10 bí quyết để tổ chức sự kiện thành công

10 BÍ QUYẾT ĐỂ TỔ CHỨC
SỰ KIỆN THÀNH CÔNG
Hãy cùng BigTime.vn tìm hiểu 10 bí quyết tổ
chức sự kiện được những nhà tổ chức sự kiện
chuyên nghiệp trên thế giới truyền tay nhau nhé!


1 Tìm và ấn định địa điểm tổ chức
trước khi công bố sự kiện
• Nhiều nhà tổ chức sự kiện
coi nhẹ yếu tố địa điểm
khi bắt đầu kế hoạch sau
đó đã nhận ra rằng không
còn địa điểm trống cho
sự kiện của họ
• Sau khi ấn định ngày tổ
chức sự kiện, bạn nên tìm
ngay địa điểm ưng ý để tổ
chức.


2 Phát triển kế hoạch và hành
động theo nó
• Đặt ra mục tiêu mà bạn muốn đạt
được
• Đảm bảo rằng mọi quy trình tổ chức
sự kiện của bạn bám sát kế hoạch
để dẫn đến kết quả bạn mong
muốn.
• Kế hoạch cần được viết chi tiết đến
từng hạng mục nhỏ, ai là người phụ

trách và deadline cho công việc đó
là bao giờ..
• Bạn cũng nên hoàn thiện hợp đồng,
thủ tục để địa điểm của bạn không
“đột ngột” bị ai đó tranh chấp mất.


3 Gửi thông điệp hiệu quả

• Thư mời là yếu tố đầu tiên mà mọi
người nhìn thấy được ở sự kiện của
bạn.
• Thư mời nên thông báo tới người
tham dự những chi tiết : ai, cái gì, ở
đâu, khi nào, tại sao và như thế nào
(đảm bảo bao gồm địa chỉ, thông tin
đỗ xe và gợi ý trang phục).


3 Gửi thông điệp hiệu quả

• Diện mạo của thư mời cũng nên đưa
cho người tham dự gợi ý về nội dung
chương trình, dù cho đó chỉ là hình
nền hay sự phối hợp màu sắc, font
chữ.
• Những bữa tiệc sôi động cần nhiều
màu sắc hơn những buổi hội thảo
trang trọng và lịch sự.

4 Làm việc thông minh sẽ tốt
hơn là chăm chỉ
• Hãy lưu trữ và theo dõi thông tin người
tham dự vào một file Excel (bao gồm
tên đầy đủ, địa chỉ, tình trạng phản hồi,
giới hạn khẩu phần ăn,…)
• Tránh nhập lại thông tin giống nhau
cho mỗi dự án tổ chức kẻo chính bạn
sẽ bị mắc vào “mớ bòng bong” do
chính mình tạo nên.
• Trước sự kiện, bạn có thể sử dụng
những thông tin đó để tạo bảng tên,
thẻ địa điểm, thư cảm ơn để gửi cho
họ.


5 Chú ý vào những chi tiết
nhỏ nhất

Chú ý tới vấn đề tôn giáo – đừng nên lập kế hoạch tổ chức sự kiện trùng
với ngày lễ tôn giáo và hãy chú ý kỹ tới giới hạn thực đơn. Chuẩn bị cho
mọi vấn đề có thể tiếp cận được.


6 Lập kế hoạch dự trù
• Luôn có một kế hoạch dự trù cho
mọi thứ
• Hãy liên lạc nhanh chóng với những
khách mời trong trường hợp mọi thứ

đi theo chiều hướng xấu.
• Nếu trời chuẩn bị mưa, cân nhắc lều
bạt, hoặc chuẩn bị thêm ô nếu
khách mời cần phải đi bộ để di
chuyển.


7 Trang bị một số vật dụng
“chữa cháy” khẩn cấp
• Khách mời của bạn thường có xu
hướng tìm đến bạn ngay khi họ
gặp bất cứ vấn đề khẩn cấp nào.
• Những vật dụng bạn nên trang bị
là : vật dụng sơ cứu y tế, thuốc
giảm đau, kim băng nhỏ, băng dính
hai mặt, kéo, bộ kim chỉ nhỏ..


8 Theo sát khách hàng –
Chìa khóa thành công
• Luôn giữ liên lạc với khách hàng
xuyên suốt quá trình tổ chức. Gọi
điện 2-3 ngày trước sự kiện để xác
nhận sự tham dự của khách hàng.
• Sau sự kiện, bạn nên gửi thư cảm ơn
họ đã tới tham dự chương trình.
• Gửi kèm trong thư tấm ảnh của họ
tại sự kiện sẽ giúp bạn thêm một
điểm cộng trong mắt khách hàng.

9 Hãy tỏ ra am hiểu công nghệ, thậm
chí nếu bạn không thực sự như vậy
• Tạo một danh sách thiết bị và kế
hoạch thuê một đội kỹ thuật chuyên
nghiệp để thiết lập tất cả các thiết bị
vào đúng chỗ và đảm bảo chúng
hoạt động trơn tru trong sự kiện.
• Bạn cũng cần bố trí người kiểm tra
thiết bị trong suốt quá trình diễn ra
sự kiện để khắc phục mọi sự cố kỹ
thuật có thể xảy ra


10 Chi tiêu trong phạm vi ngân quỹ
(hoặc thậm chí ít hơn)
• Đừng ngại thương lượng giá hoặc
định giá thêm với những nhà phân
phối thực phẩm, công ty trang trí,
nhà phân phối hoa,…
• Đôi khi sẽ có những khoản chi tiêu
dôi ra khỏi kế hoạch và những
phần “mặc cả” này sẽ cứu ngân
sách của bạn khỏi một bàn lạm chi
trông thấy.


BigTime.vn hi vọng những thông tin này sẽ có ích cho
bạn trong quá trình tổ chức những sự kiện sắp tới.

Nếu bạn quan tâm đến ngành tổ chức sự kiện, đừng ngại
tham gia Nhóm chia sẻ kinh nghiệm tổ chức sự kiện ở
Facebook nhé!