Quy trình thu hồi triệu hồi

\

1. MỤC ĐÍCH
Quy định các phương pháp thống nhất để thực hiện, quản lý & kiểm soát các quá trình thu hồi & triệu hồi sản
phẩm nhằm đảm bảo an toàn thực phẩm và lợi ích của Công ty.
2. PHẠM VI
Quy trình này áp dụng đối với tất cả các trường hợp thu hồi, triệu hồi sản phẩm do Công ty thực hiện.
3. NỘI DUNG
3.1 Lưu đồ:
Trách nhiệm

Lưu đồ

Phòng KT&QLCL

Biểu mẫu/Hồ sơ
BM01/QT-THTH

Lập hồ sơ lô hàng

Phòng KT&QLCL và XN

Nhận diện trong quá
trình sản xuất

Phòng KHKD

Lập hồ sơ phân phối lô
hàng

Phòng KHKD

Đề nghị thu hồi sản
phẩm

Ban Tổng Giám đốc

Các phòng ban, XN liên quan

Quyết định thu hồi sản
phẩm

Triển khai thực hiện

Hồ sơ giám sát sản xuất

BM02/QT - THTH

BM03/QT - THTH

BM04/QT - THTH


\

Phòng KHKD

BM05/QT - THTH
Báo cáo kết quả thu hồi

Phòng KT&QLCL

Báo cáo kết quả xử lý
hàng thu hồi

BM06/QT - THTH

3.2 Quy định chung




Đội trưởng đội HACCP định kỳ 12 tháng/ lần, tổ chức triển khai diễn tập, giám sát và đánh giá
kết quả thực hiện thu hồi và triệu hồi sản phẩm. Có thể kết hợp với diễn tập truy tìm nguồn gốc
sản phẩm và ứng phó với tình trạng khẩn cấp về an toàn thực phẩm.
Tất cả các Giám đốc, Phó giám đốc các bộ phận liên quan có trách nhiệm hợp tác chặt chẽ với
đội trưởng đội HACCP thực hiện quy trình này.

3.2 Quy định về cấp độ thu hồi & triệu hồi sản phẩm
Cấp độ 1: Thu hồi/ triệu hồi khi sản phẩm của Công ty mất an toàn thực phẩm nghiêm trọng, có
thể làm cho người tiêu dùng bị ngộ độc khi sử dụng, hoặc thực hiện theo yêu cầu của các cơ quan
nhà nước có thẩm quyền tại Việt Nam hoặc tại nước nhập khẩu.
 Cấp độ 2: Thu hồi/ triệu hồi khi sản phẩm của Công ty mất an toàn thực phẩm nhưng không đến
mức gây ngộ độc hoặc làm tổn thương đến sức khỏe người tiêu dùng một cách nghiêm trọng hoặc
thực hiện theo yêu cầu của khách hàng.
 Cấp độ 3: Thu hồi/ triệu hồi khi sản phẩm của Công ty không vi phạm các quy định về an toàn
nhưng không đáp ứng các yêu cầu chất lượng khác của khách hàng hoặc theo các tiêu chuẩn của
Công ty đã công bố.
Việc xác định cấp độ thu hồi đối với các trường hợp thực tế cụ thể do Ban Tổng Giám đốc Công ty
quyết định dựa trên dữ liệu nhận được từ bên ngoài và các kết quả điều tra nội bộ cung cấp bởi đội
HACCP và các bộ phận có liên quan.



3.3 Quy định thực hiện việc thu hồi, triệu hồi








Sau khi đã điều tra thấu đáo về mức độ và bản chất của sản phẩm liên quan và đã đảm bảo thực
hiện đầy đủ các quá trình truy tìm nguồn gốc, nhằm xác định đầy đủ chủng loại và số lượng sản
phẩm liên quan. Ban Tổng Giám đốc ban hành quyết định thu hồi/ triệu hồi sản phẩm.
Ban Tổng Giám đốc chủ trì cuộc họp xác định các phương án thu hồi và trực tiếp chỉ đạo việc
cung cấp thông tin cho các bên có liên quan, bao gồm cả việc xem xét nội dung thông tin trước
khi truyền đạt ra bên ngoài công ty.
Phòng Kế hoạch -Kinh doanh có trách nhiệm liên hệ với khách hàng để xác nhận số lượng, chủng
loại và phương án thu hồi, triệu hồi sản phẩm.
Giám đốc Xí nghiệp có trách nhiệm chuẩn bị tiếp nhận và bảo quản sản phẩm thu hồi, triệu hồi.
Đội HACCP có trách nhiệm thực hiện các đánh giá cần thiết và xác định các biện pháp xử lý sản
phẩm thu hồi để trình Ban Tổng Giám đốc xem xét phê duyệt.


\




Tất cả các thông tin liên quan đến quá trình thu hồi đều phải được ghi nhận và thông tin cho đội

trưởng đội HACCP để tập hợp và xử lý.
Quy định về mức độ khẩn cấp của quá trình thu hồi – triệu hồi:
 Đối với thu hồi cấp độ 1: trong vòng 2 ngày phải xác định và thông tin về các sản phẩm cần
thu hồi, bao gồm chính xác số lô và số lượng đến tất cả các khách hàng liên quan.
 Đối với thu hồi cấp độ 2: trong vòng 4 ngày phải xác định thông tin về các sản phẩm cần thu
hồi, bao gồm chính xác số lô và số lượng đến tất cả các khách hàng liên quan.
 Đối với thu hồi cấp độ 3: trong vòng 7 ngày phải xác định và thông tin về các sản phẩm cần
thu hồi, bao gồm chính xác số lô và số lượng đến tất cả các khách hàng liên quan.

3.4 Quy định về xử lý sản phẩm sau thu hồi – triệu hồi






Tất cả các sản phẩm sau thu hồi phải được nhận biết, phân biệt khỏi các sản phẩm còn lại của
Công ty và được xử lý như sản phẩm không phù hợp hoặc không phù hợp tiềm ẩn.
Quyết định xử lý sản phẩm không phù hợp này được đề xuất bởi Đội trưởng đội HACCP dựa trên
các kết quả điều tra và kiểm tra đánh giá chất lượng sản phẩm thu hồi và triệu hồi.
Việc kiểm soát sản phẩm sau thu hồi, triệu hồi thực hiện theo quy trình kiểm soát sản phẩm
không phù hợp tiềm ẩn.

Trong trường hợp sự cố thu hồi sản phẩm, trong vòng 3 ngày kể từ khi có quyết định thu
hồi phải thông báo cho đơn vị chứng nhận.

4. PHỤ LỤC








BM01/QT-THTH
BM02/QT-THTH
BM03/QT-THTH
BM04/QT-THTH
BM05/QT-THTH
BM06/QT-THTH

Người biên soạn

Hồ sơ theo dõi lô hàng
Hồ sơ phân phối lô hàng
Đề nghị thu hồi triệu hồi
Quyết định thu hồi sản phẩm
Báo cáo kết quả thu hồi
Báo cáo kết quả xử lý hàng thu hồi

Người xem xét

Ngày tháng năm
Người phê duyệt