viên, vì vậy cho nên có thể
nói rằng: “mọi quản trị suy cho cùng cũng là quản trị con người”.
Quản trị nhân sự góp phần vào việc giải quyết các mặt kinh tế xã hội của vấn
đề lao động. Đó là một vấn đề chung của xã hội, mọi hoạt động kinh tế nói chung
đều đi đến một mục đích sớm hay muộn là làm sao cho người lao động hưởng thành
quả do họ làm ra.
Quản trị nhân sự gắn liền với mọi tổ chức, bất kỳ một cơ quan tổ chức nào
cũng cần phải có bộ phận nhân sự. Quản trị nhân sự là một thành tố quan trọng của

16


chức năng quản trị, nó có gốc rễ và các nhánh trải rộng khắp nơi trong mọi tổ chức.
Quản trị nhân sự hiện diện ở khắp các phòng ban, bất cứ cấp quản trị nào cũng có
nhân viên dưới quyền vì thế đều phải có quản trị nhân sự. Cung cách quản trị nhân
sự tạo ra bầu không khí văn hoá cho một doanh nghiệp . Đây cũng là một trong
những yếu tố quyết định đến sự thành bại của một doanh nghiệp .
Quản trị nhân sự có vai trò to lớn đối với hoạt động kinh doanh của một
doanh nghiệp, nó là hoạt động bề sâu chìm bên trong doanh nghiệp nhưng lại quyết
định kết quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp .
2.1.3. Hệ thống thông tin trong một tổ chức
Hệ thống thông tin quản lý có vai trò rất quan trọng đối với việc ra những
quyết định; là cơ sở để các nhà quản lý và doanh nghiệp có thể đưa ra những quyết
định chiến lược đúng đắn, đưa doanh nghiệp vượt qua giai đoạn khó khăn và phát
triển. Nhưng lại có rất ít doanh nghiệp quan tâm đúng mức đến vấn đề tổ chức hệ
thống thông tin trong doanh nghiệp
Hệ thống thông tin quản lý là hệ thống cung cấp thông tin cho công tác quản
lý của tổ chức. Nó bao gồm con người, thiết bị và quy trình thu thập, phân tích,
đánh giá và phân phối những thông tin cần thiết, kịp thời, chính xác cho những
người soạn thảo các quyết định trong tổ chức.

Đây cũng là tên gọi của một chuyên ngành khoa học. Ngành khoa học này
thường được xem là một phân ngành của khoa học quản lý và quản trị kinh doanh.
Ngoài ra, do ngày nay việc xử lý dữ liệu thành thông tin và quản lý thông tin liên
quan đến công nghệ thông tin, nó cũng được coi là một phân ngành trong toán học,
nghiên cứu việc tích hợp hệ thống máy tính vào mục đích tổ chức.
2.1.4. Phân loại hệ thống thông tin quản lý nhân sự
Các loại thông tin quản lý
Thông tin quản lý: là những dữ liệu được xử lý và sẵn sàng phục vụ công
tác quản lý của tổ chức. Có 3 loại thông tin quản lý trong một tổ chức, đó là thông
tin chiến lược, thông tin chiến thuật, và thông tin điều hành.
Thông tin chiến lược: là thông tin sử dụng cho chính sách dài hạn của tổ
chức, chủ yếu phục vụ cho các nhà quản lý cao cấp khi dự đoán tương lai. Loại
thông tin này đòi hỏi tính khái quát, tổng hợp cao. Dữ liệu để xử lý ra loại thông tin

17


này thường là từ bên ngoài tổ chức. Đây là loại thông tin được cung cấp trong
những trường hợp đặc biệt.
Thông tin chiến thuật: là thông tin sử dụng cho chính sách ngắn hạn, chủ
yếu phục vụ cho các nhà quản lý phòng ban trong tổ chức. Loại thông tin này trong
khi cần mang tính tổng hợp vẫn đòi hỏi phải có mức độ chi tiết nhất định dạng
thống kê. Đây là loại thông tin cần được cung cấp định kỳ.
Thông tin điều hành: (thông tin tác nghiệp) sử dụng cho công tác điều hành
tổ chức hàng ngày và chủ yếu phục vụ cho người giám sát hoạt động tác nghiệp của
tổ chức. Loại thông tin này cần chi tiết, được rút ra từ quá trình xử lý các dữ liệu
trong tổ chức. Đây là loại thông tin cần được cung cấp thường xuyên.
Cấu trúc hệ thống thông tin quản lý
Một hệ thống thông tin quản lý được thiết kế cấu trúc tốt gồm bốn hệ thống
con, đó là các hệ thống ghi chép nội bộ, hệ thống tình báo, hệ thống nghiên cứu và

hệ thống hỗ trợ quyết định
Hệ thống ghi chép nội bộ: Đảm bảo cung cấp những số liệu hiện thời, nhiều
tổ chức đã phát triển những hệ thống ghi chép nội bộ tiên tiến có sử dụng máy tính
để có thể cung cấp thông tin nhanh và đầy đủ hơn
Hệ thống tình báo: Cung cấp cho các nhà quản lý những thông tin hàng
ngày, tình hình đang diễn ra về những diễn biến của môi trường bên ngoài
Hệ thống nghiên cứu thông tin: Thu thập những thông tin liên quan đến
một vấn đề cụ thể đặt ra trước tổ chức, đặc điểm của việc nghiên cứu thông tin tốt là
có phương pháp khoa học, sử dụng nhiều phương pháp, xây dựng mô hình, lượng
định tỷ lệ chi phí/lợi ích của giá trị của thông tin.
Hệ thống hỗ trợ quyết định: Gồm các phương pháp thống kê và các mô
hình quyết định để hỗ trợ các nhà quản lý ban hành các quyết định đúng đắn hơn
Phân loại hệ thống thông tin quản lý
Một tổ chức có thể có nhiều cấp, và mỗi cấp có thể cần có một hệ thông
thông tin quản lý riêng của mình. Một tổ chức điển hình có thể có 4 cấp là chiến
lược, chiến thuật, chuyên gia và tác nghiệp. Vì thế, trong một tổ chức có thể có 4 hệ
thống thông tin quản lý cho 4 cấp này. Các cấp có thể có những bộ phận chung.

18


Các nguồn thông tin quản lý
Thông tin quản lý có thể lấy từ bên trong tổ chức hoặc từ bên ngoài tổ chức.
Thông tin nội tại tổ chức thường được lấy từ các báo cáo, sổ sách của tổ chức.
Thông tin bên ngoài có thể lấy từ đối tác, đối thủ cạnh tranh, tổ chức có liên quan,
các nhà cung cấp, chính phủ, v.v...
Vai trò của công nghệ thông tin
Mặc dù một hệ thống thông tin quản lý không nhất thiết phải sử dụng công
nghệ thông tin, nhưng công nghệ thông tin (phần cứng lẫn phần mềm) đang ngày
càng rẻ và góp phần tạo ra năng suất xử lý, lưu trữ, phân phối thông tin ngày một

cao, nên hệ thống thông tin quản lý hiện đại thường tích cực sử dụng công nghệ
thông tin.
2.1.5. Phát triển hệ thống thông tin quản lý
Mục đích chính xác của dự án phát triển một hệ thống thông tin là có được
một sản phẩm đáp ứng nhu cầu của người sử dụng, mà nó được hoà hợp vào trong
các hoạt động của tổ chức, chính xác về mặt kỹ thuật, tuân thủ các giới hạn về tài
chính và thời gian định trước. Không nhất thiết phải theo đuổi một phương pháp để
phát triển một hệ thống thông tin, tuy nhiên không có phương pháp ta có nguy cơ
không đạt được những mục tiêu định trước. Tại sao lại như vậy? Một hệ thống
thông tin là một đối tượng phức tạp, vận động trong một môi trường cũng rất phức
tạp. Để làm chủ sự phức tạp đó, phân tích viên cần phải có một cách tiến hành
nghiêm túc, một phương pháp.
Một phương pháp được định nghĩa như một tập hợp các bước và các công cụ
cho phép tiến hành một quá trình phát triển hệ thống chặt chẽ nhưng dễ quản lý hơn.
Phương pháp được đề nghị ở đây dựa vào ba nguyên tắc cơ sở chung của nhiều
phương pháp hiện đại có cấu trúc để phát triển hệ thống thông tin. Ba nguyên tắc đó
là :
Nguyên tắc 1. Sử dụng các mô hình.
Nguyên tắc 2. Chuyển từ cái chung sang cái riêng.
Nguyên tắc 3. Chuyển từ mô hình vật lý sang mô hình lô-gíc khi phân tích
và từ mô hình lô-gíc sang mô hình vật lý khi thiết kế.

19


Ta xem xét ba nguyên tắc này. Theo chúng ta biết, một hệ thống thông tin
gồm ba mô hình, đó là mô hình lô-gíc, mô hình vật lý ngoài và mô hình vật lý trong.
Bằng cách cùng mô tả về một đối tượng chúng ta đã thấy ba mô hình này được quan
tâm từ những góc độ khác nhau. Phương pháp phát triển hệ thống được thể hiện
cũng dùng tới khái niệm của những mô hình này và do đó cần luôn luôn phân định

rõ ràng ba mức trong tâm trí chúng ta.
Nguyên tắc đi từ chung đến riêng là một nguyên tắc của sự đơn giản hoá.
Thực tế khẳng định rằng để hiểu tốt một hệ thống thì trước hết phải hiểu các mặt
chung trước khi xem xét chi tiết. Sự cần thiết áp dụng nguyên tắc này là hiển nhiên.
Tuy nhiên những công cụ đầu tiên được sử dụng để phát triển ứng dụng tin học cho
phép tiến hành mô hình hoá một hệ thống bằng các khía cạnh chi tiết hơn và nhiệm
vụ lúc đó sẽ khó khăn hơn.
Nhiệm vụ phát triển sẽ đơn giản hơn bằng cách ứng dụng nguyên tắc 3, có
nghĩa là đi từ vật lý sang lô-gíc khi phân tích và đi từ lô-gíc sang vật lý khi thiết kế.
Như đã kể ra ở trên, phân tích bắt đầu từ thu thập dữ liệu về hệ thống thông tin đang
tồn tại và về khung cảnh của nó. Nguồn dữ liệu chính là những người sử dụng, các
tài liệu và quan sát. Cả ba nguồn này cung cấp chủ yếu sự mô tả mô hình vật lý
ngoài của hệ thống. Ví dụ, một người sử dụng nói với chúng ta: "Robert xem xét
bản sao màu hồng và chuyển bản sao màu xanh cho Marie. Marie xem xét nội dung
tài liệu, ký vào văn bản và gửi cho phòng kế toán" hơn là nói: "Người thứ nhất xem
xét tính hợp lệ của đơn đặt hàng, người thứ hai xem xét và xác định sự đúng đắn
của số tiền trả". Việc phiên dịch như vậy là nhiệm vụ của phân tích viên. Tuy nhiên
vấn đề sẽ khác đi khi ta tiến hành thiết kế hệ thống mới. Trong thực tế ta xây dựng
trước hết rằng: "Hệ thống phải kiểm tra tư cách của khách hàng" trước khi ta xem
xét cụ thể nên để "Khách hàng đưa thẻ của mình vào cửa đọc thẻ và nhập mã hiệu
cá nhân vào máy" hay là để "Khách hàng để ngón tay cái và ngón tay trỏ vào máy
đọc vân tay số hoá".

20


Các công đoạn của phát triển hệ thống
Phương pháp được trình bày ở đây có 7 giai đoạn. Mỗi giai đoạn đoạn bao
gồm một dãy các công đoạn được liệt kê kèm theo dưới đây. Cần phải lưu ý rằng từ
đây trở đi cuối mỗi giai đoạn là phải kèm theo việc ra quyết định về việc tiếp tục

hay chấm dứt sự phát triển hệ thống. Quyết định này được trợ giúp dựa vào nội
dung báo cáo mà phân tích viên hoặc nhóm phân tích viên trình bày cho các nhà sử
dụng. Phát triển hệ thống là một quá trình lặp. Tuỳ theo kết quả của một giai đoạn
có thể, và đôi khi là cần thiết, phải quay về giai đoạn trước để tìm cách khắc phục
những sai sót. Một số nhiệm vụ được thực hiện trong suốt quá trình; đó là việc lập
kế hoạch cho giai đoạn tới, kiểm soát những nhiệm vụ đã hoàn thành, đánh giá dự
án và lập tài liệu về hệ thống và về dự án. Và sau đây là mô tả sơ lược các giai đoạn
của việc phát triển hệ thống thông tin.
Giai đoạn 1 : Đánh giá yêu cầu
Đánh giá yêu cầu có mục đích cung cấp cho lãnh đạo tổ chức hoặc hội đồng
giám đốc những dữ liệu đích thực để ra quyết định về thời cơ, tính khả thi và hiệu
quả của một dự án phát triển hệ thống. Giai đoạn này được thực hiện tương đối
nhanh và không đòi hỏi chi phí lớn. Nó bao gồm các công đoạn sau:
1.1 Lập kế hoạch đánh giá yêu cầu.
1.2 Làm rõ yêu cầu.
1.3 Đánh giá khả năng thực thi.
1.4 Chuẩn bị và trình bày báo cáo đánh giá yêu cầu.
Giai đoạn 2 : Phân tích chi tiết
Phân tích chi tiết được tiến hành sau khi có sự đánh giá thuận lợi về yêu cầu.
Những mục đích chính của phân tích chi tiết là hiểu rõ các vấn đề của hệ thống
đang nghiên cứu, xác định những nguyên nhân đích thực của những vấn đề đó, xác
định những đòi hỏi và những ràng buộc áp đặt đối với hệ thống và xác định mục
tiêu mà hệ thống thông tin mới phải đạt được. Trên cơ sở nội dung báo cáo phân
tích chi tiết sẽ quyết định tiếp tục tiến hành hay thôi phát riển một hệ thống mới. Để
làm những việc đó giai đoạn phân tích chi tiết bao gồm các công đoạn sau đây.
2.1 Lập kế hoạch phân tích chi tiết.
2.2 Nghiên cứu môi trường của hệ thống đang tồn tại.

21

2.3 Nghiên cứu hệ thống thực tại.
2.4 Đưa ra chẩn đoán và xác định các yếu tố giải pháp.
2.5 Đánh giá lại tính khả thi.
2.6 Thay đổi đề xuất của dự án.
2.7 Chuẩn bị và trình bày báo cáo phân tích chi tiết.
Giai đoạn 3: Thiết kế lô-gíc
Giai đoạn này nhằm xác định tất cả các thành phần lô gíc của một hệ thống
thông tin, cho phép loại bỏ được các vấn đề của hệ thống thực tế và đạt được những
mục tiêu đã được thiết lập ở giai đoạn trước. Mô hình lô gíc của hệ thống mới sẽ
bao hàm thông tin mà hệ thống mới sẽ sản sinh ra (nội dung của Outputs), nội dung
của cơ sở dữ liệu (các tệp, các quan hệ giữa các tệp), các xử lý và hợp thức hoá sẽ
phải thực hiện (các xử lý) và các dữ liệu sẽ được nhập vào (các Inputs). Mô hình lô
gíc sẽ phải được những người sử dụng xem xét và chuẩn y. Thiết kế lô gíc bao gồm
những công đoạn sau:
3.1 Thiết kế cơ sở dữ liệu.
3.2 Thiết kế xử lý.
3.3 Thiết kế các luồng dữ liệu vào.
3.4 Chỉnh sửa tài liệu cho mức lô-gíc.
3.5 Hợp thức hoá mô hình lô-gíc.
Giai đoạn 4: Đề xuất các phương án của giải pháp
Mô hình lô-gíc của hệ thống mới mô tả cái mà hệ thống này sẽ làm. Khi mô
hình này được xác định và chuẩn y bởi người sử dụng, thì phân tích viên hoặc nhóm
phân tích viên phải nghiêng về các phương tiện để thực hiện hệ thống này. Đó là
việc xây dựng các phương án khác nhau để cụ thể hoá mô hình lô-gíc. Mỗi một
phương án là một phác hoạ của mô hình vật lý ngoài của hệ thống những chưa phải
là một mô tả chi tiết. Tất nhiên là người sử dụng sẽ thấy dễ dàng hơn khi lựa chọn
dựa trên những mô hình vật lý ngoài được xây dựng chi tiết nhưng chi phí cho việc
tạo ra chúng là rất lớn.
Để giúp các những người sử dụng lựa chọn giải pháp vật lý thoả mãn tốt hơn

các mục tiêu đã định ra trước đây, nhóm phân tích viện phải đánh giá các chi phí và
lợi ích (hữu hình và vô hình) cả mỗi phương án và phải có những khuyến nghị cụ

22


thể. Một báo cáo sẽ được trình lên những người sử dụng và một buổi trình bày sẽ
được thực hiện. Những người sử dụng sẽ chọn lấy một phương án tỏ ra đáp ứng tốt
nhất các yêu cầu của họ mà vẫn tôn trọng các ràng buộc của tổ chức. Sau đây là các
công đoạn của giai đoạn đề xuất các phương án giải pháp:
4.1 Xác định các ràng buộc tin học và ràng buộc tổ chức.
4.2 Xây dựng các phương án của giải pháp.
4.3 Đánh giá các phương án của giải pháp.
4.4 Chuẩn bị và tình bày báo cáo của giai đoạn đề xuất các phương án giải
pháp.
Giai đoạn 5 : Thiết kế vật lý ngoài
Giai đoạn này được tiến hành sau khi một phương án giải pháp được lựa
chọn. Thiết kế vật lý bao gồm hai tài liệu kết quả cần có: Trước hết là một tài liệu
bao chứa tất cả các đặc trưng của hệ thống mới sẽ cần cho việc thực hiện kỹ thuật;
và tiếp đó là tài liệu dành cho người sử dụng và nó mô tả cả phần thủ công và cả
những giao diện với những phần tin học hoá. Những công đoạn chính của thiết kế
vật lý ngoài là:
5.1 Lập kế hoạch thiết kế vật lý ngoài
5.2 Thiết kế chi tiết các giao diện (vào/ ra)
5.3 Thiết kế cách thức tương tác với phần tin học hoá
5.4 Thiết kế các thủ tục thủ công
5.5 Chuẩn bị và trình bày báo cáo về thiết kế vật lý ngoài
Giai đoạn 6: Triển khai kỹ thuật hệ thống
Kết quả quan trọng nhất của giai đoạn thực hiện kỹ thuật là phần tin học hoá
của hệ thống thông tin, có nghĩa là phần mềm. Những người chịu trách nhiệm về

giai đoạn này phải cung cấp các tài liệu như các bản hướng dẫn sử dụng và thao tác
cũn như các tài liệu mô tả về hệ thống. Các hoạt động chính của việc triển khai thực
hiện kỹ thuật hệ thống là như sau:
6.1 Lập kế hoạch thực hiện kỹ thuật
6.2 Thiết kế vật lý trong
6.3 Lập trình
6.4 Thử nghiệm hệ thống

23


6.5 Chuẩn bị tài liệu
Giai đoạn 7: Cài đặt và khai thác
Cài đặt hệ thống là pha trong đó việc chuyển từ hệ thống cũ sang hệ thống
mới được thực hiện. Để việc chuyển đổi này được thực hiện với những va chạm ít
nhất, cần phải lập kế hoạch một cách cẩn thận. Giai đoạn này bao gồm các công
đoạn:
7.1 Lập kế hoạch cài đặt
7.2 Chuyển đổi
7.3 Khai thác và bảo trì
7.4 Đánh giá

24


CHƯƠNG III: PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ
NHÂN SỰ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI DỊCH VỤ QUỐC
TẾ NGỌC VIỄN ĐÔNG
3.1. Mô tả hệ thống
- Phục vụ các yêu cầu tra cứu của ban lãnh đạo và những người có liên quan.

- Đầu vào của hệ thống gồm có:
+ Lý lịch cán bộ nhân viên
+ Kê khai bổ sung lý lịch nhân viên
+ Quyết định tăng lương
+ Quyết định chuyển công tác (đến, đi)
- Đầu ra của hệ thống gồm có:
+ Trích ngang lý lịch
+ Danh sách nhân viên theo các phòng
+ Danh sách ban lãnh dạo
+ Danh sách cán bộ chuyển bị nghỉ hưu
+ Bảng lương của cán bộ nhân viên
3.2. Xác định yêu cầu của hệ thống
Năm tiêu chí quan trọng sau đây sẽ đem lại cho Công ty Cổ Phần Thương
Mại Dịch Vụ Quốc Tế Ngọc Viễn Đông nền tảng cơ sở để đánh giá phần mềm quản
lý nhân sự hiệu quả, để từ đó lựa chọn công cụ quản trị vượt trội, tối ưu:
Phù hợp nhu cầu nghiệp vụ của khách hàng
Đây là tiêu chí quan trọng hàng đầu để đánh giá phần mềm quản lý nhân sự
hiệu quả vì không điều gì có thể tốt hơn sự thích hợp. Mỗi đơn vị đều có quy mô
nhân sự khác nhau, và những đặc thù riêng trong cấu trúc nhân sự. Ví dụ như cách
thức quản lý nhân sự của công ty nhà nước và công ty tư nhân. Do đó, mỗi l oại hình
công ty sẽ có những yêu cầu nghiệp vụ nhân sự khác nhau. Một phần mềm quản lý
nhân sự được xem là hữu hiệu phải đáp ứng được yêu cầu nghiệp vụ nhân sự của
riêng công ty đó. Điều này thể hiện ở sự linh hoạt của phần mềm, có thể thay đổi
tùy theo từng chính sách công ty và dễ dàng tích hợp với các phần mềm phổ biến
khác như: phần mềm kế toán, phần mềm ERP…

25