Phát triển hệ thống thông tin kế toán vốn bằng tiền tại chi nhánh Hà Nội công ty cổ phần sản xuất, xuất nhập khẩu lâm sản và hàng tiểu thủ công nghiệp – Trung tâm thương mại UPEXIM.doc

Đồ án tốt nghiệp Khoa Hệ thống thông tin kinh tế
LỜI CAM ĐOAN
Em xin cam đoan bài đồ án với đề tài “Phát triển hệ thống thông tin kế toán
vốn bằng tiền tại chi nhánh Hà Nội công ty cổ phần sản xuất, xuất nhập khẩu
lâm sản và hàng tiểu thủ công nghiệp – Trung tâm thương mại UPEXIM” là
kết quả sự nỗ lực làm việc, nghiên cứu của bản thân em trong thời gian vừa qua.
Em xin chịu trách nhiệm về toàn bộ nội dung của đồ án.
Sinh viên
Đỗ Thu Thủy
Đỗ Thu Thủy CQ44/41.04
1
Đồ án tốt nghiệp Khoa Hệ thống thông tin kinh tế
LỜI CẢM ƠN
Qua 4 năm học tập, nghiên cứu khoa học và rèn luyện tại Học viện Tài chính, cùng
với một thời gian đi thực tập ở Chi nhánh công ty cổ phần sản xuất, xuất nhập khẩu lâm
sản và hàng TTCN – Trung tâm thương mại UPEXIM (Chi nhánh UPEXIM Hà Nội), em
đã hoàn thành đồ án tốt nghiệp với đề tài “Phát triển hệ thống thông tin kế toán vốn
bằng tiền tại chi nhánh Hà Nội công ty cổ phần sản xuất, xuất nhập khẩu lâm sản và
hàng tiểu thủ công nghiệp – Trung tâm thương mại UPEXIM”.
Để có được kết quả này ngoài nỗ lực lớn của bản thân, còn có sự giúp đỡ của rất
nhiều tổ chức và cá nhân. Em xin gửi lời cảm ơn tới:
Bố mẹ em đã sinh thành và nuôi dạy em khôn lớn và đã tiếp sức cho em trong những
lúc gặp khó khăn nhất trong cả quá trình học tập, nghiên cứu khoa học ở trường, đặc biệt
trong giai đoạn làm đồ án.
Học viện Tài chính nói chung và khoa Hệ thống thông tin kinh tế nói riêng đã tạo
điều kiện tốt nhất cho em được học tập và nghiên cứu khoa học trong 4 năm tại đây.
Toàn thể các thầy cô trong Học Viện và trong khoa đã nhiệt tình chỉ bảo em học tập.
Cô Đồng Thị Ngọc Lan, người trực tiếp hướng dẫn em làm đồ án.
Các cô chú, anh chị trong chi nhánh UPEXIM Hà Nội đã tạo điều kiện cho em, chỉ
bảo em để em có thể hoàn thành tốt đồ án của mình.
Các bạn học cùng đã góp ý, chia sẻ, giúp em giải quyết rất nhiều vướng mắc.

Đỗ Thu Thủy CQ44/41.04
2
Đồ án tốt nghiệp Khoa Hệ thống thông tin kinh tế
MỤC LỤC
MỤC LỤC..........................................................................................................3
LỜI MỞ ĐẦU....................................................................................................6
CHƯƠNG 1.......................................................................................................8
NHẬN THỨC CHUNG VỀ PHÁT TRIỂN HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ
TOÁN VỐN BẰNG TIỀN................................................................................8
1.1. NHẬN THỨC CHUNG VỀ PHÁT TRIỂN HỆ THỐNG THÔNG TIN 8
1.1.1 Nhận thức chung về hệ thống thông tin...............................................................8
1.1.1.1 Khái niệm hệ thống thông tin.......................................................................8
1.1.1.2 Kết cấu hệ thống thông tin...........................................................................9
1.1.2 Chu trình phát triển một HTTT.........................................................................12
1.1.3 Hệ thống thông tin quản lý trong doanh nghiệp.................................................14
1.2. NHẬN THỨC CHUNG VỀ KẾ TOÁN VỐN BẰNG TIỀN.................15
1.3.1 Nhiệm vụ của kế toán vốn bằng tiền.................................................................15
1.3.2 Các quy định khi hạch toán vốn bằng tiền.........................................................16
1.3.3 Trình tự kế toán vốn bằng tiền .........................................................................18
1.3.3.1 Trình tự kế toán tiền mặt............................................................................18
1.3.3.2 Trình tự kế toán tiền gửi ngân hàng............................................................20
1.3 SƠ LƯỢC VỀ CÔNG CỤ PHÁT TRIỂN HỆ THỐNG THÔNG TIN. .22
1.3.1 Khái niệm về cơ sở dữ liệu...............................................................................22
1.3.2 Các hệ quản trị cơ sở dữ liệu thường dùng........................................................23
CHƯƠNG 2.....................................................................................................26
THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KẾ TOÁN VỐN BẰNG TIỀN TẠI CHI NHÁNH
UPEXIM HÀ NỘI...........................................................................................26
2.1. KHÁI QUÁT VỀ CHI NHÁNH UPEXIM HÀ NỘI..............................26
2.1.1 Giới thiệu chung...............................................................................................26
2.1.2 Chức năng, nhiệm vụ của chi nhánh.................................................................27

2.2. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KẾ TOÁN VỐN BẰNG TIỀN TẠI CHI
NHÁNH UPEXIM HÀ NỘI...........................................................................28
2.2.1 Mô hình tổ chức bộ máy kế toán.......................................................................28
2.2.2 Hình thức kế toán sử dụng tại chi nhánh...........................................................28
2.2.3 Hệ thống tài khoản kế toán...............................................................................31
2.2.4 Chứng từ kế toán..............................................................................................31
2.2.5 Các sổ và báo cáo được sử dụng tại chi nhánh..................................................32
2.2.6 Quy trình hạch toán kế toán vốn bằng tiền tại chi nhánh...................................32
2.2.7 Tình hình ứng dụng tin học tại chi nhánh..........................................................33
Đỗ Thu Thủy CQ44/41.04
3
Đồ án tốt nghiệp Khoa Hệ thống thông tin kinh tế
2.3 NHẬN XÉT, ĐÁNH GIÁ VÀ PHƯƠNG HƯỚNG THỰC HIỆN CÔNG
TÁC KẾ TOÁN VỐN BẰNG TIỀN TẠI CHI NHÁNH .............................34
CHƯƠNG 3.....................................................................................................35
PHÁT TRIỂN HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN VỐN BẰNG TIỀN TẠI
CHI NHÁNH UPEXIM HÀ NỘI...................................................................35
3.1 MỤC TIÊU CỦA HỆ THỐNG.................................................................35
3.2 MÔ TẢ BÀI TOÁN VÀ XÁC ĐỊNH YÊU CẦU...................................35
3.2.1 Mô tả bài toán...................................................................................................35
3.2.2 Xác định yêu cầu..............................................................................................38
3.3 PHÂN TÍCH HỆ THỐNG VỀ CHỨC NĂNG........................................39
3.3.1 Biểu đồ ngữ cảnh .............................................................................................39
3.3.2 Biểu đồ phân cấp chức năng ............................................................................40
3.3.2.1 Biểu đồ .....................................................................................................40
3.3.2.2 Mô tả chức năng lá.....................................................................................41
3.3.3 Ma trận thực thể chức năng...............................................................................43
3.3.4 Phân tích mô hình.............................................................................................44
3.3.4.1 Biểu đồ luồng dữ liệu mức 0......................................................................44
3.3.4.2 Các biểu đồ luồng dữ liệu mức 1................................................................46

3.4 PHÂN TÍCH HỆ THỐNG VỀ DỮ LIỆU................................................50
3.4.1 Danh mục dữ liệu.............................................................................................50
3.4.2 Xác định các thực thể, các mối liên kết.............................................................53
3.4.2.1 Xác định các thực thể.................................................................................53
3.4.2.2 Mối liên hệ giữa các thực thể.....................................................................54
3.4.3 Mô hình thực thể liên kết ................................................................................55
3.5 KIẾN TRÚC HỆ THỐNG........................................................................56
3.6 MÔ HÌNH CƠ SỞ DỮ LIỆU....................................................................57
3.6.1 Chuyển mô hình thực thể liên kết sang mô hình dữ liệu quan hệ.......................57
3.6.1.1 Biểu diễn các thực thể................................................................................57
3.6.1.2 Biểu diễn các mối quan hệ.........................................................................57
3.6.2 Biểu đồ dữ liệu của mô hình............................................................................58
3.6.3 Cơ sở dữ liệu vật lý...........................................................................................59
3.7 XÁC ĐỊNH LUỒNG HỆ THỐNG...........................................................66
3.7.1 Luồng hệ thống tiến trình “1.0 – Thu chi tiền mặt”...........................................66
3.7.2 Luồng hệ thống tiến trình “2.0 – Thu chi tiền gửi ngân hàng”...........................67
3.7.3 Luồng hệ thống tiến trình “3.0 – Kiểm kê, đối chiếu”.......................................68
3.7.4 Luồng hệ thống tiến trình “4.0 – Đánh giá lại”.................................................69
3.8 GIỚI THIỆU PHẦN MỀM.......................................................................70
3.8.1 Giới thiệu tổng quát..........................................................................................70
3.8.2 Yêu cầu cài đặt.................................................................................................70
Đỗ Thu Thủy CQ44/41.04
4
Đồ án tốt nghiệp Khoa Hệ thống thông tin kinh tế
3.8.3 Hướng dẫn sử dụng..........................................................................................71
3.8.4 Giao diện chính của chương trình.....................................................................72
3.8.5 Hệ thống menu của chương trình......................................................................73
3.8.6 Một số form giao diện và một số báo cáo được in ra.........................................75
PHỤ LỤC.........................................................................................................92
Đỗ Thu Thủy CQ44/41.04

5
Đồ án tốt nghiệp Khoa Hệ thống thông tin kinh tế
LỜI MỞ ĐẦU
Máy tính điện tử (MTĐT) từ khi ra đời, người ta đã thấy được những lợi ích to lớn
của nó. Chẳng hạn như thông tin được xử lý và tìm kiếm cực nhanh, các bài toán dù có
phức tạp và với khối lượng thông tin cần xử lý lớn đều có thể được giải quyết một cách
khá trọn vẹn, nhanh chóng và chính xác. Đến nay, công nghệ thông tin (CNTT) nói
chung và MTĐT nói riêng đã có những bước phát triển vượt bậc và đang được áp dụng
một cách hiệu quả vào mọi lĩnh vực hoạt động của con người.
Trong lĩnh vực kế toán, việc ra đời các phần mềm kế toán đã góp phần không nhỏ
vào hiệu quả của công tác kế toán, giúp cho người kế toán giảm được một khối lượng
lớn các công việc thủ công mà vẫn tạo ra được các sổ sách, báo cáo với số liệu chính
xác, nội dung đúng theo mẫu quy định. Vì vậy, đối với rất nhiều công ty, nhất là các
công ty lớn, phần mềm kế toán trở thành một công cụ không thể thiếu.
Qua thời gian thực tập ở chi nhánh công ty cổ phần sản xuất, xuất nhập khẩu lâm sản
và hàng tiểu thủ công nghiệp – Trung tâm thương mại UPEXIM, em nhận thấy công ty
đã sử dụng phần mềm kế toán, tuy nhiên các nghiệp vụ về vốn bằng tiền, nhất là việc lưu
trữ thông tin của thủ quỹ lại chưa được hỗ trợ hiệu quả nhờ phần mềm hiện tại. Đó là lý
do em lựa chọn đề tài “Phát triển hệ thống thông tin kế toán vốn bằng tiền tại chi
nhánh Hà Nội công ty cổ phần sản xuất, xuất nhập khẩu lâm sản và hàng tiểu thủ
công nghiệp – Trung tâm thương mại UPEXIM”.
Mục tiêu của bài toán em đưa ra là:
- Phân tích và thiết kế hệ thống thông tin kế toán vốn bằng tiền cho chi nhánh.
- Đưa phần mềm vào ứng dụng tại công ty để nâng cao hiệu quả sử dụng vốn bằng
tiền.
- Củng cố và nâng cao kỹ năng lập trình với Visual Foxpro
Đỗ Thu Thủy CQ44/41.04
6
Đồ án tốt nghiệp Khoa Hệ thống thông tin kinh tế
Nội dung chính của đồ án gồm có 4 chương:

Chương 1: Nhận thức chung về phát triển hệ thống thông tin kế toán vốn bằng tiền
trong doanh nghiệp
Chương 2: Thực trạng công tác kế toán vốn bằng tiền tại chi nhánh UPEXIM Hà Nội
Chương 3: Phân tích hệ thống thông tin kế toán vốn bằng tiền tại chi nhánh UPEXIM
Hà Nội
Chương 4: Thiết kế hệ thống thông tin kế toán vốn bằng tiền tại chi nhánh UPEXIM
Hà Nội
Đỗ Thu Thủy CQ44/41.04
7
Đồ án tốt nghiệp Khoa Hệ thống thông tin kinh tế
CHƯƠNG 1
NHẬN THỨC CHUNG VỀ PHÁT TRIỂN HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ
TOÁN VỐN BẰNG TIỀN
1.1. NHẬN THỨC CHUNG VỀ PHÁT TRIỂN HỆ THỐNG THÔNG TIN
1.1.1 Nhận thức chung về hệ thống thông tin
1.1.1.1 Khái niệm hệ thống thông tin
Hệ thống: Hệ thống là một tập hợp gồm các phần tử, các mối quan hệ giữa các phần
tử liên kết với nhau thành một thể thống nhất để thực hiện một chức năng hoặc mục tiêu
nào đó mà từng phần không thể có được.
Thông tin: Thông tin được hiểu theo nghĩa thông thường là một thông báo hay bản
tin làm tăng thêm sự hiểu biết của một đối tượng nhận tin về một vấn đề nào đó, là sự
thực hiện mối quan hệ giữa các sự kiện và hiện tượng.
Hệ thống thông tin: Tuỳ thuộc vào từng quan điểm khác nhau mà có các định nghĩa
hệ thống thông tin khác nhau. Trên thực tế tồn tại một số định nghĩa về hệ thống thông
tin như sau:
Hệ thống thông tin là tập hợp những con người, các thiết bị phần cứng, phần mềm,
dữ liệu... thực hiện hoạt động thu thập, lưu trữ, xử lý và phân phối thông tin trong một
tập hợp các ràng buộc được gọi là môi trường
Hệ thống thông tin được xác định như tập hợp các thành phần được tổ chức để thu
thập, xử lý, lưu trữ, phân phối và biểu diễn thông tin trợ giúp việc ra quyết định và kiểm

soát trong một tổ chức
Hệ thống thông tin là hệ thống sử dụng các thiết bị tin học (máy tính và các thiết bị
trợ giúp), các chương trình phần mềm (các chương trình tin học và các thủ tục) và con
Đỗ Thu Thủy CQ44/41.04
8
Đồ án tốt nghiệp Khoa Hệ thống thông tin kinh tế
người (người sử dụng và các nhà tin học) để thực hiện các hoạt động thu thập, cập nhật,
lưu trữ, xử lý, biến đổi dữ liệu thành các sản phẩm thông tin
Nói tóm lại, mỗi định nghĩa có một cách diễn đạt khác nhau nhưng đều có ý chung
đó là: Hệ thống thông tin là một hệ thống nhằm mục đích thu thập, lưu trữ, xử lý và
truyền thông tin.
1.1.1.2 Kết cấu hệ thống thông tin
Hệ thống thông tin bao gồm: đầu vào (Inputs) của hệ thống thông tin được lấy từ
các nguồn (Sources) và được xử lý bởi hệ thống sử dụng nó cùng với các dữ liệu đã
được lưu trữ từ trước. Kết quả xử lý (Outputs) được chuyển đến các đích (Destination)
hoặc đựơc cập nhật vào kho lưu trữ dữ liệu (Storage).
Như hình trên minh hoạ, mọi hệ thống thông tin có bốn bộ phận: bộ phận đưa dữ liệu
vào, bộ phận xử lý, kho dữ liệu, bộ phận đưa dữ liệu ra.
Phân tích và xử lý thông tin trong tổ chức:
Trong bất kì một tổ chức nào, cũng có thể xác định 3 hệ thống bao gồm: hệ thống
điều khiển (quản lí), hệ thống thông tin (HTTT), hệ thống thực hiện. Trong đó, HTTT là
thành tố không thể thiếu của một tổ chức, có vai trò là cầu nối liên kết với 2 hệ thống
còn lại, bảo đảm cho tổ chức hoạt động đạt được các mục tiêu đã đề ra.
Về mặt kỹ thuật, HTTT có thể được hiểu như một tập hợp của nhiều thành phần liên
hệ với nhau có nhiệm vụ thu thập, quản lí, xử lí, lưu trữ và phân phối thông tin để hỗ trợ
cho việc làm quyết định, phối hợp và điều hành. Về chức năng, HTTT còn có thể sản
Đỗ Thu Thủy CQ44/41.04
Nguồn
Phân phátXử lý và lưu trữThu thập
Đích

Kho dữ liệu
9
Đồ án tốt nghiệp Khoa Hệ thống thông tin kinh tế
xuất ra các thông tin “chiến lược” giúp những người quản lí và hoạt động phân tích vấn
đề, hình dung ra các đối tượng phức tạp, và làm ra các sản phẩm mới.
Rõ ràng HTTT là một yếu tố cấu thành của một tổ chức. Nhiệm vụ cơ bản của HTTT
trong tổ chức là xử lý các thông tin đầu vào, tức là thông tin dùng cho mục đích hoạt
động của tổ chức nhằm chuyển chúng về một dạng trực tiếp sử dụng được: làm cho
chúng trở thành hiểu được, tổng hợp hơn, truyền đạt được, hoặc có dạng đồ hoạ,... Từ đó
hỗ trợ cho việc ra các quyết định và giúp nhà quản lí thực hiện các chức năng quản lí.
Việc lập kế hoạch, tổ chức bố trí nhân sự với nguồn lực con người đã có, thực hiện các
chức năng chỉ đạo và kiểm tra các hoạt động của tổ chức đều phải dựa trên cơ sở là
HTTT. Ngoài ra HTTT còn trang bị cho các nhà quản lí các phương pháp kĩ thuật mới
trong xử lí, phân tích và đánh giá. Vì vậy HTTT trở thành một thành phần cơ bản của
một tổ chức, giữ vai trò quan trọng trong thành công của hoạt động quản lí điều hành của
một tổ chức.
Sự ra đời của một tổ chức - từ cổ chí kim - kéo theo một HTTT xuất hiện. Khi chưa
có máy tính, hoạt động của HTTT có thể được thực hiện trên các công nghệ thủ công
như giấy, bút, bộ xử lí cơ bản là bộ óc con người. Ngày nay, phổ biến hơn, nó được thực
hiện bằng các công cụ hiện đại của CNTT và được gọi bằng thuật ngữ - “HTTT dựa trên
CNTT”. Cũng do có ứng dụng CNTT, nên các HTTT chỉ hoạt động thực sự hiệu quả khi
nó buộc phải dựa trên nhiều tính chất đặc thù của công nghệ đặc biệt này.
Hệ thống thông tin bao gồm 2 thành phần cơ bản:
Các dữ liệu: Đó là các thông tin được lưu trữ và duy trì nhằm phản ánh thực trạng
hiện thời hay quá khứ của tổ chức.
Các xử lý: Đó là những quá trình biến đổi thông tin.
Thông thường hệ thống thông tin không tồn tại một cách riêng lẻ trong bất kỳ một tổ
chức hoạt động. Theo quan điểm cấu trúc hệ thống, trong một tổ chức, hệ thống thông
tin là một tập hợp các hệ thống thông tin chức năng, gồm:
- Hệ thống xử lý tác nghiệp

Đỗ Thu Thủy CQ44/41.04
10
Đồ án tốt nghiệp Khoa Hệ thống thông tin kinh tế
- Hệ thống thông tin quản lý
- Hệ thống thông tin hỗ trợ ra quyết định.
Nó có mục đích xử lý và cung cấp các thông tin cần thiết phục vụ các lãnh vực hoạt
động: tiếp thị, sản xuất, kinh doanh sản phẩm, lao động, tài chính kế toán và các hoạt
động khác. Mỗi một lãnh vực hoạt động này đều liên quan đến các mức hoạt động; từ
hoạt động tác nghiệp, ra các quyết định có cấu trúc, và đôi khi đòi hỏi ra các quyết định
trong tình huống đột xuất, ngoại lệ và thường là các quyết định nửa cấu trúc hoặc không
có cấu trúc. Điều đó có nghĩa rằng các lĩnh vực hoạt động khác nhau trong một tổ chức
hoạt động đều cần có sự trợ giúp của các hệ thống thông tin chức năng khác nhau. Vì
vậy, mỗi hệ thống thông tin chức năng phải thể hiện được vai trò, phương thức hoạt
động cũng như sự liên thông với các hệ thống thông tin chức năng khác trong một tổ
chức hoạt động.
Đỗ Thu Thủy CQ44/41.04
11
Đồ án tốt nghiệp Khoa Hệ thống thông tin kinh tế
MÔ HÌNH HỆ THỐNG THÔNG TIN TỔNG THỂ

1.1.2 Chu trình phát triển một HTTT
Giai đoạn 1: Khởi tạo và lập kế hoạch dự án
Hai hoạt động chính trong khởi tạo và lập kế hoạch dự án là phát hiện ban đầu
chính thức về những vấn đề của hệ thống và các cơ hội của nó, trình bày rõ lý do vì sao
tổ chức cần hay không cần phát triển HTTT. Tiếp đến là xác định phạm vi cho hệ thống
dự kiến. Một kế hoạch dự án phát triển HTTT được dự kiến về cơ bản được mô tả theo
vòng đời phát triển hệ thống, đồng thời cũng đưa ra ước lượng thời gian và các nguồn
lực cần thiết cho việc thực hiện nó. Hệ thống dự kiến phải giải quyết được những vấn đề
đặt ra của tổ chức hay tận dụng được những cơ hội có thể trong tương lai mà tổ chức
Đỗ Thu Thủy CQ44/41.04

12
Đồ án tốt nghiệp Khoa Hệ thống thông tin kinh tế
gặp, và cũng phải xác định chi phí phát triển hệ thống và lợi ích mà nó sẽ mang lại cho
tổ chức.
Giai đoạn 2: Phân tích hệ thống
Phân tích hệ thống nhằm để xác định nhu cầu thông tin của tổ chức, nó cung cấp
những dữ liệu cơ sở cho việc thiết kế HTTT sau này, bao gồm các công việc
- Xác định và phân tích yêu cầu: Chính là những gì mà người sử dụng mong đợi
hệ thống sẽ mang lại
Người thiết kế phải mô tả lại hoạt động nghiệp vụ của hệ thống, làm rõ các yêu
cầu của hệ thống cần xây dựng và mô tả yêu cầu theo một cách đặc biệt
- Nghiên cứu yêu cầu và cấu trúc nó phù hợp với mối quan hệ bên trong, bên
ngoài và những giới hạn đặt lên các dịch vụ cần thực hiện
- Tìm các giải pháp cho các thiết kế ban đầu để đạt được yêu cầu đặt ra, so sánh
để lựa chọn giải pháp thiết kế tốt nhất đáp ứng các yêu cầu với chi phí, nguồn lực, thời
gian và kĩ thuật cho phép để tổ chức thông qua.
Giai đoạn 3: Thiết kế hệ thống
Thiết kế hệ thống chính là quá trình tìm ra các giải pháp công nghệ thông tin để
đáp ứng các yêu cầu đặt ra ở trên
- Thiết kế Logic: Thiết kế hệ thống logic không gắn với bất kỳ hệ thống phần
cứng và phần mềm nào; nó tập trung vào mặt nghiệp vụ của hệ thống thực
- Thiết kế vật lý: Là quá trình chuyển mô hình logic trừu tượng thành bản thiết kế
hay các đặt tả kĩ thuật. Những phần khác nhau của hệ thống được gắn vào những thao
tác và thiết bị vật lý cần thiết để tiện lợi cho việc thu thập dữ liệu, xử lý và đưa ra thông
tin cần thiết cho tổ chức
Giai đoạn này phải lựa chọn ngôn ngữ lập trình, hệ cơ sở dữ liệu, cấu trúc file tổ
chức dữ liệu, những phần cứng, hệ điều hành và môi trường mạng cần được xây dựng.
Sản phẩm cuối cùng của pha thiết kế là đặc tả hệ thống ở dạng như nó tồn tại trên thực
Đỗ Thu Thủy CQ44/41.04
13

Đồ án tốt nghiệp Khoa Hệ thống thông tin kinh tế
tế, sao cho nhà lập trình và kĩ sư phần cứng có thể dễ dàng chuyển thành chương trình và
cấu trúc hệ thống
Giai đoạn 4: Lập trình và kiểm thử
- Trước hết chọn phần mềm nền (Hệ điều hành, hệ quản trị Cơ sở dữ liệu, ngôn
ngữ lập trình, phần mềm mạng)
- Chuyển các thiết kế thành các chương trình (phần mềm)
- Kiểm thử hệ thống cho đến khi đạt yêu cầu đề ra, từ kiểm thử các module chức
năng, các hệ thống và nghiệm thu cuối cùng
Giai đoạn 5: Cài đặt, vận hành và bảo trì
- Trước hết phải lắp đặt phần cứng để làm cơ sở cho hệ thống
- Cài đặt phần mềm
- Chuyển đổi hoạt động của hệ thống cũ sang hệ thống mới, gồm có: chuyển đổi
dữ liệu; bố trí, sắp xếp người làm việc trong hệ thống; tổ chức hệ thống quản lý và bảo
trì.
- Viết tài liệu và tổ chức đào tạo
- Đưa vào vận hành
- Bảo trì hệ thống, gồm có: Sửa lỗi, hoàn thiện và nâng cấp hệ thống.
1.1.3 Hệ thống thông tin quản lý trong doanh nghiệp
HTTT quản lý: Là hệ thống nhằm cung cấp các thông tin cần thiết cho sự quản lý,
điều hành của một doanh nghiệp hay một tổ chức.
Hạt nhân của hệ thống thông tin quản lý là một cơ sở dữ liệu chứa các thông tin
phản ánh tình trạng hiện thời và tình trạng kinh doanh hiện thời của doanh nghiệp. Hệ
thống thông tin thu thập các thông tin đến từ môi trường của doanh nghiệp, phối hợp các
thông tin có trong cơ sở dữ liệu để giữ cho các thông tin ở đó luôn phản ánh đúng tình
trạng hiện thời của doanh nghiệp.
Đỗ Thu Thủy CQ44/41.04
14
Đồ án tốt nghiệp Khoa Hệ thống thông tin kinh tế
Một số HTTT quản lý trong một doanh nghiệp như:

1.2.1 Hệ thống quản lý nhân sự
1.2.2 Hệ thống quản lý tiền lương.
1.2.3 Hệ thống quản lý vật tư.
1.2.4 Hệ thống quản lý công văn đi, đến.
1.2.5 Hệ thống kế toán.
1.2.6 Hệ thống quản lý tiến trình…
HTTT quản lý trong doanh nghiệp giúp cho thông tin trong doanh nghiệp được tổ
chức một cách khoa học và hợp lý, từ đó các nhà quản lý trong doanh việc ra các quyết
định kịp thời. Do đó nó có vai trò vô cùng quan trọng đối với doanh nghiệp.
Sự cần thiết phát triển HTTT quản lý trong doanh nghiệp:
Một doanh nghiệp có HTTT quản lý hiệu quả giúp cho doanh nghiệp có thể:
Khắc phục khó khăn trước mắt để đạt được các mục tiêu đề ra
Tạo ra năng lực chớp được các cơ hội hay vượt qua các thách thức.
Ngoài ra, do sức ép trong hợp tác, HTTT quản lý là một trong những yếu tố mà
mỗi đối tác đánh giá giá trị của doanh nghiệp
Đó là những nguyên nhân phải phát triển HTTT quản lý trong doanh nghiệp.
1.2. NHẬN THỨC CHUNG VỀ KẾ TOÁN VỐN BẰNG TIỀN
1.3.1 Nhiệm vụ của kế toán vốn bằng tiền
Vốn bằng tiền là một bộ phận của vốn sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, thuộc
tài sản lưu động, được hình thành chủ yếu trong quá trình bán hàng và các quan hệ thanh
toán.
Vốn bằng tiền của doanh nghiệp bao gồm: Tiền mặt tồn quỹ, tiển gửi ngân hàng và
tiền đang chuyển. Quản lý chặt chẽ vốn bằng tiền là điều kiện để tăng hiệu quả sử dụng
Đỗ Thu Thủy CQ44/41.04
15
Đồ án tốt nghiệp Khoa Hệ thống thông tin kinh tế
vốn lưu động, bảo vệ chặt chẽ tài sản, ngăn ngừa các hiện tượng lãng phí, tham ô tài sản
của đơn vị.
Để góp phần quản lý tốt tài sản của doanh nghiệp, kế toán vốn bằng tiền cần thực
hiện các nhiệm vụ sau đây:

- Phản ánh đầy đủ, chính xác và kịp thời số hiện có và tình hình biến động của các
loại tiền mặt.
- Kiểm tra, giám sát chặt chẽ việc chấp hành các chế độ, quy định, các thủ tục
quản lý tiền mặt.
1.3.2 Các quy định khi hạch toán vốn bằng tiền
* Kế toán vốn bằng tiền tuân thủ các nguyên tắc sau:
Kế toán sử dụng một đơn vị tiền tệ thống nhất là đồng Việt Nam (VNĐ).
Các loại ngoại tệ phải quy đổi ra đồng Việt Nam công bố tại thời điểm phát sinh
nghiệp vụ và được theo dõi chi tiểt riêng từng nguyên tệ trên tài khoản 007”ngoại tệ các
loại”.
Các loại vàng, bạc,đá quý, kim khí quý phải được đánh giá bằng tiền tệ tại thời điểm
phát sinh theo giá thực tế (nhập, xuất) ngoài ra phải theo dõi chi tiết số lượng, trọng
lượng, quy cách và phẩm chất của từng loại.
Vào cuối mỗi kỳ, kế toán phải điều chỉnh lại các loại ngoại tệ theo tỷ giá thực tế.
* Quy định về hạch toán tiền mặt tại quỹ:
Tiền mặt là số vốn bằng tiền do thủ quỹ bảo quản tại quỹ (két) của doanh nghiệp,
bao gồm: Tiền Việt Nam, ngoại tệ, vàng bạc, đá quý, kim khí quý, tín phiếu và ngân
phiếu.
Mọi khoản thu chi, bảo quản tiền mặt đều do thủ quỹ chịu trách nhiệm thực hiện.
Thủ quỹ không trực tiếp mua bán vật tư, hàng hóa, tiếp liệu hoặc làm thay công tác kế
toán. Tất cả các khoản thu chi đều phải có chứng từ hợp lệ và phải có chữ ký của kế toán
trưởng và Thủ trưởng đơn vị.
Đỗ Thu Thủy CQ44/41.04
16
Đồ án tốt nghiệp Khoa Hệ thống thông tin kinh tế
Thủ quỹ do giám đốc chỉ định và không được nhờ người khác làm thay.
Tiền mặt phải được bảo quản trong két an toàn, chống mất trộm, chống cháy, chống
mối xông.
Phải thường xuyên tiến hành kiểm quỹ với sự chứng kiến của kế toán trưởng để phát
hiện kịp thời khoản chênh lệch để có biện pháp xử lý; ngăn chặn mọi hành vi biểu hiện

tiêu cực xâm phạm tài sản của Doanh nghiệp.
Hàng ngày khi nhận được báo cáo quỹ kèm các chứng từ do thủ quỹ gửi đến kế toán
quỹ phải đối chiếu, kiểm tra số liệu trên từng chứng từ. Sau khi kiểm tra xong kế toán
lập định khoản và ghi vào sổ tổng hợp tài khoản tiền mặt.
* Quy định về tiền gửi ngân hàng:
Tiền gửi là số tiền mà doanh nghiệp gửi tại các ngân hàng, kho bạc Nhà nước hoặc
các công ty tài chính, bao gồm tiền Việt Nam, các loại ngoại tệ, vàng bạc, đá quý...
Khi nhận được các chứng từ do ngân hàng gửi đến, kế toán phải tiến hành kiểm tra,
đối chiếu với chứng từ gốc kèm theo. Trường hợp có chênh lệch thì vấn phải ghi theo
chứng từ của ngân hàng, số chênh lệch theo dõi ở tài khoản phải thu hoặc phải trả khác
và báo cho ngân hàng đối chiếu, xác minh lại.
Đối với những doanh nghiệp có những tổ chức, bộ phận trực thuộc, có thể mở tài
khoản chuyên thu, chuyên chi, tài khoản thanh toán phù hợp, thuận tiện cho giao dịch.
Kế toán phải tổ chức theo dõi theo từng ngân hàng, kho bạc, công ty tài chính để tiện
kiểm tra đối chiếu.
Đỗ Thu Thủy CQ44/41.04
17
Đồ án tốt nghiệp Khoa Hệ thống thông tin kinh tế
1.3.3 Trình tự kế toán vốn bằng tiền
1.3.3.1 Trình tự kế toán tiền mặt
* Đối với các khoản thu chi bằng đồng Việt Nam
Đỗ Thu Thủy CQ44/41.04
18
Đồ án tốt nghiệp Khoa Hệ thống thông tin kinh tế
* Đối với các khoản thu chi bằng ngoại tệ
Đỗ Thu Thủy CQ44/41.04
19
Đồ án tốt nghiệp Khoa Hệ thống thông tin kinh tế
1.3.3.2 Trình tự kế toán tiền gửi ngân hàng
* Đối với tiền gửi bằng đồng Việt Nam

Đỗ Thu Thủy CQ44/41.04
20
Đồ án tốt nghiệp Khoa Hệ thống thông tin kinh tế
* Đối với tiền gửi là ngoại tệ
Đỗ Thu Thủy CQ44/41.04
21
Đồ án tốt nghiệp Khoa Hệ thống thông tin kinh tế
1.3 SƠ LƯỢC VỀ CÔNG CỤ PHÁT TRIỂN HỆ THỐNG THÔNG TIN
1.3.1 Khái niệm về cơ sở dữ liệu
Dữ liệu chính là yếu tố đầu vào của thông tin. Để có được thông tin hữu ích, doanh
nghiệp cần phải tổ chức lưu trữ dữ liệu thật khoa học và hợp lí. Sự tiến bộ của khoa học
kĩ thuật nói chung, của Công nghệ thông tin nói riêng là cơ sở để quản lí dữ liệu khoa
học. Công nghệ quản lí dữ liệu tiến bộ cho phép biểu diễn dữ liệu thành các file riêng
biệt và tổ chức chúng thành những cơ sở dữ liệu dùng chung. Hiện nay những hệ quản
trị Cơ sở dữ liệu đang được dùng nhiều là: Microsoft Acess, SQL server, Foxpro,
Oracle…
Dưới đây là một số khái niệm cơ bản trong một cơ sở dữ liệu:
Bảng (Table): Dùng để ghi chép dữ liệu về một nhóm phân tử nào đó được gọi như
là một thực thể.
Thực thể và thuộc tính của thực thể: đã nêu ở phần mô hình E – R..
Thực thể (Entity): Là một nhóm người, đồ vật, hiện tượng, sự kiện hay khái niệm
bất kỳ với các đặc điểm và tính chất cần ghi nhớ.
Thuộc tính (Attribute): Mỗi thực thể đều có những đặc điểm và tính chất mà người
ta gọi là thuộc tính. Mỗi thuộc tính là một chi tiết dữ liệu riêng biệt thường không thể
chia nhỏ hơn được nữa.
Cơ sở dữ liệu (Data Base): Là một nhóm gồm một hay nhiều bảng liên quan đến
nhau.
Hệ cơ sở dữ liệu (Data Base Systems): Là tập hợp các cơ sở dữ liệu có liên quan
tới nhau.
Hệ quản trị cơ sở dữ liệu (Data Base Management Systems): Là một hệ thống

chương trình máy tính giúp tạo lập, duy trì và sử dụng các cơ sở dữ liệu.
Các hoạt động chính của một cơ sở dữ liệu: cập nhật, truy vấn dữ liệu và cho phép
lập các báo cáo.
Đỗ Thu Thủy CQ44/41.04
22
Đồ án tốt nghiệp Khoa Hệ thống thông tin kinh tế
1.3.2 Các hệ quản trị cơ sở dữ liệu thường dùng
Hiện nay, trên thế giới đang sử dụng phổ biến các hệ quản trị cơ sở dữ liệu : Oracle,
SQL, Microsoft Access, hoặc Microsoft Visual Foxpro.
* Oracle
Đây có thể nói là một hệ quản trị CSDL hàng đầu trên thế giới. Hơn hai phần ba
trong số 500 tập đoàn công ty lớn nhất thế giới (Fortune 500) sử dụng Oracle. Ở Việt
Nam hầu hết các đơn vị lớn thuộc các ngành ngân hàng, kho bạc, thuế, bảo hiểm, bưu
điện, hàng không, dầu khí,… đều sử dụng hệ quản trị CSDL Oracle. Có được như thế là
vì Oracle hiện đang dẫn đầu về các tính năng như:
- Độ ổn định và tin cậy cao
- Khả năng xử lý dữ liệu rất lớn, có thể lên đến hàng trăm TeraByte (1 TeraByte ~
1,000 GigaByte ~ 1,000,000,000 KiloByte) mà vẫn đảm bảo tốc độ xử lý dữ liệu rất cao.
- Khả năng bảo mật rất cao, Oracle đạt độ bảo mật cấp C2 theo tiêu chuẩn bảo mật
của Bộ Quốc Phòng Mỹ và công nghệ CSDL Oracle vốn được hình thành từ yêu cầu đặt
hàng của các cơ quan an ninh FBI và CIA.
- Ngoài ra Oracle còn là một hệ CSDL độc lập với hệ điều hành. Nó cho phép không
chỉ chạy trên các hệ điều hành thương mại Windows mà còn có thể chạy trên các hệ điều
hành mã nguồn mở miễn phí như Linux rất mạnh và rất phổ biến hiện nay.
Mặc dù đã có mặt tại Việt nam từ những năm 90 nhưng mãi cho đến cách đây vài
năm, Oracle vẫn chỉ mới được các cơ quan nhà nước và các tổng công ty rất lớn sử
dụng, vẫn chưa có nhiều doanh nghiệp quan tâm vì Oracle vốn được các doanh nghiệp
liệt vào hạng “cao cấp và đắt tiền”. Cũng chính vì lẽ đó mà không có nhiều công ty phần
mềm dám đầu tư xây dựng sản phẩm phần mềm ứng dụng cho doanh nghiệp theo công
nghệ này.

* SQL
Đỗ Thu Thủy CQ44/41.04
23
Đồ án tốt nghiệp Khoa Hệ thống thông tin kinh tế
SQL là hệ quản trị cơ sở dữ liệu mã nguồn mở phổ biến nhất thế giới và được các
nhà phát triển rất ưa chuộng trong quá trình phát triển ứng dụng. Vì SQL là cơ sở dữ liệu
tốc độ cao, ổn định và dễ sử dụng, có tính khả chuyển, hoạt động trên nhiều hệ điều
hành cung cấp một hệ thống lớn các hàm tiện ích rất mạnh.Với tốc độ và tính bảo mật
cao, SQL rất thích hợp cho các ứng dụng có truy cập CSDL trên internet. Nó có nhiều
phiên bản cho các hệ điều hành khác nhau: phiên bản Win32 cho các hệ điều hành dòng
Windows, Linux, Mac OS X, Unix, FreeBSD, NetBSD, Novell NetWare, SGI Irix,
Solaris, SunOS, ...
SQL là một trong những ví dụ rất cơ bản về Hệ Quản trị Cơ sở dữ liệu quan hệ sử
dụng Ngôn ngữ truy vấn có cấu trúc .
* Microsoft Access
Microsoft Access là một Hệ Quản Trị Cơ Sở Dữ Liệu (QTCSDL) tương tác người
sử dụng chạy trong môi trường Windows. Microsoft Access cho chúng ta một công cụ
hiệu lực và đầy sức mạnh trong công tác tổ chức, tìm kiếm và biểu diễn thông tin.
Microsoft Access cho ta các khả năng thao tác dữ liệu, khả năng liên kết và công cụ
truy vấn mạnh mẽ giúp quá trình tìm kiếm thông tin nhanh. Người sử dụng có thể chỉ
dùng một truy vấn để làm việc với các dạng cơ sở dữ liệu khác nhau. Ngoài ra, có thể
thay đổi truy vấn bất kỳ lúc nào và xem nhiều cách hiển thị dữ liệu khác nhau chỉ cần
động tác nhấp chuột.
Microsoft Access và khả năng kết xuất dữ liệu cho phép người sử dụng thiết kế
những biểu mẫu và báo cáo phức tạp đáp ứng đầy đủ các yêu cầu quản lý, có thể vận
động dữ liệu và kết hợp các biểu mẫu và báo cáo trong một tài liệu và trình bày kết quả
theo dạng thức chuyên nghiệp.
Microsoft Access là một công cụ đầy năng lực để nâng cao hiệu suất công việc.
Bằng cách dùng các Wizard của MS Access và các lệnh có sẵn (macro) ta có thể dễ
dàng tự động hóa công việc mà không cần lập trình. Đối với những nhu cầu quản lý cao,

Đỗ Thu Thủy CQ44/41.04
24
Đồ án tốt nghiệp Khoa Hệ thống thông tin kinh tế
Access đưa ra ngôn ngữ lập trình Access Basic (Visual Basic For application) một ngôn
ngữ lập trình mạnh trên CSDL
* Visual Foxpro
Hiện nay, phiên bản Visual Foxpro được sử dụng nhiều nhất là Visual Foxpro 9.0.
Với hệ quản trị này, , ta có thể xây dựng một hệ thống chương trình ứng dụng trong môi
trường hệ điều hành Microsoft Windows rất dễ dàng và tiện lợi cho người viết trình và
cho người sử dụng. Em quyết định lựa chọn hệ quản trị này để thực hiện đồ án của mình
vì những ưu điểm sau đây:
- Visual Foxpro hỗ trợ về lập trình hướng đối tượng, hỗ trợ khả năng thiết kế giao
diện trực quan.
- Giúp triển khai các ứng dụng một cách dễ dàng hơn, giảm bớt khối lượng lập trình
phức tạp.
- Là ngôn ngữ lập trình hỗ trợ mạnh cho bộ xử lý CSDL.
Tuy nhiên, Visual Foxpro cũng có những hạn chế như bảo mật kém, không an toàn
và không thuận tiện khi chạy trên môi trường mạng.
Đỗ Thu Thủy CQ44/41.04
25