Quy trình lập và luân chuyển một số chứng từ kế toán trong doanh nghiệp. Ứng dựng công nghệ thông tin trong phương pháp chứng từ kế toán

Đề tài : Quy trình lập và luân chuyển một số chứng từ kế toán
trong doanh nghiệp. ứng dựng công nghệ thông tin trong
phương pháp chứng từ kế toán
Mục Lục
1. Lời mở đầu
2. Cơ sở lý luận
3. quy trình lập và luân chuyển một số loại hóa đơn trong doanh
nghiệp
3.1. Hóa đơn xuất kho
3.2. Hóa đơn bán hàng thông thường
4. Một số ứng dụng của công nghệ thông tin trong lập và luân
chuyển hóa đơn trong doanh nghiệp
4.1 Vai trò và thực trạng ứng dụng công nghệ trong doanh nghiệp
hiện nay
4.2 Hóa đơn điện tử
4.3 Ứng dụng quản lý hóa đơn BRAVO
5. Kết luận
1. Lời mở đầu
Nền kinh tế của chúng ta đang trên đà phát triển, các doanh nghiệp, công ty
mọc lên như “nấm sau mưa”, sự cạnh tranh để tồn tại giữa các doanh nghiệp
cũng trở nên gay gắt hơn. Vì vậy mà mỗi doanh nghiệp phải tìm cho mình
những giải pháp tốt nhất để có thể tồn tại và ngày càng phát triển. Để làm
được những điều đó nhất định phải có một đội ngũ nhân viên có năng lực,
nhất là một kế toán giỏi để có thể cân bằng tình hình tài chính cho công ty
của mình.
Trong mọi doanh nghiệp từ tư nhân đến doanh nghiệp nhà nước đều cần đến
vị trí kế toán để thu thập, xử lý các vấn đề liên quan đến tài chính cũng như
tình hình hoạt động của công ty. Vai trò của bộ máy kế toán trong doanh
nghiệp rất quan trọng và cần thiết. Doanh nghiệp không thể tồn tại nếu
không có kế toán, vì vậy chúng ta không được xem nhẹ bộ phận cốt yếu này.
Một trong những phương pháp thông dụng và có vai trò quan trọng trong

quá trình kế toán của doanh nghiệp trong kế toán là phương pháp chứng từ
kế toán, các chứng từ kế toán lại có vai trò đặc biệt quan trọng trong phương
pháp này.
Ngày nay trước yêu cầu và áp lực công việc tăng cao, việc áp dụng công
nghệ thông tin trong các quy trình kế toán trong đó quy trình lập và luân
chuyển các chứng từ kế toán là bắt buộc và ngày càng quan trọng. Để tìm
hiểu rõ về chứng từ và phương pháp chứng từ kế toán, đồng thời tìm hiểu về
các ứng dụng của công nghệ thông tin trong quy trình này, nhóm 4 nghiên
cứu đề tài "Quy trình lập và luân chuyển một số chứng từ kế toán trong
doanh nghiệp. Một số ứng dụng công nghệ thông tin trong phương pháp
chứng từ kế toán"


2. Cơ sở lý thuyết
2.1. Chứng từ kế toán và phương pháp chứng từ kế toán
* Chứng từ kế toán
chứng từ kế toán là những giấy tờ và vật mang tin phản ánh nghiệp vụ kinh
tế, tài chính phát sinh và thực sự hoàn thành làm căn cứ ghi sổ kế toán.
* Phương pháp chứng từ kế toán
Phương pháp chứng từ kế toán là phương pháp kế toán phản ánh các nghiệp
vụ kinh tế phát sinh và thực sự hoàn thành theo thười gian và địa điểm phát
sinh vào các văn bản chứng từ kế toán và tổ chức xử lý, luân chuyển để phục
vụ công tác quản lý và kế toán.
2.2. Cách lập và luân chuyển chứng từ kế toán
Quy trình luân chuyển chứng từ là gì?
Luân chuyển chứng từ là một quá trình vận động liên tục của chứng từ, kể từ
lúc lập chứng từ cho nghiệp vụ kinh tế phát sinh cho đến kết thúc nghiệp vụ
phát sinh và đưa chứng từ vào khâu lưu trữ, bảo quản.
Việc xây dựng quy trình luân chuyển chứng từ có hợp lý hay không sẽ ảnh
hưởng đến chất lượng thông tin kế toán tại doanh nghiệp. Nó giúp cho doanh

nghiệp kiểm tra, giám sát các hoạt động kinh doanh, tránh, giảm thiểu những
tổn thất về tài chính.
Quy trình luân chuyển chứng từ đòi hỏi phải thiết lập các mối liên hệ giữa
các phòng ban trong nội bộ doanh nghiệp: thống nhất về biểu mẫu, thời gian
cung cấp thông tin, phản hồi ... phải được thực hiện một cách nghiêm túc,
bình đẳng của tất cả các thành viên trong doanh nghiệp.
Chứng từ kế toán được lập hoặc thu nhận từ bên ngoài, sau đó nó được
chuyển đến bộ phận kế toán của đơn vị có liên quan, nó sẽ được kiểm tra
và sử dụng làm căn cứ ghi sổ, cuối cùng thì sẽ được lưu trữ, bảo quản và
sau khi hết thời hạn lưu trữ theo quy định đối với từng loại chứng từ, nó
sẽ được huỷ. Đây chính là bốn bước trong quy trình luân chuyển chứng từ
được thể hiện trên Hình 2.1.
Trong bước lập, tiếp nhận chứng từ kế toán cần lưu ý những điểm sau:
Thứ nhất, mọi nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh liên quan đến hoạt
động của doanh nghiệp đều phải lập chứng từ kế toán. Chứng từ kế toán chỉ
lập 1 lần cho một nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh. Nội dung chứng từ
kế toán phải đầy đủ các chỉ tiêu, phải rõ ràng, trung thực với nội dung
nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh. Chữ viết trên chứng từ phải rõ ràng,
không tẩy xoá, không viết tắt. Số tiền viết bằng chữ phải khớp, đúng với số
tiền viết bằng số.
Thứ hai, chứng từ kế toán phải được lập đủ số liên theo quy định cho mỗi
chứng từ. Đối với chứng từ lập nhiều liên phải được lập một lần cho tất cả
các liên theo cùng một nội dung bằng máy tính, máy chữ hoặc viết lồng
bằng giấy than. Trường hợp đặc biệt phải lập nhiều liên nhưng không thể
viết một lần tất cả các liên chứng từ thì có thể viết hai lần nhưng phải đảm


bảo thống nhất nội dung và tính pháp lý của tất cả các liên chứng từ.
Thứ ba, các chứng từ kế toán được lập bằng máy vi tính phải đảm bảo nội
dung quy định cho chứng từ kế toán.

Thứ tư, mọi chứng từ kế toán phải có đủ chữ ký theo chức danh quy định
trên chứng từ mới có giá trị thực hiện. Riêng chứng từ điện tử phải có chữ
ký điện tử theo quy định của pháp luật. Tất cả các chữ ký trên chứng từ kế
toán đều phải ký bằng bút bi hoặc bút mực, không được ký bằng mực đỏ,
bằng bút chì, chữ ký trên chứng từ kế toán dùng để chi tiền phải ký theo
từng liên. Chữ ký trên chứng từ kế toán của một người phải thống nhất và
phải giống với chữ ký đã đăng ký theo quy định, trường hợp không đăng ký
chữ ký thì chữ ký lần sau phải khớp với chữ ký các lần trước đó.
Các doanh nghiệp chưa có chức danh kế toán trưởng thì phải cử người phụ
trách kế toán để giao dịch với khách hàng, ngân hàng, chữ ký kế toán trưởng
được thay bằng chữ ký của người phụ trách kế toán của đơn vị đó. Người
phụ trách kế toán phải thực hiện đúng nhiệm vụ, trách nhiệm và quyền quy
định cho kế toán trưởng.
Chữ ký của người đứng đầu doanh nghiệp (Tổng Giám đốc, Giám đốc hoặc
người được uỷ quyền), của kế toán trưởng (hoặc người được uỷ quyền) và
dấu đóng trên chứng từ phải phù hợp với mẫu dấu và chữ ký còn giá trị đã
đăng ký tại ngân hàng. Chữ ký của kế toán viên trên chứng từ phải giống
chữ ký đã đăng ký với kế toán trưởng.
Kế toán trưởng (hoặc người được uỷ quyền) không được ký “thừa uỷ quyền”
của người đứng đầu doanh nghiệp. Người được uỷ quyền không được uỷ
quyền lại cho người khác.
Các doanh nghiệp phải mở sổ đăng ký mẫu chữ ký của thủ quỹ, thủ kho, các
nhân viên kế toán, kế toán trưởng (và người được uỷ quyền), Tổng Giám đốc
(và người được uỷ quyền). Sổ đăng ký mẫu chữ ký phải đánh số trang, đóng
dấu giáp lai do Thủ trưởng đơn vị (hoặc người được uỷ quyền) quản lý để
tiện kiểm tra khi cần. Mỗi người phải ký ba chữ ký mẫu trong sổ đăng ký.
Những cá nhân có quyền hoặc được uỷ quyền ký chứng từ, không được ký
chứng từ kế toán khi chưa ghi hoặc chưa ghi đủ nội dung chứng từ theo trách
nhiệm của người ký.
Việc phân cấp ký trên chứng từ kế toán do Tổng Giám đốc (Giám đốc)

doanh nghiệp quy định phù hợp với luật pháp, yêu cầu quản lý, đảm bảo
kiểm soát chặt chẽ, an toàn tài sản.
Trong bước kiểm tra chứng từ kế toán, cần lưu ý những điểm sau:
Thứ nhất, tất cả các chứng từ kế toán do doanh nghiệp lập hoặc từ bên ngoài
chuyển đến đều phải tập trung vào bộ phận kế toán doanh nghiệp. Bộ phận
kế toán kiểm tra những chứng từ kế toán đó và chỉ sau khi kiểm tra và xác
minh tính pháp lý của chứng từ thì mới dùng những chứng từ đó để ghi sổ kế
toán. Thứ hai, những nội dung cần kiểm tra trong chứng từ bao gồm:
(1)
kiểm tra tính rõ ràng, trung thực, đầy đủ của các chỉ tiêu, các yếu
tố ghi chép trên chứng từ kế toán;


(2)
kiểm tra tính hợp pháp của nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh
đã ghi trên chứng từ kế toán, đối chiếu chứng từ kế toán với các tài liệu khác
có liên quan;
(3)
kiểm tra tính chính xác của số liệu, thông tin trên chứng từ kế
toán. Thứ ba, khi kiểm tra chứng từ kế toán nếu phát hiện có hành vi vi
phạm chính sách, chế độ, các quy định về quản lý kinh tế, tài chính của Nhà
nước, phải từ chối thực hiện, đồng thời báo ngay cho Giám đốc doanh
nghiệp biết để xử lý kịp thời theo pháp luật hiện hành. Chẳng hạn khi kiểm
tra một Phiếu chi phát hiện có vi phạm chế độ, kế toán không xuất quỹ.
Trong bước sử dụng chứng từ để ghi sổ kế toán cần lưu ý mấy điểm sau:
Thứ nhất, đối với những chứng từ kế toán lập không đúng thủ tục, nội dung
và chữ số không rõ ràng thì người chịu trách nhiệm kiểm tra hoặc ghi sổ
phải trả lại, yêu cầu làm thêm thủ tục và điều chỉnh sau đó mới làm căn cứ
ghi sổ.
Thứ hai, sau khi kiểm tra, nhân viên kế toán thực hiện việc tính giá trên

chứng từ và ghi chép định khoản để hoàn thiện chứng từ.
Thứ ba, chỉ khi nào chứng từ kế toán đã được kiểm tra và hoàn chỉnh mới
được sử dụng để làm căn cứ ghi sổ.
Đối với bước bảo quản, lưu trữ và huỷ chứng từ kế toán cần lưu ý:
Thứ nhất, chứng từ kế toán phải được đơn vị kế toán bảo quản đầy đủ, an
toàn trong quá trình sử dụng và lưu trữ.
Thứ hai, chứng từ kế toán lưu trữ phải là bản chính. Trường hợp tài liệu kế
toán bị tạm giữ, bị tịch thu thì phải có biên bản kèm theo bản sao chụp có
xác nhận; nếu bị mất hoặc bị huỷ hoại thì phải có biên bản kèm theo bản sao
chụp hoặc xác nhận.
Thứ ba, chứng từ kế toán phải đưa vào lưu trữ trong thời hạn mười hai
tháng, kể từ ngày kết thúc kỳ kế toán năm hoặc kết thúc công việc kế toán.
Thứ tư, người đại diện theo pháp luật của đơn vị kế toán chịu trách nhiệm tổ
chức bảo quản, lưu trữ tài liệu kế toán theo thời hạn sau đây:
a)
Tối thiểu năm năm đối với tài liệu kế toán dùng cho quản lý,
điều hành của đơn vị kế toán, gồm cả chứng từ kế toán không sử dụng trực
tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính;
b)
Tối thiểu mười năm đối với chứng từ kế toán sử dụng trực
tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính, sổ kế toán và báo cáo tài
chính năm, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác;
c)
ý nghĩa quan

Lưu trữ vĩnh viễn đối với chứng từ kế toán có tính sử liệu, có

trọng về kinh tế, an ninh, quốc phòng.

Thứ năm, chỉ cơ quan nhà nước có thẩm quyền mới có quyền tạm giữ, tịch
thu hoặc niêm phong chứng từ kế toán. Trường hợp tạm giữ hoặc tịch thu thì
cơ quan nhà nước có thẩm quyền phải sao chụp chứng từ bị tạm giữ, bị tịch
thu và ký xác nhận trên chứng từ sao chụp; đồng thời lập biên bản ghi rõ lý
do, số lượng từng loại chứng từ kế toán bị tạm giữ hoặc bị tịch thu và ký tên,
đóng dấu.
Thứ sáu, cơ quan có thẩm quyền niêm phong chứng từ kế toán phải lập biên
bản, ghi rõ lý do, số lượng từng loại chứng từ kế toán bị niêm phong và ký
tên, đóng dấu.
Ngoài ra, trong khi sử dụng, quản lý, in và phát hành biểu mẫu chứng từ
kế toán cần lưu ý:
Một là, tất cả các doanh nghiệp đều phải sử dụng thống nhất mẫu chứng từ
kế toán quy định trong chế độ kế toán này. Trong quá trình thực hiện, các
doanh nghiệp không được sửa đổi biểu mẫu chứng từ thuộc loại bắt buộc.
Hai là, mẫu chứng từ in sẵn phải được bảo quản cẩn thận, không được để hư
hỏng, mục nát. Séc và giấy tờ có giá phải được quản lý như tiền.
Ba là, biểu mẫu chứng từ kế toán bắt buộc do Bộ Tài chính hoặc đơn vị được
Bộ Tài chính uỷ quyền in và phát hành. Đơn vị được uỷ quyền in và phát
hành chứng từ kế toán bắt buộc phải in đúng theo mẫu quy định, đúng số
lượng được phép in cho từng loại chứng từ và phải chấp hành đúng các quy
định về quản lý ấn chỉ của Bộ Tài chính.
Bốn là, đối với các biểu mẫu chứng từ kế toán hướng dẫn, các doanh nghiệp
có thể mua sẵn hoặc tự thiết kế mẫu, tự in, nhưng phải đảm bảo các nội dung
chủ yếu của chứng từ quy định tại Điều 17 Luật Kế toán.
3. Quy trình lập và luân chuyển một số chứng từ

3.1 Quy trình lập và luân chuyển phiếu xuất kho
Phiếu xuất kho được gọi là chứng từ thức hiện bởi vì nó chứng minh cho
một nghiệp vụ kinh tế về xuất kho một loại hàng tồn nào đó , do kế toán
hoặc người phụ trách viết khi mốn xuất vật tư, sản phẩm , hàng hoá. Khi

xuất kho phải căn cứ vào các nguyên ngân xuất thông qua các chúng từ
nguồn gồm : Lệnh xuất kho, Phiếu xin lĩnh vật tư, Hoá đơn bán hàng, Hợp
đồng cung cấp sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ,...
• Cách lập phiếu xuất kho.
Khi lập phiếu xuất kho phải ghi rõ tên chứng từ ,số phiếu và ngày, tháng,
năm lập phiếu; họ tên người nhận hàng, tên đơn vị (bộ phận); số hóa đơn
hoặc lệnh xuất kho, ngày, tháng, năm theo hóa đơn; lý do xuất kho, và tên
kho xuất.
Cột A: Ghi số thứ tự vật tư, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa (số vật tư,sản
phẩm, hàng hóa ghi trên hóa đơn).


Cột B: Ghi tên vật tư, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa (tên vật tư, sản phẩm,
hàng hóa ghi trên hóa đơn).
Cột C: Mã số (nếu có ghi theo hóa đơn), (có thể bỏ qua).
Cột D: Đơn vị (ghi theo hóa đơn).
Cột 1: Ghi số lượng theo yêu cầu của người (bộ phận) sử dụng trên chứng từ
(hóa đơn hoặc lệnh xuất).
Cột 2: Thủ kho ghi số lượng thực tế xuất (số lượng thực tế xuất kho có thể
bằng hoặc ít hơn số lượng yêu cầu).
Cột 3: Giá xuất kho là giá chưa có thuế cho một đơn vị hàng hóa.
Cột 4: Thành tiền (Bằng đơn giá nhân với số lượng).
Dòng cộng: Cộng các giá trị trên phiếu xuất cho các cột số lượng, đơn giá,
thành tiền.
Dòng số viết bằng chữ: Ghi diễn giải bằng chữ tổng số tiền ở cột thành tiền
trên phiếu xuất kho.
Phiếu xuất kho do bộ phận kho hoặc bộ phận quản lý (tùy theo tổ chức, quản
lý và quy định của từng loại doanh nghiệp), lập thành 3 liên. Sau khi lập
phiếu xong, người lập phiếu và kế toán trưởng ký và chuyển cho Giám đốc
hoặc người ủy quyền duyệt (ghi rõ họ tên) giao cho người nhận phiếu xuống

kho nhận hàng.
Sau khi xuất kho thủ kho ghi rõ ngày, tháng, năm xuất kho, cùng người nhận
hàng ký và ghi rõ họ tên vào phiếu.
Liên 1: Lưu ở bộ phận lập phiếu.
Liên 2: Thủ kho giữ để ghi vào thẻ kho và sau đó chuyển cho kế toán ghi
vào sổ kế toán.
Liên 3: Giao cho người nhận hàng.
(Mẫu phiếu xuất kho)
• Quy trình luân chuyển phiếu xuất kho.
Bước 1 : Người có nhu cầu về vật tư, sản phẩm, hàng hoá,...lập giấy xin xuất
hoặc lệnh xuất đối với vật tư, sản phẩm, hàng hoá,...
Bước 2 : Chuyển cho chủ doanh nghiệp, giám đốc hoặc người phụ trách đơn
vị duyệt lệnh xuất.
Bước 3 : Phụ trách bộ phận hoặc kế toán vật tư căn cứ vào đề nghị xuất hoặc
lệnh xuất tiến hành lập Phiếu xuất kho
Bước 4 : Chuyển phiếu xuất kho cho Thủ kho tiến hành xuất vật tư , sản
phẩm,hàng hoá,... sau đó kí vào Phiếu xuất kho rồi giao chúng từ cho Kế
toán vật tư
Bước 5 : Khi nhận phiếu xuất kho, kế toán vật tư chuyển cho Kết toán
trưởng kí duyệt rồi chứng từ rồi ghi sổ kế toán.
Bước 6: Trình theo phiếu xuất kho cho Thủ trưởng (Giám đốc) ký duyệt
chứng từ, thường là trình ký định kỳ, vì chứng từ đã đợc duyệt xuất ngay từ
đầu nên Thủ trưởng chỉ kiểm tra lại và ký duyệt.
Bước 7 : Kế toán vật tư sẽ tiến hàng bảo quản và lưu giữ chứng từ.
(Sơ đồ quy trình xuất kho vật tư, hành hoá, sản phẩm,...)
* Phiếu xuất kho của CTCP sách MCBooks.


3.2 Quy trình lập và luân chuyển hóa đơn bán hàng thông
thường

Theo Thông tư 153/2010/TT-BTC Hoá đơn bán hàng là hoá đơn bán hàng
hoá, cung ứng dịch vụ trong nội địa dành cho các tổ chức, cá nhân khai, nộp
thuế giá trị gia tăng theo phương pháp trực tiếp.
*Cách lập hóa đơn bán hàng
Khi lập hóa đơn bán hàng phải ghi rõ
- Tên gọi
- Số hóa đơn
- Ngày, tháng, năm lập hóa đơn
- Tên, địa chỉ của cá nhân, đơn vị lập nhận hóa đơn
- Nội dung tóm tắt của hóa đơn bán hàng:
+ Cột "STT" : ghi lần lượt số thứ tự các mặt hàng. Lưu ý: mặt hàng đầu
tiên ghi là " 01", nếu mặt hàng 01 này có tên hàng hóa dài và phải ghi
xuống dòng thứ 2 thì số thứ tự của mặt hàng số 02 sẽ ghi ở dòng thứ 3.
+ Cột "Tên hàng hóa, dịch vụ" ghi đầy đủ tên mặt hàng như lúc nhập
( nếu là hàng hóa). Trường hợp người bán quy định mã hàng hoá, dịch
vụ để quản lý thì khi ghi hoá đơn phải ghi cả mã hàng hoá và tên hàng
hoá.
+ Cột "Đơn vị tính" : Nhập vào đơn vị tính là gì thì khi xuất phải viết
đúng như vậy.
Chú ý: Trường hợp kinh doanh dịch vụ thì trên hóa đơn không nhất thiết
phải có tiêu thức “đơn vị tính” ( Theo khoản 2 - điều 5 của TT
119/2014/TT-BTC)
+ Cột "Số lượng": ghi số lượng của hàng hóa bán ra.
+ Cột "Đơn giá" : viết giá bán đã có thuế GTGT
+ Cột "Thành tiền" ghi tổng giá trị của đơn giá X Số lượng.
Thông thường một tờ hóa đơn sẽ có 10 dòng, nếu không ghi hết các
dòng trên hóa đơn, kế toán phải gạch chéo phần còn lại. Chú ý gạch chéo
tất cả các chỉ tiêu từ cột " STT" đến cột "Thành Tiền".
+ Dòng " Tổng cộng tiền thanh toán" = " Cộng tiền hàng" + " Tiền thuế
GTGT"

+ Dòng " Số tiền viết bằng chữ": kế toán ghi diễn giải số tiền ở dòng "
Tổng cộng tiền thanh toán"
Lưu ý: Đồng tiền ghi trên hoá đơn: Đồng tiền ghi trên hoá đơn là đồng
Việt Nam. Trường hợp người bán được bán hàng thu ngoại tệ theo quy
định của pháp luật, tổng số tiền thanh toán được ghi bằng nguyên tệ,
phần chữ ghi bằng tiếng Việt. Ví dụ: 10.000 USD - Mười nghìn đô la
Mỹ.


- Chữ ký của người mua hàng, người bán hàng
*Quy trình luân chuyển hóa đơn bán hàng
Bước 1: Kiểm tra hóa đơn bán hàng
- Nhân viên kế toán kiểm tra các yếu tố bắt buộc có đầy đủ, rõ hàng hay
không
Bước 2: Hoàn chỉnh hóa đơn bán hàng
- Nhân viên kế toán bổ sung các thông tin cần thiết khác phục vụ cho việc
phân loại, ghi chép
Bước 3: Chuyển giao, sử dụng hóa đơn bán hàng
- Hóa đơn được chuyển cho kế toán chịu trách nhiệm ghi chép theo trình tự
nhất định
Bước 4: Bảo quản, lưu trữ hóa đơn bán hàng
- Hóa đơn được xếp theo nhóm có cùng nội dung kinh tế và theo thứ tự ngày
tháng
Bước 5: Hủy hóa đơn bán hàng

4. Một số ứng dụng của công nghệ thông tin trong lập và luân
chuyển hóa đơn trong doanh nghiệp
4.1 Vai trò và thực trạng của ứng dụng CNTT vào kế toán trong các
doanh nghiệp hiện nay.
Theo kết quả của các cuộc điều tra những năm gần đây, tỷ trọng đầu tư cho

CNTT trong doanh nghiệp cho thấy các doanh nghiệp chi tiêu cho phần
cứng chiếm 59,5%, trong khi chi tiêu cho phần mềm chiếm 10,9%; đầu tư
cho internet và website chiếm 12,7%; dịch vụ chiếm 9,8%; đào tạo 4,8% và
phụ kiện 1,8%. Theo ômg Nguyễn Trí Thanh thì “ tỷ lệ đầu tư này cho thấy
sự bất hợp lí giữa chi tiêu cho phần cứng và phần mềm so với tỷ lệ chung
của thế giới. Hơn nữa, chi tiêu cho đào tạo là quá thấp để nâng cao kĩ năng
CNTT cho đội ngũ nhân viên doanh nghiệp.”
Về ứng dụng phần mềm, số lượng phần mềm chuyên dùng chiếm tới 79,2%,
trong đó đa số là các phần mềm kế toán, có khoảng 60% doanh nghiệp sử
dụng phần mềm kế toán. Thị trường phần mềm kế toán dường như rất đa
dạng khi top 10 phần mềm kế toán thông dụng nhất cũng chỉ chiếm 35% thị
phần. Một công trình khảo sát trên 200 doanh nghiệp vừa và nhỏ ở Việt Nam
về việc sử dụng các phần mềm kế toán cho ta thấy tỷ lệ như sau:
• Mua phần mềm có sẵn chiếm tỷ lệ 48%
• Thuê các công ty phần mềm viết chiếm tỷ lệ 24%
• Tự doanh nghiệp viết phần mềm chiếm 21%
• Còn lại 7% các doanh nghiệp không sử dụng phần mềm kế toán;
Thực tế hiện nay cho thấy, tình trạng sử dụng phần mềm ở các doanh
nghiệp còn rất sơ khai, ngoài phần mềm kế toán, các phần mềm sử dụng
phổ biến nhất là các phần mềm văn phòng của Microsoft, chiếm tỷ lệ
19,7%, sau đó là ứng dụng Internet cơ bản như lướt Web hay thư điiện tử.
Đa số các doanh nghiệp vẫn tỏ ra lưỡng lự khi đầu tư vào các phần mềm
quản lí. Phần mềm quản trị nguồn lực doanh nghiệp (ERP) chỉ chiếm
1,1%, trong đó ngành sản xuất đứng đầu trong ứng dụng ERP. Các doanh
nghiệp nhỏ cảm thấy hài lòng với kiểu quản lý thủ công hiện nay và chưa
tính toán thấu đáo về khả năng đầu tư vào gói phần mềm quản lý.


Hiện tại, việc áp dụng tin học trong quản lý tài chính kế toán đã bao quát
hầu hết các hoạt động nghiệp vụ chính, giúp giảm nhẹ công việc của cán

bộ nghiệp vụ, tăng khối lượng công việc hoàn thành, tạo thuận lợi cho
hoạt động tác nghiệp đã phát huy hiệu quả tốt. Tuy nhiên, đa phần các
ứng dụng trong doanh nghiệp vẫn còn tồn tại một số bất cập sau:
• Áp dụng tin học mới chỉ dừng ở mức thấp hỗ trợ tác nghiệp thay thế
một phần các lao động thủ công.
• Xét trên khả năng đáp ứng của việc ứng dụng CNTT với quy trình
kinh doanh hiện tại, trên một số lĩnh vực vẫn còn nhiều yếu kém.
+ Chưa cung cấp được các thông tin mang tính hỗ trợ ra quyết định
cho Lãnh đạo.
+ Các hệ thống vẫn mang tính độc lập trong từng hệ thống, mức độ
liên kết chia sẻ, trao đổi dữ liệu chưa cao.
Những vấn đề nêu trên có một số nguyên nhân chủ quan và khách quan
như sau:
• Việc triển khai các hệ thống quản ký tài chính kế toán phụ thuộc nhiều
vào việc cải tiến các quy trình nghiệp vụ, trong khi đó các quy trình
nghiệp vụ chưa được chuẩn hóa và thiếu sự liên kết giữa các lĩnh vực
khác nhau, do vậy việc áp dụng tin học phải phân nhỏ theo lĩnh vực,
do vậy mức độ đáp ứng đối với yêu cầu quản lý của ứng dụng chưa
cao.
• Giữa việc hoạch định chính sách và xây dựng các mô hình áp dụng tin
học chưa đồng bộ với nhau, đặc biệt thiếu những quy hoạch, định
hướng cụ thể cho từng lĩnh vực quản lý.
• Hạ tầng kĩ thuật chưa đáp ứng được nhu cầu quản lý và chưa được
quan tâm đầu tư đồng bộ.
• Đội ngũ cán bộ phục vụ trực tiếp cho công tác CNTT còn rất thiếu,
hầu hết là cán bộ kiêm nhiệm. hơn nữa tổ chức đội ngũ này chưa được
quan tâm đúng mức nên hiệu quả triển khai chưa cao.
Khi doanh nghiệp tăng trưởng nhanh, bộ máy cồng kềnh hơn, hiệu quả
kinh doanh đòi hỏi cao hơn hay khi doanh nghiệp sắp lên sàn chứng
khoán thì đó cũng là lúc việc áp dụng tin học trong quản lý tài chính, kế

toán cần phải được quan tâm hàng đầu. bên cạnh đó nhiều thách thức mới
cũng sẽ nảy sinh đòi hỏi các doanh nghiệp phải tìm cách khắc phục.
4.2. Các ứng dụng công nghệ thông tin trong quy trình lập hóa đơn
4.2.1 Hóa đơn tự in(hóa đơn điện tử)
* Khái niệm:
Phần mềm hóa đơn tự in hay còn gọi là phần mềm hóa đơn điện tử là một
ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động in – xuất hóa đơn tại các
doanh nghiệp. Cũng như những ứng dụng giao dịch đơn giản khác trong
thương mại, với phần mềm hóa đơn tự in, người chịu trách nhiệm về hóa
đơn chỉ cần nhập liệu các thông số cần thiết và thực hiện các thao tác đã định
sẵn. Để sử dụng phần mềm này, doanh nghiệp sẽ không cần phải tốn quá


nhiều thời gian, công sức cho việc đăng ký, phát hành hóa đơn theo cách
thức cũ. Thêm vào đó, chi phí cho quá trình in – xuất cũng giảm đi đáng kể
khi các hình thức vận chuyển hóa đơn được công nghệ hóa với đa dạng
phương thức hơn như: chuyển hóa đơn qua email, fax hay tin nhắn điện
thoại
* Bao gồm :
• Tên hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu, số thứ tự hóa đơn
• Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán
• Tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua
• Tên hàng hóa, dịch vụ; đơn vị tính, số lượng, đơn giá hàng hoá, dịch
vụ; thành tiền ghi bằng số và bằng chữ. Đối với hóa đơn giá trị gia
tăng, ngoài dòng đơn giá là giá chưa có thuế giá trị gia tăng, phải có
dòng thuế suất thuế giá trị gia tăng, tiền thuế giá trị gia tăng, tổng số
tiền phải thanh toán ghi bằng số và bằng chữ.
• Chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật của người bán; ngày,
tháng năm lập và gửi hóa đơn. Chữ ký điện tử theo quy định của pháp
luật của người mua trong trường hợp người mua là đơn vị kế toán…

* Mục đích và lợi ích
Quản lý hóa đơn xuất, hóa đơn đến
Thay vì phải đầu tư nhân sự ngồi tổng hợp, ghi chép các hoạt động giao dịch
hóa đơn thì giờ đây, với phần mềm hóa đơn tự in, bộ phần kế toán sẽ không
cần phải thực hiện các thao tác thủ công này. Tất cả các hoạt động trao đổi,
mua bán có phát sinh hóa đơn đều sẽ được phần mềm lưu lại một cách hệ
thống, rõ ràng. Do vậy, bạn sẽ không phải bận tâm về việc kiểm kê hay lo
lắng thiếu sót hóa đơn của doanh nghiệp
Dễ dàng tra cứu thông tin hóa đơn
Nhờ tính năng lưu lại tất cả các dữ liệu trên phần mềm một cách hệ thống, rõ
ràng, do đó người phụ trách sẽ có thể dễ dàng tra cứu, kiểm kê thông tin
nhanh chóng chính xác. Việc làm này không chỉ giúp tiết kiệm thời gian cho
nhân sự thực hiện mà còn giúp tiết kiệm được một khoản chi phí đáng kể
cho công tác lưu trữ hóa đơn tại các đơn vị.
Lưu giữ hóa đơn an toàn, bảo mật
Vì được lưu trữ trên hệ thống điện tử, do đó các hóa đơn giao dịch sẽ không


thể bị mất mát, hỏng hóc khi xảy ra sự cố. Đồng thời, vì phần mềm hóa đơn
được mã hóa trên hệ thống riêng của doanh nghiệp, do đó sẽ tránh được việc
lộ các thông tin hóa đơn cần bảo mật.
Ngoài ra hóa đơn tự in mang lại nhiều lợi ích khác như:
• Giảm chi phí in ấn, gửi, bảo quản, lưu trữ, khai thác hóa đơn
• Thuận tiện cho việc hạch toán kế toán, quản trị kinh doanh, đối chiếu
dữ liệu
• Thông qua phương tiện điện tử nên thời gian giao dịch sẽ được rút
ngắn.
• Hóa đơn điện tử góp phần hiện đại hóa công tác quản trị doanh nghiệp
cũng như góp phần bảo vệ môi trường.
* Những điều kiện cần và đủ để khởi tạo và sử dụng hóa đơn điện tử

− Là tổ chức kinh tế có đủ điều kiện và đang thực hiện giao dịch điện tử
trong khai thuế với cơ quan thuế; hoặc là tổ chức kinh tế có sử dụng giao
dịch điện tử trong hoạt động ngân hàng.
– Có địa điểm, các đường truyền tải thông tin, mạng thông tin, thiết bị truyền
tin đáp ứng yêu cầu khai thác, kiểm soát, xử lý, sử dụng, bảo quản và lưu trữ
hóa đơn điện tử.
– Có đội ngũ người thực thi đủ trình độ, khả năng tương xứng với yêu cầu
để thực hiện việc khởi tạo, lập, sử dụng , bảo quản và lưu trữ hóa đơn điện tử
.
– Có đội ngũ người thực thi đủ trình độ, khả năng tương xứng với yêu cầu
để thực hiện việc khởi tạo, lập, sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định.
– Có chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật.
– Có phần mềm bán hàng hóa, dịch vụ kết nối với phần mềm kế toán, đảm
bảo dữ liệu của hóa đơn điện tử bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ được tự
động chuyển vào phần mềm (hoặc cơ sở dữ liệu) kế toán tại thời điểm lập
hóa đơn.
– Có các quy trình sao lưu dữ liệu, khôi phục dữ liệu, lưu trữ dữ liệu đáp ứng


các yêu cầu tối thiểu về chất lượng lưu trữ bao gồm:
+ Hệ thống lưu trữ dữ liệu phải đáp ứng hoặc được chứng minh là tương
thích với các chuẩn mực về hệ thống lưu trữ dữ liệu;
+ Có quy trình sao lưu và phục hồi dữ liệu khi hệ thống gặp sự cố, đảm bảo
sao lưu dữ liệu của hóa đơn điện tử ra các vật mang tin hoặc sao lưu trực
tuyến toàn bộ dữ liệu
VD: Ứng dụng E- Voice giúp sử dụng hóa đơn điện tử khi đóng thuế.
4.2.2 Một số phần mềm quản lý hóa đơn hiện nay
Phần mềm quản lý BRAVO
*Tổng quan:
Hỗ trợ thực hiện công việc và kiểm soát toàn bộ quy trình bán lẻ tại cửa

hàng, quầy hàng… nhằm giúp doanh nghiệp quản lý hệ hống phân phối bán
lẻ các sản phẩm hàng hóa của mình.
Hỗ trợ tác nghiệp: Phòng kinh doanh, (chuỗi các cửa hàng, gian hàng, điểm
bán hàng…). Bộ phận kế toán, bộ phận Quản lý kho, Ban Lãnh đạo doanh
nghiệp.
* Những điểm chính:
-Thiết lập danh sách máy tính (các các quầy, cửa hàng), các nhân viên tham
gia bán lẻ. Khai báo phân quyền kiểm soát thao tác của nhân viên bán lẻ
(không cho phép sửa đổi giá, sửa đổi các giao dịch đã bán… tránh gian lận
trong làm việc).
-Lập và in phiếu mở phiên (quầy), biên bản giao tiền. Có tính năng tự động
mở phiên giao dịch.
-Lập và in các giao dịch hóa đơn bán lẻ (tự tính tiền hàng theo giá bán lẻ, lấy
chiết khấu… Ghi nhận tiền khách hàng trả và tiền phải trả lại khách hàng) .
-Lập và in các giao dịch hàng bán lẻ bị trả lại.
-Khai báo và quản lý hàng hóa theo mã vạch, theo serial, hình ảnh... Lập và
in mã vạch từ phần mềm.
-Quản lý lượng hàng theo từng kho, điểm bán hàng. Quản lý và theo dõi việc
điều chuyển hàng hóa giữa các kho, các vị trí.
-Thiết lập và quản lý chính sách bán lẻ: giảm giá, chiết khấu, tặng quà… tới
từng mặt hàng, nhóm hàng.


-Quản lý theo dõi khách hàng qua thẻ từ, tích điểm thưởng…
-Tra cứu xem các thông tin liên quan về từng mặt hàng, từng khách hàng…
nhanh chóng và tiện lợi.
-Thanh toán bằng nhiều cách (Tiền mặt, Thẻ ngân hàng, ví điện tử).
-Lập và in danh sách các loại tiền nộp khi đóng phiên giao dịch.
-Thống kê theo dõi trạng thái hóa đơn bán lẻ theo nhân viên thu ngân và theo
hình thức thu tiền (tiền mặt, thẻ ngân hàng).

-Gộp, lập và tự động hạch toán các hóa đơn bán lẻ thành hóa đơn tài chính từ
đó lên trực tiếp bảng kê sổ sách kế toán, doanh thu bán hàng, thuế VAT phải
nộp…
-Lập và in báo cáo doanh số bán lẻ (theo ngày, nhân viên, phiên bán hàng,
mỗi nhóm khách hàng…), Báo cáo tổng hợp và chi tiết về hàng xuất (theo
phiên bán hàng, nhân viên, nhóm khách hàng…), Báo cáo việc lập các hóa
đơn thuế VAT (từ nguồn dữ liệu bán lẻ)…
* Ví dụ về việc ứng dụng phần mềm bravo trong quản lý đơn đặt hàng
của CTCP sách Mcbooks

* Giao diện của ứng dụng trong quá trình tiếp nhận đơn hàng từ khách hàng

* Giao diện là việc khi nhân viên bán hàng nhập dữ liệu các danh mục các
mặt hàng được bán ra.khi nhân viên nhập tên sản phẩm, Ứng dụng sẽ truy
xuất dữ liệu, đưa ra các dữ liệu liên quan như mã qr, số lượng tồn kho, đơn
giá, chiết khấu... điều này giúp nhân viên thực hiện một cách nhanh chóng
và chính xác.

Sau quy trình này được hoàn thiện, hệ thống sẽ tự cập nhật thông tin vào bộ
dữ liệu và xuất ra một bản hóa đơn giấy để phục vụ việc quy trình kiểm tra,
xuất hàng và giao nhận hàng hóa cho khách đặt hàng.


Nhờ ứng dụng Bravo, công việc tiếp nhận đơn hàng, nhập xuất và kiểm soát
hóa đơn bán hàng trở nên đồng bộ, hiệu quả, giảm thiểu thời gian sai sót cho
nhân viên bán hàng. việc kiểm soát và thông báo kê khai thuế cũng sẽ chính
xác và hệu quả hơn.
5. Kết luận