QUY TRÌNH tác NGHIỆP LIÊN THÔNG về cấp GIẤY CHỨNG NHẬN ĐĂNG ký DOANH NGHIỆP tại sở kế HOẠCH đầu tư đà NẴNG

Quản trị hoạt động

QUY TRÌNH TÁC NGHIỆP LIÊN THÔNG VỀ CẤP GIẤY CHỨNG
NHẬN ĐĂNG KÝ DOANH NGHIỆP TẠI SỞ KẾ HOẠCH ĐẦU TƯ ĐÀ
NẴNG
I. GIỚI THIỆU:
Phòng Đăng ký kinh doanh thuộc Sở Kế hoạch và Đầu tư thành phố Đà
Nẵng được thành lập trên cơ sở sắp xếp lại cơ cấu tổ chức, đổi tên, điều chỉnh
theo quy định tại Điều 113 của Luật Doanh nghiệp 2005. Chức năng, nhiệm vụ
chủ yếu là tiếp nhận, thụ lý hồ sơ đăng ký kinh doanh cho tất cả các loại hình
doanh nghiệp, kể cả doanh nghiệp nhà nước, hồ sơ đăng ký kinh doanh của hợp
tác xã và thực hiện các nhiệm vụ khác do Giám đốc Sở Kế hoạch và Đầu tư giao.
Trưởng phòng đăng ký kinh doanh chịu trách nhiệm trước pháp luật trong việc
thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn, trách nhiệm của Phòng và sử dụng con dấu
riêng. Biên chế của Phòng đăng ký kinh doanh ở thành phố Đà Nẵng gồm 12
người. Cán bộ của Phòng đăng ký kinh doanh được bố trí chuyên trách, ổn định.
Với lực lượng cán bộ mỏng, lại trãi đều ở bộ phận; chức năng, nhiệm vụ
chỉ tập trung chuyên sâu và không mang tính tổng hợp, thiếu sự phối hợp trong
công tác chuyên môn. Vì vậy, sau khi được tham gia môn học Quản trị hoạt động
và căn cứ Điều 10 của Nghị định số 43/2010/NĐ-CP quy định lại nhiệm vụ,
quyền hạn của Phòng Đăng ký kinh doanh cấp tỉnh thì mô hình tác nghiệp của
Phòng chưa thật sự hợp lý. Do đó, việc nghiên cứu cải tiến quy trình tác nghiệp
trong giai đoạn hiện nay là thật sự cần thiết.
SƠ ĐỒ TỔ CHỨC CỦA PHÒNG ĐĂNG KÝ KINH DOANH HIỆN NAY

TRƯỞNG PHÒNG

1


Quản trị hoạt động

PHÓ TRƯỞNG PHÒNG

TỔ TIẾP NHẬN

PHÓ TRƯỞNG PHÒNG

PHÓ TRƯỞNG PHÒNG

TỔ XỬ LÝ

TỔ HẬU KIỂM

II. QUY TRÌNH TÁC NGHIỆP LIÊN THÔNG VỀ CẤP GIẤY CHỨNG
NHẬN ĐĂNG KÝ DOANH NGHIỆP:
Vì quy định đối với bài tập cá nhân môn Quản trị hoạt động không quá
08 trang nên tôi xin phép chỉ giới thiệu về quy trình đăng ký kinh doanh đối với
loại hình doanh nghiệp tư nhân và qua đó phân tích một số bất cập đối với việc
đăng ký này như thế nào?
1. Quy trình đăng ký doanh nghiệp tư nhân
* Bước 1: Để thực hiện việc đăng ký kinh doanh loại hình Doanh nghiệp
tư nhân nhà đầu tư liên hệ số điện thoại 05113.8217755 để đăng ký tên doanh
nghiệp và điền thông tin mẫu Giấy đề nghị đăng ký kinh doanh.

2


Quản trị hoạt động

* Bước 2: Nhà đầu tư nộp hồ sơ và lệ phí tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết

quả thuộc Phòng Đăng ký kinh doanh – Tầng 14, số 02 Quang Trung, phường
Hải Châu 1, quận Hải Châu, thành phố Đà Nẵng.

3


Quản trị hoạt động

Sau khi tiếp nhận hồ sơ có đầy đủ theo quy định và thu lệ phí, Bộ phận
tiếp nhận và trả kết quả trao Giấy biên nhạn về việc nhận hồ sơ cho người nộp.

* Bước 3: Cuối một buổi làm việc, Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả luân
chuyển hồ sơ tiếp nhận cho Bộ phận xử lý để kiểm tra tính hợp lệ của hồ sơ và
nhập đầy đủ, chính xác thông tin trong hồ sơ đăng ký doanh nghiệp vào Giấy
chứng nhận đăng ký kinh doanh.
Trường hợp hồ sơ đầy đủ và hợp lệ:

4


Quản trị hoạt động

- Bộ phận xử lý luân chuyển hồ sơ sang Cục Thuế thành phố để đề nghị
cấp mã số thuế nay là mã số doanh nghiệp (có 02 phương pháp thực hiện:
chuyển thông tin và hồ sơ qua mạng, nhưng nếu đường truyền hỏng thì thực hiện
luân chuyển hồ sơ trên giấy). Sau 02 ngày làm việc, Cục Thuế thành phố sẽ
thông báo mã số thuế của doanh nghiệp.
- Bộ phận xử lý nhập thông tin mã số thuế vào Giấy chứng nhận đăng ký
kinh doanh và trình Trưởng phòng cấp Giấy chứng nhận cho doanh nghiệp.
Trường hợp hồ sơ chưa hợp lệ hoặc tên doanh nghiệp yêu cầu đăng

ký không đúng theo quy định:
Bộ phận xử lý thông báo rõ nội dung cần sửa đổi, bổ sung bằng văn bản
cho người thành lập doanh nghiệp trong thời hạn năm ngày làm việc, kể từ ngày
tiếp nhận hồ sơ.

* Bước 4: Sau 05 ngày làm việc, Bộ phận xử lý bàn giao Bản chính Giấy
chứng nhận đăng ký kinh doanh hoặc Thông báo yêu cầu doanh nghiệp bổ sung
hồ sơ để Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả.
5


Quản trị hoạt động

- Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả hướng dẫn cho doanh nghiệp lựa chọn
cơ sở khắc dấu và luân chuyển hồ sơ khắc dấu sang Phòng Cảnh sát 1 – Công an
thành phố Đà Nẵng. Sau 05 ngày làm việc, bàn giao Giấy chứng nhận đăng ký
kinh doanh và con dấu cho doanh nghiệp.
- Đối với hồ sơ yêu cầu hiệu đính hoặc bổ sung thông tin thì hướng dẫn
cho nhà đầu tư điều chỉnh lại hồ sơ theo đúng quy định của pháp luật hiện hành
và nộp lại hồ sơ.
2. Một số thuận lợi và khó khăn của quy trình tác nghiệp đăng ký kinh
doanh:
2.1. Thuận lợi:
UBND thành phố Đà Nẵng phê duyệt Đề án thí điểm cơ chế “Một cửa
liên thông” trong việc cấp đăng ký kinh doanh, đăng ký mã số thuế và khắc dấu,
áp dụng đối với các loại hình doanh nghiệp doanh nghiệp tư nhân, công ty trách
nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên, công ty cổ phần, công ty trách nhiệm hữu
hạn một thành viên, công ty hợp doanh và chi nhánh, văn phòng đại diện của
doanh nghiệp tại thành phố Đà Nẵng. Việc triển khai bắt đầu từ ngày 01/7/2008.
Theo đó, mọi nhiệm vụ tiếp nhận hồ sơ, quan hệ phối hợp thẩm tra, giải

quyết và trả kết quả hồ sơ do Phòng Đăng ký kinh doanh thuộc Sở Kế hoạch và
Đầu tư thực hiện. Với cách làm này, khi có yêu cầu đăng ký hoạt động, doanh
nghiệp không phải đi đến 3 cơ quan (Sở Kế hoạch và Đầu tư, Cục Thuế và Công
An thành phố) và tốn nhiều thời gian liên hệ như trước đây. Thay vào đó, doanh
nghiệp chỉ liên hệ với một đầu mối duy nhất là Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả
của Phòng Đăng ký kinh doanh thuộc Sở Kế hoạch và Đầu tư và nhận kết quả
trọn gói chỉ sau 05 ngày làm việc. Như vậy, so với trước đây, doanh nghiệp sẽ
tiết kiệm ít nhất là 13 ngày làm việc và tối thiểu 3 lượt phải đi lại để liên hệ với
các cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền. Cùng với việc triển khai hệ thống
đăng

ký

kinh

doanh

trực

tuyến

thông

qua

địa

chỉ

website:

6


Quản trị hoạt động

và cơ chế "Một cửa liên thông" trong việc đăng
ký kinh doanh, đăng ký mã số thuế và khắc dấu là một trong các biện pháp mà
Đà Nẵng nỗ lực đẩy mạnh nhằm từng bước tối ưu hoá hoạt động cung ứng dịch
vụ hành chính công của các cơ quan nhà nước đối với người dân và doanh
nghiệp.
2.2. Khó khăn:
- Bộ phận tiếp nhận:
+ Đầu vào cán bộ do Sở Nội vụ phân bổ về cho các đơn vị, một số cán
bộ chưa được đào tạo chuyên nghiệp và phù hợp với công việc nên cách đọc và
hiểu các văn bản quy phạm pháp luật liên quan đến doanh nghiệp mỗi người một
kiểu, dẫn đến hướng dẫn mập mờ, không rõ ràng. Do đó, doanh nghiệp phải đi
lại nhiều lần mới hoàn thiện được một bộ hồ sơ thành lập.
+ Khối lượng nhà đầu tư và doanh nghiệp đến tìm hiểu và nộp hồ sơ
đông nhưng chỉ tiêu biên chế cho Bộ phận này chỉ từ 02-3 cán bộ, nên việc xếp
hàng để được hướng dẫn và nộp hồ sơ kéo dài.
+ Đồng thời, nếu không được giám sát chặt chẽ thì Bộ phận này sẽ dễ
phát sinh tiêu cực như nhũng nhiễu, thái độ cửa quyền, hách dịch...
- Bộ phận xử lý:
+ Văn bản quy phạm pháp luật mới ban hành liên quan đến lĩnh vực
thành lập doanh nghiệp ngày càng nhiều, nhưng việc tiếp nhận và xử lý thông tin
chậm nên việc áp dụng và cấp đăng ký kinh doanh còn nhiều bất cập.
+ Chưa có hệ thống phần mềm về các lỗi cảnh báo nên vẫn để sai sót
trong khâu cập nhật thông tin doanh nghiệp vào Giấy chứng nhận đăng ký kinh
doanh. Ví dụ: lỗi chính tả, chứng minh nhân dân hết hiệu lực, thời gian góp vốn
đầu tư, điều chỉnh địa giới hành chính....

7


Quản trị hoạt động

+ Việc bố trí cán bộ theo lĩnh vực như: thành lập mới, thay đổi đăng ký
doanh nghiệp, tạm ngưng và giải thể nên dẫn đến việc quản lý doanh nghiệp
không sâu.
- Công tác phối hợp trong và ngoài đơn vị:
+ Trong quá trình luân chuyển và phối hợp với Cục Thuế nếu đường
truyền hỏng, thì hằng ngày phải cử cán bộ luân chuyển hồ sơ trực tiếp, gây tốn
kém về thời gian, công sức, dễ thất lạc hồ sơ, chi phí đi lại...
+ Việc luân chuyển hồ sơ trong nội bộ Phòng Đăng ký kinh doanh phải
cử một cán bộ lập sổ theo dõi gây tốn kém chi phí và thời gian.
III. MỘT SỐ NHẬN ĐỊNH SAU KHI THAM GIA MÔN HỌC QUẢN TRỊ
TÁC NGHIỆP:
- Loại bỏ những lãng phí không cần thiết trong quy trình tác nghiệp của
Phòng Đăng ký kinh doanh. Cải tiến quy trình, thủ tục hành chính, giảm chi phí
về thời gian và tiền của doanh nghiệp để tạo điều kiện cho doanh nghiệp tiếp cận
thị trường một cách tốt nhất. Tiếp tục triển khai và thực hiện tốt: “Văn hóa công
sở”.
- Ứng dụng công nghệ thông tin trong việc tiếp nhận, xử lý và cấp giấy
chứng nhận đăng ký kinh doanh. Đồng thời, ứng dụng cộng nghệ thông tin trong
quy trình công việc và trao đổi thông tin giữa các bộ phận chuyên môn với nhau.
Tiêu chuẩn hóa và chuyên môn hóa trong công việc và quy trình nghiệp vụ để
cán bộ có cơ hội thử sức ở nhiều bộ phận trực thuộc khác nhau để tìm ra mảng
công việc thích hợp với họ nhất.
- Tiến tới áp dụng quy trình quản lý chất lượng ISO 9001:2008 trong
lĩnh vực hành chính công. Có quyết định giao nhiệm vụ và phân công công việc

cụ thể, rõ ràng cho từng nhân viên, tránh sự chồng chéo. Để bản thân từng cán
bộ ý thức và biết được công việc của mình là gì. Thiết kế lại công việc để nhân
viên được những nhiệm vụ trong khả năng của họ. Đồng thời, huấn luyện nhân
8


Quản trị hoạt động

viên có thể phát huy hết các kỹ năng và kiến thức đã được học vào công tác
chuyên môn. Chọn ra các ứng viên có các phẩm chất phù hợp nhất để bố trí vào
những vị trí nhạy cảm. Có chế độ khuyến khích động viên khen thưởng cả về vật
chất và tinh thần cho nhân viên nào hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ được giao một
cách kịp thời. Thực hiện tốt công tác phối hợp trong quá trình xử lý công việc
đảm bảo hiệu quả, chính xác và nhanh chóng, đảm bảo hướng tới một mục tiêu
chung.
- Trên sơ đồ tổ chức bộ máy của Phòng Đăng ký kinh doanh năm 2011,
tôi đề xuất sơ đồ tổ chức bộ máy mới, với phương châm cắt bớt khâu trung gian
(các Phó Trưởng phòng) để giảm bớt các vị trí công việc và hệ thống cấp bậc.
Khuyến khích mọi người tích cực tham gia, năng động và sáng tạo. Đồng thời,
mỗi người là một mắt xích quan trọng để hệ thống hoạt động, mức độ phân
quyền rất cao và nhân viên nào cũng được tự do đưa ra các quyết định dựa trên
cơ sở pháp luật hiện hành.
- Tạo điều kiện để nhân viên được tham gia các lớp học, hội nghị, hội
thảo để nâng cao kiến thức phục vụ cho công tác chuyên môn. Một số kỹ năng
bắt buộc đối với nhân viên là sử dụng thành thạo máy vi tính để ứng dụng công
nghệ thông tin trong công tác chuyên môn được phân công (áp dụng mô hình
không giấy) và đối với nhân viên được giao tiếp xúc với doanh nghiệp phải sử
dụng thành thạo tiếng Anh... Đồng thời, thường xuyên cử đi học tập kinh nghiệm
ở các đơn vị bạn.
- Định kỳ, thuê đơn vị tư vấn độc lập phát phiếu khảo sát đánh giá mức

độ hài lòng của doanh nghiệp đối với từng bộ phận và từng cán bộ công chức
của đơn vị để có hướng điều chỉnh thích hợp và kịp thời.
IV. KẾT LUẬN:
Một tổ chức muốn phát triển bền vững thì yếu tố con người phải được
đặt lên hàng đầu, bởi vì con người tạo ra sản phẩm, con người tạo ra công nghệ,
9


Quản trị hoạt động

con người tạo ra phương thức quản lý… và con người, chính là sản phẩm cạnh
tranh hàng đầu của tổ chức.
Môn học quản trị hoạt động đã giúp tôi phương pháp nhận định, đánh
giá chính xác hơn và hiểu sâu hơn về quản trị tổ chức, kiểm soát được hành vi
của bản thân từ đó định hướng những hành vi ứng xử của mình trong tương lai.
Môn học đã giúp tôi làm việc một cách hiệu quả hơn, đạt được những thành công
của cá nhân và góp phần vào thành công chung của tổ chức.
* Liệt kê danh sách các nguồn tham khảo:
- Quản trị hoạt động, Chương trình đào tạo thạc sĩ Quản trị kinh doanh quốc tế,
9/2009, tài liệu tham khảo – lưu hành nội bộ;
- Bài giảng của giảng viên: TS.Nguyễn Danh Nguyên – Khoa Kinh tế Quản lý –
Trường Đại học Bách khoa Hà Nội;
- Luật Doanh nghiệp của Quốc hội Nước Cộng Hòa Xã Hội Chủ Nghĩa Việt
Nam số 60/2005/QH11 ngày 29/11/2005;
- Nghị định số 43/2010/NĐ-CP ngày 15/4/2010 của Chính phủ về đăng ký doanh
nghiệp;
- Quyết định số 10/2006/QĐ-UBND ngày 01/6/2006 của Chủ tịch UBND thành
phố Đà Nẵng về việc thành lập Phòng Đăng ký kinh doanh thành phố Đà Nẵng;
- Đề án “Một cửa liên thông” trong lĩnh vực đăng ký doanh nghiệp, mã số thuế
và khắc dấu trên địa bàn thành phố Đà Nẵng, 2008.

10


Quản trị hoạt động

11


Quản trị hoạt động

12


Quản trị hoạt động

13


Quản trị hoạt động

14


Quản trị hoạt động

15